Aleph Manual de utilização do Módulo de Catalogação

Transcrição

1 Aleph Manual de utilização do Módulo de Catalogação Elaborado por: Amélia Janeiro e Ana Cosmelli SDUL 2008

2 Índice Apresentação Criar novos registos Abrir Template Usar Registo como Template Adicionar a cota ao registo bibliográfico Adicionar a cota ao registo bibliográfico Apagar registos Apagar registo do servidor Apagar registo no disco local Apagar registos New no disco local Importar registos de bases externas para a catalogação

3 Apresentação O presente manual é um documento de apoio ao staff das bibliotecas na utilização do Módulo de Catalogação da Versão do Aleph. Principais barras disponíveis neste módulo: Barra de Título Indicação do módulo que visualizamos, da versão do Aleph, da base bibliográfica, do servidor e do operador. Barra de Menus Indicação dos Menus do Módulo de Catalogação que possibilitam o acesso aos comandos. Barra de Catalogação Indicação da designação da base bibliográfica, do formato e do número de registo bibliográfico. Outra alternativa é introduzir na caixa de texto o número de registo do sistema e clicar em para aceder ao registo bibliográfico. Barra de ícones Catalogação Exemplares Pesquisa - 3 -

4 1. Criar novos registos Para catalogar um novo documento pode seleccionar uma das alternativas: Abrir o template correspondente ao tipo de documento que pretende catalogar; Basear-se num documento já existente na base e que tenha informação comum e a mesma tipologia (caso não tenha, altere o formato e o campo LDR para a informação que for conveniente). 1.1 Abrir Template 1. Seleccione o menu ou o ícone da barra de catalogação 2. Seleccione para aceder à lista dos templates pré-definidas 3. Seleccione da lista o template que deseja em função do documento a catalogar 4. Seleccione a opção para aceder ao formato seleccionado 5. Preencha a folha com os dados informativos do documento 6. Seleccione uma etiqueta de registo com o botão do lado direito do rato, caso pretenda adicionar um novo campo ou sub-campo ao registo 7. Seleccione para obter informações sobre a etiqueta seleccionada 8. Seleccione para guardar o registo no servidor e no disco local. O sistema cria automaticamente um novo registo local ( New seguido de número) 9. Seleccione para prosseguir com a gravação - 4 -

5 Área de Navegação Folha de dados

6 1.2 Usar Registo como Template 1. Seleccione o registo que pretende duplicar ou introduza na caixa de texto o número de registo e seleccione 2. Seleccione do menu catalogação 3. Seleccione a Base bibliográfica 4. Seleccione para duplicar o template Nota: Não se esqueça de apagar o número de sistema do registo em que se basear - 6 -

7 2. Adicionar a cota ao registo bibliográfico 1. Seleccione o número de registo da função Editar Registos 2. Seleccione para adicionar informação do exemplar ao registo. Em alternativa, seleccionar o ícone Exemplar 3. Seleccione do painel superior 4. Preencha as caixas de informação necessária (não esquecendo a cota) 5. Seleccione do painel inferior - 7 -

8 3. Apagar registos 3.1 Apagar registo do servidor 1. Introduza na caixa de texto da barra de catalogação o número de registo 2. Seleccione a partir do Menu Editar ou do menu que abre com o botão do lado direito do rato 3. Seleccione para executar a operação seleccionada Nota: Tem de garantir que não existem registos ADM, nem exemplares associados ao registo bibliográfico, para o poder apagar. 3.2 Apagar registo no disco local 1. Seleccione do menu catalogação 2. Seleccione da lista o número de registo pretendido 3. Seleccione para apagar o registo - 8 -

9 3.3 Apagar registos New no disco local 1. Seleccionar do menu catalogação 2. Seleccionar para apagar todos os registos como o prefixo New - 9 -

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11 4. Importar registos de bases externas para a catalogação 1. Seleccione para efectuar uma pesquisa 2. Seleccione a base de origem de onde pretende retirar o registo 3. Introduza na caixa de texto o termo a pesquisar 4. Seleccione para executar a operação 5. Faça duplo clique com o rato no grupo de registos seleccionados 6. Seleccione o registo que pretende enviar para a catalogação 7. Seleccione para enviar o registo seleccionado