Trabalhando Auditoria Interna nos processos das Organizações Contábeis

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Benedicta Soares Vilanova
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1 Trabalhando Auditoria Interna nos processos das Organizações Contábeis Prof. Dr. Valcemiro Nossa Fucape Business School Prof. Dr. Eduardo Zanoteli PPGCon/UFES

2 Os tempos atuais e o que o futuro nos reserva

3 Habilidades Requeridas no Século XXI

4 Computadorização dos Empregos (Frey & Osborne, 2013)

5 Computadorização dos Empregos (Frey & Osborne, 2013) Prob. Profession Teachers and Instructors, All Other Engineers, All Other Chief Executives Lawyers Mathematicians Financial Managers 0.1 Chefs and Head Cooks 0.22 Statisticians 0.23 Financial Analysts 0.37 Actors 0.43 Economists 0.77 Dishwashers 0.86 Real Estate Sales Agents 0.89 Taxi Drivers and Chauffeurs 0.94 Accountants and Auditors 0.97 Cashiers 0.98 Models 0.98 Bookkeeping, Accounting, and Auditing Clerks 0.98 Credit Analysts 0.99 Library Technicians 0.99 Tax Preparers 0.99 Telemarketers

6 A importância dos controles internos na empresa Quer ser sempre um pequeno negócio ou pensa em crescer? Necessidade de controle - depende do tamanho. (caso sapateiro) Sistema de controle na gestão financeira: Contas a Pagar Contas Receber Fluxo de Caixa (caso padaria)

7 A importância dos controles internos na empresa Envio de documentos para a Contabilidade: Tem que ser em papel? Logística? Prazos? (caso Fucape) Era digital tudo pode ser interligado. E os cadastros de clientes e fornecedores?

8 A importância dos controles internos na empresa Contabilidade como apoiador e orientador Qual o papel do contador? (caso sorveteria) O resultado informacional depende das entradas de dados: SPED, Sintegra, outras obrigações acessórias. Fechamentos financeiros. Contas sem pagar ou sem receber.

9 A importância dos controles internos na empresa Quanto mais integração entre cliente e contabilidade, melhor resultado: Tempestividade. Acurácia. Oportunidade de negócio. Melhor planejamento.

10 A importância dos controles internos na empresa Negócios que fecham as portas: A maior culpa é colocada na carga tributária. E a falta de gestão? De controle? De Auditoria nos Processos? Será que estão isentos nesse processo de quebradeira?

11 A importância dos controles internos na empresa Conhecer e gerenciar seus processos é um primeiro passo. Criar pontos de controle e auditá-los vem na sequência.

14 Para quê criar e gerenciar processos Processo Conjunto de atividades ou tarefas estruturadas e relacionadas que produzem um serviço ou produto específico. Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management ou BPM) Conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados por meio da melhoria dos processos. Objetivo de sistematizar, mapear, padronizar e otimizar os processos. Torná-los mais eficazes e eficientes. Gerar custos menores e aumentar a rapidez de resposta às demandas.

15 Redesenho de processos e transformação operacional Um processo pode envolver várias áreas em diferentes momentos.

17 Conceitos interligados à gestão de processos Kanban: Indica o andamento dos fluxos. Gestão a Vista: Visão imediata, a qualquer momento. Melhoria Contínua: Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje.

18 Aspectos culturais ligados à mudança de processos Corpo Diretivo deve estar totalmente envolvido. Atuação das lideranças é fundamental. Colaboradores devem perceber o sistema como uma ferramenta que ajuda a organizar o seu dia.

19 Rotina da Liderança para gestão com BPM 1) Logo pela manhã, antes de iniciar as atividades: Analisar o BAM (Business Activities Monitoring) Quais são as prioridades do dia? O que esta pendente de solução? Elaborar Plano de Ação para o Time Qual é a meta do time? Quais são as metas de cada membro do time? 2) Ao final da primeira parte do dia: Qual foi o alcance das metas de cada membro, na primeira parte do dia? A meta do time vai ser alcançada, no atual ritmo de trabalho? Existe algum membro do time que precisa de ajuda? Quem vai ser o responsável pelo atendimento às novas demandas do dia? 3) Ao final do dia: Quais foram os resultados de cada membro do time? O resultado do time foi alcançado? Quais serão as ações a serem tomadas amanhã, para atender a meta? Existem planos de ações para implementação de melhorias?

20 Rotina da Liderança para gestão com BPM 1) Logo pela manhã, antes de iniciar as atividades: KPI Indicador chave de desempenho - Quais ações precisam ser tomadas para o KPI LANÇAR e ANALISAR ficar verde? - Quais ações precisam ser tomadas para os KPIs CONCILIAR, FECHAR E IMPRIMIR LIVROS ficarem verdes? - Quem será o responsável por cada ação?

21 Rotina da Liderança para gestão com BPM 1) Logo pela manhã, antes de iniciar as atividades: - Quem será o responsável por cada ação?

22 Rotina da Liderança para gestão com BPM

23 Rotina da Liderança para gestão com BPM 2) Ao final da primeira parte do dia:

24 Rotina da Liderança para gestão com BPM 3) Ao final do dia: - Todos cumpriram a meta prevista do dia? - Porque o 277 só concluiu 02 tarefas? - Porque o 112 só concluiu 04 tarefas? - Porque o 102 concluiu 75? - As conclusões dos trabalhos foram conforme o previsto?

25 Painel de Gestão a Vista MENSURAÇÃO DA PRODUTIVIDADE: Os colaboradores evidenciam o trabalho em execução PRIORIZAÇÃO DAS DEMANDAS: são organizadas conforme características e monitorados conforme limites EVIDENCIAÇÃO DAS METAS: O sistema computa os resultados alcançados

26 Identificação e Eliminação de Gargalos Quais são os gargalos? - No Grupo Financeiro, Fluxo de Caixa e Compras foram por um certo período um grande gargalo. - Como eliminar esses gargalos?

Muitas vezes alguns detalhes de especificações técnicas do pedido não eram passadas ao responsável pela cotação.

28 Trabalhar no Redesenho e Transformação Operacional Como eliminar esses gargalos? Diagnóstico O processo de compras sofria muitas interrupções e problemas na cotação. Muitas vezes alguns detalhes de especificações técnicas do pedido não eram passadas ao responsável pela cotação. Solução Inicial Definiu-se que o cadastro dos produtos para orçamento fossem feitos pelo próprio solicitante, conforme instruções do procedimento operacional criado para este processo.

29 Trabalhar no Redesenho e Transformação Operacional Como eliminar esses gargalos? Modelagem AS-IS X Modelagem TO-BE

jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15 jun/15 jul/15 ago/15 set/15 out/15

30 Indicadores e Avaliação do resultado do desempenho INDICE DE GANHO DE PERFORMANCE DA FUCAPE 300,00% 250,00% 200,00% 150,00% 100,00% 50,00% 0,00% jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15 jun/15 jul/15 ago/15 set/15 out/15 nov/15 dez/15 jan/16 fev/16 mar/16 abr/16 mai/16 jun/16 jul/16 ago/16-50,00% -100,00%

31 Redesenho e Transformação Operacional Gestão à Vista Redesenho e Transformação Avaliação de Resultados e Oportunidades

Obrigado! Prof. Dr. Valcemiro Nossa valcemiro@fucape.

33 Obrigado! Prof. Dr. Valcemiro Nossa Prof. Dr. Eduardo Zanoteli

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