CONTABILIDADE INFORMATIZADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO FINANÇAS E GESTÃO CORPORATIVA CONTABILIDADE INFORMATIZADA por ABEL GONÇALVES DOMINGUES Rio de Janeiro Junho/2003

2 1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES Curso de Pós Graduação em Finanças e Gestão Corporativa CONTABILIDADE INFORMATIZADA por ABEL GONÇALVES DOMINGUES Monografia apresentada à Coordenação do Curso de Pós Graduação em Finanças e Gestão Corporativa. Orientador: Profª Mary Sue Rio de Janeiro Junho/2003

3 2 Quando converso com DEUS, em minhas orações, eu não peço, apenas agradeço.

4 3 Este trabalho é dedicado a minha esposa e amiga Patricia, que me me encorajou na realização deste trabalho, a minha filha que acabou de nascer, agradeço a Deus por ter me concedido mais essa graça.

5 4 Meus agradecimentos a Professora Mary Sue pela orientação na elaboração desta monografia.

6 5 RESUMO Este trabalho tem por objetivo principal demonstrar a evolução da contabilidade, abordaremos sobre os procedimentos manuscritos, procedimentos mecanizados, procedimentos informatizados, mostraremos qual o novo perfil do Contador. Visualizaremos a importância da informática para as empresas e para a contabilidade, qual a definição de programas e sistemas, como funciona uma rede e sua integração com os sistemas, e finalmente veremos a implantação da contabilidade informatizada.

7 6 SUMÁRIO INTRODUÇÃO EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A CONTABLIDADE PROGRAMAS E SISTEMAS REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS CADASTROS E CONSULTAS IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFOMATIZADA LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR CONCLUSÕES BIBLIOGRAFIA ÍNDICE FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR FOLHA DE AVALIAÇÃO

8 7 INTRODUÇÃO Nos últimos 30 anos aconteceram mudanças significativas na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. O processo artesanal de escrituração contábil foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo automático. As melhorias na forma de fazer a contabilidade uma empresa, utilizando-se tecnologia da computação, trouxeram enormes benefícios para os profissionais da área. O lançamento no diário e no razão tornou-se muito prático, sendo feito de forma simultânea nos sistemas informatizados. Para uma análise comparativa, apresentam-se comentários a seguir sobre a evolução dos procedimentos aplicados à contabilidade.

9 8 1. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE Nessa epoca, a escrituração era feita manualmente, preenchendo-se os principais livros, como diário, razão, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de contas a pagar, entrada e saída de mercadorias, termos de ocorrências, inventários de produtos e mercadorias etc. Esse procedimento começou a perder espaço a partir do surgimento das máquinas mecânicas produzidas nos Estados Unidos (praticamente, já não existe esse procedimento nos dias atuais). Os profissionais que faziam a contabilidade manuscrita tinham grande dificuldade em manter suas escritas atualizadas, devido ao volume de informações e registros necessários. Fazer um balancete ou um balanço era muito trabalhoso e exigia rigoroso controle das anotações. Essa foi uma fase difícil para os contadores PROCEDIMENTO MECANIZADO Fase em que a escrituração passou a ser feita de forma mecânica, em geral utilizando-se máquina de datilografia e processadoras automáticas, para o preenchimento de fichas separadas ou soltas (razão, fornecedores, controle de estoque etc.). Atualmente, são poucos os escritórios que mantêm máquinas mecânicas, em face dos baixos custos de um microcomputador e dos sistemas informatizados. Os profissionais que trabalhavam com as máquinas mecânicas eram conhecidos por mecanógrafos e os equipamentos que utilizavam eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Essas máquinas são pouco utilizadas e de difícil manutenção nos dias atuais.

10 PROCEDIMENTO INFORMATIZADO É a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os grandes equipamentos (mainframes) e os microcomputadores como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos e os fichários por pastas contínuas e disquetes. A partir da década de 80, houve enorme crescimento no uso e disseminação dos micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados às áreas administrativa, comercial, contábil e financeira das empresas. A legislação ainda não determinou a utilização obrigatória dos sistemas informatizados para a escrituração e o controle dos livros contábeis, mas há expectativas de que em pouco tempo essa decisão deverá ser tomada, tendo em vista que ela será a única alternativa que os órgão públicos terão para poder acompanhar de forma mais dinâmica as transações praticadas pelas empresas. A Receita Federal, as Secretarias de Fazenda ou Finanças dos estados e dos municípios, as Juntas Comerciais dos estados e outros órgão de controle já estão exigindo que as empresas de grande porte apresentem suas informações em disquetes ou fitas magnéticas. Grande quantidade de aplicativos para as diversas áreas das empresas foi e continua sendo lançada no mercado, incluindo-se os da área fiscal, que emitem, por exemplo, guias de recolhimento dos impostos e contribuições, recibos de entrega, termos de abertura e encerramento, todos antes feitos a mão ou em máquinas de escrever. A Secretaria da Receita Federal a cada ano melhora os programas de Imposto de Renda das pessoas físicas e jurídicas e, provavelmente, dentro de alguns anos não mais aceitará declarações feitas a mão ou mesmo datilografadas, recebendo somente as que forem entregues em disquetes.

11 NOVO PERFIL DO CONTADOR A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por causa das complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das grandes empresas e cobrar os impostos decorrentes dos lucros de suas atividades. O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores importantes, como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão gerencial. Em virtude das novas exigências do mercado, surgiram especializações que transformaram o perfil dos contadores. antes, eles ocupavam boa parte de seu tempo preenchendo ou conferindo guias, elaborando folhas de pagamentos, balancetes e outros relatórios contábeis. Atualmente, analisam mais do que executam e dedicam boa parte do seu tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as mudanças na legislação do imposto de renda de pessoas jurídicas. Do ponto de vista organizacional, o profissional de contabilidade está cada vez melhor. Muitos deles estão lidando com a informática da melhor maneira possível, fazendo bom uso do computador. Esse novo profissional tem um perfil diferente daquele que pelo menos 10 anos atrás. Ele tem mais tempo para a leitura e conferência, é menos sobrecarregado na execução de suas tarefas diárias e delega mais as atribuições a seus colaboradores. Esse novo perfil exige aprimoramento constante, que pode ser conseguido por meio de cursos específicos de curta duração.

12 VISÃO GERENCIAL A formação profissional do contador deve permitir que ele tenha visão gerencial ampla, por meio da qual terá condições de proceder a uma análise crítica da posição econômica e financeira da empresa, podendo visualizar facilmente as distorções apresentadas nos relatórios gerados pelos sistemas, determinando a seus auxiliares as correções necessárias. Essa visão gerencial proporciona condições de ajudar a administração da empresa, de forma considerável, na tomada de decisões importantes, uma vez que ele pode ter rapidamente em suas mãos informações que antes demandavam enorme tempo. A contabilidade gerencial deve ser estruturada de maneira que permita ao contador acompanhar com facilidade os trabalhos desenvolvidos por sua equipe. Os sistemas de contabilidade gerencial informatizados são fundamentais para esse trabalho, porque contam com recursos valiosos para o acompanhamento das contas, além de gerarem relatórios que auxiliam nas análises dos balancetes. O conciliador ou o analista contábil deve fazer, rotineiramente, testes de verificação da consistência dos saldos das contas, com base nas indicações do balancete sintético e analítico. EXEMPLO PRÁTICO DESSE TESTE No balancete de determinado mês, consta que foi levado a débito da conta de salários o valor de R$ ,00. Sabendo o contador que o valor da despesa com FGTS decorrente da folha de pagamento deve corresponder a 8%, ele só precisa conferir o débito lançado na conta de FGTS daquele mês é de R$ ,00.

13 12 Da mesma forma, ele pode verificar se os lançamentos resultantes das operações que envolvem as despesas e receitas da empresa estão corretos, a exemplo das comissões sobre vendas, dos impostos, das contribuições pagas sobre o faturamento etc. Além de acompanhar com mais facilidade os procedimentos rotineiros de sua área a visão gerencial do contador possibilita projeção de resultados, com informações importantes para os administradores ou proprietários das empresas, por meio da elaboração de relatórios minuciosos e de gráficos comparativos.

14 13 2. IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A CONTABILIDADE 2.1. INFORMÁTICA NAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS As pequenas e médias empresas ainda estão em fase de descoberta da informática. algumas já informatizaram determinadas áreas, a exemplo das áreas comercial e administrativa, com utilização de sistemas simplificados e utilizando muito pouco os recursos potenciais de equipamentos e softwares. A maior dificuldade dessas empresas tem sido enfrentar as mudanças de procedimentos, ou seja, sair do sistema convencional, por meio do uso de máquinas de escrever e calcular, e entrar no sistema informatizado operando o computador para desenvolver suas atividades. A maioria das pequenas e médias empresas pouco investiu ou investe em sua organização administrativa, preferindo se preocupar mais com os aspectos comerciais do que organizacionais. Essa tem sido uma cultura antiga dos pequenos e médios empresários, fortalecida pela pouca ou nenhuma exigência do governo, para que elas adotem procedimentos organizados. Isso de certa forma favorece sua operacionalização prática, muito embora seja motivo de alguns insucessos em muitas delas. É recomendável que se valorize a organização como forma de manter um controle mínimo da situação da empresa. As dificuldades ou restrições para a adoção e implantação dos sistemas informatizados podem ocorrer em função dos seguintes fatores:

15 14 insegurança ou falta de informação dos empresários, quanto aos benefícios resultantes da informatização da empresa; dificuldades de reestruturação das áreas carentes de informatização, com a alocação de pessoal e equipamentos necessários; receio de investir no desconhecido, visto que não existe cultura disseminada entre os empresários sobre a utilização do computador na empresa; dificuldades financeiras, uma vez que para algumas empresas o custo com a informatização pode ser significativo; receio de ficar dependente de pessoal qualificado para alimentar as informações e operar os diversos sistemas informatizados. Algumas empresas chegaram a investir em equipamentos, mas não foram devidamente orientadas quanto à configuração adequadas deles, resultando em futuras dificuldades quando da utilização de aplicativos mas atualizados. As empresas muito pequenas (microempresas) podem optar por sistema mais simples, com programas específicos para serem utilizados naquilo que realmente lhes seja útil e prioritário, e que possam atender a suas necessidades sem complicações maiores. Existem sistemas simplificados que realizam tarefas importantes, como o controle das disponibilidades (caixa e bancos), controle das contas a pagar (obrigações da empresa), controle das contas a receber (créditos ou direitos da empresa), controle de estoque, controle do imobilizado, escrituração do livro caixa, escrituração fiscal, elaboração do fluxo de caixa etc. Não há necessidade da criação de núcleos de informática nas pequenas e médias empresas, bastando apenas que elas disponham de áreas para instalação dos equipamentos.

16 INFORMÁTICA NAS GRANDES EMPRESAS As grandes empresas necessitam de uma estrutura de informática mais completa, inclusive com a utilização de redes em todas as áreas que possam alimentar informações. A automação das grandes empresas atinge praticamente todos os setores e, em alguns casos, exige a integração deles, de maneira que a informação possa fluir com rapidez para as áreas que se interessam por ela. Diante das exigências dos governos municipal, estadual e federal na área tributária, com reflexos diretos na contabilidade, fica cada vez mais evidente a necessidade de adequada estrutura informatizada nas grandes empresas. O ideal é informatizar todas as áreas da empresa. A estrutura de informatização pode ser de maior ou menor porte, dependendo da necessidade e da conveniência administrativa e financeira IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA A CONTABILIDADE As empresas que adotaram a contabilidade informatizada tiveram bons resultados e procuraram cada vez mais melhorar esse processo. Vejam-se algumas vantagens da contabilidade informatizada: Aumento da produtividade: a velocidade de processamento das informações, quando se faz uso do computador para trabalhar, gera aumento substancial da produtividade. O tempo

17 16 gasto por uma pessoa ou uma equipe, para se reproduzir um balancete ou outro relatório da contabilidade nos sistemas convencionais, é muito superior ao tempo gasto quando se utilizam os sistemas informatizados. Isto pode representar diferença até de dias, dependendo do porte da empresa. Melhoria da qualidade dos serviços: a impressão eletrônica, por meio de boas impressoras matriciais, a jato de tinta ou a laser, apresenta como resultado um trabalho de melhor aspecto, quando comparado com a forma manuscrita ou mecanizada. As informações geradas pelos sistemas são geralmente consistente, seguras e exatas. A probabilidade de erros nos programas é muito pequena, e isto aumenta a confiança nos trabalhos realizados. Mais estímulo para os profissionais da área: em função das facilidades que a informática proporciona no cumprimento do seu dia-a-dia, os profissionais da área de contabilidade sentem-se mais à vontade para trabalhar e, consequentemente, produzem mais. O trabalho torna-se menos estafante e em função disso mais estimulante, resultando em satisfação para quem trabalha com o computador. Deve ser levado em consideração ainda que os computadores não manifestam problemas pessoais que possam interferir em seu desempenho, porque eles não se aborrecem, não ficam entediados ou cansados, independente da jornada de trabalho que tenha que cumprir. Facilidade para a leitura prévia dos relatórios: os relatórios gerados pelos sistemas podem ser lidos previamente, na tela, mesmo antes de serem impressos. Quando são impressos,

18 17 tornam-se de fácil manuseio e leitura porque são emitidos em ordem, indicando a numeração, a data e a hora em que foram processados e gerados, além da quantidade de páginas e outras informações relacionadas com o controle produtivo. No sistema de contabilidade convencional, com os trabalhos realizados pelas máquinas mecânicas, era necessária a emissão de, no mínimo, um balancete, chamado de balancete de verificação, apenas para se ler o que estava errado e, em seguida, se proceder às correções necessárias. Nos sistemas informatizados, essa leitura pode ser feita na tela, antes da emissão definitiva do balancete. Atendimento às exigências do órgão quanto ao cumprimento de prazos: o cumprimento de algumas exigências de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a exemplo do recolhimento dos impostos e das contribuições, só se tornou possível para algumas empresas a partir do uso do computador. Muitas dessas obrigações têm seus prazos de recolhimento no início do mês seguinte ao do fato gerador. O não-recolhimento nas datas indicadas para o vencimento da obrigação geralmente implica em pagamento de multas e juros para a empresa. Facilidade de acesso às informações da empresa: o acesso às informações é feito de maneira rápida por meio do sistema, localizando um lançamento, informando o saldo ou a posição de qualquer das contas cadastradas, ou ainda demonstrando a evolução das receitas e despesas por meio de relatórios específicos.

19 18 Nos sistemas multiusuários e integrados, as informações ou os arquivos de dados podem ser acessados por várias pessoas ao mesmo tempo e em diferentes locais, se houver necessidade. Maior segurança das informações: devido aos recursos de proteção dos arquivos de dados, por meio de cópias de segurança ou backup, existe pouca chance de perda total as informações processadas, as quais podem ser reproduzidas em qualquer lugar que exista um equipamento de informática apropriado e que nele esteja instalado um sistema igual ao que gerou as informações. Com base nisso, basta que se restaurem as cópias de segurança e em seguida se acessem os arquivos de dados, gerando ou obtendo as informações desejadas. Menos espaço físico nos ambientes de trabalho: os equipamentos físicos (hardwares), incluindo mesas, CPU, monitor de vídeo, impressoras, mouses e estabilizadores ocupam pouco espaço físico e podem resumir-se a uma mesa de trabalho no canto de uma sala. Os arquivos de discos flexíveis (disquetes) facilitam a guarda e o manuseio das informações já processadas e são bem mais práticos e fáceis de ser organizados e guardados, em comparação ao arquivos de papéis. Um disquete pode conter balancetes e outros relatórios contábeis do ano inteiro, dependendo do volume de informações geradas pela empresa. Com os dados protegidos em disquetes, na forma de backup, o balancete pode ser gerado e impresso quantas vezes se fizerem necessárias, em qualquer lugar, dentro ou fora da empresa.

20 19 Esses são alguns dos aspectos positivos que justificam o uso da informática pelas empresas, tanto na contabilidade quanto em outras áreas, levando-se sempre em conta os aspectos operacionais e organizacionais.

21 20 3. PROGRAMAS E SISTEMAS 3.1. O QUE É UM PROGRAMA O programa é um conjunto de instruções para se desenvolverem tarefas ou se obter um resultado específico, por meio de uma seqüência lógica de comando e de uma linguagem de programação. EXEMPLOS: Programa para processar um balancete. Programa para processar a declaração do Imposto de Renda. Programa para processar a provisão de férias. Um programa pode ser dividido em vários subprogramas, com instruções complementares para as rotinas contidas no programa principal. EXEMPLOS: Programa gerar o balancete. Subprograma gerar balancete analítico. Subprograma gerar balancete sintético.

22 21 Os programas são desenvolvidos por programadores e avaliados por analistas de sistemas, que verificam se as instruções contidas nos mesmos estão de acordo com seus objetivos ou suas finalidades. Os sistemas e respectivos programas desenvolvidos para a contabilidade são considerados de fácil aplicação, enquanto os elaborados para rodar ou processar as folhas de pagamento são considerados complexos, porque desenvolvem informações variáveis, como tempo de serviço do empregado, número de dependentes, faixa de salário para cálculo do Imposto de renda e da contribuição previdenciária, horas extras etc. De maneira geral, as empresas que desenvolvem softwares (aplicativos) consideram que os programas elaborados para gerar os relatórios da folha de pagamento são difíceis tanto de ser utilizados quanto controlados, devido as variáveis da vida funcional de cada empregado O QUE É UM SISTEMA Sistema é um conjunto de rotinas que contém vários programas e subprogramas, rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em áreas específicas da empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar informações e produzir relatórios de acompanhamento e controle interno. O sistema é o mesmo que um software aplicativo, cujo conceito é: Software aplicativo é um conjunto de programas de computador, desenvolvidos em linguagem de programa de alto nível que têm como objetivo realizar tarefas

23 22 específicas, contando sempre com a participação humana. Os sistemas obedecem a procedimentos organizados e complexos e devem ser desenvolvidos e acompanhados por programadores e analistas. Os sistemas podem funcionar de forma integrada, por meio de módulos com programas específicos, ou de maneira independente. Isto significa que a empresa pode ter vários sistemas interligados ou não dependendo da conveniência. As empresas devem dar preferência aos sistemas integrados, mas que possam funcionar de forma independente. Isto permitirá que elas implantem os módulos separadamente e depois efetivem a integração com ás áreas desenvolvidas, se houver dificuldade de implantação simultânea. Assim, é possível ter um sistema de controle de estoque funcionando sem estar integrado à contabilidade, o que poderá ser feito a qualquer tempo desde que os equipamentos e os sistemas instalados atendam aos requisitos exigidos para este fim. EXEMPLO DE UM SISTEMA COM MÓDULOS SEPARADOS: SISTEMA DE GESTÃO CONTÁBIL E FINANCEIRA: Módulo 01 Tesouraria (controle de caixa, bancos, fluxo de caixa). Módulo 02 Contabilidade Gerencial (contabilidade empresarial, contabilidade de custos). Módulo 03 Contas a pagar (controle dos fornecedores e outros credores)

24 23 Módulo 04 Contas a receber (controle dos clientes/crediários). Módulo 05 Orçamento (previsão e fixação das receitas e despesas). Cada módulo do sistema tem seus programas e relatórios específicos, funcionando separadamente ou de forma integrada. necessidade da empresa. A quantidade de programas de um sistema varia de acordo com o porte e a 3.3. SISTEMAS EXISTENTES NO MERCADO Os sistemas existentes no mercado têm variados nomes e, em alguns casos, a mesma finalidade. Eles podem ser adquiridos diretamente dos fabricantes ou representantes, em lojas específicas de informática, livrarias, supermercados, lojas de departamentos ou, ainda, encomendadas a um especialista ou a uma empresa de informática. Os sistemas adquiridos no mercado podem não atender a todas as características da empresa, precisando de adaptações que devem ser feitas pelo fabricante ou fornecedor. Os sistemas adquiridos por encomenda devem atender a todas as necessidades da empresa, visto que o especialista planeja seu desenvolvimento com base em uma avaliação prévia feita na empresa. Mesmo assim, eles podem ser alterados quando se fizer necessário. Aplicação dos sistemas existentes no mercado, vinculados à contabilidade.

25 24 A - SISTEMA DE CONTABILIDADE COMERCIAL Desenvolvido para pequenas empresas comerciais, geralmente não é completo e não possibilita bom acompanhamento das transações realizadas. É pouco versátil e limita-se às operações mais simples. B - SISTEMA DE CONTABILIDADE FISCAL Sistema desenvolvido com o fim específico de fazer a escrita fiscal das empresas, escriturando os livros, emitindo as guias de recolhimento dos impostos e contribuições, controlando as operações por atividade e por regime de tributação. Dependendo do porte da empresa, esse sistema pode ser muito útil porque, além de produzir os relatórios que são utilizados pela contabilidade, produz informações fiscais em nível municipal estadual e federal. É um sistema misto que envolve as escritas contábil e fiscal. Alternativamente, alguns fabricantes preferem ter sistemas separados, sendo um para cada área. C - SISTEMA DE CONTABILIDADE DE CUSTOS. Contém programas que geram demonstrativos de custos por produto, canalizam informações para a contabilidade gerencial e alimentam os relatórios de controle de produção e consumo, além de produzirem gráficos, dados estatísticos e outras informações por área, departamento, filial ou região específica.

26 25 É muito utilizado nas indústrias, onde a complexidade dos custos é maior do que nas empresas comerciais e de prestação de serviços. D - CONTABILIDADE GERENCIAL Sistemas mais completo e, consequentemente, mais complexo também. Apresenta muitas opções de relatórios e é direcionado para médias e grandes empresas ou escritório de contabilidade. Exige mais conhecimento dos usuários, visto que apresenta enorme leque de atividades. mercado: Vejamos as características dos bons sistemas de contabilidade gerencial existentes no contam com um plano de contas on-line; fornecem críticas dos lançamentos; fazem rateio automático das contas com base em percentuais definidos; possibilitam o cadastro de eventos e históricos padronizados; possibilitam a conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores; apresentam o movimento de caixa e o fluxo de caixa; emitem o termo de abertura e de encerramento do diário; geram o razão com alternativas de partida e contrapartida; geram balancetes em diferentes níveis; apresentam o balanço patrimonial com termos de abertura e encerramento;

27 26 apresentam as demonstrações financeiras, com demonstrativos do resultado; possibilitam diversas análises e índices econômico-financeiros; têm gerenciador de relatórios e elaboram gráficos; permitem a elaboração de gráficos; possibilitam consulta on-line de qualquer informação; apresentam editor de textos on-line; possibilitam a conversação do balanço ou índices específicos; possibilitam o controle gerencial por departamento ou centro de custo; têm capacidade de processar informações para mais de 100 filiais; podem processar informações de contabilidade atrasada em até cinco anos; têm capacidade de processar muitos lançamentos mensais (acima de 100 ml); são mutuários e multiempresas; controlam o acesso por usuário; geram backup automático. Existem bons sistemas desenvolvidos com estrutura mais leve, para atender a um universo de empresas ou escritórios de contabilidade de pequeno e médio porte. Esses sistemas têm menos capacidade de processamento, mas mantém os requisitos básicos dos de maior porte. E -SISTEMAS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL OU DE RECURSOS HUMANOS É um sistema com programa que geram a folha de pagamento, as consignatárias, como aluguéis, pensões alimentícias, contribuições a associações etc., além de relatórios para

28 27 análise dos vencimentos de cada empregado, provisões de férias, provisões de 13º salário, retenções para o Imposto de Renda etc. Os demais completos sistemas de administração pessoal ou de recursos humanos alimentam informações específicas relacionadas com os empregados, por meio de bancos de dados, possibilitando a emissão de mensagens nos contracheques (holerites) e relatórios relacionados com o perfil de cada um. Todos os sistemas de administração de pessoal são complexos e precisam de boa manutenção e acompanhamento para um bom desempenho. Quando integrados à contabilidade, devem alimentar as informações relativas a folha de pagamentos, tais como salários, encargos sociais e provisões de férias. F - SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE Sistema que gera o inventário físico e financeiro, relatórios de entradas e saídas por fornecedor, região, setor, departamento ou área: controla as vendas por vendedor, filial, região ou outro parâmetro estabelecido pela empresa; controla individualmente os bens ou materiais estocados, informando sua rotatividade, preço de custo ou aquisição, localização, tempo médio de permanência no estoque etc. Pode estar integrado aos sistemas de compra, vendas ou faturamento e à contabilidade. Nos sistemas integrados, quando o cliente compra uma mercadoria ou produto, a informação é alimentada para o faturamento e para a contabilidade, e ao mesmo tempo é efetuada a baixa automática do produto ou mercadoria no controle de estoque.

29 28 G - SISTEMA DE FATURAMENTO Sistema que emite faturas de vendas ou prestação de serviços, além de preparar e gerar relatórios do faturamento mensal por item ou produto, por filial ou região. O sistema alimenta as informações para o controle de contas a receber, controle de estoque e contabilidade. Este sistema facilita as anotações e os cálculos das comissões dos vendedores, se houver, ajudando a melhorar o atendimento aos clientes com a emissão automática das notas fiscais. H - SISTEMA DE CONTAS A PAGAR Contém programas que geram relatórios de controle geral das obrigações da empresa. Esse controle não deve ser somente dos créditos referentes aos fornecedores, mas também dos impostos, dos salários não pagos, das consignações descontadas em folha mensal, das contribuições, dos empréstimos tomados pela empresa e tudo mais que representar uma dívida para ela. Os grupos das obrigações devem ser registrados e controlados separadamente; os bons sistemas possibilitam esse mecanismo, atribuindo um código para cada relatório, por tipo de obrigação. EXEMPLOS: Fornecedores Código 01 Impostos Código 02 Contribuições Código 03 Salários Código 04

30 29 Ao gerar um relatório de obrigações a pagar, o usuário deve separá-lo por tipo de obrigação para que possa facilitar a conciliação com a contabilidade, uma vez que naquele setor essas obrigações estarão lançadas separadamente em grupos e subgrupos diferentes. O contas a pagar é considerado um importante instrumento de gerenciamento financeiro de uma empresa, em face das implicações que podem ocorrer pela falta de pagamento no vencimento de qualquer obrigação, principalmente as tributárias, trabalhistas e previdenciárias que, implicam a aplicação de elevadas multas, já no dia seguinte ao do vencimento. Os bons programas devem permitir a implantação de um calendário de feriados municipais, estaduais e federais para facilitar o acompanhamento dos pagamentos, que nos casos de impostos e contribuições precisam ser antecipados quando caírem em um dia não útil para o sistema bancário (sábados, domingos, feriados). I - SISTEMA DE CONTAS A RECEBER Esse sistema gera relatórios das contas a receber da empresa que devem ser separados por natureza, por cliente, filial ou região, como acontece com o controle de obrigações a pagar. Os aplicativos proporcionam ainda informações de crédito a receber por data de vencimento, indicando os dias de atraso e eventuais cobranças de juros e multas, enviando essas informações para a tesouraria e a contabilidade.

31 30 Os sistemas integrados possibilitam conhecer informações ocorridas desde quando a fatura é emitida ou processada, até a baixa definitiva na contabilidade. É oportuno observar que há diferença entre processar e emitir uma fatura: o processamento acontece quando ela é alimentada no sistema. A emissão é a saída dos dados por impressão ou cópia de arquivo. No entanto, para o fisco a emissão acontece simultaneamente com o processamento da fatura, ou seja, independente de ter sido impressa, a fatura é considerada existente para o fisco, a partir da data em que foi gerada pelo sistema. J - SISTEMA DE CONTROLE DO IMOBILIZADO É um sistema com programas que alimentam informações relativas à movimentação dos bens integrantes do ativo imobilizado da empresa, gerando relatórios de adições, baixas, transferências, depreciação e correção, se houver. A maioria dos sistemas apresenta dispositivos de segurança para atender a eventuais alterações na legislação, especificamente quanto ao processo de depreciação e atualização dos valores dos bens integrantes do ativo imobilizado, em virtude das inúmeras mudanças de última hora adotadas pelo governo federal, no que se refere à legislação societária das grandes empresas, principalmente as sociedades por ações conhecidas por sociedades anônimas ou S.A. Além do controle financeiro, os sistemas controlam também fisicamente o bem gerando relatórios que indicam a data de aquisição, localização, vida útil, estado geral atual, tempo médio de vida, fornecedor, nota fiscal, taxa de depreciação etc.

32 31 Nos sistemas integrados, essas informações são transferidas para a contabilidade, possibilitando o registro imediato também naquela área, sem a necessidade de reprocessar os lançamentos já efetuados pelo controle do imobilizado, na área administrativa. L - SISTEMA DE GERÊNCIA OU GESTÃO FINANCEIRA É um sistema que agrega vários outros, gerando relatórios específicos das áreas interligadas com a área financeira da empresa. Geralmente, é um sistema que centraliza informações da contabilidade, faturamento, contas a pagar, contas a receber, tesouraria, sendo que essas atividades são desenvolvidas em cada área específica, e gerenciadas pela administração financeira ou controladoria, dependendo da estrutura adotada na empresa SISTEMAS MONOUSUÁRIOS São sistemas que só permitem que um usuário trabalhe de cada vez. Esses sistemas dependendo da atividade a ser exercida na empresa, podem dificultar algumas tarefas, visto que não permitem o uso de mais de um equipamento para trabalhar nele. Nos casos de trabalhos atrasados, por exemplo, não é possível formar uma equipe para dividir e agilizar as atividade, fazendo uso de vários computadores na realização das tarefas. Para o mercado, eles são considerados sistemas simples, com poucos recursos e muitas limitações. Os sistemas monousuários são recomendados para pequenas empresas, com uso limitado da informática, justificado pela não-necessidade de sistemas maiores e mais complexas que podem ficar ociosos devido ao pequeno volume de informações ou serviços.

33 SISTEMAS MULTIUSUÁRIOS São sistemas mais complexos, que podem ser utilizados ou compartilhados simultaneamente por várias pessoas, e são conectados em rede local ou remota. Permitem a agilização das tarefas, principalmente quando se tratar de trabalhos atrasados, que precisem da participação simultânea de vários usuários. O sistema multiusuário é apropriação para se atualizar a contabilidade de uma empresa, permitindo que se faça a escrituração de vários meses ou anos ao mesmo tempo, de uma mesma empresa ou de empresas diferentes. Isto significa que se pode utilizar um sistema multiusuário para dividir os trabalhos, definindo-se tarefas que cada empregado deve realizar e mantendo-se as restrições ou limitações necessárias. Exemplificando: pode-se determinar que um empregado faça os lançamentos do mês de janeiro, outro faça os de fevereiro, outro os de março, e assim por diante. Depois, é só organizar os arquivos e preparar os relatórios desejados para cada mês. É possível separar os trabalhos por grupo de lançamentos também: um grupo lança as despesas, outro lança as receitas, outro faz os extracaixas, e assim sucessivamente. Os computadores de grande porte geralmente utilizam sistemas multiusuários, em rede local ou remota. Eles são encontrados nas grandes empresas, em várias áreas, executando funções administrativas, financeiras e contábeis. Para viabilizar o uso das redes e dos sistemas multiusuários, podem ser utilizados terminais sem memória ou CPU (Central Processing Unit ou Unidade Central de Processamento). Estes terminais são chamados de estações de trabalho e podem funcionar sem o disco rígido. São

34 33 conhecidos por diskless workstation (estação de trabalho sem disco). Assim, é possível ter vários terminais acessando um sistema de contabilidade, em locais diferentes, dentro ou fora da empresa. Os serviços utilizados pelos bancos são exemplos de sistemas multiusuários, em que vários clientes operam suas contas correntes em rede, on-line (em linha) e em real time (tempo real), de qualquer parte do país e até do mundo. O melhor exemplo prático disso é a movimentação de uma conta conjunta: uma pessoa pode estar em São Paulo, fazendo um saque no banco 24 horas e a outra, em uma agência em Manaus, tirar um extrato da conta, cada uma utilizando seu cartão magnético e sua senha para movimentar a mesma conta. A conexão em rede remota ou à distância, possibilita que as duas pessoas acessem a mesma base ou banco de dados, que pode estar em qualquer localidade SISTEMAS ABERTOS Sistemas abertos são aqueles que permitem que se faça alguma alteração nos relatórios por ele produzidos. Isto é possível, fazendo-se uma parametrização, ou seja, criandose parâmetros específicos em alguns programas já existentes no gerador de relatórios. Exemplo: suponha-se um programa de controle de contas a receber que já disponha de um relatório previamente cadastrado, que gera uma relação de todas as contas a receber em determinado mês, por data crescente de vencimento. Em um sistema aberto, o usuário pode modificar esse relatório e adequá-lo a sua necessidade de obter a informação por

35 34 data de emissão de título, região geográfica, ordem alfabética, CPF do devedor, maior valor, e assim por diante. Os sistemas abertos trazem um gerador de relatórios que possibilita a criação de diversos modelos de demonstração das contas, elaborados com base nas informações armazenadas nos arquivos de dados SISTEMAS FECHADOS Sistemas fechados são os que não possibilitam alterações em seu conteúdo, senão quando feitas por seu fabricante ou representante legal. Isto significa dizer que não se pode modificar um relatório ou criar outro diferente. Os relatórios disponíveis são os previamente implantados por quem desenvolveu o programa e não podem ser alterados. Esses sistemas bloqueiam a criatividade do usuário e são considerados limitados, sendo utilizados somente por pequenas empresas. Não devem, portanto, ser recomendados para empresas de médio ou grande porte. Aliás, mesmo as pequenas empresas que utilizam-se deles sofrem as conseqüências de suas limitações. Os sistemas fechados são mais baratos do que os abertos. Contudo, convém avaliar a relação custo/benefício, antes de optar por um ou outro, quando se tratar de pequenas empresas, pois os sistemas abertos geralmente têm muitos outros recursos, que na maioria das vezes não são necessários para as empresas de pequeno porte. Daí a opção de se poder desenvolver um sistema específico, para atender às necessidades da empresa, naquilo que ela julgar interessante.

36 SISTEMAS MONOEMPRESA Sistemas monoempresa são aqueles desenvolvidos para atender a uma única empresa. Eles podem ser adquiridos no mercado ou encomendados. As vantagens do sistema monoempresa são: facilidade operacional; mais rapidez; menor custo. Quando o sistema é desenvolvido sob encomenda, ele apresenta características específicas, sendo mais bem adaptado às necessidade da empresa que o encomendou. Nos sistemas monoempresa, os relatórios são preconizados com o nome da empresa que o adquiriu SISTEMAS MULTIEMPRESA Os sistemas multiempresa são os que permitem o cadastro ou implantação de várias empresas ao mesmo tempo, definindo-se um código de controle para acessar cada uma delas. O limite de empresas que podem ser cadastradas depende da capacidade operacional do sistema, podendo ser superior a 200 estabelecimentos, incluindo matriz e filiais.

37 36 Os sistemas multiempresa geralmente são completos em termos de recursos técnicos e apresentam algumas complexidades de uso, em decorrência do volume de dados ou informações que precisam ser administradas. Os escritórios de contabilidade e as grandes empresas interessam-se muito por esses aplicativos, que, por sua vez, exigem a utilização de equipamentos mais sofisticados para atenderem à sua capacidade de processamento SUBSTITUIÇÃO DE SISTEMAS Quando o aplicativo já não atende às necessidades da empresa, deve ser substituído por outro com mais recursos técnicos. As empresas que vendem sistemas estão sempre buscando atualizar e melhorar as versões, para evitar essa mudança. A substituição de um sistema exigem alguns cuidados. É preciso verificar se os equipamentos disponíveis estão em sintonia com o novo aplicativo, visto que os aplicativos mais modernos exigem maiores recursos de hardware. O saldo das contas deve ser implantado com base no último balancete ajustado ou balanço encerrado. É recomendável que não se substitua o sistema no meio ou final do ano, sendo ideal que essa mudança aconteça no início do exercício, logo após a conclusão do balanço. Problemas que podem surgir quando da implantação do novo sistema: a Incompatibilidade entre o novo sistema e os equipamentos existentes na empresa. b- Dificuldades de assimilação dos novos comandos, por parte dos usuários

38 37 c- Atraso no processamento, em virtude da mudança. d Perda de informação por falta de adaptação dos usuários. e Perda de relatórios no início da implantação. Para que a mudança seja bem-sucedida, é sempre importante que se faça um planejamento mínimo, incluindo prazos e controles de execução dos trabalhos. RESUMO INFORMATIVO A informática atua por meio do uso de programas e sistemas específicos. Os programas processam instruções e geram relatórios de informações. Os sistemas representam um conjunto de rotinas, com vários programas e subprogramas. Os sistemas da área contábil podem ser alimentados, por meio da integração das informações, por sistemas de outras áreas, como pessoal, almoxarifado, contas a pagar e receber, faturamento etc. Os sistemas podem ser: monousuários: que só podem ser utilizados por um único usuário;

39 38 multiusuários: podem ser utilizados por vários usuários ao mesmo tempo; monoempresas: só podem ser utilizados por uma empresas; multiempresas: podem ser utilizados por várias empresas ao mesmo tempo.

40 39 4. REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS A integração dos sistemas possibilita uma comunicação entre as áreas afins, ou seja, áreas que têm o mesmo interesse pelas informações que serão processadas na empresa. A contabilidade é a área mais beneficiada com as redes e a integração dos sistemas, devendo ser também a mais envolvida no processo, pois para ela devem fluir quase todas as informações da empresa QUE É UMA REDE Rede é a comunicação entre os computadores de uma empresa; permite que estes operem em grupo, compartilhando o acesso e equipamentos periféricos (estabilizadores de corrente, impressoras, discos, modems etc.) e a informações, por meio de estações de trabalho ou terminais, conectados fisicamente e gerenciados por um software. A estrutura básica de uma rede local é: um computador central, chamado de servidor; terminais de acesso ou estações de trabalho (microcomputadores); placas de comunicação ou placas de rede para cada micro interligado; cabos conectores para possibilitar a comunicação entre os microcomputadores da rede e o servidor; um sistema operacional ou software para gerenciar a rede.

41 40 Existe uma tendência a não utilizar os cabos para a interligação entre os terminais ou estações de trabalho e o servidor. O avanço tecnológico já criou computadores que não utilizam cabos, que, em geral, contribuem para grande parte dos defeitos de funcionamento da máquinas. As grandes empresas investem no sistema de rede, como forma de agilizar procedimentos viabilizar a intercomunicação entre as áreas, evitando também que muitos registros se repitam em diversos setores REDES LOCAIS E REMOTAS A rede pode estar ligada a um servidor instalado dentro ou fora da empresa. Quando esta ligação é com um computador instalado fora da empresa, chama-se rede remota ou à distância. Quando o computador servidor está instalado dentro da empresa, chama-se rede local. A rede remota utiliza-se de equipamentos auxiliares, no caso o modem, para completar o processo de comunicação. O modem traduz os sinais recebidos por telefone para a linguagem do computador. A palavra modem (acrônico) resulta das iniciais de modulador e demodulador COMO FUNCIONAM AS REDES As redes funcionam de acordo com o que foi planejado pela empresa ou pela área específica. Assim, é possível ter-se uma rede ampla ou restrita. A rede ampla deve abranger todas as áreas da empresa, mesmo que ainda não estejam interligados ou conectados

42 41 todos o pontos. Isso significa que se a empresa tem 10 setores, deve ter no mínimo 10 pontos de rede, um em cada setor. Se preferir, pode ter mais de um ponto em cada setor ou, se for conveniente, ter pontos apenas em alguns setores. Assim, a rede pode funcionar com dois, dez ou mil terminais (estações de trabalho), desde que os equipamentos instalados suportem essa dimensão. O acesso a um sistema ou arquivo, quando a empresa está interligada em rede, pode ser por meio de qualquer terminais de computador. Como acontece em um grande banco moderno, qualquer caixa acessa a conta do cliente, em qualquer parte do país. Nesse caso, o banco está interligado em rede remota nacional, geralmente via satélite. No caso de uma empresa sem filial e com vários setores, a rede permite que determinado trabalho seja realizado em outra área. Por exemplo, os lançamentos da contabilidade podem ser feitos no computador ou terminal instalado na sala do setor de compras, por um usuário da contabilidade que esteja credenciado para acessar o sistema. Isso facilita bastante o desenvolvimento dos trabalhos, pois se por motivo técnico o terminal da contabilidade não estiver funcionando, os serviços podem ser realizados em outras salas da empresa que tenha uma estação de trabalho. No caso da rede remota, a amplitude é maior ainda. É possível que se façam os lançamentos em qualquer lugar onde esteja instalado um terminal, desde que se tenha acesso à rede e ao sistema. Assim, a contabilidade de uma empresa instalada na capital pode ser acessada ou movimentada por alguém devidamente habilitado que esteja no interior.

43 VANTAGENS E DESVANTAGENS DAS REDES As redes apresentam muitas vantagens para as empresas que as utilizam. Além de facilitar os trabalhos, permitem uma dinâmica na interação entre as diversas áreas, possibilitando consultas rápidas, informando posições atualizadas e evitando a movimentação desnecessária de pessoas na empresa, além de melhorar e reduzir o fluxo de papéis. AS VANTAGENS DA REDE EM UMA EMPRESA SÃO: disponibilização imediata da informação para todas as áreas interligadas com pontos de rede; utilização de sistemas gerenciais integrados; aumento de capacidade de acompanhamento e gerenciamento; facilidade na distribuição e descentralização de tarefas; facilidade de acesso às informações. AS VANTAGENS DAS REDES SÃO: vulnerabilidade das informações; necessidade de rígido controle de acesso, pela utilização de senhas; possibilidade de contaminação com vírus; possibilidade de uso indevido por usuários despreparados.

44 43 As vantagens compensam em todos os aspectos, porque os problemas decorrentes do mau uso da rede podem ser minimizados, se houver bens gerenciamento CONTABILIDADE ON-LINE E OFF-LINE A contabilidade é on-line quando está disponível no computador para prestar informações, permitindo acesso aos sistemas e programas a qualquer instante. On-line tem o significado de em linha, sintonizado. Alguns sistemas utilizam esta linguagem para informar o que está disponível imediatamente para o usuário. Quando se trata de ajuda, o termo aplicado é help on-line, que significa socorro imediato. Na contabilidade on-line, é possível gerar e emitir um balancete a qualquer dia e hora. Supondo que a empresa deseja um balancete prévio no dia 16 de cada mês, às 09:00 horas, com as informações da primeira quinzena do mês, a contabilidade on-line vai permitir a geração desse balancete. De maneira oposta, a contabilidade off-line ou fora de linha não permitiria esse recurso, porque alguns sistemas, principalmente os utilizados por empresa que prestam serviços e utilizam grandes computadores, ficam indisponíveis para algumas tarefas em determinados horários. No caso da emissão do balancete, no sistema off-line pode ser que ele só possa ser gerado e emitido em determinado turno. Isso tem uma justificativa até certo ponto lógica: ficar com um equipamento ligado constantemente, aguardando uma possível utilização para as tarefas pouco solicitadas no dia-a-dia, pode ser muito oneroso para a empresa, principalmente quando se utilizam equipamentos de grande porte. É o mesmo que deixar o automóvel ligado, aguardando a hora de sair sem ter definido qual será este horário.

45 44 Assim, deve ter entendido que a contabilidade on-line funciona melhor nas empresas com grande número de lançamentos e movimentação diária das contas, porque elas podem necessitar de um relatório a qualquer momento, enquanto a contabilidade off-line é mais apropriada para as empresas com menor número de lançamentos e pouca movimentação diária, que possam planejar o horário para processar suas informações, gerar e emitir seus relatórios, racionalizando os trabalhos ÁREAS DE INTEGRAÇÃO As áreas que têm envolvimento direto com a contabilidade são consideradas fontes de alimentação do sistema. As informações são processadas nestas áreas e enviadas por computador, através da exportação de dados. As áreas que devem ser integradas à contabilidade são: carteira fiscal; faturamento; tesouraria; contas a pagar; contas a receber; almoxarifado; patrimônio/imobilizado; pessoal; custos.

46 45 O fluxo de informações para a contabilidade, por meio dos sistemas integrados elimina a repetição de lançamentos, uma vez que eles só precisam ser processados nas áreas de origem. Nas empresas que utilizam redes e sistemas integrados, a contabilidade é o centro de convergência das informações. Nesses casos, o contador direciona sua atenção para as atividade de acompanhamento e controle, filtrando as informações antes de serem integradas à contabilidade, analisando e conciliando contas e relatórios, promovendo as correções e os ajustes necessários VANTAGENS E DESVANTAGENS DA INTEGRAÇÃO A integração dos sistemas apresenta vantagens e desvantagens de seu uso na empresa, estando as desvantagens relacionadas com a necessidade de um rígido controle das informações que fluem de uma área para a outra. Por ser a contabilidade a área que formaliza o registro legal das operações da empresa, ela precisa controlar as informações recebidas diretamente das outras áreas providenciando uma avaliação crítica desses registros. Isso significa uma dificuldade grande para o contador, que precisa contar com pessoas qualificadas nas demais áreas (que vão alimentar a contabilidade da empresa com informações). As principais vantagens da integração dos sistemas diz respeito à agilidade com que as informações são processadas na empresa, fluindo rapidamente entre ás áreas envolvidas ou interessadas por elas. Associada a isso está a facilidade de conferência sendo, em alguns casos, desnecessário conciliar as contas movimentadas pelos controles paralelos. Isso é possível

47 46 porque não existe repetição de lançamento, que, em muitos casos, é o motivo da divergência de um setor para o outro. Quando é feito um lançamento no almoxarifado, esse mesmo lançamento é enviado para a contabilidade nos sistemas integrados, sem nenhuma chance de lá ser registrado de forma diferente. Se ele estiver correto no almoxarifado, estará correto também na contabilidade. As desvantagens ficam por conta de eventuais erros de lançamentos nas áreas que alimentam a contabilidade. Isso precisa ser acompanhado criteriosamente, para evitar que erros cometidos em outras áreas sejam refletidos naquele setor da empresa. O contador não pode perder o controle da situação e sempre que possível deve recorrer à filtragem das informações ou dos lançamentos, ou seja, só permitir que as informações sejam integradas à contabilidade após a conferência e confirmação de sua regularidade. Comparando-se os fatores positivos em relação aos negativos, pode-se afirmar que existem muito mais vantagens do que desvantagens na integração dos sistemas de controles paralelos com a contabilidade. Além de deixar o plano de contas mais enxuto, ou fornecedores, a integração possibilita melhor gerenciamento, resultando em mais dinâmica e objetividade nos trabalhos. VANTAGENS DA INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS: Pode eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa, evitando o acúmulo destes na contabilidade; permite que o fato seja registrado com rapidez na área que primeiro recebeu a informação;

48 47 evita erros decorrentes da repetição dos lançamentos nas diversas áreas interessadas pela informação; facilita e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade; evita que os documentos fiquem expostos ou circulem demais na empresa, protegendo as informações neles contidas; quando interligada em rede, torna a informação disponível em qualquer ponto de rede ou estação de trabalho. DESVANTAGENS: dificulta a identificação de um eventual erro de lançamento, por este não ter sido efetuado na contabilidade da empresa; torna a contabilidade vulnerável, sendo cada vez mais necessário um acompanhamento constante das informações processadas nas outras áreas; exige mais qualificação e o mínimo de conhecimento de classificação contábil dos profissionais que atuam nas áreas que alimentam as informações para a contabilidade; exige um controle rigoroso sobre os documentos que são recebidos na empresa, estabelecendo-se um fluxo correto para eles CONTROLES DAS ÁREAS INTEGRADAS O controle das áreas integradas devem ser feito por meio da análise e conciliação dos registros por elas efetuados.

49 48 Ao se analisar um lançamento efetuado pelo setor de faturamento procede-se também a uma análise do lançamento que foi ou será registrado na contabilidade. Daí a importância de se controlar as áreas que efetuam lançamentos vinculados à contabilidade da empresa. Os registros efetuados no setor de contas a pagar, contas a receber, almoxarifado e imobilizado, são chamados registros auxiliares, e são considerados de grande importância para a empresas, na geração de informações para a contabilidade, influenciando no lançamento das depreciações, provisões para devedores duvidosos, baixas dos estoques etc. Os relatórios analíticos, para consultas e verificações em geral, são gerados nas áreas onde se inicia o processo de registro. Assim, para se conhecer a relação de credores ou fornecedores da empresa, com a disposição de seus saldos e respectivas movimentações, o caminho mais correto é a contabilidade, mas o setor de contas a pagar da empresa, por meio da conta corrente. Na contabilidade, haverá o registro de todas as transações que envolvem aquele credor ou fornecedor, contudo, na mesma conta que registra a movimentação dos demais. Assim a contabilidade fica com uma só conta analítica para todos os fornecedores, enquanto o setor de contas a pagar terá uma conta analítica para cada fornecedor que efetuar transação com a empresa. Resumo Informativo Os computadores podem ser interligados entre si, formando uma rede local ou remota. Rede local é aquela situada no âmbito da empresa. Rede remota é aquela fora do âmbito da empresa.

50 49 As redes apresentam mais vantagens do que desvantagens. Somente com a instalação da rede é possível uma integração de informações entre as diversas áreas da empresa. A contabilidade, quando está operando em rede, pode estar em on-line e off-line: on-line é quando ela está em linha direta com o servidor da rede e obtém respostas imediatas para todas as transações praticadas: off-line é quando ela não está em linha direta com o servidor da rede, não obtendo respostas imediatas para todas as transações praticadas. Todas as áreas da empresa podem ser interligadas em rede, dependendo da conveniência e oportunidade de uso dos recursos da informática. A integração das informações entre diversas áreas apresentam vantagens e desvantagens: vantagens: facilidade na obtenção de gerenciamento das informações: desvantagens: dificuldades de controle de operações praticadas por usuários. As áreas integradas devem ter informações controladas quando da importação dos dados pela contabilidade. Com a integração das áreas, o trabalho de composição do saldo das contas mantidas na contabilidade fica mais fácil e confiável.

51 50 5. ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS A contas são cadastradas ou implantadas com base no plano de contas, previamente desenvolvido de acordo com a estrutura da empresa e considerando as orientações contidas nos dispositivos legais, no caso a legislação societária, devendo obedecer ainda ao princípios de contabilidade geralmente aceitos. É possível que uma empresa apresente um plano de contas diferente de outra, porque elas podem ter atividade distintas. Dessa forma, o plano de contas de uma indústria é diferente do plano de contas de uma empresa comercial, que por sua vez é diferente do plano de uma empresa de prestação de serviços. Existe, contudo, uma estrutura básica, comum à maioria das empresas, que serve de parâmetro para sua organização e implantação. A correta estrutura do plano de contas é fundamental para que os auxiliares da contabilidade possam desenvolver suas funções, porque evita as constantes consultas ao contador, o que termina por prejudicar o bom andamento dos trabalhos. Os sistemas informatizados devem trazer um programa de acesso on-line ao plano de contas, pelo qual se possa consultar, a qualquer momento, a função e o funcionamento de uma conta, seu código completo ou reduzido, possibilitando ainda que a mesma seja transportada para a tela de lançamento. A estrutura do plano de contas deve conter os seguintes elementos de identificação: grupos; títulos;

52 51 códigos; níveis; natureza do saldo da conta; 5.1. GRUPOS O grupo é o conjunto de contas que apresenta funções semelhantes, dentro da estrutura do plano, levando-se em consideração sua natureza, finalidade e características. Exemplo: grupo do ativo. Os grupos e subgrupos de contas são: GRUPOS Ativo Passivo Despesas Receitas SUBGRUPOS Ativo circulante Ativo realizável a longo prazo Ativo permanente Passivo exigível a longo prazo Patrimônio líquido Receita operacional

53 52 Despesa operacional Despesa não operacional OS SUBGRUPOS DIVIDEM-SE EM: ATIVO CIRCULANTE: Disponível Realizável a curto prazo Ativo Realizável a Longo Prazo: Créditos a receber a longo prazo ATIVO PERMANENTE: Investimentos permanentes Imobilizado PASSIVO CIRCULANTE: Fornecedores Credores diversos Obrigações sociais e trabalhistas a pagar Impostos a pagar

54 53 PASSÍVEL EXIGÍVEL A LONGO PRAZO: Financiamento a longo prazo Empréstimos PATRIMÔNIO LÍQUIDO Capital social Reservas de capital Outras reservas RECEITAS OPERACIONAIS: Receitas operacionais a vista Receitas operacionais a prazo DESPESAS OPERACIONAIS: Despesas administrativas Despesas comerciais Despesas financeiras Despesas industriais Despesas tributárias

55 54 Existem empresas que consideram em seu elenco de contas a apuração dos custos como um grande grupo, o quinto no caso. Esse grupo recebe lançamentos de rateio e apropriação de custos, transferindo o valor apurado para o custo de produção, dentro do grupo de despesas. Assim, conclui-se que ele é uma extensão do grupo de despesa. Os subgrupos são os níveis de intermediação entre as contas analíticas e os grandes grupos, servindo para identificação do nível de subordinação das contas titulares e das intermediárias. A depender do detalhamento dos níveis das contas, eles podem ser divididos em outros subgrupos TÍTULOS Nos sistemas manuscritos e mecanizados, era o título ou designação da conta que dava inicio ao lançamento, identificando as partidas e as contrapartidas. Assim, para se efetuar um lançamento era necessário escrever ou digitar o título da conta devedora (partida) e da conta credora (contrapartida), para que em seguida completar com data, histórico e valor. A conta credora era antecedida da preposição a. EXEMPLO: Estoque de mercadorias próprias a Fornecedores

56 55 Os sistemas informatizados com códigos, sendo dispensado informar os títulos das contas que, contudo, são necessários para a leitura do balancete e dos demais relatórios, quando impressos ou apresentados no vídeo. Ao se fazer um lançamento nos sistemas informatizados, pode ser utilizado apenas o código para identificação do título da conta, que já fora previamente cadastrada no elenco de contas. Isso significa que não é necessário digitar o nome da conta, pois o sistema o identifica automaticamente, quando o código é informado, o que proporciona uma enorme economia de tempo, uma vez que os códigos podem ser reduzidos e de fácil memorização. Existem sistemas que consideram o título como a definição do nível de uma conta que não aceita lançamento, sendo portanto um conta sintética. Assim, na hora de cadastrar a conta, o sistema pede para informar se é uma conta titulo ou uma conta analítica, digitando-se no campo próprio um T ou um A, de acordo com a alternativa correta. O ideal, porém, é que estes sistemas utilizem sintética ao invés de titulo para identificar as contas que não podem receber lançamentos, substituindo o T por S CÓDIGOS Os códigos são definidos em função do nível e da natureza da conta. Os sistemas devem utilizar códigos simplificados ou reduzidos para as contas de movimentação, que são aquelas que aceitam lançamentos e também são chamadas de contas analíticas. as contas sintéticas ou de agrupamento não aceitam lançamentos e os saldos que apresentam é processado automaticamente pelo sistema.

57 56 O CÓDIGO DEVE IDENTIFICAR: grupo da conta; subgrupo da conta; grau de subordinação ou nível; conta intermediária; ordem ou posição no elenco de contas. O código simplificado ou reduzido, utilizado para as contas analíticas, não segue uma ordem lógica quando é gerado aleatoriamente pelo sistema, ao se cadastrar uma conta. Este código simplificado é facultativo e serve para facilitar a indicação das contas envolvidas nos lançamentos, podendo, alternativamente, ser informado pelo usuário em ordem seqüencial. Os códigos reduzidos devem ter no máximo quatro dígitos, para facilitar sua memorização. Se o usuário não desejar utilizar os códigos aleatórios fornecidos pelo sistema, ele deve cadastrar outros na ordem crescente, iniciando as contas de ativo com o dígito 1, de passivo com o dígito 2, de despesas com o dígito 3 e de receitas com o dígito 4, para vincular o código ao grupo de conta. O sistema deve aceitar toda as transações com as contas analíticas por meio do código reduzido. Assim, para se consultar a conta caixa, por exemplo, basta entrar no menu de consulta, indicar o código 1 e o período a ser consultado.

58 NÍVEIS O nível de uma conta pode ser sintético ou analítico, dependendo de seu grau de subordinação. As contas sintéticas não aceitam lançamentos e portanto não podem ser movimentadas pelos usuários, sendo seu saldo gerado automaticamente pelo sistema, à medida que são feitos os lançamentos nas contas analíticas do grupo. A definição dos níveis varia de acordo com a necessidade de cada empresa, da estrutura do balancete que se deseja implantar, podendo obedecer ao seguinte critério básico: 5.5. NATUREZA DO SALDO Os sistemas devem considerar a natureza do saldo das contas em função do grupo a que elas pertençam, atribuindo os sinais de D ou (+) para as devedoras e C ou (-) para as credoras. Assim, ao se cadastrar uma conta de ativo ou despesa deve ser informado no campo próprio que aquela é uma conta de natureza devedora, indicando o sinal D ou (+). Alternativamente, o balancete pode não precisar apresentar o sinal de débito ou crédito quando relacionar as contas. Esta indicação só se fará necessária se o saldo for de uma anotação com um sinal de (-) ou C ao lado da conta. Isso indicará que a conta de despesa está negativa e, portanto, com o saldo errado, uma vez que não é possível ter conta de despesa com saldo negativo. As contas retificadoras (depreciações, provisões para perda, títulos em cobranças etc.) devem ser cadastradas ou implantadas com o sinal inverso daquele das demais contas do grupo a que pertençam caracterizando-as como de saldo credor quando corrigir uma conta de saldo devedor,

59 58 e de saldo devedor quando corrigir uma conta de saldo credor. O sinal da conta retificadora contrário ao da conta que está sendo retificada. Resumo Informativo O plano de contas serve de base para a classificação das contas durante os lançamentos, constituindo-se em fonte de consulta. As empresas podem apresentar plano de contas diferentes umas das outras, mantendo contudo a estrutura básica. A estrutura básica de contas compreende os seguintes elementos: grupos, títulos, códigos, níveis e natureza dos saldos. Nos sistemas informatizados, o plano deve ser acessado de forma on-line, ou seja, diretamente na tela. Os grupos são: ativo, passivo, receitas e despesas. Eles são subdivididos em subgrupos sintéticos e estes em contas analíticas. Título é o nome ou denominação da conta. Código é o controle numérico de identificação, definido em função do nível e da natureza da conta. Os códigos podem ser completos ou reduzidos. O nível indica o grau de subordinação das contas. Os níveis são apresentados na ordem crescente e o maior deles deve ser o de movimentação, ou seja, aquele que aceita lançamentos. A natureza do saldo indica se a conta é devedora ou credora.

60 59 As contas com saldo devedor devem ser identificadas com D ou (+). As contas com saldo credor devem ser indicadas com C ou (-).

61 60 6. CADASTROS E CONSULTAS Cadastrar uma atividade ou transação é registrá-la na memória do computador, de acordo com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizados. Essa providência elimina a necessidade de repetições de procedimentos e facilita o acesso ou consulta às informações desejadas CADASTRO DO ELENCO DE CONTAS INCLUSÃO DE CONTAS Após a elaboração cuidadosa do plano de contas, deve ser feita a inclusão no sistema do elenco de contas analíticas e dos grupos e subgrupos. A inclusão deve envolver os princípios dados das contas, tais como: código completo e reduzido; controle de interveniência ou divisão; nome do título; nível (sintético ou analítico) status ou natureza (devedora, credora); forma de apuração do saldo (mensal ou diário).

62 61 É importante lembrar que o sistema poderá aceitar duas ou mais contas com o mesmo nome em grupo ou subgrupo, desde que tenha códigos diferentes. Para que isto seja evitado, o sistema deve conter instruções que acusem a existência de conta com o mesmo título. Após ser incluída e movimentada, a conta não deve mais ser excluída do sistema até que seja concluído o balanço, porque já gerou informações para o diário, o razão e o balancete daquele exercício, quando recebeu o lançamento que a movimentou. Contudo, se a conta não tiver sido movimentada, pode ser excluída a qualquer tempo. Para facilitar ainda mais o trabalho, a ordem de inclusão ou implantação das contas e seus respectivos grupos deve obedecer à seguinte seqüência: A CADASTRAR GRUPOS DO NÍVEL 1 Ativo Total Passivo Total Despesa Total Receita Total B CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 2 Ativo Circulante Ativo Realizável a Longo Prazo Ativo Permanente Passivo Circulante

63 62 Passivo Exigível a Longo Prazo Resultado de Exercício Futuros Patrimônio Líquido Despesas Operacionais Despesas Não Operacionais Receitas Operacionais Receitas Não Operacionais C- CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 3 NO ATIVO Disponível Aplicações a Curto Prazo Realizável a Curto Prazo Depósitos Judiciais Empréstimos Compulsórios Investimentos Temporários a Longo Prazo Investimentos (Permanente) Imobilizado Líquido Diferido NO PASSIVO Fornecedores

64 63 Obrigações Sociais a Pagar Obrigações Trabalhistas a Pagar Obrigações Tributárias a Pagar Outras Obrigações a Pagar Consignações a Pagar Adiantamentos Recebidos de Clientes Provisões Constituídas Dívidas a Longo Prazo Capital Social Integralizado Reservas de Capital Lucros Acumulados Prejuízos Acumulados NA DESPESA Despesas Administrativas Despesas Comerciais Despesas Industriais Despesas Financeiras (Encargos Financeiros) Despesas Tributárias Outras Despesas Operacionais Resultado da Correção Monetária

65 64 NA RECEITA Receitas Operacionais a Vista Receitas Operacionais a Prazo Outras Receitas Operacionais Resultado da Alienação de Bens D CADASTRAR OS SUBGRUPOS DO NÍVEL 4 NO ATIVO Disponível em Caixa Disponível em Bancos conta movimento Créditos a Receber (Duplicatas, Cartões, Cheques) Outros Créditos a Receber (Adiantamentos, Recuperações) Estoques de Materiais de Uso Estoques de Mercadorias Despesas de Exercícios Seguintes Contas Transitórias Empréstimos Compulsórios Imobilizado Corrigido Depreciações Acumuladas (Retificadora do Imobilizado) NO PASSIVO Fornecedores de bens Fornecedores de serviços

66 65 Impostos Federais a Pagar Impostos Estaduais a Pagar Impostos Municipais a Pagar Consignações de Aluguéis a Pagar Consignações de Pensões Judiciais Consignações de Associações Convênios com Hospitais e Clínicas NA DESPESA Salários e Vantagens Encargos Sociais Encargos Trabalhistas Benefícios Sociais Outras Despesas Administrativas Impostos Incidentes Sobre as Vendas Despesas Diretas de Produção Despesas Indiretas de Produção Outras Despesas de Produção NA RECEITA Receitas de Vendas a Vista Sede Receitas de Vendas a Vista Filial 01 Receitas de Vendas a Prazo Sede Receitas de Vendas a Prazo Filial 01

67 66 E CADASTRAR AS CONTAS DE MOVIMENTO DO NÍVEL 5 (ANALÍTICAS) NO ATIVO Caixa sede Caixa Filial 01 Caixa Filial 02 Fundo Fixo de Compras Fundo Fixo da Administração Geral Banco ABC Sede Banco ABC Filial 01 Banco ABC Filial 02 Adiantamentos de Salários Adiantamentos de Férias Adiantamentos de Décimo Terceiro Salário Adiantamentos aos Empregados Adiantamentos aos Fornecedores Valores a Classificar Seguros a Vencer Assinaturas a Vencer Empréstimos Compulsório sobre combustíveis Empréstimos Compulsório/Eletrobrás Participações Societárias Imóvel Instalações

68 67 Máquinas e Equipamentos Móveis e Utensílios Depreciação Acumulada Imóveis Depreciação Acumulada Instalações Depreciação Acumulada Máquinas e Equipamentos Depreciação Acumulada Móveis e Utensílios Valores a Amortizar Amortizações Acumuladas NO PASSIVO Fornecedores de materiais (a conta analítica pode ter o mesmo título da sintética) Fornecedores de serviços (a conta analítica pode ter o mesmo título da sintética Contribuições a pagar ao Confins Contribuições a pagar ao PIS Contribuições a pagar ao INSS Consignações com a Associação A Consignações com a Associação B Adiantamentos recebidos de clientes do Estado Parcelamento de débito com o INSS Parcelamento de débito com a Fazenda Estadual Capital Social Realizado Lucro do exercício A Lucro do exercício B Prejuízo do exercício A

69 68 Prejuízo do exercício B NA DESPESA Ordenados Vantagens Previdência Social FGTS Indenizações Água Aluguel de automóveis Aluguel de imóveis Aluguel de máquinas Aluguel de equipamentos Assinaturas de jornais Assinaturas de revistas Bolsas de estudos Combustíveis Conservação e limpeza Contribuições a Associações Cópias e reproduções Despesas bancárias Despesas postais Doações

70 69 Editais Energia Fax Fretes Materiais de expediente Prêmios de seguros contra incêndio Processamento de dados Serviços especializados Telefone Treinamento de pessoal Transportes Viagens e estadia Vigilância NA RECEITA Vendas a vista sede Vendas a vista filial 01 Vendas a vista filial 02 Vendas a prazo sede Vendas a prazo filial 01 Vendas a prazo filial 02 ALTERAÇÃO DE CONTAS Se uma conta for implantada ou cadastrada com o nome ou saldo inicial errado, é possível fazer a alteração devida sem afetar os lançamentos que já tenha sido efetuados nela.

71 70 Exemplificando: se o título da conta CAIXA foi implantado com o nome CAIXAS, basta entrar no menu de alterações e corrigir, informando o nome correto. Os sistemas possibilitam que se faça alteração em data, valor, nome, histórico, códigos e níveis das contas. Contudo, se uma conta já tiver recebido lançamentos não deve ter o código ou o nível alterados, porque essa alteração modifica sua posição no balancete, distorcendo os saldos apresentados por ele. EXCLUSÃO DE CONTAS A exclusão de uma conta deve ser feita apenas quando for estritamente necessário. No sistema convencional, excluir uma conta do elenco era simples: eliminava-se a ficha e faziam-se novas anotações em outra. No sistema informatizado, isso não pode ser feito, se a conta já tiver recebido lançamento. A exclusão geralmente é utilizada para resolver problemas do tipo: conta cadastrada em duplicidade; conta inativa ou sem movimento por muito tempo; conta cadastrada no grupo errado. Ao se excluir uma conta, excluem-se todos os dados de cadastro dela, podendo a mesma ser reincluída a qualquer tempo. Para um procedimento seguro antes deve ser feita uma consulta à conta a ser excluída. Após se obter as informações sobre os dados da conta, efetua-se a exclusão.

72 71 OBS.: Se a conta tiver sido movimentada no período, deve aparecer uma instrução na tela informando sobre a impossibilidade da operação, conforme a seguir: CONTA MOVIMENTADA, NÃO PODE SER EXCLUÍDA CADASTRO DE EMPRESAS O cadastro de uma empresa é feito para habilitá-la a utilizar o sistema, mediante a concessão formal do fabricante ou fornecedor. Devem ser prestadas as seguintes informações básicas: Natureza da operação: informar se é inclusão, consulta, alteração ou exclusão, conforme opções apresentadas na tela. Nome ou razão social: informar o nome de registro da empresa. Não utilizar nome de fantasia ou outro diferente do constante dos documentos constitutivos. Código da empresa: informar um código numérico, alfabético ou alfanumérico, de acordo com os parâmetros estabelecidos pelo sistema utilizado. Endereço: informar o local onde a empresa está situada, conforme consta nos documentos de constituição. Inscrição no CGC: informar o número do registro no Ministério da Fazenda. Inscrição Estadual: informar o número de registro na Fazenda Estadual.

73 72 Órgão de registro: informar em que órgão a empresa está registrada, podendo ser Junta Comercial, Cartório de Registro de Títulos e Documentos, Ministério, Secretaria etc., de acordo com o ramo de atividade da empresa. Número do registro: informar o número do registro no órgão competente. Data do registro: informar a data do registro no órgão, que deve ser considerada a data do início de atividade do estabelecimento. Nível do estabelecimento: informar se o estabelecimento é único, matriz ou filial. Exercício: informar o exercício que será contabilizado. Mês inicial: informar o mês de início das atividades no exercício. Mês final: informar o mês de apuração do balanço patrimonial. Último balanço: informar o mês e o ano do último balanço, cujos saldo serão implantados. Se a empresa está iniciando, informar a data de 31/12 do ano anterior, mesmo que não tenha havido balanço, para que o sistema passe a considerar os lançamentos a partir do ano seguinte. Esses dados serão utilizados pelo sistema, quando ele necessitar gerar os relatórios e os termos de abertura e encerramento do livro diário. Eles são informados uma única vez e podem ser alterados a qualquer tempo, desde que se faça necessário. Assim, se a empresa mudar de endereço, o usuário deve proceder à alteração desse item no sistema, o que evitará que os relatórios, nos quais constam os dados cadastrais da empresa, saiam com endereço antigo. No caso de escritório de contabilidade com várias empresas cadastradas, a operação 04 permite que sejam excluídas aquelas empresas que tenham mudado de escritório ou encerrado suas atividades. A informação sobre o exercício a ser contabilizado serve para que o sistema

74 73 crie um arquivo separado para cada ano, evitando misturar os dados de um e outro. Isso evita que se façam lançamentos indevidos, quando a contabilidade está atrasada por mais de um ano CADASTROS DE EVENTOS OU TRANSAÇÕES As transações praticadas pelas empresas são consideradas eventos. Esses eventos têm o mesmo significado de um fato contábil ou fenômeno patrimonial. Assim, as vendas a vista e a prazo, as compras a vista e a prazo, os pagamentos de despesas em dinheiro ou cheque, os depósitos bancários, todos eles são eventos ou fatos contábeis, que necessitam de registro na contabilidade da empresa. Os profissionais que utilizavam os sistemas mecanizados de escrituração contábil gastavam boa parte do tempo preparando os vouchers, utilizando como espelho dos documentos a serem contabilizados. Outra parte era gasta com os lançamentos no razão e no diário. Os sistemas informatizados permitem o cadastro dos eventos para facilitar o processo de contabilização. Esse procedimento torna possível o lançamento automático na contabilidade, informando-se apenas o código do evento, a data do registro, o valor do documento e o complemento do histórico, se for necessário COMO UTILIZAR O CADASTRO DE EVENTOS Suponha-se que tenha sido atribuído o código 01 ao evento pagamento a fornecedor através de cheque. Isso é feito na função cadastrar eventos, no sistemas de contabilidade gerencial que tenha esta opção de trabalho. Ao entrar no aplicativo e acessar a tela para efetuar um lançamento, o usuário só precisa indicar o código do evento 01, informar

75 74 a data e o valor do pagamento efetuado e completar os dados do histórico. O sistema processará a informação automaticamente, debitando o valor correspondente à conta analítica de fornecedor e creditando à contrapartida analítica de banco conta movimento. Isso simplifica bastante o procedimento, além de diminuir a margem de erros de digitação dos dados. Com o evento já previamente cadastrado, o usuário consulta a tabela e indica o código correspondente EVENTOS DIÁRIOS E MENSAIS Muitos eventos são constantes na empresa e devem ser cadastrados previamente, o que possibilita ganhar tempo quando tiverem que ser lançados. Esses eventos podem ser diários, mensais ou até mesmo anuais, a exemplo do encerramento das contas de resultado, numa empresa com período de apuração de balanço anual. Exemplos de eventos diários: Recebimentos pelo caixa referentes às vendas a vista. Crédito em conta referente à liberação, pelo banco, de vendas no cartão. Crédito em conta referente a vendas com duplicatas. Vendas a prazo com cartão. Pagamentos a fornecedores através de cheque. Pagamentos a fornecedores através de dinheiro. Pagamento a fornecedores através de borderô. Exemplos de eventos mensais: Pagamento da folha mensal e respectivos encargos. Constituição de provisões.

76 75 Depreciações. Rateios de despesas para apropriação dos custos indiretos. Pagamento de despesas de manutenção (água, luz, telefone) DADOS PARA O CADASTRO DE EVENTOS Cada sistema apresenta um layout para cadastrar um evento. A disposição dos dados na planilha de cadastro não influência na hora de fazer o lançamento do evento, desde que as informações estejam corretas. Devem ser informados os seguintes dados ao se cadastrar um evento: Natureza do evento: indicar a transação a que se refere o evento. Código: indicar um código para identificar e acessar o evento no sistema. Data do registro: deve ficar livre para ser informada quando o evento for lançado. Conta devedora e código: indicar a conta devedora e o respectivo código. Conta credora e código: indicar a conta credora e o respectivo código. Histórico: resumir as informações da transação efetuada, de forma clara e objetiva. Valor: deve ficar livre para ser informado quando o evento for lançado. Sempre que possível, deve-se manter o evento cadastrado inalterado até o término do exercício. Isso evitará complicações e possíveis confusões que ocorrem quando se modifica o código ou o histórico de um evento durante o exercício, podendo implicar erro de classificação contábil.

77 CADASTRO DE HISTÓRICOS PADRONIZADOS É por meio do histórico que se tem conhecimento do tipo de transação realizada pela empresa. Quando se consulta o diário ou o razão de uma conta envolvida com um lançamento, é pelo histórico que se identifica o fato contábil. Além de ajudar na pesquisa da informação, o histórico possibilita a análise e a conciliação das contas, facilitando a verificação da procedência dos lançamentos. O histórico deve ser compatível com a natureza da transação praticada, de maneira a permitir que se verifica se o lançamento está correto ou não, sem que se faça necessário recorrer ao documento que serviu de fonte para se processar a informação. Esses documento só precisam ser manuseados quando se desejar fazer um teste de consistência dos lançamento, por uma conferência programada ou de uma auditoria praticada na empresa. Nos bancos e outras instituições financeiras, o histórico tem sido cada vez mais reduzido e em alguns casos ele é abreviado ou codificado por tipo de operação, o que, em muitos casos, dificulta a identificação no extrato da transação realizada. É prudente evitar esse procedimento na contabilidade HISTÓRICO PADRÃO Os sistemas informatizados de contabilidade oferecem a opção de cadastro de históricos padronizados, para facilitar os lançamentos de eventos ou transações. Durante do dia, muitas transações são repetidas na empresa, sendo várias delas da mesma natureza, o que significa que essas transações devem ter o mesmo histórico quando do seu lançamento na

78 77 contabilidade. Estes históricos podem ser previamente cadastrados, deixando-se apenas os espaços em branco para completar dados como mês de referência e número do documento. Quando se cadastra um histórico, o sistema possibilita que sua inserção no lançamento seja feita por um simples comando ou indicação de código, o que facilita sobremaneira o processamento das informações. Na maioria das vezes, elaborar e lançar o histórico é uma atividade que toma muito tempo do usuário. Todo histórico é considerado um texto pessoal, que cada usuário pode criar livremente. Esse procedimento pode ser feito por um auxiliar de contabilidade e o contador, na maioria das vezes, nem vê o lançamento. Cada usuário pode contar a história de uma evento contábil de maneira diferente. É importante que se estabeleçam alguns critérios mínimos, para que o histórico defina com clareza o acontecimento ou fato contábil ocorrido. O histórico não deve ser sujeito, assim como não convém que seja simplificado demais. O ideal é que ele cumpra seu papel principal, que é evidenciar o fato acontecido com a maior clareza possível. Alguns dados são imprescindíveis na elaboração do histórico, como o meio de pagamento (dinheiro ou cheque), o número do documento (recibo, cheque, nota fiscal), o mês de referência etc. Dessa forma, convém que o contador defina e padronize o histórico dos principais eventos contábeis, atribuindo um código para cada um deles e definindo um texto compatível com a transação ocorrida. É importante lembrar que devem ser cadastrados apenas os históricos para lançamentos que não estejam previstos no cadastro de eventos. Apresentamos a seguir alguns eventos que podem ter seus históricos padronizados: Vendas a vista de mercadorias Vendas a prazo de mercadorias

79 78 Depósito em dinheiro Depósito em cheque Pagamento de duplicatas Recebimento de duplicatas Compra a prazo de mercadorias Compra a vista de mercadorias Pagamento de impostos Pagamentos de energia Pagamento de aluguel Provisão mensal da folha de pagamento Provisão mensal de férias Provisão mensal de décimo terceiro salário Provisão mensal de impostos e contribuições a pagar Provisão para devedores duvidosos Apropriação de custos Pagamento de juros e multas Recebimento de juros e multas Apropriação de custos Adiantamentos de salários Adiantamento de décimo terceiro salário Devolução de compras Depreciação

80 79 O que determina a necessidade de manter um histórico padrão é o ritmo de incidência do evento ou da transação que deu origem a esse histórico. A elaboração do texto do histórico exigem um pouco de criatividade para que se possa dar ao evento o sentido exato daquilo que ele representa. Os sistemas possibilitam também que se modifique um histórico já cadastrado, ajudando assim na construção correta possível de cada um deles HISTÓRICO LIVRE Em algumas situações, surgem eventos imprevisíveis na empresa, o que enseja lançamentos diferentes daqueles rotineiros. Para estas situações, o histórico livre é aplicado na seqüência normal do registro, uma vez que ao abrir a tela de lançamentos o sistema apresenta este campo sem nenhuma informação. Aí é bastante que se escreva livremente o histórico que corresponda à operação praticada. Uma eventual importação de bens pode ser um exemplo característico para a utilização do histórico livre. Não convém que se cadastre um histórico para uma eventualidade, porque isto sobrecarrega o sistemas e dificulta seu pleno funcionamento CADASTRO E CONTROLE DOS USUÁRIOS USUÁRIOS DO SISTEMA Chamamos de usuários as pessoas credenciadas ou habilitadas para acessar e operar o sistema de forma plena ou restrita. Comparados aos sistemas mecanizados, guardandose as devidas proporções, os usuários correspondem aos operadores das máquinas mecânicas.

81 80 Quando começaram a surgir os computadores, foram criados cursos de operadores com o objetivo de ensinar como se trabalhar operando esses equipamentos. Esses cursos eram destinados à preparação de usuários, limitando-se em muitos casos a ensinar como usar o teclado e como aplicar alguns comandos do sistema operacional. O usuário deve ter bom conhecimento sobre sistema operacional, incluindo gerenciamento de arquivos, configuração de arquivos, configuração de impressoras, além de domínio em planilhas eletrônicas, editores de textos e sistemas específicos, como controle de estoque, controle do imobilizado, controle financeiro e outros utilitários modernos vinculados à contabilidade CADASTRO DOS USUÁRIOS/SENHAS O cadastramento de usuários é uma etapa importante para o bom manuseio dos sistemas informatizados, devendo haver um controle rigoroso sobre os diversos procedimentos a serem adotados. Inicialmente, deve ser definido quem terá acesso aos sistemas e quais suas atribuições, responsabilidade e restrições. O controle de acesso dos usuários, feito pelo cadastro de senha ou password, além de evitar o acesso de pessoas não autorizadas, possibilita o gerenciamento adequado dos sistemas instalados HABILITAÇÕES/RESTRIÇÕES A habilitação é a permissão para que o usuário possa desenvolver determinadas tarefas. Na fase de habilitação, quando do cadastramento do usuário, deve ser definido o acesso

82 81 a determinadas atividades ou operações e as restrições que se fizerem necessárias. Assim, será possível controlar e identificar eventuais erros, além de evitar o uso indevido de funções importantes. A habilitação deve ser feita pelo chefe imediato, pelo gerente ou pelo supervisor da área. Todos os sistemas devem trazer no menu de cadastros ou de funções, as opções que possibilitem esse procedimento. É importante que se defina com precisão as restrições de cada usuário, pois essa é a melhor maneira de proteger o sistema dos maus usuários. Para facilitar ainda mais o controle, algumas empresas adotam o critério mito de credenciamento, pelo qual os usuários têm acesso a diversas rotinas e ao mesmo tempo sofrem restrições às mais importantes. Isso significa que o fato de estar credenciado ou cadastrado não implica que o usuário esteja habilitado para operar o sistema em sua plenitude. Exemplificando: determinado usuário pode ter acesso a consultas na tela, mas não ter permissão para gerar ou imprimir um balancete. Para controlar as transações praticadas pelos usuários, podem ser adotados os seguintes procedimentos: a) TODOS OS USUÁRIOS DEVEM TER PERMISSÃO PARA: fazer lançamentos nas contas; emitir razão de trabalho (razão para conferência); fazer consultas em todos os níveis; fazer acertos de lançamentos; ler balancetes nas telas;

83 82 b) POUCOS USUÁRIOS, DEFINIDOS PELO CHEFE, GERENTE OU SUPERVISOR, DEVEM TER PERMISSÃO PARA: incluir, alterar ou excluir contas no sistema; cadastrar eventos, históricos, moedas, relatórios, plano de contas; processar e emitir os balancetes mensais; alterar ou excluir lançamentos (reversão ou estorno); processar e emitir o razão definitivo e o diário; parametrizar relatórios e criar gráficos; encerrar as contas de receitas e despesas; implantar saldos de aberturas (saldos iniciais do exercício); fazer transferências entre as contas; fazer análise gráfica. c ) O CHEFE DA CONTABILIDADE, O GERENTE OU O SUPERVISOR, ALÉM DAS ATIVIDADES EXERCIAS PELOS DEMAIS USUÁRIOS, DEVEM SER CREDENCIADOS PARA: cadastrar e excluir empresas; cadastrar e excluir usuários; definir os relatórios proprietários para o sistema; controlar a importação e exportação de dados nos sistemas integrados; controlar as atualizações de versões e a manutenção dos sistemas;

84 83 emitir o relatório de balanço completo; O parâmetros para as habilitações ou as restrições ao sistema devem levar em conta fatores como experi6encia profissional, confiança por parte dos superiores e determinação para o trabalho por parte do usuário, variando portanto de pessoa para pessoas e de empresa para empresa. O controle de acesso dos usuários deve ser estabelecido para se evitar o uso indevido dos aplicativos e programas, o que acarretaria complicações para a empresa além de dificultar ou mesmo impedir práticas dolosas CONSULTAS A contabilidade é sempre recorrida para consultas as mais diversas, sejam de natureza interna ou externa. As consultas de natureza interna estão relacionadas com a verificação da posição patrimonial, análises e conciliações de contas, avaliação e projeção do resultado do exercício, controle e planejamento tributário etc. As consultas externas são para atender às exigências da fiscalização e dos órgão de controle externo. Na contabilidade feita pelos sistemas mecanizados convencionais, a consulta era sempre dificultosa e o tempo investido para se obter uma informação era enorme. Isso porque a consulta ensejava o manuseio de fichas, livros e anotações dispersas. Nos sistemas informatizados, isso significa apenas mais uma rotina do programas e os arquivos podem ser

85 84 acessados com grande facilidade, oferecendo um menu para consulta de todas as informações alimentadas pelo sistema. A consulta pode ser feitas para se prestar uma informação ou simplesmente para se conferir os trabalhos já realizados. Muitos sistemas apresentam opções de consulta em linha direta que são chamadas de help on-line na linguagem da informática. Isso possibilita que a qualquer momento se faça uma consulta, seja do código de uma conta, seja do histórico padrão, do razão analítico ou da posição do balancete, mesmo quando se está fazendo um lançamento ou preparando um relatório. Recorrer ao menu de consultas é um mecanismo de grande import6ancia para o usuário que deseja evitar lançamentos ou procedimentos que possam ensejar dúvidas. Daí os programas permitirem que o usuário faça uma consulta sem precisar sair da tela da função que estava sendo executada CONSULTAS AO PLANO DE CONTAS E ELENCO DE CONTAS A consulta ao plano de contas deve ser feita quando houver dúvida quanto á classificação correta dos eventos, no que se refere à função e ao funcionamento de determinada conta. O usuário pode fazer a consulta sem sair da tela, obtendo no ato a informação desejada. Já o elenco de contas deve ser consultado sempre que houver dúvida quanto ao código de uma conta e quando não for possível acessar o relatório impresso. Em muitos casos, essa consulta ao elenco de contas se faz necessária mesmo com o relatório impresso estando ao alcance, porque o relatório pode estar desatualizado, não constando as novas contas

86 85 cadastradas. Os programas devem permitir a inserção da conta consultada no lançamento, na partida ou na contrapartida CONSULTA DE RELATÓRIOS As conciliações e a análise das contas exigem constantes consultas. Para evitar a emissão indevida de relatórios que estejam sujeitos a alteração, principalmente os balancetes, os sistemas devem permitir que eles estejam consultados na tela antes de serem impressos em definitivo. Esse recurso elimina um procedimento que era muito comum nos sistemas convencionais: a elaboração de vários balancetes de verificação Antes de se proceder a uma alteração, é sempre recomendável que se faça uma consulta daquilo que se pretende alterar. Para maior segurança do usuário, os bons sistemas só permitem que uma alteração seja feita por meio da operação de consulta, ou seja, para alterar é preciso consultar antes para se ter a visão na tela daquilo que se deseja alterar. O processo de consulta é muito fácil: o usuário entra no sistema, indica a opção desejada e visualiza na tela as informações solicitadas. As opções de consultas variam de um aplicativo para outro, devendo sempre compatíveis com as necessidades da empresa. O ideal é que se possa consultar todas as transações disponíveis no sistema. Resumo Informativo O cadastro é o registro prévio das transações. Para o bom desempenho dos sistemas informatizados, deve-se cadastrar-se empresa, os usuários, os eventos, as contas, os históricos padronizados.

87 86 Os controles de acesso e movimentação devem ser definidos no cadastramento dos usuários e das transações. A senha é um importante instrumento de controle de acesso e movimentação das contas e dos relatórios. Os sistemas devem oferecer um menu de consultar abrangente, que permita a obtenção de informações sobre as transações praticadas ou alimentadas pela empresa.

88 87 7. IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA A fase mais importante da automação contábil de uma empresa é a que antecede sua implantação, não devendo ser desprezado o planejamento das etapas a serem cumpridas. A mudança de uma sistema convencional para o informatizado pode ser feita de forma parcial ou integra. Quando a mudança é parcial, somente a contabilidade é beneficiada com o uso do novo sistema. A mudança integral envolve outras áreas, como tesouraria, contas a pagar e receber, faturamento, cobrança, almoxarifado etc SAÍDA DO SISTEMA MECANIZADO PARA O INFORMATIZADO seguintes fatores: Na fase de implantação do sistema informatizado, devem ser avaliados os estrutura geral da empresa; estrutura da contabilidade; nível de capacitação dos profissionais da área contábil; tend6encias ou perspectivas de crescimento da empresa; software a ser utilizado; possibilidade de integração do sistema com os instalados em outras áreas da empresa; configuração adequada dos equipamentos necessários; suporte ou apoio técnico necessário.

89 88 Na análise da estrutura geral da empresa, deve ser observado seu funcionamento como um todo, bem como o funcionamento do setores, das seções e das demais áreas com atividades ligadas à contabilidade, levando-se sempre em consideração a possibilidade de expansão a médio ou longo prazo, para se evitar alterações substanciais na estrutura do elenco de contas, depois que o mesmo estiver implantado. Ao se informatizar a contabilidade da empresa, deve-se promover a reestruturação dos demais setores, possibilitando a mudança dos procedimentos adotados no sistema convencional e corrigindo ou modificando aquilo que estiver em desacordo com o sistema informatizado, avalizando a organização dos arquivos, a proteção dos documentos, o controle de acesso e manuseio etc. É importante se fazer uma avaliação da capacitação técnica dos profissionais envolvidos com os trabalhos da contabilidade e demais áreas envolvidas, a fim de identificar aqueles que não atendem aos requisitos necessários ao bom desempenho das tarefas. Um treinamento específico pode solucionar o problema, visto que todos os aplicativos são de fácil assimilação. Esse treinamento pode ser feito na empresa fornecedora dos aplicativos e é de curta duração, sendo importante a leitura dos manuais de uso e das instruções contidas no próprio sistema. O sistema a ser utilizado deve ser superior às necessidades atuais da empresa, devendo ser considerada a expectativa de crescimento a médio ou longo prazo. Além disso, ele deve ser compatível com outros existentes no mercado ou aqueles já instalados em outras áreas da empresa, com possibilidade de integração das informações produzidas naquelas áreas e na contabilidade.

90 89 A configuração correta dos equipamentos de informática da empresa é fator determinante para torná-los compatíveis ou adequados com a estrutura e informatização desejada, para se evitar a sobrecarga, muito verificada quando se usa plenamente os sistemas e programas instalados em uma máquina. A não-observância desse requisito pode comprometer seriamente o desempenho das atividades, principalmente quando acontece aumento substancial das transações da empresa, não previstas com antecedência. Isso sobrecarrega os arquivos de dados e torna o sistema muito lento, dificultando a geração de determinados relatórios, a exemplo de um balancete ou o diário de um período. Essa configuração compreende capacidade de armazenagem das informações em disco rígido (winchester), velocidade do equipamento em MHz, capacidade de memória, impressoras, monitores de vídeo etc. É importante observa também a adequação do ambiente físico onde os equipamentos serão instalados, evitando-se que fiquem expostos ao sol ou à umidade. Em algumas empresas, tem sido difícil promover essa adequação, pois elas possuem instalações antigas, que não foram planejadas pensando-se na instalação de microcomputadores ou de redes. No caso das redes, a complexidade ainda é maior, em face da necessidade da ligação dos cabos conectores entre as estações de trabalho e o servidor da rede ou computador central. O suporte técnico é muito importante para o perfeito funcionamento e manutenção dos sistemas, programas e equipamentos. Algumas empresas optam por montar sua própria estrutura, enquanto outras preferem contratar estes serviços. É imprescindível que se mantenha algum tipo de suporte técnico, porque os usuários nem sempre

91 90 conseguem resolver problemas de natureza técnica relacionados com os sistemas e equipamentos. Para sair do sistema mecanizado, convém estabelecer um mês apropriado e um cronograma de trabalho. É recomendável que este mês seja o de janeiro ou fevereiro do ano seguinte, principalmente se já se ultrapassou o primeiro semestre do ano. Para a efetiva implantação do sistema informatizado, é preciso que todos os cadastros já tenham sido informados, observando-se ainda os seguintes cuidados: conferir os títulos e os níveis das contas, antes de fazer qualquer lançamento; implantar os saldos do balancete ajustado que servirá de base para a implantação; conferir todos os lançamentos do saldo de abertura ou saldo inicial; gerar o balancete implantado no sistema e conferir o balancete do sistema mecanizado; corrigir qualquer distorção verificada nos saldos do balancete implantado, antes de fazer os lançamentos de movimentação das contas; fazer cópia de segurança, em disquetes, dos trabalhos que tiverem sido concluídos. A partir da implantação do saldo de abertura ou saldo inicial, devem ser feitos os lançamentos de movimentação das contas, seguindo-se uma ordem cronológica. É importante evitar atrasos superiores a três meses, quando da mudança de um sistema para outro.

92 IMPLANTAÇÃO DOS SALDOS DAS CONTAS DO NOVO SISTEMA A implantação dos saldos das contas deve ser feita com base no último balancete ajustado ou balanço encerrado. No caso do balancete, sem o encerramento das contas de resultado (despesas e receitas), estas também precisam ser implantadas com o saldo existente na data da implantação. Lembramos que o saldo das contas sintéticas não precisa ser lançado, porque o sistema faz automaticamente o somatório das contas analíticas e leva o resultado para o nível sintético. Para facilitar a implantação dos saldos, o sistema deve apresentar a opção de importar todas as contas analíticas cadastradas no plano, na seguinte ordem: contas do ativo; contas do passivo; contas de despesas; contas de receitas 7.3. UTILIZAÇÃO DAS PLANILHAS As planilhas são meio utilizados para se conduzir informações para a contabilidade, como eram feitos os antigos vouchers, que serviam de roteiro para os

93 92 lançamentos. O uso da planilha em computador é opcional e depende do controle que se deseja estabelecer. Algumas empresas já conseguiram eliminá-la completamente e fazem os lançamentos digitando os dados diretamente dos documentos para o sistema, podendo utilizarse ajuda de programas auxiliares disponíveis no mesmo. O mercado de aplicativos desenvolveu planilhas eletrônicas que auxiliam e facilitam muitas atividades das empresas. As planilhas podem ser elaboradas ou geradas em aplicativos como Excel, Lotus 1-2-3, Quatro-Pro etc. As planilhas podem ser desenvolvidas pelo próprio usuário. Alguns sistemas de contabilidade já trazem modelos embutidos no programa, possibilitando a criação de gráficos, tabelas e relatórios, inclusive com editores de textos VANTAGENS DO USO DA PLANILHA NA CONTABILIDADE O uso da planilha da contabilidade tem como objetivo principal exercer um controle melhor sobre os documentos que serão lançados a cada dia ou período. Com o uso da planilha fica mais fácil a distribuição das tarefas, sem a dispersão dos documentos originais, uma vez que eles são mantidos nos arquivos depois que seus dados são transcritos para as planilhas. Também durante o processo de conferência dos lançamentos, a planilha tem grande utilidade, pois facilita a visualização de dados como valor, número do documento, data etc., além de evitar a desarrumação dos documentos. Outra importante vantagem do uso da planilha é que durante o lançamento de um documento, muitas vezes se faz necessário a leitura minuciosa das informações nele contidas, podendo implicar em se fazer cálculos, desdobrar valores e consultar o elenco de contas para a classificação correta. Se isso for feito no ato do

94 93 lançamento, com o computador ligado, pode resultar em enorme perda de tempo e de controle do uso da máquina, além de quebrar o ritmo do trabalho DESVANTAGENS DO USO DA PLANILHA NA CONTABILIDADE As desvantagens do uso da planilha estão relacionadas com o processo de transcrição dos dados do documento original para ela, o que pode contribuir para aumentar os erros de processamento, uma vez que as informações serão transcritas mais de uma vez. Assim sendo, convém que ao se fazer os lançamentos pelas planilhas se faça uma conferência pelos documentos que deram origem a esses lançamentos, por meio da crítica gerada pelo sistema. Para diminuir a probabilidade de erros no lançamentos de informações na planilha, é importante fazer somatórios para se comparar os valores das planilhas com os valores dos documentos informados CONTABILIDADE ATRASADA: COMO PROCEDER A implantação da contabilidade informatizada pode acontecer em três situações diferentes: a Situação normal: a empresa está começando suas atividades e informatiza a contabilidade logo no início. b Situação intermediária: a empresa já está atuando e a contabilidade está atualizada, havendo uma mudança de sistema mecanizados para informatizado. c Situação eventual: a empresa já está funcionando e a contabilidade fica atrasada por vários meses ou até mesmo anos. Convém observar que o atraso de um, dois ou três meses na contabilidade pode ser considerado aceitável, muito embora não seja recomendável para

95 94 nenhuma empresa tanto do ponto de vista fiscal quanto administrativo. Levando-se em conta a agilidade e operacionalidade dos sistemas informatizados, este atraso pode ser recuperado em 15 ou 20 dias, em condições normais de trabalho e contando-se com uma boa equipe. Os atrasos superiores a um ano devem ser encarados como um problema a ser resolvido a curto prazo, porque provocam um descontrole geral das informações e comprometem a administração da empresa ATUALIZAÇÃO SIMULTÂNEA DE VÁRIOS MESES ATRASADOS Quando o atraso envolve vários meses, os trabalho exigem um controle rigoroso, mas podem ser atualizados simultaneamente. Para tanto, deve-se processar normalmente as informações de cada m6es, independente da ordem dos lançamentos. Após todo o processamento, devem ser feitas as conciliações e análises das contas a partir do primeiro mês atualizado. Exemplo: meses atrasados março, abril e maio/xx a Lançar os três meses ao mesmo tempo, indicando as datas e o mês correspondente de cada evento ou transação. b Conferir todos os lançamentos e analisar os saldo das contas, iniciando a análise pelo m6es de março. Em nenhuma hipótese analisar os meses de abril e maio antes de concluir as conferências e análises do mês de março.

96 95 c Após concluir as conferências, análises e correções necessárias, processar os balancetes, por ordem; março, abril, maio ADMINISTRAÇÃO DA FASE DE TRANSIÇÃO A fase de transição sempre apresenta alguns problemas que logo são superados com a continuidade dos trabalhos. Esses problemas geralmente decorrem de fatores relacionados com a adaptação ao novo mecanismo de trabalho e, à medida que vão surgindo, são criadas as condições para que eles sejam resolvidos, e entendidos cada vez mais. A fase de adaptação perdura enquanto não se domina o novo sistema o que deve acontecer no prazo aproximado de três meses. Essa fase deve ser vista com naturalidade tanto pelos usuários quanto pelos responsáveis pela implantação dos trabalhos. Para o melhor desempenho possível e obtenção de bons resultados na utilização dos sistemas informatizados, cada usuário deve recorrer sistematicamente ao manual de instruções e ler com atenção todas as informações apresentadas na tela do monitor de vídeo. O sucesso depende do interesse e envolvimento de cada um, o que deve ser acompanhado pelo chefe imediato. Resumo Informativo A implantação da contabilidade informatizada pode ser feita de forma parcial ou integral. Na fase que antecede a implantação, devem ser observados os fatores estruturais que possibilitam êxito na mudança do sistema.

97 96 O mês de implantação é importante para se promover a mudança de sistema, devendo ser evitados períodos que antecedam balanços. A mudança deve ser feita a partir da posição de um balancete ou balanço devidamente conferido e ajustado. As planilhas são utilizadas para dar suporte ou apoio durante os trabalhos de implantação e alimentação dos dados na contabilidade informatizada. É possível atualizar mais de um exercício ou m6es de atraso, ao mesmo tempo, quando se utiliza sistemas multiusuários e multiempresas. A fase de transição deve ser administrada por pelo menos três meses, até o pleno domínio do sistema pelos usuários.

98 97 8. LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR 8.1. FORMAS DE LANÇAMENTOS Os lançamentos devem ser feitos em partidas dobradas, uma vez que este é o princípio mais conhecido e aceito universalmente. Através do método das partidas dobradas, cada lançamento a débito em uma ou mais contas deve ter o crédito no mesmo valor em uma ou mais contas, prevalecendo sempre a igualdade da soma entre os valores lançados a débitos e os valores lançados a crédito. Os lançamentos de partida dobrada, feito através dos sistemas informatizados, são processados de acordo com o layout da tela apresentada pelo computador, não importando a posição das contas, desde que exista uma igualdade entre os débitos e os créditos ESTRUTURA DOS LANÇAMENTOS Para que o lançamento possa produzir as informações necessárias, quando da geração dos diversos relatórios, ele deve ter uma série de elementos que compõem sua estrutura básica, a saber: data do registro; código das contas devedoras e credoras; histórico; valor;

99 98 opção de alteração antes da inclusão definitiva; chave do lançamento. Data do registro: corresponde à data do registro da transação na contabilidade, independente da data em que esta estiver sendo processada ou informada. Assim, se um evento aconteceu em xx, com a documentação constatando aquela data, o registro na contabilidade deve se referir a xx, mesmo que o processamento esteja sendo feito em xx. Considera-se, portanto, data do registro a data de acontecimento do fato contábil e não a data do processamento. Código das contas devedoras e credoras: nos sistemas informatizados, é imprescindível a indicação dos códigos das contas envolvidas na transação. A indicação do código torna mais prático o processamento da informação. A partir dessa indicação, o sistemas identifica e apresenta, no campo próprio, a nomenclatura das contas envolvidas, para fins de conferência e confirmação ou retificação por parte do usuário. Os sistemas devem ter a opção de códigos ou simplificados, para facilitar ainda mais o lançamento. Histórico: todo lançamento deve ter um histórico correspondente à natureza da transação praticada. Os sistemas informatizados estabelecem controles que não permitem que o lançamento passe se o histórico não for informado. Esse bloqueio é para evitar que um lançamento seja registrado no razão ou diário sem o respectivo histórico. Contudo, isso não

100 99 evita que se informe errado ou incompleto. Convém cadastrar os históricos com antecedência, na função específica para esse fim. Valor: não pode existir lançamento sem valor. Os sistemas bloqueiam também os lançamentos que não indicam valor da operação ou transação. Além de não fazer sentido algum, isto confunde em uma eventual consulta ou verificação. O valor é parte integrante e indispensável do lançamento, e deve ser sempre maior que zero e em moeda reconhecida pelo sistema, para que seja possível ele processar a informação. Opção de alteração antes da inclusão definitiva: os sistemas devem proporcionar uma reprodução em tela dos lançamentos efetuados, antes de confirmar a sua aceitação definitiva. Isto tem como objetivo evitar que se faça um lançamento errado e o mesmo não possa ser corrigido no ato. Outros sistemas preferem que a confirmação seja feita com o ENTER, ou seja, a conferência é feita na tela e, estando correto o lançamento, o usuário digita o ENTER. Nesse caso, o sistema não produz o lançamento na tela para conferência, mas sim pede a confirmação daquilo que foi digitado. Nos casos de reprodução em tela para confirmação da exatidão do lançamento, o programa pode emitir uma mensagem do tipo: Confirma a informação acima? (S/N) para sim ou não, ou ainda Confirme as informações com ENTER. Estas opções, em alguns casos, quebram o ritmo do trabalho. Os sistemas podem aceitar o lançamento direto, para posteriormente se feita a conferência, através de um relatório chamado crítica dos lançamentos. Na prática esse processo é mais eficaz, visto que o índice de confirmação do que está correto é muito maior do que as alterações em tela. Assim, é melhor que o sistema não peça a confirmação no ato do

101 100 lançamento, tornando o processo mais dinâmico. Esta conferência deve ser feita ao final dos trabalhos e, de preferência, por outra pessoa, não por aquela que efetuou os lançamentos, considerando um princípio que, na prática, tem se mostrado verdadeiro: quem faz um trabalho não deve conferi-lo porque tem menos chances de visualizar o próprio erro. Chave do lançamento: a chave do lançamento é um código atribuído de forma aleatória pelo sistema que possibilita futuras consultas, alterações e exclusões dos lançamentos já processados. Além disso, esse código possibilita a identificação do usuário que efetuou o registro no sistema. Ao consultar o lançamento, através da chave ou código, o sistema deve apresentar na tela todos os dados relativos a ele, indicando ainda o dia, a hora e por quem ele foi processado. Essa é também uma forma de segurança que os sistemas adotam para evitar o uso doloso por parte de algum usuário. Existe também a opção de rateio dos lançamentos por centro de custo, quando um mesmo lançamento de receita ou despesa pode ser atribuído a vários centros de custo. Somente os sistemas gerenciais oferecem esta alternativa, que é muito utilizada por empresas comerciais e industriais de grande porte. Havendo a necessidade de se fazer rateio por centro de custos, as contas de resultados devem ser cadastradas com essa opção, indicando-se o percentual e rateio correspondente a cada centro de custo PROCESSAMENTO DOS LANÇAMENTOS O processamento do lançamento pelo sistema é feito de forma simultânea para os diversos relatórios ou arquivos de dados. No momento em que o usuário digita a tecla

102 101 ENTER, o sistema processa as informações, distribuindo-se para vários destinos. Assim, a mesma informação vai para o razão, diário, balancete, fluxo de caixa, relatório gerencial etc. Isso dispensa a repetição de lançamento em várias fichas ou formulários, como acontecida nos sistemas mecanizados. Apesar de muito raro, é possível acontecer algum erro de processamento e uma informação não chegar a todos os destinos determinados pelo programa. Isso poderá implicar em divergências quando da conferência entre o balancete e o razão, com grande dificuldade para ser descoberto. Daí a importância dos sistemas serem mantidas e atualizados ou pelos especialistas da área de suporte da empresa ou pelo fornecedor. O processamento dos lançamentos pode ser feito da seguinte forma: a Em lotes (batch): procedimento utilizado para se processar as informações através de planilhas ou lotes de dados, dentro ou fora da empresa. Se a empresa tem um núcleo de informática, os setores enviam os lotes de documentos ou de planilhas contendo informações que deverão ser processadas e devolvidas para futuras conferências em cada setor de origem. Da mesma forma, se ela se utiliza de uma empresa de prestação de serviços, as informações são encaminhadas através de lotes de planilhas para serem processadas, evitando a remessa dos documentos originais. Em outras situações, o processamento em lotes pode ser aplicado para se alimentar informações da mesma natureza, tais como: faturas, contas a pagar, folhas de pagamentos, processos de pagamentos etc. Nos bancos, por exemplo, os cheques são processados e arquivados em lotes porque isto facilita a microfilmagem e guarda.

103 102 b Em linha (on-line); processamento feito quando o usuário acessa um computador que está em linha direta com o sistema. Geralmente se considera que o sistema é on-line quando se pode acessar a CPU a qualquer momento, seja em rede local ou remota, sem, contudo, se obter retorno imediato da informação processada. Um exemplo prático é o caso de uma empresa que alimenta suas informações através de um terminal ligado a um computador central, para posteriormente receber os relatórios. c Tempo real (real-time): é o processo mais utilizado atualmente e consiste no acesso e utilização plena do sistema através de terminais, com o retorno da informação em tempo real. A movimentação das contas bancárias dos estabelecimentos interligados em rede nacional é um exemplo bem característico dessa forma de lançamento: o correntista faz um depósito e no momento seguinte consulta o saldo ou solicita um extrato de sua conta, no qual já consta aquele depósito feito muito antes. Os sistemas de contabilidade gerencial só devem ser utilizados em tempo real, para possibilitarem o melhor aproveitamento possível dos seus recursos. Além da contabilidade, outras áreas devem estar acessando sistemas em tempo real, como é o caso da tesouraria, para controlar as contas bancárias, o almoxarifado para controlar os estoques, e o contas a pagar e receber, para controlar as obrigações e direitos da empresa CONTROLE DE LANÇAMENTOS O controle dos lançamentos deve ser feito através do uso de uma senha de acesso individual, definida por todo usuário no ato de seu cadastramento. Além desse controle,

104 103 o chefe deve estabelecer restrições a determinadas operações, como zeramento das contas de resultado, alteração e exclusão de contas, emissão dos relatórios definitivos etc. Os balancetes já processados e conferidos devem ser imediatamente bloqueados pelo supervisor ou chefe, impossibilitando alterações sem prévia autorização. O bloqueio é feito através de um código de operação existente no sistema, que não permite que qualquer lançamento seja processado no mês-bloqueado. Esse procedimento deve ser adotado mês a mês, à medida que os balancetes vão sendo concluídos. Se houver necessidade, eles podem ser desbloqueados a qualquer momento. Isso evitará erros involuntários que possam prejudicar os trabalhos, especialmente no último mês do ano, no caso, dezembro, quando deverão ser redobrados os cuidados para o encerramento do balanço.

105 104 CONCLUSÃO Através deste trabalho vimos o avanço da contabilidade por meio da informática, é a fase atual, com a escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os microcomputadores como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos. A partir da década de 80, houve um enorme crescimento no uso e disseminação dos micros, juntamente com os sistemas informatizados ligados ás áreas administrativa, comercial, contábil e financeira das empresas. Daí vem o novo perfil do contador, ele deixa de ser o guarda-livros e passa a atuar mais gerencialmente. A profissão de contador é considerada muito trabalhosa, por causa das complexidades criadas pelos governantes para controlar as operações das grandes empresas e cobrar impostos decorrentes dos lucros de suas atividades. O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores importantes, como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão gerencial. Atualmente os contadores, analisam mais do que executam e dedicam boa parte do seu tempo a leitura de informações relacionadas com suas atividades, principalmente as mudanças na legislação do Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas, e é graças a essa atual contabilidade informatizada que estamos obtendo êxito em diversas áreas relacionadas com a atividade da empresa, não ficamos mais presos a área contábil.

106 105 BIBLIOGRAFIA CORNACHIONE JUNIOR, Edgard Bruno. Informática para as áreas de contabilidade, administração e economia. São Paulo: Atlas, SA., A. Lopes de. Revolução informática e contabilidade. In: R. bras. Contab. Brasília. v. 24 nº 92. p mar.-abr.1995 CONFERÊNCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDADE (20.: 1993: SÃO DOMINGOS. D.N). Anais... São Domingos: CENAPEC p. CORNACHIONE JUNIOR, Edgard Bruno. Das bases de sustentação da contabilidade e da informática. São Paulo: FEA/USP p. Tese (Mestrado), Universidade de São Paulo. QUEIROZ, Benedito Florêncio de. Obrigatoriedade de escritórios modelo de contabilidade e informática nas escolas do 3. grau de ciências contábeis. In: R. bras. Contab., Brasília., v. 19. n. 70. p. 17. jul. set SA., A. Lopes de. Informação e explicação: informática e contabilidade. In: R. bras. Cont., Brasília, v. 27. n p , set. Out. 1998

107 106 ÍNDICE INTRODUÇÃO 7 1. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE Procedimento mecanizado Procedimento informatizado Novo perfil do Contador Visão Gerencial IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA PARA AS EMPRESAS E PARA A CONTABILIDADE Informática nas Pequenas e médias Empresas Informática nas grandes empresas Importância da informática para a contabilidade PROGRAMAS E SISTEMAS O que é um programa O que é um sistema Sistemas existentes no mercado Sistemas mono-usuários Sistemas multiusuários Sistemas abertos Sistemas fechados Sistemas monoempresa Sistemas multiempresa Substituição de sistemas REDES E INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS Que é uma rede Redes locais e remotas Como funcionam as redes 40

108 Vantagens e desvantagens das redes Contabilidade on-line e off-line Áreas de integração Vantagens e desvantagens da integração Controles das áreas integradas ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DAS CONTAS Grupos Títulos Códigos Níveis Natureza do saldo CADASTRO E CONSULTAS Cadastro do elenco de contas Inclusão de Contas Cadastros de eventos ou transações Como utilizar o cadastro de eventos Eventos diários e mensais Dados para o cadastro de eventos Cadastro de históricos padronizados Histórico padrão Histórico livre Cadastro e controle dos usuários Usuários do sistema Cadastro dos usuários/senhas Habilitações / Restrições Consultas Consultas ao Plano de contas e elenco de contas Consulta de relatórios IMPLANTAÇÃO DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA Saída do sistema mecanizado para o informatizado 87

109 Implantação dos saldos das contas do novo sistema Utilização das planilhas Vantagens do uso da planilha na contabilidade Desvantagens do uso da planilha na contabilidade Contabilidade atrasada: como proceder Atualização simultânea de vários meses atrasados Administração da fase de transição LANÇAMENTOS CONTÁBEIS POR COMPUTADOR Formas de lançamentos Estrutura dos lançamentos Processamento dos lançamentos Controle de lançamentos 102 CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA ÍNDICE FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR

110 109 FOLHA DE ASSINATURA DO AUTOR 1. INSTITUIÇÃO 1.1. Razão Social Universidade Candido Mendes 1.2. Endereço Rua Conde de Bonfim, Tijuca 1.3. Aluno Abel Gonçalves Domingues Matrícula: Rio de Janeiro, 30 Junho de 2003.

111 110 FOLHA DE AVALIAÇÃO UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO FINANÇAS E GESTÃO CORPORATIVA Data da Entrega: / / Auto Avaliação: Avaliado por: Grau: Rio de Janeiro, de de.