O caso prático do CHLN

Transcrição

1 Rastreabilidade e Report de Consumos Dispositivos Médicos em Ambiente Hospitalar O caso prático do CHLN Nuno Loureiro Junho 2016

2 Agenda 1. Âmbito 2. Objetivos Gerais e Específicos 3. Intervenientes no Projeto 4. Pontos de Partida Identificação de DM s e Processo 5. Solução Overview e Passos Operacionais 6. Resultados e comparação com objetivos propostos 7. Valorização de Benefícios 8. Necessidades e Ensinamentos 9. Conclusões

3 1. Âmbito Efectuado em ambiente hospitalar do Serviço Nacional de Saúde Universo de Dispositivos Médicos (DM s): Cardiologia (750 referências) Da recepção (Logística) do dispositivo, à sua utilização no paciente (Serviços)

4 2. Objetivos Objetivos Gerais Garantir a Rastreabilidade dos Dispositivos Médicos na cadeia de abastecimento interna do CHLN; Comprovar viabilidade técnica da utilização identificação GS1 (GTIN*) para reportde CDM Objetivos Específicos Determinar nível de marcação GS1 real, nos DM s considerados no projecto Simplificar o report hospitalar da utilização DM s Avaliar necessidades, impactos e custos, para integração nos sistemas de informação hospitalares * GTIN Global Trade Item Number

5 3. Intervenientes no Projeto Rastreabilidade E Report

6 4. Pontos de Partida para o Projeto (Identificação e Codificação) Código Barras: GS1-128 (01) (17) (21) (01) GTIN* <=> Ref.ª Fornecedor e CDM (10) Lote ou (21) N.º Série (17) Validade Grau de implementação de marcação GS1** >85% * GTIN Global Trade Item Number ** Observações sumárias e estudos (2015)

7 4. Pontos de Partida para o Projeto (Overview do Processo) Fornecedor Dispositivos Médicos Paciente Recepção Armazenagem Preparação Armazém Recepção Armazenagem Preparação Admissão Paciente Cuidados Alta Paciente Serviço Confirmação Retornos Consumos Sala Operação Legenda: Fluxo Informação materiais Fluxo Informação encomenda Encomenda Facturação Administrativo

8 4. Pontos de Partida para o Projeto (Overview do Processo) Fornecedor Dispositivos Médicos Paciente Recepção Armazenagem Preparação Armazém Recepção Armazenagem Preparação Admissão Paciente Cuidados Alta Paciente Serviço Legenda: Confirmação Retornos Consumos Sala Operação Leitor CBs Bidimensionais Impressora Pulseiras c/ CBs Encomenda Facturação Relatório Administrativo Sistema Informação de suporte Interligação aos SI

9 5. Solução (Passos Operacionais do Projeto) Tabelas de Correspondência Verificação de pressupostos marcação AIDC* Elaborar tabelas de correspondência com CDM Alterações ao ERP do Hospital Adaptações ao mestre de artigos Produção de Relatórios Captura Automática de Informação Integração de hardware com SI/ERP** GS1/CHLN SOFTINSA ZETES/SOFTINSA 4 Alterações de Procedimentos Adaptação pontos captura e registo automático Relatórios CHLN/SOFTINSA * AIDC Automatic Identification and Data Capture ** SI/ERP Sistema Informação/Entreprise Resource Planing

10 5. Solução (Passos Operacionais do Projeto) (1/4) TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA Mapeamento códigos CHLN, GTIN, CDM e Refª do Fornecedor - Relatório de existências em SAP - Captura de GTIN em produto físico - Validação de CDM em Plataforma - Carregamento informação em SAP 98,5% GTIN s

11 5. Solução (Passos Operacionais do Projeto) (1/4) TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA Códigos CHLN, iniciais 798 Códigos CHLN, observados no terreno 750* 683 (91,1%) c/ GTINse c/ CDMsmapeados 56 (7,5%) c/ GTINse s/ CDMsmapeados 11 (1,5%) c/ códigos HIBCC e c/ CDMsmapeados Ou seja, 739 (>98,5%) c/ GTINs * Artigos de Cardiologia em Consignação, encontrados nos serviços à data de Julho 2015

12 5. Solução (Passos Operacionais do Projeto) (2/4) ALTERAÇÕES NO ERP DO HOSPITAL Relatórios de Utilização - Gerar em SAP relatórios adequados de Aquisições e Consumos * Artigos de Cardiologia em Consignação, encontrados nos serviços à data de Julho 2015

13 5. Solução (Passos Operacionais do Projeto) (3/4) ALTERAÇÕES NO ERP DO HOSPITAL Rastreabilidade na Entrada de DM (Serviço/Armazém) - Leitura do GTIN no momento da recepção - Integração da informação capturada em SAP - Gerar Movimento de Entrada de Mercadorias

14 5. Solução (Passos Operacionais do Projeto) (4/4) ALTERAÇÕES DE PROCEDIMENTOS Rastreabilidade no Consumo de DM (Sala Operação/Serviço) - Leitura do GTIN no momento da utilização - Integração da informação capturada em SAP - Gerar Pedido de Compra

15 6. Resultados Rastreabilidade de stock

16 6. Resultados Rastreabilidade de stock Rastreabilidade do ciclo Consumo-Encomenda-Entrada

17 6. Avaliação de Resultados OBJECTIVO STATUS EXPLICAÇÕES 1 Garantir a Rastreabilidade dos DM Demonstrado Finalizado para: - Exibição Stock em Consignação; - Exibição ciclo Consumo-Encomenda- Entrada (Percurso) 2 Determinar nível marcação GS1 real nos DM s considerados 98,5% Os restantes 1,5%, corresponderam a produtos com código barras HIBCC 3 Comprovar viabilidade técnica da utilização Identificação GS1 (GTIN) para report de CDM - Foi assegurado o mapeamento imediato da relação única GTIN<->CDM, para mais de 91% dos artigos; - Os restantes 9% correspondem a casos com discrepâncias, que estão a ser despistadas; Demonstrada a capacidade de captura GTIN, para a produção de informação com base CDM 4 Simplificar report hospitalar utilização DM s Capacidade produção automática a partir de SAP e com informação de CDM, de: - Relatório Mensal de Aquisições - Relatório Mensal de Consumos Falta acordo de formato de ficheiros e validação dos conteúdos a reportar, junto e por parte do Regulador 5 Avaliar necessidades, impactos e custos, para integração Sistemas Informação hospitalares Em stand by Após aprovação dos relatórios a entregar ao Regulador, serão iniciadas as tarefas de análise e avaliação detalhada

18 7. Valorização de Benefícios REDUÇÃO CICLO PRODUÇÃO RELATÓRIOS 97% Ciclo Anual: de 120 h para 2 a 4 h (redução dos custos associados a recursos humanos alocados) NOTAS: Atualmente, apenas solicitado um relatório anual relativo a AQUISIÇÕES Atualmente, implica 1 FTE* do Hospital com alocação total, durante 3 semanas OUTROS BENEFÍCIOS QUALITATIVOS Possibilidade relatórios com maior periodicidade Possibilidade relatórios incluindo CONSUMOS Aumento volume informação disponível * FTE Full time equivalent

19 7. Valorização de Benefícios No período de Outubro 2015 a Janeiro 2016 e durante 10 semanas, foram controladas aleatoriamente cerca de 350 entradas. S/ Captura Automática C/ Captura Automática Média 104 seg 58 seg Desvio Padrão 50 seg 6 seg Máximo 220 seg 60 seg Mínimo 40 seg 35 seg WCS** 2,5 min 1 min Sem Recurso a Captura Códigos Barras 2,5 min Com Recurso a Captura Códigos Barras 1,0 min Poupança 60% * Entradas Linhas em Pedido de Compra ** WCS Worst Case Scenario

20 7. Valorização de Benefícios Considerando a captura automática de informação em todas as entradas de materiais: Entradas c/ recurso a Captura (Consignados) Tempo já poupado / entrada 46 Poupança anual (FTE**) 19 dias Entradas s/ recurso a Captura (Não Consignados) Tempo a poupar / entrada 46 Potencial de poupança anual (FTE) 49 dias * Entradas Linhas em Pedido de Compra ** FTE Full Time Equivalent

21 8. Necessidades e Ensinamentos Oportunidade de promover a Boa Prática de requerimento de marcação AIDC (AutomaticIdentificationandData Capture) individualizada na embalagem primária Necessidade de clarificar questões relativamente à atribuição do código CDM Necessidade de proceder à marcação automática (CBs*) de alguns DM s, ao nível das unidades individuais Oportunamente, possibilidade de alargar informação disponível nos relatórios

22 9. Conclusões Os Hospitais são confrontados com a necessidade constante de Reduzir Custos e simultaneamente continuar a assegurar elevados padrões de qualidade nos cuidados de saúde prestados, assim, uma maior rastreabilidade dos dispositivos médicos permitirá ajudar a atingir estes dois objectivos simultaneamente! Benefícios para a Supply Chain (Eficiência e Redução de custos) Redução de níveis de inventário Redução de stocks obsoletos Benefícios para o utente (Rastreabilidade e Segurança) Processo de recall facilitado Registros electrónicos da relação produto/utente mais céleres e eficazes Processo de recall facilitado e mais rápido Combate à contrafacção Processo de gestão de encomendas melhorado Cálculo do custo por paciente mais preciso Redução de erros médicos

23 MUITO OBRIGADO!