SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES

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1 SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES MANUAL PRÁTICO 5.INICIANDO AS OPERAÇÕES E TRABALHANDO COM PROCESSOS Revisão Fevereiro/2017

2 SUMÁRIO 5.1 INICIANDO OPERAÇÕES Acesso ao Sistema Tela Inicial Barra de Ferramentas Menu Principal Controle de processos... 6 A) Botões de Funções em Lote ou Individuais... 7 B) Imagens que identificam a Situação de Cada Processo... 8 C) Paginação de Processo TRABALHANDO COM PROCESSOS Iniciar Processo Exclusão de Processo A) Excluir/Alterar Processo Antes da Inclusão de Documentos B) Processos já Tramitados por outras Unidades Tela do Processo Árvore de Documentos do Processo Botões de Operações com Processo A) Botões - Atuar no Processo B) Botões - Organizar Processo C) Botões - Demais Operações Enviar Processo Receber Processo Atribuir Processo A) Como Atribuir o Processo: B) Informações sobre os Processos atribuídos C) Filtrar Processos Por Usuário Responsável (atribuído) Concluir Processo ou Concluir Processo nesta Unidade A) Na Tela Controle de Processos: B) Pelo Número do Processo: C) Por documento qualquer do processo: Reabrir Processo Gerar um PDF do Processo

3 5.2.10Retorno Programado (Não confundir com Prazo Legal) Inserir Anotações Ciência

4 5.1 INICIANDO OPERAÇÕES ACESSO AO SISTEMA seguintes dados: Na tela de acesso do SEI preencha os campos indicados abaixo com os 1. NOME DE USUÁRIO DA REDE 2. SENHA DA REDE 3. CLICAR EM ACESSAR Clique em lembrar para que o sistema guarde seu nome de usuário, tornando mais rápido o acesso. A senha é de uso pessoal e intransferível. Manter o sigilo da senha é responsabilidade do usuário TELA INICIAL Após o login, o usuário tem acesso à tela inicial do SEI. BARRA DE FERRAMENTAS MENU PRINCIPAL CONTROLE DE PROCESSOS 4

5 Nessa tela, vemos a Barra de Ferramentas, o Menu Principal e o Controle de Processos. A seguir breve apresentação de cada seção da tela BARRA DE FERRAMENTAS No topo de todas as telas do SEI está a Barra de Ferramentas: Confira a descrição de cada item dessa barra: PARA SABER + Abre lista de vídeos elaborados pelo TRF4 que mostram o passo a passo de várias funcionalidades do SEI. MENU Exibe ou oculta o Menu Principal. PESQUISA Recurso de busca rápida. SELEÇÃO DE UNIDADE Informa ao usuário em qual unidade ele está logado e possibilita acessar outras unidades às quais está autorizado a acessar. No Crea-RS a Unidade equivale aos Departamentos. CONTROLE DE PROCESSOS Retorna à tela de Controle de Processos. NOVIDADES Exibe lista com todos os informes internos já divulgados pelo sistema. USUÁRIO Identifica qual usuário está logado. CONFIGURAÇÕES Exibe página com opções de alterar o esquema de cores do SEI. SAIR Sai do sistema MENU PRINCIPAL Na coluna cinza, na lateral esquerda de todas as telas do SEI, aparece o Menu Principal. Nele você encontra os principais recursos de organização do trabalho que o sistema oferece. Para ocultar ou reexibir o menu em qualquer tela do SEI basta clicar na palavra Menu, na Barra de Ferramentas. 5

6 CONTROLE DE PROCESSOS Aqui você pode: visualizar processos abertos na unidade; identificar a situação do processo; filtrar processos por responsável; e realizar operações em lote. Seção principal da tela inicial: BOTÕES DE FUNÇÕES EM LOTE OU INDIVIDUAIS PROCESSOS RECEBIDOS PROCESSOS GERADOS O SEI exibe aqui todos os processos abertos na unidade, divididos em duas colunas: processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado. A lista de processos gerados inclui somente os processos que ainda estão abertos na unidade. Não conseguimos visualizar o que já tramitou. 6

7 A) BOTÕES DE FUNÇÕES EM LOTE OU INDIVIDUAIS ENVIAR PROCESSO Utilizado para tramitar processos para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, seja marcada a opção Manter processo aberto na unidade atual. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial. ATUALIZAR ANDAMENTO Utilizado para incluir uma informação/despacho de andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutórios e explicações de situações. ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS Utilizado para distribuir os processos. Informa que o processo está sob a responsabilidade de um usuário da unidade. INCLUIR EM BLOCO Utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Esse ícone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunião. SOBRESTAR PROCESSO Utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento. CONCLUIR PROCESSO NESTA UNIDADE Utilizado para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada pela unidade. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na pesquisa. ANOTAÇÕES Utilizado para inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo, geralmente orientações internas de trabalho da equipe. PROCESSOS COM CREDENCIAL DE ACESSO NESTA UNIDADE Utilizado para controlar os processos sigilosos (reservado, secreto, ultrassecreto) em que o usuário possui credencial. Visível apenas para usuários que possuam credencial de acesso a processos sigilosos. Para efetuar operações em lote basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação desejada. OPERAÇÕES EM LOTE OU INDIVIDUAIS PROCESSOS 7

8 B) IMAGENS QUE IDENTIFICAM A SITUAÇÃO DE CADA PROCESSO Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra a seguir: LOGIN ENTRE PARÊNTESE Informação do usuário a quem o processo foi atribuído na unidade. PROCESSOS COM NÚMERO EM PRETO Processos com nível de acesso público ou restrito já acessados por algum usuário da unidade. PROCESSOS COM NÚMERO EM VERMELHO : Processos remetidos à unidade, ainda não acessados. PROCESSOS COM NÚMERO EM AZUL Processos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão. PROCESSOS COM FUNDO PRETO Processos com nível de acesso sigiloso já acessado por algum usuário da unidade. Somente são visíveis para usuários com credencial de acesso ao processo sigiloso. PROCESSOS COM FUNDO VERMELHO Processos sigilosos que ainda não foram recebidos/acessados. PROCESSOS COM FUNDO AZUL Processos sigilosos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão. Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones complementa a orientação visual sobre a situação dos processos. RETORNO PROGRAMADO DENTRO DO PRAZO Alerta que o processo remetido para a unidade do usuário está dentro do prazo de retorno programado. RETORNO PROGRAMADO COM PRAZO EXPIRADO Alerta que o processo remetido para unidade está atrasado em relação a seu prazo de retorno programado expirado. ALERTA DE ALTERAÇÃO NO PROCESSO Quando o processo está aberto em mais de uma unidade, alerta que o processo sofreu alguma alteração, como a juntada de um novo documento. Não aparece se a mudança foi feita pela própria unidade. ANOTAÇÃO SIMPLES Ao passar o curso do mouse sobre o ícone, é possível ler a anotação eidentificarseu autor. ANOTAÇÃO COM PRIORIDADE Com funcionamento semelhante à anotação simples, indica prioridade/urgência do processo. VISUALIZAR BASES DO CONHECIMENTO ASSOSSIADAS Alerta que há uma Base de Conhecimento associada ao respectivo processo. CIÊNCIA Alerta que determinado usuário deu ciência sobre o processo/documentos. Não confundir com De Acordo. ASSINATURA Alerta que o documento foi assinado. Quando a caneta estiver amarela: não houve 8

9 acesso ao documento por outro usuário; quando a caneta estiver preta: o documento já foi acessado por outro usuário. Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI informa o tipo de processo e sua especificação (ambos são registrados no momento da abertura do processo). Para acessar o conteúdo de um processo basta clicar sobre o respectivo número. TIPO DE PROCESSO ESPECIFICAÇÃO C) PAGINAÇÃO DE PROCESSO A versão 3.0 do SEI, lançada em 12/2016 e atualmente utilizada pelo Crea-RS, traz a opção de Paginação de Processos acima das colunas Recebidos e Gerados, essa funcionalidade permite que o usuário busque os processos por página quando a unidade estiver com muitos processos abertos. 9

10 5.2 TRABALHANDO COM PROCESSOS INICIAR PROCESSO Para iniciar um processo, clique em Iniciar Processo no Menu Principal. 1. CLIQUE EM INICIAR PROCESSO Abrirá a tela Escolha o Tipo de Processo. Essa tela indicará todos os Tipos de Processos já criados pela sua unidade. Caso sua opção não apareça na lista, clique em Exibir todos os tipos para expandi-la. Nos casos em que o tipo de processo desejado ainda não estiver registrado no SEI, solicitar inclusão à CASI, fundamentando e descrevendo o novo tipo de processo, enviando a solicitação ao Setor de Fluxos Processuais SFPR através de processoeletrônico. 10

11 Caso o tipo de processo não apareça na tela, clique aqui para ver todos os tipos de processos i d SEI Em seguida abrirá uma nova tela onde se devem preencher as informações do processo. Na maior parte dos processos, as informações de preenchimento obrigatório vêm previamente preenchidas. O SEI, por ser um sistema feito por um órgão vinculado ao Poder Judiciário Federal, indica que algumas informações devem ser de preenchimento opcional. Como o Crea-RS é um órgão ligado ao Poder Executivo Federal e o Decreto 8.539/2016 determina em seu artigo 15 que deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade, é recomendável o preenchimento de todos os itens não obrigatórios. 11

12 Vantagens em preencher as informações opcionais: melhorar a organização dos documentos, facilitar a pesquisa por informações, melhorar a gestão documental. Confira as orientações abaixo. PROTOCOLO: Sempre automático. Em alguns casos, ver???, este protocolo será INFORMADO pela CASI. TIPO DO PROCESSO: O preenchimento deste item será automático. Caso haja algum equívoco o Tipo de Processo poderá ser alterado nesta tela. ESPECIFICAÇÃO: Seu preenchimento é muito importante pois acompanha o Tipo de Processo (destaque amarelo) quando colocamos o cursor em cima doum nº do processo na tela de Controle de Processos. Uma descrição objetiva ajuda a identificar imediatamente o objeto do processo, portanto deve-se descrever o mesmo de forma sucinta - principais dados deste processo/resumo. OBJETO DO PROCESSO CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTOS: Esse campo será preenchido automaticamente pelo sistema, em uma classificação provisória 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL. Isso se faz necessário até que o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de documentos do Crea-RS sejam formulados. INTERESSADOS: são pessoas, empresas, instituições, áreas internas, funcionários, objeto da análise do processo. Item que indica o interessado pelo processo. O SEI permite que um mesmo documento tenha vários interessados. OBSERVAÇÕES DESTA UNIDADE (único que poderá ser opcional): Serve para que as unidades possam cadastrar no processo qualquer informação de seu interesse. Esse itemsó pode ser visualizado pela unidade que incluiu a observação. NÍVEL DE ACESSO:A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI. São três os níveis de acesso: público, restrito e sigiloso. Para conhecer melhor e solicitar alteração de nível de acesso (Ver item 8.3). 12

13 Após preencher os campos, salvar o processo. Veja que na tela seguinte, o número do processo aparece à esquerda.ocorre, também, alteração dos ícones da barra de ferramentas (Ver 5.2.3). QUANDO SE TRATAR DE UM NOVO PROCESSO, O SEI FORNECERÁ O Nº ÚNICO EXCLUSÃO DE PROCESSO A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras: O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso; O processo não poderá ter documentos; O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: primeiro deve-se fazer a exclusão de todos os documentos e depois proceder com a exclusão do processo. A) EXCLUIR/ALTERAR PROCESSO ANTES DA INCLUSÃO DE DOCUMENTOS Cometeu um erro no cadastro? Antes que o processo seja enviado à outra unidade, você pode editar/alterar suas informações cadastrais ou até mesmo excluir o processo por completo (ver exceções acima). Você pode fazer isso na Tela do Processo. CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO EXCLUIR PROCESSO, SE ELE NÃO TIVER SIDO ENVIADO A OUTRA UNIDADE. AO SELECIONAR A OPÇÃO CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO, O SISTEMA RETORNA À TELA DE CADASTRO DO PROCESSO. BASTA ALTERAR O QUE ERROU E SALVAR. 13

14 Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade de Pesquisa ou pelo menu Estatísticas da Unidade. B) PROCESSOS JÁ TRAMITADOS POR OUTRAS UNIDADES Para casos de processos abertos indevidamente, que já tenham andamento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada é a de Anexação de Processo (Ver 8.2.3) TELA DO PROCESSO Ao clicar em um dos processos listados na tela de Controle de Processos, acessamos a Tela do Processo. Ela possibilitará ao usuário visualizar seu conteúdo. O lado esquerdo mostra o nº do processo e a respectiva relação de documentos organizados por ordem de autuação (árvore de documentos do processo) e o lado direito mostra os botões de operações com processos. ÁRVORE DE DOCUMENTOS DO PROCESSO BOTÕES DE OPERAÇÕES COM PROCESSOS ÁRVORE DE DOCUMENTOS DO PROCESSO Na Árvore de Documentos do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica. Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único o NÚMERO SEI. Esse número não poderá ser alterado! Abaixo da árvore do processo é mostrada a opção Consultar Andamento. Quando há processos relacionados aparece, também, a opção Processos Relacionados. 14

15 NUMERAÇÃO DE PROCESSO No SEI, a numeração dos processos do Crea/RS será por sequencia anual. NÚMERO SEI Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de documentos apresentaram seus conteúdos aglutinados em pastas, de modo que sempre fiquem visíveis os últimos documentos inseridos. Essa aglutinação não pode ser confundida com Volume de Processo, típico de processos em suporte físico, pois o último não existe em processo eletrônico. O padrão utilizado é de 20 documentos por pasta BOTÕES DE OPERAÇÕES COM PROCESSO 1 Na parte direita da Tela de Processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre: Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado). Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto. Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver). Abaixo descrevemos rapidamente os botões de operações com processos. A fim de apresentar o que será abordado nesse material, elas foram divididas nas seguintes categorias: atuar no processo, organizar processo, demais operações. A) BOTÕES - ATUAR NO PROCESSO 1 Barra de ícones básica. Eventualmente poderão aparecer outros botões, conforme as permissões do usuário logado. Para definição de um ícone que não aparece neste manual, consultar o Manual nº 4 Glossário de Figuras. 15

16 As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente da Tela Controle de Processos (operações em lote). INCLUIR DOCUMENTO Inclui novos documentos (internos e externos) ao processo. INICIAR PROCESSO RELACIONADO Permite vincular virtualmente um processo a outro. CONSULTAR / ALTERAR PROCESSO Oferece consulta e alteração das informações cadastradas na criação (autuação) do processo. Utilizado principalmente quando alguma informação de cadastramento do processo estiver incorreta (exemplo: tipo do processo) e precisar ser alterada. CIÊNCIA Utilizado para que as unidades deem ciência ao processo, dispensando a necessidade de se criar novo documento com esse fim. ENVIAR PROCESSO Tramita o processo para outras unidades. ATUALIZAR ANDAMENTO Inclui no HISTÓRICO DO PROCESSO informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo. ATRIBUIR PROCESSO Atribui a determinado usuário a responsabilidade sobre o processo. ANOTAÇÕES Permite a inclusão de anotações visíveis somente aos usuários da própria unidade. É a versão eletrônica do post-it que se coloca no processo em papel! CONCLUIR PROCESSO (NESTA UNIDADE) Equivale ao ato de encerrar o processo. Caso o processo esteja aberto em mais de uma unidade, encerra as atividades somente na unidade. EXCLUIR Exclui o processo, caso ainda não tenha documentos inseridos nele. Utilizado para o caso em que a unidade criou um processo por engano, sem necessitar de um. Caso necessite somente de correção, utilize o botão CONSULTAR / ALTERAR PROCESSO. ANEXAR PROCESSO Anexa o processo em outro. Tal como anexação nos processos em papel, impede que novos documentos sejam incluídos no processo anexado. SOBRESTAR PROCESSO Atribui aos processos o sobrestamento, que interrompe seus prazos e impede que sejam feitas inclusões de novos documentos ou alterações das minutas existentes. B) BOTÕES - ORGANIZAR PROCESSO 16

17 As três operações elencadas abaixo são importantes para organização do trabalho e das informações processuais. Serão abordadas em detalhes. RELACIONAMENTOS DO PROCESSO Vincula processos entre si. Procedimento distinto da anexação, porque os processos continuam tramitando independentes entre si, apenas mantendo indicação de seu relacionamento na coluna esquerda da tela de processo. INCLUIR EM BLOCO Inclui o processo em um Bloco interno ou em um Bloco de Reunião. ACOMPANHAMENTO ESPECIAL Inclui o processo em grupo de acompanhamento especial, para que a unidade tenha acesso rápido ao processo, mesmo que não esteja mais na unidade. C) BOTÕES - DEMAIS OPERAÇÕES ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA Envia relacionado ao processo, permitindo encaminhar documentos do processo. O passa a ser um documento do próprio processo. GERENCIAR DISPONIBILIZAÇÃO DE ACESSO EXTERNO Liberar acesso ao processo a usuário externo. Envia com link que dará acesso aos documentos do processo. ORDENAR ÁRVORE DO PROCESSO Altera a ordem dos documentos dentro do processo sem alterar a ordem sequencial. É utilizado quando a ordem sequencial do processo prejudica o entendimento do mesmo. Somente o administrador do sistema poderá realizar essa operação. DUPLICAR PROCESSO Gera um novo processo com cópias dos documentos constantes do processo copiado. GERAR ARQUIVO DO PROCESSO (PDF ou ZIP) Na primeira opção, o SEI gera um arquivo em formato PDF com documentos do processo. Na segunda, ele gera uma pasta compactada em formato ZIP. Permite escolher quais documentos. Serve para a extração de informações do SEI. CONTROLE DE PROCESSOS Retorna à tela Controle de Processos (página inicial do SEI) GERENCIAR CREDENCIAL DE ACESSO : Permite que o usuário que recebeu permissão de acesso a um processo sigiloso possa conceder permissão a outro usuário. (Visualizado somente em processos sigilosos) RENUNCIAR CREDENCIAL DE ACESSO : Utilizado para cancelar a credencial de acesso a um processo. Visível apenas aos usuários com credencial de acesso ao processo. (Visualizado somente em processos sigilosos) IMPRIMIR WEB Envia o documento para impressão. 17

18 VERSÕES DO DOCUMENTO Permite saber quantas vezes um documento gerado foi editado, e também recuperar versões anteriores do documento. ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS Permite salvar o documento numa lista de favoritos, para aproveitar seu formato e conteúdo na elaboração de novos documentos no futuro. Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, quando está sobrestado ou quando foi anexado a outro processo, nestes casos apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo, são exibidos ENVIAR PROCESSO Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual (não recomendável). Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo. Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual (recomendável), deixa de ser visualizado na tela de Controle de Processos. Para efetuar o envio do processo para outra unidade, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone Enviar Processo. ENVIAR PROCESSO conforme segue: A tela abaixo abrirá automaticamente, deve-se preencher os dados do envio 18

19 PROCESSOS: Selecionar o processo a ser enviado. Pode-se enviar mais de um processo ao mesmo tempo. UNIDADES: incluir as unidades para as quais o processo deve ser enviado. O sistema permite acesso paralelo ao processo por diferentes unidades. MANTER O PROCESSO ABERTO NA UNIDADE ATUAL: ao selecionar essa opção, o processo ficará aberto na unidade, ou seja, o usuário ainda poderá trabalhar no mesmo. Se o usuário deseja somente poder consultar o processo, não há necessidade de mantê-lo aberto. A consulta pode ser feita em funcionalidades de pesquisa ao processo (Ver 8.4.6) ou em Acompanhamento Especial (Ver 8.4.3). REMOVER ANOTAÇÃO: ao selecionar essa opção, o sistema remove as anotações específicas da Unidade (post-it). Essas anotações são visíveis somente para a unidade geradora do processo. RETORNO PROGRAMADO: caso exista um prazo para o processo retornar à unidade geradora (Ver 8.1.5). Não confundir com prazo legal. Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar. É possível enviar vários processos para uma unidade clicando na caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela Controle de Processos e selecionando o ícone Enviar Processo (na mesma tela). Esse trâmite não é possível quando os processos selecionados têm destinos distintos. Não há necessidade de se gerar um documento de despacho/folha de encaminhamento toda vez que um processo for enviado. Somente utilizar documento semelhante quando houver necessidade de destacar algo que aconteceu ou deve ser dada maior atenção pela unidade subsequente. 19

20 5.2.5 RECEBER PROCESSO No SEI, o processo não precisa ser recebido, pois ele entra automaticamente na unidade após ser enviado pela unidade anterior.o registro de que usuário teve o primeiro acesso ao processo na unidade destino é visualizado no Andamento do Processo que indica a hora,a unidade e o login do usuário que acessou o processo ATRIBUIR PROCESSO É possível a atribuição do processo para um usuário específico dentro da unidade em que o processo está aberto, essa atribuição não impede a edição por outro usuário da mesma unidade. Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem como devido login em destaque, ao lado do número do processo. A) COMO ATRIBUIR O PROCESSO: Clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos a serem atribuídos (Tela de Controle de Processos ). Depois, deve ser clicado o ícone Atribuição de Processo. Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do campo Atribuir para. As informações devem ser salvas. CLICAR 20

21 B) INFORMAÇÕES SOBRE OS PROCESSOS ATRIBUÍDOS Ao Clicarem Ver processos atribuídos a mim na tela Controle de Processos ficam visíveis apenas os processos atribuídos ao usuário logado. Caso não haja nenhum processo atribuído ao usuário, a tela não apresentará nenhum processo. Para voltar à tela anterior, basta clicar em Ver todos os processos. Para saber como está a distribuição dos processos da unidade basta clicar no login do usuário na tela de Controle de Processos. Ainda nesta tela é possível redistribuir os processos atribuídos ao usuário, basta seguir os mesmos passos que são utilizados para Atribuir Processo. Embora seja possível atribuir vários processos por vez, só é possível atribuir o processo para um usuário de cada vez. Processos com o número em vermelho não possuem atribuição por que o sistema não permite que sejam atribuídos processos durante o envio de uma unidade para a outra, exceto, no caso de processos sigilosos. C) FILTRAR PROCESSOS POR USUÁRIO RESPONSÁVEL (ATRIBUÍDO) Com a Atribuição de Processo o SEI permite observar qual usuário é responsável por um processo. CLIQUE NO NOME DE USUÁRIO PARA VER PROCESSOS ATRIBUÍDOS 21

22 Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo. Ao clicar no nome de usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele. PROCESSOS ATRIBUÍDOS AO USUÁRIO É possível também ver a lista de processos atribuídos a você pelo link Ver processos atribuídos a mim CONCLUIR PROCESSO OU CONCLUIR PROCESSO NESTA UNIDADE Um processo pode ser concluído na unidade por dois motivos: A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma ação a ser tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto em outras unidades. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto. 22

23 O processo que já alcançou o seu objetivo em todas as unidades deverá ser concluído na última unidade em que esteja aberto, e então será considerado arquivado. A) NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS: Para concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa de seleção dos processos desejados na tela Controle de Processos, clicar no ícone Concluir Processos Nesta Unidade. B) PELO NÚMERO DO PROCESSO: Clicar no número do processo, efetuar a conclusão, selecionar o ícone Concluir Processo e confirmar a operação. C) POR DOCUMENTO QUALQUER DO PROCESSO 2 : Clicar em qualquer documento da Árvore do Processo, selecionar o ícone Concluir Processo e confirmar a operação. É fundamental que os processos cujas ações já foram finalizadas sejam concluídos. Caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opção Manter processo aberto na unidade atual, possui o mesmo efeito da conclusão do processo para a unidade que efetuou o envio. Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo(ver 8.4.6) REABRIR PROCESSO É permitido reabrir um processo concluído, sem necessidade de requisição, por meio do ícone Reabrir Processo (Tela do Processo). Para buscar o processo pretendido deve-se inserir o número ou descrição do mesmo na Pesquisa (Tela Controle de Processo ), caso a pesquisa desta tela não 2 Funcionalidade incluída na versão

24 encontre o processo, poderá ser feita pela Pesquisa do Menu Principal onde a busca por processos é avançada. Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação (Reabrir Processo) é efetuada. Caso contrário, deverá ser reaberto para outra unidade por onde tramitou. Todas as unidades, por terem permissão de protocolo dentro do SEI, poderão incluir peças (documentos) ao processo concluído, para isso ao encontrar o referido processo terão que: a) Clicar no nº do processo; b) Clicar em inserir documento (documento externo); c) O primeiro campo de preenchimento do Tipo de Documento apresentará uma tela que solicita que a unidade que está recebendo os referidos documentos indique em qual unidade, por onde o processo já passou, esse processo deverá ter andamento; Ex.: Um processo criado na Unidade de Serviço de Atendimento é enviado ao Setor de ART e Acervo Técnico. Ao analisar o processo o Setor de ART e Acervo Técnico identifica que faltaram documentos, envia ao solicitante para que providencie a regularização do processo e o mesmo não responde. Após algum tempo o Setor resolve concluir esse processo por falta de resposta do solicitante. Passam-se alguns dias e o solicitante resolve entregar a documentação solicitada, vai à uma Inspetoria e indica que essa documentação pertence ao processo de nº tal. A Inspetoria faz abusca pelo nº do processo, verifica que só aparecem algumas funcionalidades isso indica que a Inspetoria não fez parte do trâmite inicial e por essa razão não poderá trabalhar no processo, mas conseguirá incluir a documentação apresentada, seguindo os passos acima indicados. Ao receber esse documento a Inspetoria, além de incluir a documentação, deverá reabri-lo em uma das unidades por onde ele tramitou: Setor de Atendimento ou no Setor de ART e Acervo Técnico. O prudente é que a Inspetoria indique que o processo deverá ser reaberto na unidade que o concluiu, ou seja, para o Setor de ART e Acervo Técnico. 2.9 GERAR UM PDF DO PROCESSO Por meio do ícone Gerar Arquivo do Processo ( Tela do processo ) é 24

25 possível converter um processo em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter. O sistema não converterá formatos de imagem, som, arquivos compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades RETORNO PROGRAMADO (NÃO CONFUNDIR COM PRAZO LEGAL) É uma funcionalidade que permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta a uma demanda da unidade remetente. Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data de devolução, preenchendo o campo Retorno Programado e clicando em enviar. O ícone Retorno Programado fica visível para a(s) unidade(s )de destino do processo. Ao passar o cursor sobre ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade responsável pela operação. A medida que o prazo vai diminuindo,o ícone muda de cor vermelha > indicando a proximidade do vencimento. A funcionalidade não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no prazo. No entanto, não é permitida a conclusão do processo ou o envio para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, pois o remetente do processo solicitou que o mesmo retorne àquela unidade. NÃO COLOQUE RETORNO PROGRAMADO SE O PROCESSO NÃO PRECISAR, OBRIGATORIAMENTE, VOLTAR PARA SUA UNIDADE! É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção Retorno Programado no menu principal -tela Controle de Processos. 25

26 O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário estarão sinalizados os dias com marcação de retorno. Em amarelo as datas com retorno a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida, e em vermelho as datas com retornos programados em atraso. Também é possível navegar nos meses e anos, para tanto o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário, há a opção Ver todo o mês que mostra os retornos previstos para o mês. O SEI organiza as informações em duas tabelas: a) Processos para Devolver traz a relação de processos enviados por outras unidades, que aguardam uma ação específica e deverão ser devolvidos dentro de um prazo determinado; b) Processos aguardando retorno de outras unidades -tabela que traz listados os processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno. Nesta tabela também é possível, excluir ou conceder mais prazo para o atendimento da demanda INSERIR ANOTAÇÕES São de livre preenchimento e uma mesma anotação pode ser inserida em vários processos concomitantemente. Também é possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio do ícone e a cor mudará para vermelho. 26

27 A anotação só é visível para a unidade que a gerou. Significa que quando um processo é enviado, de uma unidade para a outra, ela não fica visível até que o processo seja devolvido. Caso não seja desejável que ela volte a aparecer, é necessário selecionar a opção na tela Enviar Processo. Para inserir a anotação, deve-se: a) Clicar na caixa de seleção ao lado no número do processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção. b) Deve-se clicar o ícone anotações. O sistema abrirá a tela de mesmo nome. c) No campo "Descrição" deverá ser inserido o texto pretendido. d) Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa de seleção Prioridade abaixo do campo Descrição e salvar as informações. Ex. de uso: Utilizar a anotação para visualizar você e os colegas de sua unidade visualizarem que o processo tem prazo legal; Utilizar a anotação para avisar ao colega da mesma unidade que há um documento pendente para que ele assine, visualize, dê seu parecer CIÊNCIA A ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, quando não é necessária a assinatura. É muito útil nos casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunião. Para dar ciência no processo: o usuário deverá selecionar o número do 27

28 processo e clicar na opção Ciência da barra de ferramentas do processo. Para dar ciência no documento: o usuário deverá acessar o processo e em seguida selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do documento, clicar na opção Ciência. Ao atribuir ciência a um documento, automaticamente é atribuída ciência ao respectivo processo. Ao clicar no ícone que conferiram o documento., é possível verificar os usuários É NECESSÁRIO TOMAR CUIDADO PARA NÃO DAR CIÊNCIA EM DOCUMENTO EQUIVOCADAMENTE. O SEI NÃO PERMITE CANCELAR OU ANULAR A CIÊNCIA. NÃO CONFUNDIR CIÊNCIA COM DE ACORDO DUPLICAR PROCESSO Usado quando há a necessidade de utilizar os documentos de um processo com o modelo de outro processo. Não se confunde com uma cópia do processo porque, ao serem duplicados, os documentos perdem as assinaturas. O sistema gera um novo número para o processo duplicado assim como gera nova numeração para os documentos. Todas as assinaturas e ciências são perdidas. O sistema duplica documentos externos, mas não duplica s que fazem parte da árvore de documentos do processo e minutas de outras unidades (as minutas produzidas na unidade que efetua a duplicação são duplicadas). Para duplicar um processo, basta: a) Selecionar o processo a ser duplicado, clicar no ícone Duplicar processo (tela do processo). b) O sistema abrirá a tela Duplicar Processo. A tela contém um campo para preenchimento do nome do interessado e uma planilha préselecionando todos os documentos que poderão ser duplicados. c) Devem-se selecionar os documentos que serão duplicados ou manter 28

29 a pré-seleção com as duplicações possíveis. d) Clicar em duplicar. O processo só será duplicado quando estiver na unidade, para processos enviados a outras unidades a funcionalidade não existe. Duplicar somente os documentos que seguem a ordem do processo que se pretende gerar com a duplicação, caso necessite incluir algum documento no meio dos documentos duplicados essa funcionalidade não é recomendada. 29