República de Moçambique Ministério da Educação. Guião de Planificação de Aquisições Procurement

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1 República de Moçambique Ministério da Educação Guião de Planificação de Aquisições Procurement 2012

2 1. Apresentação O presente guião foi elaborado pela Direcção de Administração e Finanças com o objectivo de fornecer a todas as instituições e estruturas que compõem o MINED, um instrumento de trabalho que possa apoiar e reforçar o processo de planificação de procurement em cada uma das diversas áreas de actividade. Neste sentido, os gestores e funcionários do MINED em geral passam a dispor de um conjunto de indicações de utilidade prática, como meio de alcançar um patamar superior na planificação de procurement, contratando obras, bens e serviços da melhor qualidade por um menor preço (value for money), em perfeita sintonia com os princípios estabelecidos pelo Decreto n.º 15/2010. O presente guião contém, pois, os seguintes elementos: Fluxograma de processo de planificação, documento que identifica as etapas do processo de planificação das aquisições (procurement); Matriz dos papéis e responsabilidades de cada interveniente no processo de procurement; Calendário de planificação de procurement contendo prazos para cada etapa; Descrição das diferentes categorias dos objectos a adquirir - Obras, Bens e Serviços; Descrição dos diferentes métodos de procurement; Descrição do sistema de arquivo; Anexo 1: Modelo de um plano básico de procurement de obras, bens e serviços; Anexo 2: Modelo da ficha de requisição para iniciar acções e processos de aquisição; 1.1. Integração dos Processos da Planificação do PES, PdA e Procurement Os processos de desenvolvimento do Plano de Actividades (PdA) e do Plano de Procurement são alinhados, devendo aqueles estar em sintonia com o respectivo Plano Económico e Social (PES). Espera-se que o reforço do processo de planificação resulte na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao cliente e aos utilizadores. A responsabilidade de apresentação do Plano de Aquisições do MINED cabe à UGEA, de modo a facilitar a consolidação dos diferentes planos. Em caso de dúvida, não hesite em contactar a Direcção de Administração e Finanças DAF, ou a respectiva Unidade Gestora de Aquisições do Estado UGEA, em funcionamento no mesmo local. Pessoa de Contacto: Tel: Pessoa de Contacto: Tel: 2

3 2. Fluxograma do Processo de Planificação de Procurement Intervenientes do DAF Julho / Agosto Novembro / Dezembro Dezembro Ano seguinte 3

4 3. Matriz de Papéis e Responsabilidades Cada estrutura integrante do MINED prepara um Plano de Procurement anual acompanhado pela correspondente estimativa financeira, designada por Plano anual de Orçamento. A planificação corresponde ao ano civil, escalonando-se de Janeiro a Dezembro. O Plano de Procurement é composto por: 1. Lista completa de itens a serem adquiridos, seu custo estimado e razão da aquisição; 2. Lista das obras públicas a serem realizadas, sua localização e custo estimado; 3. Lista dos serviços de consultoria e necessidades de formação e seu enquadramento; 4. Custo estimado de cada pacote, o método de procurement a ser utilizado, indicação de que está ou não sujeito a prior review; 5. Definição do timing para as principais fases ou passos do processo de aquisição. Por forma a sintetizar os papéis e responsabilidades de cada um neste processo, deixamos-vos a seguinte tabela: Papéis / Acções Cliente / Interveniente Responsabilidades DAF/UGEA Plano de Procurement Desenvolver Controlar Processo de Procurement (Requisição) Lançamento e gestão do concurso Recebimento das obras, bens e serviços executados 1. Preparar as requisições; 2. Elaborar as especificações Recepção, contabilização e controlo 1. Avaliar e aprovar as requisições: 2. Iniciar o processo de procurement Organização e controlo do processo Verificação e pagamento 4

5 3.1. Papéis e Responsabilidades: DAF: Facultar a capacitação necessária aos clientes de modo a permitir a elaboração efectiva e eficiente do plano de procurement; Desenvolver um guião para auxiliar o bom desempenho dos clientes; Proporcionar capacitação em matéria de requisição de procurement; Dispensar formação geral sobre o regulamento de contratação em vigor e as questões essenciais de procurement. Executar todas as acções de procurement tal como estabelecido pelo Decreto 15/2010, sua legislação subsidiária e instruções da UFSA, bem como, quando aplicável, nos termos dos procedimentos em vigor do Banco Mundial; Intervenientes: Assegurar que todas as exigências estabelecidas são observadas; Prestar serviços e assistência técnica de qualidade; Assegurar a entrega e pagamentos depois da devida verificação; Monitorar o procurement no ambito de um regime progressivamente descentralizado. Assimilar o Plano de Procurement e ter consciência da importancia da requisição para o planeamento; Melhorar o entendimento sobre as várias categorias: Bens, Serviços, Obras e Consultorias; Seguir o processo esboçado neste Guião; Trabalhar em colaboração com a DAF de modo a optimizar os resultados; Fornecer ao DAF informação de retorno sobre as lições aprendidas. Consideram-se aqui intervenientes todas as estruturas integradas no MINED que participam na elaboração do PES e do PdA. 5

6 4. Calendário de integração de procurement com o PdA Este é um processo longo, com início no final do primeiro semestre, a nível sectorial, indo até Setembro quando o plano de procurement assume a sua forma provisória. Daí até ao fim do ano tem lugar o processo dinamico que irá culminar na sua aprovação formal. Ainda que não constituindo uma nova tarefa, é sempre oportuno reforçar o facto de que os processos de planificação e de procurement aqui referidos requerem, para a plena execução das actividades identificadas no PdA, que os intervenientes especifiquem com clareza e precisão quais as obras, bens e serviços que requerem. De modo a assegurar o adequado grau de eficácia é indispensável a integração do processo de planificação de procurement com os congéneres processos de preparação do PES e PdA. Assim, sublinhe-se que as etapas e o cronograma do desenvolvimento do PES, PdA e Plano de Procurement são as seguintes: Actividade Output Data Limite Responsabilidade Identificação das aquisições do ano seguinte e início da preparação do PES Mapa de aquisições dividido pelas três categorias: bens, obras e serviços 15 de Junho Cada Área / Cada Projecto Finalização dos Planos de Bens e Serviços Planos de Procurement de Bens e de Serviços Provisórios 1 de Setembro UGEA Finalização do Plano de Obras Plano de Procurement de Obras - Provisório 15 de Setembro UGEA Preparação dos Planos de Procurement e de Orçamento Draft completo dos planos e orçamento preparados pelas áreas e submetidos à Direcção para revisão 15 de Outubro UGEA com apoio de cada Área / cada Projecto Início da preparação do PdA 15 de Outubro UGEA Revisão dos Planos de Procurement, Orçamento e do PdA Planos finais revistos submetidos pelas áreas, em resultado dos debates e correcções conjuntas 15 de Novembro UGEA / Direcção / Coordenação de Projecto Consolidação do Plano de Procurement e Orçamento Plano de Procurement com nº de ref.ª PdA e Orçamento consolidado enviados para aprovação superior 15 de Dezembro UGEA / Direcção / Coordenação de Projecto Aprovação Formal do Plano de Procurement e Orçamento Plano de Procurement e Orçamento anual formalmente aprovados e feita comunicação ao Banco Mundial e parceiros 15 de Janeiro OBS.: Vide modelos do plano de Procurement in páginas 10 a 12 6

7 5. Tipologia dos objectos a adquirir Esta secção irá auxiliar o correcto preenchimento da coluna 4 do plano de procurement (MEC-01), bem como das requisições de aquisição (MEC-2). O método de procurement a ser adoptado encontra-se ligado à categoria e ao valor da obra, bem ou serviço a ser adquirido. Por isso é importante determinar correctamente a categoria e subcategoria dessas mesmas obras, bens e serviços. O Regulamento de Contratação de Empreitadas de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado, promulgado pelo Decreto n.º 15/2010, deu continuidade à estruturação do procurement iniciada pelo seu predecessor (Decreto n.º 54/2005) em três categorias principais: a) Obras b) Bens c) Serviços Para facilitar a compreensão, o MINED subdividiu estas três grandes categorias em subcategorias como se segue: Obras Bens Serviços Reparações Nova Pequena Construção Nova Grande Construção Veículos e relativos ao Transprte Equipamento de Tecnologia de Comunicação e Informação Mobiliário e Objectos relacionados Consultorias Pequenos Serviços Logistica e Serviço de Transporte Desenho e Arquitectura Material Educativo Manutenção de Edificios Outros Material de Escritório Outros Protocolo e Aprovisionamento Outros Assinale-se que a Lei subdivide expressamente os serviços de consultoria dos demais serviços, o mesmo acontecendo com a regulamentação internacional de procurement, nomeadamente, com as Guidelines do Banco Mundial. 7

8 6. Modalidades de Procurement Depois dos intervenientes determinarem a categoria e a subcategoria de obras, bens ou serviços necessários, o passo seguinte do processo consiste em identificar qual a modalidade de procurement a adoptar. Neste sentido, a presente secção irá auxiliar a identificar e determinar a modalidade específica aplicável. O Decreto n.º 15/2010 define os princípios gerais e estabelece os regimes aplicáveis na aquisição de obras, bens e serviços a prestar ao Estado. O Guião, para além de indicar o âmbito da sua aplicação, descreve no quadro abaixo os regimes estabelecidos por lei: a) Regime Geral Este é a modalidade normal de procurement, a qual tem por figura central o concurso público. O processo é regulado pelo Decreto n.º 15/2010. Em certos casos, onde o concurso público se mostra inadequado ou não produz os resultados desejados, a lei oferece a possibilidade de usar regimes diferentes, nomeadamente, o especial e o excepcional. b) Regime Especial Este é o regime de procurement que recorre a normas e procedimentos diversos da legislação nacional, entre as quais se contam os parceiros internacionais e, em particular, o Banco Mundial. c) Regime Excepcional Este é o regime de procurement que se utiliza sempre que apresenta uma situação em que o Concurso Público não seja a forma mais conveniente de satisfação do interesse público. Uma vez seleccionada uma determinada categoria de acordo com a secção 5, poder-se-á estabelecer a modalidade aplicável em função dos critérios constantes da página seguinte. 8

9 6.1. Modalidades de Contratação Critérios Obras Bens Serviços Regime Geral < MTN - Ajuste Directo Ajuste Directo < MTN Ajuste Directo < MTN - < MTN - - < MTN Concurso Limitado Concurso Público Concurso Limitado Concurso Público Concurso Limitado Concurso Público Regime Excepcional Complexidade dos requisitos de qualificação e custo das propostas As especificações não podem ser previamente definidas com precisão Prévia Qualificação Prévia Qualificação Prévia Qualificação Duas Etapas Duas Etapas Duas Etapas Até ,00 MT (bens e serviços) - Limitado Limitado Até ,00 MT para obras Limitado - - Até ,00 MT (bens e serviços) Pequena Pequena Até ,00 MT (obras) No caso de: * existir um único fornecedor ou por uniformidade da prestação * situação de emergência * guerra/perturbação da ordem * concurso anterior deserto por falta ou desclassificação dos concorrentes * objecto da contratação respeitar à defesa e segurança, ou ao SISE * abastecimentos quando em locais diversos da nacionalidade * o valor estimado ser inferior a 5% do estipulado no art. 90, n.º 2 e 3 * Na contratação de arrendamento Pequena Ajuste Directo Ajuste Directo Ajuste Directo Regime Especial < USD Shopping Shopping < USD Shopping < USD NCB NCB NCB > USD ICB Prior approval ICB Prior approval < USD NCB > USD ICB 9

10 6.2. Banco Mundial - Regime Especial - Serviços de Consultoria Para a contratação de serviços de consultoria, o Banco Mundial possui normas distintas do Decreto 15/2010, cujos mais recentes métodos e limites são os seguintes: Limites Financeiros Métodos p/ Serviços de Consultoria < USD CQS, LCS, FBS, ICB > USD QCBS ICB = International Competitive Bidding (Concurso Internacional) NCB = National Competitive Bidding (Concurso Nacional) QCBS = Quality Cost Based Selection (Concurso baseado no custo & qualidade) CQS = Cost and Qualification Selection (Concurso baseado no custo & qualificações) LCS = Least Cost Selection (Concurso baseado no menor preço) FBS = Fixed Budget Selection (Concurso com orçamento fixo) 10

11 7. Arquivo de documentos No pleno cumprimento da lei, todas as estruturas do MINED e instituições dele dependentes deverão manusear e arquivar de forma adequada o plano de procurement e as respectivas requisições que o acompanham. Para tal, cada departamento deverá organizar uma pasta específica de arquivo, a qual contenha o plano de procurement e as requisições, estas arquivadas por data e pelo tipo de bem a ser adquirido. Isto significa que o ficheiro de arquivo deverá conter os seguintes separadores, como abaixo se descreve: 1. Bens 1.1. Bens Plano de Procurement Versão final do plano de Procurement Versão xx - Plano de Procurement de Bens Versão xy - Plano de Procurement de Bens etc. etc Bens Requisições Requisições - Janeiro Requisições - Fevereiro Requisições - Março etc. etc. 2. Serviços 2.1. Serviços Plano de Procurement Versão Final - Plano de Procurement - Serviços Versão xx - Plano de Procurement - Serviços Versão xy - Plano de Procurement - Serviços 2.2. Serviços Requisições Requisições - Janeiro Requisições - Fevereiro Requisições - Março etc. etc. 3. Obras : 3.1. Obras Plano de Procurement Versão Final do Plano de Procurement - Obras Versão xx do Plano de Procurement - Obras Versão xy do Plano de Procurement Obras 3.2. Obras Requisições Requisições - Janeiro Requisições - Fevereiro Requisições - Março etc. etc. 11

12 Modelo MINED_01/Bens REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE Ministério da Educação Departamento de 1 Plano de Procurement 2012 MODELO Bens 2 Versão: Data: / / PdA ref # Descrição do objecto Orçamento (Bid Budget) Métodos de Procurement 3 Quantidade de Contratos Data de Lançamento do Concurso 4 Data de Abertura das Propostas Data de Entrega 1 Indicar o nome do departamento 2 Ver a descrição de tipologia dos Bens na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement 3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião 4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso

13 Modelo MINED_01/Serviços REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE Ministério da Educação Departemento de 1 Plano de Procurement MODELO Serviços 2 Versão: Data: / / PdA ref # Descrição do objecto Orçamento (Bid Budget) Métodos de Procurement 3 Quantidade de Contratos Data de Lançamento do Concurso 4 Data de Abertura das Propostas Data de Entrega 1 Indicar o nome do departamento 2 Ver a descrição da tipologia dos Serviços na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement 3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião 4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso

14 Modelo MINED_01/Construção REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE Ministério da Educação Departemento de 1 Plano de Procurement MODELO Construções 2 Versão: Data: / / PdA ref # Descrição do objecto Orçamento (Bid Budget) Métodos de Procurement 3 Quantidade de Contratos Data de Lançamento do Concurso 4 Data de Abertura das Propostas Data de Entrega 1 Indicar o nome do departamento 2 Ver a descrição de tipologia da Construção na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement 3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião 4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso

15 Modelo MINED_02_req REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE Ministério da Educação Formulário de Requisição Data: / / Nome do Departamento: Nome do Responsável: Contacto: # ref. PdA 1 : Descrição do Objecto 2 : Classificação 3 : Bens / Obras / Serviços Sub categoria 4 : Bens Obras Serviços Veículos e relativos ao Reparações Consultorias transporte Equipamento diverso Mobiliário e objectos relacionados Nova Pequena Construção Nova Grande Construção Pequenos serviços Logística e serviços de transporte Material educativo Desenho e arquitectura Manutenção de edificios Material de escritório Outros Protocolo e aprovisionamento Outros Outros Montante Total da Aquisição: Quantidade de Contratos: Data Desejada de Entrega: / / Data de Lançamento do Concurso 5 : / / Método de Procurement: Assinatura do chefe de Departamento: 1 Sem o número de referência PdA o formulário não pode ser processado pelo DAF! 2 Se necessárío, as especificações poderão ser entrregues numa folha separada 3 Riscar a categoria que não é aplicável 4 Destacar através do círculo a sub-categoria correcta 5 Atenção: O lançamento do concurso tem que ter lugar pelo menos 4 meses antes da data de entrega desejada