Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projectos e Despesas TIC. FAQs

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1 Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projectos e Despesas TIC FAQs

2 Folha de Controlo Nome do Documento: FAQs Evolução do Documento Versão Autor Data Comentários 1.0 AMA AMA AMA Documentos Relacionados Nome do documento Tipo Documento Descrição Controlo de Aprovações Entidade Nomes Data Página 2 de 10

3 Índice 1. O QUE É O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? QUAL O OBJECTO DE APLICAÇÃO DO PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? A QUEM SE DESTINA O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? QUAL O MEIO QUE DEVO UTILIZAR PARA EFECTUAR O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? COMO SE ENCONTRA REGULAMENTADO O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? QUAL A ENTIDADE RESPONSÁVEL PELA EMISSÃO DO PARECER? QUAIS OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROJECTOS E DESPESAS TIC? O QUE É O DEVER DE INFORMAÇÃO? NO CASO DE DÚVIDAS NO PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DO PEDIDO DE PARECER PRÉVIO COMO DEVEREI PROCEDER? QUAL O PRAZO PARA EMISSÃO DO RESULTADO DO PARECER PRÉVIO? O QUE ACONTECE NO CASO DE CONTRATAR UMA DESPESA TIC SEM EFECTUAR O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? EM QUE CIRCUNSTÂNCIAS PODE O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO DE UMA DESPESA TIC NÃO REQUERER A APRESENTAÇÃO PRÉVIA DE UM NOVO CENÁRIO ARQUITECTURAL (NCA)? SEMPRE QUE TIVER QUE SUBMETER UMA DESPESA A PARECER PRÉVIO DEVO EFECTUAR O CARREGAMENTO DE TODA A ARQUITECTURA DO MEU ORGANISMO? NO CASO DE UM PROCEDIMENTO AQUISITIVO SER EFECTUADO POR UMA UNIDADE MINISTERIAL COM ESTA COMPETÊNCIA, PODE ESTA FICAR IGUALMENTE RESPONSÁVEL PELA SUBMISSÃO DO RESPECTIVO NCA? Página 3 de 10

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5 1. O que é o pedido de parecer prévio? O pedido de Parecer Prévio resulta da implementação da Medida 6 do plano global para a racionalização das TIC na Administração Pública. Esta medida estabelece a adopção do processo de avaliação prévia, obrigatório e vinculativo, dos investimentos especialmente relevantes com a aquisição de bens e serviços no âmbito das TIC, com o objectivo de garantir que apenas são financiados e implementados os projectos que simultaneamente contribuam para o desenvolvimento e modernização da Administração Pública e estejam alinhados com as políticas e directrizes nacionais definidas deste domínio. A aquisição de bens e serviços abrangidos por este novo mecanismo de avaliação ficam dispensados do parecer prévio previsto na Portaria n.º 9/2012, de 10 de Janeiro. O resultado do Parecer Prévio, após aplicação dos critérios definidos pela AMA para o efeito, deverá ser um dos seguintes: Com condicionantes, resultado não definitivo que possibilita a reformulação, una, por parte do Organismo requerente das opções estratégicas, económicas ou tecnológicas iniciais. Favorável, resultado definitivo que consente a contratação ao Organismo requerente. Não Favorável, resultado definitivo que recusa a contratação ao Organismo requerente. 2. Qual o objecto de aplicação do pedido de parecer prévio? São objecto de aplicação do pedido de Parecer Prévio as áreas de contratação identificadas como pertencendo ao domínio das tecnologias de informação e comunicação que respeitam a aquisições de bens ou serviços cujo Código de Vocabulário Comum: 302XXXXX-Y Equipamento e material informático. 324XXXXX-Y Redes. 325XXXXX-Y Equipamento e material para telecomunicações. 3571XXXX-Y Sistemas de comando, controlo e comunicação e sistemas informáticos. 48XXXXXX-Y Pacotes de software XXX-Y Instalação de equipamento de telecomunicações XX-Y Construção de linhas de comunicações XX-Y Construção de linhas telefónicas e de comunicações e obras anexas. 503XXXXX-Y Serviços de reparação e manutenção e serviços conexos relacionados com computadores pessoais e com equipamento burótico, audiovisual e para telecomunicações. 513XXXXX-Y Serviços de instalação de equipamento para comunicação. Página 5 de 10

6 516XXXXX-Y Serviços de instalação de computadores e equipamento para escritório. 6421XXXX-Y Serviços telefónicos e de transmissão de dados XXX-Y Serviços de consultoria em matéria de telecomunicações. 72XXXXXX-Y Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio. Não são objecto de parecer prévio as seguintes contratações: cujo contrato seja declarado secreto ou a respectiva execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, bem como quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 24.º do Código dos Contratos Públicos (CCP). cujo adjudicatário seja um serviço da administração indirecta ou uma entidade do sector empresarial do Estado. de aquisição, de manutenção ou de evolução de sistemas operacionais críticos, cuja lista é aprovada por resolução do Conselho de Ministros (RCM nº48/2012). O órgão competente para contratar pode, em qualquer circunstância, solicitar à AMA que seja emitido o parecer prévio. 3. A quem se destina o pedido de parecer prévio? O pedido de Parecer Prévio destina-se aos órgãos e serviços da administração directa e indirecta do Estado e sector empresarial, exceptuando empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros, e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência no mercado. Também estão exceptuadas as entidades administrativas independentes, o Banco de Portugal e os estabelecimentos de Ensino Superior. 4. Qual o meio que devo utilizar para efectuar o pedido de Parecer Prévio? A AMA disponibiliza um Formulário Excel no sítio deverá ser utilizado como ferramenta única para preenchimento e submissão de pedidos de Parecer Prévio. Todos os pedidos de Parecer Prévio, para serem considerados pela AMA, devem ser submetidos pela plataforma de submissão de pedidos no sítio a partir do Formulário de submissão, através do botão Validar e Finalizar Formulário. Página 6 de 10

7 5. Como se encontra regulamentado o pedido de Parecer Prévio? O pedido de Parecer Prévio encontra-se regulamentado através pelos seguintes documentos: A RCM nº 12/2012 que aprova as linhas gerais do plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública, do qual faz parte integrante a medida 6 - Avaliação de projectos e despesas TIC. O DL nº 107/2012 que regula o dever de informação e a emissão de parecer prévio relativos à aquisição de bens e à prestação de serviços no domínio das tecnologias de informação e comunicação. A RCM nº 48/2012 de 21 de Maio, que aprova a lista de sistemas operacionais críticos cuja aquisição, manutenção ou evolução está isenta de pedido de Parecer Prévio, a que se refere o n.º 5 do artigo 1.º do Decreto Lei n.º 107/2012, de 18 de maio. O Regulamento de submissão de pedidos de parecer prévio, desenvolvido pela AMA que estabelece as condições gerais para submissão de pedidos de Parecer Prévio por parte dos Organismo requerentes 6. Qual a entidade responsável pela emissão do Parecer? A responsabilidade pelo processo de emissão do Parecer é cometida à AMA, I. P., a quem compete, de acordo com a respectiva Lei Orgânica, contribuir para a definição das linhas estratégicas e das políticas gerais relacionadas com a administração electrónica, e dar parecer prévio e acompanhar os projectos em matéria de investimento público, no contexto da modernização e simplificação administrativa e administração electrónica. A AMA pode em qualquer caso solicitar pareceres e informações técnicas a outros órgãos e serviços da Administração Pública com expertise temática ou sectorial, nomeadamente a emissão de parecer técnico aos organismos sectoriais com responsabilidade na área das TIC. 7. Quais os critérios de avaliação de Projectos e Despesas TIC? Em termos genéricos, a avaliação de Projectos e Despesas TIC pretende aferir o grau de alinhamento das opções estratégicas, tecnológicas e económicas de um projecto/ despesa com os referenciais para a Administração Pública nas respectivas dimensões. Os Projectos/ Despesas serão primeiramente categorizados, para desta forma se segmentarem as questões de caracterização à sua natureza e objectivos específicos. Pretende-se avaliar para os respectivos eixos de caracterização o seguinte: Página 7 de 10

8 Alinhamento estratégico, face aos objectivos do Organismo, do Ministério e da Administração Pública e face às Normas e guidelines TIC de referência Valor económico - Viabilidade financeira, Alinhamento com os valores de referência das componentes do projecto/ despesa a contratar e Avaliação dos impactos não financeiros para os colaboradores e cidadãos Risco - Organizacional, tecnológico e de implementação/ instalação 8. O que é o Dever de Informação? O Dever de Informação estabelecido no DL nº 107/2012 determina que o órgão competente para a decisão de contratar informa o conselho directivo da AMA, procedendo da seguinte forma: Para as contratações objecto de Parecer Prévio - Antes do início de um procedimento de contratação no domínio das tecnologias de informação e comunicação, sobre a contratação pretendida; Para as contratações excepcionadas de Parecer Prévio - no prazo de 30 dias úteis após o início do procedimento de contratação. A informação devida compreende todos os aspectos relevantes da contratação de acordo com o formulário disponibilizado pela AMA. 9. No caso de dúvidas no preenchimento do Formulário do pedido de Parecer Prévio como deverei proceder? No caso de dúvidas no preenchimento do Formulário do pedido de Parecer Prévio, os Organismos requerentes têm ao seu dispor os seguintes mecanismos formais e alternativas: i. 1ª linha de apoio por parte da AMA, por canal telefónico, para questões genéricas relacionadas com procedimentos de pedido de Parecer Prévio, através do nº ii. 2ª linha de apoio por parte da AMA, através de Mailbox oficial do Processo de Parecer Prévio da AMA, para pedido de esclarecimento de dúvidas na preparação da informação a submeter, troca de informação complementar e para sugestões através de endereço de M6suporte@ama.pt. iii. Manual de utilização do Formulário de pedido de Parecer Prévio disponibilizado no na plataforma de submissão de pedidos de Parecer Prévio através do endereço web Página 8 de 10

9 Adicionalmente, para questões relacionadas com os elementos a submeter, nomeadamente valores de referência de contratação de serviços, riscos associados, alinhamento com estratégias de negócio ou sectoriais das TIC, etc. deve ser solicitado apoio ao representante TIC ministerial ou ao fornecedor interno TIC do Organismo. 10. Qual o prazo para emissão do resultado do Parecer Prévio? Previamente à emissão do Parecer Prévio, a AMA deverá informar o Organismo requerente sobre a elegibilidade da Despesa submetida à emissão de Parecer Prévio no prazo de 8 dias úteis contados a partir da data de envio de informação pelo Organismo. O prazo estipulado no DL nº 107/2012 para emissão do resultado do Parecer Prévio por parte da AMA é de 30 dias úteis contados a partir da data de envio de informação pelo Organismo requerente. No caso de parecer não definitivo Com condicionantes a AMA terá 10 dias úteis para emissão do parecer definitivo, contados a partir da data de envio de informação pelo Organismo requerente. Em qualquer dos casos, a falta de emissão do Parecer Prévio no prazo previsto equivale à emissão de parecer Favorável. 11. O que acontece no caso de contratar uma despesa TIC sem efectuar o pedido de Parecer Prévio? São considerados nulos os contratos celebrados sem a informação prevista no Dever de Informação ou sem parecer prévio Favorável, consoante o caso, incorrendo o titular ou os titulares do órgão competente para a decisão de contratar em responsabilidade, nos termos gerais. 12. Em que circunstâncias pode o pedido de Parecer Prévio de uma despesa TIC não requerer a apresentação prévia de um Novo Cenário Arquitectural (NCA)? Existem despesas que, independentemente da sua natureza no contexto global do universo TIC, pelo facto da sua realização não implicar a alteração à arquitectura de sistemas de informação do Organismo requerente, estão excepcionadas da submissão do NCA. Cabe à equipa técnica responsável pela caracterização da necessidade TIC, a percepção dos casos em que a despesa requer ou não alterações nos distintos layers da arquitetura atual de sistemas de informação do Organismo. Página 9 de 10

10 13. Sempre que tiver que submeter uma despesa a Parecer Prévio devo efectuar o carregamento de toda a arquitectura do meu Organismo? Não. A apresentação de um NCA está circunscrita ao âmbito implicado na despesa submetida a Parecer Prévio e não para toda a arquitectura do Organismo. Logo que o tratamento necessário a dar à informação recolhida, no âmbito do projeto Eagle- Levantamento de Centros de Dados, Sistemas e Função Informática na AP, se encontre terminado, a mesma será migrada e disponibilizada através da aplicação EAMS a cada Organismo, em articulação com a informação dos NCAs que forem sendo submetidos no período que compreende a entrada em vigor do DL107/2012 e a conclusão dos procedimentos de migração. 14. No caso de um procedimento aquisitivo ser efectuado por uma unidade ministerial com esta competência, pode esta ficar igualmente responsável pela submissão do respectivo NCA? Não. Cabe ao Organismo com a necessidade da despesa TIC a contratar, efectuar o carregamento do NCA respeitante ao âmbito da contratação bem como o preenchimento do Formulário do pedido de Parecer Prévio. Página 10 de 10