TR2K. Gestão de Assiduidades. Versão 2010 Tr2k.com

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1 TR2K Gestão de Assiduidades Versão 2010 Tr2k.com Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 1 de 74

2 Índice TR2K Tempo Real 2000 Apresentação... 4 Características da Aplicação Definição de Utilizadores... 6 Definição de Horários... 6 Planificação de Horários, atribuição de zonas e substituições... 8 Manuseamento de Planificações, Identificadores diários... 9 Feriados - Caracterização Limitadores de Faltas - Caracterização Banco de Horas Outras Características Gerais DISM - Determinação Inteligente do Sentido do Movimento Calendário de Assiduidades Operações Gestão de Registos Diários Operações Gestão de Picagens Gestão de Faltas Gestão de Horas Extras Operações Globais Ligações Externas Mapa e Relatórios Exportação de Dados para Aplicações de Vencimentos Outros melhoramentos TR2K Opcionais para o Tempo Real 2000 TR2K INFONET (módulo Web) Apresentação Requisitos Técnicos Áreas de Intervenção Circuito de Informação Entrada no sistema Consultas - Calendário Consultas Calendário Detalhe do Dia Consultas Calendário Controlo de visualização de Horas Extras Consultas - Presenças Faltas Pedidos e Gestão de Justificações de Faltas Faltas - Tipos de Falta Faltas Banco de Horas (gozo) Férias Pedidos de Marcação Férias Gestão de Pedidos Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 2 de 74

3 Férias Tipos de Férias Férias - Calendário de Férias Horas Extras Pedidos e Gestão de Justificações de Horas Extras Horas Extras Tipos de Horas Extras Horários Gestão de Horários Semanais / Escala Horários Associação de Horários Gestão Colaboradores Gestão Grupos / Serviços Gestão Picagens Manuais Gestão Exportação para aplicações de Salários Gestão Configurações Relatórios TR2K INFONET HE (módulo web especializado em Horas Extras) Apresentação Novidades TR2K SVT (Serviço de Validação Telefónica) Serviço de Validação Telefónica Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 3 de 74

4 Apresentação do Tempo Real 2000 O Tr2k é uma aplicação de gestão avançada de Assiduidade. Esta solução permite administrar tudo aquilo que se relacione com a assiduidade de uma empresa, quer seja uma PME ou mesmo uma grande organização. O âmbito do Tr2k é exclusivamente a gestão de tempos de trabalho. Este software está dotado de todos os mecanismos que permitem gerir o comportamento da assiduidade empresarial, antes dos processos de retribuições do trabalho. As suas características permitem adaptar-se a todos as realidades empresariais. Quer se tratem de realidades flexíveis ou de maior rigor. As suas poderosas ferramentas de análise asseguram o correcto tratamento dos dados de assiduidade de todos os colaboradores. O Tr2k estabelece, entre as dimensões trabalho e a retribuição, os mecanismos para a aplicação do rigor e do cumprimento, aspectos fundamentais para constituir uma empresa produtiva e justa. O Tr2k Enterprise é composto pelos seguintes componentes: 1. Módulo Servidor (mecanismo de processamento central); 2. Posto de trabalho (interface de gestão no departamento de pessoal); 3. INFONET - Portal do Colaborador para interacção e participação de chefias e colaboradores; 4. INFONET HE - Portal Avançado das Horas Extras para gestão do trabalho suplementar; O Tr2k Enterprise é caracterizado pelas seguintes propriedades: Caracterização Geral de Colaborador. Departamentos, Serviços e Sub-Serviços. Níveis de Administradores de Departamento e de Chefes de Serviços. Hierarquias de Chefia directa sem limite de níveis. Horários de âmbito semanal ou de âmbito de escalas diárias. Horários fixos ou rotativos. Planificações de horários anuais ou permanentes. Horários de excepção por períodos de tempo limitados. Níveis de acesso personalizáveis por níveis de consulta e de gestão. Interacção a três níveis (colaborador chefia Departamento de Pessoal). Portal do Colaborador INFONET Distribuição de tarefas e participação global. Planificação e gestão de Férias. Vasta caracterização de Tipos de Faltas. Atribuição automática de Faltas a ausências detectadas. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 4 de 74

5 Ampla definição de atrasos e aplicações individualizadas de tolerâncias. Ampla definição de plataformas fixas e de ausências autorizadas. Atribuição automática de processos de falta a todo o tipo de incumprimento. Processo intuitivo de pedido e justificação de processos de falta. Limitadores automáticos de máximos de faltas, por tipo, período e colaborador. Pedidos de picagens não efectuadas. Notificações automáticas sobre desempenho e assiduidade aos próprios e chefias. Vasta caracterização de Horas Extras. Parametrização de planos de atribuição de horas extras Diferenciação de horas extras em função de tempo, períodos e dias de incidência. Portal de Horas Extras INFONET HE pré-registo, autorização e validação de Horas Extras. Interacção a 4 níveis Registo Validação Autorização Pagamento. Gestão e atribuição de Descansos compensatórios Conversão de horas extras em gozo de folgas Banco de Horas. Contabilização de Saldos em regimes de horários flexíveis ou isentos. Definição dinâmica de Feriados e de tolerâncias específicas. Mecanismos intuitivos para gestão do tudo ou da parte de forma fácil e transparente. Automatismos internos para um igual tratamento em todos os processos, quer sejam passados, presentes ou futuros. Exportação para todas as plataformas de vencimentos. Controlo de registos processados, autorizados e exportados. Integração de várias bases de dados no Servidor Solução Multi-empresa. Admissão, Demissão e Transferências Multi-empresas. Interacções externas com outras aplicações. O Tr2k Enterprise dinamizará, não só, o departamento de recursos humanos como também toda a produtividade da sua organização. Optimizará igualmente todas as acções interpessoais. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 5 de 74

6 Definição de Utilizadores As fichas dos colaboradores são compostas pela sua informação elementar (códigos, nomes, local, departamento, serviço, sub-serviço), nível hierárquico, chefia, permissões de acesso, caracterização de notificações automáticas e criação de regras de assiduidade individualizadas. Ao nível do colaborador serão também geridos os seus máximos de férias, definições de saldos individuais, assim como todas as definições de horários e suas regras de atribuição. Os colaboradores podem ser caracterizados como Funcionário, Responsável ou Supervisor. Destes estados resultam depois diferentes permissões de acesso, tanto na aplicação central como no INFONET (Portal do Colaborador). De todo o modo todas essas permissões são passíveis de serem editadas e personalizadas individualmente. Outras definições: Relação Directa de chefias; Permissões de acessos; Notificações automáticas por ; Regras de atribuição de Horas Extra; Gestão de Saldos de Período; Planificação de Horários; Registo de férias e respectivos máximos anuais; Atribuição de permissões ao Serviço de Validação Telefónica; Transferências Multi-empresa Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 6 de 74

7 Definição de Horários A parametrização dos horários pode ser produzida tendo por base uma matriz semanal ou uma matriz diária, esta última habitualmente designada por escala. Estes dois métodos, que podem ser utilizados em diferentes indivíduos em simultâneo, congregam todos os elementos e regras necessárias para caracterizar qualquer padrão de horário. Estes horários depois de definidos são associados aos utilizadores, numa relação de n para n e distribuídos por planificações anuais. Para cada padrão diário são caracterizados dados como: Caracterização Diária Horas de entrada e saída e possíveis tolerâncias aplicáveis; Refeições Obrigatórias Obrigatoriedade de realizar um tempo mínimo de almoço; Identificador Diário Forma abreviada de caracterização do Tipo de Dia aplicado; Incidência em dia feriado Modo de tratamento de exercício em dias feriado; Continuidade Calculo de horas contínuo após a meia-noite; Permanências Obrigatórias Plataformas fixas obrigatórias; Ausências Autorizadas Períodos de interrupção previamente autorizados; Cálculos de Faltas Atribuição de Faltas quando for detectada tempo de ausência; Cálculo de Horas Extra Atribuição de Extra quando for detectado tempo suplementar; Caracterização específica do vínculo para dia feriado, dia de descanso complementar e obrigatório. A caracterização de Horários de Escalas é em tudo semelhante, porém os dias da semana são substituídos por índices descaracterizados que podem ser associados a qualquer dia. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 7 de 74

8 Planificação de Horários O Tr2k inclui a faculdade de associar vários horários, semanais ou escalas, ao mesmo indivíduo, permitindo assim criar rotatividades de horários. Desta forma consegue abranger todas as necessidades de horários e turnos alternados. A planificação é anual, permitindo assim criar escalas de serviço e planificar horários com bastante antecedência e total abrangência. Associação de Horários Semanais Associação de Horários de Escala Enquanto na associação de horários semanais a planificação é distribuída por todas as semanas do ano, a associação de horários de escala é distribuída por todos os dias do ano. É possível caracterizar planeamentos distintos para cada ano, permitindo desta forma que se preservem as definições de horário do ano corrente mesmo quando já estamos a caracterizar o próximo. Atribuição de Zonas e Substituições A planificação de Horários em Escala permite ainda a associação de locais de exercício de funções e a convocação de substitutos às escalas planificadas. Esta facilidade é de extrema utilidade e muito fácil de gerir. Quando se faz uso destas características os mapas de turnos podem fazer incluir a zona e substitutos. As zonas podem ser caracterizadas tal como os identificadores diários (ver página seguinte) e podem contemplar a atribuição de cores, a serem apresentadas nos mapas de turnos. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 8 de 74

9 Manuseamento de Planificações As planificações podem ser administradas em áreas apropriadas para o efeito e que departamento a departamento e serviço a serviço nos dão uma ideia de quantas pessoas estão atribuídas para cada um dos diferentes horários. Identificadores Diários Os identificadores diários são para todos os efeitos tipos de registos diários. Estes tipos que podem ser diferenciados por dias úteis, dias de folga, dias de férias, etc., e podem assumir sobre esta base todas a designações que desejarmos: Dia, Folga, Manhã, Tarde, Noite, Etc., E assim criarmos para a nossa organização os mais variados tipos de identificação, que serão de extrema utilidade na leitura de mapas e calendários, pois para além da sua abreviatura possuem ainda a associação de cores personalizadas. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 9 de 74

10 Feriados Caracterização Os Feriados são passíveis de uma caracterização mais alargada, que visa permitir não só a definição dos feriados normais, como também todas as situações específicas de tolerância de ponto que possam ser necessárias. Ao caracterizarmos um feriado com vínculo obrigatório fazemos com que mesmo que exista nos horários uma indicação específica para incidências em dia feriado, este feriado em especial será sempre assumido com o vínculo de feriado. A definição das horas a realizar, que num feriado comum deve ser caracterizada com o valor zero, pode ser definida com um valor diferente para o caso pontual de uma tolerância de ponto, por exemplo um feriado específico com 4 horas a realizar fará com que quem tenha de trabalhar passe apenas a ter que realizar 4 horas de trabalho em vez daquelas que teria habitualmente. Esta definição pode também receber valores de sinal negativo, que farão diminuir o valor das horas a trabalhar pelo valor definido. Por exemplo, uma determinação de -2 fará com que todos aqueles que tenham de trabalhar nesse dia, passem a ter que realizar menos duas horas do que aquelas que estaria definido no seu plano de horário. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 10 de 74

11 Limitadores de Faltas Caracterização. Os limitadores de Faltas é um dos aspectos mais importantes, eles permitem a caracterização de bloqueios ao registo de Faltas conforme um critério específico para cada tipo de falta. Este bloqueio pode ser definido ao nível do Grupo ou Serviço, assim como também ao nível de cada colaborador. Uma vez definidos farão com que não seja possível introduzir faltas acima dos valores definidos sejam estas registadas na aplicação ou mesmo quando são simplesmente usadas em pedidos de justificação no INFONET. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 11 de 74

12 Limitadores de Faltas Caracterização (continuação) Um limitador pode ser definido para qualquer tipo de falta existente na aplicação e considera a definição do primeiro mês de contabilização (Janeiro a Dezembro), a periodicidade aplicada (1 a 12 meses), a repetição perpétua do ciclo e o valor máximo em horas para o registo da falta em causa. Este exemplo permite-nos entender como se faria, por exemplo, a definição do limitador para um trabalhador-estudante. A Falta Dias Exame, pode compreender um limite de 24 horas para o período que se inicia em Setembro (9) e dura por 10 meses (até Junho). Mas também se poderia caracterizar um limitador para duas horas para cada trimestre. Este mecanismo permite um sem fim de definições e combinações que auxiliaram os departamentos de recursos humanos. Os limitadores de Faltas são definidos para o âmbito de GRUPO, SERVIÇO e/ou UTILIZADOR. Assim se existir uma definição especifica para um individuo prevalecerá sobre as que existam para o seu GRUPO e/ou SERVIÇO. No máximo poder-se-á definir um lote para cada pessoa. Vantagens de utilização do TR2K INFONET A implementação do módulo INFONET permite às empresas disponibilizar toda esta informação aos colaboradores e às chefias directamente no internet Explorer. Deste modo podem todos os interessados ficar a saber que planificação é que lhes está atribuída. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 12 de 74

13 Banco de Horas O Tr2k inclui um mecanismo que se destina à gestão dos Bancos de Horas. Esta facilidade visa permitir que se estabeleça com os trabalhadores um pré-acordo para conversão de horas de trabalho suplementar em gozo de folgas. Esta plataforma é gerida internamente pelo Servidor, no qual são parametrizados os limites de horas extras a converter em gozo de folgas e onde são definidas as regras de calculo destes valores. Vantagens de utilização do TR2K INFONET O módulo INFONET é fundamental para a utilização do Banco de Horas. Os colaboradores acedem a uma área de escolha de registos de trabalho suplementar e através de um fácil mecanismo de escolha determina quais os que pretende converter. De seguida a sua chefia irá autorizar ou não essa correspondência. Esta operação rápida e fácil torna todo o processo eficaz e permite mais do que tudo, que todas estas operações fiquem registadas. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 13 de 74

14 Outras Características Gerais Servidor Parametrizações diversas Muitas são as definições possíveis a nível do sistema central de dados. O Módulo Servidor do Tr2k é muito versátil e inclui a grande maioria de definições necessárias para caracterizar todos os critérios específicos relativos à assiduidade que caracterizem a sua organização. Transposição de dados do INFONET Vasto conjunto de definições ao nível do INFONET e do módulo Servidor que permite determinar diferentes modos de funcionamento desta plataforma A gravação dos dados de acesso às Bases de dados num pequeno ficheiro de configurações permite facilitar uma rápida e segura atribuição das ligações de muitos postos de trabalho Grava-se os dados no Servidor e abrir-se o ficheiro nos postos clientes 2 cliques! Utilizadores Definições individuais As definições individualizadas dos colaboradores são muito alargadas. É possível atribuir além do GRUPO e do SERVIÇO, também um SUB-SERVIÇO. Esta terceira forma de organização de indivíduos, depende dos Serviços, sendo necessário associar cada um deles a um dos serviços já existentes. Estes Sub-Serviços servirão como agrupamento dos vários relatórios da aplicação. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 14 de 74

15 Organização Multi-Empresa. Existe um mecanismo que permite a migração das fichas dos colaboradores nas várias empresas licenciadas na aplicação. Desta forma é extremamente simples fazer passar as pessoas de uma organização para outra, pertencente ao mesmo grupo de empresas ou de ambiente de trabalho. Carregamento automático de fotografias. Existe agora um mecanismo que permite o registo automático de fotografias nos utilizadores. Basta que os ficheiros das fotografias sejam criados com a seguinte nomenclatura [Códigofuncionario.jpg] e sejam colocados na pasta FTP.Recebe, habitualmente em C:\Program Files\Tempo Real 2000\FTP.Recebe. Também reconhece o formato GIF e BMP. Num ambiente multi-empresa a nomenclatura dos ficheiros deve ser [CódigoEmpresa- Códigofuncionario.jpg]. O código de funcionário corresponde ao seu código externo. Edição de Faltas Efectivas Nota de Apontamento e informação de Exportação. A edição das notas justificativas das faltas pode agora também ser editada através do painel das Faltas Efectivas. Também a informação de registo já exportado passa a constar desta listagem de trabalho. Relatórios Ocultar utilizadores inactivos Passa a ser possível colocar os utilizadores no estado inactivo, ao invés de terem de ser anulados ou mesmo eliminados. Por esta mesma razão passa a ser possível filtrar os relatórios com base nos utilizadores inactivos. Este mecanismo também se aplica no Infonet. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 15 de 74

16 DISM - Determinação Inteligente do Sentido do Movimento Um dos grandes problemas nos sistemas de assiduidade prende-se com a identificação correcta do sentido dos movimentos feitos pelas pessoas, ou seja, saber se os movimentos registados são entradas ou saídas ao serviço. Se bem existem terminais que permitem a prévia identificação do sentido, através da utilização de teclas para Entrada e Saída, outros há que não possuindo nenhum teclado, só permitem validar a presença dos indivíduos. Ainda assim também é comum verificar que as pessoas se esquecem de registar alguns movimentos ou mesmo de trocar o sentido nos equipamentos que possuem identificação de movimento. O Tr2k possui um mecanismo designado de DISM Determinação Inteligente do Sentido do Movimento Esta facilidade visa garantir a correcta determinação dos movimentos, ou do seu sentido, quer haja ou não identificação do sentido. Este mecanismo inteligente consegue mesmo, nos sistemas com identificação de Entrada e Saída, corrigir movimentos feitos em sentido inverso, garantindo assim a marcação correcta da presença das pessoas. O DISM consegue por exemplo determinar presenças em regime de continuidade (trabalho acumulado na madrugada seguinte), ou mesmo transferir tempos efectuados na véspera para o dia seguinte (primeiro turno do dia com início no dia anterior). O DISM não precisa sequer que as pessoas possuam algum horário planificado, não há necessidade de atribuir nenhum horário para que a aplicação determine correctamente as presenças das pessoas. Tudo se baseia numa definição de variáveis comportamentais ao nível de cada colaborador, departamento ou serviço. O DISM consegue determinar com total segurança, registos presenciais do mesmo indivíduo, quer sejam feitos de madrugada ou durante o dia, mesmo que no mesmo dia e registá-los ainda assim em dias distintos. O DISM é um mecanismo que permite ganhos de tempo consideráveis, evitando correcções de registos de presença, em organizações com escalas de presença variáveis e muitas das vezes difíceis de prever por antecipação. O DISM é uma ferramenta fundamental em áreas como Hospitais, Farmácias, Clínicas, Restaurantes, Lojas, Segurança e Hotéis. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 16 de 74

17 Calendário de Assiduidades O Tr2k inclui uma potente ferramenta de consulta de assiduidades apoiada num calendário onde se pode visualizar toda a informação de cada funcionário. Esta ferramenta permite o total controlo da assiduidade por parte do Departamento de Recursos Humanos. Nesta ferramenta é-nos possível aceder a toda a informação de cada um dos registos diários dos funcionários. Os tempos realizados e a realizar, são apresentados em formato numérico assim como no formato gráfico para que nos seja possível ter uma leitura imediata e fácil. Outras informações, tal como a incidência de faltas ou de horas extras ou até a existência de notas de assiduidade (resultantes do analisador automático), também constam desta apresentação. Em cada um dos dias é possível obter uma ficha adicional, denominada Detalhe do Dia, que possui todos os dados referentes ao registo diário em causa, inclusive os locais onde terá efectuado os seus movimentos, o detalhe das notas de assiduidade, as referências das faltas ou das horas extras, e obviamente o resumo dos totais de tempos trabalhados. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 17 de 74

18 Nestes calendários encontra-se ainda uma área adicional de consulta e de edição de dados designada por operações de calendário. Estas operações de Calendário oferecem um vasto leque de informação dos registos diários escolhidos de cada calendário. Todos os registos de Faltas ou de Horas Extras são susceptíveis de ser editados nesta área, sendo muito fácil alterar, remover, adicionar ou mesmo validar registos. As notas de calendário que resultam do analisador automático, são, no seu acumulado uma óptima forma de analisar o comportamento de cada indivíduo. Também as férias são registadas de uma forma fácil e rápida. Permitindo um controlo perfeito dos dias marcados como férias. É possível a criação de diferentes códigos de férias, em especial para poder distinguir entre as férias dos vários anos civis, e assim poder permitir a sua contabilização futura, seja na forma de consulta, seja ao nível de mapas de férias. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 18 de 74

19 Operações Gestão de Registos Diários O Tr2kde forma a tornar facilitada a edição de registos diários, possui uma área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de Horários. Nesta área é possível alterar todas as planificações de horários de todos os funcionários. Para facilitar a edição podemos filtrar por grupos, serviço ou centro de custo, para além da escolha do período e tipos de registos diários que se pretendam visualizar. Através de sub-janelas que nos vão surgindo à medida que escolhemos os registos podemos alterar os identificadores e as caracterizações de horário que estão associadas aos registos diários que estamos a editar. Um dos aspectos mais importantes no Tr2k é a forma como a aplicação interage com as edições de dados. No Tr2ktodas as edições de registos diários, quer se tratem de dias passados, presentes ou futuros é sempre realizada da mesma forma, tornando assim estes processos totalmente transparentes e simples para quem os produz. Deste modo, todos os normais ajustes que se tem que reproduzir quando alteramos o passado são automaticamente garantidos pela aplicação sem que o utilizador tenha que desencadear o que quer que seja. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 19 de 74

20 Operações Gestão de Picagens A edição dos registos de movimentos, vulgarmente designados como picagens, é realizada também numa área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de Picagens. Para facilitar a edição podemos filtrar por grupos, serviço ou centro de custo, para além escolha do período e tipos de registos diários que se pretendam visualizar. Vantagens de utilização do TR2K INFONET A implementação do módulo INFONET permite às empresas providenciar um mecanismo de pedido de picagem não realizadas, permitindo que um simples esquecimento de picagem deixe de ser pedido manualmente em base de papel, e passe a ser totalmente automático. O INFONET permite que qualquer um dos colaboradores peça a autorização de uma picagem esquecida, a chefia receba um aviso por , valide ou não o movimento, a aplicação produza os ajustes de tempos necessários, sem que o Departamento de RH dependa demasiado tempo com isso. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 20 de 74

21 Operações Gestão de Faltas A edição das Faltas e conferência das mesmas também é realizada numa área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de incidências. Vantagens de utilização do TR2K INFONET A implementação do módulo INFONET permite às empresas providenciar um mecanismo de pedido de justificação de faltas para que todos os colaboradores possam solicitá-las às suas chefias directas e deste modo fazer com que um processo que habitualmente é realizado manualmente em base de papel, passe a ser totalmente automático. O INFONET permite que todos os intervenientes no processo de autorização de ausências participem directamente nas validações e autorizações, sem que o Departamento de RH despenda demasiado tempo com isso. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 21 de 74

22 Operações Gestão de Horas Extras A edição das Horas Extras e conferência das mesmas também é realizada numa área de edição universal, através da qual é permitido ao Departamento de Recursos Humanos a edição Massiva de incidências. Vantagens de utilização do TR2K INFONET A implementação do módulo INFONET permite às empresas providenciar um mecanismo de pedido de justificação de Horas Extras para que todos os colaboradores possam solicitá-las às suas chefias directas e deste modo fazer com que um processo que habitualmente é realizado manualmente em base de papel, passe a ser totalmente automático. Vantagens de utilização do TR2K INFONET HE A implementação do módulo INFONET Horas Extras permite às empresas providenciar um mecanismo de Registo de Horas Extras com um fluxo de validação e autorização de 4 níveis: Folha de Registo (convocatória) realizada pelo Responsável; Autorização por parte do Subdirector; Autorização de Pagamento pelo Director; Verificação final pelo Supervisor (Departamento de RH). Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 22 de 74

23 Operações Globais Esta área permite de uma forma rápida, intervir ao nível do calendário e das caracterizações dos colaboradores, mas com um âmbito global. Aqui será possível efectuar qualquer das seguintes operações: CALENDÁRIO Reiniciar Calendário Reconstruir os dias conforme a planificação (útil quando se pretende reprogramar retroactivamente calendários de trabalho). Limpar Movimentos Eliminar os registos de movimentos de determinados dias e utilizadores. Reenviar Movimentos Reenviar os registos de movimentos de determinados dias e utilizadores, como se fossem obtidos novamente dos terminais de ponto. Reaplicar REGRAS, ANÁLISE ou CÁLCULOS Possibilidade de reaplicar as funções do gestor de operações (regras, análise e cálculos) no Servidor do Tr2k. Reaplicar HORÁRIO ESPECÍFICO Possibilidade de associar um qualquer horário a um conjunto de dias e utilizadores. UTILIZADORES Replicação de Definições entre utilizadores Permissões de Acesso, Notificações, Atribuição de Horas Extras, Definição de Saldos, Acesso ao INFONET, Atribuição de Chefia directa, Alteração de Grupo ou Serviço, cópia das planificações de horários semanais ou escalas e ainda a replicação dos limites de férias. FALTAS Registar dias completos de falta, meios-dias de Faltas ou até mesmo uma determinada tolerância por meio de uma Falta é possível para um determinado conjunto de indivíduos ou até mesmo para toda a organização. FÉRIAS Possibilidade de lançamentos globais de registos de Férias. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 23 de 74

24 Operações Ligações Externas O Tr2k permite a interacção com outras aplicações e/ou bases de dados através de um mecanismo de execução de comandos SQL. Estes comandos podem ser gerados e mantidos por técnicos com conhecimentos em SQL e permitirão produzir acções noutras aplicações de acordo com um determinado padrão de análise de assiduidade. Por exemplo, se uma determina organização pretender promover um bónus aos colaboradores que cheguem antes da hora de entrada, e esse bónus fosse um desconto nos produtos alimentares adquiridos no bar da empresa, poderiamos colocar o Tr2k a actualizar uma determinada tabela na aplicação de controlo de vendas do refeitório e assim promover a aplicação do desconto de forma totalmente automática. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 24 de 74

25 Mapas e Relatórios Os Mapas e relatórios que possam ser extraídos de uma aplicação desta natureza são de extrema importância, pelo que existe no Tr2k uma secção apenas para esse efeito. Onde pode não só optar por diferentes tipos de listagens, bem como seleccionar departamentos, Serviços, colaboradores, períodos de tempo, Tipos de registos, etc. Eis alguns exemplos de relatórios: Mapa de Registos diários Apresentação horizontal de todos os dias de trabalho, com a informação dos movimentos, totais de tempo trabalhado, diferencial diário, tempos de ausência e tempos complementares e uma secção adicional, que neste exemplo apresenta o horário registado para cada dia, mas que pode também apresentar os atrasos às entradas, as notas de calendário, tipos de dias, etc. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 25 de 74

26 Mapa de Faltas Apresentação horizontal de todas as incidências de faltas, com a informação dos dias, tipo, tempo e estado (validada / não validada). Os totais reportam não só o total de cada colaborador como também os parciais por cada tipo de falta. Mapa de Horas Extras Apresentação horizontal de todas as incidências de períodos de horas extras, com a informação dos dias, tipo, tempo e estado (validada / não validada). Os totais reportam não só o total de cada colaborador como também os parciais por cada tipo de hora extra. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 26 de 74

27 Mapa de Movimentos de Calendário Apresentação horizontal de todos os movimentos de entrada e saída, com os valores parciais de total diário em formato hora e decimal. Possível separação de totais de trabalho nocturno. Mapa de Movimentos por Dia Apresentação horizontal de todos os dias com os todos os pares de movimentos, parciais diários de horas trabalhadas, horas de ausência e horas extra. Apresentação de totais equivalentes para o período escolhido. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 27 de 74

28 Mapa de Notas de Calendário Apresentação horizontal de todas as notas de assiduidade automaticamente criadas pela aplicação e que determinam o perfil de comportamento de assiduidade de cada colaborador. Podemos gerar mapas deste género sobre: Entrada adiantada; Entrada atrasada; Incumprimento diário; incumprimento semanal, Saída adiantada, Saída tardia; Período de Refeição criado; Período de Refeição excedido; Período de Refeição ajustado, Incumprimento de permanência obrigatória, etc. Eis um exemplo de entradas atrasadas: Mapa de Tipos de Dia Apresentação horizontal de todos os colaboradores com referência aos totais de tipos de dias que foram aplicados e que este realizou. Este mapa é de extrema utilidade para determinar dia de trabalho em feriados ou em férias ou mesmo simplemente para determinar os dias com direito a subsidio de refeição. Mapa de Acumulados de Faltas Resumo anual estatístico dos diferentes tipos de faltas por colaborador. Valores distribuidos por colaborador, por tipo, por mês e por ano. Mapa de Acumulados de Horas Extras Igual ao anterior porém baseado em horas extras. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 28 de 74

29 Mapa de Gestão de Movimentos Apresentação horizontal de todos os dias com os todos os pares de movimentos, com referencia ao tipo e estado do movimento. Mapa Mensal de Turnos Apresentação das escalas de serviço de todos os colaboradores de um departamento com recurso aos tipos de horários a eles atribuidos. Fará apresentar as cores e as abreviaturas atribuidas a cada tipo de horário. Mapa muito útil para afixação local. Mapa Mensal de Turnos e Escalas Apresentação das escalas de serviço de todos os colaboradores de um departamento com recurso aos tipos de horários a eles atribuidos. Fará apresentar as cores e as abreviaturas atribuidas a cada tipo de horário. Em comparação ao anterior este acrescenta a associação de zona de trabalho e faz apresentar também uma segunda linha de planeamento para os colaboradores convocados para substituições. Mapa muito útil para afixação local. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 29 de 74

30 Neste exemplo em concreto, podemos perceber que a Mónica Morais tem associado o horário noite (NO) na semana de 5 a 9 a desempenhar funções na zona BAR (identificadores a verde na linha inferior). Paralelamente o Tiago Rodrigues que apresenta no mesmo período um horário Manhã 1 (MA1), surge convocado para substituição da mónica nos dias 5, 6, 8 e 9 para funções de BAR no horário NO. Nota importante: todas as referências deste identificadores diários são totalmente dinâmicas e as empresas podem definir todas aquelas que considerem necessárias, não havendo nenhuma limitação no que respeita à quantidade, abreviaturas e cores a aplicar. Relatórios Ocultar utilizadores inactivos É possível colocar os utilizadores no estado inactivo, ao invés de terem de ser anulados ou mesmo eliminados. Por esta mesma é possível filtrar os relatórios com base nos utilizadores inactivos. Relatórios Valor Decimal e valor Hora É apresentar os relatórios com a valorização dos totais em formato hora (hh:mm) ou em formato decimal (xxx,xx), basta para tal escolher o formato na altura da geração da impressão. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 30 de 74

31 Exportação de Dados para Aplicações de Vencimentos O Tr2k inclui um mecanismo de exportação de dados para o processamento de salários. Esta facilidade permite a exportação de informação relativo a FALTAS, HORAS EXTRAS, FÉRIAS, FERIADOS TRABALHADOS, para outras plataformas, mais concretamente aplicações de salários. Permitindo desta forma uma maior rentabilidade do tempo em grandes universos de colaboradores. Existem neste mecanismo um vasto conjunto de esquemas de exportação todos de acordo com os principais produtores de aplicações de gestão de vencimentos. No entanto a equipa do TR2K disponibiliza-se a produzir qualquer estrutura de exportação que seja necessária na sua organização, desde que obviamente a aplicação destino tenha capacidade de importar estes elementos. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 31 de 74

32 Outros Melhoramentos Informação detalhada sobre cada registo de Falta Passa a estar disponível em todas as áreas de referência a registos de Faltas, a possibilidade de abrir uma ficha detalhada do registo da falta. Este registo permite obter toda a informação da falta em questão e até do seu fluxo de informação com proveniência do INFONET. Desta forma conseguimos conhecer a sua evolução no fluxo de dados do portal do colaborador, ficando até a saber qual foi a chefia que a validou e quando foi validada. Ferramenta de Pesquisa Algumas áreas foram complementadas com auxiliares de pesquisa que permitem procurar qualquer colaborador através do seu nome, código interno ou código externo. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 32 de 74

33 TR2K Infonet - Apresentação O INFONET, ou em sentido prático, o Portal do Colaborador, é o complemento ideial do TR2K Enterprise dentro de qualquer organização. Com a implementação do INFONET, toda a informação relacionada com a assiduidade passa a estar ao alcance de todos aqueles que dela necessitam. Sejam simples colaboradores ou chefias administrativas, todos, mediante diferentes tipos de acesso, podem consultar fichas e processos de assiduidade. Tecnicamente a informação é difundida por http através de um servidor de intranet ou mesmo de extranet, ou seja pode ser acedida apenas dentro da empresa ou mesmo através do exterior pela internet. Para aceder ao INFONET basta que tenha um explorador de Internet, que qualquer computador inclui hoje em dia. A validação de entrada é feita por login e senha de acesso, que os serviços centrais administram e alteram conforme pretendido. O INFONET inclui os seguintes mecanismos: Consultas: o o o Calendário de Assiduidade Movimentos Por Dia Presenças / Ausências Faltas: o o o o Pedidos e Gestão de Justificação de Faltas; Gestão de Tipos de Falta Gestão e Registo de Descanso Compensatório Banco de Horas (gozo) Horas Extras: o o Pedidos e Gestão de Justificação de Horas Extras Gestão de Tipos de Horas Extras Férias: o o o Gestão e Pedidos de Marcação de Férias Consulta de Calendário de Férias Gestão de Tipos de Férias Gestão: o o o o o o Gestão de Colaboradores Gestão de Grupos e Serviços Gestão de Pedidos de Picagens Gestão de Terminais Exportação de dados para outras plataformas Configuração: configurações personalizadas por empresa Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 33 de 74

34 Horários: o o Gestão de Horários Semanais e de Escala Planificação de Horários Alteração dos dados pessoais de acesso Consulta de Saldos de Período Relatórios: impressão de relatórios individuais ou por departamentos / serviços Com estas funcionalidades optimizam-se as tarefas do Departamento de Recursos Humanos e chamam-se a participar todas as chefias e mesmo colaboradores, tornando-os parte integrante em todos os processos de gestão de assiduidades. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 34 de 74

35 TR2K 2010 Infonet - Requisitos Técnicos Componente Servidor: o Sistemas Operativos (32bits / 64bits): Windows 2000 / XP / Vista / 7 Windows 2003 Server/ 2008 Server o Servidor Web: Internet Information Services 5, 6 e 7, configurado com ASP.NET o Framework 3.5 SP1 o Active Directory (opcional) o Base de Dados*: SQL Server 2000 / 2005 / 2008 o Smtp Server: acesso a servidor de s para envio das notificações o TR2K 2010 Enterprise v ou superior (*) pode igualmente ser implementada uma base de dados MSDE ou SQL Server Express 2005/2008 Componente Cliente: Internet Explorer 6, 7 e 8 Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 35 de 74

36 INFONET - Áreas de Intervenção Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 36 de 74

37 INFONET Circuito de Informação Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 37 de 74

38 Entrada no sistema O acesso é garantido através da utilização de logins e senhas de acesso. Este mecanismo de validação pode ser assegurado directamente pela Active Directory (AD) do seu dominio Windows e deste modo entrar directa e automaticamente no sistema, através do single-sign-on. Menus de funções A aplicação assume diferentes opções consoante o nível de acesso de cada utilizador, sendo que todas as diferentes permissões de acesso a dados e operações são totalmente individualizadas. Os acessos de chefia concedem a possibilidade de escolher o colaborador que se pretende visualizar, ao passe que o acesso de colaborador só terá acesso à sua própria informação. Nas FALTAS, HORAS EXTRAS e FÉRIAS, o tipo de acesso condiciona totalmente as áreas que se visualizam. Caso estivermos com um acesso de colaborador simples só teremos acesso a um mecanismo de lançamento de pedidos de justificação, no caso das Faltas e das Horas Extras, e de lançamentos de marcações de Férias, ao passe que se estivermos com o acesso de administrador de grupo, as àreas de gestão das Faltas, Horas Extras e Férias será assegurada com um painel de administração que permite efectuar todo o tipo de filtragem na informação apresentada. Os administradores de Grupo ou chefias possuem ainda acesso a áreas suplementares de gestão de processos, entre os quais se pode destacar a autorização de picagens, validação e planificação de horários, autorização e validação de faltas e horas extras, marcação de férias, autorização de compensações, etc. É também possível ao utilizador alterar a sua senha de acesso. Para proceder à alteração basta clicar no botão Alterar password. O utilizador poder pedir também para recuperar a sua senha de acesso, sendo a mesma enviada para a sua conta de correio electrónico. O procedimento é simples, basta clicar no Recuperação de password. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 38 de 74

39 Consultas - Calendário Tal como no Calendário do TR2K Principal toda a informação de assiduidade dos colaboradores é apresentada de forma directa em cada dia de calendário do mês. Toda a informação possui correspodência gráfica sob a forma de cores e barras, permitindo uma rápida e eficaz leitura do comportamento de assiduidade. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 39 de 74

40 Consultas - Calendário Detalhe do Dia Também da mesma forma que no Calendário do TR2K Principal podemos clicar em cada um dos dias e obter uma janela completa com o detalhe do registo diário: Esta janela é composta por vários separadores, são eles: REGISTO Onde se consulta o horário atribuido para esse dia, os movimentos de picagem efectuados e os totais do dia. PICAGENS Onde se permite o pedido de picagens não efectuadas. Este procedimento depois de realizado provoca o envio de uma notificação de para a chefia a pedir a aprovação da picagem pedida. INTERVALOS Onde se consulta os movimentos realizados sob a forma de intervalos NOTAS onde se conhece as notas de assiduidade que a aplicação cria automaticamente. FALTAS e EXTRAS onde se consulta as incidências de Faltas e de Horas Extras neste registo diário, caso as hajam. HORÁRIO onde se obtem o detalhe do horário associado a este dia e onde a chefia podem produzir a sua alteração pontual. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 40 de 74

41 Consultas Calendário Controlo ca visualização de Horas Extras Por vezes há necessidade de controlar a apresentação das Horas Extras por Validar aos colaboradores de nível normal, ficando apenas visíveis as horas extras validadas. Esta opção é parametrizada no TR2K Servidor, separador Web Infonet (Config). Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 41 de 74

42 Consultas Presenças A Consulta de Presenças permite informar as Presenças Efectivas, ou seja os colaboradores que se encontram presentes no momento e respectiva picagem de entrada. Para além disso é possível saber as Ausências Inesperadas, ou seja, os colaboradores deveria estar presentes, mas encontram-se ausentes. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 42 de 74

43 Faltas - Pedidos e Gestão de Justificação de Faltas A área de pedido de justificação das faltas na perspectiva do colaborador é esta: Na vertente da chefia a mesma área permite a visualização dos vários pedidos de justificação e todas as ações necessárias para validar e autorizar os pedidos dos colaboradores. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 43 de 74

44 Faltas Tipos de Faltas Este painel permite a gestão dos tipos de faltas (inserção, edição e eliminação), que serão usados na justificação, gestão e relatórios de faltas. Cada tipo de falta tem os seguintes campos: Código: código interno atribuído automaticamente; Descrição: designação do tipo de falta, por exemplo Baixa Médica ; Código externo: código usado para exportação de dados para a aplicação de salários, este código deve ser idêntico ao da aplicação de salários; Identificador: identificador do tipo da falta. Só pode ter 3 caracteres. Este identificador surgirá no calendário em dias de falta completa. Por exemplo BM de Baixa Médica Tipo: pode ser falta (falta normal) ou férias (falta do tipo férias); Absorver folgas: permite definir se o tipo de falta absorve folgas ou não. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 44 de 74

45 Faltas Banco de Horas (gozo) Gestão de pedidos de gozo de Banco de Horas Através do Tr2K Infonet, o colaborador ou o chefe podem efectuar / validar pedidos de gozo de banco de horas. O Banco de Horas consiste em utilizar tempos de Horas Extras como compensação de Faltas. Esta facilidade que a Lei prevê poder ser estabelecida com os Colaboradores, permite que estes possam solicitar a validação de uma determinada ausência com um conjunto de horas extras já realizadas, mas ainda não remuneradas. A aplicação permite parametrizar: A proporção de troca (1:1 ou 1:N); Os valores máximos de Horas realizadas por dia, semana e mês; O período limite em que as Horas Extras estarão disponíveis para gozo (findo o qual serão enviadas para os vencimentos); Os Tipos de Incidência (dia útil, Sábado, Domingo, Feriado) geradores períodos para Banco de Horas Extras. Este painel permite as seguintes operações: consulta, inserção, edição, validação, impressão e eliminação de pedidos. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 45 de 74

46 Férias - Pedidos de Marcação Os colaboradores para efectuarem as suas marcações de férias devem aceder ao menu Férias Pedidos de Férias. Nesta área podem efectuar marcações, bem como consultar as marcações já registadas. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 46 de 74

47 Férias Gestão de Pedidos O painel de gestão de pedidos de férias permite a consulta, inserção, validação e eliminação de registos por parte do chefe (Colaborador de nível administrador ). Para além disso pode emitir relatórios relacionados com os pedidos. Inserção de férias por parte do chefe A aplicação permite que o chefe insira férias em nome do colaborador, salvaguardando cenários em que o colaborador não tem acesso ao sistema informático. Para tal deve seleccionar o colaborador em causa, clicar em Inserir e ser-lhe-á apresentado o painel abaixo, onde pode inclusive validar de imediato o registo uma vez que é chefe. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 47 de 74

48 A tabela informativa com os totais de férias de cada tipo vem ajudar na marcação das mesmas. Os totais podem ser apresentados em horas ou em dias consoante a configuração. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 48 de 74

49 Férias Tipos de Férias Permite a gestão dos tipos de férias (inserir, editar e eliminar), que serão usados na marcação, gestão e relatórios de férias. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 49 de 74

50 Calendário de Férias O calendário de férias permite ajudar o colaborador na marcação das suas férias, uma vez que disponibiliza as férias ou marcações pendentes dos seus colegas. Assim antes de efectuar uma marcação de férias em determinados dias, o colaborador vai verificar se tem colegas a gozar férias ou com marcações pendentes nessa altura. Caso hajam colaboradores a gozarem férias, surgirá nos dias o código de cada colaborador sobre uma cor de fundo, tendo em conta o tipo de férias. Para consultar o detalhe do dia de férias, basta clicar no dia em causa: Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 50 de 74

51 Horas Extras - Pedidos e Gestão de Justificação de Horas Extras A área de pedido de justificação das Extras na perspectiva do colaborador é esta: Na vertente da chefia a mesma área permite a visualização dos vários pedidos de justificação e todas as ações necessárias para validar e autorizar os pedidos dos colaboradores: Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 51 de 74

52 Horas Extras Tipos de Horas Extras Permite a gestão dos tipos de horas extras (inserir, editar e eliminar), que serão usados na justificação, gestão e relatórios de horas extras. Cada tipo de hora extra tem os seguintes campos: Código: código interno atribuído automaticamente; Descrição: designação do tipo de hora extra, por exemplo Extra a 100% ; Percentagem: percentagem referente ao tipo de hora extra; Código externo: código usado pela aplicação de salários (vencimentos), necessário para o processo de exportação de horas extras. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 52 de 74

53 Horários - Gestão de Horários Semanais e de Horários de Escala Existem nesta versão duas novas áreas de edição dos Horários Semanais e dos Horários de Escala. Desta forma passa a ser possível delegar às chefias a criação e posterior edição dos horários dos seus colaboradores. Naturalmente que existe também uma área de planificações de horários onde se pode organizar o plano de horários que cada colaborador vai realizar. Também esta secção pode ser acessível às chefias, para que estas possam ajustar as planificações de trabalho dos seus colaboradores mais directos. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 53 de 74

54 Horários - Associação de Horários Outro importante painel de gestão no INFONET é a área de planificação de horários. Aqui as chefias podem providenciar todas as edições e alterações sobre os horários dos seus colaboradores. É possível editar planificações semanais e de escalas diárias, programar rotatividades, definir zonas de trabalho e ainda convocar substitutos (ver também PLANEAMENTO DE ZONAS E SUBSTITUTOS). Planificação Anual Planificação Mensal Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 54 de 74

55 A planificação de horários tem possibilidade de replicação uma determinada planificação de horário para vários colaboradores seleccionados. O processo é simples na área de Associação de Horários carrega-se a planificação que pretende copiar, de seguida clica-se em Copiar Horário para outros Colaboradores, momento em que se selecciona quais os colaboradores pretendidos. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 55 de 74

56 Gestão - Colaboradores Nova área de edição de Utilizadores, onde é possível inserir, consultar, editar e eliminar colaboradores. As áreas salvaguardadas são seguintes: dados, permissões, notificações, Férias e X-Ponto. Ficha de Colaborador Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 56 de 74

57 Atribuição de Consulta de administrador a um Utilizador normal Possibilidade de um colaborador de nível normal, assumir as permissões do seu chefe (nível administrador) para consulta de informação, ficando vedadas todas operações de escrita de registos (inserção, edição e eliminação). Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 57 de 74

58 Inserção de permissões Controlo de novos acessos: Horários, Relatórios, Utilizadores; Nova permissão de Validação de Registos Próprios: possibilidade de bloquear a validação dos registos (faltas, horas extras, férias, picagens) pelo próprio chefe, como opção e ao nível de cada utilizador. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 58 de 74

59 Utilização do nível de Supervisor do TR2K aplicação. Por vezes há necessidade dos responsáveis de Recursos Humanos terem acesso a todos os colaboradores, para consulta e gestão de informação, de uma forma simples, como já acontece no TR2K aplicação. Desta forma poderá agora aceder ao INFONET com uma conta de supervisor. Tempo Real 2000 Versão 2010 Página 59 de 74