de mercadorias BENEFÍCIOS DESTINATÁRIOS

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1 runs on de mercadorias BENEFÍCIOS * ecrã de Gestão de Pedidos SYSCARGO foi concebido especificamente para responder às necessidades de gestão das empresas de Transportes Rodoviários de Mercadorias. SYSCARGO é um software desenvolvido na Framework PHC e corre tanto na Gama PHC Advanced, como na Gama PHC Enterprise. SYSCARGO é um Software desenvolvido e integrado nos Módulos PHC Gestão, PHC Frota, PHC Ocupação, PHC Suporte, PHC Contabilidade, PHC Pessoal, e PHC Imobilizado. Análise de custos entre datas, por viatura e cliente Lançamento de folhas de serviço para os motoristas Cálculo de custos previsionais Gestão de preços por cliente (orçamento) e preços manuais Gestão de tráfego Gestão de pedidos de clientes Faturação de pedidos Integração com Tomtom (sistema de localização/ navegação de viaturas) Multi-empresa DESTINATÁRIOS Empresas com necessidade de: Gestão de frota Gestão de tráfego Gestão de subcontratados Gestão de serviços/tarefas Controlo de custos por viagem F3.2

2 O Software é a mais poderosa ferramenta 2 desenvolvida em Portugal, para a área dos transportes, com total integração com PHC, nas Gamas Advanced e Enterprise.

3 RESUMO DAS PRINCIPAIS CARATERÍSTICAS 01. GESTÃO DE MOTORISTAS Criação da Ficha do Motorista, definição de dados diversos com ligação à Tabela de Viaturas bem como definição dos dados pessoais com interligação ao módulo PHC Pessoal especificamente à Tabela de Funcionários Criação de Mercados Específicos por Cliente (módulo PHC Gestão) Associação de uma Série de Faturação diferente por cada Mercado (módulo PHC Gestão) Gestão de Mercados por seleção de países na origem e destino 02. GESTÃO DO PARQUE DE VIATURAS Registo do Parque Automóvel com informação detalhada sobre matrícula, marca, modelo, tipo de veículo, número de frota, tipo de serviço, classificação, livrete, seguro, etc. Gestão de Gastos por Viatura com ligação ao módulo PHC Gestão Gestão de Acessórios por viatura Gestão de Sinistros por viatura Análise de Custos/Km Ligação ao módulo de PHC Contabilidade através do Centro Analítico Ligação à Tabela de Motoristas Definição do Tipo de Preço quando selecionado um sub-contratado no Agendamento de Pedido Possibilidade de definir o Semi-Reboque e Motorista associados à viatura Se sub-contratado, qual a Ficha de Fornecedor anexa Definição de Tabela de Custos e Consumos para cálculos previsionais Definição dos Custos Fixos/Tipo de Gasto da viatura da viagem Envio de mensagens escritas para o navegador da Tomtom 06. GESTÃO DA TABELA DE PREÇOS POR CLIENTE Definição de Pontos de Origem/Destino da viagem Definição do Tipo de Faturação (periodicidade de faturação ao cliente) Definição do Tipo de Sub-contrato e respetivo preço Definição do Tipo de Viatura Atribuição da Validade de cada Item da Tabela de Preços 07. GESTÃO DE PEDIDOS DE CLIENTES Definição de Datas e Horas de requisição do serviço Definição do Preço de Referência do gasóleo à data do pedido Complementos do pedido (Portagens, Serviço Fim de Semana, etc.) Pontos Intermédios Visualização e Otimização de Rotas usando um dos softwares mais conhecidos para esse fim Simulação de Custos Previsionais da viagem/pedido do cliente Registo de Pedidos Manuais de clientes DEFINIÇÃO DE PAÍSES E LOCALIDADES Criação da Tabela de Países e Localidades com visualização e pesquisa em árvore Atribuição de coordenadas GPS 04. DEFINIÇÃO DE CORES POR STATUS DE PEDIDO Definição de Cores conforme o status do pedido 05. GESTÃO DO TIPO DE MERCADOS Definição do Gestor de Tráfego Definição de Permissões/Acessos por Utilizador Definição de Mercados Autorizados por Utilizador 08. GESTÃO DE TRÁFEGO Visualização das viagens por Estado/Status (árvore expandida) Possibilidade de alterar o Estado/Status da Viagem (Árvore expandida) Visualização de Recursos atribuídos a cada Viagem (Trator/Semi-Reboque/Motorista) Possibilidade de agrupar pedidos Gestão de Pedidos Internos/Contratados/Outros Sugestão de viatura disponível com Semi-Reboque e Motorista habitual Mais e melhores critérios de Pesquisa Controlo de Pré-Pedidos e Pedidos Programados Planeamento mais intuitivo e com melhor informação

4 RESUMO DAS PRINCIPAIS CARATERÍSTICAS 09. PAINEL DE CONTROLO Visão Global dos Pedidos com respetivo estado/status Lançamento CMR s e outros documentos anexos Alteração de Estado/Status do pedido Pesquisa por diversos campos e documentos associados 18. PARÂMETROS SYSCARGO Definição de parâmetros do software Syscargo 10. FATURAÇÃO DE PEDIDOS Faturação direta ao cliente ou por grupo de documentos Tratamento de IVA e Informação Fiscal por origem/destino por cada viagem Impressão detalhada do documento de faturação 11. LANÇAMENTO DAS FOLHAS DE SERVIÇOS DOS MOTORISTAS Integração com módulo PHC Pessoal para processamento de salários Agenda discriminada por cores conforme tipo de serviço DEFINIÇÃO DE TABELAS DE CUSTOS PARA CÁLCULO DE CUSTOS PREVISIONAIS 13. ANÁLISES GLOBAIS DE GESTÃO DE FROTA. IMPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Integração de documentos externos na Tabela de Compras e Gastos com viaturas 15. MULTI-EMPRESA Gestão de Recursos entre empresas do mesmo grupo 16. POPUPS Alertas e Notificações com integração do Tomtom Business Solutions 17. INTEGRAÇÃO COM TOMTOM BUSINESS SOLUTIONS Envio de mensagens escritas, tarefas (viagens), para o sistema de localização/navegação da Tomtom Business

5 01. GESTÃO DE MOTORISTAS O Software Syscargo permite, aquando do registo de Funcionários da Empresa (módulo PHC Pessoal), definir se este funcionário é um motorista, refletindo desta forma uma interligação entre os módulos PHC Pessoal e PHC Frota, obtendo de uma forma dinâmica os dados pessoais tanto do funcionário como do motorista. Contabilidade. A Tabela de Viaturas tem ligação direta à Tabela de Motoristas, refletindo todos os seus dados nesta, permitindo assim ter diversas análises entre viaturas e motoristas ou gastos e motoristas, entre outras. Com o Software Syscargo pode definir o Tipo de Preço a utilizar quando selecionado um sub-contratado. No Agendamento de Pedido, pode definir o semi-reboque e motorista associados à viatura, definir se a viatura é de um sub-contratado e, se for, associar o respetivo fornecedor. Com o Software Syscargo pode definir a Tabela de Custos e consumos para cálculos de custos previsionais/viagem, definir custos Fixos/Tipo de Gasto da viatura, juntando a estes os custos variáveis/extraordinários, para análise de custo previsional da viagem GESTÃO DO PARQUE DE VIATURAS Com o Software Syscargo pode ter uma gestão eficaz da sua Frota, com informação detalhada sobre matrícula, marca, modelo, tipo de veículo, número de frota, tipo de serviço, classificação, livrete, seguro, etc. O Software Syscargo permite ter uma Gestão de Gastos, Acessórios, Manutenções, Sinistros por viatura, podendo ter ligação direta com o módulo PHC Gestão, aquando do lançamento dos Gastos das Viaturas. O Software Syscargo permite obter Análises de Custos/Km e ter uma gestão de Custos por Centro Analítico, tendo ligação direta com os Centros de custos do módulo PHC 03. DEFINIÇÃO DE PAÍSES E LOCALIDADES O Software Syscargo permite criar tabelas de Países e Localidades que serão disponibilizadas aquando do pedido do cliente. Estas tabelas podem ser editadas, visualizadas e pesquisadas em formato árvore.

6 05. GESTÃO DO TIPO DE MERCADOS Com o Software Syscargo pode definir qual é o utilizador que é o Gestor de Tráfego, definir se pode desativar a opção de Gestão de Ocupação na Gestão de Tráfego, se expande por defeito a árvore de viagens, definir se determinado utilizador pode faturar viagens, definir permissões de inserção/alteração/eliminação, alteração de preços, aprovação e se pode ou não apagar linhas de Tabelas de Preços. Com o Software Syscargo pode alterar as caraterísticas de uma viagem através de uma password associada a cada utilizador que, para esse efeito, tenha permissões. O Software Syscargo permite definir, por utilizador, quais os mercados a que este está autorizado. O Software Syscargo permite criar Mercados específicos por cliente, configurar e associar uma série de faturação diferente por cada mercado e obter, consoante a escolha deste, uma seleção automática dos Países Origem/ Destino associados a esse mesmo mercado DEFINIÇÃO DE CORES POR STATUS DE PEDIDO Com o Software Syscargo pode definir as cores para os diversos Status do Pedido, nomeadamente: Aguarda Aprovação, Pedido de Cliente, Planeado, Em curso, Executado, Lançamento Guia, Pré-Faturado e Faturado.

7 06. GESTÃO DA TABELA DE PREÇOS POR CLIENTE Com o Software Syscargo pode definir uma Tabela de Preços por cliente (orçamento). O Software Syscargo permite definir os pontos de Origem/ Destino da viagem, a periodicidade de faturação ao cliente, o tipo de sub-contratado (caso exista) e respetivo preço, o tipo de viatura, e atribuir a data de validade por cada item da tabela de preços GESTÃO DE PEDIDOS DE CLIENTES Com o Software Syscargo pode ter uma eficiente Gestão de Pedidos de clientes. O Software Syscargo permite definir datas e horas de requisição de serviços, preços de referência do gasóleo à data do pedido e de acordo com a legislação para conciliação de valores na faturação, definir os complementos ao pedido (Portagens, Fins de Semana, etc,..) a serem debitados no documento associado. Com o Software Syscargo pode efetuar uma simulação de custos previsionais do pedido, analisar/otimizar a rota no principal motor de pesquisa de mapas, bem como definir e obter uma listagem de pontos intermédios entre a origem e destino do pedido.

8 Com o Gestor de Tráfego da versão 2013, o Software Syscargo permite ter mais e melhores critérios de pesquisa de países (origem e destino), código-postal (origem e destino) e raios em Kms com visualização no Google Maps. Através desta nova versão pode definir os pedidos de cliente em três grandes grupos: pré-pedidos, pedidos programados e pedidos normais. No planeamento das viagens e na atribuição dos recursos para a execução da mesma, aparecem os recursos disponíveis separados por país origem, por tipo de viaturas, por data e hora de descarga, bem como por país de destino. Desta forma o Syscargo dá uma rápida e eficaz visualização dos recursos disponíveis, permitindo ao gestor de tráfego um planeamento mais intuitivo, com melhor informação e com a possibilidade de otimização de rotas/ cargas/viaturas. Ainda no gestor de tráfego da versão 2013, pode visualizar todos os recursos disponíveis, que sejam partilhados entre as empresas do mesmo grupo, isto é, a nova versão é multi-empresa, o que significa que permite lançar viagens com recursos partilhados entre as empresas do mesmo grupo GESTÃO DE TRÁFEGO O Software Syscargo oferece uma excelente ferramenta de Gestão de Tráfego, permitindo intuitiva e facilmente uma visualização das viagens por Estado/Status em Árvore Expandida. Com o Software Syscargo tem a possibilidade de alterar/ editar o Status do Pedido, visualizar os recursos atribuídos a cada viagem (Tractor/Semi-Reboque/Motorista), bem como a possibilidade de agrupar pedidos. Com o Software Syscargo pode ter um total controlo da gestão de pedidos internos, contratados ou outros, bem como a possibilidade de sugestão da viatura disponível com semi-reboque e motorista habitual. 09. PAINEL DE CONTROLO O Syscargo permite através do seu Painel de Controlo, obter uma visão Global dos Pedidos de viagem, bem como o respetivo Estado/Status. Através deste mesmo painel podemos alterar o Status do pedido. Em qualquer altura pode efetuar pesquisas por diversos campos, nomeadamente: Recurso usado, Data da carga e descarga, local de destino /origem, nome de cliente, mercado, CMR s, Ref.ª, Status, N.º de viagem, código de pedido e outros.

9 No Painel de Controlo tem a possibilidade de lançar as respetivas CMR s bem como outro tipo de documentos, ou emitir diretamente Faturação. Através do Painel de Controlo e com um simples click pode obter uma listagem da Carga Diária bem como o histórico de NT s. A cada viagem/pedido podemos visualizar a rota destino/origem no principal motor de pesquisa de mapas FATURAÇÃO DE PEDIDOS O Syscargo, tem uma ferramenta desenvolvida para a Faturação de pedidos, com faturação direta ao cliente ou por grupo de documentos. Pode durante esta fase chamar um Quadro de Tratamento de IVA e Informação Fiscal que é obrigatório por cada origem/destino por viagem. Este quadro pode ser previamente configurável. Ainda na Faturação de Pedidos, pode a qualquer altura alterar a faturação, bem como chamar o ecrã de inserção de CMR s/guias e de Gestão de Pedidos. 11. LANÇAMENTO DAS FOLHAS DE SERVIÇOS DOS MOTORISTAS O Software Syscargo permite, aquando do Lançamento da Folha de Serviço dos Motoristas, interligar estes dados com o módulo PHC Pessoal, para futuro tratamento e processamento de vencimentos. O Software Syscargo tem uma Agenda de Marcações de viagens/motorista/viatura cujas cores variam conforme o Tipo de Serviço, podendo nesse instante efetuar um Lançamento de uma Remuneração ao respetivo Motorista /Funcionário, refletindo-se automaticamente no módulo PHC Pessoal. Aquando da Impressão da Fatura, podemos pré-visualizar em detalhe o pedido.

10 13. ANÁLISES GLOBAIS DE GESTÃO DE FROTA O Software Syscargo oferece uma variedade de listagens e análises de Gestão de Frota, nomeadamente : Gastos com Viaturas/Motoristas, Ranking de Gastos, Médias de Consumos e Análises de Custos/Rentabilidade entre Datas, por Viatura e Cliente por cada Pedido/Serviço ou Viagem; Análises de kms percorridos por Tipo de Mercado entre Datas e análise de Viagens detalhada por Tipo de Custo DEFINIÇÃO DE TABELAS DE CUSTOS PARA CÁLCULO DE CUSTOS PREVISIONAIS O Syscargo permite configurar uma Tabela de Médias de Custos e respetivas tabelas filhas para refleti-los no cálculo previsional de custos com a viagem. Esta Tabela é diretamente associada à Tabela de Viaturas.

11 xx-yy-zz xx-yy-zz 15. MULTI-EMPRESA Com esta nova funcionalidade do Software Syscargo, o gestor de tráfego pode escolher os recursos que serão partilhados entre as empresas que forem parametrizadas para aparecerem como multi-empresa, bem como pode escolher qual a empresa principal e que documentos serão usados aquando da faturação entre ambas.. IMPORTAÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Com o Software syscargo pode importar de uma forma muito simples documentos externos (Ex: Portagens, Gasolineiras, etc..), ficando estes totalmente integrados na Tabela de Compras e Gastos com viaturas. Assim diminui-se drasticamente o tempo e erros de lançamento manual, que normalmente acontecem aquando do lançamento deste tipo de documentos, maximizando e rentabilizando desta forma todo o trabalho administrativo envolvente. 16. POPUPS A nova versão do Syscargo permite enviar notificações e alertas do status das viagens, aquando da integração do mesmo com o sistema de localização/navegação da TomTom Business Solutions. 11 xx-yy-zz

12 17. INTEGRAÇÃO COM TOMTOM BUSINESS SOLUTIONS O Software Syscargo possibilita o envio de mensagens escritas e tarefas, que são viagens, definidas pelo gestor de tráfego para o sistema de localização/navegação da TomTom Business Solutions, podendo de imediato verificar o status da mesma consoante o fluxo de trabalho executado pelo motorista. Desta forma, o cliente tem uma solução completamente integrada entre o software de gestão de frota, o Syscargo, e o sistema de localização/navegação TomTom Business Solutions PARÂMETROS SYSCARGO Na versão 2013 do Syscargo foi introduzida uma nova funcionalidade que se chama Parâmetros do Software Syscargo, que permite de uma forma rápida e fácil configurar acessos à aplicação: configuração de passwords e definição de servidor para notificações, definição de bases de dados para multi-empresa, definição do cliente/viaturas para multi-empresa e definição de bases de dados para integração com o sistema de localização/ navegação da TomTom Business Solutions.

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14 A ELACONTA - INFORMÁTICA O Software Syscargo foi desenvolvido pela empresa Elaconta Informática SA, um dos principais Parceiros Consultores de Software PHC, com reconhecimento nacional. A ELACONTA é uma companhia orientada para o mercado empresarial, que se dedica à Implementação e Desenvolvimento de Soluções Informáticas e Assistência Técnica a Sistemas implementados. Desde 1992 que apostamos na oferta de soluções globais e credíveis para os nossos Clientes, proporcionando-lhes um acompanhamento integral, disponibilidade, eficácia e qualidade. OPINIÃO DO DIRETOR GERAL Ao longo destes últimos anos, ao fazer demonstrações de Software PHC em Empresas de Transportes Terrestres de Mercadorias, apercebi-me de necessidades específicas deste setor, para as quais não tinha resposta. Assim, desenvolvemos o Syscargo, uma ferramenta que corre em PHC Advanced e PHC Enterprise, por forma a criarmos uma solução vertical para este mercado. O Software Syscargo é uma ferramenta imprescindível para Gestão de Empresas de Transportes Terrestres de Mercadorias. Trata-se de um software cuidadosamente estudado e desenhado com máximo rigor por uma equipa de consultores altamente especializados e testado por utilizadores. Toda a sua estrutura foi desenhada com o intuito de melhorar a produtividade, minimizando os tempos de trabalho dos operadores de tráfego, facilitando as atividades rotineiras, bem como fornecer dados o mais rápido e fidedignos possíveis, permitindo facilmente efetuar análises em tempo real de previsões de custos/ rentabilidade com as viagens. O Software Syscargo é a mais poderosa ferramenta de Gestão de Tráfego desenvolvida em Portugal, com total integração no Software PHC, nomeadamente nas Gamas PHC Advanced e Enterprise. Paulo Baptista O SOFTWARE SYSCARGO AOS OLHOS DOS NOSSOS CLIENTES A empresa Transportes Mariano, com sede na Figueira da Foz, dedica a sua atividade profissional à prestação de serviços de Transportes Terrestres de Mercadorias a outras empresas. A gestão de frota era feita informaticamente no sistema antigo, mas de uma forma desajustada com algumas lacunas e sem perceção imediata de custos/rentabilidade por viagem, com abertura de pedidos de viagens complicados, com pouca informação cruzada e sem reflexo imediato na contabilidade. A empresa Elaconta Informática, SA é uma empresa de referência e com prestigio nacional com provas dadas no mercado em implementações com o Software PHC. Apresentou-nos uma Solução Integrada ERP, (Gestão Comercial, Gestão de Frota, Gestão Financeira e Recursos humanos) para gerir a nossa frota, bem como, todos os subcontratados dando uma rápida e eficaz percepção de custos/rentabilidade por viagem, permitindo ao gestor de tráfego tomar decisões de gestão rápidas e fidedignas com base em simulações por viagem feitas ao momento, que identificam as melhores soluções para cada viagem ao menor custo. Posso categoricamente afirmar que o Software Syscargo que a empresa Elaconta desenvolveu, permitiu-nos controlar seriamente a nossa gestão de frota, melhorar o planeamento de cada viagem, saber ao momento o custo Versus a rentabilidade da mesma, aumentar a produtividade dos meus colaboradores, aumentar a rapidez de resposta e melhorar a qualidade da informação. Transportes Mariano info@syscargo.pt R elaconta@elaconta.pt