EMPENHO. O pagamento de despesas através de empenho é composto de etapas esplanadas no fluxograma anexo.

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1 EMPENHO O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição (Art 58 da Lei 4.320/64). Nos comentários à Lei 4.320/64, os autores J. Teixeira Machado Jr. e Heraldo da Costa Reis, afirmam: O empenho não cria obrigação e, sim, dá inicio à relação contratual entre o Estado e seus fornecedores e prestadores de serviço. Assim, o empenho é uma garantia ao fornecedor e ao mesmo tempo um controle dos gastos. O pagamento de despesas através de empenho é composto de etapas esplanadas no fluxograma anexo. PRÉ-REQUISITOS PARA HABILITAÇÃO DO CREDOR AO EMPENHO - Cadastro no SICAF (pode ser feito em qualquer órgão público federal; na UFPE pode ser feito na Divisão de Patrimônio). - Certidão Negativa de Débito válida no dia da execução do empenho. Para Pessoa Jurídica: RECEITA FEDERAL ( ainter/informanicertidao.asp?tipo=1) INSS ( FGTS ( Para Pessoa Física: RECEITA FEDERAL ( ainter/informanicertidao.asp?tipo=2) - No caso de pessoa física será necessário informar o número do PIS. - Linha de Fornecimento compatível com o material ou serviço fornecido. Será consultado no SICAF ou na: SITUAÇÃO CADASTRAL NA RECEITA FEDERAL ( _Solicitacao.asp)

2 SOLICITAÇÃO DE EMPENHO A solicitação de empenho é feita pelo curso a PROPESQ através de processo contendo o formulário de empenho e os documentos necessários conforme o tipo de empenho. COMO PREENCHER O FORMULÁRIO? RECURSO Marcar com X na fonte do recurso que será utilizada para a despesa, podendo ser PROF ou RECURSOS PRÓPRIOS (diretamente arrecadado). A despesa deverá ser realizada de acordo com as condições e critérios que determinam a forma de utilização do recurso, sendo todos eles abalizados pela Lei 4.320/64 e 8.666/93. SOLICITANTE Informar o nome do curso e nome e dados para contato da pessoa que irá acompanhar o andamento da solicitação. DADOS DO CREDOR O credor será o que ofereceu o menor preço em todos os itens que compõe a despesa. Deve-se informar a razão social e CNPJ da empresa, e nome e telefone do vendedor para uma eventual necessidade de informação. Obs.1: No caso de Ressarcimento será necessário informar nome completo do professor, CPF, telefone e dados bancários. Obs.2: No caso de Pessoa Física será necessário informar Nome completo do Credor, CPF, Nº do PIS, Telefone e Dados Bancários. DESCRIÇÃO DA DESPESA A descrição da despesa deve ser o mais completa possível e de acordo com a descrição das cotações. Ela irá variar dependendo da natureza da despesa. Obs.: Caso a cotação contenha todos os dados necessários, conforme tabela do formulário, e esteja informando os itens, descrições e quantidades conforme deseja o solicitante, então, apenas informe na descrição o seguinte: Pedido conforme descrições e quantidades da cotação. MATERIAL DE CONSUMO e MATERIAL PERMANENTE: Nesses casos será necessário informar: ITEM, MATERIAL, MARCA, UNIDADE, QUANTIDADE, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL POR ITEM e VALOR TOTAL GERAL. ITEM Cada material diferente irá corresponder a um item. Obs.: Poderá ficar no mesmo item materiais que se diferenciem por características que não alteram seu valor unitário. Ex.: Canetas esferográficas da mesma marca, valor unitário e modelo, só com as cores diferentes, podem ficar no mesmo item. MATERIAL A descrição do material deve ser clara e específica, sendo ainda igual a forma como foi descrita nas cotações. Obs.1: Caso se trate de peças para equipamentos ou moveis informar o número do tombamento destes. Ex1.: Mouse para o computador de tomb. Nº xxx/xx Ex.2: Memória para o computador de tomb. Nº xxx/xx Obs.2: Só é permitido adquirir peças para equipamentos que fazem parte do patrimônio da UFPE; dessa forma a quantidade de tombamento deve ser igual a quantidade do material. (Ex.: se forem 2 mouses deve-se informar o nº dos tombamentos dos 2 computadores que iram recebê-los).

3 MARCA A marca é informada apenas para fins de especificação do produto, devendo esta ser cumprida no fornecimento. Obs.: A marca não deve interferir no processo de comparações dos preços, não sendo permitido a preferência de marca. (Inciso I, Art. 25 da Lei 8.666/93) UNIDADE Deve-se informar a unidade de medida do produto para dar referencia ao valor unitário e a quantidade. Ex.: Caixa c/ X unidades, X litros, X metros, pacote c/ X unidades, saco c/ X Kg, frasco c/ X gramas etc. QUANTIDADE Informar a quantidade do produto a ser fornecida tendo como referencia a unidade definida. Ex.: Se for comprar 2 caixas com 10 resmas de papel deve-se informar 2 unidades e não 20 unidades (total de resmas das duas caixas). VALOR UNITÁRIO Valor individual do produto tendo como referencia a unidade definida. VALOR TOTAL POR ITEM Quantidade X Valor unitário VALOR TOTAL GERAL Somatório dos valores totais de cada item. Valor total do empenho. SERVIÇO DE TERCEIROS PESSOA FÍSICA E PESSOA JURIDICA: Nesses casos será necessário informar: ITEM, DESCRIÇÃO DO SERVIÇO, UNIDADE, QUANTIDADE, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL POR ITEM e VALOR TOTAL GERAL. ITEM Cada serviço diferente irá corresponder a um item. Obs.: Poderá ficar no mesmo item serviços que se diferenciem por características que não alteram seu valor unitário. Ex.: Realizar o mesmo serviço com o mesmo valor em equipamentos diferentes podem ficar descrito no mesmo item, sendo a quantidade o numero de equipamentos que receberam o serviço. DESCRIÇÃO DO SERVIÇO A descrição do serviço deve ser clara, completa e especifica, sendo ainda igual a forma como foi descrita nas cotações. Obs.1: Caso se trate de serviços em equipamentos ou moveis informar o número do tombamento destes. Ex.: Serviço de substituição de memória 256mb do computador de tomb. Nº xxx/xx Obs.2: Só é permitido realizar serviços em equipamentos que fazem parte do patrimônio da UFPE, por tanto, se o objeto do serviço em questão não possuir tombamento e pertencer a UFPE deve-se entrar em contato com a Divisão de Patrimônio. Obs.3: Em caso de pequenas reformas deve-se informar o local onde está sendo realizada. Ex.: Pintura da sala X do Departamento X. Obs.4: Quando o produto final de um serviço se trata de material permanente deverá ser solicitado como material permanente e não como serviço. (Ex. Confecção de móveis) UNIDADE Deve-se informar a unidade de medida do serviço para dar referencia ao valor unitário e a quantidade. Ex.: pintura, assentamento de cerâmica, reboco etc, usar M 2 ; consertos de equipamentos e moveis, usar Unid. QUANTIDADE Informar a quantidade de serviço a ser realizado tendo a unidade como referencia. Ex.: Serviço de assentamento de cerâmica na sala X do Departamento X, Quantidade: 8, Unidade: M 2. VALOR UNITÁRIO Valor individual do serviço tendo como referencia a unidade definida. VALOR TOTAL POR ITEM Quantidade X Valor unitário VALOR TOTAL GERAL Somatório dos valores totais de cada item. Valor total do empenho. Obs.: No caso de serviço de terceiros pessoa física a deve-se levar em consideração como despesa para curso não só o valor do serviço, mas também o valor do recolhimento. Ex.: Se um serviço custa R$100,00; deves-se considerar como valor total da despesa para o curso: R$100,00 + R$20,00 (20% - recolhimento) = R$ 120,00 (valor debitado do saldo do curso para pagamento deste serviço).

4 RESSARCIMENTO: Nesse caso será necessário informar: ITEM, TIPO DE DESPESA, VALOR POR ITEM e VALOR TOTAL. Obs.: O tipo de despesa e os limites dos valores a serem ressarcidos irão seguir critérios de acordo com a origem do recurso a ser utilizado. Ex.: Se um professor pede o ressarcimento de R$ 300,00 referente a despesas com hospedagem, alimentação e transporte urbano (taxi) para participar em um evento onde ele receberia em diárias, no máximo, R$ 200,00; então, ele só poderá ser ressarcido em R$ 200,00. ITEM Cada despesa diferente irá corresponder a um item. Obs.: Caso tenha mais de um comprovante do mesmo tipo de despesa basta informar em um único item o valor total dele. Ex.: O credor teve três despesas com alimentação nos valores de R$10,00; R$13,00 e R$11,00. Neste caso basta informar em um único item o tipo de despesa alimentação com o valor de R$ 34,00 (valor total deste tipo de despesa). TIPO DE DESPESA Não será preciso detalhar a despesa a ser ressarcida, bastando apenas informar o gênero. (Ex.: Táxi, alimentação, hospedagem, etc) VALOR POR ITEM Valor total de cada item. (não será necessário informar valor unitário) VALOR TOTAL Somatório dos valores totais de cada item. Valor total do empenho. AUTORIZAÇÃO Deverá ser informado a data e conter a assinatura e carimbo do coordenador ou vice do curso. Também informar departamento e centro de quem assinou. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ANEXAR AO PROCESSO Deverá conter em anexo os seguintes documentos, de acordo com o tipo de empenho solicitado: Material Permanente e de Consumo e Serviço de Terceiros Pessoa Física e Jurídica: Anexar 3 (três) cotações no mínimo Ressarcimento: Anexar comprovantes de despesa legíveis (recibos e/ou notas fiscais) em nome do credor. SOBRE AS COTAÇÕES As cotações são os documentos fornecidos pelos credores informando o valor do material, equipamento ou serviço a ser fornecido. Toda cotação deve estar legível e não pode estar em papel térmico (papel de fax). Devem ser em papel timbrado da empresa e contendo obrigatóriamente as seguintes informações: Razão Social; CNPJ; Endereço; Telefone; Data; Destinado ao Professor, Curso ou UFPE; Assinatura do responsável da empresa pela cotação, bem como seu nome e cargo/função legíveis. Cada item deve ser cotado por, no mínimo, três empresas diferentes, podendo um mesmo empenho possuir mais de três cotações desde que uma única empresa seja a vencedora em todos os itens. Exemplo: Empresa A Empresa B Empresa C Empresa C Objeto 1 12,00 10,00 11,00 Não fornece Objeto 2 9,00 12,00 9,50 Neste exemplo poderá ser feito um único empenho para empresa B, pois fornece mais barato, entre três cotações, os objetos 1 e 2. Quando se tratar de muitos itens, para facilitar, pode-se usar um mapa comparativo de preços (utilizando essa tabela acima) que poderá ser anexado ao oficio junto com as cotações.

5 Lei 8666/93, Art.25. É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição em especial: I- para aquisição de materiais, equipamentos; ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro do comercio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço pelo Sindicato, Federação ou Confederação patronal, ou ainda, pelas entidades equivalentes. Neste caso apenas será necessário a cotação da empresa exclusiva acompanhada do documento comprobatório conforme exigido pela Lei citada acima. EXECUÇÃO E APROVAÇÃO DO EMPENHO Quando a Solicitação de Empenho chega ao Setor Contábil da PROPESQ (SCONT), ela passa por uma triagem inicial onde são observados se constam as informações e os documentos necessários, bem como se estes se encontram de acordo com as exigências requisitadas. Depois passa por uma triagem no sistema (SERPRO), onde são observados no SICAF validade das Certidões Negativas de Débito, Limite de Dispensa da Empresa no mês (R$ 8.000,00), e linha de fornecimento desta. Depois das triagens realizadas, tendo resultado positivo, o empenho é lançado no sistema, impresso, assinado pelo ordenador de despesa, encaminhado para o DCF para aprovação e retorna para o SCONT. A parti daí passa ao próximo passo. Obs.1: Quando o empenho é executado o processo original é devolvido ao curso com o número do empenho e o número do novo processo que é formado para acompanhar o andamento da solicitação através do site Obs.2: Caso tenha algum problema durante as triagens a solicitação será devolvida ao curso para correção. LIQUIDAÇÃO DE DESPESA E PAGAMENTO Após receber o empenho aprovado o SCONT atualiza a situação deste na planilha do curso no site da PROPESQ. Um representante do curso pega o empenho no SCONT, envia para empresa uma via do empenho aprovado para que ela possa fornecer ou realizar o serviço, bem como entregar a nota fiscal que deve ter no verso da via original o declaro que o serviço foi realizado ou que o material foi recebido, com assinatura e carimbo do funcionário do setor, para, então, ser anexada ao empenho e ser enviado para o SCONT, o qual irá conferir os dados e, após assinatura do visto pague-se pelo ordenador de despesa, é enviado a DCF/TESOURARIA para liquidação e pagamento. Obs.1: Quando consultar o andamento do processo no site e ele estiver com destino DCF/SCONT-ARQUIVO, considerar, a partir da data informada, 3 dias úteis para compensação do pagamento na conta do credor. Obs.2: No caso de ressarcimento, após receber o empenho aprovado o SCONT providencia a folha de pagamento que é anexada ao empenho e, depois de ser assinada pelo ordenador de despesa, é enviado para a DCF/TESOURARIA para liquidação e pagamento. Obs.3: No caso de material permanente o curso deve providenciar junto a Divisão de Patrimônio o tombamento do material antes de enviar a nota com o empenho para o SCONT.

6 ANDAMENTO DO PROCESSO DE EMPENHO FLUXOGRAMA OBS.: AS EXPRESSÕES EM VERMELHO SÃO AS MESMAS USADAS NO SITE CURSO Faz o levantamento das cotações, anexa ao formulário de solicitação de empenho e forma processo; PROPESQ/SETOR CONTÁBIL (PROPESQ/SCONT) Faz a triagem, lança o empenho no sistema, imprime, o ordenador de despesa (Pro-reitor ou substituto legal) assina; Obs: Após execultado o empenho, o processo original é devolvido ao curso com o número do novo processo. DCF*/SECRETARIA (DCF/SEC) Forma novo processo; DCF*/SEÇÃO DE CONTROLE ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO (DCF/SCOF) Análise e conferência para aprovação do empenho; DCF*/SECRETARIA (DCF/SEC) Encaminha; PROPESQ/SETOR CONTÁBIL (PROPESQ/SCONT) Da baixa na planilha da internet como empenho aprovado. Com essa informação um representante do curso pega o empenho; CURSO Com o empenho aprovado o credor realiza o serviço ou fornece o material e emite a nota fiscal ou recibo que é anexado ao processo e este enviado; PROPESQ/SETOR CONTÁBIL Conferência da nota fiscal e visto do Ordenador de despesa para pagamento; DIVISÃO DE PATRIMÔNIO Para tombamento caso seja de Material Permanente; DCF*/SECRETARIA (DCF/SEC) Encaminha; DCF*/SEÇÃO DE ANÁLISE E PAGAMENTO (DCF/TESOURARIA) Pagamento da fatura na conta do credor; DCF*/ARQUIVO (DCF/SCONT-ARQUIVO) O processo é arquivado. * Departamento de Contabilidade e Finanças DCF