UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA

Transcrição

1 UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSOS E SEMINÁRIOS FRANCINILDA OLIVEIRA BARBOSA 2013

2 INTRODUÇÃO A Universidade de Brasília, por meio da Diretoria de Contabilidade e Finanças e Coordenadoria de Capacitação e Educação PROCAP elaboraram o Procedimento de inscrição em congressos e seminários com o objetivo de fornecer aos Centros de Custo uma ferramenta para padronizar os processos e favorecer o controle das atividades e informações.

3 PASSO A PASSO PROCESSO PARA SOLICITAÇÃO DE INSCRIÇÃO EM CONGRESSOS E SEMINÁRIOS CENTRO DE CUSTO 1. Demanda do Centro de Custo, interesse do docente, servidor e discente em participar de Congressos e Seminários; 2. Em seguida verificar se a empresa organizadora do evento aceita a Nota de Empenho para assegurar a inscrição 3. Inicia processo que deve compor: 3.1. Memorando com solicitação de inscrição informando o nome dos participantes, nome do evento, nome da empresa organizadora, 3.2. Comprovante de inscrição do solicitante no Sitio da empresa organizadora do evento

4 3.3. Preencher os dados do formulário de inscrição informações imprescindíveis que viabilizam o contato com a empresa organizadora e com os solicitantes, são eles:. NOME DO EVENTO; EMPRESA ORGANIZADORA CNPJ ; TELEFONE; PERÍODO DE REALIZAÇÃO; LOCAL DE REALIZAÇÃO VALOR DA INSCRIÇÃO CARGA HORÁRIA NOME DO PARTICIPANTE; CPF TELEFONE CARGO TIPO DE VÍNCULO 4. Anexar folder de divulgação do evento

5 5. Anexar aceite do trabalho para apresentação no evento 6.. Anexar Nota Dotação ENCAMINHAR PROCESSO À PROCAP 7. A Coordenadoria de Capacitação PROCAP realizará triagem e conferência dos documentos 8. Caso o processo esteja com todas as informações necessárias PROCAP encaminha para DAF para analisar e homologar despesa DAF encaminha para DPO para detalhamento da despesa. 9. Caso haja documentos pendentes PROCAP devolve para o Centro de Custo Centro de Custo restitui o processo sem pendências.

6 10. PROCAP encaminha para DAF para homologação de despesa DECANATO DE ADMINISTRAÇÃO 11. Caso o processo seja autorizado, o DAF encaminha para DPO para detalhamento de despesa 12. DPO encaminha processo à DCF DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS 13. A Coordenadoria de Execução Orçamentária CEO/DCF emite a Nota de Empenho. 14. CEO devolve o processo ao Centro de Custo solicitante.

7 CENTRO DE CUSTO 15. De posse do processo com a Nota de Empenho - NE, realizar os seguintes passos: Digitaliza a NE e encaminha para o da empresa organizadora do evento para assegurar a inscrição do solicitante e pedir confirmação de recebimento da NE Após a realização do evento e recebimento da Nota Fiscal ou Recibo fazer a seguinte verificação: Caso o serviço da empresa organizadora tenha sido realizado conforme proposta no folder, o docente ou servidor deve atestar que o serviço foi realizado a contento: colocando carimbo de atesto no próprio documento fiscal, devendo conter: data, nome legível, matricula da FUB e carimbo do servidor Encaminhar processo à Diretoria de Contabilidade e Finanças DCF solicitando pagamento. DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS

8 16. O processo segue para Coordenadoria de Execução Contábil CEC, que providencia a liquidação e encaminha para Tesouraria Tesouraria efetiva o pagamento da inscrição e arquiva o processo. SITUAÇÃO ADVERSA 1. Caso o solicitante desista de participar do evento: 1.1. O Centro de Custo deve encaminhar o processo à Coordenadoria de Execução Orçamentária CEO, solicitando cancelamento da Nota de Empenho Informar a empresa organizadora do evento sobre a desistência do solicitante e solicitar o cancelamento da inscrição Caso a Nota de Empenho contenha vários participantes e um deles desista, solicitar ao CEO o cancelamento do saldo da Nota de Empenho. Contatos para esclarecimentos de dúvidas:

9 DCF Telefone: PROCAP Telefone: