Gerador automático de lançamentos contabilísticos de bancos

Transcrição

1 Gerador automático de lançamentos contabilísticos de bancos Com ferramenta de conciliações bancárias automáticas Metodologia de trabalho diferente da tradicional O procedimento contabilístico tradicional, tal como é executado pelos profissionais de contabilidade, passa pelo lançamento exaustivo da documentação contabilística, e posterior comparação com o extracto bancário (procedimento de conciliação bancária); Se o objectivo é conseguir que a contabilidade fique igual ao extracto bancário, porque não transcrever directamente o extracto bancário para a contabilidade, evitando trabalho tradicional mas totalmente desnecessário? Esperamos assim poupar horas infindáveis de trabalho cansativo e de lançamentos bancários, que estimamos em taxas de poupança horária de 80 a 95% do tempo gasto por processos tradicionais. Tal deveria permitir também informação contabilística correcta e mais atempada para análise pela gestão da empresa. Tem capacidade para trabalhar de duas formas:

2 Método inovador importa extractos bancários da páginas de homebanking e gera os respectivos movimentos contabilísticos automáticamente no ERP, com possibilidade de classificação total de documentos a partir da descrição constante do extracto bancário; Não se fazem movimentos de bancos na contabilidade sem ser por via automática! emparelhamento dos movimentos de recebimentos de clientes e pagamentos a fornecedores, feitos nos programas de gestão e contabilidade, com os movimentos gerados automáticamente pelo CBU (controlado no CBU) Método tradicional A ferramente de conciliações bancárias pode ser usada como método alternativo importa os extractos bancários da páginas de homebanking e extractos de contabilidade de qualquer ERP (programa de contabilidade ou gestão)do mercado; mantêm os extractos de bancos e de contabilidade actualizados a qualquer momento no CBU, garantindo a fiabilidade das importações sequenciais e sucessivas; procede à conciliação automática dos dois extractos; procede à sua conciliação manual, para os casos de não correspondência automática

3 permitir a sua permanente sincronização, apesar das correções que tenham de ser feitas na contabilidade (por erros detectados no processo de conciliação), com total fiabilidade e sem necessidade de fechar meses ; filosofia totalmente dinâmica; gera movimentos contabilísticos automáticamente no ERP, com possibilidade de classificação total de documentos a partir da descrição constante do extracto bancário, apenas para os movimentos do extracto bancário não conciliados; gerar relatórios clássicos de conciliação bancária a qualquer data, actual ou passada, e consultas a ambas as tabelas por diversos filtros Poupança de recursos administrativos Aumento de capacidade Crescimento

4 MODO DE OPERAR Fase de parametrização (comum aos métodos Inovador e Tradicional) PARAMETRIZAÇÃO DE EXTRACOS BANCÁRIOS E DE EXTRACTOS DE CONTABILIDADE DO ERP Extractos bancários Parametrização no CBU do formato dos extractos de cada banco, por forma a serem integrados para a base de dados da aplicação Extractos de contabilidade do ERP Parametrização no CBU do formato do extractos de cada ERP, por forma a serem integrados para a base de dados da aplicação

5 CRIAÇÃO DE TABELAS AUXILIARES NO CBU Tabela de firmas a aplicação pode gerir várias empresas em simultâneo Tabela de Diários indicação do diário ou diários que deverão ser utilizados no futuro na geração automática de movimentos para o ERP, com contador próprio do CBU (os documentos gerados no ERP pelo CBU deverão ser controlados por contador nativo no CBU, dando origem a diário ou diários de contabilidade possibilidade de gerar todos os movimentos num diário único ou num diário por cada banco) Tabela de Bancos - criação de códigos e indicação do código de conta no ERP de contabilidade; atribuição de um diário a cada banco, onde serão gerados no futuro movimentos contabilísticos a partir do extracto bancário;

6 Tabela de Códigos de Tesouraria possibilidade de classificar os movimentos constantes dos extractos bancários importados para o CBU numa óptica de grupos de tesouraria (independente da contabilidade e permitindo obter futuramente a tradicional análise de tesouraria, para comparação com o orçamento de tesouraria ); utilização opcional, sem influência na conciliação bancária. Tabela de Plano de Contas tabela onde residem contas que serão utilizadas no processo de geração automática de movimentos contabilísticos a partir do extracto bancário, para as respectivas contrapartidas ; estas contas deverão ser abertas respeitando o plano de contas do ERP, por forma a evitar erros e paragens no processo de importação dos movimentos gerados; Tabela de Centros de Custo para os movimentos gerados como descrito no ponto anterior, nos casos em que a firma use contabilidade por centros de custo; Tabela de Moedas a aplicação pode controlar extractos em diversas moedas, que converte para a moeda base, gerando diferenças classificáveis como diferenças cambiais; Tabela de Cambios para aplicação do ponto anterior

7 Fase operacional Método inovador IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS BANCÁRIOS PARA O CBU Procedimento operacional : A partir das páginas de homebanking dos diversos bancos, usando a opção de exportação de ficheiros disponibilizada (normalmente excel) Gravação do ficheiro obtido da página net do banco no disco local Importação para a base de dados do Cinplegest, actualizando o extracto bancário com a periodicidade desejada

8 A aplicação disponibiliza um procedimento de recurso, sendo possível carregar manualmente o extracto bancário; GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE MOVIMENTOS A PARTIR DO EXTRACTO BANCÁRIO, PARA INTEGRAÇÃO NO ERP (SÓ POSSÍVEL SE ESTE DISPUSER DE MECANISMO PRÓPRIO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS) O processo de selecção de movimentos para criação do ficheiro de exportação para o ERP permite proceder à classificação contabilística de contrapartidas a partir de filtros à descrição constante do extracto bancário; nesta fase são utilizadas as tabelas auxilares Plano de Contas e Centros de Custo ; A aplicação disponibiliza, por fim, um ficheiro no formato de importação do ERP do utilizador, gravando-o no disco local, e permitindo a sua posterior importação para o mesmo;

9 A geração deste ficheiro implica a utilização de um diário próprio do CBU, devendo garantir-se que o mesmo é criado no ERP, mas não permitindo que neste se façam movimentos que não venham da integração do CBU, para evitar conflitos de contadores / numeração de documentos; Emparelhamento de lançamentos feitos no ERP de recebimentos de clientes e pagamentos a fornecedores com os movimentos gerados automáticamente pelo CBU Utilização de um algoritmo de emparelhamento residente no CBU que permite aproveitar todo o trabalho de contas correntes feitos nos ERPs

10 Método Tradicional IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS BANCÁRIOS PARA O CBU Procedimento operacional : A partir das páginas de homebanking dos diversos bancos, usando a opção de exportação de ficheiros disponibilizada (normalmente excel) Gravação do ficheiro obtido da página net do banco no disco local Importação para a base de dados do Cinplegest, actualizando o extracto bancário com a periodicidade desejada A aplicação disponibiliza um procedimento de recurso, sendo possível carregar manualmente o extracto bancário; IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS DE QUALQUER ERP DO MERCADO (Primavera, PHC, Sendys, etc)

11 Procedimento operacional : A partir da opção de exportação de extractos de qualquer ERP (normalmente excel) Gravação do ficheiro obtido da contabilidade do ERP no disco Importação para a base de dados do Cinplegest, actualizando o extracto da contabilidade a qualquer momento Aplicação mantém a compatibilidade entre o extracto de contabilidade do ERP e o extracto do CinpleGest, adaptando-o a qualquer novo lançamento ou alteração ou feita no ERP Compatibilidade assegurada sem necessidade de ter meses fechados na contabilidade, de uma forma totalmente dinâmica CONCILIAÇÃO AUTOMÁTICA DOS MOVIMENTOS IMPORTADOS Basta um mero clique para conciliar em média 80 a 90% dos movimentos, atribuindo-se a cada par conciliado um número de conciliação automática que liga os movimentos;

12 CONCILIAÇÃO MANUAL DOS MOVIMENTOS NÃO ELIMINADOS NA OPÇÃO AUTOMÁTICA Disponibilização de janelas paralelas e filtros diversos para conciliação dos movimentos mais resistentes, atribuindo-se aos movimentos conciliados (por norma mais de dois) um número de conciliação manual; Capacidade para gerar movimentos contabilísticos de correção de pequenas diferenças, para situações vulgares de erros de simpatia ou de centimos (evitando o trabalho de efectuar estas correções no ERP de contabilidadee voltar mais tarde à operação de conciliação) ANÁLISE DINÂMICA DOS RESULTADOS DA CONCILIAÇÃO, POR FORMA A PROCEDER ÀS CORREÇÕES NECESSÁRIAS

13 Os movimentos em aberto podem sem consultados em qualquer momento e em referência a qualquer data presente ou passada, na opção Mapas Mapa de conciliações bancárias, ou alternativamente; Na opção Conciliação Manual, que mostra apenas os movimentos em aberto, em duas janelas paralelas (bancos e contabilidade) Na opção Consulta de Picagens, que disponibiliza diversos filtros, bem como a possibilidade de anular conciliações anteriormente feitas, reabrindo os movimentos a nova picagem; LANÇAMENTOS DE CORREÇÃO NO ERP Uma vez analisados os erros do lado dos lançamentos contabilísticos, procede-se à sua correção directamente no ERP de contabilidade Uma vez efectuadas as correções, procede-se a nova exportação do extracto de contabilidade a partir do ERP; e de imediato a nova integração para o CBU, garantindo esta aplicação a respectiva sincronização; O que quer dizer que o CBU tem capacidade para perceber e sincronizar qualquer ALTERAÇÃO/ANULAÇÃO/MOVIMENTO NOVO que tenha sido feito no ERP, reabrindo automáticamente conciliações anteriores, se fôr caso disso, sem intervenção do utilizador; Este procedimento pode ser repetido as vezes que fôr necessário, se bem que se não houver lapso do utilizador a conciliação poderá ser limpa em apenas uma vez; O objectivo é, assim, chegar a uma conciliação limpa do lado dos movimentos contabilísticos, podendo nesta

14 primeira fase restar movimentos por regularizar, mas apenas do lado do extracto bancário; só esta situação permite passar à fase seguinte: GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE MOVIMENTOS A PARTIR DO EXTRACTO BANCÁRIO, PARA INTEGRAÇÃO NO ERP (SÓ POSSÍVEL SE ESTE DISPUSER DE MECANISMO PRÓPRIO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS) Esta opção, de enorme utilidade em termos de poupança humana de trabalho, só pode ser executada se estivermos em presença de uma conciliação bancária onde só estejam em aberto movimentos do lado do extracto bancário, e nenhum movimento do lado da contabilidade; A explicação para esta restrição é simples: considerando que o CBU gera os movimentos em aberto do lado do extracto bancário, existe o risco de os gerar em duplicado com movimentos que possam ainda estar em aberto do lado da contabilidade (a situação será naturalmente sempre recuperável, mas à custa de esforço adicional evitável) O processo de selecção de movimentos para criação do ficheiro de exportação para o ERP permite proceder à classificação contabilística de contrapartidas a partir de filtros à descrição constante do extracto bancário; nesta fase são utilizadas as tabelas auxilares Plano de Contas e Centros de Custo ; A aplicação disponibiliza, por fim, um ficheiro no formato de importação do ERP do utilizador, gravando-o no disco local, e permitindo a sua posterior importação para o mesmo; A geração deste ficheiro implica a utilização de um diário próprio do CBU, devendo garantir-se que o mesmo é criado no ERP, mas não permitindo que neste se façam movimentos que não venham da integração do CBU, para

15 evitar conflitos de contadores / numeração de documentos;