Unidade 7: Panes no Excel

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1 Unidade 7: Panes no Excel 7.0 Introdução A maioria das pessoas que usam o Excel já deve ter passado por redução no desempenho, congelamento e aquelas temidas palavras "O Microsoft Excel encontrou um problema e precisa ser fechado. Desculpem-nos pela inconveniência": Isto naturalmente pode significar que você perdeu seu trabalho. Esta unidade abrange formas de ajudar a evitar esse cenário e oferece algumas dicas sobre o que fazer quando isso ocorre. 7.1 Evitando problemas Basicamente, você deve: saber o tamanho de seus arquivos, reduzi-los sempre que possível e procurar os métodos mais simples para o Excel realizar suas tarefas. Medindo o arquivo Arquivos do Excel têm tamanhos que variam entre poucos kilobytes até dez ou mais megabytes. Quanto maior o arquivo, maior será a carga colocada sobre sua máquina e maior a probabilidade de ocorrência de uma pane. Se você acha que um arquivo provavelmente será muito grande (basta observar a demora para abrir para ter uma ideia), descubra o tamanho dele. Há duas maneiras fáceis de fazer isso. Se o arquivo já estiver aberto: 2010 Excel com Negócios 1 Unidade 7: Panes no Excel

2 Botão do Office > Preparar > Propriedades > Propriedades do documento > Propriedades avançadas ou se ele não estiver aberto, navegue até o arquivo, clique nele com o botão direito do mouse e selecione Propriedades. Em qualquer dos casos, o tamanho do arquivo será exibido no meio da janela resultante. A relação entre o tamanho do arquivo e o risco de uma pane no Excel dependerá muito do seu sistema a quantidade de memória e espaço em disco, etc. Reduzindo o arquivo Aqui estão algumas maneiras de reduzir o tamanho do arquivo: Exclua qualquer coisa de que você não precisa: o Coloque um link apontando onde os dados de origem podem ser encontrados, em vez de duplicar, digamos, um banco de dados inteiro o Imagens tendem a ser especialmente "dispendiosas" Divida a pasta de trabalho em dois ou mais arquivos, se o trabalho puder ser naturalmente dividido, e puder ser separado sem a necessidade de links entre os arquivos. Considere o uso de valores em vez de fórmulas. Fórmulas são muitas vezes copiadas para milhares de linhas. Ela pode ser necessária na primeira vez que a operação é formada, para adquirir os resultados para a primeira vez. Mas depois disso, caso não se espere que os valores sejam atualizados com frequência, pode ser melhor manter a linha superior de fórmulas (de modo que a metodologia possa ser rastreada) e colar os valores puros embaixo dela (para reduzir o tamanho do arquivo). É importante então manter o controle do que você já fez. Preencha a linha superior com cor para indicar isso: 2010 Excel com Negócios 2 Unidade 7: Panes no Excel

3 É complicado Pastas de trabalho não precisam ser grandes para dar problemas (embora arquivos incômodos tendam a ser grandes). Elas também podem apresentar problemas devido a: estarem em rede, conectarem-se com e a partir de outros arquivos, e execução de macros. Gerenciar a capacidade de um arquivo de sobrecarregar o Excel é, portanto, complexo; tudo o que podemos fazer é considerar o tamanho do arquivo e tratar esses tipos especiais de arquivos com cuidado extra. Dirigindo com cuidado Quando você precisa trabalhar com arquivos grandes ou complicados, as chances de evitar uma pane serão melhoradas ao: Realizar ações complicadas localmente. Isto significa retirar quaisquer arquivos de rede e salvá-los em sua máquina, para que os arquivos em questão não tenham que ir muito longe para encontrar uns aos outros. Manter abertos os arquivos aos quais você está ligando. Novamente, isso torna cada um dos arquivos com que você estiver trabalhando mais "visíveis" uns aos outros, reduzindo a carga sobre o Excel. Minimizar o número de outros aplicativos em execução em segundo plano. Este é um mau hábito que a maioria dos profissionais tem que os torna muito menos produtivos (seu trabalho na tela será muito mais fácil de administrar em qualquer momento), bem como incentiva a ocorrência de panes Excel com Negócios 3 Unidade 7: Panes no Excel

4 7.2 Solução de problemas Observar as dicas acima certamente reduzirá o número de panes. Mas provavelmente não vai impedir que aconteçam. Quando acontecerem, há dois cenários possíveis: o congelamento de sua máquina e o Excel declarar oficialmente que precisa fechar. O computador congela Neste caso ainda resta alguma esperança de que Excel se resolva sozinho. No feliz (e raro) caso de você não ter dados para salvar em qualquer de seus aplicativos, engula o sapo e use o Gerenciador de Tarefas (Ctrl-Alt-Delete, pressionados simultaneamente) para forçar o fechamento do Excel: Ctrl-Alt-Delete > Gerenciador de Tarefas > Finalizar Tarefa No entanto, se houver algum trabalho que você pode perder e acha que precisa segurar mais um tempo, você pode fazer alguma coisa para ajudar o aplicativo a se corrigir: Feche todos os outros aplicativos, desde que eles também não sofrido pane (clique com o botão direito do mouse > Fechar) Usando o Gerenciador de Tarefas: o Abra o Gerenciador de Tarefas, escolha o arquivo do Excel e clique em Alternar para na parte inferior da janela. Isso faz com que sua máquina preste atenção ao Excel acima de todos os outros aplicativos. o Feche quaisquer outros aplicativos em execução clicando em Finalizar agora se clicar com o botão direito do mouse > Fechar não funcionou Não dê qualquer outra tarefa à máquina, independente de você achar que o Excel está improdutivo no momento. 7.3 Pane oficial Mesmo quando isso acontece, as coisas podem não ser tão ruins como parecem. Você não terá qualquer alternativa além de fechar o Excel (você será informado que isso aconteceu ou precisará usar o Gerenciador de Tarefas). Mas quando reiniciar o programa, você pode não ter perdido todo o seu trabalho. Salvar Conforme já recomendamos na Unidade 3: Personalizando o Excel, configurar o recurso de recuperação automática para cada poucos minutos (digamos a cada 10 a 15 minutos) significa que você pode não perder muito trabalho. Um lembrete desta tarefa pontual: 2010 Excel com Negócios 4 Unidade 7: Panes no Excel

5 Botão do Office 2007 > Opções do Excel > Salvar > Salvar Informações de AutoRecuperação a cada [x] minutos Arquivo de recuperação automática A Unidade 3: Personalizando o Excel também recomenda escolher um local favorável para arquivos de AutoRecuperação. Embora geralmente sejamos a favor de manter a área de trabalho desimpedida, faz sentido que o local do arquivo de AutoRecuperação seja em sua área de trabalho, já que você provavelmente vai querer encontrá-lo imediatamente e com o mínimo de aborrecimento. Observe que os arquivos de AutoRecuperação são excluídos: Quando você salva manualmente o arquivo Quando o arquivo é salvo com um novo nome de arquivo, com Salvar Como (F12) Quando o arquivo é fechado. Quando você sai do Excel, quer opte por salvar o arquivo ou não. Quando você desativa a função AutoRecuperação para a pasta de trabalho atual. Quando você desativa a AutoRecuperação ao desmarcar a caixa Salvar Informações de AutoRecuperação a cada [x] minutos. Arquivos temporários Talvez você também consiga recuperar seu trabalho através de um arquivo temporário. Todos os arquivos deste tipo têm a extensão ".tmp", mas podem ser criados com muitos programas diferentes, inclusive o Word, PowerPoint e Excel. Eles são criados a cada poucos segundos para fins de backup. Normalmente podem ser encontrados em: "C:\Documentos e Configurações \ <nome de usuário>\ Configurações Locais\Temp" para o Windows XP ou "C:\Usuários\ <nome de usuário>\dados de Aplicativo\Local\Temp" para o Windows 7/Vista NÃO se deve confiar em Arquivos temporários. No entanto, no caso de um desastre, vale a pena dar uma procurada por eles nesses locais. Enviar relatórios de erros? Não recomendamos enviar relatórios de erros. Sua máquina está com dificuldades para executar até mesmo as tarefas que você precisa que ela execute Excel com Negócios 5 Unidade 7: Panes no Excel