RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

Transcrição

1 PRODUTO 600

2 RMS Software S.A. - Uma Empresa TOTVS Todos os direitos reservados. A RMS Software é a maior fornecedora nacional de software de gestão corporativa para o mercado de comércio e varejo. Este documento contém informações conceituais, técnicas e telas do produto que são confidenciais, podendo ser utilizadas somente pelos clientes RMS no projeto de utilização do RMS/Retail. A reprodução deste material, por qualquer meio, em todo ou em parte, sem a autorização prévia e por escrito da RMS Software S.A., ou envio do mesmo a outras empresas terceirizadas não pertencentes ao grupo da RMS, sujeita o infrator aos termos da Lei número 6895 de 17/10/80 e as penalidades previstas nos artigos 184 e 185 do Código Penal. Para solicitar a autorização de reprodução parcial ou total desde documento, ou ainda necessitar enviá-lo à outra empresa, é necessário enviar uma solicitação assinada e com firma reconhecida para o departamento de controle de manuais da RMS, que fica situado à Al. Rio Negro, º andar, Alphaville, Barueri, São Paulo, ou se necessário o cliente poderá entrar em contato pelo Telefone (0xx11) A RMS Software S.A. reserva-se o direito de alterar o conteúdo deste manual, no todo ou em parte, sem prévio aviso. O nome RMS e os logotipos RMS, RMS/Retail são marcas registradas da RMS Software e suas empresas afiliadas no Brasil. Todos os demais nomes mencionados podem ser marcas registradas e comercializadas pelos seus proprietários. RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

3 ÍNDICE Produto Objetivo... 4 Conceito... 4 Parametrização... 4 Seção... 4 Filial... 5 Descrição do processo... 6 Mapeamento de extrato para conciliação bancária VASP6MAP... 6 Importação de Extrato Bancário VASP6IMP Processamento de Conciliação Bancária Consulta de Extato Bancário - VASP6EXT

4 Produto 600 Objetivo O Produto 600 tem como objetivo a importação de um arquivo texto de extrato de conta bancária, disponibilizado por meio de uma VAN. Conceito Esta importação deste arquivo texto possibilita as seguintes ações: A realização da conciliação bancária com Contas a Receber baixando automaticamente os títulos conciliados. Estes títulos baixados automaticamente no Contas a Receber serão apresentados no Caixa e Bancos já conciliados. A geração do movimento financeiro no Caixa e Bancos. O envio dos lançamentos não conciliados para o módulo Caixa e Bancos, para conciliação manual. Cada ação será determinada por uma parametrização, onde serão mapeados os códigos dos lançamentos do extrato com as agendas do RMS. Este módulo estará totalmente integrado ao módulo Caixa e Bancos e os extratos importados e processados serão visíveis em todas as funcionalidades já existentes no RMS. Fluxo Geral Básico Mapeamento de extrato para conciliação bancária Definir fator de precisão na conciliação de valores. Configurar os parâmetros de identificação de lançamentos. Importação de Extrato Buscar arquivo na VAN e copiar para rede do cliente. Importar o arquivo no módulo. Processamento Examinar resultados. Executar a Conciliação Automática. Examinar e listar os lançamentos não conciliados, gerar planilha para tratamento posterior, envio destes lançamentos para o módulo Caixa e Bancos. Parametrização Parâmetros e Tabelas Utilizados pelo Produto 600. Seção A Seção (ou centro de custo) será um parâmetro do RMS, portanto comum para todos os lançamentos. Parâmetro: 166 Caixa e Bancos. Acesso: PR6SECAO. Conteúdo 1: código da seção. 4

5 Filial A filial será identificada pela filial principal do portador, este por sua vez, identificado pelos dados bancários (banco, agência e conta). Essas informações são gravadas através de manutenção de Portadores, na aba de Contas a Pagar. 5

6 Descrição do processo Mapeamento de extrato para conciliação bancária VASP6MAP Este processo contempla o mapeamento do extrato bancário com as agendas do RMS, além de permitir a definição do fator de precisão na comparação de valores. É necessário que inicialmente se parametrize o extrato bancário: 6

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8 Mapeamento do Extrato Funções Nome da função F3 - Fim ShF9 - Filtrar F5 - Incluir F6 - Alterar F7 - Excluir F8 - Consulta Código F9 - Trocar Agenda Descrição Cancela a operação em curso. Quando não há nenhuma, a tela é encerrada. Permite realizar consultas utilizando os critérios de filtro que aparecerão na tela. Permite a inclusão de mapeamentos. Permite a alteração de registros. Permite excluir o registro selecionado na grade. Permite cadastrar e consultar as categorias e códigos de lançamentos existentes para cada banco. Permite a troca de agenda do mapeamento. Campos de Tela Nome do Campo Critérios de Pesquisa Banco Agenda Fator de precisão Descrição Código do banco. Código da agenda do contas a receber. Parâmetro geral do sistema que determina o valor da diferença permitida para a conciliação dos mapeamentos que estiverem com a ação 8

9 Categoria do lançamento Código do lançamento Histórico Baixar. O fator deverá estar definido desta forma: Parâmetro: 003. Acesso: P6PRECISAO. Conteúdo: o valor de diferença permitido para conciliação. Código da categoria do lançamento existente no extrato bancário. Código do histórico existente no extrato bancário. Descrição do histórico do lançamento existente no extrato bancário. Ação Para os mapeamentos que estiverem com a opção Gerar ao realizar o processamento da conciliação serão criados os registros no Caixa e Bancos já conciliados. Figura Fiscal Complemento Fornecedor Valor Tarifa de DOC Agenda Fornecedor Figura Fiscal Valor Mapeamento Banco Categoria Lançamento Código Lançamento Agenda Para os mapeamentos que estiverem com a opção Baixar, ao realizar o processamento da conciliação, o sistema identificará se o registro existe no Contas a Receber. Caso exista será realizada a baixa do título no Contas a Receber e no Caixa e Bancos será apresentado já conciliado. Código da Figura Fiscal. Informação utilizada para a geração de movimento no Caixa e Bancos. Informação complementar ao histórico. Código do fornecedor O valor de referência, quando diferente de zero, será utilizado para a ação Gerar para não realizar a geração automática da despesa superior a ele, permitindo a identificação de tarifas que sofreram alteração. Código da agenda. Código do fornecedor. Código da figura fiscal. Valor da tarifa. Código do banco. Categoria do lançamento Código do lançamento Agenda Contas a Receber 9

10 Histórico Histórico Complementar Ação Figura Fornecedor Numeração do histórico Informação complementar do histórico Baixar Gerar Código figura fiscal Código do fornecedor 10

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12 Função F8 Consulta Código O programa abre a tela abaixo: 12

13 Funções Nome da função F3 - Fim ShF9 - Filtrar Descrição Retorna a tela anterior. Permite realizar consultas utilizando os critérios de filtro que aparecerão na tela. 13

14 F6 - Alterar Habilita os campos para as alterações necessárias. Campos de tela Nome do Campo Banco Categoria Código C/D Descrição Descrição Código do Banco. Código da categoria Código da conta Credito Debito 14

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17 Função F9 Trocar Agenda O programa abre uma sobre tela para informação do código da nova agenda, que substituirá a existente. 17

18 Importação de Extrato Bancário VASP6IMP Este processo possibilita a importação do arquivo de extrato bancário considerando o mapeamento e ações parametrizadas. 18

19 Funções Nome da função F3 - Sair F4 - Arquivo F5 - Importar Descrição Sai do programa. Permite a seleção do arquivo a ser importado. Permite a importação do arquivo. Nesse momento será considerado o mapeamento realizado. Campos de tela Nome do Campo Banco Formato Arquivo Reimportarão Descrição Código do Banco. Código do banco no formato cadastrado. Para escolher o arquivo a ser importado Executa a reimportarão do arquivo. NÃO executa a reimportarão do arquivo. Função F4 Arquivo 19

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21 Função F5 - Importar 21

22 Processamento de Conciliação Bancária Consulta de Extato Bancário - VASP6EXT Após a importação do arquivo é possível a realização do processamento da conciliação bancária. 22

23 Função ShF9 Filtrar Para realizar esse procedimento é necessário clicar em F5 Executar. 23

24 Função F5 Executar Os mapeamentos que estiverem parametrizados como Baixar o sistema irá checar se o registro do arquivo existe no Contas a Receber. Caso exista, o sistema irá baixar o título no Contas a Receber e criará no Caixa e Bancos o registro já conciliado, tanto no Extrato Bancário quanto nos Movimentos Financeiros. Os mapeamentos que estiverem parametrizados como Gerar o sistema criará no Caixa e Bancos os registros já conciliados, tanto no Extrato Bancário quanto nos Movimentos Financeiros. Os casos sem mapeamentos serão criados como Manual ao realizar o processamento da conciliação será criado no Caixa e Bancos apenas na parte do extrato bancário necessitando um lançamento manual nos movimentos financeiros. Os títulos que não forem executados, ou seja, que não seguirem nenhum dos fluxos citados acima, poderão ser consultados utilizando-se a função F7 Não Baixados e apresentarão as críticas que deverão ser tratadas para executar novamente o procedimento da conciliação. As críticas podem ser: Valor maior ao de referência: Quando o valor informado no mapeamento for inferior ao valor constante no registro no extrato. Neste caso, o registro permanecerá no módulo do Produto 600 até receber o devido tratamento. Título não encontrado: Quando o registro que está parametrizado para Baixar não for encontrado no módulo do Contas a Receber. Neste caso, o registro permanecerá no módulo do Produto 600 até receber o devido tratamento. Encontrado mais de um título: Quando no Contas a Receber existe mais de um título com o mesmo valor e agenda. Neste caso, o registro permanecerá no módulo do Produto 600 até receber o devido tratamento. 24

25 OBSERVAÇÃO: Todos os registros que possuírem crítica não serão integrados no Caixa e Bancos. Permanecerão no processo do Produto 600 até serem tratados e executados novamente. Funções Nome da função F3 - Sair F5 - Executar F6 - Remapear F7 - Não Baixados Descrição Sai do programa. Executa o processo de conciliação. Possibilita que o sistema reconheça um novo mapeamento para os registros já importados. Sendo assim, após o remapeamento é possível Executar novamente. Apresenta os registros não baixados pelo processo Executar. Apresenta também o motivo pelo qual o título não foi baixado para ser tratado. F8 - Mapeamentos Apresenta a tela para realização das parametrizações de mapeamento. F10 - Excluir ShF9 - Filtrar Passar P/ Caixa e Bancos Exclui o registro selecionado. Apresenta os registros de acordo com o critério de filtro. Possibilita que um registro que tenha crítica seja criado no Caixa e Bancos, sendo assim não será mais apresentado como Não Baixados. Neste caso cria-se no Caixa e Bancos apenas no extrato sendo necessário criar manualmente no movimento financeiro. Campos de tela Nome do campo Critérios de pesquisa Data Movimento Descrição De DDMMMAA a DDMMAA Código Lançamento Agenda Agência Conta Código da categoria do lançamento existente no extrato bancário. Código da agenda do contas a receber. Número da agência Conta bancária. Histórico Descrição do histórico existente no extrato bancário. Banco Grade de tela Sel Código do banco. Coluna para seleção 25

26 Nome do campo Arquivo Data CNPJ Filial Categoria Código lançamento Histórico Histórico Complementar D/C Valor Ação Agenda Bancos Agência Conta Descrição Código do arquivo. Data da geração do arquivo. CNPJ do emissor. Código da filial de origem. Categoria. Código do lançamento. Numeração do histórico. Informação complementar do histórico. Débito ou Crédito Valor. Baixar ou Gerar Código da agenda. Código do banco. Código da agência. Número da conta. 26

27 Função Executar e Função Remapear 27

28 Nome do Campo F3 - Sair F4 - Excel F5 - Executar F6 - Remapear CtF6 Marcar tudo CtF7 Desmarcar tudo F7 - Não Baixados Descrição Sai do programa. Apresenta os registros da tela numa planilha em Excel. Executa o processo de conciliação. Possibilita que o sistema reconheça um novo mapeamento para os registros já importados. Sendo assim, após o remapeamento é possível Executar novamente. Seleciona todos os registros apresentados na tela. Desmarca todos os registros selecionados na tela. Apresenta os registros não baixados pelo processo Executar. Apresenta também o motivo pelo qual o título não foi baixado para ser tratado. F8 - Mapeamentos Apresenta a tela para realização das parametrizações de mapeamento. F10 Excluir ShF9 - Filtrar Exclui o registro selecionado. Apresenta os registros de acordo com o critério de filtro. 28

29 Função F7 - Não Baixados O programa abre a tela abaixo: 29

30 Campos de tela Nome do Campo F3 - Voltar F5 - Passar P/ Caixa e Bancos CtF6 Marcar tudo CtF7 Desmarcar tudo F4 - Excel ShF9 - Filtrar Descrição Retorna para a tela anterior. Possibilita que um registro que tenha crítica seja criado no Caixa e Bancos, sendo assim não será mais apresentado como Não Baixados. Neste caso, cria-se no Caixa e Bancos apenas no extrato, sendo necessário criar manualmente no movimento financeiro. Seleciona todos os registros apresentados na tela. Desmarca todos os registros selecionados na tela. Apresenta os registros da tela numa planilha em Excel. Apresenta os registros de acordo com o critério de filtro. 30

31 Função F5 Passar para o Caixa e Bancos F8 Mapeamento Abre a tela de Mapeamento de Extrato para Conciliação Bancária, descrita no início deste manual. 31

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