EDMS: conceito básico

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1 EDMS Engineering Document Management System Gestão Eletrônica de Documentos - GED EDMS: conceito básico Propósito: Gerenciar documentos técnicos da empresa durante todo o Ciclo de Vida, seja na fase de implantação, seja durante a vida útil do empreendimento; Um EDMS é essencialmente um Document Management com algumas características adicionais para que possa manipular documentos técnicos; 1

2 Tipos de documentos gerenciados em EDMS Desenhos (maior preocupação) Manuais Especificações Normas de qualidade, etc Características diferenciadas Temporalidade; Tamanho físico de documentos; Documentos sempre sujeitos a alterações; Visualização de documentos CAD e híbridos Integração com outros sistemas de engenharia; Custo do documento de engenharia; Temporalidade A maioria dos documentos possui um ciclo de vida e uma condição legal de sua existência, indicando por quanto tempo o documento deve ser armazenado; Um documento técnico sempre existirá de acordo com a vida do equipamento/instalação/processo ao qual estiver relacionado; Não existe a noção de que o documento ou deve deixar de existir em um período de tempo definido ou que tenha que ser guardado permanentemente; 2

3 Tamanho físico do documento Enquanto em outros tipos documentais a predominância é o formato A4, um EDMS pode tratar documentos com dois metros ou mais de comprimento; Existem desenhos de engenharia com grande dimensões, como alguns fluxogramas com mais de cinco metros; Não é qualquer ambiente GED que suporta a visualização e impressão de documentos desse tamanho; Documentos sempre sujeitos a alterações O conceito de versões de documentos é mais forte no EDMS; Especialmente para documentos relacionados a equipamentos, instalações; Um documento feito hoje pode ser alterado a qualquer momento, seja daqui a uma semana ou daqui a 30 anos; Um documento de engenharia está sempre propenso a ser alterado, durante todo o seu ciclo de vida 3

4 Visualização de documentos CAD e híbridos Visualização de modelos em 3D Visualização de desenhos de referência (desenhos aninhados um dentro do outro) dentro do desenho principal; Manipular e visualizar arquivos híbridos desenhos digitalizados dentro de desenhos CAD Integração com outros sistemas de engenharia Outras aplicações de engenharia: manutenção; planejamento de obra; planejamento da produção; compra de peças e componentes; 4

5 Custo do documento de engenharia A perda de um documento de engenharia acarreta um grande prejuízo, pois para refazê-lo é necessário entender vários outros documentos para compor a idéia do que se perdeu, montar um rascunho do documento e elaborar o documento novamente; Normalmente não existe backup de desenhos em papel, mas documentos digitais podem facilmente ser copiados e armazenados em mais de um local, preservando o patrimônio da empresa Particularidade adicionais Um EDMS possui todas as funcionalidade de um Document Management Controle de versões; Uso de modelos predefinidos ou formulários; Integração com programas geradores de documentos; Gerenciamento de documentos em construção; Fluxos documentais. 5

6 Particularidade adicionais Porem é desejável que o EDMS suporte adicionalmente: Fazer referências entre documentos; Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto; Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação; Comparar versões de CAD para checar diferenças; Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho; Ferramenta de comentários e marcações com bons recursos para CAD Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos Estrutura de pesquisa em árvore; Anexar histórico/notas ao documento; Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas; Geração e recepção de guias de remessas de documentos. Fazer referências entre documentos Em engenharia normalmente um documento está relacionado (faz referência) a outros que complementam a informação necessária ao entendimento como um todo; É, portanto, um recurso útil em um EDMS a possibilidade de visualizar essas referências e navegar por meio delas para poder localizar a informação desejada. 6

7 Visualizar e imprimir CAD com funcionalidade reais de projeto Necessidade de visualizar um desenho 3D em ângulo diferente do que foi inicialmente salvo; No caso de uma fonte de letra usada no desenho não estar disponível no visualizador, o EDMS deve substituí-la por outra; Visualização de documentos híbridos Em um documento híbrido há a presença conjunta de dois arquivos, sendo um de CAD e um de imagem digitalizada apresentados juntos. Visa a agilização na revisão de desenhos; 7

8 Visualização de documentos híbridos Visualização de documentos híbridos 8

9 Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação Controlar apenas o primeiro nível de versão não é suficiente para engenharia... 1º nível: controla a versão atual do documento: 1, 2, 3... ou A, B, C... 2º nível: controla um documento em processo de alteração: 2.b, 2.c, 2.d... ou B.1, B.2, B º nível: controla a versão de documentos que sairão temporariamente do grupo principal de documentos que estão sendo alterados: 2.b.1, 2.b.2, 2.b.3 ou B.1.1, B.1.2, B.1.3 Comparar versões de desenhos para checar diferenças Um EDMS oferecer uma ferramenta que permita comparar duas versões de um documento (desenho) e mostrar automaticamente na tela onde estão as diferenças entre elas, indicando o que foi acrescentado ou retirado de uma versão para outra 9

10 Comparar versões de desenhos para checar diferenças Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho Alguns visualizadores possuem limitações quando à visualização e impressão de arquivos de grandes dimensões; Visualizar um arquivo de grande dimensão não quer dizer que se conseguirá imprimir o arquivo; 10

11 Ferramenta de comentários e marcações para CAD Conhecido como readline ou markup; Permite a troca de informações entre dois departamentos, por exemplo, através de anotações feitas diretamente sobre um determinado desenho. Essas anotações que serão armazenadas, sem necessidade de papel; Uma boa ferramenta permite fazer amebas, marcações em cores diferentes, comentários; Ferramenta de comentários e marcações para CAD 11

12 Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos É desejável que uma aplicação EDMS seja integrada aos programas geradores de documentos para que a informação dos índices seja compatível com a informação contida no documento Estrutura de pesquisa em árvore Normalmente os documentos são agrupados de acordo com sua funcionalidade dentro da empresa; Além das ferramentas convencionais de busca, é comum um software de GED apresentar um estrutura em árvore para apresentar os grupos de documentos; É importante que essa estrutura seja flexível, permitindo que cada funcionário possa definir como deseja consultar e localizar o documento desejado no momento; 12

13 Estrutura de pesquisa em árvore Anexar notas ao índice do documento Um funcionalidade comum em ambientes EDMS é eventualmente anexar notas e/ou histórico sobre revisões feitas no documento; 13

14 Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas É constante a necessidade de trabalhar com documentos em separado, recurso normalmente chamado de área ou sala de trabalho (workarea). Nesta área de trabalho apenas documentos sobre um determinado assunto são apresentados; Geração e recepção de guias de remessa de documentos Guia de remessa de documentos (GRD) pode ter outro nome, dependendo da empresa; Objetivo: facilitar a troca de informações internamente entre os setores da empresa ou junto a fornecedores; É uma lista de documentos enviados a um setor ou empresa com fins específicos discriminados na própria GRD; 14