Organização de um evento

Transcrição

1 Organização de um evento

2 A importância dos eventos para a economia portuguesa É de alguma forma o peso no PIB, o peso no PIB turístico, a influência nas entradas e saídas de nacionais e estrangeiros e a influência nos fluxos turísticos dos acompanhantes.

3 Conceito de evento Um evento tem obviamente um início e um fim definido, embora a sua duração possa variar entre algumas horas ou várias semanas. Podem ser quer isolados como, a comemoração de um evento, quer assíduos, como é o caso de conferências.

4 Eventos com fins e sem fins lucrativos Eventos com fins lucrativos destinam-se as conferências, os concertos, as acções de formação externas e as feiras Eventos sem fins lucrativos destinam-se a eventos de beneficência e de angariação de fundos, a conferências e seminários de divulgação de ideias, a acções de formação internas e a reuniões

5 Conceito de organizador de evento Os vários tipos de organizadores existentes são os organizadores internos, as funções e responsabilidades, o estabelecimento de relações, os organizadores externos, as agências, os organizadores independentes, os serviços especializados, as funções e responsabilidades de um OPC e o estabelecimento de relações

6 Os diversos países europeus têm designações próprias para descrever a pessoa responsável pela coordenação de um evento.

7 Diferentes tipos de eventos Celebrações culturais Comerciais/industriais Eventos privados Eventos sociais Arte/Entretenimento Educacionais Políticos/ de estado Recreativos Desportivos/ De competição

8 Tipos de questões culturais A socialização, receber e cumprir, nomeadamente as celebrações, flores, etc. As refeições e o idiomas são um dos aspectos mais importantes a considerar em eventos internacionais, não esquecendo também as diferentes formas de vestir e a religião.

9 Tipos de questões ambientais O consumo, a reciclagem assim como a utilização do correio electrónico interno, as questões ambientais com impacte no local do evento, nomeadamente nos serviços, no transporte, tratamento de lixos, etc. e utilizando medidas eficientes.

10 As etapas do planeamento de projectos de eventos Desenvolver conceitos, realizar estudos de viabilidade, refinar conceitos assim como o planeamento geral e a definição dos factores que têm de ser identificados, o planeamento detalhado, os planos de contingência, nomeadamente a gestão do evento em si, a avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados.

11 O modelo de cinco fases Durante a organização de eventos, é necessário realizar uma série de actividades individuais nomeadamente a identificação da ideia (tema, slogan, etc.), o planeamento orçamental, a aquisição de recursos, o planeamento do processo e liderar a equipa do projecto.

12 O design do evento Visão geral Objectivos do evento e diferentes formas de evento Ambiente Métodos de comunicação em convenções, reuniões e congressos

13 Enquadramento do planeamento de recursos Os diferentes tipos de recursos necessários para a organização de eventos, inclui os locais para a realização de eventos alojamento, materiais, equipamento e recursos humanos. Existem também dois tipos de recursos distintos, recursos os técnicos e não técnicos

14 Recursos técnicos e não técnicos Recursos técnicos nomeadamente equipamento, conhecimentos específicos Recursos não técnicos, nomeadamente materiais, equipamento, serviços auxiliares, tais como catering, hospedagem, etc. e recursos humanos

15 Plano económico-financeiro de eventos Análise orçamental de eventos Análise dos custos do evento Irá identificar factores que contribuem para uma situação financeira positiva ou negativa. Irá identificar os custos da fase de planeamento e preparação, os custos relacionados com a realização do evento e os custos relacionados com a fase de avaliação do evento.

16 Modelos de financiamento Um orçamento para a realização de um evento, deve prestar-se significativa importância ao tipo e às fontes de financiamento, tais como: financiamento comunitário, financiamento público, financiamento privado e patrocínio ou sponsorização

17 Os diferentes tipos de layouts e impressão utilizados em cada tipo de evento Os layouts radiofónicos podem identificar os seguintes: Spot publicitário simples; Spot publicitário complexo; Documentário.

18 Os layouts televisivos são muito qualificados por via da função massificadora da televisão. Podendo assim identificar três instrumentos de promoção : O spot publicitário; O slide; O documentário.

19 Os layouts escritos encontra-se subdividido em dois campos de actuação: o campo da notícia e o campo da publicidade. seja ela pictórica seja fotográfica e pode ser realizada através de: Brochura / folheto/ desdobrável Cartaz Fotografia Cartoon/graffiti

20 Diferentes tipos de visitantes/participantes Participantes Visitantes Delegados Expositores Oradores, moderadores e animadores Fornecedores Órgãos de comunicação social Altas individualidades e VIPs Público Funcionários

21 Formas de participação no evento Mediante pagamento Por convite Os participantes que têm que pagar a sua inscrição num evento são geralmente os delegados ou outros participantes e os expositores. Os participantes que não pagam inscrição são os oradores principais, os convidados e alguns dos delegados

22 As três fases das actividades operacionais A fase da montagem do evento; A fase da realização do evento; A fase de desmontagem do evento.

23 Planeamento da saúde e segurança A importância da saúde e segurança nos eventos o organizador tem o dever de zelar pela segurança e saúde dos seus colaboradores, de todos os participantes e outras pessoas envolvidas e os visitantes. O envolvimento das autoridades As autoridades locais podem fornecer uma lista para verificação das informações que necessitam de aprovação, e que podem incluir todos os planos, cálculos e desenhos necessários.

24 Enquadramento do planeamento de emergência A necessidade do planeamento de emergência Elaborar planos de emergência significa que você estará preparado para quaisquer incidentes que possam ocorrer durante o evento Tipos de situações de emergência fogo, Algumas delas são: terrorismo, naturais, explosões, desastres emergências médicas, emergências nãomédicas e colapso de estruturas

25 Elaboração de um evento Trata se organização um da de concerto de musica pop da banda Deolinda que se irá realizar na Cidade de Paços de Ferreira.

26 convidados Convidados institucionais Pedro Pinto (Presidente da Câmara Municipal de Paços de Ferreira) Alice Costa (Vereadora do Pelouro da Cultura) Órgãos da comunicação social Convidados promocionais Lili Caneças Cinha Jardim Diana Chaves Rita Pereira Cláudia Vieira Pedro Teixeira Angélico Vieira Isaac Alfaiate Lourenço Ortigão Tiago Loureiro

27 Outros aspectos O concerto irá realizar-se no dia 21 de Novembro pelas 21horas no parque urbano de paços de ferreira, no qual teve o apoio da câmara municipal de paços de ferreira. Desde já foram convidados, todas as pessoas interessadas, os convidados institucionais e os convidados promocionais. Este concerto é de entrada livre e o local irá receber todos os interessados.

28 panfleto

29 convite

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31 Trabalho realizado por : Cátia Nunes Nº6 12ºs Módulo 20 organização de eventos fim