Treinamento de Pessoal da Rede. Manual IPPR Eletrônica

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1 Treinamento de Pessoal da Rede Manual IPPR Eletrônica

2 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR APRESENTAÇÃO Este é o Manual do novo Sistema de Irregularidades no Pedido de Peças de Reposição - IPPR Eletrônica. Com ele você conhecerá as facilidades oferecidas por este novo Sistema. O objetivo deste novo Sistema de IPPR é de agilizar o seu trabalho, possibilitando o acompanhamento de cada IPPR, da sua abertura até o seu fechamento. Leia-o atentamente e guarde-o para futuras consultas. Treinamento Pessoal da Rede 1

3 ÍNDICE 1. IPPR Eletrônica 3 2. Acessando o Sistema de IPPR Eletrônica 4 3. Abrindo uma IPPR 5 4. Ações de IPPR Divergência Ação Tipo A - Creditar - item enviado a menor 7 Ação Tipo B - Debitar - item enviado a maior 7 Ação Tipo C - Debitar e Devolver - item enviado a maior 8 Ação Tipo I - Debitar - peça recebida sem documentação 8 Ação Tipo J - Debitar e Devolver - peça recebida sem documentação 10 Ação Tipo K Volume entregue indevidamente Devolução Ação Tipo D - Devolver - item não solicitado 12 Ação Tipo E - Devolver - item trocado na embalagem 12 Ação Tipo F - Devolver - peças solicitadas indevidamente pela Concessionária 13 Ação Tipo G - Devolver - informações sobre utilização da peça fornecidas incorretamente pela Volkswagen 13 Ação Tipo H - Devolver - peça fora de especificação Dados de Transporte Emissão de Carta de não recuperação de Impostos ICMS/IPI Registro de dados de NF de faturamento adicional Peças de ações de devolução rejeitadas Condições para encerramento de uma IPPR Consultando uma IPPR Dúvidas Centrais de Atendimento 25 2

4 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 1. IPPR ELETRÔNICA IPPR Eletrônica é um sistema informatizado que substitui o antigo sistema manual e visa agilizar o processo atual de trabalho, que envolve os acertos provenientes de IPPRs. É muito importante saber que só se deve dar início a uma IPPR após a exata conferência do pedido recebido. Portanto, deve-se ter maior atenção no ato do recebimento do pedido. Então verifique: [ Se o volume pertence à sua Concessionária (se não, vide Ação K) [ O conteúdo do volume com a Nota Fiscal. [ Se o volume está intacto - sem danos ou violações. Observação: Caso haja qualquer peça danificada procurar a Seguradora. Não esqueça de respeitar o seu prazo-limite para reclamações (seguir as Diretrizes da Circular de Seguros nº 02/2002, de Setembro de 2002, da Volkswagen do Brasil Ltda.). A partir da abertura e conferência do volume, havendo alguma irregularidade, é que se dá início a abertura de uma IPPR. Você notará que, em seu formato eletrônico, a IPPR tem agora três novas Ações: I, J e K. No caso das ações I e J, ambas servem para o caso de recebimento de peças SEM documentação (ou seja, SEM Nota Fiscal), sendo que: [ Ação I a Concessionária escolhe ficar com as peças. [ Ação J a Concessionária escolhe não ficar com as peças, devolvendo-as. Já no caso da Ação K a Concessionária solicita a devolução de volume completo, que lhe foi entregue indevidamente. Também é importante você saber que estas novas ações, I e J, diferem das Ações B e C. Lembrete: As Ações B e C são para o caso de recebimento de item enviado a maior (COM Nota Fiscal): [ Ação B a Concessionária escolhe ficar com a peça. [ Ação C a Concessionária escolhe não ficar com a peça e a devolve. Treinamento Pessoal da Rede 3

5 2. ACESSANDO O SISTEMA DE IPPR ELETRÔNICA Nos passos seguintes, mostraremos como acessar a IPPR Eletrônica e fazer o seu primeiro acesso ao Sistema. Para acessá-la, você deverá conectar-se à internet e digitar o endereço: Você visualizará a página do Portal Rede Volkswagen: Clique em Pós-Vendas, no menu à esquerda do portal, para abrir o submenu. Clique em IPPR, dentro do submenu, como você vê na tela a seguir. Na próxima tela: Digite o número de seu CPF no primeiro campo. Digite sua senha (recebida via ) no segundo campo. Clique no botão para prosseguir. 4

6 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 3. ABRINDO UMA IPPR Esta é a tela inicial da aplicação. Ao lado esquerdo da tela está o menu de ações da IPPR. O Sistema abrirá, ao lado direito da tela, a página correspondente à ação escolhida no menu. Para abrir uma IPPR: Clique na opção Abrir IPPR, o processo de abertura de uma IPPR se inicia exibindo, logo à direita, a tela de abertura. Digite os argumentos de pesquisa: - Nota Fiscal / Série ou - THM (para casos de peças / volumes sem Nota) Selecione o tipo da IPPR para dar continuidade ao processo: - Devolução - Divergência Clique em Buscar dados. Será iniciada a busca da informação digitada. A próxima tela exibirá os dados da Nota Fiscal ou THM digitados na abertura da IPPR. Treinamento Pessoal da Rede 5

7 A última coluna, ao lado direito, refere-se ao tipo de IPPR selecionada que, como já vimos anteriormente, poderá ser Divergência ou Devolução. Ao selecionar Divergência você terá seis opções de ações: A, B, C, I, J e K. Ao selecionar Devolução você terá cinco opções de ações: D, E, F, G e H. O sistema criará uma IPPR para cada tipo de ação. Exemplo: Se você selecionar o tipo de IPPR Divergência e no detalhamento da Nota Fiscal ou THM selecionar Ação Tipo A para 3 itens e Ação Tipo B para outros 5 itens, o Sistema criará 2 números de IPPR diferentes, um para os itens selecionados como Ação Tipo A e outro para os selecionados como Ação Tipo B. Para os itens restantes, que não necessitarem de abertura de IPPR, deixe a palavra Selecione como opção. O detalhamento e explicação de cada tipo de ação veremos mais adiante. Clique no botão Abrir IPPR, localizado no rodapé da tela, para dar continuidade ao processo de IPPR. Clique no botão Voltar para retornar à tela anterior. Toda IPPR receberá um número seqüencial e diferente, gerado automaticamente pelo sistema. A IPPR divide-se em dois tipos - Divergência e Devolução - e esses, por sua vez, subdividem-se em ações. Veja a seguir. 6

8 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 4. AÇÕES DE IPPR Abaixo o detalhe de preenchimento das telas de acordo com a ação. 4.1 Divergências: A =Creditar - item enviado a menor. B = Debitar - item enviado a maior - Concessionária ficará com a peça. C = Debitar e Devolver - item enviado a maior - Concessionária não ficará com a peça. I = Debitar - peça recebida sem documentação - Concessionária ficará com a peça. J = Debitar e Devolver - peça recebida sem documentação - Concessionária não ficará com a peça. K =Volume entregue indevidamente solicitar sua retirada pela transportadora. Ação Tipo A - Creditar - item enviado a menor Você deve informar: quantidade a menor (obrigatório) e observação (opcional). Ação Tipo B - Debitar - item enviado a maior Você deve informar: quantidade a maior (obrigatório) e observação (opcional). Treinamento Pessoal da Rede 7

9 Ação Tipo C - Debitar e Devolver - item enviado a maior Você deve informar: quantidade a maior (obrigatório) e observação (opcional). Ação Tipo I - Debitar - peça recebida sem documentação, ficará com a peça Na tela inicial da aplicação: Digite o número do THM com problema. Selecione Devolução. Clique em Buscar dados. Será mostrada a tela das NFs referentes ao número do THM digitado. 8

10 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR Selecione uma NF para associar à sua reclamação. Clique em Peça não encontrada, como mostra a próxima tela: Será aberta uma tela com os campos de pesquisa da peça recebida sem documentação. Digite os campos Prefixo, Básico, Sufixo e Cor. Selecione I no campo Ação. Você deve informar: quantidade recebida (obrigatório) e observação (opcional). Treinamento Pessoal da Rede 9

11 Ação Tipo J - Debitar e Devolver - peça recebida sem documentação, não ficará com a peça Na tela inicial da aplicação: Digite o número do THM com problema. Selecione Devolução. Clique em Buscar dados. Será mostrada a tela das NFs referentes ao número do THM digitado. Selecione uma NF para associar à sua reclamação. Clique em Peça não encontrada, como mostra a próxima tela: 10

12 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR Será aberta uma tela com os campos de pesquisa da peça recebida sem documentação. Digite os campos Prefixo, Básico, Sufixo e Cor. Selecione J no campo Ação. Na próxima tela: Você deve informar: quantidade a menor (obrigatório) e observação (opcional). Ação Tipo K Volume entregue indevidamente Na tela inicial de aplicação: Digite o número no campo THM. Clique em Volume Indevido dentro da caixa de seleção. Clique em Buscar dados, será iniciada a busca do volume entregue indevidamente. Treinamento Pessoal da Rede 11

13 A próxima tela mostrará o conteúdo do THM. Você deve preencher o campo Observação, obrigatoriamente. Clique em Enviar para Análise. Aparecerá uma mensagem informando o tempo previsto para análise da IPPR. 4.2 Devolução: D = Devolver - item não solicitado. E = Devolver - item trocado na embalagem (Embalagem Primária). F = Devolver - peças solicitadas indevidamente pela Concessionária. G = Devolver - informações sobre utilização da peça fornecidas incorretamente pela Volkswagen. H = Devolver - peça fora de especificação. Ação Tipo D - Devolver - item não solicitado Você deve informar: quantidade recebida (obrigatório) e observação (opcional). Ação Tipo E - Devolver - item trocado na embalagem Você deve informar: quantidade recebida (obrigatório) e observação (obrigatório), discriminando o item que recebeu errado. 12

14 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR Ação Tipo F - Devolver - peças solicitadas indevidamente pela Concessionária Você deve informar: quantidade e observação (opcional). Ação Tipo G - Devolver - informações sobre utilização da peça fornecidas incorretamente pela Volkswagen Você deve informar: dados do veículo (obrigatório), dados do material consultado (obrigatório) e observação (opcional). Na última coluna ao lado direito da tela você terá a coluna Info. Compl. Clique em O sistema abrirá a tela Informações Complementares da ação G. Digite as informações sobre os dados do veículo e dados do material consultado. Clique em Salvar para validar os dados. Clique em Cancelar para anular a ação. Treinamento Pessoal da Rede 13

15 Ação Tipo H - Devolver - peça fora de especificação Você deve informar: no campo observação (obrigatório) a descrição do defeito. Após selecionar a Ação desejada (A, B, C, I, J, K ou D, E, F, G, H) e informar os dados necessários para cada ação aberta: Clique em Enviar para análise para o Sistema enviar a Ação aberta para Avaliação. Clique em Voltar para NF para retornar à tela anterior (tela de detalhamento da Nota Fiscal) Digite no campo Observações comentários adicionais que você julgue necessários. Em qualquer ação você poderá anexar até duas fotos de tamanho máximo de 1Mb cada, para isso: Clique no botão Imagens, ao lado direito da tela. 14

16 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 5. DADOS DE TRANSPORTE Sempre que você abrir uma IPPR que implicará em algum tipo de devolução você terá que informar os dados da Transportadora no Sistema, para isso veja as instruções a seguir: Clique em Dados da NF de Devolução, no menu inicial. Selecione o tipo de ação que você abriu. Digite os argumentos de pesquisa: - DN - Nº de IPPR. Clique em Pesquisar. Clique no número da IPPR correspondente, que estará na primeira coluna Nº do IPPR, o Sistema abrirá uma tela, conforme exemplo a seguir: Treinamento Pessoal da Rede 15

17 Em Dados da NF devolução: Digite o número da NF, série e data de emissão (obrigatórios). Em Dados de Transporte: - Quando o frete for de responsabilidade da Volkswagen: O Sitema atribuirá, automaticamente, CNPJ, Razão Social, Endereço, Município, Estado, Insc. Est. e Transit Time previsto. Digite nos campos restantes as informações pedidas, sendo Nº Conhec. Embarque e Data de Embarque obrigatórios. Clique em OK para validar. - Quando o frete for de responsabilidade de sua Concessionária: Digite nos campos as informações pedidas, sendo CNPJ, Razão Social, Transit Time previsto, Nº Conhec. Embarque e Data de Embarque obrigatórios. Clique em OK para validar. 16

18 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 6. EMISSÃO DE CARTA DE NÃO RECUPERAÇÃO DE IMPOSTOS ICMS E IPI Sempre que houver necessidade de emissão de Carta de ICMS / IPI siga este procedimento: Clique em Dados de Carta ICMS/IPI. Selecione o tipo de ação que você abriu. Digite os argumentos de pesquisa: - DN - Nº de IPPR. Clique em Pesquisar. Clique no número da IPPR correspondente, que estará na primeira coluna Nº do IPPR. O Sistema atribuirá um número de carta de ICMS / IPI, automaticamente, como mostramos a seguir: Treinamento Pessoal da Rede 17

19 Nesta tela: Clique em Imprimir Carta de ICMS e Imprimir Carta de IPI. Você deverá imprimir uma carta para ICMS e outra para IPI, conforme modelo a seguir. A carta será preechida, automaticamente, pelo Sistema. Imprima, em papel A4 timbrado da sua Concessionária, e assine a carta de ICMS/IPI como forma de declarar que não se beneficiará do valor dos Impostos. Envie a carta pelos Correios através de uma correspondência registrada para: Volkswagen - PAC A/C Análise de IPPR - (especifique se: Automóveis ou Caminhões e Ônibus) Av. Das Indústrias, s/n CEP: CPI 5000 Vinhedo - SP Após o envio da carta você deverá registrá-la no Sistema, para isso: 18

20 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR Clique em Carta ICMS/IPI. O primeiro campo Registrar nº de carta de ICMS/IPI já estará preenchido. Digite no segundo campo o número de protocolo de envio pelo Correio. Clique em OK. Atenção: Fique atento ao envio da carta e à atualização dos dados dentro do Sistema, caso contrário a Concessionária terá o valor dos impostos debitado. Treinamento Pessoal da Rede 19

21 7. REGISTRO DE DADOS DE NF DE FATURAMENTO ADICIONAL Para finalização das ações B e I é necessário registrar o recebimento da NF de Faturamento Adicional referente à IPPR a ser debitada da sua Concessionária. Sempre que houver a necessidade de registrar o recebimento de NF de Faturamento Adicional siga este procedimento: Clique em Dados de NF de Faturamento AdicionaI. Selecione o tipo de ação que você abriu. Digite os argumentos de pesquisa: - DN; - Nº de IPPR. Clique em Pesquisar. Clique no número da IPPR correspondente, que estará na primeira coluna Nº do IPPR. Os dados de faturamento adicionais e o número de protocolo de envio via correio podem ser visualizados na mesma página. Após receber a NF de Faturamento Adicional você finalizará a IPPR, para isso: Clique em Registrar recebimento de NF de faturamento pelo correio. Clique em Sim. Clique em OK para finalizar o processo. 20

22 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 8. PEÇAS DE AÇÕES DE DEVOLUÇÃO REJEITADAS Nos casos de Devolução, após o envio da peça para o Depósito, os grupos de Avaliação e Aprovação irão proceder a checagem dos volumes devolvidos. A reprovação do volume levará o Depósito a devolver as peças à Concessionária, finalizando, assim, o processo da IPPR. Caso a Concessionária queira fazer nova reclamação do volume será necessário abrir uma nova IPPR, reiniciando o processo. As peças rejeitadas podem ser consultadas em Consultar IPPR, como veremos no capítulo 10. Consultando uma IPPR. 9. CONDIÇÕES PARA ENCERRAMENTO DE UMA IPPR O processo de uma IPPR encerra-se quando: - Ocorre o recebimento da carta de ICMS/IPI pela Volkswagen e os dados são aceitos. - Não ocorre o recebimento e o débito dos Impostos é feito à Concessionária. - A Concessionária aceita ficar com as peças que recebeu a maior e efetua o seu pagamento. - A Concessionária devolve as peças que recebeu a maior emitindo uma Nota Fiscal de devolução. Neste caso, as peças devolvidas pela Concessionária podem vir a ser rejeitadas, havendo a possibilidade de reabrir o processo. Treinamento Pessoal da Rede 21

23 10. CONSULTANDO UMA IPPR Você pode consultar IPPR s encerradas até três meses e/ou IPPR s em andamento. No menu inicial da aplicação: Clique em Consultar IPPR. Selecione Etapa e Tipo de Ação. Digite o número da IPPR. Clique em Pesquisar, então o Sistema exibirá, na mesma tela a lista de IPPRs, conforme tela a seguir: Na primeira coluna Nº do IPPR, da Lista de IPPRs: Clique no número da IPPR que deseja consultar, então será exibido o detalhamento da mesma, como você verá a seguir: 22

24 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR Treinamento Pessoal da Rede 23

25 Esta tela apresentará um histórico da IPPR, exibindo todas as etapas pelas quais a mesma passou. Nela você terá estas informações: [ Steps por onde passou a IPPR, responsáveis e datas; [ Dados sobre os Tipos de Ações registradas por você; [ Registros das fases de Análise e Aprovação; [ Registros de Carta de ICMS/IPI; [ Registros de dados de Faturamento. É importante que você consulte diariamente cada IPPR aberta para que fique a par de seu andamento. 24

26 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR 11 - DÚVIDAS CENTRAIS DE ATENDIMENTO Caso você precise de mais esclarecimentos ou tenha dificuldades na utilização do Sistema Eletrônico de IPPR, a Volkswagen disponibiliza uma equipe de profissionais para prestar o suporte necessário à Rede de Concessionárias Automóveis. Aprovadores: Sonia Aparecida Paulino da Silva Fone: (0xx19) Ações: D, E, F, G, H extern.sonia.silva@volkswagen.com.br Silas Guete Fone: (0xx19) Ações: A, B, C silas.guete@volkswagen.com.br Vinicius Côrtes Barbosa Fone: (0xx11) Ações: Problemas com o sistema vinicius.barbosa@volkswagen.com.br Analistas: Sonia Aparecida Paulino da Silva Fone: (0xx19) Ações: D, E, F, H extern.sonia.silva@volkswagen.com.br Silas Guete Fone: (0xx19) Ações: A, B, C silas.guete@volkswagen.com.br Simone de Azevedo Borges Fone: (0xx19) / 8845 / 8846 Ação: A (Automóveis) qualpac@volkswagen.com.br Reinaldo Ferreira Zich Fone: (0xx11) (Anchieta) Téc.Peças Ação: G reinaldo.zich@volkswagen.com.br Mariana Botelho de Oliveira Fone: (0xx19) / 8845 / 8846 Ação: A (Automóveis) qualpac@volkswagen.com.br Treinamento Pessoal da Rede 25

27 ANOTAÇÕES 26

28 IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO - IPPR ANOTAÇÕES Treinamento Pessoal da Rede 27

29 ANOTAÇÕES 28

30 VOLKSWAGEN do Brasil Indústria de Veículos Automores Ltda. Treinamento de Pessoal da Rede Via Anchieta, km 23,5 - CPI 1177 São Bernardo do Campo - SP CEP Março/2006