Business Intelligence

Transcrição

1 e-book Senior Business Intelligence 1

2 Índice Introdução Agilize a tomada de decisão e saia à frente da concorrência Capítulo 1 O que é Business Intelligence? Capítulo 2 Quatro grandes componentes, uma só base de dados Capítulo 3 Da análise à validação de informações: os benefícios do BI Capítulo 4 Business Intelligence: solução para a Toyota Motor Sales Conclusão Inteligência competitiva & decisões estratégicas Glossário 25 Referências 2

3 Introdução Agilize a tomada de decisão e saia à frente da concorrência Agilidade, flexibilidade e desempenho são características cada vez mais buscadas por pequenas, médias e grandes empresas. Em um mercado complexo e em constante mudança, no qual é preciso matar pelo menos um leão por dia, as organizações devem contar com informações rápidas e precisas a qualquer hora e em qualquer lugar, afinal de contas, ninguém tem tempo a perder. Diariamente, decisões estratégicas, táticas e operacionais precisam ser tomadas com agilidade e segurança. Decidir entre várias opções qual delas é a melhor, no entanto, exige dos executivos a análise de quantidades enormes de dados relevantes, a partir de várias áreas da empresa, como finanças, estoques, vendas, compras e recursos humanos, por exemplo. E como processar tantas informações e tomar a decisão que pode ser determinante para um bom negócio quando há pouco tempo para pensar e agir? 3

4 É aí que o conceito de Business Intelligence (BI) torna-se protagonista. Termo que abrange arquiteturas, ferramentas, bancos de dados e metodologias, o BI faz uso das informações disponíveis na empresa para ajudar os gestores a adotarem as melhores opções sem medo de errar. Assim, à medida que suas aplicações analíticas ampliam a visão gerencial, o BI contribui para a geração de novos conhecimentos, garantindo à organização a inteligência competitiva para acompanhar a velocidade do mercado. Em sua empresa, você conta com muitas informações importantes mas não sabe ao certo como interpretá-las??? Você demora mais do que deveria para tomar decisões e acaba perdendo espaço para a concorrência? Se perguntas assim fazem parte de seu dia a dia, esse guia poderá ajudá-lo. Além de explicar o que é o conceito de Business Intelligence, o material esclarece seus componentes e aponta quais são os objetivos que sua empresa pode conquistar ao adotá-lo. 4

5 Capítulo 1 O que é Business Intelligence? Criado pelo Gartner Group empresa de consultoria sediada em Connecticut (EUA) em meados da década de 1990, o conceito Business Intelligence refere-se ao conjunto de ferramentas que proporciona aos executivos uma visão completa de sua organização em busca de características que possam ser utilizadas como vantagem competitiva. Por meio de ferramentas, bancos de dados, aplicações e metodologias, o BI faz uso de informações já disponíveis na empresa para auxiliar os responsáveis pelas tomadas de decisões a adotarem as melhores opções e de forma mais rápida. Pode-se dizer, então, que o BI não é uma simples ferramenta informativa, mas sim uma solução estratégica para as companhias, evidenciando a necessidade e a procura de inteligência nos negócios. 5

6 Injetar inteligência nas informações latentes nas organizações, aliás, é a proposta do Business Intelligence. É por meio deste conceito que os gestores encontram conhecimento sobre o mercado, a concorrência, os clientes, os processos de negócio e a tecnologia com o objetivo de antecipar mudanças e sair à frente dos concorrentes. Além disso, inclui também a integração de eventos econômicos, reguladores e políticos que, de alguma forma, exerçam impacto sobre os negócios da empresa. O processo de BI analisa e valida todas essas informações e as transforma em conhecimento estratégico. Um pouco de história Fica fácil entender o que é Business Intelligence quando, no passado, seu conceito prático era usado pela sociedade antiga para cruzar informações da natureza, como os períodos chuvosos e de seca, ou a posição dos astros, por exemplo, em benefício de suas comunidades. Essas análises auxiliavam, já naquela época, as tomadas de decisões que tinham o objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas. 6

7 Embora tenha sido nomeado nos anos 1990, a origem do conceito BI remonta aos anos 1970, com raízes nos sistemas de geração de relatórios SIG (Sistemas de Informações Gerenciais). Neste período, os softwares que geravam relatórios eram estáticos, bidimensionais e não contavam com recursos de análise. Nos anos 1980, o suporte computadorizado aos gestores foi expandido e, com isso, surgiu o conceito de sistemas de informações executivas (EIS). Aqui, os softwares já passaram a gerar relatórios dinâmicos multidimensionais, prognósticos e precisões, análises de tendências, detalhamento, acesso a status e fatores críticos de sucesso. Depois, com o avanço da tecnologia e a necessidade de mais dinamismo na análise de dados, esses recursos foram somados a recursos novos, que deram origem ao BI. Atenção! Implementar um conjunto de ferramentas de Business Intelligence exige planejamento. A maior causa de insucesso na implementação de projetos BI é a falta de planejamento e conhecimento da base de dados a ser analisada. É primordial que se tenha definido quais indicadores e metas a empresa deseja antes da criação do modelo dimensional. 7

8 Capítulo 2 Quatro grandes componentes, uma só base de dados O conceito Business Intelligence abrange quatro grandes componentes que, juntos, são capazes de integrar os dados corporativos em uma base única. A partir dela, os executivos podem facilmente executar consultas, gerar relatórios e realizar análises de negócio. Data Warehouse (DW) Ferramentas de análise Business Performance Management (BPM) Interfaces 8

9 Data Warehouse (DW) É um conjunto de dados estruturado para oferecer suporte à tomada de decisões gerenciais. Orientado por assunto, integrado, variável no tempo e não-volátil, disponibiliza informações de forma à facilitar as atividades analíticas que têm como base as informações nele contidas. Com a evolução tecnológica, o DW também evoluiu e se diversificou em três abordagens diferentes para atender às necessidades das empresas: 1. Data Warehouse Corporativo Abordagem mais complexa de DW, é empregado onde a organização depende de informações provenientes de toda a corporação, para o amplo uso de dados. Um projeto assim envolve mais recursos financeiros e humanos. 2. Data Mart É menos complexo em termos de implementação, mais simples de ser gerenciado e custa menos. Personalizado, permite a tomada de decisão por departamento. Costuma ser utilizado em áreas como recursos humanos, finanças e marketing. 9

10 3. Data Mart Incremental Esta abordagem tem o objetivo de integrar os processos de extração, transformação e depuração, para garantir aos usuários a qualidade dos dados. De implementação rápida, permite um retorno rápido do investimento. Do Data Warehouse destacam-se ainda as ferramentas de data mining, responsáveis por identificar, extrair e armazenar informações relevantes para que a empresa as utilize futuramente. Quer dizer, é uma classe de análise de informações capaz de aprimorar a inteligência humana à medida que estabelece relações entre os dados e aplica o conhecimento obtido para que as metas de negócio sejam alcançadas. Ferramentas de análise Chamadas originalmente de processamento analítico on-line (OLAP), são quaisquer tipos de software que permitam aos gestores realizarem consultas sob demanda e análises de dados. A partir de informações extraídas de diversas fontes externas, as ferramentas de análise permitem várias visões com o objetivo de possibilitar perspectivas sobre o negócio em diferentes níveis de detalhe. 10

11 Business Performance Management (BPM) É um componente que tem por objetivo otimizar o desempenho de uma empresa por meio da combinação de metodologias de negócios como scorecards, valor econômico adicionado e gestão baseada em atividades, por exemplo. Além de ser constituído por única aplicação, utiliza a tecnologia aliada às melhores práticas empresariais a fim de auxiliar executivos à responderem questões estratégicas fundamentais. O sistema BPM é baseado na metodologia Balanced Scorecard (BSC), planejada para superar as limitações dos sistemas que visam retorno exclusivamente financeiro: ela traduza visão estratégica de uma organização em conjunto de objetivos financeiros e não-financeiros, além de metas e iniciativas. Interfaces São ferramentas de visualização que apresentam as informações de forma compreensível aos profissionais. Podem ser dashboards, cubo multidimensional de dados e, em alguns casos, até mesmo realidade virtual. Por meio delas, é possível identificar o desempenho real da empresa em comparação às métricas desejadas e, assim, visualizar imediatamente a saúde da organização. 11

12 Arquitetura de Alto Nível do BI AMBIENTE DE DATA WAREHOUSE AMBIENTE DE ANÁLISE DE NEGÓCIOS DESEMPENHO E ESTRATÉGIA Equipe Técnica Usuários de Negócios Fontes de dados Constrói o data warehouse Organização, resumo, padronização, etc. DATA WAREHOUSE Acessa Manipulação, resultados Gerentes/executivos estratégias de Business Performance Management (BPM) Componente futuro: sistemas inteligentes Interface do Usuário Navegador, portal, dashboard Fonte: desenho de E. Turban. 12

13 O uso da mobilidade no ambiente corporativo nunca esteve tão em alta. Justamente por isso, quando o assunto é Business Intelligence, destaca-se a mobilidade como uma funcionalidade de destaque capaz de oferecer inúmeros benefícios às empresas. Em um cenário de negócios no qual as organizações devem agir e reagir de forma rápida a diversas situações, ter acesso às informações proporcionadas por ferramentas de BI além dos limites do escritório não é mais um diferencial, mas uma questão de sobrevivência. A partir de smartphones, tablets e laptops, por exemplo, executivos podem contar com dashboards interativos e fáceis de manusear, acompanhando dados como a evolução de vendas ou resultados de projetos de forma simples e intuitiva. Isso significa que, em qualquer hora e em qualquer lugar, é possível contar com conteúdo inteligente sobre os negócios e, assim, garantir a melhor tomada de decisão algo que, até pouco tempo, só era possível estando na frente de PCs conectados à uma rede interna. 13

14 Capítulo 3 Da análise à validação de informações: os benefícios do BI Às empresas, o conceito de Business Intelligence garante: Compreensão das tendências dos negócios; Fácil identificação de riscos; Amplo planejamento corporativo; Segurança na tomada de decisão estratégica; 14

15 Acesso simplificado e distribuição de informações a todos os setores da empresa; Oferta de dados estratégicos para análise em tempo real; Redução de custos operacionais para elaboração de informações gerenciais; Aumento de receitas com indicadores empresariais alinhados às práticas de mercado; Efetivo gerenciamento da força de vendas; Monitoramento de indicadores on-line e em tempo real; Acesso instantâneo aos dados da empresa, em visualizações resumidas; 15

16 Consolidação de informações a partir de diversas fontes, com visualizações personalizadas que facilitam o planejamento e a melhor alocação de recursos; Simulação de cenários, alerta sobre operações e auxílio à conquista de objetivos estratégicos; Processos mais eficientes; Melhor serviço ao cliente. 16

17 Capítulo 4 Business Intelligence: solução para a Toyota Motor Sales. Efraim Turban et. al. (2009) indicam os desafios enfrentados e os resultados conquistados pela companhia com a utilização do BI. Distribuidora norte-americana de carros e caminhões, a Toyota Motor Sales USA compra carros na fábrica da Toyota no Japão e os vende para revendedores da marca nos Estados Unidos. Problemas Além de gastar US$ 144 milhões por ano para transportar e armazenar cerca de 2 milhões de veículos, no final dos anos 1990 a distribuidora enfrentou problemas em sua cadeia de fornecimento e em suas operações, gerando custos ainda mais altos. Como consequência, perdeu mercado para os concorrentes, já que seus carros não chegavam a tempo para os revendedores. 17

18 O que fazer? Não adiantava acelerar o processo de distribuição se as ações não eram claras e assertivas. Os computadores geravam muitos dados, mas a gerência não sabia usá-los estrategicamente. Além disso, departamentos internos não conseguiam compartilhar informações em tempo hábil e, assim, relatórios que propunham alguma ação eram produzidos tarde demais. A situação era especialmente difícil no setor de serviços logísticos, que gerenciava o transporte dos veículos. Uma ideia Como identificar os problemas exatos se os sistemas usados geravam toneladas de relatórios sem direção? A solução encontrada foi configurar um sistema para fornecer dados precisos e em tempo real. A ideia foi boa, porém, a tecnologia estava errada: a entrada de informações históricas incluía anos de erros que passaram despercebidos. Logo, as análises foram feitas de forma incorreta, gerando resultados falhos. 18

19 Finalmente, a solução No ano 2000, a Toyota implementou o conceito de Business Intelligence, oferecendo aos executivos uma visão em tempo real dos tempos de entrega e de como isso poderia ser modificado. Entre outras falhas, o BI ajudou a descobrir que a empresa era cobrada duas vezes por um envio especial por trem, gerando um erro de US$ 800 mil. Resultados Padronização dos processos de gestão; Tomada de decisões estratégicas baseadas em dados seguros; Aumento de 40% no volume de carros negociados entre 2001 e 2005, enquanto o número de funcionários cresceu apenas 3%; Tempo de trânsito reduzido em mais de 5%; Retorno de mais de 500% sobre o investimento em BI. 19

20 Conclusão Inteligência competitiva & decisões estratégicas Qualidade e rapidez na troca de informações não são mais uma escolha no dia a dia das empresas. São, sim, uma questão de sobrevivência. O mercado exige dos executivos a capacidade de analisar, planejar e reagir rapidamente sobre os mais variados aspectos de negócio, a fim de superar ou, pelo menos, acompanhar o ritmo competitivo. Neste cenário, sai na frente quem consegue contar com informações bem estruturadas de toda a empresa a qualquer momento e, assim, tomar decisões estratégicas com agilidade. Crescer com flexibilidade e segurança, porém, exige redução de custos, organização do tempo dedicado a cada tarefa e otimização do fluxo de dados de todas as áreas. É aí que a utilização do Business Intelligence torna-se primordial: ao proporcionar novos conhecimentos por meio da ampliação da visão gerencial, suas aplicações garantem às empresas a inteligência competitiva para acompanhar a velocidade do mercado e sair à frente da concorrência. 20

21 Com uma estrutura de BI, os gestores passam a contar com informações certas na hora certa e no lugar certo, acumulando inteligência enquanto ganham sustentação em sua área de atuação. Ao oferecer possibilidades de análise em interfaces específicas, o BI elimina relatórios e gráficos que são apenas impressões coloridas bonitas que enfeitam as mesas dos executivos, permitindo a real visão do negócio e, consequentemente, possibilitando a realização de projeções assertivas. Ao consolidar dados a partir de diversas fontes, com visualizações personalizadas que facilitam o planejamento e a melhor alocação de recursos, o BI garante o controle dos indicadores de negócio diariamente, pois suas ferramentas inteligentes são capazes de simular cenários, alertar sobre operações e munir de informações que auxiliam os gestores a atingir os objetivos estratégicos das empresas. 21

22 Glossário SIG Sistema de Informações Gerenciais É um sistema de informação composto por componentes que recolhem, manipulam e disseminam informações. Auxilia os processos de negócio e operações, tomadas de decisão e estratégias competitivas das empresas. EIS Sistema de Informações Executivas É um sistema de informações que oferece suporte ao processo de decisão para os executivos de uma empresa. Por meio do acesso flexível aos dados globais da organização, proporciona monitoramento de resultados das operações. OLAP Processamento Analítico On-line São aplicações que permitem aos gestores de uma empresa a manipulação e a análise de um grande volume de dados sob diversas perspectivas. 22

23 Valor econômico adicionado É o valor adicional que os produtos e serviços adquirem ao serem transformados durante o processo de produção. Gestão baseada em atividades É um método que permite às empresas controlarem as atividades e processos como forma de melhorar seu desempenho organizacional e o valor recebido pelo cliente. BSC Balanced Scorecard É uma metodologia de medição e gestão de desempenho. Inclui passos como definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade. Dashboard É um painel de indicadores, com instrumentos virtuais, no qual se associam variáveis a serem monitoradas e gráficos que mostram a evolução dessas variáveis. Oferece uma representação ilustrada do desempenho dos negócios de toda a empresa. 23

24 Cubo de dados Refere-se ao conjunto de dados correlacionados da empresa, que são organizados para que os usuários combinem características com o objetivo de criar visões que podem ser exibidas no desktop. Realidade virtual É uma tecnologia de interface avançada entre um usuário e um sistema computacional. Sua finalidade é recriar ao máximo a sensação de realidade ao indivíduo. 24

25 Referências MATHEUS, Renato F.; PARREIRAS, Fernando S. Inteligência empresarial versus Business Intelligence: abordagens complementares para apoio à tomada de decisão no Brasil. Congresso Anual da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento. Vol 3, FORTULAN, Marcos Roberto. FILHO, Eduardo Vila Gonçalves. Uma proposta de aplicação de Business Intelligence no chão-de-fábrica. Gestão & Produção 12.1, SASSI, Renato Jose. Data Webhouse e Business Intelligence Operacional: Revisitando a tecnologia e analisando as tendências do armazém de dados. XXX Encontro Nacional de Engenharia de Produção - Maturidade e desafios da Engenharia de Produção: competitividade das empresas, condições de trabalho, meio ambiente. São Carlos (SP),

26 STAUDT, Denis Luis. Proposta de uma solução Business Intelligence com foco em gerência de projetos. Novo Hamburgo, TURBAN, Efrain et. al. Business Intelligence: um enfoque gerencial para a inteligência do negócio. Bookman,

27 Licença Creative Commons - Uso Não comercial 27