Processo de Direção e Controle

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1 Universidade Federal do Ceará Faculdade de Farmácia, Odontologia e Enfermagem Departamento de Farmácia Disciplina de Gestão Farmacêutica Processo de Direção e Controle Oi Pessoal, tudo bem?! Quais são as expectativas que vocês têm em relação a esta aula? Profª. Maíra Barroso Pereira Março de 2011 As Organizações e a Administração Vamos fazer uma pequena REVISÃO para relembrarmos alguns conceitos? MUNDO ATUAL SOCIEDADE INSTITUCIONALIZADA E COMPOSTA DE ORGANIZAÇÕES. As Organizações e a Administração RECURSOS Humanos Materiais Financeiros ORGANIZAÇÃO OBJETIVOS Produtos Serviços E o que é GESTÃO/ADMINISTRAÇÃO? Informação Espaço Tempo 1

2 Quais são as etapas do PROCESSO ADMINISTRATIVO? PROCESSO ADMINISTRATIVO LIDERANÇA >>> está interligado a todos os outros processos PLANEJAMENTO é o processo de definir objetivos, atividades e recursos. ORGANIZAÇÃO é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades. É também o processo de distribuir os recursos disponíveis. DIREÇÃO é o processo de realizar atividades e utilizar recursos para atingir os objetivos. CONTROLE é o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los. Processo Administrativo 1. Processo de DIREÇÃO (EXECUÇÃO) É o processo que consiste na realização das atividades, por meio da aplicação de energia física, intelectual e interpessoal, para fornecer produtos, serviços e idéias. O trabalho, de qualquer natureza, sempre é um processo de execução. Liderança, planejamento, organização e controle são formas de trabalho e, ao mesmo tempo, processos de EXECUÇÃO. São exemplos de atividades de EXECUÇÃO> Elaborar planos e realizar as atividades neles previstas. Organizar uma equipe. Realizar uma tarefa operacional, como atender um paciente/cliente. Ministrar uma aula. Ler um livro. Preparar um trabalho escolar. Participar da aula pra professora não dormir em pé!!! Além da energia humana, o processo de execução consome todos os outros tipos de recursos: INFORMAÇÕES ENERGIA TEMPO INSTALAÇÕES EQUIPAMENTOS DINHEIRO ENTRE OUTROS! 2

3 2. Processo de CONTROLE É o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos. As informações e as decisões de controle permitem manter uma organização ou sistema orientado para seu objetivo (ou seus objetivos). O Processo de CONTROLE fornece informações e possibilita tomar decisões sobre: Objetivos que devem ser atingidos por uma ORGANIZAÇÃO. Desempenho da ORGANIZAÇÃO em comparação com os objetivos. Riscos e oportunidades no trajeto desde o início das atividades até o objetivo. O que deve ser feito para assegurar a realização dos objetivos. A eventual necessidade de mudar os objetivos. O Processo de CONTROLE é feito de outros processos >>> Monitoramento ou acompanhamento - processo de buscar informações sobre o desempenho. Avaliação - processo de comparar e tirar conclusões sobre o desempenho. Concluindo, CONTROLE é o processo de tomar decisões que tem por finalidade manter um sistema na direção de um OBJETIVO, com base em INFORMAÇÕES contínuas sobre as ATIVIDADES do próprio sistema e sobre o OBJETIVO. OBJETIVO > critério ou padrão de controle e avaliação do desempenho. 3. Componentes de um sistema de CONTROLE 3.1. Padrões de CONTROLE extraídos dos objetivos (resultados esperados), das atividades que devem ser realizadas e dos planos de aplicação dos recursos. São registrados nas ferramentas do planejamento: Cronograma, Orçamentos, Planilhas de recursos, Especificações de qualidade, etc. 3

4 Exemplo Cronograma de um Curso 3.2. Aquisição de INFORMAÇÃO também chamado de processo de acompanhamento ou monitoramento, é o coração do sistema de controle. Obtêm-se informações sobre o andamento das atividades e o progresso em direção aos objetivos. Deve-se definir sobre as informações a serem obtidas: Quais? Como? Quando? Onde? Exemplo: Relatório de Vendas - Farmácia Exemplo: Relatório de Vendas - Farmácia Fonte: Comparação e ação corretiva comparação entre os resultados esperados e os reais. Com base na comparação, pode-se iniciar uma ação para CORRIGIR ou REFORÇAR a atividade ou desempenho. A comparação pode indicar 3 situações: - Desempenho real igual ao esperado ação de reforço ou mudança do objetivo, se este tiver sido subestimado. - Desempenho real abaixo do esperado ação corretiva ou mudança do objetivo, se este tiver sido superestimado. - Desempenho real acima do esperado ação de reforço Recomeço do ciclo do PLANEJAMENTO. 4

5 Fonte: Fonte: Saúde e Cidadania Livro 4 Gestão de Mudança Organizacional ( 4. O fator HUMANO no processo de CONTROLE Tipos de controle sobre as pessoas Resistência aos sistemas de controle Avaliação de desempenho Autocontrole Controle formal autoridade formal Controle social pressão do grupo social Controle técnico pressão do próprio trabalho Provocada pelo sentimento de perda de liberdade Fornecer feedback à equipe é a principal finalidade É a técnica de controle de pessoas mais alinhada com as modernas práticas de gestão Não basta saber, é preciso também aplicar; não basta querer, é preciso também agir. Goethe 5