AUXILIAR ADMINISTRATIVO GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROF.: YSRAEL MOURA GARCIA

Transcrição

1 Ministério da Educação - MEC Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC) Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Ceará AUXILIAR ADMINISTRATIVO GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROF.: YSRAEL MOURA GARCIA

2 CRÉDITOS Presidente Dilma Vana Rousseff Ministro da Educação Aloizio Mercadante Oliva Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica Marco Antônio de Oliveira Reitor do IFCE Virgílio Augusto Sales Araripe Coordenador Geral Jose Wally Mendonça Menezes Coordenador do Curso Marcéu Verissimo Elaboração do conteúdo Narcelio de Araújo Pereira Equipe Técnica Narcelio de Araújo Pereira Pró-Reitor de Ensino Reuber Saraiva de Santiago 2

3 O QUE É O PRONATEC? Criado no dia 26 de Outubro de 2011 com a sanção da Lei nº /2011 pela Presidenta Dilma Rousseff, o Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (Pronatec) tem como objetivo principal expandir, interiorizar e democratizar a oferta de cursos de Educação Profissional e Tecnológica (EPT) para a população brasileira. Para tanto, prevê uma série de subprogramas, projetos e ações de assistência técnica e financeira que juntos oferecerão oito milhões de vagas a brasileiros de diferentes perfis nos próximos quatro anos. Os destaques do Pronatec são: Criação da Bolsa-Formação; Criação do FIES Técnico; Consolidação da Rede e-tec Brasil; Fomento às redes estaduais de EPT por intermédio do Brasil Profissionalizado; Expansão da Rede Federal de Educação Profissional Tecnológica (EPT). A principal novidade do Pronatec é a criação da Bolsa-Formação, que permitirá a oferta de vagas em cursos técnicos e de Formação Inicial e Continuada (FIC), também conhecidos como cursos de qualificação. Oferecidos gratuitamente a trabalhadores, estudantes e pessoas em vulnerabilidade social, esses cursos presenciais serão realizados pela Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, por escolas estaduais de EPT e por unidades de serviços nacionais de aprendizagem como o SENAC e o SENAI. Objetivos Expandir, interiorizar e democratizar a oferta de cursos de Educação Profissional Técnica de nível médio e de cursos e programas de formação inicial e continuada de trabalhadores; Fomentar e apoiar a expansão da rede física de atendimento da Educação Profissional e Tecnológica; Contribuir para a melhoria da qualidade do Ensino Médio Público, por meio da Educação Profissional; Ampliar as oportunidades educacionais dos trabalhadores por meio do incremento da formação profissional. Ações Ampliação de vagas e expansão da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica; Fomento à ampliação de vagas e à expansão das redes estaduais de Educação Profissional; Incentivo à ampliação de vagas e à expansão da rede física de atendimento dos Serviços Nacionais de Aprendizagem; Oferta de Bolsa-Formação, nas modalidades: Bolsa-Formação Estudante; Bolsa-Formação Trabalhador; Atendimento a beneficiários do Seguro-Desemprego. 3

4 SUMÁRIO 1 TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES O AMBIENTE ORGANIZACIONAL O PROCESSO ADMNISTRATIVO HABILIDADES DO GESTOR PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL ROTINAS E PAPÉIS DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO REFERÊNCIAS

5 APRESENTAÇÃO DA DISCIPLINA A Gestão de processos administrativos é fundamental para o sucesso empresarial, contribuindo para a eficiência, eficácia, produtividade e a competitividade das organizações. Por conseguinte a Gestão de processos administrativos é uma das muitas atividades que os Gestores e funcionários das empresas têm de enfrentar e pelas quais são responsáveis. Muitas empresas não possuem recursos humanos adequados para desenvolver internamente competências técnicas específicas à sua atividade, quer pelo número reduzido dos trabalhadores quer porque dificilmente podem dedicar recursos a desenvolver competências em matéria de processos de trabalho. Assim, face a esta realidade, interessa que os Auxiliares de Administração possuam a informação essencial sobre Gestão de processos administrativos, no sentido de poderem acumular essa valência em empresas de pequena e média dimensão e contribuírem, decisivamente, para melhoria das condições de trabalho, do bem-estar de todos e para aumento da produtividade das empresas. 5

6 1 TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES O termo organização tem diversas acepções. Entre elas está a de ato ou efeito de organizar-se. Outro significado é o de associação ou instituição com objetivos definidos (...) ( FERREIRA, 2009, p. 1448) Dentro do vocabulário da administração, a palavra administração pode referir-se ao processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de planos. (MAXIMIANO, 2008, p.83). Trata-se portanto, de uma das etapas básicas do chamado processo administrativo, que é composto ainda pelo planejamento, direção e controle. Ainda dentro da perspectiva administrativa, a organização é entendida como um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo (ou conjunto de objetivos) (MAXIMIANO, 2008, p.4). Trata-se do sentido que interessa a esse capítulo. As organizações, como sistema racional de uso de recursos, surgiram para dar ao homem a capacidade de atingir coletivamente determinados objetivos que não seriam alcançados se buscados de forma individual. As organizações assumiram importância sem precedentes na sociedade e na vida das pessoas. Há poucos aspectos da vida contemporânea que não sejam influenciados por alguma espécie de organização. A sociedade moderna é uma sociedade organizacional. ( ) Sendo tão importantes para a realização de objetivos sociais, as organizações afetam a qualidade de vida tanto positiva quanto negativamente. Organizações bem administradas são importantes por causa do impacto sobre a qualidade de vida da sociedade. Administradores competentes são recursos sociais importantes. (MAXIMIANO, 2008, p.7) Assim, de forma geral, as organizações tornaram-se presentes em todos os momentos da vida moderna. As organizações suprem desde serviços fundamentais como saúde, educação e alimentação, passando pela produção de bens materiais, até a satisfação das necessidades de lazer e auto-estima. Os vocábulos objetivos e recursos estão sempre presentes na conceituação organizacional. Além desses, existem outras palavras importantes que gravitam em torno do tema, tais quais: administração, eficiência e eficácia. A administração, como procedimento científico, surge no início do século XX. Trata-se de um processo de tomada de decisão sobre objetivos, assim como otimização no uso de recursos organizacionais. (MAXIMIANO, 2008) 6

7 A eficácia e eficiência, por sua vez, são termos relacionados ao desempenho. Toda organização deve gerar resultados, a fim de atender as expectativas de clientes, usuários, funcionários, acionistas, enfim, de todos os agentes interessados. Dessa maneira, uma organização será eficaz quando atinge seus objetivos, assim como será eficiente quando alcança esses objetivos utilizando seus recursos da melhor forma possível. (MAXIMIANO, 2008) Não obstante os inúmeros benefícios econômicos, políticos e sociais gerados pela eficiência organizacional moderna, torna-se relevante destacar os efeitos colaterais que a globalização e a busca incessante pela competitividade geraram no mundo do trabalho contemporâneo. A Administração, como corpo de conhecimentos organizados e sistematizados racionalmente, começou a ganhar forma a partir do final do século XIX e início do XX. No decorrer do tempo as abordagens da ciência administrativa foram adaptando-se às mudanças sociais e econômicas. Dessa forma, surgiram teorias que explicavam as organizações sob diferentes perspectivas, influenciadas pelos seus respectivos contextos sócio-econômicos. Entre essas teorias encontram-se as abordagens clássica, humanística, comportamental e estruturalista da administração. Cada uma dessas escolas tinha um modo diferente de enxergar o trabalhador, seja enfatizando a eficiência produtiva, a impessoalidade burocrática ou a humanização do trabalhador, todas fizeram parte de uma linha histórica das organizações. TEORIA ORGANIZACIONAL CARACTERÍSTICAS ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Tentativa de aplicação do método científico à execução do trabalho na busca pela eficiência. Ênfase na tarefa. TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS Movimento de oposição à Administração 7

8 científica. Ênfase na integração social, relações informais, conteúdo da tarefa e questões emocionais. Tentativa de minimizar as deficiências das escolas da Administração científica e das Relações Humanas. TEORIA COMPORTAMENTAL Ênfase nas pessoas dentro do contexto organizacional amplo, focando as explicações das ciências do comportamento. ABORDAGEM ESTRUTURALISTA Preocupou-se com a racionalização organizacional, incluindo aspectos como recursos, meios de produção e objetivos organizacionais. Forma de estruturação social utilizada desde tempos remotos, mas que ganhou força no século XX, disseminando novos valores e formas de exercer o poder. TEORIA DA BUROCRACIA Ênfase na formalidade, impessoalidade e profissionalismo. Valorização da comunicação formal, divisão racional do trabalho, hierarquização da autoridade, padronização de rotinas, valorização da competência técnica, meritocracia,funcionamento previsível e administração especializada. 8

9 2 O AMBIENTE ORGANIZACIONAL 9

10 3 O PROCESSO ADMINISTRATIVO 4 HABILIDADES DO GESTOR 10

11 5 PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL 11

12 7 ROTINAS E PAPÉIS DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO O assistente administrativo é a força vital de qualquer escritório, realizando um trabalho que requer o domínio de muitas habilidades tais como: Manutenção de registros, deveres clericais, gestão de escritório, recursos humanos, cronograma de decisões, e tudo o mais as demandas do ambiente de escritório. O assistente administrativo é muitas vezes a primeira pessoa a falar com ou ver um cliente novo na empresa. A mesa do assistente administrativo é geralmente perto da entrada do público, ou seja, o assistente também deve desempenhar funções de recepcionista como receber os visitantes, assinando para entregas e atender telefones. Às vezes, os assistentes administrativos são atribuídos a um ou mais gerentes superiores da empresa. Eles podem ser responsáveis por manter a agenda dessa pessoa (compromissos, reuniões, etc), colocando as chamadas telefônicas, escrevendo memorandos ou outro tipo de correspondência, e obter informações de referência (relatórios trimestrais, registros do passado e faturas, etc). Aqui está a importância do conhecimento de informática, como o Outlook por exemplo, excelente software para agendamento de reuniões, e tarefas em geral. O PowerPoint para a criação de slides para reuniões, seminários, palestras etc. Assistentes administrativos muitas vezes, ajudam os outros funcionários mantendo seus horários de trabalho, atuando como elo de ligação aos recursos humanos (para obter informações sobre os benefícios de seguro, por exemplo), material de escritório de gestão (distribuí-los, mantendo estoque deles e encomendar suprimentos novos ) e agendamento de reuniões e conferências. Mais uma vez a importância da Informática, aqui poderá ser utilizado o Excel ou BrCalc para efetuar cálculos de folha de pagamentos por exemplo. Muitas vezes, os assistentes administrativos são chamados a desempenhar várias 12

13 tarefas estranhas planejando festas de escritório, escrever ou distribuir o boletim informativo da empresa, a introdução de novos funcionários e realização de tarefas diárias do escritório, tais como fotocópias, fax e correio. O papel do assistente administrativo varia de escritório para escritório. Enquanto o acima são as responsabilidades gerais de um assistente administrativo poderia razoavelmente esperar para realizar, a descrição do trabalho real pode ser mais limitada ou ainda maior, dependendo das necessidades da empresa e recursos. REFERENCIAS GARCIA, Ysrael Moura. Qualidade de vida no trabalho: percepção dos técnicos administrativos do IFCE. Dissertação de mestrado defendida na UFC. Fortaleza