Seleção para Estágio Manual de Utilização do Sistema

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1 1 / 8 ÍNDICE OBJETIVO... CONTEXTO GERAL... DETALHAMENTO Acesso ao sistema...3. Operação do sistema Cadastramento de áreas Cadastramento de programas/projetos Copiar a oferta de um semestre para outro Emitir relatório para conferência Cadastrar os cursos aptos Cadastrar os horários exigidos Cadastrar vagas e pré-requisitos Configurar parâmetros Emitir relatório de inscritos...7 EXECUTOR...8 ENVOLVIDOS...8

2 / 8 OBJETIVO Orientar o usuário na utilização das funcionalidades do Módulo de (Módulo Estágio) voltadas ao processo de seleção de alunos da graduação, para preenchimento de vagas para estágio em projetos da UCSal. CONTEXTO GERAL As inscrições para a seleção de estudantes de graduação da UCSal, destinada ao provimento de vagas para estágio não obrigatório, são realizadas via Internet. Desde que existam vagas destinadas ao seu curso o aluno pode inscrever-se em até 3 estágios, indicando a ordem de preferência entre eles. O aluno interessado deverá preencher na Internet o Formulário de Inscrição. Para que sua inscrição seja aceita, além de atender aos requisitos parametrizados o aluno deverá estar ciente e aceitar as condições dispostas no formulário e no Edital de inscrição. No Módulo Estágio é possível parametrizar as verificações que serão feitas no momento da inscrição, bem como cadastrar os estágios que estão sendo oferecidos, além de emitir relatórios de conferência.

3 3 / 8 DETALHAMENTO 1. Acesso ao sistema Para ter acesso ao Módulo Estágio, localize o ícone correspondente na Área de Trabalho e dê um duplo clique. Após processar algumas atualizações o sistema abrirá a janela Acesso ao Módulo Estágio. Preencha os campos Usuário e Senha com o seu nome de usuário e sua senha no Sistema, respectivamente, clique sobre o botão Abrir e aguarde a abertura do sistema.. Operação do sistema Para realizar as transações o usuário utilizará os botões da barra de ferramentas do sistema. Botão Buscar Permite a recuperação de registros existentes no banco de dados a partir de uma chave ou argumento de pesquisa. A busca só será habilitada se todos os campos da chave de busca da tela estiverem preenchidos. Para selecionar um registro o usuário deverá posicionar o cursor sobre ele e dar duplo clique com o botão esquerdo do mouse, o sistema trará o registro para a área de atualização onde poderá ser alterado ou excluído. Botão Novo Limpa a tela habilitando-a para inclusão de um novo registro. Preencha as informações solicitadas e, em seguida, clique no botão Atualizar; Botão Atualizar para salvar um registro novo ou alterado; Botão Excluir exclui um registro cadastrado erroneamente, para tanto clique duas vezes sobre o registro e, em seguida, clique neste botão; Botão Imprimir comanda a impressão do relatório, quando for o caso. A maioria dos relatórios tem a opção de visualização na tela antes da impressão. Para se movimentar entre as páginas do relatório o usuário poderá utilizar os botões Primeira, Próxima, Anterior e Última. Botão Fechar fecha a janela que estiver ativa;

4 4 / 8 3. Cadastramento de áreas Para fins deste processo, áreas são as unidades administrativas ou acadêmicas que oferecem a oportunidade de estágio. Para cadastrá-las selecione as opções Tabelas Áreas. Informe os dados solicitados e salve/atualize. nenhum 4. Cadastramento de programas/projetos Projetos ou programas são as oportunidades de estágio oferecidas pelas diversas áreas da UCSal. Para cadastrá-los, selecione as opções Tabelas Projetos, digite ou selecione as informações solicitadas e salve em seguida. Quando o indicador de disponibilidade de horário estiver ativado para o programa/projeto, apenas os alunos que tenham disponibilidade no mesmo horário do estágio serão considerados aptos. A verificação de choque de horário não é realizada no momento da inscrição, apenas na emissão dos relatórios de aptos e não aptos. As áreas precisam estar cadastradas. 5. Copiar a oferta de um semestre para outro A oferta de oportunidade de estágios pode ser muito semelhante ou repetir de um semestre para outro. Neste caso, copiar a oferta e, se necessário, ajustá-la posteriormente é mais vantajoso do que cadastrála inteiramente. Para copiar a oferta de um semestre para outro, selecione as opções Cadastro Cópia da Oferta de Estágios. Informe o Ano/Semestre de origem e de destino e clique no botão Copiar. O sistema irá copiar os registros de Vagas, Cursos Aptos e Horários Exigidos que existem no semestre de origem e não existem no semestre de destino. Os registros porventura existentes no semestre de destino não serão excluídos e nem substituídos. nenhum.

5 5 / 8 6. Emitir relatório para conferência Selecione as opções Relatórios Relação de Estágios Oferecidos. Informe o Ano/Semestre de Referência e clique no botão Buscar localizado na barra de ferramentas à esquerda para carregar o relatório na tela e, em seguida, clique no botão Imprimir. Cadastrar os cursos aptos ou copiar a oferta de um semestre para outro 7. Cadastrar os cursos aptos Selecione as opções Cadastro Cursos Aptos. Informe o Ano/Semestre de Referência e clique no botão Buscar localizado na barra de ferramentas à esquerda. Para cada projeto com vagas oferecidas para a seleção do semestre em questão, informe os cursos cujos alunos poderão inscrever-se ou selecione Todos para indicar que as vagas estão disponíveis para alunos de qualquer curso. O semestre mínimo e o semestre máximo são informações opcionais, e devem ser preenchidos se for desejado limitar o intervalo de semestres em que o aluno se encontra. A informação dos cursos permitidos para cada projeto é obrigatória e indispensável para a utilização do sistema de inscrições via Internet. Cadastrar os projetos.

6 6 / 8 8. Cadastrar os horários exigidos Selecione as opções Cadastro Horários Exigidos. Informe o Ano/Semestre de referência e clique no botão Buscar, localizado na barra de ferramentas, para que o sistema exiba os programas/projetos já cadastrados. Para cada projeto com vagas oferecidas para o semestre em questão, informe o turno ou o horário exigido para os alunos. No caso de exigência de mais de um turno, ou mais de um horário, a forma de cadastramento determinará como a questão será tratada pelo sistema. Para considerar aptos apenas os alunos que possuam os dois turnos livres cadastre num único registro, com seqüência 1, os dois turnos exigidos; Para considerar aptos os alunos que tenham disponibilidade em ambos os turnos e, também, aqueles com apenas um turno livre, cada turno deve ser cadastrado num registro/sequência distinto. Para identificar se o aluno está apto, o sistema verifica os horários das disciplinas em que ele está matriculado e também o horário a disponível informado no ato da inscrição. No momento da inscrição via Internet a informação da disponibilidade de horários não é obrigatória nem o sistema verifica choque de horário. Cadastrar os projetos. 9. Cadastrar vagas e pré-requisitos Tanto o número de vagas quanto a descrição dos pré-requisitos exigidos para ocupação das vagas são informações opcionais que, se existirem, serão utilizadas apenas para exibição em relatórios. Para cadastrar vagas e prérequisitos de um projeto selecione as opções Cadastro Vagas. Dê duplo clique sobre o projeto desejado e informe o número de vagas disponíveis e/ou os prérequisitos exigidos para sua ocupação.

7 7 / 8 Cadastrar os projetos. 10. Configurar parâmetros Os parâmetros definem como será o comportamento do sistema na inscrição via Internet. Para configurá-los selecione as opções Tabelas Parâmetros, ative/desative as restrições necessárias, de acordo com o previsto no edital de seleção, informe a mensagem e o período de inscrições e clique no botão Atualizar. Restrições: são as verificações que são feitas para cada aluno que tenta realizar inscrições para a seleção. O parâmetro Permite a participação de alunos ouvintes ou especiais indica se o sistema deve recusar a inscrição de um aluno que seja ouvinte ou especial (aluno de convênio com outra IES); O parâmetro Verifica o semestre mínimo indica se deve ser feita uma verificação do semestre acadêmico do aluno em relação ao que está informado; O parâmetro Verifica a média mínima índica se o sistema deve recusar a inscrição de um aluno que não possua média igual ou superior ao valor informado; O parâmetro Verifica a regularidade acadêmica indica se o sistema deve recusar a inscrição de um aluno que não esteja regularmente matriculado no semestre atual; O parâmetro Verifica reprovações indica se o sistema deve recusar a inscrição de um aluno que possua alguma reprovação por falta ou média nas disciplinas curriculares. O parâmetro Verifica benefício indica se o sistema deve recusar a inscrição de aluno que possua algum tipo de benefício (bolsa, crédito ou convênio) exceto o desconto concedido a irmãos. O parâmetro Verifica regularidade financeira indica se o sistema deve recusar inscrição de aluno que possua débitos vencidos há mais dias que a tolerância informada. Mensagem ao aluno que não atende aos requisitos: esta mensagem será exibida para o aluno que tiver sua inscrição recusada, ou por não atender a alguns dos requisitos, ou por não existir nenhuma oferta de estágio para o seu curso e semestre acadêmico. Período de inscrições abertas: indica o período em que o sistema de inscrições na internet ficará disponível para o aluno. nenhum 11. Emitir relatório de inscritos Selecione as opções Relatórios Relação de Candidatos. Informe o Ano/Semestre do processo Seletivo e a área e projeto desejados, ou selecione a opção Todas em ambos os campos para que todas as áreas e projetos cadastrados sejam considerados. Selecione o universo desejado aptos ou não aptos ative ou desative os indicadores que definem critérios de seleção:

8 8 / 8 Semestre Mínimo verifica se o aluno está no mínimo no semestre informado; Compatibilidade de Horário - verifica se o horário do aluno é compatível com o horário do estágio. Mesmo que esteja selecionada, a verificação de Compatibilidade de Horário será realizada apenas para os projetos sinalizados com a opção Verifica disponibilidade de horário do aluno, e cujo horário tenha sido cadastrado na função Cadastrar os Horários Exigidos; Reprovação - verifica se o aluno não tem alguma reprovação por falta ou média nas disciplinas curriculares; Média Mínima - verifica se o aluno tem média igual ou superior ao valor informado; Curso e Semestre - verifica se o aluno é de um dos cursos previstos para a vaga, dentro do intervalo de semestres especificado, ou no mínimo no segundo semestre; Utilização de Benefício - verifica se o aluno possui qualquer tipo de benefício (bolsa, crédito ou convênio) exceto o desconto concedido a irmãos; Regularidade Acadêmica - verifica se o aluno está regularmente matriculado no semestre atual; Regularidade Financeira - verifica se o aluno não tem débitos vencidos há mais dias que o valor informado. Clique no botão Buscar para carregar o relatório na tela e, em seguida, clique no botão Imprimir. Para emitir o relatório para todos os inscritos, independente de estarem aptos ou não aptos, selecione Listar Candidatos Aptos e desmarque todos os critérios de seleção. Cadastrar os horários exigidos; As inscrições já devem estar encerradas. EXECUTOR Todas as atividades descritas neste documento são de responsabilidade do Setor de Recursos Humanos. ENVOLVIDOS Núcleo de Comunicação. Para disponibilizar a inscrição via Internet no canal do aluno o Núcleo de Recursos Humanos deverá manter entendimento prévio com o Núcleo de Comunicação, responsável pela programação visual, atualização das informações e divulgação do processo na Internet.