CATWIN Módulo de Catalogação MANUAL DO UTILIZADOR. Versão 1.2

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1 MANUAL DO UTILIZADOR Versão 1.2

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO REQUISITOS DO SISTEMA ABERTURA DO CATWIN BASE DE DADOS ESCOLHER A FOLHA DE RECOLHA Criar uma Folha de Recolha Dados Pré-Definidos CAMPOS NÃO PRESENTES NA FOLHA DE RECOLHA CRIAR REGISTOS BLOCO DE DADOS CODIFICADOS INDICADORES REPETIÇÃO DE CAMPOS E SUB CAMPOS PONTUAÇÃO SEGUNDO AS REGRAS DA ISBD Excepções BARRA DE TAREFAS MENU REGISTO Novo Gravar Criar cópia Exportar/Importar Pacwin Ir Para Ir Para Anterior / Ir Para Seguinte Apagar Sair BASE DE DADOS Abrir Criar Inverter Configurar Por Omissão Reinicializar Fechar FOLHA DE RECOLHA CONFIGURAÇÃO Visualizar códigos Com/Sem Controlo de Autoridades Activar NÍVEL DE VERIFICAÇÃO

3 5.6. AJUDA BARRA DE FERRAMENTAS BARRA DE INFORMAÇÃO SEGURANÇA

4 1. INTRODUÇÃO CATWIN é a designação para o módulo de catalogação do PORBASE5, o qual tem por objectivo simplificar cada vez mais a introdução de dados com vista à construção de um registo bibliográfico, a partir do qual se torna efectivo um tratamento integrado, fácil e acessível da informação. Na arquitectura do PORBASE5 foram inseridos todos os dados relativos ao UNIMARC, estruturando-o de modo a que, em qualquer momento do processamento da informação, esteja a ser dado cumprimento às regras biblioteconómicas que devem reger qualquer serviço de documentação. Pretende-se com esta nova ferramenta de trabalho optimizar o tempo de processamento da informação e, por consequência, o tempo de disponibilização da mesma, contribuindo desta forma para o melhoria da qualidade dos serviços prestados na área da biblioteconomia e da documentação. Em termos funcionais é de relevar: Visualização simultânea dos dados introduzidos e do registo em si, num dos três formatos disponíveis (ISBD, UNIMARC e CAMPO); Não é necessário digitar nem dólares, nem qualquer pontuação (com algumas excepções adiante mencionadas), uma vez que o sistema gera automaticamente, quer os dólares, quer a pontuação; O sistema assegura automaticamente a introdução dos caracteres de não ordenação (non-sorting characteres) < >. A inserção de valores codificados é feita a partir de escolha prévia em caixas de conteúdos de valor. O utilizador pode aceder a todo o momento ao módulo de pesquisa PACWIN. Relativamente aos registos anteriormente criados em outras bases e que agora migram para este novo sistema, foi concebido um filtro de modo a impedir a duplicação da pontuação. Relativamente às etiquetas que constituem os Dados Gerais de Processamento serão por sua vez reconvertidas para a etiqueta 100. Novidades mais relevantes da versão 1.2: Actualização automática do ficheiro de indíces. Interface melhorada. Controlo de autoridades. Funcionalidade de cópia de registos. Automatismo no preenchimento do campo 1 e 5 do UNIMARC. Importação de ficheiros ISO não completamente normalizados. Verificação de preenchimento de campos mínimos na catalogação de registos. 3

5 2. REQUISITOS DO SISTEMA Os requisitos mínimos recomendados para instalação e uso do CATWIN no seu PC, são os seguintes: CPU: Pentium 200 ou superior RAM: 64 Mb ou superior 1 Disco rígido 1 Monitor VGA (com resolução de 800x600) 1 Unidade de leitura de CDs IMPRESSORA: Opcional SISTEMA OPERATIVO: Windows 98, NT, 2000 INTERNET EXPLORER: Versão 5.0 ou 5.5 4

6 3. ABERTURA DO CATWIN Quando o módulo de catalogação é activado será visível no ecrã uma janela contendo na parte superior, além da habitual barra de título, um menu e uma barra de tarefas. Do lado esquerdo encontra-se a área de catalogação e do lado direito a área de visualização do registo. Fig Base de Dados A criação de uma base dados obedecerá a procedimentos semelhantes aos da criação de uma base de dados em ambiente Windows. Depois de o utilizador lhe atribuir um nome, a mesma será assumida pelo sistema. Chamamos a atenção para o facto de que a designação das bases de dados a criar não deve nunca ultrapassar os 6 caracteres para efeitos de compatibilidade com o WinIsis. 5

7 Fig. 2 O nome da base de dados que vamos criar deve ser escrita no campo ficheiro. Depois, prime o botão Criar e a base de dados é automaticamente criada. Fig. 3 Para abrir uma base de dados deve utilizar o menu base de dados, opção Abrir, e seleccionar a base pretendida de entre as várias existentes. Esta versão do PORBASE5 tem como nova funcionalidade, o controlo de autoridades. Assim passa a dispor de dois tipos de base de dados: autoridades e bibliográfica. Quando abrir pela primeira vez uma base de dados, o programa apresenta uma janela para selecção do tipo de base de dados (veja da janela seguinte, fig. 4). 6

8 Fig Escolher a Folha de Recolha Antes de iniciar a catalogação de qualquer documento, o utilizador deve, no menu Folha de Recolha, seleccionar de entre as várias folhas de recolha disponíveis (Analíticos, Monografias, Publicações em Série, Recursos electrónicos / URL, Registos Audio e Registos Vídeo), a adequada ao tipo de documento que vai catalogar. Fig. 5 Para escolher a folha de recolha basta seleccionar com o botão do lado esquerdo do rato, a folha pretendida para a introdução dos dados, a qual será desde logo assumida pelo sistema; no exemplo apresentado foi escolhida a folha de monografias. 7

9 Criar uma Folha de Recolha Fig. 6 A criação de uma folha de recolha é feita a partir do programa configfrd. Para aceder a este programa é necessário abrir a pasta e seleccionar: configfrd. Fig. 7 8

10 A partir desta caixa de diálogo o utilizador tem a possibilidade de criar, modificar ou remover uma folha de recolha. Seleccionando a opção Criar, será apresentada uma nova caixa de diálogo que permite fazer uma composição dos campos e sub campos com vista à criação da folha de recolha que mais se adapta às suas necessidades. Fig. 8 Do lado esquerdo da janela Modificar Folha de Recolha encontram-se todos os campos que compõem o UNIMARC. Na coluna central encontram-se todos os campos que fazem parte da actual FRD (ex.: folha de monografias), podendo inserir ou remover campos e/ou sub campos de acordo com as suas necessidades, premindo a seguir os botões inserir ou remover. A escolha dos sub campos é feita obedecendo aos mesmos procedimentos usando a primeira caixa da coluna da direita. Na caixa de texto - Texto de Ajuda - pode introduzir o texto que entender necessário. 9

11 Dados Pré-Definidos Fig. 9 Sempre que se verifiquem situações em que o conteúdo de alguns campos é sempre igual num grande lote de registos, o utilizador pode optar por construir uma folha com dados já carregados (dados pré-definidos), por forma a economizar tempo na introdução desses registos. Esta pré-definição de dados será feita também a partir do programa ConfigFRD no momento em que cria a(s) folha(s) de recolha ou posteriormente. Fig

12 Ex.: campo 100 Dados Gerais de processamento Temos que seleccionar na coluna central (Campos inseridos) o campo que queremos modificar. (Neste exemplo: o campo 100). Na coluna elementos inseridos aparecem os subcampos que fazem parte da folha. Então, seleccionamos os subcampos em que queremos introduzir os valores por defeito, primimos o botão Modificar Elemento que nos abre uma nova janela para a escolha da posição onde vamos inserir o valor por defeito. Fig. 11 Apresentando um exemplo do Campo de Dados Codificados 100, a associação do valor por defeito (por) nas posições 22 a 24 faz-se com a selecção do código respectivo na caixa Escolher Valor por Omissão. 11

13 Fig. 12 Fig

14 Na imagem que se segue são já visíveis os valores associados por omissão. Fig Campos Não Presentes na Folha de Recolha Independentemente da folha de recolha seleccionada pode recorrer a outros campos do UNIMARC não definidos por omissão. Para tal terá de posicionar-se no bloco respectivo (ex. 2xx) e depois escolher na zona inferior da janela de introdução de dados o campo pretendido (ex. 230). Todos os campos e subcampos têm designações próprias, orientando assim o utilizador, pelo que, depois de posicionar o cursor, apenas terá de digitar a informação relativa ao documento a catalogar dentro do espaço para tal reservado. 13

15 Fig. 15 No caso do utilizador desejar ver os códigos dos campos e sub campos deverá seleccionar no menu Configuração Visualizar Códigos. Este procedimento permite visualizar todas as etiquetas de campos e respectivos sub campos. 14

16 Fig

17 4. CRIAR REGISTOS 4.1. Bloco de Dados Codificados Neste bloco, os campos de valores associados a cada uma das posições ou sub campos podem ser obtidos através da selecção da gama visível na caixa de combinação que sucede à legenda da posição ou sub campo: Exemplo do preenchimento do campo 100 (Dados Gerais de Processamento), fazendo uso da inserção de gamas. No entanto, alguns valores aparecem por omissão neste bloco, o utilizador terá de os modificar ou não de acordo com o trabalho a realizar. Fig Indicadores A título de exemplo, apenas se mencionam alguns dos campos, em que, segundo o formato UNIMARC, é obrigatória a inserção de indicadores. Nos exemplos apresentados são contempladas as situações de preenchimento em uma só posição e nas duas posições quando se tratam de campos que assim obrigam. 16

18 Fig. 18 Fig

19 4.3. Repetição de Campos e Sub campos Este comando permite a repetição de campo: Fig. 20 Este botão possibilita a repetição de sub campo : Fig. 21 Imagens exemplificativas de cada um dos comandos: Fig. 22 Fig. 23 Fig Pontuação Segundo as Regras da ISBD 18

20 O CATWIN foi estruturado de acordo com o estabelecido pela norma ISBD. Assim, procedeu-se ao desenvolvimento de um sistema que gera automaticamente toda a pontuação, libertando o utilizador de uma tarefa rotineira e pouco estimulante. Existem, no entanto, algumas situações de excepção, as quais serão referidas no ponto Fig. 25 A tarefa de digitação dos caracteres de não ordenação (non-sorting characters) vulgo bicos (< >) foi também eliminada; o sistema encontra-se preparado para a sua colocação automática sempre que necessário. Fig

21 Excepções Sempre que o ^i é antecedido do ^h deve ser digitada uma vírgula (,) a seguir ao ^h. Não existindo ^h o ^i deve ser antecedido de ponto final (.). Fig. 27 Fig

22 5. BARRA DE TAREFAS Disponibiliza as tarefas relacionadas com a constituição do catálogo Menu Registo Novo Gravar Criação de um novo registo. Depois de criar ou actualizar um registo é necessário gravar para que conste da base de dados. A actualização do ficheiro de indíces será feita automaticamente. Para quem não está muito familiarizado com o conceito, o ficheiro de indíces é onde são guardados os pontos de acesso para a pesquisa Criar cópia Permite criar um registo novo que é uma cópia do registo actualmente carregado Exportar/Importar Esta funcionalidade permite trocar registos entre bases de dados diferentes. É possível controlar os dados a importar/exportar, bem como mudar determinado campo para outro ou colocar valores por defeito nos subcampos em função das especificidades do trabalho a realizar. Permite ainda guardar os formatos de exportação / importação previamente definidos. Fig

23 O utilizador terá de definir o nome do ficheiro de exportação / importação e/ou os limites mínimos e máximos dos MFN s Filtro Seleccionando o botão Filtro será visível uma caixa de diálogo que permite conjugar campos e su bcampos a exportar / importar. Esta operação será feita recorrendo aos botões de Exportação/Importação - setas assinaladas na imagem (elipse), ou fazendo duplo clique no campo ou subcampo subtraindo assim cada um deles das colunas a exportar / importar e remetendo-os para as colunas a não exportar / importar. Dada a flexibilidade da aplicação é também possível o sentido inverso. A referir também a função que permite mudar um campo para outro (ex.: o campo 300 passar para 305). Fig. 30 Utilizando os botões Guardar, Guardar Como e Apagar, pode o utilizador configurar formatos de exportação / importação utilizáveis sempre que queira executar uma destas duas opções. Pode fazer a associação de valores por omissão inserindo esses valores na caixa de texto Valor por Omissão do Subcampo - guardando ou não esses valores para futura utilização, fazendo uso dos botões acima referidos. Esse valor só será usado caso o campo se encontre vazio. Caso deseje explicitamente a sobreposição do valor terá que o escrever em Alterar Valor do Subcampo para. 22

24 Informação Referente ao Exemplar Esta opção serve para manter coerência entre os diversos módulos do sistema PORBASE5. Se apenas possui o pacote base pode continuar a ler no ponto Ao exportar para formato ISO 2709 coloca em certos campos (que podem não pertencer ao formato) informação referente aos exemplares dos registos. Essa informação é composta pelo número de registo, código de barras e fundo do exemplar (para mais informação consulte o manual do Usewin). Para configurar quais os campos de destino dessa informação (no caso da exportação) ou de origem no caso da importação basta carregar no botão Configurar. Na importação, caso a opção esteja activa o CATWIN irá inserir os exemplares presentes nos registos importados para utilização do USEWIN. Qual o seu funcionamento detalhado? Se o número de registo não existir um novo exemplar será criado. Se o número de registo já existir, ou seja se estiver presente na base de dados do Usewin associada à base de dados bibliográfica (ver manual do Usewin para mais informação) ele pedirá um novo número para ser inserido. Salientamos que o número de registo tem que ser único em cada base de dados. Se o fundo já existir ele coloca os exemplares dentro daquele fundo. Se o fundo ainda não existir é criado um novo fundo debaixo do fundo geral. Se não tiver especificado um fundo o programa colocará o exemplar no fundo Geral. Fig Pacwin Permite aceder ao módulo de pesquisa. 23

25 Ir Para Estando posicionado numa determinada base de dados, permite carregar um registo no ecrã para introduzir as alterações necessárias, sendo necessário introduzir o respectivo número de MFN Ir Para Anterior / Ir Para Seguinte Permite visualizar o registo imediatamente anterior ou seguinte ao que se encontra activo no ecrã Apagar Apaga determinado registo na base de dados. Devido às características do sistema de base de dados ISIS o registo apenas ficará apagado logicamente. Ou seja, deixa de estar visível, pesquisável e exportável mas não é apagado da base de dados. Assim se numa base de dados de 500 registos eu apagar o que tem MFN 100, a minha base de dados continuará com 500 registos. O registo poderá em qualquer altura ser recuperado bastando para isso colocar-se no MFN 100 e responder afirmativamente à seguinte pergunta Registo logicamente apagado. Quer recuperar? Sair Encerra o CATWIN Base de Dados É possível através deste item abrir, reiniciar, criar ou abrir por omissão uma base de dados, em que o seu tratamento é processado de acordo com os moldes normais dos ficheiros em ambiente Windows Abrir Permite aceder a uma determinada base de dados já criada. Para abrir terá que seleccionar a base na janela Abrir Base de Dados. 24

26 Fig Criar Cria uma nova base de dados. Terá que escolher entre criar uma nova base de dados bibliográfica ou de autoridades. Terá que escolher a sua localização e o respectivo nome. Fig Inverter Visto que o CATWIN actualiza automaticamente o ficheiro de indíces, ficando um registo acessível por pesquisa mal seja gravado ou importado, esta opção destina-se a gerar um novo ficheiro de indíces. Esta operação serve para limpar os indíces antigos que devido à utilização normal do programa (modificar ou apagar) deixaram de ser utilizados. É uma operação cuja duração é depende do tamanho da sua base de dados, mas que pode ser demorada. 25

27 Fig Configurar Nesta janela é possível configurar as propriedades da base de dados que esteja em utilização (aberta) no momento. Assim é possível definir qual o tipo de base de dados (bibliografia ou autoridades), se tem uma base de autoridades ou bases bibliográficas associadas e ainda definir o cabeçalho do identificador de registo Por Omissão Fig. 35 Esta opção permite aceder a determinada base de dados sempre que é activado o módulo de catalogação. Fig

28 Reinicializar Apaga de uma maneira definitiva todos os registos da base de dados. É uma operação que é apenas executada sobre uma base de dados bibliográfica. Assim a respectiva bases de dados de empréstimos e aquisições não serão afectadas. Fig Fechar Fecha a base de dados que se estiver no momento a utilizar Folha de Recolha Permite escolher a folha onde vão ser introduzidos os dados do documento a catalogar (ver p. 2.2.) Configuração Visualizar códigos Este comando permite visualizar os códigos das etiquetas de campos e subcampos como foi referido no ponto Com/Sem Controlo de Autoridades Permite activar ou desactivar o controlo de autoridades. Como já foi referido anteriormente o Porbase5 v1.2 já tem controlo de autoridades. Assim, no processo de catalogação a inserção de uma autoridade processa-me do seguinte modo: Fig

29 Caso esteja a trabalhar sem controlo de autoridades pode inserir as autoridades livremente. Ou então, caso a sua base de dados bibliográfica possua uma base de autoridades associada pode usar uma maneira mais prática e que elimina a grande maioria das possibilidades de erro. Basta chamar o PACWIN através do CATWIN (usando o menu em Registo Pacwin, o botão da barra de ferramentas ou os botões com o símbolo do Pacwin que se encontram nos campos de autoridades), pesquisar a autoridade que deseja inserir e carregar na janela de resultado da pesquisa no botão Seleccionar. No CATWIN aparece uma janela (ver fig.39) onde poderá escolher qual o campo onde quer colocar a sua autoridade. A lista de campos é escolhida de uma maneira automática consoante o tipo da autoridade que escolheu. Quando o campo ficar não editável (cinzento) significa que o registo possui a ligação com aquela autoridade não sendo possível a edição. Fig. 39 Caso o controlo de autoridades esteja activado os campos para autoridades encontram-se não editáveis. A inserção manual encontra-se inibida. Se quiser inserir uma autoridade tem que usar o PACWIN (como foi explicado anteriormente). A autoridade precisa de já ter sido catalogada na respectiva base de dados de autoridades. Para remover a ligação basta carregar no botão do respectivo campo. Se quiser alterar a autoridade basta abrir a base de dados de autoridades e alterar o registo respectivo. Todas as ocorrências da autoridade nas bases bibliográficas associadas serão actualizadas. Fig Activar Caso esteja a trabalhar em modo de demonstração e queira activar o programa Nível de Verificação 28

30 Permite optar por ter ou não verificação de preenchimento mínimo de campos do registo. Caso a opção esteja activada e não tenha preenchido os campos mínimos ele avisará, dando uma listagem de quais os campos e subcampos que não foram preenchidos Ajuda Estão disponíveis as opções de Tópicos de Ajuda (manual do programa) e Sobre CatWin. 29

31 6. BARRA DE FERRAMENTAS Fig. 41 As funções mais usadas do menu encontram-se também na barra de ferramentas. Além disso a barra possui os controles de mudança do formato de visualização. Criar um novo registo. Salvar o registo. Apagar o registo. Correr o PACWIN. Exportar. Importar. Abrir uma base de dados. Carregar uma folha de recolha. Avançar e recuar na base de dados. Visualização em formato ISBD. Visualização em UNIMARC. Visualização do campo onde está o cursor. 30

32 7. BARRA DE INFORMAÇÃO No fundo da janela principal encontra-se a barra de informação. Nela consta qual a base de dados aberta, o registo actual e a folha de recolha que está a ser utilizada. Fig

33 8. SEGURANÇA Por motivos de maior segurança aconselhamos que sempre que houver necessidade de protecção das bases de dados se use os mecanismos de segurança e protecção do sistema operativo Windows. 32