Como contratar de forma eficaz

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1 Como contratar de forma eficaz Todos nós, de uma forma ou de outra, somos imperfeitos. Mesmo assim, procuramos contratar as pessoas perfeitas. A Robert Half fornece profissionais altamente qualificados às empresas. Reconhecemos a importância de contratar e de reter funcionários valiosos e sabemos o quão essencial é para os negócios montar uma equipe de profissionais de alta qualidade a fim de operar de forma tranquila e eficiente. Contratações infelizes consomem tempo e dinheiro e, no mundo globalmente competitivo de hoje, contratar de forma estratégica e flexível é mais importante do que nunca. O candidato que passa a melhor impressão em uma entrevista de emprego não é necessariamente a melhor pessoa para o trabalho e algumas pessoas que poderiam ser os funcionários ideais simplesmente não são bem-sucedidos na entrevista. Portanto, é preciso saber o que fazer a fim de minimizar os erros na contratação. Esse é exatamente o motivo pelo qual preparamos este texto. Ele contém conselhos sobre as principais fases do processo de contratação: desde a leitura das entrelinhas de um currículo à verificação eficaz de uma referência. Esperamos que essas informações sejam úteis. 1. AVALIE SUAS NECESSIDADES A DESCRIÇÃO DO TRABALHO É FUNDAMENTAL 2. COMO COORDENAR SEUS ESFORÇOS DE CONTRATAÇÃO 3. AVALIANDO O CURRÍCULO COMO LER AS ENTRELINHAS 4. COMO ENTREVISTAR DE FORMA EFICAZ 5. COMO FINALIZAR UMA ENTREVISTA 6. UM SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO QUE FUNCIONA 7. COMO OBTER A PESSOA QUE DESEJA 8. REFERÊNCIAS E O QUE FAZER COM RELAÇÃO A ELAS

2 1. AVALIE SUAS NECESSIDADES A DESCRIÇÃO DO TRABALHO É FUNDAMENTAL É preciso ter uma ideia clara do que se deseja antes de contratar alguém para fazê-lo. Quando um funcionário deixa um cargo, há uma tendência de preencher a vaga imediatamente. O melhor método é o recrutamento estratégico de pessoal, uma abordagem flexível que leva em consideração fatores como as flutuações da carga de trabalho e as necessidades criadas por projetos especiais. A primeira etapa do recrutamento estratégico de pessoal é considerar se a vaga deve ser preenchida novamente. A posição pode ser reestruturada? Ela pode ser eliminada ao delegar responsabilidades a outras áreas? A carga de trabalho do departamento ou do escritório requer um funcionário em tempo integral no cargo ou ela pode ser preenchida por um funcionário temporário qualificado? Em resumo, contrate somente se houver necessidade real. Caso determine que realmente haja uma vaga, crie uma descrição clara e específica do trabalho. A elaboração de uma descrição do trabalho é semelhante ao desenvolvimento de um currículo. A descrição do trabalho deve incluir objetivo, função, faixa salarial, educação, experiência e características pessoais e deve ser elaborada pelo futuro supervisor do candidato selecionado. Em seguida, ela deve ser analisada pelas demais pessoas que entrevistarão o candidato. Preste atenção especial aos seguintes itens: 1. Função. A função reflete as atribuições reais a serem executadas? Uma função agrega prestígio a um cargo, mas ela deve ser adequada ao trabalho. 2. Salário. É competitivo? Pergunte aos associados e compare com os classificados para se certificar. Caso o cargo seja uma substituição, o salário foi um fator na ocorrência da vaga? Leve as condições do mercado em consideração. Pode ser necessário oferecer um salário mais alto a fim de atrair um candidato qualificado em um mercado de trabalho difícil. 3. Atribuições. A descrição do trabalho deve listar as atribuições e responsabilidades envolvidas sem falhas. Tente incluir tudo o que o trabalho implica diariamente. Também pode ser útil fornecer uma declaração geral em aberto sobre as possíveis atribuições caso o cargo evolua, por exemplo, "Com o tempo, o funcionário também pode ser envolvido no planejamento estratégico e em determinadas tarefas de supervisão". 4. Educação e credenciais. Não restrinja demais esses requisitos. Por exemplo, caso um diploma universitário seja necessário, ele precisa ser indicado, mas certifique-se de que ele seja necessário para o trabalho em questão. Em vários casos, a experiência prática pode substituir a educação. 5. Experiência. Quanta experiência é realmente necessária? Há a possibilidade de crescer no cargo? O candidato deve vir da sua linha de negócios ou outra experiência será suficiente? 6. Características pessoais. Que tipo de personalidade seria mais adequada? Alguns cargos precisam de pessoas agressivas, outros são mais bem preenchidos com tipos mais metódicos. O cargo requer muito contato interpessoal? De contato por telefone? Que tipo de pessoa é adequada à sua cultura corporativa? Sua descrição do trabalho preenchida deve ser arquivada para referência futura e atualizada regularmente. Ela será uma ferramenta valiosa para os gráficos organizacionais da sua empresa, revisões do funcionário e operações de reestruturação. 2

3 2. COMO COORDENAR SEUS ESFORÇOS DE CONTRATAÇÃO O processo de contratação é geralmente um esforço da equipe. O contato do candidato com diversos níveis de gerenciamento oferece aos entrevistadores uma oportunidade de obter uma visão mais equilibrada do futuro funcionário. No entanto, é perigoso contratar por comitê. Cada entrevistador tende a ter uma ideia do seu "candidato ideal" no processo de entrevista, eliminando, assim, possíveis candidatos por motivos não baseados em uma avaliação objetiva da capacidade da pessoa para o trabalho. Quando isso acontece, a pessoa selecionada é geralmente um "candidato comprometido" um que não agrada excessivamente nem ofende ninguém no comitê. Consequentemente, essa geralmente não é a melhor pessoa para o trabalho. A fim de contratar o melhor candidato, o comitê precisa concordar com: 1. O tipo de pessoa que deseja. O que você busca em um candidato? Concentre-se nas necessidades objetivas específicas. 2. Método de avaliação. Utilize um sistema de controle para manter uma ideia clara de cada candidato, a fim de que seja possível comparar os pontos fortes e os pontos fracos. É preciso avaliar cada candidato com relação à sua experiência, educação e outras qualificações. 3

4 3. AVALIANDO O CURRÍCULO COMO LER AS ENTRELINHAS Atualmente, muitos CVs são preparados profissionalmente, perdendo, assim, parte de seu valor como ferramenta de avaliação. O "melhor" CV pode nem sempre ser do "melhor" candidato. Ele geralmente é do candidato que mais teve trabalhos (e, portanto, possui prática mais extensiva em escrever CVs) ou do candidato que contratou uma pessoa especializada em CVs. Na verdade, o melhor candidato pode nem ter um CV! Todavia, ele continua sendo uma forma útil de restringir um grande número de candidatos. Seguem algumas dicas sobre como utilizar CVs em sua vantagem: 1. Comece pelo fim. A maioria dos candidatos insere as informações menos lisonjeiras no final. Dessa forma, é possível economizar um tempo valioso ao ler a partir do final. 2. Seja cauteloso com o CV funcional. Um CV funcional geralmente inclui somente descrições de experiência e qualificações, sem datas. O candidato com esse tipo de CV também pode ser qualificado para um trabalho, mas esses CVs são frequentemente escritos por pessoas que mudaram bastante de trabalho ou que ficaram sem trabalhar durante um período considerável. 3. Procure por espírito de lucro. Veja se consegue avaliar se o candidato aprecia os fins comerciais do negócio. Verifique quantas vezes o CV de alguém menciona realizações úteis que beneficiaram a empresa de forma direta. 4. Cuidado com trivialidades. Um CV repleto de trivialidades (realizações esportivas quando criança, passatempos, etc.) pode ser sinal de fraca experiência ou qualificações. Também pode indicar que o candidato estará mais interessado em atividades extracurriculares do que no próprio trabalho. 4

5 4. COMO ENTREVISTAR DE FORMA EFICAZ Um excelente entrevistado não é necessariamente um excelente funcionário. Se houver um único segredo em entrevistas é a capacidade de obter o máximo de cada pergunta. Seguem oito perguntas desenvolvidas para fazer com que os candidatos inadvertidamente revelem suas características. 1. Por que você está mudando de emprego? Seja cauteloso com candidatos que falam mal de seu empregador atual ou antigo. 2. De que você mais gostava em seu último emprego? O candidato que não conseguir dar uma resposta ponderada aqui é provavelmente incapaz de pensar além dos mecanismos básicos do trabalho. 3. Se tivesse tido a chance de realizar melhorias em seu último emprego, quais seriam elas? A resposta a esta pergunta é um bom termômetro da criatividade e sensibilidade geral do candidato. 4. Qual foi o trabalho ou projeto mais interessante que você já teve em sua carreira? Os motivos são mais importantes do que a resposta. Eles devem dar uma ideia de, por exemplo, se o candidato gosta de desafios. 5. Descreva a melhor pessoa com quem já trabalhou. Isso mostra bastante coisa sobre a personalidade do candidato e as qualidades que ele admira. 6. Quais tipos de pessoas mais lhe irritam? Frequentemente (embora nem sempre), as características citadas pelo candidato não se aplicam a eles mesmos. 7. Descreva algumas emergências em alguns de seus empregos nas quais você teve que replanejar o seu tempo. Esta é uma alternativa eufemística à pergunta "Você está disposto a trabalhar horas extra quando a situação exigir?" 8. De que forma você gostaria que a nossa empresa lhe auxiliasse caso faça parte de nossa equipe? Esteja atento ao equilíbrio; cuidado com candidatos que disserem que podem precisar de bastante ajuda e, da mesma forma, com candidatos que sugerirem que podem não precisar de nenhuma ajuda. 5

6 5. COMO FINALIZAR UMA ENTREVISTA Tempo é o bem mais precioso Se, para muitas pessoas, é difícil começar uma entrevista, finalizar uma pode ser ainda mais assustador. As entrevistas podem se arrastar por muito tempo (além do ponto em que o entrevistador precisa de mais tempo para tomar uma decisão), pois a maioria dos entrevistadores simplesmente não sabe como finalizar uma entrevista de forma elegante. Para contornar esse problema: 1. Defina um tempo limite no começo. Meia hora deve ser suficiente. Tenha um relógio à vista e informe o candidato logo no início o horário que a entrevista deve terminar. 2. Dê dicas de que a entrevista está chegando ao fim ao candidato. Alguns exemplos: Caso esteja fazendo anotações, coloque a caneta sobre a mesa e o papel de lado; olhe no relógio e comente sobre outro compromisso. 3. Finalize com a observação adequada. O que você faz ao final da entrevista é principalmente uma questão de quão forte é a sua impressão do candidato. Caso seja alguém que você definitivamente queira contratar, certifique-se de que a pessoa saiba que está interessado. Caso possa acabar considerando a contratação do candidato, diga que está interessado, mas que precisa de algum tempo para pensar. Caso a pessoa esteja definitivamente fora de consideração, seja educado, mas evasivo. "Você tem um bom histórico", você pode dizer, "mas ainda há outras pessoas a serem entrevistadas. Caso estiver interessado, entrarei em contato". 6

7 6. UM SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO QUE FUNCIONA Aqueles que acreditam que palpites são uma boa forma de selecionar funcionários também acreditam que sucesso é uma questão de sorte. Um dos maiores problemas dos entrevistadores é manter o controle de quais candidatos são mais promissores. Confiar na memória (além da inscrição e do CV) é arriscado e ineficiente. É por isso que muitos entrevistadores utilizam sistemas de classificação. Há muitos sistemas de classificação diferentes e um mesmo sistema não funcionará para todos. No entanto, há determinadas diretrizes básicas que podem ajudar no processo de entrevista. Faça anotações sobre fatores importantes, como a experiência do candidato, educação, inteligência aparente, aparência profissional e qualificações de comunicação, além de qualidades tangíveis, como motivação e entusiasmo. Lembre-se de adotar uma abordagem equilibrada para a decisão de contratação. Geralmente, os entrevistadores ficam tão impressionados com uma qualificação particular que outras mais importantes são esquecidas. Por exemplo, não dê significância desproporcional à aparência e à personalidade em detrimento de qualificações relacionadas ao trabalho. 7

8 7. COMO OBTER A PESSOA QUE DESEJA Uma coisa é encontrar um candidato que você gostaria de contratar, mas outra coisa completamente diferente é garantir-lhe o cargo. Quanto melhor a pessoa, mais provável que ela esteja sob demanda. Portanto, quando tiver uma oportunidade de contratar pessoas boas, aja. Seguem alguns pontos a serem lembrados: 1. Não demore na oferta. Caso um candidato seja o certo para o trabalho, não hesite. Lembre-se: sempre é possível contratar alguém contingente verificando suas referências. 2. Defina uma data antecipada de início. Quanto maior o tempo entre a oferta de trabalho e a data de início, maior o risco de perder o futuro funcionário. Não dê a chance de as outras empresas surgirem com uma oferta melhor. 3. Não caia na que é conhecida como armadilha do "primeiro entrevistado". Nossa experiência revela que, para algumas empresas, a primeira pessoa entrevistada frequentemente não consegue o trabalho, mesmo que o candidato acabe sendo o mais qualificado. Aparentemente, um capricho da natureza humana está em ação aqui, o que não deveria lhe custar um bom funcionário. 8

9 8. REFERÊNCIAS E O QUE FAZER COM RELAÇÃO A ELAS Uma má referência é tão difícil de ser encontrada quanto um bom funcionário. Só há realmente duas formas de lidar com referências: Verifique-as cuidadosamente ou não verifique nenhuma. O simples ato de ligar para os nomes indicados pelo candidato é geralmente uma perda de tempo. No entanto, caso deseja fazer isso, seguem seis pontos importantes de se ter em mente: 1. A fim de que a verificação da referência seja eficaz, ela deve ser feita pelo supervisor do futuro funcionário. Somente ele conhece as perguntas adequadas a serem feitas. Às vezes, não é prático verificar todas as referências, mas o futuro supervisor deve executar parte dessa tarefa. 2. Não demore. Comece verificando as referências assim que o candidato lhe conceder permissão para fazêlo. Quanto mais você hesitar, maior o risco de perder a pessoa. 3. Ignore referências por escrito entregues diretamente a você pelo candidato. As referências por escrito que as pessoas carregam com elas para uma entrevista são suspeitas por uma variedade de motivos. Primeiro, cartas escritas por ex-empregadores são geralmente escritas no dia da rescisão e podem consequentemente terem sido escritas com piedade. Às vezes, essas cartas são escritas pelos próprios candidatos. 4. Procure por referências que não sejam mencionadas pelo candidato. Por exemplo, ligue para o último empregador do candidato e pergunte por alguém que não seja o indivíduo citado; ou pergunte à pessoa citada para indicar o nome de alguém que conheça o candidato. É possível continuar a pirâmide de referência dessa forma até que tenha obtido informações suficientes. 5. Ligue para a maioria dos ex-empregadores. O empregador mais recente não pode mencionar pontos negativos do candidato; mas isso não significa que os demais não tiveram problemas. Portanto, tente entrar em contato com o maior número possível de ex-empregadores. 6. Obtenha referências por telefone, não por correio. Quando estiver falando diretamente com alguém, estará em uma posição melhor para julgar sua sinceridade e seu entusiasmo. 9

10 Sobre a Robert Half A Robert Half é líder em recrutamento profissional especializado, com mais de 300 escritórios em todo o mundo. Como um escritório da Robert Half International, temos o conhecimento, a posição de liderança e a rede para atrair os profissionais mais bem-qualificados e para oferecê-los os cargos mais gratificantes de sua empresa. Nosso objetivo é ser um recurso importante para os nossos clientes em uma ampla variedade de questões de contratação e de recrutamento de pessoal. Esperamos que este guia seja útil e que ele possa contribuir para o sucesso do seu processo de contratação no futuro. Para mais informações sobre a Robert Half, acesse 10