LEGALE MBA DE ADM. GESTÃO E MARKETING DO NEGÓCIO JURÍDICO

Transcrição

1 1 LEGALE MBA DE ADM. GESTÃO E MARKETING DO NEGÓCIO JURÍDICO Fundamentos da Administração e Gestão do Escritório III Estrutura Física do Escritório Constituição de uma Pessoa Jurídica Fluxo de Caixa / Planejamento

2 2 PROF. ROGÉRIO MARTIR Doutor em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado Especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação, MBA e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor. Facebook: Professor Rogério Martir Youtube: Rogério Martir

3 3 BLOCO I Estrutura Física do Escritório I

4 4 Estrutura Física do Escritório I A estrutura física de um escritório de advocacia é essencial para o desenvolvimento dos trabalhos. Um ambiente agradável é fonte de energia e inspira as pessoas que estão vivendo naquele local.

5 5 Estrutura Física do Escritório I A estrutura física do escritório transmite sensações que podem ser boas ou não. Importante se preocupar com isso. Sensações para as pessoas que trabalham naquele local (rendimento / comprometimento / satisfação).

6 6 Estrutura Física do Escritório I Sensações para os que visitam o local ou passam rapidamente por aquele ambiente (Clientes / Parceiros). Por isso, com o objetivo de criar um ambiente saudável ou ainda melhorar o que já existe vamos estudar este tema em suas principais vertentes:

7 7 Estrutura Física do Escritório I AGENDA DE COMPROMISSOS Necessário que exista uma agenda de compromissos e prazos, tudo devidamente controlado em legítima administração do tempo. Uma vez que tempo é dinheiro!!!

8 8 Estrutura Física do Escritório I A advocacia demanda grande volume de processos, audiências, reuniões, atendimentos telefônicos, resposta a s e interação nas redes sociais e isso tudo deve ser muito bem administrado. O dia deve ser planejado e dividido por tarefas e para controle a agenda é indispensável. Em aula específica iremos estudar a administração do tempo (Como ser mais produtivo), pois este é um tema que requer maior atenção.

9 9 Estrutura Física do Escritório I O ideal é que a agenda seja eletrônica e de fácil acesso. Se possível que esteja nas nuvens e o profissional consiga acessá-la de qualquer lugar inclusive do próprio celular. Importante de igual forma um bloco de anotações nos mesmos moldes para definir as tarefas, prioridade e lembretes.

10 10 Estrutura Física do Escritório I COMPUTADOR / INTERNET Ter um bom computador com acesso a internet (banda larga / wi-fi / inexistência de fios e cabos), conhecer as ferramentas eletrônicas e fazer uso das mesmas é essencial, faz o profissional ser competitivo. O tablete é uma opção inteligente, versátil e ainda reflete um certo status e ar de modernidade.

11 11 ARQUIVO DIGITAL Estrutura Física do Escritório I O Scanner é imprescindível nestes tempos modernos de PJE (Processo Judicial Eletrônico), onde os documentos físicos devem ser transformados em eletrônicos. O arquivo também deve seguir esta modalidade tudo DIGITAL, dividido por pastas e de simples acesso e verificação.

12 12 Estrutura Física do Escritório I Diante do volume e facilidade o arquivo nas nuvens é o mais indicado. O ideal é eliminar o arquivamento dos documentos físicos que devem ser devolvidos ao cliente (original) mediante orientação quanto a guarda-los e protocolo (eventual incidente de falsidade). A tecnologia ajudou em muito a organização física do escritório.

13 13 Estrutura Física do Escritório I CONTROLE / ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL Existem diversos programas de acompanhamento processual no mercado, com diversos recursos e ferramentas. O escritório deve definir qual o melhor. Uma alternativa interessante é usar o próprio sistema de arquivo digital como acompanhamento - vou demonstrar:

14 14 Estrutura Física do Escritório I Rascunho:

15 15 BLOCO II Estrutura Física do Escritório II

16 16 Estrutura Física do Escritório II PLANILHA DE ESTRATÉGIA Fazer uso de uma planilha de estratégia para cada caso é muito importante. Profissionaliza a atuação nos processos, qualquer advogado que tiver acesso saberá exatamente como conduzir o caso. A Planilha pode ficar no sistema de arquivo digital e acompanhamento.

17 17 Estrutura Física do Escritório II SISTEMA DE RELATÓRIOS O cliente deseja estar munido de informações sobre os processos que confiou o patrocínio ao escritório, assim sendo é importante desenvolver um procedimento quanto aos relatórios de andamentos dos processos. O sistema de relatório deve ser fácil quanto a sua confecção, pois muitas vezes demanda tempo e árduo trabalho e o cliente quando solicita tem urgência.

18 18 Estrutura Física do Escritório II Se possível disponibilizar o relatório on-line. O formato de planilha é o melhor: Parte Contrária Vara e número do Processo Tipo de ação Último andamento Risco (remoto / possível / provável) Estratégia / Próximo passo

19 19 Estrutura Física do Escritório II DEPENDÊNCIAS FÍSICAS Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho. Quando possível com requintes de modernidade e até luxo!!

20 20 Estrutura Física do Escritório II RECEPÇÃO Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente. É literalmente a porta de entrada do escritório o primeiro contato e a primeira impressão é essencial.

21 21 Estrutura Física do Escritório II SALA DE REUNIÕES Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do layout ideal para o escritório. O cliente precisa de privacidade e sensação de segurança quanto ao que irá relatar ao seu cliente.

22 22 Estrutura Física do Escritório II BANHEIRO Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório. Neste caso a atuação é no subconsciente!

23 23 ÁREA DE TRABALHO Estrutura Física do Escritório II Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades. Importante ter a consciência de que ficamos mais tempo em nosso ambiente de trabalho do que em nossas casas.

24 24 COPA / CAFÉ Estrutura Física do Escritório II Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, assim como para uma refeição rápida (micro-ondas / Frigobar). O café é uma tradição nos escritórios de advocacia e acompanha o profissional advogado a séculos (argumento para as reuniões). Um bom café ajuda a fechar o negócio.

25 25 BLOCO III Constituição de uma Pessoa Jurídica

26 26 Constituição de uma Pessoa Jurídica Como dito anteriormente, o advogado gestor do deve encarar o escritório como uma verdadeira empresa e ser tão crítico com o seu negócio (advocacia) como acaba sendo na qualidade de consumidor de outros produtos. Deve exercitar sua criatividade, encontrando meios e caminhos para o crescimento do negócio.

27 27 Constituição de uma Pessoa Jurídica Importante saber que nem sempre ter capital em mãos (dinheiro) significa conseguir os melhores resultados. A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso. E o primeiro passo é a profissionalização.

28 28 Constituição de uma Pessoa Jurídica A maioria dos escritórios nascem na informalidade, dois ou mais colegas com afinidade se juntam e iniciam suas atividades no mundo da Advocacia. Começam dividindo as despesas e recursos do escritório. Depois os clientes e os honorários. Logo esta sociedade de fato (comum) precisa se materializar como Pessoa Jurídica.

29 29 Constituição de uma Pessoa Jurídica Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer. Não existe nada de prejudicial na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio. Vamos analisar os pontos favoráveis:

30 30 Constituição de uma Pessoa Jurídica A PESSOA JURÍDICA TEM VIDA PRÓPRIA DISTINTA DA VIDA DOS SEUS SÓCIOS. A independência patrimonial, financeira e a possibilidade de contrair direitos e obrigações é uma mola propulsora para o sucesso do negócio. A confusão patrimonial e financeira é algo péssimo, desastroso para os negócios.

31 31 Constituição de uma Pessoa Jurídica TRIBUTAÇÃO O Advogado pessoa física se declarar seu honorários pode chegar a uma tributação de 27,5% a título de imposto de renda. A Sociedade de Advogados (Pessoa Jurídica) tributa reunindo todos os impostos na casa de 10% dos valores auferidos (lucro) e as vezes menos!!

32 32 Constituição de uma Pessoa Jurídica De forma bem simplista se o advogado (Pessoa Física) receber R$ ,00 de honorários irá pagar R$ ,00 de imposto e poderá usufruir de apenas R$ ,00. Se a Sociedade de Advogado (Pessoa Jurídica) receber os mesmos R$ ,00 a título de honorários irá pagar em média R$ ,00 de impostos e irá ter livre para distribuir aos sócios R$ ,00

33 33 Constituição de uma Pessoa Jurídica A distribuição de lucros de uma Sociedade é livre de impostos, pois estes foram quitados na fonte ou seja na emissão da Nota Fiscal. O Sócio recebe seus dividendos, enriquece, declara tais valores no seu Imposto de Renda e não paga qualquer outro tributo, valores livres para que possa constituir patrimônio. Uma operação clara e sem riscos.

34 34 Constituição de uma Pessoa Jurídica FISCALIZAÇÃO Os dias de sonegação e informalidade estão contados e os advogados precisam urgentemente regularizar suas situações tributárias. Tudo está interligado e deixamos uma rastro gigante quando recebemos e gastamos o dinheiro fruto dos honorários.

35 35 Constituição de uma Pessoa Jurídica CONTRATO SOCIAL O Contrato Social é a regra clara do convívio entre os sócios. Um bom contrato evita problemas futuros, pois se houver algum desentendimento tudo será discutido dentro do contrato. Admite o juízo arbitral perante a OAB (Câmara Arbitral da OAB)

36 36 Constituição de uma Pessoa Jurídica Trata da retirada de sócio e admissão e também de uma eventual sucessão. Como a Pessoa Jurídica (Sociedade) tem vida própria a troca de sócio não atrapalha a vida patrimonial e financeira da Sociedade que se blinda dos percalços humanos. O Cliente enxerga a Sociedade como um todo e não apenas o sócio advogado e isso é saudável para os negócios jurídicos.

37 37 Constituição de uma Pessoa Jurídica CONSTITUIÇÃO DA SOCIEDADE O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB. No site da instituição (Ex: entrando em Comissões e depois Sociedade de Advogados poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.

38 38 Constituição de uma Pessoa Jurídica A atuação do Contador se inicia em uma segundo momento, na constituição do CNPJ perante a Receita Federal e na escrituração fiscal. Depois é só ganhar dinheiro, tributar menos e seguir forte e firme na Advocacia. O escritório que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.

39 39 Constituição de uma Pessoa Jurídica PESSOA JURÍDICA UNIPROFISSIONAL Inspirada na EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada) a Uniprofissional representa a Pessoa Jurídica de uma pessoa só!! Para o advogado que não quer constituir uma sociedade, mas entende as benesses da Pessoa Jurídica como estudado.

40 40 POR FIM... Constituição de uma Pessoa Jurídica DE VOLTA AO TEMA PROFISSIONALIZAÇÃO A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso. Mas não temos como fugir do primeiro passo e o primeiro passo é a constituição de uma Pessoa Jurídica!!

41 41 BLOCO IV Fluxo de Caixa / Planejamento

42 42 Fluxo de Caixa e Planejamento É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês. No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas.

43 43 Fluxo de Caixa e Planejamento O grande problema é que os advogados não gostam muito de falar de números e pior ainda ter que fazer cálculos e projeções numéricas. Mas é necessário lutar contra esta tendência natural. Ter um caixa claro e devidamente planejado irá fazer com que o escritório cresça com segurança e sustentabilidade.

44 44 Fluxo de Caixa e Planejamento CAIXA DIÁRIO No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor. Necessário ter extrema disciplina neste sentido.

45 45 Fluxo de Caixa e Planejamento Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a efetiva despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório. Ou ainda, você pode descobrir que um determinado cliente que aparentemente lhe pagava bons honorários na realidade lhe dá prejuízo, pois os gastos com os serviços prestados são maiores do que o valor pago.

46 46 Fluxo de Caixa e Planejamento O caixa diário é importante para que no final do mês você possa enxergar com clareza os seguintes aspectos do seu negócio: Receitas (+) Despesas (-) Efetivo lucro (=)

47 47 Fluxo de Caixa e Planejamento PLANEJAMENTO FINACEIRO Em uma matemática bem simplista, o ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços.

48 48 Fluxo de Caixa e Planejamento EXEMPLO Para um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ ,00 (avulso e carteira), seria: R$ 8.000,00 de despesas (40%). R$ ,00 de lucro (60%), Divisão entre sócios: R$ 6.000,00 para cada.

49 49 Fluxo de Caixa e Planejamento CRESCIMENTO PLANEJADO Trabalhando o planejamento nesta proporção (40 / 60) é possível crescer com segurança e considerável estabilidade. Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório.

50 50 Fluxo de Caixa e Planejamento NOVOS SÓCIOS / EMPREGADOS Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto. Ainda a contratação de advogados empregados para execução dos serviços contratados e crescer mais ainda (planejar dentro dos 40%)

51 51 Fluxo de Caixa e Planejamento FLEXIBILIZAÇÃO DAS PORCENTAGENS Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros. Exemplo: Renda bruta R$ ,00 / 60% despesas R$ ,00 / 40% Lucro R$ ,00 / 4 sócios R$ ,00) Mas se puder mantes 40/60, melhor!!!

52 52 Fluxo de Caixa e Planejamento CONTROLE BANCÁRIO INDEPENDENTE Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças. É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.

53 53 Fluxo de Caixa e Planejamento Este controle bancário independente é importante também para questão fiscal e contábil. Simples demonstração. E para os sócios e associados fica fácil a apuração das participações. A conta bancária tem que bater precisamente com o Caixa diário.