GESTÃO DO ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA

Transcrição

1 1 GESTÃO DO ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA Quando o tema é sucesso profissional não existe o grande advogado, existe o advogado com grandes clientes!! Professor: Rogério Martir Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais pela Universidad Del Museo Social Argentino, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor e Consultor da Revista Filantropia. 1

2 2 1. O Alicerce da Gestão de um Negócio Jurídico O primeiro passo para uma gestão inteligente é conhecer o alicerce do negócio e no nosso caso o negócio jurídico: O cliente; Administração e organização do escritório; Os serviços a serem oferecidos A contratação

3 3 2. O Perfil do Cliente O cliente busca um profissional em que ele possa confiar tecnicamente e como pessoa (fidelidade). Não busca um profissional para um único ato, quer cumplicidade, tem necessidade de admirar o profissional e ouvi-lo nos momentos de dificuldade.

4 4 2. O Perfil do Cliente Vive em um mundo capitalista e muitas vezes usa de vários meios para alcançar o crescimento e grandes rentabilidades. Não mede muito os riscos, por isso necessita tanto de um advogado ao seu lado, porém, nem sempre acolhe as orientações jurídicas ofertadas. São inteligentes no aspecto comercial.

5 5 2.O Perfil do Cliente Nem sempre são cultos ou mesmo técnicos, mas possuem o dom de ganhar dinheiro. Todos acreditam que conhecem o Direito, mas isso em sua essência está longe de ser verdade, porém, são atualizados e sabem identificar com extrema facilidade quando o advogado não conhece respectiva matéria.

6 6 2. O Perfil do Cliente Excluindo raras exceções possuem em seu perfil psicológico uma pitada de arrogância, prepotência e soberba, precisam ostentar bens ou mesmo sua versatilidade empresarial (inteligência nos negócios). Não suportam perder, precisam de uma boa desculpa e também jamais admitem o erro.

7 7 2. O Perfil do Cliente Por fim, são extremamente exigentes e querem o melhor não importando quanto estão pagando a título de honorários se MIL ou UM MILHÃO, por isso contrato firmado prepare-se para a PRESSÃO!!! Importante saber ainda que quanto maior o cliente, maior são os honorário e maior ainda serão os PROBLEMAS a serem solucionados.

8 O Desejo do Cliente Gostam e desejam profissionais de renome e especializados e não ligam em remunerar muito bem estes profissionais quando se encontram no risco de eventual prejuízo. Precisam, mais não gostam de remunerar como merecido os profissionais do dia-a-dia, sem referência ou um nome a ser ostentado. Vêem o advogado como objeto de status.

9 O Desejo do Cliente Buscam no profissional um misto de amigo confidente e salvador da pátria, porém, no primeiro erro mesmo que involuntário ou inocente a situação se reverte. Por outro lado quando o profissional conquista efetivamente o cliente e oferece uma prestação de serviços constante e com o necessário padrão de qualidade este cliente é duradouro.

10 Atendimento ao Cliente O cliente do negócio jurídico necessita ser atendido prontamente seja pessoalmente, por telefone, celular ou , como se ele fosse o único cliente daquele profissional. Deseja respostas claras, convincentes e devidamente fundamentadas. Adora estratégias de atuação em face do problema que irá enfrentar (plano B )

11 Atendimento ao Cliente Após distribuída a ação, ou apresentada a defesa, importante periodicamente ser realizado contato com este cliente, nem que seja por e- mail. A finalidade destes contatos é prestar informações, mesmo que o processo não esteja andando. Tal ato irá deixá-lo tranqüilo e confiante em você. Pouquíssimos advogados realizam estes contatos, sendo esta a grande insatisfação dos clientes.

12 12 3. Organização e Administração do Escritório; É quase impossível organizar e administrar sozinho um escritório de advocacia. A maioria dos profissionais focados neste propósito começam sozinho e logo sentem a necessidade de uma equipe e aqueles que insistem na solidão quebram ou mesmo ficam estagnados.

13 Equipe de Trabalho O mínimo necessário corresponde a uma boa assistência/secretária (atendimento / administrativo / financeiro) e um bom suporte/estagiário (verificação processual e trâmites extrajudiciais). O termo bom profissional é essencial na formação da equipe, pois como vimos no perfil do cliente este é exigente e busca o melhor.

14 Equipe de Trabalho O crescimento da equipe vem com o crescimento do escritório e aumento dos clientes, tudo de forma planejada e consciente. Uma boa equipe de trabalho é a base do sucesso de um escritório de advocacia. A equipe pode ser constituída através de sócios, associados, parceiros ou ainda empregados.

15 Equipe de Trabalho Sócios: são os advogados que compõem o quadro societário / contrato social, participando via pró labore e divisão de lucros Associados: com caráter de autonomia na prestação dos serviços, participa nos processos ou clientes, por caso ou carteira. Parceiros: cada um em seu escritório atuam de forma mútua nos casos dividindo honorários, experiências e esforços. Empregado: contratado com vínculo empregatício nos termos da lei e convenção coletiva.

16 Equipe de Trabalho Temos também como força de trabalho os para jurídicos, os estagiários e auxiliares. Importante para o melhor desempenho e rendimento da equipe a profissionalização, dividindo o escritório em setores e criando cargos com regras hierárquicas. Importante visualizar um organograma e fazer com os membros da equipe se integrem a filosofia de trabalho.

17 Equipe de Trabalho Algumas dicas: Manter contato com uma boa empresa de motoboy, preferencialmente que esteja acostumada com os serviços de um escritório de advocacia/ consultoria, ou contratar um é muito importante. Conhecer bons perito contador e outros profissionais técnicos para suporte. Mesmo que seja um pequeno escritório buscar outros advogados / consultores como parceiros para eventuais atos jurídicos e audiências, pessoas de confiança. Tê-los por perto.

18 3.2. Visão de Negócio, Criatividade e Liderança O advogado administrador deve encarar o escritório como uma verdadeira empresa e ser tão crítico com o seu negócio (advocacia) como acaba sendo na qualidade de consumidor de outros produtos. 18 Deve exercitar sua criatividade, encontrando meios e caminhos para o crescimento do negócio. Nem sempre ter capital em mão significa conseguir os melhores resultados.

19 Visão de Negócio e Criatividade A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso. O interessante é que existem tantos profissionais desorganizados e sem a mínima noção de administração que o pouco que se consegue fazer reflete como um holofote no mercado. O administrador do escritório deve desenvolver a liderança e ser agregador, a equipe deve respeitá-lo e admira-lo.

20 Visão de Negócio e Criatividade O escritório deve ter um padrão de atendimento e verdadeira postura no relacionamento com o cliente. É importante que o escritório tenha personalidade, tenha referências e especialização. Para tanto a visão de negócio a criatividade e a liderança são indispensáveis.

21 Estrutura do Escritório Necessário que exista uma agenda de compromissos e prazos, tudo devidamente controlado em legítima administração do tempo. A advocacia demanda grande volume de processos, audiências, reuniões, atendimentos telefônicos, resposta a s e interação nas redes sociais e isso tudo deve ser muito bem administrado. O dia deve ser planejado e dividido por tarefas e para controle a agenda é indispensável.

22 Estrutura do Escritório Como opção temos a agenda eletrônica (Outlook / Google) e ainda programas de administração de andamentos processuais e tarefas (existem vários no mercado. Ex. Promad). Ter um bom computador com acesso a internet (banda larga), conhecer as ferramentas de e fazer uso das mesmas é essencial, faz o profissional ser competitivo. O tablete é uma opção inteligente, versátil e ainda reflete um certo status e ar de modernidade.

23 Estrutura do Escritório O Scanner é imprescindível nestes tempos modernos (máquina fotográfica / celular). O escritório deverá ainda possuir um procedimento de arquivamento de processos em pastas individualizadas com cópia das peças e documentos mais importante (o futuro é a digitalização). Fazer uso de uma planilha de estratégia para cada caso, isso profissionaliza a atuação nos processos, qualquer advogado que tiver acesso saberá exatamente como conduzir o caso.

24 Estrutura do Escritório O cliente quer estar munido de informações sobre os processos que confiou o patrocínio ao escritório, assim sendo é importante desenvolver um procedimento quanto aos relatórios de andamentos dos processos. O sistema de relatório deve ser fácil quanto a sua confecção, pois muitas vezes demanda tempo e árduo trabalho e o cliente quando solicita quer que seja urgente. Quando possível fornecer um acompanhamento on-line aos clientes, nos tempos atuais isso encanta e dá segurança ao cliente.

25 3.4. Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho. Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente. Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do lay-out ideal para o escritório. 25

26 Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório. Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades. Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, tanto para a equipe quanto para o cliente. Um bom café ajuda a fechar o negócio.

27 27 PARTICIPAÇÃO ESPECIAL Prof. DANIEL BALKE

28 Constituição de uma Pessoa Jurídica Assim que possível é importantíssimo constituir uma Sociedade de Advogados e, consequentemente, uma Pessoa Jurídica. Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer. Não existe nada de prejudicial na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio.

29 Constituição de uma Pessoa Jurídica A tributação completa na emissão das notas fiscais fica no patamar de 13,33%, enquanto que dependendo dos valores emitidos de recibos pela pessoa física pode levála a ter que recolher 27,5% de Imposto de Renda. A informalidade tributária, principalmente quanto ao Imposto de Renda Pessoa Física está com os dias contados diante da facilidade em cruzar informações por parte da Receita, por isso é importante se preparar. O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB e no site da instituição ( entrando em Comissões e depois Sociedade de Advogados poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.

30 Constituição de uma Pessoa Jurídica O segundo passo após o registro da sociedade é a solicitação de um CNPJ (Receita Federal) e inscrição perante os demais órgãos o que poderá ser realizado por um contador que também passará a representar contabilmente a sociedade (obrigação legal). Além da profissionalização do escritório e maior facilidade na hora de compor os sócios e sua participação, a constituição da Pessoa Jurídica trará distinção entre os sócios e a sociedade que passará a ter vida própria inclusive gozando de diverso incentivos do mercado (linhas de crédito / cartão corporativo / descontos em seguros, planos de saúde, compra de veículos e outros) O escritório / consultoria que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.

31 Fluxo de Caixa e Planejamento É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês. No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas. No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor.

32 Fluxo de Caixa e Planejamento Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório. O ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços. Exemplificando: um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ ,00 (avulso e carteira), seria R$ 8.000,00 de despesas e R$ ,00 de lucro, sendo R$ 6.000,00 para cada sócio.

33 Fluxo de Caixa e Planejamento Trabalhando o planejamento nesta proporção é possível crescer com segurança e considerável estabilidade. Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório. Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto.

34 Fluxo de Caixa e Planejamento Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros (Ex: renda bruta R$ ,00 / 60% despesas R$ ,00 / 40% Lucro R$ ,00 / 4 sócios R$ ,00) Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças. É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.

35 Concluindo o Raciocínio sobre a Organização e Administração do Escritório É necessário organizar e administrar o escritório, pois não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda. O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro. E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar.

36 36 6. O Marketing Pessoal e a Propaganda Com base nos mais rudimentares conceitos de Marketing, podemos afirmar que esta verdadeira ciência corresponde ao estudo do mercado buscando entender as necessidade e desejos de seus consumidores (clientes), fazendo com que um produto (serviço) seja vendável e preferencialmente um sucesso de vendas.

37 37 6. O Marketing Pessoal e a Propaganda O Marketing Pessoal estuda o profissional como sendo o produto a ser vendido no mercado. A Propaganda por sua vez é a vitrine, o veículo que divulga e faz este produto ser conhecido, um instrumento de divulgação. A Propaganda no Marketing Pessoal deve ser muito sutil imperando o bom senso.

38 38 6. O Marketing Pessoal e a Propaganda O advogado dentro deste conceito deve desenvolver e conhecer muito bem o binômio necessidade e desejo no tocante ao seu pretenso cliente. O cliente que busca se defender em um processo ou ainda propor uma ação necessita de um bom advogado e deseja o melhor (experiente, especializado, renomado, inteligente, rico, bem sucedido autor de várias obras...).

39 39 6. O Marketing Pessoal e a Propaganda Muitas vezes faz mais sucesso na advocacia aquele que parece ser um bom profissional do que aquele profissional que é excepcional no campo técnico mas não demonstra que é!! Ou seja, não basta ser bom tem que parecer que é, neste caso a imagem é quase tudo.

40 40 7. Elaboração do plano de Marketing na Advocacia A melhor forma de refletir e criar o seu plano de atuação no Marketing da Advocacia é buscar referencia em outras profissões, para tanto, vamos refletir sobre dois profissionais exercitando o binômio necessidade e desejo: Médico Obstetra (refletir sobre o perfil...) Personal Trainer (refletir sobre o perfil...)

41 41 7. Elaboração do plano de Marketing na Advocacia Realizada a reflexão, agora é necessário traçar os objetivos que pretende alcançar. Em um segundo momento identificar o que é necessário para alcançar estes objetivos. E por fim, onde estão as falhas atuais que precisam ser sanadas para que os clientes comecem a contratar os serviços. A seguir vamos abordar alguns pontos importantes para o plano de marketing.

42 42 8. A Essência do Marketing na Advocacia; Diante de todo o estudado, o Marketing na advocacia tem como objetivo final demonstrar ao mercado que o profissional e seu escritório são confiáveis, organizados, bem sucedidos, vitoriosos e, se possível, está entre os melhores. O cliente que possui condições financeiras ele quer o melhor e não liga de ter que pagar por isso (Desejo).

43 Aspectos Pessoais O advogado deve obrigatoriamente ser bem informado, demonstrar conhecimentos gerais, culturais, ter um gosto apurado e acima de tudo ter um enorme bom senso. Ressalvadas as devidas proporções, deve se vestir de forma impecável, bons ternos, boas gravatas, bons sapatos, sempre com ótima aparência. Acessórios e relógios também são importantes na composição da imagem pessoal.

44 Aspectos Pessoais Se necessário busque alguns cursos neste sentido, pois se trata de um investimento essencial. Acompanhe as tendências do vestuário pela TV (jornais / novelas / filmes), ou ainda Revistas e internet. Deve também (na medida do possível...) possuir um bom carro, mesmo que mais velho, mas um veículo sóbrio e clássico, isso demonstra confiabilidade e segurança.

45 Aspectos Pessoais Deve procurar se interar dos assuntos do dia-adia através de revistas, jornais ou sites especializados. Saber o que está acontecendo em sua cidade, estado, país e ao redor do mundo. Deve ter uma boa conversa e sempre inteligente, além de ser eclético. Ter um hobby inteligente e sempre bom para não faltar assunto (esporte / livros / filmes / gastronomia / vinhos / charutos / viagens)

46 Apresentação do escritório É importantíssimo ter um belo cartão de visitas e sempre portar os mesmos. Igualmente importante possuir um endereço de e quando possível com um domínio próprio. Sendo possível, desenvolver uma página na internet, mesmo que seja de apresentação.

47 Apresentação do profissional e escritório Se gostar e tiver facilidade procurar escrever artigos e proferir palestras, ser professor é um ótimo Marketing Pessoal que leva consigo a apresentação do escritório. Atuar junto a OAB também pode ser descrito como uma forma de Marketing Pessoal. Procurar frequentar locais onde circulem empresários e pessoas bem sucedidas. Lembrando sempre que é de extrema importância estar em visibilidade.

48 Apresentação do profissional e escritório O escritório mesmo que humilde deve ser o mais sóbrio e clássico possível, lembrando que o estilo moderno não admite o improviso. Deve ser um local agradável, higiênico e acima de tudo confortável, transmitindo ao cliente confiabilidade e segurança. Quando possível investir em boas instalações e, conseqüentemente, requintes de luxo...!!

49 O Foco Profissional Foco profissional é um excelente Marketing, transmite confiança e credibilidade ao Cliente, propiciando inclusive melhores honorários. O bom profissional advogado é referência, possui especialização e as pessoas se lembram dele quando adentram determinado assunto, o clínico geral faz um péssimo Marketing. O profissional precisa de identidade.

50 A internet como ferramenta de negócios e marketing Vivemos atualmente na era digital e, sem qualquer sombra de dúvida, as redes sociais representam uma ferramenta muito importante para a divulgação de um negócio e principalmente do negócio jurídico. Conforme relatado anteriormente no tópico de apresentação do escritório, é muito importante esta na internet fazendo uso de um site, assim como fazendo das ferramentas de .

51 A internet como ferramenta de negócios e marketing No entanto, é importante irmos um pouco mais longe nos investimentos na web, esta é a nova tendência, ou seja, cada vez mais o escritório será procurado e escolhido através dos recursos da internet. Temos os sites de busca, o Google por exemplo, importantíssimo que nestas buscas o nome do profissional apareça. Para tanto é importante movimentar materiais no ambiente virtual com este objetivo (publicações, comentário, citações...).

52 A internet como ferramenta de negócios e marketing O facebook é a ferramenta da vez, quem está fora deste universo possivelmente está perdendo negócios. O cliente procura o profissional no facebook para ter maiores informações sobre o mesmo, conhecer o currículo, contatos e a própria vida cotidiana, pois, afinal o cliente precisa confiar no advogado e isso vem com o contato e posterior afinidade.

53 A internet como ferramenta de negócios e marketing Por outro lado, as informações expostas e as publicações/ postagens do profissional devem ser condizentes a sua atividade profissional, pois, afinal estamos falando do facebook como ferramenta de trabalho. Cuidado com as fotos e comentários de amigos, assim como com sua exposição!!! Temos ainda o twitter e a possibilidade de postar vídeos no youtube, ferramentas interessantes e que devem ser utilizadas com maior cuidado ainda.

54 Inteligência emocional: bom senso, paixão e respeito pela advocacia. O profissional deve se valorizar e ostentar suas qualidades, principalmente quando for cobrar seu honorários. O cliente gosta de pagar pelo que é bom. A inteligência emocional está ligada ao autocontrole e em conseguir atrair o que se almeja (lei da atração). Importante aprender a canalizar a energia.

55 Inteligência emocional: bom senso, paixão e respeito pela advocacia. O bom senso é a solução dos problemas do mundo e deve imperar no Marketing da advocacia, trata-se do equilíbrio na prática desta ciência fantástica. Estar apaixonado e respeitar a advocacia fará com que o produto tenha qualidade, o cliente percebe tais sentimentos e agrega real valor ao profissional.

56 Inteligência emocional: bom senso, paixão e respeito pela advocacia. A paixão desperta a motivação e não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda é imprescindível acreditar (lei da atração!!). O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro. E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar.

57 Inteligência emocional: bom senso, paixão e respeito pela advocacia. Por fim, importante deixar consignado duas frases que explicam o sucesso e o necessário Marketing Pessoal do Advogado e do Escritório de Advocacia: Gigante atrai gigante e não podemos em hipótese alguma ter medo de ganhar dinheiro As águias não comem moscas..., isso fica para os demais pássaros menores (autores desconhecidos...)