O IMPACTO DA CONTAGEM CÍCLICA DE MATERIAIS NA ACURACIDADE DE ESTOQUE: Análise da implantação em uma empresa automobilística

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1 O IMPACTO DA CONTAGEM CÍCLICA DE MATERIAIS NA ACURACIDADE DE ESTOQUE: Análise da implantação em uma empresa automobilística Rafaela Martins Pareja, CESUC, André Cessa, UFCAT, André Alves de Resende, UFCAT, Gustavo Henrique Correia Leandro, UFCAT, Resumo: O controle do estoque é um importante parâmetro nas tomadas de decisões e conseqüentemente na melhoria dos processos de uma empresa. O presente trabalho tem como intuito realizar um inventário cíclico para aprimoramento do controle de estoque de uma montadora automobilística. Para uma maior robustez e precisão, foram verificados os dados provenientes de inventários gerais feitos nesta empresa. A partir desses dados, como premissa, foram analisadas as seguintes categorias: os itens que tinham um custo maior divergente, os que sempre apresentavam divergência, e os tipos de problemas que originavam tais divergências entre o estoque sistêmico e o estoque físico, o qual possui conseqüência negativa no controle do estoque. Dessa forma, foram feitas quatro contagens para avaliar o comportamento desses itens no processo de um inventário cíclico e, por conseguinte, foram desenvolvidos alguns gráficos comparando os valores levantados em cada contagem. Como resultado, pode-se ressaltar que, através das contagens, as divergências diminuíram o que resulta em melhorias para o gerenciamento do estoque da empresa, uma vez que as divergências entre sistema e físico afetam vários outros processos, como compras de matériaprima e programação da produção. Palavras-chave: Inventário. Estoque. Divergência. Contagem. 1. INTRODUÇÃO A Logística é definida como a estrutura de negócios para o gerenciamento de materiais, serviços, informação e fluxo de capital. O objetivo do engenheiro que atua nesta área é a redução dos custos logísticos, e ao mesmo tempo satisfazer os pedidos do cliente da melhor maneira possível, o que inclui a entrega dentro do prazo e também o gerenciamento de outras questões, tais como devoluções, reclamações e produtos danificados dentro dos processos logísticos. Com entradas e saídas de produtos diárias, o controle do estoque deve ser rigoroso e criterioso, controlado a fim de evitar prejuízos financeiros. Sendo este um processo extremamente dinâmico, é possível criar um modo para se obter um maior controle da acuracidade do estoque e diminuir as perdas financeiras? Com a implantação do Inventário Cíclico, é possível analisar as divergências de estoque anteriormente ao Inventário Geral, identificando, corrigindo os erros antecipadamente, e criando planos de ação para correção da divergência. O objetivo geral do artigo é implementar o Inventário Cíclico em uma empresa automobilística como mais uma tentativa de controle de estoque visando melhorar a acuracidade deste e diminuir os prejuízos financeiros. O índice de acuracidade indica aos gestores informações precisas do nível que os estoques estão, além de evitar que aconteça erros ou outros tipos de ocorrência, como estoque em excesso, uma parada na produção por falta de material, atraso na entrega ou mudança da produção programada (NUNES, et. al., 2014). Com isso são traçados alguns objetivos específicos: Motivar os funcionários para diminuir os erros nos registros de estoque;

2 Diminuir prejuízos financeiros; Melhorar a acuracidade do estoque; Identificar as principais causas-raízes das divergências e resolvê-las; 2. REFERENCIAL TEÓRICO A administração de materiais é uma área de conhecimento de fundamental importância, pois suporta e embasa todos os processos da empresa, desde as compras, à armazenagem, movimentação, controle, planejamento e programação da produção. Pozo (2010) confirma que, com uma administração de materiais correta, o administrador pode produzir o produto na quantidade certa, no local certo e ao menor custo possível. Por meio do processo logístico que a matéria prima chega até a capacidade produtiva de uma indústria e os produtos acabados são distribuídos aos consumidores. A logística refere-se à responsabilidade de projetar e administrar sistemas para controlar o transporte e a localização geográfica dos estoques de matérias-primas, de produtos em processo e acabados pelo menor custo total. (BOWERSOX, 2014, pag. 32). Atualmente, todas as empresas buscam vantagens competitivas frente seus concorrentes, e a oportunidade de atender seus clientes prontamente, no momento e na quantidade desejada, são facilitados por meio da administração eficaz dos estoques. Os estoques têm a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Estoque são itens guardados por um tempo para posterior consumo dos clientes internos ou externos, ou seja, é um pulmão entre o suprimento e a demanda. (FERNANDES, 2010, p.163). Os estoques constituem parcela considerável dos ativos da empresa, por isso recebem um tratamento contábil minucioso. Existem cinco categorias distintas nas quais situar os estoques: estoques materiais, estoques de produtos em processo, estoques de produtos acabados, estoques em transito, e estoques em consignação. As razões para a manutenção dos estoques estão nos serviços aos clientes e na economia de custos indiretamente resultantes (BALLOU, 2006, p. 276). Ballou (2006), afirmou também que é mais fácil gerenciar quando se tem a segurança dos estoques, sendo a favor da manutenção de estoques em excesso, por ser melhor que ser apanhado com estoque esgotado. Devem ser realizadas uma série de ações que permitem a empresa verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Existem vários indicadores de produtividade na análise e controle dos estoques, sendo os mais usuais: as diferenças entre o inventário físico e o saldo contábil, acurácia dos controles, nível de serviço, giro de estoques e cobertura de estoques. Inventário é um método que permite saber o nível do estoque da empresa, ou seja, os materiais armazenados e em processos existentes. Este consiste na contagem física dos itens de estoque, para que seja comparada com o saldo de itens no sistema. Se forem detectadas divergências entre o inventário físico e os registros de controle de estoque, devem ser identificados os motivos de tais diferenças e corrigi-las conforme recomendações contábeis e tributárias. Ballou (2006), também considera o critério da classificação ABC dos estoques o mais utilizado na realização de Inventários, e será usado nessa pesquisa. Esse método ABC assume que 20% do estoque em um armazém ou centro de distribuição está diretamente relacionada a 80% das vendas. Inventários Periódicos são inventários realizados anualmente nas empresas, ao final de cada exercício fiscal, sendo obrigatória sua escrituração contábil, pois atende todo processo de legislação tributária fiscal (ICMS, IPI e Imposto de Renda), que obriga as empresas a realizar a contagem de todos os itens armazenados em seu centro de distribuição ou armazém, e confrontar as quantidades obtidas com o saldo do sistema da empresa para que seja verificado a acuracidade do inventário.

3 No Brasil, a definição de inventário dentro das empresas, normalmente, segue as definições do conselho federal de contabilidade através das normas brasileiras de contabilidade. As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real deverão escriturar o livro registro de inventário ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário. Porém o que ocorre é que além do ônus de perder dias de atendimento a clientes, durante o Inventário Periódico tem-se desgaste físico da equipe de contagem, o custo de horas extra e adicional noturno, bem como a falta de qualidade nas contagens, decorrente da pressa para finalização e/ou do cansaço, e as vezes até falta de treinamento, e erros decorrentes de peças antigas, ou armazenadas incorretamente, não garantindo uma acuracidade adequada do estoque. Com a implementação do Inventário Cíclico, uma equipe fica responsável, por contar os itens durante o ano todo, onde são separados por classes, de acordo com a sua importância. A contagem cíclica considera uma periodicidade predeterminada para repetição da tarefa de contagem de um item ou conjunto de produtos afins. Todos os itens devem ser contados com uma frequência específica. Os itens são divididos na classe ABC, considerada uma das melhores técnicas de classificação. Os valores unitários dos itens que integram um conjunto de grandezas diferentes nas quais poucos itens podem representar um alto valor e muitos itens podem representar pouco valor. Dessa forma, os itens podem ser classificados em três classes: A B e C (VENDRAME, 2008) Os itens de classe A simbolizam a maior parte do investimento da empresa, em média de 60% a 80% do investimento total. A significância financeira dos códigos da classe B varia entre 20% e 30% do total investido, já os códigos da classe C simbolizam, em média, de 5% a 10% do valor total investido. Em relação à quantidade, os códigos da classe A simbolizam poucos itens, de 10% a 20% do total de itens, a classe B representa de 20% a 30 % da quantidade de itens e os da classe C representam de 50% a 70% do total de itens (VENDRAME, 2008). 3. METODOLOGIA A empresa, na qual foi realizado o estudo, atua no mercado como montadora de veículos. Neste trabalho utilizou-se a pesquisa exploratória, através de um estudo de caso com abrangência qualitativa e quantitativa, a partir dos últimos dois anos de inventário (anos de 2016 e 2017) em uma empresa automobilística, foram selecionados cinco itens para que os mesmos façam parte do inventário cíclico: Rele, micro isso; Unidade de Controle Eletrônico; Ajustador de Altura do Banco Dianteiro; Conjunto de Sistema Motriz; Válvula de alívio de pressão do motor. Esse estudo será uma análise daqueles cinco itens que estão com divergência em todo inventário e que possuem os maiores valores, ou seja, cinco itens da classe A. A seleção desses cinco itens foi realizada com base no inventário de janeiro de 2017, para desenvolvimento da curva ABC, foi colocado os itens de maneira decrescente, quanto ao valor incorrido devido às divergências. Em seguida, foi realizada a soma dos custos totais absolutos de todos os 2530 códigos dos itens verificados, e, após isso, o custo total relacionado a cada código foi dividido pela soma total de todos os custos e multiplicado por 100. Dessa maneira, foi possível obter a porcentagem do valor relacionado a cada código, bem como a porcentagem acumulada dos códigos ordenados em ordem decrescente. Assim, quando o valor acumulado alcançar, aproximadamente, 80%, os códigos foram classificados como A. Os próximos códigos, ao atingir o valor acumulado de 15%, foram denominados como B. Os outros códigos, que correspondem a, aproximadamente, 5%, foram classificados como C, porém nesse trabalho serão utilizados apenas cinco itens da classe A.

4 A partir desses dados esses itens ( classe A) serão contados uma vez por semana durante um mês, de forma que a cada contagem feita o saldo físico seja comparado ao saldo sistêmico, se houver divergência nessa comparação, será feito uma análise para investigar o que está causando a divergência e posteriormente seguir o cronograma de contagem com a finalidade de observar se o problema que estava causando divergência ainda é recorrente. Após esse processo será construído um gráfico com base nos valores em reais de cada item contado, comparando a contagem da primeira semana versus seu valor divergente, assim como será realizado para a segunda semana. Também será desenvolvido um diagrama de Ishikawa, esse diagrama é uma ferramenta de qualidade, também denominada como diagrama de causa e efeito. Esta ferramenta é simbolizada por meio de forma gráfica e é usada para análise para demonstrar motivos de influência (causas) sobre um algum efeito (problema). O processo de contagem foi realizado no período de fevereiro de 2017 e foi feito com o auxílio de um funcionário da empresa que já tinha participado de outros inventários, e que possui conhecimento sobre os estoques. 4. RESULTADOS E DISCUSSÕES. O valor absoluto de divergência desse inventário geral foi R$ ,17. A divergência positiva foi no valor de R$ ,22 (acontece divergência positiva quando são quantificadas mais peças do que há registrado no sistema) e a divergência negativa foi de R$ ,95 (acontece divergência negativa quando são contadas menos peças do que há registrado no sistema). Após a construção da curva ABC, que como já foi ressaltado é um método de divisão de itens de acordo com seu valor, foram escolhidos os cinco itens com maiores valores divergentes apresentados nas tabelas 1 a 5, na classe A. Tabela 1 Itens que serão trabalhados (Fonte: o autor). Itens Valor total Físico Sistema divergente no (A) (B) Inventário Divergência (A B) Rele, Micro Iso R$ , Unidade de Controle Eletrônico R$ , Ajustador de Altura do Banco R$ , Dianteiro Conjunto de Sistema Motriz R$ , Válvula de alívio de pressão do motor R$ , Tabela 2 Primeira semana de contagem (Fonte: o autor) Itens Físico Sistema Divergênc Valor (A) (B) ia Divergente ( A B) Rele, Micro Iso ,85 Unidade Controle Eletrônico ,04 Ajustador de altura do banco ,04 dianteiro Conjunto de Sistema Motriz ,63

5 Válvula de alivio de pressão do motor ,25 Tabela 3 Segunda semana de contagem (Fonte: o autor) Itens Físico Sistema Divergência Valor (A) (B) ( A B) Divergente Rele, Micro Iso ,54 Unidade Controle Eletrônico ,72 Ajustador de altura do banco ,58 dianteiro Conjunto de Sistema Motriz Válvula de alivio de pressão do motor Tabela 4 Terceira semana de contagem (Fonte: o autor) Itens Físico Sistema Divergência Valor (A) (B) ( A B) Divergente Rele, Micro Iso ,31 Unidade Controle Eletrônico ,48 Ajustador de altura do banco ,25 dianteiro Conjunto de Sistema Motriz Válvula de alivio de pressão do ,15 motor Itens Tabela 5 - Quarta semana de contagem (Fonte: o autor) Físico Sistema Divergência (A) (B) ( A B) Valor Divergente Rele, Micro Iso Unidade Controle Eletrônico Ajustador de altura do banco ,62 dianteiro Conjunto de Sistema Motriz Válvula de alivio de pressão do motor Como é possível perceber por meio das tabelas 2, 3, 4 e 5 em quase todos os itens o valor divergente teve melhora de resultado. Após a primeira semana de contagem, o intuito foi verificar qual teria sido o motivo da divergência de cada item e analisar cada um para tentar encontrar a real causa da diferença entre estoque físico e estoque sistêmico. Foram analisadas as entradas e saídas da peça no sistema, se houve substituição dessa peça por outra, os locais de armazenamento, peças com

6 códigos parecidos, peças com semelhança física, documentos de engenharia, forma de recebimento, até serem identificados os problemas de cada item: Rele Micro Iso - A contagem do rele foi realizada por meio da balança, por ser uma peça muito pequena, temos maior precisão utilizando este método. A divergência do rele foi diminuindo a cada contagem, porém persistiu até a ultima semana e nenhum problema havia sido descoberto até que acharam outro rele muito semelhante a este fisicamente que estava com a mesma divergência só que positiva (entretanto como o valor dele era menor, ele não participou dos cinco itens mais caros da classe A). O que acontece é que os dois reles estavam sendo confundidos em todas contagens, sendo misturados, e contados incorretamente, um no lugar do outro, inclusive no inventário geral, por serem muito parecidos e estarem armazenados um ao lado do outro foram misturados. Peças muito parecidadas fisicamente, devem ter um cuidado maior na armazenagem, e montagem, pois podem ser confundidas como neste caso, onde por não terem conhecimento das peças os operadores não sabem diferencia-las e contam uma como se fosse a outra. Unidade de controle eletrônico - A unidade de controle eletrônico apresentou divergência positiva em todas as contagens, ou seja, estavamos contando mais itens no estoque que o saldo contabilizado no sistema, também foi realizado o mesmo processo de análise e na última semana foi encontrado um lote de que a nota fiscal referente a eles não entrou no sistema, sendo assim as peças desse lote não deviam ter sido contadas, e na verdade os itens também não deveriam ter sido armazenados sem o lançamento da nota fiscal, como elas foram contadas a divergência foi positiva. Ajustador de altura - o ajustador de altura apresentou divergência negativa desde as primeiras contagens e foi realizado o mesmo processo de análise para ele, e a divergência do mesmo diminuiu após as contagens, porém não foi encontrado qual o problema que estaria causando essa divergência na peça. Infelizmente em apenas um mês não conseguimos detectar o que estava causando as diferenças visto que isso já vem de muito tempo, e não foi possível detectar todo o histórico da peça. Sistema motriz - O conjunto de sistema motriz apresentou divergência apenas na primeira semana, pois logo na semana seguinte, foi observado que uma peça não havia sido baixada sistemicamente de forma correta, sanando a divergência. As baixas das peças acontecem durante a montagem do veículo, sendo que a cada etapa é feita uma leitura de um código, e todas peças montadas são baixadas do sistema, mas as vezes ocorre casos de erros de sistema mesmo, e as peças vão ficando com saldo positivo sistemicamente, por isso é importante esta sempre analisando, pois em um longo período de tempo dificulta muito mais encontrar esse tipo de erro. Válvula de alivio de pressão do motor - O problema que causou divergência positiva na válvula foi identificado apenas na última semana, quando foi percebido que outra válvula fisicamente igual, estava sendo montada, porém a baixa sistemica estava sendo feita nela, sendo que esta outra apresentava divergência negativa não significativa por seu baixo valor. O que acontece muitas vezes é que as peças são substituidas por outras iguais, as vezes mudando apenas o fornecedor, outras vezes muda a qualidade da peça, ou modificando de importada para nacional e vice-versa, de acordo com estudos de melhorias da engenharia, então foi feito um estudo para alterar a válvula de alivio de pressão por uma de melhor qualidade, que é esta que contamos. No sistema foi feita a alteração dos códigos das peças, porém não foi totalmente informada as diferenças para os operadores, e eles continuaram abastecendo a linha com a antiga válvula, onde ocorreu o erro, montando a peça antiga e no sistema sendo baixada a que estavamos contando. Sendo assim quatro itens identificaram o motivo da divergência e restou apenas um sem encontrar a causa raiz do problema. Nas figuras 1, 2, 3 e 4 é possível observar um gráfico que faz a comparação do custo divergente de cada semana, por item, e deve-se destacar que os valores dos gráficos, são valores absolutos.

7 Custos Divergentes Custos Divergentes Custos Divergentes Custos divergentes Simpósio de Engenharia de Produção Figura 1 Gráfico de contagem do Rele (Fonte: o autor) Rele , , , ,31 0 0,00 Contagens Figura 2 Gráfico de contagem da Unidade de Controle (Fonte: o autor) Unidade de Controle , , ,00 0, , ,82 564,48 0 Primeira Segunda Terceira Quarta Contagens Figura 3 Gráfico de contagem do Ajustador de Altura Fonte: o autor) Ajustador de Altura , , ,00 0, , , , ,62 Primeira Segunda Terceira Quarta Contagens Figura 4 Gráfico de contagem de Conjunto de Sistema Motriz (Fonte: o autor) Conjunto de Sistema Motriz , ,00 0, , Primeira Segunda Terceira Quarta Contagens

8 Custos Divergentes Simpósio de Engenharia de Produção Figura 5 Gráfico de contagem da Válvula de Alívio de Pressão (Fonte: o autor) Válvula de alivio de pressão , , ,00 0, , ,25 0 Primeira Segunda Terceira Quarta Contagens Os gráficos mostram os valores divergentes dos itens a cada semana e na quarta semana temos a acuracidade do estoque destes itens, apenas o ajustador de altura, como é o caso da figura 3, que não foi descoberto o motivo da divergência, podemos observar que a contagem cíclica contribuiu para controlar o estoque desses itens, na maioria descobrindo o que estava errado pesquisando seu histórico e no ajustador mesmo sem descobrir a causa raiz diminiu o valor da diferença. A contagem cíclica desses cinco itens já representou uma melhora no valor total devido pelo empresa em relação ao Inventário Geral, essa melhora não foi tão significativa, pois não foram trabalhados todo estoque, porém já foi um bom resultado inicial. O imposto pago pela empresa no inventário em que foram coletados os dados foi de aproximadamente 500 mil reais, subtraindo os custos divergentes dos cinco itens que representa um total de R$ ,95 que foram corrigidos através da contagem cíclica, o valor do imposto já diminuiria para R$ ,05. A partir da contagem e das observações realizadas foi construído o diagrama de Ishikawa com as causa e efeitos das divergências, esta ferramenta é representada através de forma gráfica e é utilizada como forma de análise para demonstrar motivos de influência (causas) sobre um algum efeito (problema). O nome Ishikawa é devido a seu criador, o engenheiro japonês Kaoru Ishikawa. O diagrama também pode ser conhecido como espinha de peixe, devido a seu formato gráfico (MIGUEL, 2006), como pode ser visto na figura 6. Figura 6 Diagrama de Ishikawa (Fonte: o autor) Para estruturá-lo, existem seis tipos de categorias utilizadas para classificar o problema: método, material, mão de obra, medida, máquina e meio ambiente. No presente estudo identificamos apenas três M s ( material, mão de obra e método).

9 Por meio da figura 6 é possível observar os fatores que afetam a falha na contagem no inventário, dentre eles estão: a montagem de forma errada que foi identificada, um abastecimento realizado de maneira incorreta que pode acarreta em muitos problemas, como contagem errada e montagem indevida. Algumas peças fisicamente semelhantes são alocadas próximas umas das outras tanto na linha quanto no estoque, isso favorece a contagem e montagem errada. Os funcionários não estão devidamente preparados, muitos não sabem manusear a balança e pode acontecer deles não conhecer as diferenças entre uma peça e outra, causando erro na contagem do inventário, muitos funcionários também ficam conversando no momento da contagem o que prejudica a atenção que deve ser dada para o inventário. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS O desenvolvimento do presente artigo objetivou analisar o impacto da contagem cíclica para o controle de estoque. O artigo contribui, além de evidenciar os benefícios da implantação da contagem cíclica, também demonstra a importância da implantação de medidas preventivas para atacar as causas de erros. Por meio desse trabalho é possível afirmar que o objetivo proposto foi atingido, foram realizadas as contagens durante um mês e através dessas contagens foi verificado que as divergências diminuíram, isso é importante para a empresa, pois essas divergências podem influenciar no momento de pagar o imposto da empresa, assim como podem afetar nas montagens e abastecimentos indevidos. O trabalho permitiu identificar algumas das principais causas de divergência de inventário, e a partir disso a empresa pode criar planos de ação para evitar que aconteça novamente. Como sugestão, a empresa poderia disponibilizar alguns funcionários para estar sempre contando essas peças que possuem um custo representativo e estão com divergência praticamente em todos os inventários, isso evitaria muitos problemas. Pode observar também que deve ser dada mais atenção para o processo do inventário, inclusive com treinamentos periódicos para os funcionários que vão realizar as contagens. A possibilidade de afastar as peças que são fisicamente semelhantes ou que possuem códigos semelhantes é uma boa opção para evitar erros de contagem e outros problemas como montagem e abastecimento incorreto. Dessa forma com as ações desenvolvidas, as divergências na empresa diminuíram, consequentemente, se essas ações permanecerem, o imposto pago pela empresa poderá reduzir no final do ano e outros problemas que já foram citados anteriormente. Assim podemos concluir que a contagem cíclica é um método importante para a melhoria da acuracidade de estoque, pois esta medida consegue elevar a confiabilidade dos saldos de estoque, por meio de contagens com frequência determinadas, fazendo com que os envolvidos nos processos se tornem especialistas no combate a causas das divergências de estoque. 6. REFERÊNCIAS BALLOU, R. H., Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial, tradução: Raul Rubenich. 5. Ed. Porto Alegre: Bookman, BOWERSOX, D. J. Gestão logística de cadeia de suprimentos/ [ET.al.]; revisão técnica: Alexandre Pignanelli; tradução: Luiz Claudio de Queiroz Faria. 4. Ed. Porto Alegre: AMGH, FERNANDES, F. C. F.; FILHO, M. G. Planejamento e controle da produção: dos fundamentos ao essencial. São Paulo: Atlas, MARTINS, P. G.; CAMPOS, P. R.; Administração de materiais e recursos patrimoniais 3. ed. rev. e atualizada. São Paulo: Saraiva, MIGUEL, P.A.C. Qualidade: enfoques e ferramentas. 1 ed. São Paulo: Artliber, 2006.

10 NUNES, R. V.; SANTOS, S. H. X. V.; ASSIS, C. W. C.; FONSECA, R. C.; CIRIACO, F. S. P. A relevância do estudo da acuracidade de estoques em um comércio atacadista. Ceará, POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: Uma abordagem logística. 6 ed. São Paulo: Atlas, VENDRAME, F. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: Apostila da Disciplina de Administração, Faculdade Salesianas de Lins, DIREITOS AUTORAIS Os autores são os únicos responsáveis pelo conteúdo do material impresso incluído no seu trabalho.