WEBCONFERÊNCIAS GUIA PRÁTICO

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Ilda Pinheiro Lencastre
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1 WEBCONFERÊNCIAS GUIA PRÁTICO 1 DESCRIÇÃO 1.1 QUE É UMA WEBCONFERÊNCIA? Uma webconferência é uma modalidade de teleconferência que é realizada via internet. Como não necessita de equipamentos especiais, como o caso de teleconferências (precisam de antena parabólica) e videoconferências (salas especificamente preparadas para este fim com equipamentos onerosos), torna-se muito mais versátil e acessível a qualquer pessoa que possua conexão à internet. Webconferência de acolhimento aos novos funcionários da SESA profissionais participando da webconferência no local de recepção 1.2 COMO É FEITA? Há uma sala comum, onde são instalados os equipamentos de captação e geração da imagem e som. Nesta sala os dados são transmitidos via rede da CELEPAR diretamente para a internet, onde todos que podem acessar. Quem estiver acompanhando recebe a imagem e o som dos conferencistas em seu computador e podem interagir com perguntas, comentários e contribuições através de uma sala de bate-papo ou chat. As webconferências tem duração média de 3 horas, sendo a primeira para exposição do tema pelos conferencistas e as duas outras dedicadas à interação com o público espectador. 1

onerosos), torna-se muito mais versátil e acessível a qualquer pessoa que possua conexão à internet.

2 CHAT Estrutura para geração da imagem 1.3 QUAIS SÃO AS VANTAGENS? Desde 2003 que a CELEPAR (Companhia de Informática do Paraná) em parceria com a ESPP vêm desenvolvendo este trabalho que tem economizado muito em recursos do Estado, pois é uma alternativa para reuniões presenciais. Além disso, permite o debate e divulgação de informações que, de outra forma, demoraria muito até chegar à ponta, nos profissionais dos municípios e outros usuários. Como se sabe: informação é poder. Se garantirmos isto estaremos democratizando a Saúde Pública no Estado do Paraná. A maior vantagem é a democratização do debate e da informação, pois em alguns eventos tem havido a participação de diversas secretarias, secretários de saúde, profissionais diversos, instituições formadoras (universidades), estudantes, empresas e organizações não-governamentais. Por não necessitar de equipamentos específicos (basta um computador conectado à internet), tem chegado aos municípios mais distantes. Têm sido útil para divulgar e debater: políticas e ações da SESA novos conhecimentos técnicos mudanças em legislações e normas 2

reuniões presenciais. Além disso, permite o debate e divulgação de informações que, de outra forma, demoraria muito até chegar à ponta, nos profissionais dos municípios e outros usuários.

3 2 COMO ACOMPANHAR 2.1 Teste os equipamentos Para não haver surpresas na hora do evento, recomenda-se que se realize uma verificação dos equipamentos, que devem ter alguns requisitos mínimos: 1) teste o som do seu computador colocando um CD de áudio, um arquivo de video, ou melhor ainda, baixando uma das webconferências passadas que estão disponíveis no site da ESPP ( 2) verifique se o software Windows Media Player instalado no seu computador é mínimo versão 9, se não for baixe o e instale; 3) se você estiver acompanhando de um computador ligado a uma rede, verifique com o técnico se há um firewall e peça para desabilitá-lo na hora da web. Firewalls são programas que protegem as redes de computadores, barrando dados que não estejam autorizados. Juntamente com estes dados eles costumam barrar a entrada do áudio e vídeo da webconferência. OBS: Se encontrar problemas leia o capítulo 3 O que eu faço??? deste guia 2.2 INSTALAÇÃO EM UM AUDITÓRIO Você pode e deve instalar equipamentos em auditórios para acompanhar com a companhia de outros interessados no tema. Para tanto, verifique: 1) Instale o computador em uma sala ampla para que todos possam acompanhar a conferência. 2) Instale o equipamento multimídia no computador. 3

computador colocando um CD de áudio, um arquivo de video, ou melhor ainda, baixando uma das webconferências passadas que estão disponíveis no site da ESPP (www.saude.pr.gov.

4 3) Conecte o computador à rede. 4) Instale os equipamentos de som OBS: algumas regionais possuem caixas de som amplificadas ou som ambiente instalado na sala de reunião. Neste caso basta conseguir o cabo e utilizá-lo qualquer problema entre em contato com a ESPP. 5) teste todos os equipamentos como no capítulo 2.1 4

amplificadas ou som ambiente instalado na sala de reunião.

5 2.3 TUDO TESTADO E INSTALADO E AGORA? Abra o programa browser (internet Explorer, netscape ou similar) e conecte na página indicada no convite que recebeu para a WEBCONFERÊNCIA ou através da página da Escola de Saúde. OBS: Logo no início você vai encontrar a tela de visualização e um link para o Chat. Veja na figura abaixo: Link para o chat tela de visualização Você vai acompanhar a conferência pelo vídeo e interagir preferencialmente pelo Chat (sala de bate-papo) disponível justamente para este fim. 5

WEBCONFERÊNCIA ou através da página da Escola de Saúde.

6 DICA: Se você tiver somente um computador ligado à rede para acompanhar a conferência, abra a página onde você visualiza o vídeo e a página do Chat em modo intermediário (nem maximizado nem minimizado) e arrume na tela para que apareçam as duas telas ao mesmo tempo (você pode regular o tamanho de cada uma conforme indicado na figura abaixo). QUERO ACOMPANHAR A WEBCONFERÊNCIA COM TELA CHEIA! COMO FAÇO? 1) ABRA O WINDOWS MEDIA PLAYER 2) CLIQUE EM ARQUIVO E DEPOIS EM ABRIR URL 6

apareçam as duas telas ao mesmo tempo (você pode regular o tamanho de cada uma conforme indicado na figura abaixo).

7 CLIQUE AQUI (arquivo) 3) LOGO ABRIRÁ UMA CAIXA DE TEXTO COMO DA FIGURA: 4) ESCREVA O ENDEREÇO ABAIXO E CLIQUE OK mms:// /video-sesa 7

8 3 O QUE EU FAÇO???? 1) Estou vendo a imagem mas não sai o som A caixa está ligada na tomada? O cabo com a saída P2 está conectado na saída de som da placa (saída verdinha)? A caixa está ligada? 2) Continua sem sair o som, o que eu faço? Clique no botão iniciar e depois na guia programas, depois acessórios e entretenimento. Por último clique em controle de volume. Verifique se está habilitado (alguns computadores estão quando aquela caixinha branca está preenchida e outros o contrário, terá que testar) e aumente o som ao máximo ou à altura que achar mais conveniente ou clique duas vezes naquela caixinha de som amarela no canto inferior direito (figuras a seguir) Teste para ver se está funcionando com música comum ou vídeo. 3) Tudo bem, está saindo o som mas está abafado tente verificar a caixa, mas é bem provável que seja problema na rede troque de aparelho 8

Verifique se está habilitado (alguns computadores estão quando aquela caixinha branca está preenchida e outros o contrário, terá que testar) e aumente o som ao máximo ou à altura que achar mais

9 4) Está saindo o som mas não aparece o vídeo verifique se a versão do Windos Media Player é acima de 9, se não for instale o (no site há um link para baixar). atualize a página (barra superior do Explorer, o botão que tem uma folha de papel e duas flechas verdes circulando basta clicar) ícone de atualização link para baixar o Media player 5) Estou no Chat mas as mensagens que eu enviei não aparecem na tela as mensagens enviadas passam por um moderador que irá decidir qual aparecerá no Chat e qual será descartada. Algumas vezes podem estar ocorrendo testes que obrigam o moderador a ficar uns segundos fora da rede e as mensagens vão se acumular. Quando as mensagens forem muitas só serão liberadas aquelas que tem algo a ver com o assunto tratado. 9

Estou no Chat mas as mensagens que eu enviei não aparecem na tela as mensagens enviadas passam por um moderador que irá decidir qual aparecerá no Chat e qual será descartada.

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