Manual de Prestação de Contas: Convênios Estaduais

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1 D I R E T O R I A D E CONTRATOS E CONVÊNIOS M a n u a l d e P r e s t a ç ã o d e C o n t a s S e c r e t a r i a d e E s t a d o d e D e f e s a S o c i a l Manual de Prestação de Contas: Convênios Estaduais

2 DOCUMENTOS QUE DEVEM COMPOR A PRESTAÇÃO DE CONTAS INTRODUÇÃO: A prestação de contas é um processo cuja juntada da documentação tem início com o convenente, que ao longo do mês, quando da realização das despesas, deve acondicionar os comprovantes para serem encaminhados à Secretaria de Estado de Defesa Social da seguinte forma: Os documentos devem ser perfurados e afixados na pasta; As páginas deverão vir carimbadas, numeradas e rubricadas; A ordem da numeração é crescente, de baixo para cima, tendo em vista que novos documentos serão inseridos na pasta durante a análise da mesma; Os documentos na pasta deverão seguir a ordem abaixo discriminada: Apresentação e encaminhamento da prestação de contas: Prestação de Contas Parcial Quando a liberação dos recursos ocorrer em mais de uma parcela, o convenente encaminhará ao concedente, na periodicidade ajustada, prestação de contas parcial, que consiste em apresentar a documentação hábil a comprovar a execução da parcela de parte do recurso recebido. Nesta prestação deverá constar os documentos abaixo listados, (itens de A a H), nessa ordem, conforme o Art. 31º, do Decreto de 05/10/07. Prestação de contas Final Constitui-se em apresentar a documentação comprobatória da despesa à unidade concedente, ao final da vigência do convênio. Deverá conter todos os documentos abaixo relacionados, nesta ordem Relação de documentos: A - Capa - Modelo Anexo 1. B - Relatório de cumprimento do objeto - Modelo Anexo 2. O relatório de cumprimento do objeto tem como objetivo registrar a execução das metas e atividades previstas no Cronograma de Execução do Plano de Trabalho aprovado, bem como os aspectos positivos da implantação do projeto e os aspectos dificultadores da execução. É oportuno que, na elaboração do relatório de cumprimento do objeto, se faça uma comparação das metas previstas com as efetivamente realizadas. O modelo e a forma de preenchimento encontram-se no Anexo 2.

3 C - Ofício de encaminhamento Anexo II. D - Cópia do Convênio e do Plano de Trabalho vigente. E Conciliação bancária (Anexo III) acompanhada de: Extrato da conta corrente, com toda a movimentação bancária; Extrato da conta de investimento com comprovação dos rendimentos auferidos na aplicação financeira; devolução à Seds do saldo não utilizado. F - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, (Anexo IV). Evidenciar os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos. G - Cópia xerográfica do cheque emitido para pagamento ou comprovante de pagamento (Anexo V). Obs.: a cópia xerográfica deverá vir afixada no campo específico do Anexo V. H - Relação de Pagamentos efetuados (Anexo VI). Obs.: Os comprovantes dos pagamentos devem vir na mesma ordem em que foram relacionados. As notas fiscais devem vir acompanhadas dos três orçamentos de cotação de preço. Caso a escolha da compra não tenha sido pelo menor preço, deve ser anexado à nota fiscal a justificativa. I - Demonstrativo de mão-de-obra própria utilizada na execução do objeto do convênio (Anexo VII). J - Demonstrativo com equipamentos utilizados na execução direta do objeto do convênio (Anexo VIII). Obs.: O convênio não prevê locação ou aquisição de material permanente, como, por exemplo, a locação de betoneiras, carrinho de mão, etc.. K - Relatório de execução físico-financeiro (Anexo IX). L - Boletim de medição, em caso de serviço de engenharia (Anexo X). M - Ordem de serviço (Anexo XI). (Se aplica a convênios com prefeituras). N - Relatório fotográfico (Anexo XII). Obs.: A foto com a placa alusiva à participação do Estado na execução da obra, deverá vir na primeira prestação de contas. O -Cópia autenticada em cartório do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal. (Se aplica a convênios com prefeituras). P - Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento

4 objetivar a execução de obras ou serviço de engenharia (Anexo XIII). Q - Relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos (Anexo XIV). R - Comprovante de recolhimento de eventual saldo de recursos através de DAE. OBS: Os itens I, J e de L a Q somente serão exigidos no caso de convênios que tenham como objeto obras ou serviços de engenharia. CONSIDERAÇÕES QUANTO A REALIZAÇÃO DE DESPESAS Considerações gerais: 1 É vedada a realização de despesas em data anterior ou posterior a vigência do convênio. Caso isto ocorra, as mesmas não serão aceitas e o valor gasto deverá ser restituído à conta do convênio. Orientamos, também, que a realização de qualquer despesa somente poderá ocorrer após a liberação da parcela do recurso. 2 As despesas serão comprovadas mediante o encaminhamento dos documentos originais próprios (notas fiscais, notas fiscais faturas, duplicatas, recibos de pagamentos de autônomos, guias de recolhimentos de encargos sociais ou de tributos), devidamente quitados, devendo constar o nome do convenente, número do convênio, número do empenho (no caso de obras ou serviços de engenharia), endereço, CNPJ, Município e Estado. Não serão aceitos documentos com rasura e prazo de validade vencido. Nos documentos deverão vir os seis carimbos, conforme modelos Anexo 3 preenchidos. Observar o correto preenchimento da nota, com a descrição detalhada do bem que está sendo adquirido. Com relação ao preeenchimento da nota fiscal observar: Cabeçalho: Nome/Razão social; Endereço; CNPJ; Data de emissão; Data de saída e hora; Natureza da operação; Dados do Produto/Descrição: Quantidade; Valor unitário; Total de cada item; Unidade;

5 Destaque de IPI, ICMS, ISSQN, se houver ou comprovante de isenção; Valor total da nota. Validade da Nota: Nota com prazo de validade vencida não será aceita. Rasura da nota fiscal: Não será aceito nenhum tipo de rasura, pois a mesma invalida o documento e poderá estar sujeito a devolução total do valor gasto. Excepcionalmente será aceita a Carta Corretiva, desde que a mesma não altere dados como: fornecedor, cálculo de impostos, preço, quantidade, remetente e destinatário; ou Nota fiscal Complementar, para complementação de dados ausentes na emissão da nota fiscal, como: valor unitário, quantidade, total, CNPJ, etc.. É imprescindível que na execução da despesa seja observado: a) Se entidade privada, deverão vir acompanhados da Nota Fiscal três orçamentos, com a mesma especificação do bem que será adquirido. Deverá ainda conter uma justificativa com a razão da escolha do fornecedor, caso não seja adquirido o bem de menor preço. No orçamento deverão constar os seguintes dados : data de emissão, data de validade, endereço, telefone, carimbo do fornecedor contendo nome e CNPJ, além de assinatura legível do responsável pela cotação do preço. Os itens a serem cotados deverão ser comuns a todos os orçamentos. Não serão aceitos orçamentos por telefone e via . Excepcionalmente serão aceitos orçamentos em formulários préimpressos. b) Se entidade pública, é obrigatória a realização de processo licitatório. Acompanhando a Nota fiscal, deverá vir cópia dos despachos adjudicatório e homologatório das licitações realizadas. 3 É vedado o pagamento de despesas com: a) Contribuição sindical; b) seguros de quaisquer espécies; c) tarifas, multas e juros remuneratórios; d) Ligação para celular, ligação a cobrar, ligação interurbana para fora do Estado e quaisquer serviços de telefonia fora do pacote convencional, tais como: internet, auxílio a lista telefônica, identificador de chamada, etc.. 4 O convenente deverá manter em arquivo cópia da prestação de contas. Os documentos, passivos de fiscalização por outros órgãos, como por exemplo, GPS, IR, FGTS, deverão ter cópias autenticadas pois, os mesmos não serão devolvidos pela SEDS.

6 Realização dos pagamentos: 1 Somente será permitido o pagamento de despesas previstas no Plano de Trabalho, mediante ordem de pagamento ou cheque nominal ao credor, assinados por dois dirigentes do convenente, não sendo permitido transferências bancárias ou pagamento em dinheiro. 2 O pagamento não poderá ser efetuado antes da realização da despesa. março de 2009

7 ANEXO 1 MODELO DE CAPA PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DEFESA SOCIAL NOME DA INSTITUIÇÃO CONVENENTE CONVÊNIO Nº VIGÊNCIA PRESTAÇÃO DE CONTAS REFERENTE AO MÊS DE / OU PERÍODO DE A / DIRETORIA DE CONTRATOS E CONVÊNIOS NÚCLEO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

8 ANEXO 2 MODELO DE RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE CUMPRIMENTO DO OBJETO U ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DO CUMPRIMENTO DO OBJETO CONVÊNIO Nº PERÍODO: A 1. OBJETO DO CONVÊNIO: 2. IMPACTO DAS AQUISIÇÕES/SERVIÇOS: 3. METODOLOGIA UTILIZADA NA MENSURAÇÃO DESSE IMPACTO: 4. CLÁUSULAS OBRIGATÓRIAS: 5. TREINAMENTO (se for o caso): 6. DIFICULDADES NA EXECUÇÃO DO CONVÊNIO: 7. PLANEJAMENTO DO USO DOS BENS: 8. RELAÇÃO DE LOCALIZAÇÃO DOS BENS: 9. DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO: EXECUTOR: RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO: Nome Assinatura e Carimbo Nome Assinatura e Carimbo DATA: / /

9 Instruções para preenchimento do relatório: 1 Objeto do convênio. Copiar do convênio o que está descrito na cláusula primeira - Do Objeto. 2 Impacto das aquisições/serviços Relatar os impactos causados na Política da Segurança Pública da comunidade local e seus desdobramentos. Exemplo: Meta - Oficina de experimentação A realização da oficina de canto e música teve uma grande adesão dos recuperandos e refletiu positivamente no comportamentos dos mesmos dentro da unidade. 3. Metodologia utilizada na mensuração desse impacto: Informar quais indicadores e de que forma foi medido o resultado. Exemplo: uso de questionário. 4. Cláusulas obrigatórias: Copiar todas as cláusulas de obrigação descritas no convênio e relatar seu cumprimento. 5. Treinamento: Informar o treinamento realizado, os cursos, seus objetivos, as disciplinas, os conteúdos, hora-aula, número de treinando, metodologia aplicada, tipo de acompanhamento e avaliação, objetivos alcançados e documentos que comprovem a execução, eficiência e eficácia do treinamento. Caso tenha estabelecido a previsão de certificação dos participantes, deve ser encaminhado, em anexo, o modelo de certificado entregue, bem como uma listagem contendo as assinaturas que comprovem o recebimento dos mesmos. Caso seja prevista a realização de palestras, seminários, reuniões ou eventos em geral, é necessário encaminhar, em anexo, comprovantes das cargas-horárias, o local e a data em que foram realizados, assim como a relação dos palestrantes / seminaristas / expositores e participantes, além dos temas abordados. Se, de algum modo, o projeto vislumbrava sua divulgação é necessário que o Convenente, ao encaminhar o Relatório de Cumprimento do Objeto, envie, em anexo, cópias de matérias de jornal, revistas, ou outras formas que achar conveniente. Caso haja atendimentos psicossociais, é necessário que seja encaminhado, em anexo, uma cópia dos formulários de atendimentos utilizados pelos profissionais contratados e os resultados obtidos. 6. Dificuldades na execução do convênio: Relatar as dificuldades, internas e externas, encontradas durante a execução do convênio. 7.Planejamento do uso dos bens: Informar como o bem está sendo utilizado. 8. Localização dos bens: Informar onde o bem está localizado.

10 9. Declaração de cumprimento: Nome do responsável, (documento de identidade), declara para fins de Prestação de Contas Final de Convênio, que o objeto firmado pelo Convênio nº / foi cumprido de acordo com o disposto no Projeto Básico e Plano de Trabalho. ANEXO 3 - MODELOS DOS CARIMBOS RECEBEMOS em / / Assinatura do Fornecedor Representa a quitação pelo fornecedor no ato do recebimento da despesa.. Pago com o Recurso Convênio: Projeto: Identificação do recurso. Data: PAGUE-SE / / Assinatura do Ordenador de Despesa Deverá ser utilizado no verso de cada documento de despesa, contendo assinatura do Ordenador de Despesa. Certificamos que o material e/ ou serviço constante deste documento foi recebido em perfeitas condições. Assinatura: CI - Matrícula Assinatura CI - Matrícula Deverá ser colocado no verso de cada documento de despesa, com assinatura identificada de dois funcionários, exceto a do Ordenador de Despesa. Data do recebimento: / /

11 Cheque nº de / / Conta: Deverá conter as informações do pagamento. Banco: Assinatura do tesoureiro/contador Fls. Nº Rubrica Convênio nº / Deverá ser usado para numerar as folhas. OS MODELOS SÃO APENAS ILUSTRATIVOS. DE ACORDO COM A NECESSIDADE DO CONVENENTE, O TAMANHO PODERÁ SER ALTERADO.

12 ANEXO 4 ANEXOS II, III, IV, V, VI,VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XIV DO DECRETO /2007 ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças ANEXO II OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS Ofício n.º N.º DO CONVÊNIO, de de. Senhor Diretor, Encaminho à V. Sa., documentação da prestação de contas, composta dos anexos,,,,,,,,,,,,, referentes ao convênio firmado entre o(a ) (Concedente) (CNPJ) e o(a) (Convenente) (CNPJ). Parcial: / no valor de R$_(valorda parcelarecebida) (_ ) Final: no valor de R$ (valorda parcelarecebida) ( ) Coloco-me a disposição de V. Sa. para quaisquer informações adicionais. Atenciosamente, Ilma.Sra. Diretorade Contratose Convênios Rua Riode Janeiro,471 20º andar BeloHorizonte- MG Tel. ( ) Nome contato: Endereço:

13 CONVENENTE: CONVÊNIO N.º ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças ANEXO V - CÓPIA DE CHEQUE CHEQUE N.º : BANCO: CONTA: A FAVOR DE : CÓPIA XEROGRÁFICA DO CHEQUE HISTÓRICO RECEBI (EMOS) O CHEQUE RELATIVO AO PAGAMENTO ESPECIFICADO LOCAL E DATA:, de de ASSINATURA: IDENTIDADE:

14 ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças ANEXO IX RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO / FINANCEIRO (Em R$) CONVENENTE: Lar Menino Jesus CNPJ: / Convênio N.º 001/08 Período: 01/06/2008 a 30/06/08 Parcial - N.º 04 Final: FÍSICO No Período Até o Período Descrição Unidade Meta Fase Programada Executada Programada Executada 1 1 Recuperando De acordo com o programa de trabalho (escolhida) 8,33 8,33 33,32 (este valor é a meta no período vezes o realizado até o momento (8,33 X 4) 33,32 FINANCEIRO - Realizado no Período Executor / Meta Fase Concedente Convenente 1 1 Despesas (só preencher se Outros Total Concedente Relação Total de despesas Realizado até o Período Executor / Convenente Outros Total Total de realizadas houver concedente realizadas até o momento. despesas conforme anexo contrapartida) mais realizadas VI) convennente, até o se houver) período. TOTAL OBSERVAÇÕES E COMENTÁRIOS (Se houver), de de. Nome / Assinatura do Titular Convenente MASP / CPF Nome / Assinatura do Titular Interveniente MASP / CPF Nome / Assinatura do Responsável pelo Preenchimento MASP / CPF / CRC

15 ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças ORDEM DE SERVIÇOS N.º Referente à execução da Localizado na rua REFERÊNCIA: Processo Licitatório n.º Convite (tomada de preços ou concorrência) n.º Contrato n.º ANEXO XI ORDEM DE SERVIÇOS Valor do Contrato R$ (valor por extenso) À (empresa contratada) Pela presente ordem de serviços, autorizamos a (empresa contratada) a iniciar na data de de de os serviços que menciona o contrato acima epigrafado, celebrado entre a administração Municipal de e a empresa supracitada., de de. (nome e cargo por extenso)

16 ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças Convenente: Convênio n.º ANEXO XII - RELATÓRIO FOTOGRÁFICO Objeto: Etapa: [selecione] 1 - antes da realização da obra/outros 2 - durante a realização da obra/outros 3 - após a realização da obra/outros FOTOGRAFIA (Não esquecer de colocar a foto da placa com identificação da obra contendo os dados da Secretaria.) (ESPAÇO DESTINADO PARA A FIXAÇÃO DA FOTOGRAFIA) Informações sobre a fotografia apresentada: 1) Localização: 2) Data em que foi tirada a fotografia: 3) Observações: Data Assinatura do responsável

17 ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Defesa Social Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças ANEXO XIII CÓPIA DO TERMO DE ACEITAÇÃO DEFINITIVA (NOS CASOS DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA) 2 - PROGRAMA CNPJ: 3 - CONVENENTE Declaramos, para fins de direito, que recebemos na presente data, em perfeitas condições de uso e funcionamento, e em conformidade com as cláusulas do convênio supra mencionado projeto de com sede no município de LAUDO TÉCNICO Parecer/Descrição: CONVENENTE Nome / Assinatura MASP / CPF N.º Registro de Habilitação Profissional INTERVENIENTE Nome / Assinatura MASP / CPF N.º Registro de Habilitação Profissional TESTEMUNHAS Nome / Assinatura MASP / CPF Nome / Assinatura MASP / CPF