PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA PAINT

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1 PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE PAINT ANO DE 2011 FLORIANÓPOLIS SC

2 ÍNDICE I. INTRODUÇÃO II. III. IV. A INSTITUIÇÃO COMPOSIÇÃO DA FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAINT V. O PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE - PAINT 2

3 I INTRODUÇÃO A Auditoria Interna AUDIN é o órgão responsável pela promoção do controle da legalidade, legitimidade e avaliação dos resultados quanto à eficácia, eficiência e efetividade da gestão orçamentária, financeira e patrimonial. A AUDIN tem por princípio, orientar as áreas envolvidas na Administração, através do suporte técnico, objetivando a boa e regular utilização dos recursos públicos sob a guarda desta Universidade. O presente Plano de Atividades de Auditoria Interna (PAINT), exercício de 2011, tem por escopo a realização de auditorias em setores que englobam a área financeira, orçamentária, de recursos humanos, de patrimônio, operacionais, suprimento de bens e serviços na Universidade Federal de Santa Catarina UFSC, em cumprimento ao que estabelece a Instrução Normativa CGU/PR nº 01, de 03 de janeiro de 2007 e normas internas de procedimentos e diretrizes adotadas pela UFSC. Na avaliação da Auditoria Interna, as áreas de gestão de recursos humanos, patrimonial, finanças, materiais, licitação, contratos, convênios, além das áreas co-relacionadas às referendadas, incluindo o relacionamento com as fundações de apoio, constituem-se em áreas de risco relevante, considerando-se, principalmente, nas áreas de recursos humanos (aposentadorias, acumulação de cargos e empregos, dedicação exclusiva) e patrimonial (móveis, imóveis, lançamentos), pelas diversas irregularidades e impropriedades apontadas pelos órgãos de controle interno e externo desde exercícios anteriores a Podemos apontar, também, como risco relevante o Programa de Expansão e Reestruturação das Universidades Federais REUNI que destinou recursos públicos para diversas ações no âmbito da UFSC, o que torna primordial a atuação da AUDIN. No decorrer do exercício poderão ser incluídos outros setores que poderão ser objeto de auditoria. Para as atividades de auditoria serão automatizados alguns procedimentos no sentido de gerenciar o controle das informações das auditorias realizadas, tanto pela auditoria interna da UFSC como pelos órgãos de controle (CGU e TCU). Para tanto, serão criadas ferramentas de controle para melhor identificação dos fatores de riscos. II A INSTITUIÇÃO a) Objetivos A Universidade Federal de Santa Catarina UFSC tem como principais objetivos o ensino, a pesquisa e a extensão, nos cursos de graduação e de pós-graduação nas áreas de ciências agrárias, ciências biológicas, comunicação e expressão, ciências jurídicas, ciências da saúde, desportos, ciências da educação, filosofia e ciências humanas, ciências físicas e matemáticas, sócio-econômica e tecnológica. 3

4 A qualidade da pesquisa que vem sendo realizada é reflexo do investimento permanente que tem sido feito, tanto na formação científica continuada dos docentes, quanto na procura de recursos que viabilizem a investigação científica de alto nível. São desenvolvidas também atividades de extensão de caráter permanente, através de ações interdisciplinares, envolvendo professores, alunos e servidores técnico-administrativos. Dentre as propostas desenvolvidas, destacamos algumas com forte impacto social, realizadas através de vários projetos, atendendo às áreas de saúde, educação, cultura, trabalho, direito e cidadania, como: implantação dos Campi de Curitibanos, Araranguá e Joinville, atendimento multidisciplinar a pacientes no Hospital Universitário, Clínica Odontológica e Assistência Psicológica; atividades de cunho cultural e artístico, desenvolvimento tecnológico, núcleos de extensão e pesquisa envolvendo a relação educação e saúde; assistência jurídica à comunidade carente; atividades ligadas à questão ambiental; atividades ligadas ao esporte e à cultura; programas voltados aos processos de alfabetização em diversas etapas da vida; atividades voltadas à terceira idade; atividades voltadas às pessoas portadoras de necessidades especiais; Projeto Fortalezas da Ilha de Santa Catarina; atividades de pesquisa e desenvolvimento da maricultura; programas envolvendo desenvolvimento municipal dentro e fora do Estado. MISSÃO b) Estrutura A Universidade Federal de Santa Catarina tem por finalidade produzir, sistematizar e socializar o saber filosófico, científico, artístico e tecnológico, ampliando e aprofundando a formação do ser humano para o exercício profissional, a reflexão crítica, solidariedade nacional e internacional, na perspectiva da construção de uma sociedade justa e democrática e na defesa da qualidade de vida. (Missão aprovada pela Assembléia Estatuinte em 04/06/93) De acordo com o Estatuto da Universidade Federal de Santa Catarina, aprovado pela Portaria nº 56, de 1º de fevereiro de 1982, do Ministério de Estado da Educação e Cultura, a Administração Universitária far-se-á em nível superior e em nível de unidades, subunidades e órgãos suplementares. ADMINISTRAÇÃO EM NÍVEL SUPERIOR I Órgãos Deliberativos Centrais: - Conselho Universitário - Câmara de Ensino de Graduação - Câmara de Pós-Graduação - Câmara de Pesquisa - Câmara de Extensão 4

5 - Conselho de Curadores II Órgãos Executivos Centrais: - Reitoria - Vice-Reitoria - Pró-Reitorias SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL Pró-Reitorias e Secretarias Especiais: - Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis - Pró-Reitoria de Ensino de Graduação - Pró-Reitoria de Pesquisa e Extensão - Pró-Reitoria de Desenvolvimento Humano e Social - Pró-Reitoria de Infraestrutura - Pró-Reitoria de Pós-Graduação - Secretaria de Planejamento - Secretaria de Relações Institucionais e Internacional - Secretaria de Cultura e Arte ADMINISTRAÇÃO EM NÍVEL DE UNIDADES I Órgãos Deliberativos Setoriais: - Conselhos das Unidades - Departamentos - Campi de Curitibanos, Araranguá e Joinville II Órgãos Executivos Setoriais: - Diretoria de Unidades - Chefia de Departamentos Unidades e Departamentos: 1. Departamentos vinculados ao Centro de Ciências Agrárias - Aqüicultura - Ciência e Tecnologia dos Alimentos - Engenharia Rural - Fitotecnia - Zootecnia 2. Departamentos vinculados ao Centro de Ciências Biológicas - Ciências Fisiológicas - Ciências Morfológicas - Microbiologia e Parasitologia - Bioquímica - Botânica - Ecologia e Zoologia - Biologia Celular, Embriologia e Genética 5

6 3. Departamentos vinculados ao Centro de Ciências da Educação - Estudos Especializados em Educação - Ciências da Informação - Metodologia de Ensino 4. Departamentos vinculados ao Centro de Ciências da Saúde - Análises Clínicas - Ciências Farmacêuticas - Clínica Cirúrgica - Clínica Médica - Enfermagem - Estomatologia - Nutrição - Patologia - Pediatria - Saúde Pública - Tocoginecologia 5. Departamentos vinculados ao Centro de Ciências Físicas e Matemáticas - Física - Química - Matemática 6. Departamento vinculado ao Centro de Ciências Jurídicas - Direito 7. Departamentos vinculados ao Centro de Comunicação e Expressão - Expressão Gráfica - Jornalismo - Língua e Literatura Estrangeiras - Língua e Literatura Vernáculas 8. Departamento vinculado ao Centro de Desportos - Educação Física 9. Departamentos vinculados ao Centro de Filosofia e Ciências Humanas - Antropologia - Sociologia e Ciência Política - Filosofia - Geociências - História - Psicologia 10. Departamentos vinculados ao Centro Sócio-Econômico - Ciências da Administração - Ciências Contábeis 6

7 - Ciências Econômicas - Serviço Social 11. Departamentos vinculados ao Centro Tecnológico - Automação e Sistemas - Arquitetura e Urbanismo - Engenharia Civil - Engenharia Elétrica - Engenharia de Produção e Sistemas - Engenharia Mecânica - Engenharia Sanitária e Ambiental - Engenharia Química e Engenharia de Alimentos - Informática e Estatística ADMINISTRAÇÃO DE ÓRGÃOS SUPLEMENTARES - Biblioteca Universitária - Editora Universitária - Hospital Universitário - Museu Universitário - Restaurante Universitário - Núcleo de Processamento de Dados - Imprensa Universitária - Biotério Central III - COMPOSIÇÃO DA O grupo de Auditoria Interna da UFSC atualmente é composto por: Nome Audi Luiz Vieira Juliana Pires Schulz João Batista da Silva Patrícia Ferreira Liberato Rita Lúcia Bellato Função/Cargo Auditor Chefe/Administrador Contadora Assistente Administrativo Técnica em Contabilidade Assistente em Administração Para auxiliar nas atividades de auditoria a equipe utiliza os acessos aos sistemas informatizados da UFSC, do SIAFI, do SIAPE e do SIASG, e realiza seus trabalhos com base nos dados e informações coletadas nesses sistemas de banco de dados. Dependendo do grau de informações que são necessárias para os trabalhos de campo, são elaborados papéis de trabalho sistematizados para auxiliar no filtro das informações relevantes. A unidade de auditoria interna não dispõe de recursos próprios, mas é atendida com verba orçamentária do Gabinete do Reitor, e, também, utiliza os recursos administrativos disponíveis do mesmo. 7

8 IV - FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAINT O Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna, exercício 2011, foi elaborado com base nas normas editadas pela Secretaria Federal de Controle Interno da Controladoria-Geral da União, e normas internas de procedimentos e diretrizes adotadas pela Instituição. Além disso, o planejamento dos trabalhos de auditoria foi pautado pelos seguintes fatores: - efetivo de pessoal lotado na Auditoria; - necessidades da Instituição; - materialidade, baseada no volume da área em exame; - observações efetuadas no transcorrer do exercício; - eficiência nos controles internos, contábeis, financeiros, fiscais, tributários, orçamentários, operacionais e administrativos; - grau de risco pelas verbas orçamentárias destinadas; - fragilidade nos controles internos. Com base no acima exposto e considerando a relevância e a vulnerabilidade de cada setor, selecionamos para auditar, especialmente as áreas de Finanças, de Recursos Humanos, de Material e Serviços Gerais (logística e fornecimento), de Transportes, de Licitações e Contratos Administrativos, de Convênios e Obras e Serviços de Engenharia. Destacamos que nos processos licitatórios nas modalidades convite, tomada de preços, concorrência, dispensa de licitação por emergência, inexigibilidade e pregão (presencial e eletrônico) será levado em consideração a auditoria prévia feita por esta Auditoria Interna, anterior à homologação da autoridade administrativa. Para o desempenho das atividades serão adotados os seguintes parâmetros: Tipo de auditoria: auditoria operacional no sentido de acompanhamento das atividades da unidade gestora e o efetivo desempenho de suas funções e responsabilidades, bem como verificar a adoção dos procedimentos sugeridos para correção de eventuais falhas ou impropriedades cometidas; auditoria na área contábil, para identificar a adequação dos registros e procedimentos contábeis; auditoria de gestão, para verificar a aplicação das políticas públicas definidas pelo Governo Federal. Período de exame: O período de exame vai de 2 de janeiro/2011 até 31 de dezembro/2011 ou até a data de fechamento do último mês do exercício financeiro. Equipe: A equipe atualmente é composta por cinco servidores (um de nível superior, três de nível médio e o auditor-chefe), cuja respectiva carga horária consta no cronograma anual do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (Anexo III). Para as auditorias de acompanhamento das atividades da unidade gestora, as auditorias especiais, a auditoria contábil e de gestão, a carga horária será distribuída da seguinte forma: 8

9 Homens x hora: 3 servidores x 4 horas x 30 dias = 360 h para áreas de maior complexidade; Homens x hora: 2 servidores x 4 horas x 30 dias = 240 h para áreas de média complexidade; Homem x hora: 1 servidor x 4 horas x 30 dias = 120 h para área de pequena complexidade. Foi distribuída no cronograma anual de atividades da auditoria interna, carga horária mensal para as atividades de auditoria regular, estando incluído nas atividades também a elaboração e o aprimoramento dos controles internos das unidades administrativas, bem como para o assessoramento técnico. Sistemas utilizados: A equipe terá condições de acessar o SIAFI, SIASG, SIAPE, internet, tribunais, TCU e os sistemas operacionais e de banco de dados da instituição. Ações de controle: monitoramento (acompanhamento e controle); avaliação (identificação de medidas corretivas, formulação de padrões de condutas, apuração de resultados, aferição de desempenho); ações corretivas (evidenciação de problemas, identificação das causas, negociação da recomendação, implementação de soluções). Desenvolvimento da Matriz de Risco: Foram feitos estudos sobre a elaboração de uma Matriz de Risco, considerando as informações de auditorias de anos anteriores, verbas orçamentárias alocadas, para direcionamento dos trabalhos de auditoria interna, cujos resultados preliminares indicaram 6 (seis) áreas de processos que foram mapeadas como riscos. O cronograma do ciclo de auditoria consta demonstrado no Anexo III, e a seguir relacionamentos alguns fatores que serão considerados nas verificações planejadas: a) Procedimentos licitatórios e pagamentos conjunto de procedimentos desde o início de um procedimento licitatório, passando pelo pagamento efetuado ao fornecedor e a respectiva fiscalização do contrato, até o controle orçamentário dos dispêndios. b) Formalização dos contratos de serviços de forma indireta conjunto de procedimentos desde a adjudicação e/ou homologação do processo de licitação pela autoridade administrativa, passando para a formalização do contrato, sua publicação, análise da planilha de custo para formação de preços dos pedidos de repactuação e recomposição de custo dos serviços, vigência da contratação, respectiva fiscalização e relatório de acompanhamento do contrato, até o controle orçamentário dos dispêndios. c) Controle físico e financeiro de bens de consumo dispostos no almoxarifado conjunto de procedimentos de registros dos materiais armazenados, sua distribuição para as unidades requisitantes, as alocações de verbas orçamentárias e controle da demanda pelas unidades para evitar estoques ociosos. d) Controle da frota de veículos conjunto de procedimentos de registro de saída, quilometragem realizada e motorista responsável pelo veículo, controle da manutenção preventiva e corretiva com a substituição das peças e vistoria dos 9

10 veículos, controle do consumo de combustíveis pelos veículos, com a verificação se estão sendo útil ou antieconômico. e) Controle físico e financeiro de bens móveis permanentes conjunto de procedimentos de registro dos bens sob a responsabilidade dos ordenadores de despesas, escrituração contábil realizada com o fim de verificar se foram registrados nos elementos de despesas corretos e pelos valores das notas fiscais, locais de armazenamento dos bens inservíveis e procedimentos para sua baixa. f) Recursos Humanos conjunto de procedimentos para o registro dos benefícios concedidos aos servidores, se as causas que deram origem estão orientadas em processos, dentre outros procedimentos de concessões e exclusões de benefícios registrados em rubricas de pagamento. g) Obras e Serviços de Engenharia conjunto de procedimentos desde a fase interna e externa da licitação, publicação, análise da documentação e planilhas, projetos básico e executivo, formalização do contrato, fiscalização do contrato, medições e pagamento efetuado ao prestador de serviços. Os ciclos de auditoria foram avaliados de acordo com as incidências de recomendações das auditorias realizadas nos anos anteriores. Os fatores relevantes foram classificados pelos créditos orçamentários destinados para as categorias de programas. Matriz de Risco Processos Licitatórios/Modalidades de Licitação Materialidade/Fator de Risco Contratos Administrativos Concorrência (4) Serviços e Obras (execução continuada) Convite (1) Serviços e Serviços de Engenharia (exercício financeiro) Dispensa (4) Fornecimento (de materiais) Inexigibilidade (3) Concessão de espaço físico Pregão (4) Fundações de ensino (derivados de convênios e outros) Tomada de Preços (4) Representativo da materialidade. Excessivamente grande (> R$ 1 bilhão) - (6). Muito grande (de R$ 100 milhões a R$ 1 bilhão) - (5). Grande (de R$ 10 milhões a R$ 100 milhões - (4) Materialidade/Fator de Risco (4) (4) (4) (2) (4) 10

11 . Médio (de R$ 1 milhão a R$ 10 milhões) - (3). Pequeno (de R$ 100 mil a R$ 1 milhão) - (2). Muito pequeno (< R$ 100 mil) - (1) A classificação da materialidade como fator de risco consiste nos valores em moeda transacionados no âmbito da unidade executora, seja mediante receita ou despesa. Serão considerados para verificação os processos de licitação ou contratos administrativos que envolvem os valores classificados no representativo da materialidade. Como os processos de licitação e os contratos administrativos são os que envolvem a alocação de recursos e passam pela análise prévia da Auditoria Interna, foram os classificamos para considerar o grau de risco e direcionar a condução das atividades de auditoria. V O PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE - PAINT a) Objetivos Os principais objetivos pretendidos com a execução do PAINT/2010 são os seguintes: - CONTROLE DA GESTÃO Acompanhamento, análise e emissão de pareceres com relação às recomendações expedidas tanto pelo controle interno como pelo controle externo; - GESTÃO FINANCEIRA Acompanhamento, análise e emissão de pareceres quanto à liberação e a prestação de contas de suprimento de fundos/cartão corporativo, formalização dos processos de pagamento, bem como verificar as fases de empenho e liquidação da despesa; - GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Acompanhamento quanto à execução das receitas e despesas, bem como aos recursos relativos aos convênios, verificar quais as bases dos convênios firmados, o plano de atividades e o cronograma de execução; - GESTÃO PATRIMONIAL Acompanhamento, análise e emissão de pareceres sobre os inventários físicos e financeiros, atualização dos termos de responsabilidade e verificação do estoque de materiais nos Almoxarifados, normas relativas à utilização de transportes, sistemas e procedimentos de conservação e utilização da frota de veículos, procedimentos de incorporação e de alienação/desfazimento de bens móveis e equipamentos do patrimônio da Instituição e Hospital Universitário; - GESTÃO DE SUPRIMENTO DE BENS E SERVIÇOS Acompanhamento, análise e emissão de pareceres sobre as licitações antes da homologação de dispensas, inexigibilidade, carta-convite, tomada de preços, concorrência e pregão. Normas relativas à formalização de contratos. Sistema de controle de Almoxarifado e acompanhamento dos recursos do Programa de Expansão e Reestruturação das Universidades Federais (REUNI), principalmente os relacionados a obras e serviços de engenharia; - GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Acompanhamento, análise e emissão de pareceres sobre o auxílio-transporte, insalubridade, periculosidade, declaração de bens e rendas, processos de aposentadorias, formalização dos atos de concessão de afastamento e cessões, formalização processual e aplicação de recursos em processos de concessão de diárias e passagens, formalização dos processos de ajuda de custo; 11

12 - Acompanhar a execução dos programas de governo visando comprovar o nível de execução das metas e o alcance de seus objetivos; - Verificar a aplicação das normas internas, da legislação vigente e das diretrizes traçadas pela Administração; - Analisar os procedimentos, rotinas e controles internos das unidades administrativas; - Avaliar a eficiência, a eficácia e a economicidade na aplicação e utilização dos recursos públicos. b) Unidades envolvidas Discriminamos a seguir as unidades que serão envolvidas durante a execução dos trabalhos de auditoria prevista para o exercício de Grupo de sistema de informações e processamento de dados - Grupo de recursos humanos - Consultoria jurídica - Grupo de execução financeira - Grupo de contabilidade - Grupo de apoio operacional - Grupo de materiais - Grupo de engenharia c) Considerações gerais O resultado das atividades de auditoria será levado ao conhecimento das chefias das áreas envolvidas para que tomem conhecimento e adotem as providências que se fizerem necessárias. As constatações, recomendações e pendências farão parte do relatório de auditoria. A Auditoria Interna manterá, através de um sistema informatizado, o acompanhamento dos resultados das auditorias realizadas e encaminhará estas informações ao Reitor. A Auditoria Interna dará a assistência necessária aos auditores da CGU e do TCU, quando visitarem a instituição, bem como acompanhará as recomendações efetuadas pelos mesmos, informando aos órgãos competentes sobre seus resultados. Para cumprir com o estabelecido na Instrução Normativa CGU/PR nº 01, de 03 de janeiro de 2007, a cada três meses, a Auditoria Interna encaminhará sumário sobre os trabalhos realizados e, ao final do exercício, será emitido relatório anual das atividades de auditoria interna, a ser encaminhado ao Reitor, que o submeterá à apreciação do Conselho Universitário. Poderá ocorrer durante o exercício solicitação de auditoria especial em alguns setores, a ser atendida conforme o seu grau de prioridade, utilizando para tanto a carga horária de reserva técnica e de assessoramento técnico. 12

13 Ao longo do exercício, o cronograma de execução dos trabalhos poderá sofrer alterações em função de fatores que prejudiquem a sua realização no período estipulado, tais como: treinamentos (cursos e congressos), trabalhos especiais, atendimento ao Tribunal de Contas da União - TCU, Controladoria-Geral da União - CGU e Administração Superior da UFSC. d) Cronograma das atividades As atividades da Auditoria Interna constarão detalhadas nos anexos que são parte integrante deste plano, quais sejam: - Anexo I : Descrição das Atividades - Anexo II: Cronograma de Atividade - Anexo III: Cronograma Anual - Anexo IV: Carga Horária dos Profissionais Florianópolis, 27 de novembro de Audi Luiz Vieira Auditor Chefe 13