ADM.MADE UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ ISSN

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1 ISSN UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ ADM.MADE Revista do Programa de Pós-Graduação em Administração e Desenvolvimento Empresarial e do Curso de Graduação em Administração da Universidade Estácio de Sá Ano 7, v. 11 n. 3, setembro a dezembro Rio de Janeiro 2007 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 1

2 SOCIEDADE DE ENSINO SUPERIOR ESTÁCIO DE SÁ Reitor GILBERTO MENDES DE OLIVEIRA CASTRO Vice-Reitor de Pós-Graduação e Pesquisa DEONÍSIO DA SILVA Coordenador Geral do Programa de Pós-Graduação em Administração e Desenvolvimento Empresarial LAMOUNIER ERTHAL VILLELA Coordenador Geral do Curso de Administração CARLOS ROBERTO FERNANDES DE ARAÚJO Revista ADM.MADE. -- Ano 1, n.1 (jul. 2000). Rio de Janeiro : Universidade Estácio de Sá, Mestrado em Administração e Desenvolvimento Empresarial, Semestral, jul jul./dez. 2006; Quadrimestral, jan./abr Descrição baseada em: n.1, ISSN Administração Periódicos. 2. Desenvolvimento Empresarial Periódicos. I. Mestrado em Administração e Desenvolvimento Empresarial. II. Universidade Estácio de Sá. CDD 658 Bibliotecária responsável: Vera Lucia Paracampos Pataco CRB nº Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

3 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ ADM.MADE Revista do Programa de Pós-Graduação em Administração e Desenvolvimento Empresarial e do Curso de Graduação em Administração da Universidade Estácio de Sá ISSN Ano 7, v. 11 n. 3, setembro a dezembro Rio de Janeiro 2007 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 3

4 Endereço para Correspondência Revista ADM.MADE Universidade Estácio de Sá Av. Presidente Vargas, 642, 22º andar. Centro Rio de Janeiro, RJ. CEP: Telefones: (55)+(21) fax:(55)+(21) Endereço para Permuta Biblioteca Campus Centro I Universidade Estácio de Sá Av. Presidente Vargas, 642, 13º andar. Centro Rio de Janeiro, RJ. CEP: Telefones: (55)+(21) fax:(55)+(21) biblioteca@estacio.br 4 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

5 REVISTA ADM.MADE Coordenador da Revista LAMOUNIER ERTHAL VILLELA Editora Acadêmica ISABEL DE SÁ AFFONSO DA COSTA Editora Executiva DENIZE RACHEL VEIGA Secretária ANA LÚCIA DA SILVA SIMÕES Comitê Editorial ADELAIDE MARIA COELHO BAETA MPA/FPL ANNA MARIA DE SOUZA M. CAMPOS IMS/UERJ ANTONIO CARLOS GASTAUD MAÇADA PPGA/UFRGS CLÓVIS L. MACHADO-DA-SILVA CEPPAD/UFPR DEBORAH MORAES ZOUAIN EBAPE/FGV-RJ FELIX MORA-CAMINO LAAS/CNRS (França) FERNANDO GUILHERME TENÓRIO EBAPE/FGV-RJ LUÍS FLÁVIO AUTRAN MONTEIRO GOMES IBMEC-RJ MARCELO MILANO FALCÃO VIEIRA EBAPE/FGV-RJ NEUSA MARIA BASTOS F. SANTOS PPGA/PUC-SP NORBERTO HOPPEN PPGA/UFRGS Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 5

6 OMAR AKTOUF EHEC (Canadá) ROBERTO MORENO IAG/PUC-RJ TANIA MARIA D. FISCHER NPGA/UFBA LUCIANO A. PRATES JUNQUEIRA PPGA/PUC-SP Revisão Português JORGE AUGUSTO DE SÁ BRITO E FREITAS Revisão Inglês JOSÉ GERALDO PEREIRA BARBOSA Capa JOÃO UCHÔA Título da Obra ACRÍLICA SOBRE TELA 1,40 x 1,40 Editoração Gráfica e Impressão PUBLIT SOLUÇÕES EDITORIAIS Tiragem 500 exemplares Data da Impressão 12/2007 Distribuição à Comunidade Científica 500 exemplares Indexação Qualis/CAPES Os conteúdos e demais informações contidas nos textos publicados nesta Revista são de inteira responsabilidade dos autores. Os artigos não refletem, necessariamente, o ponto de vista da Universidade Estácio de Sá. 6 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

7 REVISTA ADM.MADE PARECERISTAS DA REVISTA ADM.MADE EM 2007 ALFREDO MACIEL MADE/UNESA ANNA MARIA DE SOUZA MONTEIRO CAMPOS IMS/UERJ ELAINE MARIA TAVARES RODRIGUES EBAPE/FGV GRACE VIEIRA BECKER FACE/PUC-RS ISABEL DE SÁ AFFONSO DA COSTA MADE/UNESA JOAQUIM RUBENS FONTES FILHO EBAPE/FGV HARVEY JOSÉ DOS SANTOS RIBEIRO COSENZA MADE/UNESA JORGE AUGUSTO DE SÁ BRITO E FREITAS MADE/UNESA JOSÉ GERALDO PEREIRA BARBOSA MADE/UNESA LAMOUNIER ERTHAL VILLELA MADE/UNESA ROBERTO DA COSTA PIMENTA EBAPE/FGV Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 7

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9 MISSÃO DA REVISTA ADM.MADE A Revista ADM.MADE, editada pelo Programa de Mestrado em Administração e Desenvolvimento Empresarial (MADE) e pelo Curso de Graduação de Administração da Universidade Estácio de Sá, tem como missão contribuir para a ampliação do conhecimento sobre questões relacionadas à gestão contemporânea de organizações. A Revista ADM.MADE aceita para publicação trabalhos produzidos por autores nacionais e estrangeiros, assim como de membros do seu corpo docente e discente, que tratem de temas relacionados à administração, resultantes de estudos teóricos, pesquisas, reflexões sobre práticas empresariais, debates etc. Por ser uma revista de cunho acadêmico, espera-se que os artigos representem contribuição científica ao campo da Administração. Essa exigência refere-se a: Relevância do tema Referencial teórico que reflita o estado da arte do conhecimento da área Tratamento metodológico adequado Conclusões claras e capazes de apontar implicações para a teoria e a prática da gestão Tais produções acadêmicas devem estar, ainda, em consonância com as duas linhas de pesquisa do Programa de Mestrado e com o Projeto Pedagógico do Curso de Administração: Linha de Pesquisa 1: Organizações Analisa as dinâmicas (objetivos, meios e políticas) e as ações decorrentes das necessidades empresariais de adequação aos padrões de concorrência vigentes nos diversos setores econômicos, considerando o mercado, a sociedade, as redes e as pessoas. Linha de Pesquisa 2: Tecnologias Gerenciais Estuda tecnologias, procedimentos e ferramentas de apoio a sistemas produtivos; de controle gerencial; de informação e de tomada de decisão. Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 9

11 EDITORIAL O lançamento do terceiro número de 2007 é festivo para a ADM.MADE. Ao mesmo tempo em que encerra um ano de mudanças significativas na Revista, inaugura sua nova periodicidade quadrimestral. Recebemos como novo membro do Comitê Editorial o professor Luciano Antonio Prates Junqueira, cuja destacada atuação acadêmica representa contribuição inestimável para nossa Revista. Abrimos esta edição com uma contribuição internacional. O artigo de autoria de Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Vermaesen aborda a necessidade de informação logística e da gestão de conhecimento no contexto de uma organização de ajuda humanitária a Médicos Sem Fronteiras Holanda. As características das operações das organizações de ajuda humanitária, especialmente em situações de emergência e comoção do porte de terremotos, tsunamis e outros desastres naturais, representam desafio de grande monta para o planejamento e operação dos sistemas logísticos. Estes necessitam considerar não só os recursos de armazenagem e transporte disponíveis, mas também avaliações de risco diretamente relacionado ou não aos fenômenos naturais cujos efeitos se busca combater (terremotos de menor porte, tempestades, epidemias, etc). Dessa forma, como mostram os autores, a eficácia, a eficiência e a efetividade da ajuda humanitária dependem fortemente de informação e conhecimento, e de sua adequada gestão e integração aos sistemas logísticos. O segundo artigo, de autoria de Hermano Roberto Thiry- Cherques e Elaine Maria Tavares Rodrigues, utiliza o método estruturalista para buscar delimitar as fronteiras do trabalho digital a fração do trabalho exercido com a utilização dos recursos das tecnologias de informação (TI). O estudo aponta elementos de grande relevância para o entendimento das relações entre trabalho e TI, entre eles: i) a exclusão digital é praticamente inexistente dentro das organizações, uma vez que indivíduos incapazes de interagir minimante com a TI dificilmente são aceitos ou se mantêm no tra- Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 11

12 balho e ii) a fronteira, o limite além do qual a TI não é utilizada, tem marcadores de três ordens: cognitiva, existencial e político-cultural. Isso é dizer que a aceitação ou rejeição dos recursos de TI relaciona-se à capacidade de uso e à percepção de utilidade e de relevância dos recursos não só para a realização do trabalho em si, mas também para manutenção das identidades profissionais. Adriana Roseli Wünsch Takahashi e André Luiz Fischer, no terceiro artigo, discutem a aprendizagem organizacional a partir de dois eixos: a mudança cultural e a institucionalização do conhecimento. Os autores defendem o entendimento da aprendizagem organizacional como fenômeno coletivo e de interação social, que traz em seu bojo a mudança, a transformação. Esta transformação está relacionada tanto à mudança nos valores e crenças compartilhadas quanto ao estado do conhecimento. Assim, essa abordagem ressalta a importância de processos relacionados à construção de significados na organização, como sensemaking e cultura, ao mesmo tempo em que destaca a importância da dinâmica de institucionalização do conhecimento - que se refere não só a sua criação, mas também a sua incorporação e estabilização em estruturas de significação estáveis. No quarto artigo, Adelaide Maria Coelho Baêta e Valdênia Silva Melo examinam a competitividade das pequenas e médias empresas (PMEs) de base tecnológica e ressaltam a importância de se manterem atualizadas. Salientam que a participação do capitalista de risco (venture capital) favorece o acesso das PMEs a recursos que não seriam alcançados de outra forma, o que ajuda sobremaneira a que a empresa de base tecnológica possa se auto-sustentar e alavancar seu crescimento. Apresentam recomendações e alertam para cuidados no uso adequado dessa fonte de financiamento. O quinto artigo, de Marilza Gama Pereira da Silva e José Geraldo Pereira Barbosa, apresenta resultados de pesquisa realizada junto ao APL de Moda Íntima de Nova Friburgo e municípios vizinhos. Os autores buscaram verificar os obstáculos ao desenvolvimento de inteligência competitiva como instrumento para alavancagem das exportações em um arranjo em que predominam empresas de pequeno e médio porte. A despeito dos esforços governamentais brasileiros, as pequenas e médias empresas encontram dificulda- 12 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

13 des significativas para a inserção no mercado externo. O trabalho apontou que a limitação dos recursos locais, necessários ao desenvolvimento da inteligência competitiva, somada à carência de uma cultura exportadora são as principais barreiras enfrentadas pelo APL em questão. Nossos sinceros agradecimentos aos autores, pareceristas e aos membros do Comitê Editorial pela colaboração ao longo do ano de A todos, boa leitura, boas festas e um 2008 marcado por realizações. Os Editores Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 13

15 Sumário Logistics Information and Knowledge Management Issues in Humanitarian Aid Organizations...17 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Vermaesen Fronteiras do Trabalho Digital: Exclusão, Identidades e Tecnologia da Informação...41 Hermano RobertoThiry-Cherques e Elaine Maria Tavares Rodrigues Aprendizagem Organizacional como Mudança Cultural e Institucionalização do Conhecimento...69 Adriana Roseli Wünsch Takahashi e André Luiz Fischer Venture Capital: estratégia de financiamento para empresas emergentes inovadoras Adelaide Maria Coelho Baêta e Valdênia Silva Melo Obstáculos ao Desenvolvimento de Inteligência Competitiva para o Comércio Exterior: o Caso de um Arranjo Produtivo Local Marilza Gama Pereira da Silva e José Geraldo Pereira Barbosa Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 15

16 Contents Logistics Information and Knowledge Management Issues in Humanitarian Aid Organizations...17 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Vermaesen Digital work frontiers: exclusions, professional identities and information technology...41 Hermano RobertoThiry-Cherques e Elaine Maria Tavares Rodrigues Organizational learning as cultural change and institutionalization of knowledge...69 Adriana Roseli Wünsch Takahashi e André Luiz Fischer Venture Capital: financial strategy for emerging innovative companies Adelaide Maria Coelho Baêta e Valdênia Silva Melo Obstáculos ao Desenvolvimento de Inteligência Competitiva para o Comércio Exterior: o Caso de um Arranjo Produtivo Local Marilza Gama Pereira da Silva e José Geraldo Pereira Barbosa 16 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

17 Logistics Information and Knowledge Management Issues in Humanitarian Aid Organizations* Erwin A. van der Laan 1 Marisa P. de Brito 2 Stefanie Vermaesen 3 In this paper, we assess the need for logistics information and knowledge management in humanitarian aid organizations. To do so, we combine literature sources with an extensive case study that we conducted at Médecins sans Frontières Holland, which is following a trajectory to improve logistics information management within the organization. We observed that logistics information and logistics knowledge management has not yet matured. We indicate how, by making use of knowledge management strategies such as personalization and codification, this can be improved. Keywords: ajuda humanitária; logística; gestão da informação; gestão do conhecimento; estudo de caso. Palavras-chave: humanitarian aid; logistics; information management; knowledge management; case study. * Uma versão preliminar deste artigo foi apresentada e publicada nos Anais do International Conference of the Production and Operations Management Society (POMS) Rio de Janeiro, PhD from RSM-Erasmus University, Rotterdam, The Netherlands. Associate Professor of Logistics and Operations Management - RSM Erasmus University. Adress: P.O.Box DR, Rotterdam, The Netherlands. elaan@rsm.nl. 2 PhD from Erasmus University Rotterdam, The Netherlands. Research Associate OTB Research Institute for Housing, Urban and Mobility Studies, Delft University of Technology. Adress: Jaffalaan 9, 2628 BX Delft - PO Box 5030, 2600 GA Delft, The Netherlands. m.p.debrito@tudelft.nl. 3 Msc from RSM-Erasmus University, Rotterdam, The Netherlands. Consultant. E- mail: stefanie.vermaesen@accenture.com. Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 17

18 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Varmaesen Informação logística e questões de gestão do conhecimento em organizações de ajuda humanitária Neste artigo, abordamos a necessidade da informação logística e da gestão do conhecimento em organizações de ajuda humanitária. Para tal, combinamos fontes de literatura a um estudo de caso abrangente, conduzido na organização Médicos Sem Fronteiras-Holanda, que vem seguindo uma trajetória de melhoria da gestão de informação logística. Foi observado que tanto a informação logística quanto a gestão de conhecimento logístico ainda não estão amadurecidas. O artigo indica como isso pode ser melhorado pelo uso de estratégias de gestão do conhecimento, tais como personalização e codificação. 1. Introduction The role of logistics in humanitarian aid was recently emphasized by disasters such as the Tsunami in Asia, Hurricane Katrina and the Earthquake in Pakistan. For instance, as a result of the successful collection of goods for the Tsunami s area, airport capacity in Sri Lanka was soon depleted and the flow of goods disrupted. There was a lack of warehousing capacity to stock the oversupply and logistics coordination was difficult due to the large number of organizations involved in the emergency operations and the lack of proper planning and expertise (Thomas, 2005). Humanitarian organizations provide long-term developmental assistance or short-term emergency aid in case of disasters (Minear et al.,1996). Information and knowledge are crucial resources for these organizations in both settings (Zhang et al., 2002), although for emergency response it is particularly challenging to assess all relevant information. A standard humanitarian logistics checklist involves to assess the state and availability of airfields, ports, roads, railways, loading-equipment, fuel depots, warehouses, truck fleet, custom procedures, visa requirements and so on (Kaatrud et al., 2003). On top of this, preliminary assessment has to take into account an evaluation of the risk (follow-up earthquakes, storms, military presence, etc.) in the region needing relief. The agility of the humanitarian supply chain, though, depends on the robustness of these assessments and on reliable information (Oloruntoba and Gray, 2006). 18 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

19 Logistics information and knowledge management issues in humanitarian aid organizations In the past, humanitarian organizations have given insufficient attention to logistics operations, even though they depend on it daily. This has been perpetuated by the mentality that donated assets have to be used directly for relief purposes, rather than to training and planning, while actually the former depends very much on the latter. This has resulted in ad-hoc operations relying on a few experienced logisticians, and operations being far from smooth in the case of large disasters (Thomas, 2005). Humanitarian organizations are currently more aware that being successful in goods and fund raising is not sufficient for successful humanitarian aid and relief. After all, goods have to be transported and distributed swiftly to the ones in need and that implies a strong logistics function within the organization. Learning from commercial logistic chains, keeping in mind the humanitarian context, this is also emphasized in recent literature (see e.g. Beamon, 2004; Wassenhove, 2006). The strength of the logistics function depends heavily on information and knowledge. The link between knowledge and logistics management, however, has not been thoroughly studied (Neumann and Tomé, In this paper, we assess the need for logistics information and knowledge management in humanitarian aid organizations. To do so, we combine literature sources with an extensive case study that we conducted at Médecins sans Frontières Holland (MSF-H) 2. The Research Methodology As MSF-H recognizes the need for improving the logistics information it provides to the field, both with respect to content and infrastructure, the logistics department initiated a trajectory for improvement. The research reported in this paper is part of that trajectory and focuses on identifying issues with respect to logistics information and knowledge transfer from the logistics department to the field, in order to provide a basis for improvements. The methodology combines a critical review of the relevant literature and a case study. The case study was conducted during a period of about nine months, as part of a Master thesis project at Médecins sans Frontières (Vermaesen, 2006). There were three main inputs for the case study: 1) historical reviews and a close Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 19

20 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Varmaesen involvement with the organization; 2) questionnaires, and 3) interviews (see Ghauri and Grønhaug, 2005 on qualitative methodologies). Regarding the first, there was time spent at the Field Support Unit (FSU) of MSF-H headquarters in Amsterdam, several days a week in a period of 9 months, where explicit knowledge (existing records within MSF-H) and tacit knowledge (informal talks with employees during coffee breaks) were used to get to know the organization. Data using questionnaires was collected in two ways, using two different questionnaires. One questionnaire (Q1) was given to the participants attending an MSF-H Technical Logistics Course and a second questionnaire (Q2) was sent to logistics coordinators in the field. Q1 contained both closed and open questions, while Q2 had only closed questions to simplify the task to the respondents in the field. The Annual Technical Logistics Course is a program mainly targeted at logisticians (Logs) that have been on several missions with MSF in several countries. During the program, the participants were interviewed as well and if needed they could ask assistance in filling out the questionnaire. Semistructured interviews were also carried out at MSF-H and at the partner organization in Germany. Figure 1 represents the methodology schematically. The preliminary findings of the interviews and first questionnaire were presented at the Annual LogCo Days (for logistics coordinators, LogCos, in the field) a few months after the questionnaires and interviews were carried out. The participants made a Strengths/Weaknesses (S/W) analysis of the preliminary findings, divided in small focus groups (see Malhotra and Birks, 2003). The S/W analysis was later on used to consolidate the findings and to make a proposal on how to tackle problems concerning accessibility of information to the field. In this paper we present the results of the preliminary findings alone. We will elaborate on the full results in a subsequent publication. 20 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

21 Logistics information and knowledge management issues in humanitarian aid organizations R esearch Methodology L iterature Review C ase S tudy (MS F -Holland) Logistics Management Humanitarian Info. & Knowledge Historical Reviews + Active P articipation MS F -Holland Questionnaires Q1 and Q2 Logisticians (MSF) Log. C oordinators (MS F-Holland) Interviews MS F -Holland MS F -G ermany Figure 1: The methodology. 3. The Case of MSF-Holland: Background Information 3.1. Médecins Sans Frontières - MSF The mother organization, Médecins Sans Frontières (MSF), has existed since 1971 and currently operates in seventy countries worldwide. The primary objective of MSF is to assist populations with medical care in countries were either there is a sudden emergency, or were the health structure is rather poor. MSF works often with local organizations and governments, for instance the local Ministry of Health, to put in place health programs. MSF also trains local workers and strives to create awareness for areas in crisis (see Wybo and Kowalski, 1998, for a discussion of the several roles that emergency organizations commonly play). In short, MSF positions itself as an international humanitarian aid organization that provides emergency medical assistance to populations in danger ( aboutmsf/). Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 21

22 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Varmaesen MSF has nineteen filial sections, operating in a cooperative but independent basis, spread out in Europe (including MSF-Holland and MSF-Germany) plus Canada, U.S., Japan, Hong-Kong and Australia Médecins Sans Frontières-Holland - MSF-H MSF-H is one of the five filial organizations that are active in missions. It has a particular partnership with MSF-Germany in the sense that some missions are carried out together. The remaining fourteen filial sections have a supportive role in raising funds and in selecting human resources, such as gathering volunteers. MSF- Holland currently works worldwide in more than thirty countries across four continents, Africa, Asia, South-America and (Eastern) Europe (see MSF-H has staff in the headquarters in Amsterdam (HQ) and in the field. HQ coordinates all projects and provides support to the field staff, which includes medical, logistics, and financial staff plus other specialists. Field staff can be either international staff that is allocated to the crisis area or local staff. Annually, MSF-H sends out about 1000 international staff members to the field, while local staff is six times that number The Logistics department within MSF-H Four departments within MSF-H are directly supporting the field: financial, human resources, public health (medical and water and sanitation), and the logistics department. The logistics department consists of a procurement unit and a Field Support Unit (FSU). The procurement unit processes all international product orders from the field. The FSU deals with all logistics (information) requests from the field, usually from the LogCos at the capital level The flow of Logistics Information within MSF-H The current flow of logistics information within MSF-H can be transferred, stored and accessed at three levels: Headquarters (HQ), Field Capital Level (the capital of a country where a mission is executed) and Field Mission Level (all individual mission locations). 22 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

23 Logistics information and knowledge management issues in humanitarian aid organizations At the Capital Level, a logistics coordinator (LogCo) is responsible for communication with HQ and all the missions in that particular country regarding logistics (information) requests. At Mission Level, a logistician (Log) is responsible for logistics activities in that particular project. The Log is supposed to communicate with the LogCo at capital level concerning any logistics (information) request (Figure 2). Sometimes, there is also communication between the HQ and the Mission level. HQ (L ogis tics Department) Capital Level (LogC os) Mission Level (Logs) Figure 2: The flow of Logistics Information at MSF-H 3.5. Logistics information within MSF-H: content and sources MSF-H distributes information to the field related to the following topics: supply chain management, cold chain, energy and electricity, communications technology, transport management and mechanics, building and shelter, and water/hygiene/sanitation. All of the logistics information falls under the responsibility of the Logistics Department, except for the last one, which is a responsibility of the department of Public Health. See Table 1 for a summarized description of the information content per topic. Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 23

24 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Varmaesen Table 1: Type of information provided to the field, per topic. Responsibility Topic Supply chain management Description of information content Services and related information from the point-of-origin to the point-of-consumption of goods, including to process orders and to organize the reception of the goods. Logistics Department Public Health Cold chain Energy and Electricity Communications Technology (Voice + Data) Transport Management and Mechanics- Building and Shelter Water, Hygiene and Sanitation Specific information concerning cold chains, such as of vaccines, which have to be kept at cool temperatures. How to use appliances used in missions, or how to employ a generator Aspects of setting up and operating a communication system or network (e.g. radio and satellite communication and telephone network). Functioning of the vehicle fleet in MSF-missions. Temporary and semi permanent buildings and emergency shelter options in the form of module tents. Supply and/or distribution of water; the provision or development of sanitary facilities. There are several ways to store, provide and exchange information. Table 2 and Table 3 list the tools used at MSF-H to provide /exchange information with the field, by respectively the department of Logistics and the Information and Documentation center (IDC). IDC is an independent department, which has a supporting role for all the other departments.table 4 lists the tools for information capture and exchange for information capture/ exchange within the HQ of MSF-H. 24 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

25 Logistics information and knowledge management issues in humanitarian aid organizations Table 2: Tools for information capture/exchange with the field, under the Logistics Department. For Logistics Support Information (to the field) through the FSU: Tool Logistics Website Purpose and short description To exchange information between LogCo (Capital Level) and Logistics department (HQ Level), where HQ is the provider of the information. It is password protected. Information available is categorized as follows: Department, Latest News, Training and HRM, Logistic Field Information, Procurement Unit, Building and Shelter, Cold Chain, Communication, Energy, ICT, Supply and Logistics Management, Vehicles and Transport and Water and Sanitation. FTP server FSU CD ROM Logistics Reference Material Information Technology Service To send/receive large documents on any topic from HQ to the capital and if possible, the field. These documents should be sent on an individual basis and upon request. The FTP server also contains a library of general and specific documents per country. Contains updates for virus scans, Windows service packs, etc. It also contains the content of the Logistics Website, which is then also available at field level. This CD ROM is renewed every 4-6 weeks CD-ROM s: Training Material, Supply Training Package, Self Learning Logistics Course, Reference Books, First Missioners Logistics Preparation Course, Hard copy (books): Training Material, Yellow Guidelines Database that includes frequently asked questions (FAQs) from the field. Every front officer should update this database regularly At time of research not working to its full capacity and not accessible at the field. Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez 25

26 Erwin A. van der Laan, Marisa P. de Brito e Stefanie Varmaesen Training Programs Briefings Pre-Departure Course (PPD) for first missioners, general information on MSF (one week) Technical Logistics Course (TLC): two weeks Logistics Management Course (LMC) Vehicle course WEDC course (Water and Sanitation course) LOGCO days (annual one week-meeting), with preceding ICT training and afterwards LogCo training skills (three days) Briefing before departure to Logs and LogCos Logistics support information is given Some tools are for exclusive use at the HQ (J, H and G drives), which include information on Logistics department, Field Support Unit, Procurement Unit, and so on. Then there are two different departments (Logistics Department and IDC) responsible for sets of tools that can be used to exchange information with the field. Furthermore, same information may be present in multiple platforms. From Tables 2-4 it is clear that (1) there is a great variety of tools, (2) the information is repeated across tools, and (3) for some tools the ownership of information that it provides is split among multiple entities. Table 3: Tools for information capture/exchange with the field, under IDC. For Logistics Support Information (to the field) through IDC: Tool Treasury CD Rom Field Library Catalogue Purpose and short description Policy papers, manuals, discussion papers, guidelines (including logistics yellow guidelines) of MSF in general and MSF-Holland in particular A yearly list of books, documents, CD-ROMs, etc. compiled by the IDC in close operation with the different specialists in the office: basic book kits (obligatory in every project), emergency book kits (highly recommended), subject kits (specialized books) 26 Revista ADM.MADE, Ano 7 V. 11 Nº 3 - set/dez

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