Norma Processual Nº 18/2004 Gestão de Carteira Versão

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1 Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 1

2 Esta etapa envolve: Receber as propostas/cotações/documentos (novos, alterações ou anulações): o Aceder às operações pendentes do Gestor de Operações (consultar de Sistema de Imagem. Descrição global do sistema). 1. Receção e Análise dos Documentos Propostas / documentos recebidos Analisar a proposta/documento e verificar: o Se foram entregues os documentos mínimos exigidos (consultar das Regras Gerais de Subscrição/condições tarifárias/protocolos com o Banco BPI). o Se a informação / dados é adequada, correta e completa (documentos corretamente preenchidos). o Se os documentos são legíveis (qualidade da imagem). Efetuar pedido de informação ou documentos em falta, através de para a respetiva Caixa Funcional, ou através da inclusão de notas (com aviso manual) na Ficha de Gestão (FG). Notas: Os pedidos de informação/documentação em falta são efetuados por ou através da inclusão de notas (com aviso manual) na Ficha de Gestão (FG), para o respetivo Escritório/TC/TE ou Banca Seguros/. Quando há envio de folhas de férias, para apuramento de prémio os pedidos são dirigidos ao Escritório/TC ou no caso da Banca Seguros para o balcão. Nos produtos de Vida, os pedidos são efetuados através da FG ou por carta para os clientes (se dados clínicos); Nos produtos de Vida do Banco BPI: o o Produtos gravados no AllianzNet BPI os pedidos são efetuados ao balcão do BPI via através da FG ou por carta para os clientes (se dados clínicos); CH BPI os pedidos são feitos para a DFI do Banco BPI via ou por carta para os clientes (se dados clínicos). As áreas recetoras dos pedidos de informação/documentação respondem pela mesma via para a DSO-GC. documentos analisados Outlook DSO-GC - R DSO-GC-GD - E Escritórios E DMMCB-B - E DP - E Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 2

3 2.1 Esta etapa consiste em proceder à gravação na da informação constante dos documentos recebidos e/ou digitalizados com aviso nas filas de espera do GO. 2. Gravação de Documentos Documentos completos No caso de novos, substituição de apólice ou alterações existem duas situações possíveis: O utilizador tem nível de aceitação e a proposta/alteração é aceite (passa para a etapa seguinte Emissão da Apólice); O utilizador não tem nível de aceitação (NI 9/2009 e NI 01/2015) ou pretende solicitar condições especiais de aceitação e a proposta/alteração fica bloqueada para aceitaçãodo nível correspondente (DV/DP/DSO). Para Vida Grupo o pedido é enviado via FG. Sobre os pedidos com Aceitação da DP/DV/DSO deve (consultar Procedimento Geral de Tratamento de Aceitações): Verificar se está de acordo com as condições atribuídas (ver etapa de Aceitação Técnica na NP 13/ Vendas de Produtos); Executar aceitação, passando-se para a etapa seguinte - Emissão da Apólice. documentos gravados Interface Banco DP - R (pedidos com aceitação técnica ou especial) DSO-GC - R (pedidos com aceitação técnica delegados pela DP) DV R (pedidos com aceitação comercial) No que respeita às formas de pagamento, estas são gravadas conforme a escolha do cliente (consultar a NP18/ Recibos e Cobranças). Nota: As propostas inseridas através do AllianzNet ficam disponíveis na. Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 3

4 Após gravação e aceitação das propostas de novos e alterações ou dos pedidos de anulação, sempre que se justifique são emitidos os seguintes documentos: 3.1 Novos / Substituição de Apólice Para todos os Ramos - Condições Contratuais - Recibo ou Aviso Recibo (exceto nos Ramos Vida Financeiros) 3. Emissão de Apólice e Outros Documentos Proposta gravada ou pedido de alteração ou de anulação gravado - Certificado de Seguro (Ramos Vida, apenas em caso de não existir bloqueio) Ramo Vida Grupo é sempre enviada listagem com a indicação das Pessoas Seguras envolvidas (com capital e prémio). Esta listagem fica indexada na FG. Ramo Automóvel - Após a cobrança, no caso do ramo Automóvel é emitida a Carta Verde - No caso das frotas auto, as Cartas Verdes são emitidas conjuntamente com a restante documentação Ramos Vida e Saúde - Carta de recusa/exclusão de cobertura (Saúde e Vida Risco) - Certificado Individual de Adesão (Vida Grupo) - Cartão (se aplicável) Ramos Multirriscos 3.2 Continuados - Declaração de Seguro Documentos para expedir / entregar ao Cliente Interface Banco DP - R DSO-GC - E DV - E Aviso-Recibo nas seguintes condições: Quando a forma de pagamento selecionada não tenha sido Débitos Diretos (SEPA); Ou, quando a forma de pagamento selecionada tenha sido SEPA e a periodicidade seja diferente de mensal ou trimestral. - Nos ramos Frotas e Acidentes de Trabalho, o Aviso/Recibo é sempre emitido. - Nos produtos Vida Financeiros e Dental, nunca é emitido Aviso/Recibo. Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 4

5 3.3 Alterações (quando mantém o nº de apólice): Para todos os ramos: Recibo de Prémio suplementar / estorno (emitido manualmente no caso de Automóvel), sempre que a alteração em causa implique alteração de prémio. 3. Emissão de Apólice e Outros Documentos Proposta gravada ou pedido de alteração/ anulação gravado Para os ramos de Multirriscos, AT e AP Condições Contratuais (CC) Nos ramos de Vida e Saúde Nota: Carta de recusa/exclusão de cobertura (Saúde e Vida Risco) Certificado Individual de Adesão (Vida Grupo) Listagem de Alterações com indicação das Pessoas Seguras envolvidas (só para Vida Grupo) Cartão (se aplicável) Ata Adicional (só para Saúde e Vida) Alteração do fracionamento ou da morada do Tomador de Seguro não gera saída de CC Nas alterações, quando exista credor hipotecário/beneficiário aceitante, é enviada carta pelo sistema para esta entidade. 3.4 Adiantamento Ramo Vida Documentos para expedir / entregar ao Cliente Interface Banco DP R DSO-GC- IC - R DSO GC - E Ao ser solicitado adiantamento o utilizador emite o respetivo pagamento por cheque. Simultaneamente é calculado de forma manual o imposto de selo a deduzir à cabeça sendo solicitado à DSO-GC a emissão de recibo de prémio adicional para cobrança deste valor. Nos continuados posteriores ficam incluídos os juros e imposto de selo respetivos. Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 5

6 3. Emissão de Apólice e Outros Documentos Proposta gravada ou pedido de alteração/ anulação gravado 3.5 Anulações: (de acordo com o estipulado no DL 72/2008, capítulo X) Enviar para o cliente carta de Confirmação da Anulação (no caso de anulações que ocorram por decisão da Allianz) indicando a data efeito. Nos seguros de Vida: é emitida carta a confirmar a anulação (nos motivos Não Formalizada, Falta de Pagamento, Anulação ou Rescisão a Pedido do Cliente, Apólice Incorreta e Anulação Decisão Companhia), informando a data efeito e o motivo. Recibo de estorno se aplicável de acordo com o DL (exceto para produtos do Banco BPI, cuja cobrança é efetuada por esta entidade). Notas: Nas anulações, quando exista credor hipotecário/beneficiário aceitante, é enviada carta pelo sistema para esta entidade a dar esta informação, independentemente do motivo de anulação. 3.6 Resgates/Vencimentos/Reinvestimentos/Rendas Resgates Após revisão da documentação é aberto processo na aplicação Resgates e Vencimentos, processando o pagamento de forma automática, encerrando o processo. O pagamento é autorizado de acordo com o estipulado na Norma Interna Nº 07/ Autorização de Pagamentos de Sinistros Vida e Não Vida, e emitida documentação respetiva. Vencimentos e Reinvestimentos O processo é aberto de forma automática, no dia do vencimento, podendo ocorrer duas situações: a) reinvestimento automático, ou b) pagamento/reinvestimento manual. Em caso de reinvestimento (automático ou manual) o pagamento é autorizado pelo próprio sistema e emitida documentação respetiva. Rendas No processo de pagamento da renda os pré-pagos (Rendas) são emitidos de forma automática pelo sistema a cada dia 25, sendo posteriormente pagos de acordo com o fracionamento da apólice e emitida carta cheque ou transferência. 3.7 Gestão de Folhas de Férias Lançamento mensal de folhas de férias Acerto (Suplementar ou Estorno) Documentos para expedir / entregar ao Cliente Interface Banco Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 6 DP R DSO-GC- IC - R DSO GC E 3.6. DP Pessoais GFA R 3.7. DSO-GC R DV E

7 4. Expedição de Documentos Documentos emitidos / impressos Os documentos expedidos, de acordo com a opção definida, são os seguintes: Cliente: Novos / Substituição de Apólice, Alterações e Anulações: Para todos os Ramos: - Carta de envio da documentação; - Os documentos indicados na etapa 3. Emissão. Para o Ramo Automóvel considerar também: - Carta Verde; - Nas Frotas Auto a documentação é sempre enviada para o Mediador. Para o Ramo Saúde considerar também: - Carta a acompanhar o respectivo Cartão; - Para o BPI existem cartas e cartões específicos Resgates, Vencimentos/Reinvestimentos: - Carta de retenções de IRS; - Os documentos identificados na etapa 3. Emissão. Folhas de Férias - Os documentos identificados na etapa 3. Emissão. Documentos enviados Interface Banco DSO-GC-GD R DP - R Mediador: Os documentos indicados na etapa 3.Emissão, com exceção do Aviso/recibo. Recibo (se a cobrança for através do mediador) Responsabilidades- Indicar função e nível de responsabilidade: R- Responsável; E- Envolvido Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 7

8 Qualquer impressão é considerada não controlada, devendo ser confirmada a sua atualização. Página 8