MANUAL DE UTILIZADOR BEON CANDIDATO / BOLSEIRO

Transcrição

1 MANUAL DE UTILIZADOR BEON CANDIDATO / BOLSEIRO DGES Direcção Geral do Ensino Superior Versão e Data: V1.0,

2 Índice Manual de Utilizador BeOn Candidato / Bolseiro A. Introdução... 4 A.1. Introdução ao BeOn... 4 A.2. Objectivos... 4 A.3. Organização do documento... 4 B. Requisitos do Sistema... 5 B.1. Descrição de Requisitos... 5 C. Descrição de Processo... 6 D. Funcionalidades Gerais... 7 D.1. Processo de Validação do Aluno... 7 D.2. Recuperar Password... 7 D.3. Mudar Password... 9 D.4. Menu Inicial... 9 D.5. Menu de Topo D.6. Processo de Logout E. Funcionalidades BeOn E.1 Candidaturas E.1.1. Consulta e Edição de Candidatura E.1.2. Gravar e Submeter E.1.3. Alteração da Candidatura E.2. Documentos E.2.1. Envio de Documentos E.2.2. Consulta de Documentos Enviados E.3. Estados de Processo E.3.1. Acesso ao Estado de Processos E.3.2. Consulta de Estado de Processo E.4. Consulta de Resultados E.5. Pagamento das prestações da bolsa E.5.1. Acesso aos Pagamentos E.5.2. Confirmar Pagamento... 20

3 Índice de Figuras Manual de Utilizador BeOn Candidato / Bolseiro Figura 1 - Processo... 6 Figura 2- Validação de Login... 7 Figura 3 - Acesso a recuperação de password... 8 Figura 4 - Recuperação da password... 8 Figura 5 - Entrada para edição dos próprios dados... 9 Figura 6 - Alteração de password... 9 Figura 7 - Menu inicial Figura 8 - Menu de topo Figura 9 - Menu topo logout Figura 10 - Listagem de documento necessários Figura 11 - Gravar e Submeter Figura 12 Aviso de submissão com sucesso Figura 13 Erro de validação Figura 14 - Notificação de gravação com sucesso Figura 15 - Envio de documento Figura 16 - Listagem de documentos enviados Figura 17 - Acesso à consulta de resultados Figura 18 - Listagem de tranches Figura 20 - Selecção de tranche Figura 21 - Confirmação de pagamento Figura 22 - Justificação de não confirmação Figura 23 - Tranche Indeferida... 22

4 A. Introdução A.1. Introdução ao BeOn A aplicação BeOn visa fundamentalmente o fornecimento de uma plataforma de suporte aos alunos do Ensino Superior, para agilizar os processos inerentes ao pedido de candidatura a bolsa de estudo à Direcção Geral do Ensino Superior bem como à sua posterior consulta. Nota: os anglicismos serão representados em itálico. Por exemplo, browser. Para realçar determinados aspectos nas imagens apresentadas são usadas marcações a vermelho. Por exemplo, numerações, elipses ou rectângulos. A.2. Objectivos Este documento tem como objectivo principal fornecer o máximo de informação possível aos utilizadores da aplicação BeOn, mais concretamente a alunos Candidatos e Bolseiros, de forma a facilitar a utilização desta aplicação, nas suas funções disponíveis, nomeadamente: Validação de credenciais de acesso; Consulta e actualização de dados pessoais; Consulta e envio de documentos; Consulta de estado do processo; Consulta e confirmação ou justificação de pagamentos. A.3. Organização do documento Este documento apresenta um guia do fluxo que o utilizador do BeOn pode seguir para que a utilização deste seja mais prática e funcional. O presente documento encontra-se dividido em módulos, tal como descrito a seguir: Módulos B. Requisitos do sistema descrevem-se sucintamente os requisitos mínimos para a utilização da aplicação; Módulo C. Descrição de Processo sistematiza-se o processo de negócio subjacente a esta aplicação. Módulos D. Funcionalidades gerais enunciam-se as funcionalidades genéricas presentes na aplicação, independentemente do perfil do utilizador; Módulos E. Funcionalidades BeOn apresentam-se as funcionalidades que fazem parte do fluxo de negócio do utilizador.

5 B. Requisitos do Sistema B.1. Descrição de Requisitos Os requisitos mínimos recomendados para utilização do BeOn no seu computador são os seguintes: o o o o o CPU: Pentium III 600 ou superior; RAM: 128 MB ou superior; Monitor VGA (com resolução de 800x600); SISTEMA OPERATIVO: Windows 98, NT, 2000, XP ou Vista; BROWSER (recomenda-se Internet Explorer, versão 5.5, 6.0 ou 7.0).

6 C. Descrição de Processo 1 A aplicação BeOn é uma área onde os Candidatos/Bolseiros podem verificar e actualizar os seus dados pessoais depois de entregue/registada a candidatura ou recandidatura. 2 - No acto de entrega/registo da candidatura junto da instituição de ensino, ou posteriormente, via SMS (caso tenha indicado o nº de telemóvel), o aluno recebe o código de acesso que lhe permite aceder ao site, para dar continuidade ao processo de candidatura. 3 No caso de recandidaturas, os candidatos estão dispensados de efectuar registo junto da instituição de ensino, podendo formalizar candidatura com o código de acesso atribuído em candidaturas anteriores. 4 Os dados pessoais podem ser introduzidos e alterados na Ficha de Candidato no site de candidaturas. Figura 1 - Processo 5 - No boletim de candidatura é indicada a lista dos documentos necessários para instruir a candidatura, de acordo com a situação do candidato. Para a entrega dos documentos pode proceder de qualquer uma das seguintes formas: 5.1 Carregar uma cópia digital dos documentos no site; 5.2 Enviar à DSAE via CTT, com identificação do candidato. 6 - Uma vez submetidos os dados e entregues os documentos, logo que a instituição comunique à DSAE o aproveitamento obtido pelo aluno no ano lectivo anterior, a candidatura será submetida para análise. 7 - Qualquer alteração do estado da avaliação da candidatura será comunicada ao aluno via ou SMS para que este consulte o estado do processo no site e qualquer outra informação que lhe seja dirigida. Neste passo, é possível que o aluno receba a informação de documentos em falta.

7 D. Funcionalidades Gerais D.1. Processo de Validação do Aluno Manual de Utilizador BeOn Candidato / Bolseiro O processo de validação (login) parte do pressuposto de que o utilizador tem ao seu dispor as credenciais de acesso à aplicação BeOn (username e password) e que conhece o endereço onde a aplicação reside. Uma vez localizado na página de entrada do BeOn, as credenciais devem ser introduzidas nas respectivas caixas de input tal como demonstrado numericamente na figura seguinte. Figura 2- Validação de Login Após a introdução das credenciais de acesso à aplicação, o utilizador deve pressionar no botão LOGIN. D.2. Recuperar Password A recuperação de password está acessível na página de login. O seu fundamento principal é permitir a utilizadores registados no sistema a recuperação das credenciais de acesso à aplicação.

8 Figura 3 - Acesso a recuperação de password Depois de aceder à secção de recuperação de password o utilizador deve indicar o seu número de telemóvel e número de identificação, pressionando de seguida o botão OBTER PASSWORD Figura 4 - Recuperação da password

9 D.3. Mudar Password Manual de Utilizador BeOn Candidato / Bolseiro Após efectuar o login o aluno tem a possibilidade de alterar a password acedendo ao menu de edição dos dados pessoais situado junto ao menu de topo pressionando em cima do seu login (Figura 5) Figura 5 - Entrada para edição dos próprios dados Na página de edição dos dados pessoais o aluno tem hipótese de efectuar a alteração da password. Para tal terá que inserir a password pretendida no campo abaixo ilustrado e pressionar o botão GRAVAR. D.4. Menu Inicial Figura 6 - Alteração de password Depois de efectuado o login no BeOn, o utilizador é conduzido ao menu inicial da aplicação. A partir deste menu, o utilizador pode escolher qual a função BeOn que deseja usar. Ao seu dispor estarão as seguintes opções: o o o o o o Calendário do Concurso (ligação a site externo); Ficha Candidato/Formulário de Candidatura; Documentos; Estado de Processo; Consulta de Resultados (ligação a site externo); Pagamentos da Bolsa de Estudo.

10 Figura 7 - Menu inicial D.5. Menu de Topo Após a passagem pelo menu inicial, o formato das páginas é alterado. Contudo, o utilizador terá sempre ao seu dispor as opções deste, ainda que numa localização diferente. Esta nova localização é efectivamente o menu de topo (opção A), onde podemos encontrar também o botão de logout (processo descrito no ponto D.5. - opção B) e duas ligações a sítios externos (para a Direcção de Serviços de Acção Social do Ensino Superior e para o Ministério da Ciência e do Ensino Superior opção C), tal como ilustrado na figura seguinte. Figura 8 - Menu de topo D.6. Processo de Logout O processo de logout serve apenas para indicar que o utilizador pretende abandonar a aplicação, e como tal, toda a informação temporária que tenha sido introduzida desde o início da sessão não irá ser guardada. Para efectuar logout da aplicação basta apenas clicar no menu de topo no botão de logout, tal como ilustrado de seguida.

11 Figura 9 - Menu topo logout E. Funcionalidades BeOn E.1 Candidaturas O acesso à Ficha de Candidatura pode ser feito através do menu inicial ou então através do menu de topo. A informação relativa à candidatura encontra-se dividida em oito secções: Dados Pessoais, Dados Agregado, Informação Académica, Rendimentos Líquidos, Despesas, Outros Dados Candidato, Outros Dados Agregado e Documentos. Cada uma destas secções pode ser acedida através da selecção de botões que se encontra imediatamente acima da área de edição dos formulários. Nota: A inserção de candidaturas depende directamente das datas definidas no concurso para o efeito. E.1.1. Consulta e Edição de Candidatura E Dados Pessoais Secção para informação pessoal do candidato. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações. O campo Nome apenas pode conter letras, e não dígitos; O código postal deve ser composto por sete dígitos em dois grupos, sendo o primeiro de quatro dígitos e o segundo de três; Não serão aceites números de telefone ou telemóvel com menos de 9 dígitos; A morada do agregado é de preenchimento obrigatório; O NIB terá de ter vinte e um dígitos; O NIF deverá ter nove dígitos; O ano da Data de Nascimento deverá ser menor que o ano E Dados Agregado Secção que permite ao utilizador consultar a informação relativa ao seu agregado familiar. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações:

12 O número de linhas na lista do agregado familiar deve ser igual ao número de elementos do agregado familiar incluindo o do candidato; Não é permitido um número de estudantes superior ao número de elementos do agregado familiar; O campo parentesco é de preenchimento obrigatório; Ao acrescentar um elemento do agregado os seus dados são de preenchimento obrigatório; Ao acrescentar um estudante os seus dados são de preenchimento obrigatório; Não é permitido apagar o candidato da composição do agregado; Não é permitido apagar o candidato no quadro dos estudantes; No quadro dos estudantes, um elemento do agregado familiar apenas poderá aparecer uma única vez. E Informação Académica Secção que permite ao utilizador consultar a sua informação académica. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações. No ponto b): Se seleccionar Sim : deve preencher valor do benefício para passagem aérea; Se seleccionar Não : não é permitido colocar o valor do benefício de passagem área; Preencher obrigatoriamente residência em aulas (incluindo código postal, localidade e 1º ano morada), nomeadamente quando se trata de um estudante deslocado; Os cinco campos do estabelecimento de ensino são obrigatórios; Ano em que ingressou pela 1ª vez no Ensino Superior xxxx/xxxx : Se este é o 1º ano (se o ano em que ingressou é o actual), a indicação da nota de candidatura é obrigatória; Caso contrário, é obrigatório o preenchimento do ano lectivo, ano (curso) e ano que está a frequentar; O ano lectivo que frequentou anteriormente nunca deve ser superior ao ano lectivo actual menos um. E Rendimentos Líquidos Secção que permite ao utilizador consultar a informação referente aos seus rendimentos. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações. Ao escolher sim nos campos de escolha, as listas adjacentes devem ter pelo menos uma entrada; Ao escolher sim nos rendimentos agrícolas, o valor médio mensal terá que ser maior que zero;

13 Manual de Utilizador BeOn Candidato / Bolseiro Ao escolher sim nas pensões, deve escolher pelo menos um tipo de pensão; Ao escolher sim nos rendimentos, deve escolher pelo menos um tipo de rendimento em Outros rendimentos ; Ao indicar sim em Sociedades a lista adjacente deve ter pelo menos uma entrada; Se for sócio de empresa, deve indicar em quantas e o nome das mesmas. E Despesas Secção que permite ao utilizador consultar as despesas apresentadas. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações: No ponto, 5.1, apenas é possível escolher um ponto. As quantias introduzidas devem ser maiores que zero; No ponto, 5.3, ao indicar transportes públicos ou viatura particular, o valor introduzido deve ser maior que zero; No ponto, 6.3, ao indicar que possui automóveis, o valor introduzido deve ser maior que zero; Não é permitido escrever o nome dos automóveis e as restantes características quando não existem automóveis no agregado; Os campos referentes aos encargos com doença crónica só serão preenchidos se a opção for SIM nas doenças crónicas. E Outros Dados Candidato Secção que permite ao utilizador consultar a informação complementar há cerca da sua candidatura. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações: Nos pontos 7.1, 7.2, 7.4, 7.5,7.6, 7.7, ao indicar sim, o(s) valor do(s) campo(s) não poderá ser vazio; O ponto 7.3 é de preenchimento obrigatório; E Outros Dados Agregado Secção que permite ao utilizador consultar a informação complementar relativa ao seu agregado familiar. Nesta secção o utilizador deve ter em conta as seguintes validações: Ao indicar sim no ponto 8.1: Os campos Elemento e País são de preenchimento obrigatório; Não são permitidas sequências de datas inválidas, como por exemplo entre 1975 e 1974 quando se escreve os anos entre os quais se foi emigrante.

14 E Documentos Manual de Utilizador BeOn Candidato / Bolseiro Secção que permite ao utilizador consultar a lista de documentos que deve enviar. Esta lista depende dos dados da candidatura. Esta secção só é acessível depois da submissão da candidatura. Figura 10 - Listagem de documentos necessários E.1.2. Gravar e Submeter Os botões de Gravar e Submeter podem ser encontrados no final de cada secção, excepto na secção de documentos e no caso de não terem sido cumpridos todos os requisitos para que tal aconteça. A gravação dos dados da candidatura e a submissão da mesma só são possíveis durante o prazo de candidatura. A re-submissão da candidatura só é possível durante o prazo de candidatura e até ao início da análise da candidatura. Ao abandonar o site deve ter em conta que se não submeter nem gravar, a candidatura não será guardada nem recebida pela DSAE. A gravação e a submissão são operações distintas, explicadas de seguida.

15 E Gravar Figura 11 - Gravar e Submeter O processo de salvaguarda de dados para candidatos e bolseiros é directamente dependente dos prazos das candidaturas, uma vez que, dentro do prazo da candidatura é possível ao aluno gravar a sua candidatura, mas fora do prazo mesmo apenas pode alterar os seus dados pessoais. Note-se que após a primeira submissão, deixará de ser possível a gravação dos dados e apenas poderá ser feita a submissão (botão Submeter ). Ao carregar no botão Gravar, o aluno está a guardar os dados referentes à secção onde se encontra. Assim, se efectuar alterações na secção A (por exemplo) e não gravar, mudando para a secção B e efectuando então alterações nesta secção, pressionando então o botão Gravar, serão apenas guardadas as alterações efectuadas na secção B. No entanto, se o utilizador regressar à secção A ainda aí encontrará os dados introduzidos, mas se não forem guardados através do botão Gravar estas não se irão manter na próxima visita ao BeOn. E Submeter Ao submeter a candidatura, o candidato entrega a sua candidatura para avaliação da DSAE e responsabiliza-se pela veracidade dos dados nela contidos. A submissão não requer a gravação prévia, já que toda a informação é gravada nesse momento, se for considerada correcta. Caso seja detectada

16 alguma incoerência nos dados introduzidos, será apresentado um aviso com indicação dos campos que poderão estar errados. Se o aluno não conseguir submeter a candidatura, poderá gravar as secções individualmente para não perder os dados já introduzidos. Uma vez aceite a candidatura, será apresentada uma lista de documentos comprovativos que o aluno deverá entregar. Estes documentos poderão ser entregues através do BeOn, digitalizados, ou enviados por correio para a DSAE. A entrega de documentos através do BeOn é descrita na secção E.2. Documentos. Será também possível guardar uma cópia dos dados submetidos, no formato TIFF. Depois de submeter correctamente uma candidatura é possível visualizar a seguinte indicação: Figura 12 Aviso de submissão com sucesso Caso contrário é reportado o erro que impede a submissão da candidatura, tal como indicado na secção E Erros/Avisos na candidatura. E Erros/Avisos na candidatura A validação feita no acto de gravação e de submissão pode detectar erros ou incoerências nos dados introduzidos. Estes erros/avisos são apresentados na zona acima dos botões da ficha de candidatura. Por exemplo, ao introduzir uma data de nascimento com um ano superior ao actual é reportado o seguinte erro. Figura 13 Erro de validação

17 Ao guardar uma secção da ficha de candidatura, por exemplo Informação Académica, sem erros, o utilizador é informado do sucesso da acção através de uma notificação, ilustrada abaixo: Figura 14 - Notificação de gravação com sucesso E.1.3. Alteração da Candidatura Dentro do prazo de candidatura, e até ao início da análise da sua candidatura, o candidato pode alterar os dados da candidatura e voltar a submetê-la. Note-se que após a primeira submissão, deixará de ser possível a gravação dos dados e apenas poderá ser feita a submissão (botão Submeter ). Fora do prazo de candidatura, ou após o início da sua análise, só é possível alterar alguns dados pessoais. No entanto, estas alterações ficarão sujeitas a confirmação pela DSAE. O aluno será depois informado, através de uma mensagem situada acima dos botões da Ficha do Candidato, sobre o número de alterações efectuadas e/ou pendentes de aceitação. E.2. Documentos O acesso ao módulo de documentos pode ser feito através do menu inicial ou então através do menu de topo. Este módulo contém duas funções: a consulta de documentos enviados e o envio de documentos para avaliação, descritas a seguir. O envio de documentos (digitalizados) através do BeOn pressupõe a capacidade do aluno digitalizar os documentos físicos, nas condições indicadas a seguir. E.2.1. Envio de Documentos No envio de documentos devem-se ter em atenção as datas préestabelecidas pelos serviços para o envio destes, e as seguintes regras: O formato do documento deve obedecer a um dos seguintes formatos: TIFF, JPEG ou GIF; O documento deve ter uma dimensão entre 5KB e 200KB. Para efectuar o envio de um documento deve indicar-se o caminho até ao ficheiro, o tipo de documento, o grau de parentesco do membro do agregado a que se refere e, por fim, carregar no botão Enviar.

18 Esta acção realiza-se seguindo os passos conforme demonstrado numericamente na figura seguinte: Figura 15 - Envio de documento E.2.2. Consulta de Documentos Enviados Depois de enviados, os documentos são listados na zona inferior ao formulário de envio de documentos. Para visualizar um documento, basta pressionar o nome do documento para que este seja visualizado num novo ecrã. Figura 16 - Listagem de documentos enviados E.3. Estado de Processo E.3.1. Acesso ao Estado de Processo O acesso ao módulo de estado de processo pode ser feito através do menu inicial ou através do menu de topo. E.3.2. Consulta de Estado de Processo O processo de candidatura é analisado pela DGES. Durante esse período de análise, o aluno poderá consultar o estado do processo, bem como, caso este não esteja completo, a listagem dos documentos em falta.

19 E.4. Consulta de Resultados Sempre que o resultado da candidatura (provisório, definitivo ou de reclamação) estiver disponível para divulgação, a DGES publica o resultado da análise efectuada. Será enviado um ou SMS ao candidato a informar a data desta divulgação. O acesso à consulta de resultados (novo ecrã, de uma aplicação externa) pode ser feito através do menu inicial, pressionando o botão Consulta de Resultados tal como indicado na figura seguinte. Figura 17 - Acesso à consulta de resultados E.5. Pagamento das prestações da bolsa O acesso ao módulo de pagamentos pode ser feito através do menu inicial ou então através do menu de topo. Este apenas está disponível para bolseiros (e não a candidatos). E.5.1. Acesso aos Pagamentos Depois de efectuado o acesso ao módulo referido é possível visualizar a listagem de pagamentos, tal como representado na seguinte figura.

20 Figura 18 - Listagem de pagamentos E.5.2. Confirmar Pagamento O bolseiro pode consultar os pagamentos das prestações da bolsa de estudo recebidos por transferência bancária no ecrã Pagamento Bolsa do site BeOn. Neste, deve confirmar a recepção da prestação, mensalmente, dentro do prazo definido pela DGES, após o pagamento da mesma. No entanto, é possível a confirmação fora daquele prazo, embora sujeito às penalidades previstas no regulamento. Também, no caso de não ter recebido o pagamento, deverá usar esta funcionalidade para o comunicar à DSAE. Deve seleccionar o pagamento sobre o qual pretende efectuar a operação.

21 Figura 19 - Selecção de pagamento Ao efectuar a selecção é expandida a zona de confirmação e justificação de pagamentos. Para a confirmação surgem duas opções, Recebi e Não Recebi, em conjunto com dois campos para inserir o login e password. Estes dois últimos campos têm de ser preenchidos em qualquer das opções escolhidas. Ao reportar um Não Recebimento, surge o campo Especifique, de preenchimento obrigatório. Depois do correcto preenchimento deve pressionar Submeter. Figura 20 - Confirmação de pagamento E Justificação do atraso Caso a data limite de confirmação tenha sido ultrapassada o utilizador deve também justificar o atraso na confirmação do pagamento. A não confirmação dentro do prazo previsto, sem apresentação de um motivo válido, é penalizada. São admissíveis três motivos para a não confirmação dentro do prazo : Doença do Candidato, Internamento hospitalar do candidato e Falecimento de familiar até 2º Grau. Porém, o bolseiro poderá indicar outro motivo escolhendo Outro Motivo (especifique). Será indicado o documento comprovativo que o bolseiro terá de entregar. O comprovativo pode ser entregue neste ecrã (upload) ou enviado por correio.

22 Figura 21 - Justificação de não confirmação Caso pretenda enviar por correio, o bolseiro deve efectuar o download, imprimir e preencher correctamente a minuta de entrega de justificação e enviá-la juntamente com o documento comprovativo. A justificação será submetida para aprovação e, caso seja aceite, o pagamento ficará Confirmado, apresentando o respectivo estado. Caso a justificação não seja aceite, o pagamento ficará no estado Indeferido e o bolseiro será penalizado num próximo pagamento, como disposto no regulamento. Figura 22 - Pagamento Indeferido