PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO

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1 PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO 1 CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 1

2 INTRODUÇÃO Tendo em atenção as recomendações e consirações 1 incluídas no Plano- Tipo Prevenção dos Riscos Gestão, incluindo os Corrupção e Infracções 1 O Conselho Prevenção da Corrupção (CPC), criado pela Lei n.º 54/2008, 4 Setembro, é uma entida administrativa inpennte, que funciona junto do Tribunal Contas, e senvolve uma activida âmbito nacional no domínio da prevenção da corrupção e infracções conexas. No âmbito da sua activida, o CPC aprovou uma Recomendação, em 1 Julho 2009, sobre Planos gestão riscos corrupção e infracções conexas, nos termos da qual «Os órgãos máximos das entidas gestoras dinheiros, valores ou patrimónios públicos, seja qual for a sua natureza, vem, no prazo 90 dias, elaborar planos gestão riscos e infracções conexas». Tais planos vem conter, nomeadamente, os seguintes elementos: a) Intificação, relativamente a cada área ou partamento, dos riscos corrupção e infracções conexas; b) Com base na intificação dos riscos, intificação das medidas adoptadas que previam a sua ocorrência (por exemplo, mecanismos controlo interno, segregação funções, finição prévia critérios gerais e abstractos, signadamente na concessão benefícios públicos e no recurso a especialistas externos, nomeação júris diferenciados para cada concurso, programação acções formação aquada, etc.); c) Definição e intificação dos vários responsáveis envolvidos na gestão do plano, sob a direcção do órgão dirigente máximo; d) Elaboração anual um relatório sobre execução do plano. Tal Recomendação surge na sequência da liberação 4 Março 2009 em que o CPC liberou, através da aplicação um questionário aos Serviços e Organismos da Administração Central, Regional e Local, directa ou indirecta, incluindo o sector empresarial local, procer ao levantamento dos riscos corrupção e infracções conexas nas áreas da contratação pública e da concessão benefícios públicos. Tal inquérito, bem como respectivo Relatório-Síntese, são instrumentos fundamentais para a elaboração um Plano gestão riscos corrupção e infracções conexas. A gestão do risco é uma activida que assume um carácter transversal, constituindo uma das grans preocupações dos diversos Estados e das organizações âmbito global, regional e local. Revela-se um requisito essencial ao funcionamento das organizações e dos Estados Direito Democrático, sendo fundamental nas relações que se estabelecem entre os cidadãos e Administração, no senvolvimento das economias e no normal funcionamento das instituições. Trata-se, assim, uma activida que tem por objectivo salvaguardar aspectos indispensáveis na tomada cisões, e que estas se revelem conformes com a legislação vigente, com os procedimentos em vigor e com as obrigações contratuais a que as instituições estão vinculadas. É certo que muitas vezes a legislação vigente não propicia, forma fácil, a tomada cisões sem riscos. Com efeito, a legislação a aplicar é muitas vezes burocratizante, complexa, vasta e sarticulada, existindo uma excessiva regulamentação, muitos procedimentos e sub-procedimentos, o que obstaculiza a criativida, impe uma correcta gestão dos meios materiais e dos recursos humanos e potencia o risco do cometimento irregularidas. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 2

3 A gestão do risco e um processo análise metódica dos risos inerentes às actividas prossecução das atribuições e competências das instituições, tendo por objectivo a fesa e protecção cada interveniente nos diversos processos, salvaguardando-se, assim, o interesse colectivo. É uma activida que envolve a gestão, stricto sensu, a intificação riscos imanentes a qualquer activida, a sua análise metódica, e, por fim, a propositura medidas que possam obstaculizar eventuais comportamentos sviantes. O elemento essencial é, pois, a iia risco, que pomos finir como a possibilida eventual terminado evento por ocorrer, gerando um resultado irregular. A probabilida acontecer uma situação adversa, um problema ou um dano, e o nível da importância que esses acontecimentos têm nos resultados terminada activida, termina o grau risco. Elemento essencial para terminação daquela probabilida é a caracterização dos serviços, que ve integrar os critérios avaliação da ocorrência terminado risco. A gestão do risco é uma responsabilida todos os trabalhadores das instituições, quer dos membros dos órgãos, quer do pessoal com funções dirigentes, quer do mais simples funcionário. É também certo que os riscos pom ser graduados em função da probabilida da sua ocorrência e da gravida das suas consequências, vendo estabelecer-se, para cada tipo risco, a respectiva quantificação. São vários os factores que levam a que uma activida tenha um maior um menor risco. No entanto, os mais importantes são inegavelmente: A competência da gestão, uma vez que uma menor competência da activida gestionária envolve, necessariamente, um maior risco; A idoneida dos gestores e cisores, com um comprometimento ético e um comportamento rigoroso, que levará a um menor risco; A qualida do sistema controlo interno e a sua eficácia. Quanto menor a eficácia, maior o risco. O controlo interno é uma componente essencial da gestão do risco, funcionamento como salvaguarda da rectidão da tomada cisões, uma vez que previne e tecta situações anormais. Os serviços públicos são estruturas em que também se verificam riscos gestão, todo o tipo, e particularmente riscos corrupção e infracções conexas. Como sabemos, a corrupção constitui-se como um obstáculo fundamental ao normal funcionamento das instituições. A acepção mais corrente da palavra corrupção reporta-se à apropriação ilegítima da coisa pública, enten-se como o uso ilegal dos pores da Administração Pública ou organismos equiparados, com o objectivo serem obtidas vantagens. A corrupção po apresentar-se nas mais diversas formas, s a pequena corrupção até à gran corrupção nos mais altos níveis do Estado e das Organizações Internacionais. Ao nível das suas consequências sempre extremamente negativas -, produzem efeitos essencialmente na qualida da mocracia e do senvolvimento económico e social. No que respeita à Administração Pública em geral e muito particularmente à Administração Autárquica, uma das tendências mais fortes da vida das últimas décadas é, sem dúvida, a abertura sta à participação dos cidadãos, o que passa, signadamente, pela necessida garantir forma efectiva o direito à informação dos administrativos. Com efeito, exige-se hoje não só que a Administração procure a realização dos interesses públicos, tomando as cisões mais aquadas e eficientes para a realização harmónica dos interesses envolvidos, mas que o faça forma clara, transparente, para que tais cisões possam ser sindicáveis pelos cidadãos. A constituição da República Portuguesa garante, no artigo 268.º, o direito que assiste a todos o cidadãos serem informados pela Administração, sempre que o requeiram, sobre o andamento dos processos em que sejam directamente interessados, bem como o conhecer as resoluções finitivas que sobre eles forem tomadas e ainda o direito acesso aos arquivos e registos administrativos, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal e à intimida das pessoas. A regra é, pois, a liberda acesso aos arquivos administrativos, sendo os registos um património todos que, por isso mesmo, vem estar abertos à comunida. A matéria do acesso aos documentos administrativos e à informação é, facto, um sígnio cidadania e simultaneamente um instrumento mornização dos serviços públicos. Sempre que se discute os principais problemas da Administração Pública contemporânea, a transparência na tomada das cisões é um dos assuntos maior staque e relevância. O escrutínio eleitoral é obviamente indispensável, ve mesmo ser espelho da nossa vivência mocrática, mas importa também que, permanentemente, os cidadãos se interessem pela vida pública, acompanhem e colaborem com a Administração Pública nas CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 3

4 Conexas facultado aos Munícipios pela Associação Nacional dos Municípios Portugueses a CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO, consciente que a corrupção e os riscos conexos são um sério obstáculo ao normal funcionamento das instituições, revelando-se como uma ameaça à mocracia, prejudicando a serieda das relações entre a Administração Pública e os cidadãos, obstando ao sejável senvolvimento sócio-económico e ao normal funcionamento dos mercados. Apresenta o seu PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS, acordo com a seguinte estrutura 2 : I. Compromisso ético. II. Organograma e intificação dos responsáveis. III. Intificação das áreas e actividas, dos riscos corrupção e infracções conexas, das medidas e dos responsáveis. IV. Controlo e monitorização do Plano. O Plano inicia-se com a elaboração um Compromisso Ético transversal aos vários intervenientes nos procedimentos membros dos órgãos, dirigentes e trabalhadores -, estabelecendo-se um conjunto princípios fundamentais relacionamento. De seguida estabelece-se um organograma, no qual se intifica as várias unidas orgânicas do município, os cargos dirigentes e os responsáveis pelas secções que a Câmara Municipal aquou às suas especificidas 3. Em terceiro lugar a) Proce-se à elaboração um quadro contendo informações relativamente aos seguintes itens: intificação das unidas ou sub-unidas; suas iniciativas, participem nas instâncias próprias, expressem os seus objectivos, intervenham na tomada das grans opções políticas que irão, afinal, influenciar o seu stino colectivo e acem, forma livre, aos arquivos administrativos. A disponibilida da informação e o princípio do arquivo aberto constituem-se, assim, como uma das formas mais fundamentais controlo da administração por parte dos administrados, uma vez que por tal via existe a possibilida todas as medidas serem analisadas e sindicadas. 2 O plano gestão riscos aplica-se, forma genérica, aos membros dos órgãos municipais, ao pessoal dirigente e a todos os trabalhadores e colaboradores do Município. Sublinha-se ainda que a responsabilida pela implementação, execução e avaliação do Plano é uma responsabilida do órgão executivo e do presinte da câmara municipal, bem como todo o pessoal com funções dirigentes. 3 Organização Serviços Municipais da Câmara Municipal Montemor-o-Novo, Aviso n.o 1592/2006, publicado no Diário da República, APÊNDICE N.º 60, II Série, N.º 124, 29 Junho 2006 CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 4

5 Intificação da missão e principais actividas; Intificação potenciais riscos; Medidas; Responsáveis. b) Tal quadro intifica as áreas que pom ser susceptíveis geração riscos. Trata-se da finição riscos em abstracto, isto é, que pom ou não ocorrer em qualquer organização, e por isso vem ser equacionados. Ora, a sua previsão conceptual não significa, como consequência, que os mesmos se verifiquem na prática. No quadro proce-se à qualificação do risco, tendo por base a sua frequência e acordo com a escala proposta no Plano-Tipo fornecido pela ANMP: Muito frequente; Frequente; Pouco frequente; Inexistente. c) A adopção medidas tem em conta a frequência do risco. Em quarto lugar, estabelece-se uma metodologia para o controlo e monitorização do Plano, acordo com os seguintes itens: Intificação em cada unida orgânica dos responsáveis pela implementação do plano e respectivas tarefas; Elaboração um relatório Anual execução do Plano. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 5

6 FONTES Contabilida custos para as Autarquias Locais: Molo para o Sector Público Administrativo/ José Rui Almeida, 2.ªed. Editora Vida Económica, 2005 A Nova Lei das Finanças Locais: manual para financeiros e não financeiros / Joaquim Alexandre. Editora Dislivro, 2007 Guia Prático Implementação um Sistema Controlo Interno: Administração Pública / Célia Mateus. Editora NPF, Col. Pesquisa e Formação Publicações Direito do Urbanismo e Autarquias Locais / CEDOUA-FDUC-IGAT. Editora Almedina, 2005 Contratação Pública Autárquica / CEDOUA-FDUC-IGAT. Editora Almedina, 2006 Iniciativas-Molo Relativas à Ética Pública ao Nível Local: trabalho preparado pelo Comité Director sobre a Democracia Local e Regional (CDLR) adoptado na Conferência internacional sobre A ética no sector público Noordwijkerhout, 31 Março a 1 Abril 2004, na versão traduzida pela Direcção Geral das Autarquias Locais, 2004 United Nations Convention Against Corruption, ratificada pelo Estado Português, através do Decreto nº 97/2007 do Presinte da República Technical Gui to the United Nations Convention Against Corruption / United Nations Office on Drugs and Crime. Nova Iorque, 2009 Mol of Conduct for Public Officials / Conselho da Europa. Maio 2000 Deliberação sobre Avaliação riscos corrupção e infracções conexas e Questionário sobre a avaliação da Gestão Riscos, Março 2009 / Conselho Prevenção da Corrupção, Tribunal Contas Deliberação relativa aos Contratos Públicos e Decreto-Lei nº34/ Fevereiro, Maio 2009 / Conselho Prevenção da Corrupção, Tribunal Contas Relatório Síntese do Questionário sobre a avaliação da gestão riscos corrupção e infracções conexas, Julho 2009 / Conselho prevenção da Corrupção Recomendação do Conselho prevenção da Corrupção sobre os Planos gestão riscos corrupção e infracções conexas, Julho 2009 / Conselho Prevenção da Corrupção, Tribunal Contas Carta Ética da Administração Pública CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 6

7 I. COMPROMISSO ÉTICO Para além das normas legais aplicáveis, as relações que se estabelecem entre os membros dos órgãos do município, os funcionários e mais colaboradores do município, bem como no seu contacto com as populações, assentam, nomeadamente, num conjunto princípios e valores, cujo conteúdo está, em parte, já vertido na Carta Ética da Administração Pública. A saber: Integrida, procurando as melhores soluções para o interesse público que se preten atingir; Comportamento profissional; Consiração ética nas acções; Responsabilida social; Não exercício actividas externas que possam interferir com o sempenho das suas funções no Município ou criar situações conflitos interesses; Promoção, em tempo útil, do bate necessário à tomada cisões; Respeito absoluto pelo quadro legal vigente e cumprimento das orientações internas e das disposições regulamentares; Manutenção da mais estrita isenção e objectivida; Transparência na tomada cisões e na difusão da informação; Publicitação das liberações municipais e das cisões dos membros dos órgãos; Igualda no tratamento e não discriminação; Declaração qualquer presente ou benefício que possam influenciar a imparcialida com que exercem as suas funções. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 7

8 II. ORGANOGRAMA E IDENTIFICAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS Câmara Municipal Presinte da Câmara 1) Gabinetes Apoio aos Vereadores Gabinete Apoio às Freguesias Gabinete Apoio ao Presinte 2) Secretariado Gabinete Protecção Civil e Segurança Conselho Coornador 1) 2) Serviços Relações Públicas e Comunicação Divisões Municipais Divisão Administração Geral e Financeira 3) Divisão Jurídica e Pessoal 4) Divisão Planeament o e Desenv. Económico 5) Divisão Obras, Águas e Saneamento 6) Divisão Apoio Operacional 7) Divisão Cultura, Desporto e Juventu 8) Divisão Acção Social, Saú e Educação 9) Divisão Administra ção Urbanística 10) Divisão Ambiente e Serviços Urbanos 11) Secção Administrativa e Atendimento Geral 12) Secção Gestão Financeira e Contabilida 13) Notariado e Oficial Público Serviço Jurídico Serviço Pessoal Serviço Estudos, Planeamento e Organização Serviço Promoção e Dinamização Económica Serviço Obras Serviço Água e Saneamento Serviço Frota CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 8 15) Serviço Produção 29) Animaçã o sóciocultural 16) Património Cultural Acção Social e Saú 22) Educação 23) Serviços Gestão Urbanística Serviços Planeament o e Ornamen to do Território 25)

9 Secção Aprovisionamento e Património 14) Gabinete Informática Biblioteca 17) Arquivo 18) Animação Sócio- Educativa 24) Gabinete Projectos 26) Tesouraria Desporto 19) Juventu 20) Animação Turística 21) Serviço Qualificação Urbana 27) Veterinária, Saú Pública e Segurança Alimentar 28) Serviço do Ambiente Legenda: Serviços Urbanos 1. Carlos Manuel Rodrigues Pinto Sá; 2. Helena Maria Badalinho Pires Barrenho; 3. Joaquim António Duarte Lourenço; 4. Francisco José Tomás Catarro; 5. Vanda Maria Figueira Teixeira; 6. Vítor Manuel Boeiro Cotovio; 7. Almiro José Garcia Dionísio; 8. Luís Miguel Fonseca Ferreira; 9. Coornação: Luís Miguel Fonseca Ferreira; 10. João José Castro Monteiro Viira; 11. António Jorge Tavares Pacheco Viana; 12. Responsável: Josefa Emília Pisco Borlas Barreiros; 13. Coornadora: Ana Manuela Caroço Caldinhas Eduardo; 14. Coornador: Viriato António Cabi dos Santos; 15. Manuel Joaquim Mame Caetano; 16. Rosa Maria Soutto Armas; 17. Elvira Maria Vidigal Cabrela Barrelas; 18. Idalete Jesus Russo Lebre; 19. José Augusto Pinto Rasquinho Lopes; 20. Anabela Neves Ferreira; 21. Ana Paula Cinzas Pardaladas Ciríaco; 22. Ana Maria Lopes Pires Friedrich; 23. Ana Paula Pereira Ribeiro; 24. Terezinha Fátima Lopes Tavares; 25. Rita Sofia Costa Gomes Dionísio; 26. António José Martins Monteiro Abreu; 27. Helena Maria Freire Paixão; 28. Carlos José Alves Vitoriano; 29. Carpintaria - Sr. José Maria Grafino; Electricida - Sr. Paulo Ferreira; Serralharia e Mecânica Sr. Joaquim Martins; Pintura e Construção - Sr. António Barreiros;Calcetagem - Sr.ª Joaquina Canastro. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 9

10 III. DENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ACTIVIDADES, DOS RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS, DA QUALIFICAÇÃO DA FREQUÊNCIA DOS RISCOS, DAS MEDIDAS E DOS RESPONSÁVEIS. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 10

11 Frequên cia do Risco: nida Orgânic a Subunidad e Orgânic a Missão a) Principais Actividas a) b) Riscos Intificados (Muito Frequent e; -Pouco Frequent Medidas Propostas c) Intific ação dos Respons áveis e; Inexiste nte) Gabin ete Apoio ao Presid ente Presta assessoria política, técnica e administrativ a ao Presinte da Câmara Municipal Nalguns casos não existe celerida no tempo resposta aos interessados Pouco frequen te Acelerar o período resposta aos munícipes, nos poucos casos em que se verifica, cumprindo escrupulosamente o CPA Chefe Gabinet e Secret ariado Divisã o Admin istraçã o Geral e Financ eira Secção Aprovi siona mento e Patrim ónio Assegura o apoio administrativ o ao Presinte, Vereadores, Assembleia Municipal, apoio logístico ao Conselho Coornador, o atendimento munícipes stinados ao Presinte e Vereadores, recolhe e distribui os elementos necessários à realização das reuniões Câmara Municipal e da Assembleia Municipal, elaboração das actas e distribuição das liberações Contratação Atraso na elaboração e correcção das actas da Câmara e da Assembleia Municipais e sua divulgação no site da Internet Inexistência um sistema estruturado avaliação das necessidas; Tratamento ficiente das estimativas custos; Pouco frequen te Freque nte Pouco Freque nte Instaurar medidas com recurso à tecnologia para minorar o tempo execução e facilitar a sua execução. Completar as Minutas com toda a informação possível e agilizar as actas Implementação sistema estruturado avaliação das necessidas; Montagem base dados com informação relevante sobre aquisições anteriores; Aprovação instruções / procedimentos escritos que regulem os procedimentos planeamento, com todas as fases do concurso e seus Chefe Divisão Chefe da SAP CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 11

12 Pública 1. Plan eam ento da cont rata ção 2. Procediment os précontratuais Planeamento ficiente dos procedimentos, obstando a que sejam assegurados prazos razoáveis; Inexistência um sistema controlo interno, stinado a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais. Pouco frequen te Pouco frequen te possíveis incintes; Implementação um sistema controlo interno que garanta: 1 - Que a entida que autorizou a abertura do procedimento dispõe competência para o efeito; 2 - Que o procedimento escolhido se encontra em conformida com os preceitos legais; 3 - Que caso o procedimento esteja sujeito a publicação anúncio, este é publicado nos termos da lei e com as menções indispensáveis constantes dos molos aplicáveis; 4 - Que o conteúdo do programa procedimento ou do convite à apresentação propostas está em consonância com os preceitos legais; 5 - Que as especificações técnicas fixadas no carno encargos se aquam à natureza das prestações objecto do contrato a celebrar; 6 - Que os requisitos fixados não terminam o afastamento gran parte dos potenciais concorrentes, mediante a imposição condições inusuais ou masiado exigentes e/ou restritivas; 7 - Que as cláusulas técnicas fixadas no carno encargos são claras, completas e não discriminatórias; 8 - Que é garantida a prestação atempada dos esclarecimentos, tidos por pertinentes, aos potenciais concorrentes que os solicitem, assegurando-se que tais respostas são amplamente divulgadas e partilhadas por todos os interessados; 9 - Que o molo avaliação das propostas tem um carácter objectivo e baseiam-se em dados CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 12

13 2. Exe cuçã o do cont rato - Inexistência controlo relativamente à execução do contrato aquisições bens tendo - se em conta que o prazo vigência acrescido eventuais prorrogações não ultrapassa o limite legal estabelecido; - Não verificação da boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores / prestadores; - Não acompanhamento e avaliação regulares do sempenho do contratante, acordo com os níveis quantida ou qualida estabelecidos no contrato; - Inexistência um controlo rigoroso dos custos do contrato Pouco frequen te Pouco frequen te quantificáveis e comparáveis; 10 - Que os critérios adjudicação, factores e subfactores avaliação das propostas vêm enunciados uma forma clara e suficientemente pormenorizada no respectivo programa do procedimento ou do convite; 11 - Que a escolha dos critérios, factores e subfactores avaliação das propostas, assim como a sua ponração relativa, aquam-se à natureza e aos objectivos específicos cada aquisição em concreto; 12 - Que os referidos critérios e o molo avaliação são finidos no carno encargos e portanto limitados antes conhecidos os concorrentes; 13 - Que as propostas foram apresentadas ntro do prazo fixado; 14 - Que não se verificam situações impedimento na composição do júris procedimento ; 15 - Que os concorrentes não estão impedidos participar nos procedimentos; 16 - Que o preço das propostas é avaliado por referência a parâmetros objectivos, os quais permitem aferir da respectiva razoabilida; 17 - Que os concorrentes foram vidamente ouvidos sobre o relatório preliminar e a cisão adjudicação; 18 - Que os concorrentes preteridos foram notificados nos termos legais sobre a cisão adjudicação. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 13

14 Secção Gestão Financ eira e Conta bilidad e 4. Outras questões Gestão Financeira tendo por pressuposto os valores orçamentados; - Inexistência ou programação ficiente da calendarização dos trabalhos; - Inexistência advertências logo que são tectadas situações irregulares ou rrapagens nos custos e nos prazos; - Existência conflitos interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos; - Existência situações conluio entre os concorrentes e eventual corrupção dos funcionários; - Existência favoritismo injustificado. Não existência uma avaliação à posteriori do nível qualida e do preço dos bens e serviços adquiridos aos diversos fornecedores / prestadores serviços. Pouco frequen te Pouco Freque nte Pouco frequen te Implementação normas internas que garantam a boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores / prestadores serviços mediante: 1 - Fiscalização regular do sempenho do contratante, acordo com os níveis quantida e/ou qualida estabelecidos nos contratos e documentos anexos. 2 - Controlo rigoroso dos custos do contrato, garantindo a sua concordância com os valores orçamentados; 3 - Calendarização sistemática; 4 - Envio advertências, em vido tempo, ao fornecedor / prestador serviços, logo que se tectem situações irregulares e/ou rrapagem custos e prazos contratuais. 5 - Actos prévios inspecção e certificação da quantida e da qualida dos bens e serviços adquiridos relativamente à emissão da orm pagamento; 6 - Exigência da presença dois funcionários na inspecção e/ou avaliação da quantida e da qualida dos bens e serviços adquiridos. Chefe da SGFC Não existência procedimentos análise da informação recolhida para intificar - Segregação funções; -Obtenção clarações interesses privados dos funcionários. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 14

15 Divisã o eventuais lacunas ou vulnerabilidas. Chefe Jurídic a e Divisão Pessoa l Divisã o Planea mento e Desen volvim ento Econó mico Divisã o Obras águas e Sanea mento Celebração contratos Gestão Pessoal Assegurar as áreas e promoção e dinamização económica, estudos, planeamento e organização informática e apoio ao - Realização e pagamento trabalhos a mais antes da respectiva spesa ter sido vidamente autorizada; - Pagamento spesas após cisão recusa do visto; - Pagamento revisões preços nas empreitadas sem que a respectiva spesa seja autorizada previamente pela entida com competência para o efeito; - Pagamentos dos honorários a projectistas relativamente a situações não previstas contratualmente; - Assunção spesas sem prévio cabimento na respectiva dotação orçamental; - Regularizações existências que conduzem a perdas extraordinárias por divergências verificadas entre os registos contabilísticos e as contagens físicas; - Deficiente controlo interno na área do aprovisionamento quanto à execução dos concursos, gestão stocks, recepção e armazenagem bens e produtos; Impossibilida controlo sobre a execução Freque nte Muito frequen te Muito Freque nte Muito Freque nte 4.1. De inexiste nte a - Avaliação à posteriori do nível qualida e do preço dos bens e serviços adquiridos aos diversos fornecedores/prestadores serviços. - Implementação procedimentos análise da informação recolhida para intificar eventuais lacunas ou vulnerabilidas. - Informatização integrada dos procedimentos controlo interno e contabilida; - Maior responsabilização pelo cumprimento das normas financeiras; - Consirar padrões rigorosos sempenho e responsabilização pelos trabalhadores; - Arquitectar procedimentos com normas e regulamentos bem finidos; Chefe Divisão Chefe Divisão CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 15

16 Movimento Associativo 1.Exploração sistemas abasteciment o água 2.Exploração sistemas saneamento 3.Exploração da Re Viária Municipal orçamental por ficiência das aplicações informáticas; - Deficiente controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais disponíveis; - Despesas objecto inaquada classificação económica; - Deficiências ao nível da inventariação e avaliação dos bens. muito frequen te 4.Obras Municipais Não cumprimento prazos - s a tomada cisão e a elaboração dos contratos Necessida implementação medidas correctivas Não cumprimento dos prazos resposta aos interessados e inexistência da audiência prévia Necessida implementação medidas correctivas Dificulda na gestão dos processos concursais, no que respeita a prazos e instrução processos Necessida adaptação do serviço à gestão recursos humanos Dificulda no relacionamento interpessoal Não se verificam riscos na área actuação sta unida orgânica CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 16

17 1.Não foram intificados riscos 2.Não foram intificados riscos 3.Não foram intificados riscos 4. Intificados riscos 4.1. Procedimentos pré-contratuais - Selecção e contratação dos especialistas externos por ajuste directo; Inexistência ou existência ficiente um sistema controlo interno, stinado a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais; Fundamentação insuficiente do recurso ao ajuste directo, quando baseado em critérios materiais; Não fixação, no carno encargos, das especificações técnicas, tendo em conta a natureza das prestações objecto do contrato a celebrar; Incompletu das cláusulas técnicas fixadas no carno 4.2. De ine xist ent e a mu ito fre que nte Muitas medidas abaixo indicadas estão em implementação há vários anos: Assunção do procedimento do concurso público como procedimento regra para a contratação especialistas externos; Não signação dos mesmos elementos, forma reiterada, para os júris; Disponibilização, através das novas tecnologias informação, toda a informação carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei da Acesso aos Documentos Administrativos; Implementação um sistema controlo interno que garanta: Que a entida que autorizou a abertura do procedimento dispõe competência para o efeito; Que o procedimento escolhido se encontra em conformida com os preceitos legais; Que no caso em que se adopte o ajuste directo com base em critérios materiais os mesmos são rigorosamente justificados baseando-se em dados objectivos e vidamente documentados; Que caso o procedimento esteja sujeito a publicação anúncio, este é publicado nos termos da lei e com as menções indispensáveis constantes dos molos aplicáveis; Que o conteúdo do programa procedimento ou do convite à apresentação CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 17

18 encargos, com especificação, nomeadamente, marcas ou nominações comerciais; Carácter subjectivo dos critérios avaliação das propostas, com inserção dados não quantificáveis nem comparáveis; Enunciação ficiente e insuficiente dos critérios adjudicação e dos factores e eventuais subfactores avaliação das propostas, quando exigíveis; Controlo ficiente dos prazos; Admissão nos procedimentos entidas com impedimentos; Não audição dos concorrentes sobre o relatório preliminar/cisã o adjudicação propostas está em consonância com os preceitos legais; Que as especificações técnicas fixadas no carno encargos se aquam à natureza das prestações objecto do contrato a celebrar; Que os requisitos fixados não terminam o afastamento gran parte dos potenciais concorrentes, mediante a imposição condições inusuais ou masiado exigentes e/ou restritivas; Que as cláusulas técnicas fixadas no carno encargos são claras, completas e não discriminatórias; Que é garantida a prestação atempada dos esclarecimentos, tidos por pertinentes, aos potenciais concorrentes que os solicitem, assegurando-se que tais respostas são amplamente divulgadas e partilhadas por todos os interessados; Que o molo avaliação das propostas tem um carácter objectivo e baseiam-se em dados quantificáveis e comparáveis; Que os critérios adjudicação, factores e subfactores avaliação das propostas vêm enunciados uma forma clara e suficientemente pormenorizada no respectivo programa do procedimento ou do convite; Que a escolha dos critérios, factores e subfactores avaliação das propostas, assim como a sua ponração relativa, aquam-se à natureza e aos objectivos específicos cada aquisição em concreto; Que os referidos critérios e o molo avaliação são finidos no carno encargos e portanto CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 18

19 Divisã o Apoio Opera cional 5.Loteament os 4.2. Celebração e execução do contrato - Participação dos mesmos intervenientes na negociação e redacção dos contratos; Inexistência claração, nos casos em que a negociação/redacç ão dos contratos é confiada a gabinetes externos especializados, em que estes comprovem que não têm quaisquer relações profissionais com as entidas adjudicatárias ou empresas do mesmo consórcio ou grupo económico; Inexistência comprovação que a responsabilida profissional está vidamente coberta por seguro profissional, nos casos em que a negociação/redacç ão dos contratos é confiada a gabinetes externos especializados; Inexistência correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do Muito frequen te Freque nte limitados antes conhecidos os concorrentes; Que as propostas foram apresentadas ntro do prazo fixado; Que não se verificam situações impedimento na composição do júris procedimento ; Que os concorrentes não estão impedidos participar nos procedimentos; Que o preço das propostas é avaliado por referência a parâmetros objectivos, os quais permitem aferir da respectiva razoabilida; Que os concorrentes foram vidamente ouvidos sobre o relatório preliminar e a cisão adjudicação; Que os concorrentes preteridos foram notificados nos termos legais sobre a cisão adjudicação. Implementação da segregação funções; Exigência aos gabinetes especializados externos que participem na redacção e/ou negociação dos contratos que clarem, por escrito que eles (ou as sociedas a que pertencem), não têm quaisquer interesses ou relações profissionais com as adjudicatárias ou empresas do mesmo consórcio ou grupo económico e que comprovem que a sua responsabilida profissional está vidamente coberta por seguro profissional; Implementação um sistema controlo interno que garanta: Que as cláusulas contratuais são legais; Que existe uma correspondência entre as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do Chefe Divisão CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 19

20 respectivo concurso; Existência ambiguidas, lacunas e omissões no clausulado; Não verificação ou verificação ficiente das cláusulas contratuais que prevejam ou regulem os suprimentos dos erros e omissões; Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a natureza imprevista dos trabalhos; Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a circunstância sses trabalhos não porem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra; Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições serviços, que os serviços a mais resultam uma circunstância imprevista ; Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições serviços, que os serviços a mais não pom ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entida adjudicante, ou respectivo concurso; Que o seu clausulado é claro e rigoroso, não existindo erros, ambiguidas, lacunas ou omissões que possam implicar, signadamente, o agravamento dos custos contratuais ou o adiamento dos prazos execução; Que prevejam e regulem com rigor as situações eventual falta licenças ou autorizações fundamentais para a execução do contrato; Que prevejam e regulem com o vido rigor o eventual suprimento erros e omissões; Que no caso da aquisição bens, o prazo estabelecido para a vigência do contrato (incluindo as suas eventuais prorrogações) não exce os 3 anos, salvo nas situações legalmente previstas. Nas empreitadas, no caso da existência trabalhos a mais : Verificação da circunstância que tais trabalhos respeitam a obras novas e foram observados os pressupostos legalmente previstos para a sua existência, signadamente a natureza imprevista ; Que esses trabalhos não pom ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra; Exigência comprovação da circunstância, juntando a respectiva documentação; No caso das aquisições serviços, e caso existam serviços a mais : Verificação da condição dos serviços a mais ser justificada pela ocorrência CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 20

21 ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual; Inexistência controlo relativamente à execução do contrato aquisições bens tendo-se em conta que o prazo vigência acrescido eventuais prorrogações não ultrapassa o limite legal estabelecido; Não verificação da boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prest adores; Não acompanhamento e avaliação regulares do sempenho do contratante, acordo com os níveis quantida ou qualida estabelecidos no contrato; Inexistência um controlo rigoroso dos custos do contrato tendo por pressuposto os valores orçamentados; Inexistência ou programação ficiente da calendarização dos trabalhos; Inexistência advertências logo que são tectadas situações irregulares ou rrapagens nos custos e nos prazos; Inexistência inspecção ou acto que certifique as quantidas e a qualida dos bens e serviços, antes da emissão da orm pagamento; Inexistência uma circunstância imprevista ; Que esses serviços a mais não pom ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entida adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual; Exigência comprovação da circunstância, juntando a respectiva documentação. Verificação da garantia, no caso das empreitadas, que a execução trabalhos suprimento erros e omissões não exce os limites quantitativos estabelecidos na lei; Implementação normas internas que garantam a boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prestadores serviços/empreiteiros, mediante: Fiscalização regular do sempenho do contratante, acordo com os níveis quantida e/ou qualida estabelecidos nos contratos e documentos anexos. Controlo rigoroso dos custos do contrato, garantindo a sua concordância com os valores orçamentados; Calendarização sistemática; Envio advertências, em vido tempo, ao fornecedor/prestador serviços/empreiteiro, logo que se tectem situações irregulares e/ou rrapagem custos e prazos contratuais. Actos prévios inspecção e certificação da quantida e da qualida dos bens e serviços adquiridos, assim como a medição dos trabalhos e a vistoria da obra, CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 21

22 medição dos trabalhos e vistoria da obra; Inspecção e/ou avaliação da quantida e da qualida dos bens e serviços adquiridos efectuada somente por um funcionário. Outras questões Exemplos riscos: Existência conflitos interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos; Existência situações conluio entre os concorrentes e eventual corrupção dos funcionários; Existência favoritismo injustificado; Não existência uma avaliação à posteriori do nível qualida e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prest adores serviços/empreitei ros; Não existência procedimentos análise da informação recolhida para intificar eventuais lacunas ou vulnerabilidas. relativamente à emissão da orm pagamento; Exigência da presença dois funcionários na inspecção e/ou avaliação da quantida e da qualida dos bens e serviços adquiridos; Disponibilização, através das novas tecnologias informação, toda a informação carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei Acesso aos Documentos Administrativos. Segregação funções; Obtenção clarações interesses privados dos funcionários; Intificação das necessidas formação e implementação das respectivas acções; Avaliação à posteriori do nível qualida e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores serviços/empreiteiros; Publicitação dos documentos com os resultados das análises levadas a efeito; Implementação procedimentos análise da informação recolhida para intificar eventuais lacunas ou vulnerabilidas; Disponibilização, através das novas tecnologias informação, toda a informação carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei Acesso aos Documentos Administrativos 5. Intificados riscos 5.1. Acumulação tarefas CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 22

23 Segregação e rotativida funções Existência um ficiente sistema estruturado avaliação das necessidas Implementação um sistema estruturado avaliação das necessidas a) Organização Serviços, publicada em DR, II Série, nº 124, 29 Junho 2006 b) A activida do Gabinete Apoio ao Presinte, Secretariado e Divisões Municipais está acordo com distribuição expressa na Organização Serviços Municipais e com a Delegação Competências atribuída pelo Presinte da Câmara com spacho 2 Novembro 2009, e acordo com a Lei nº 169/99 18/9 na sua nova redacção c) Regulamento do Sistema Controlo interno da Câmara Municipal Montemor-o-Novo, publicado no DR, II Série, nº 276, 29 Novembro 2002, quando aplicável CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 23

24 V. CONTROLO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO. Após a implementação do Plano, a Câmara Municipal ve procer a um rigoroso controlo validação, no sentido verificar a conformida factual entre as normas do Plano e a aplicação das mesmas. Assim, vem ser criados métodos e finidos procedimentos pelos responsáveis, que contribuam para assegurar o senvolvimento e controlo das actividas forma aquada e eficiente, modo a permitir a salvaguarda dos activos, a prevenção e tecção situações ilegalida, frau e erro, garantindo a exactidão dos registos contabilísticos e os procedimentos controlo a utilizar para atingir os objectivos finidos. A noção controlo e monitorização do Plano remete para a finição lata auditoria. A palavra auditor tem a sua origem no latim auditirus Aquele que tem a virtu ouvir e rever as contas. A auditoria gravita sobre a noção exame e análise que conduz à emissão uma opinião, mormente em parecer ou relatório. É uma função avaliação exercida inpenntemente, para avaliar e examinar a activida da organização e a prossecução do Plano, numa óptica prestação um serviço à própria organização. Numa fase implementação inicial do Plano, a Câmara Municipal ve ter como objectivo monitorização periódica a emissão um relatório anual on é feita a auditoria/avaliação interna do Plano. Estas tarefas vem ser prosseguidas por um serviço próprio Auditoria Interna. Nos municípios em que não se justifique a existência tal serviço, preconiza-se que tais actividas possam ser levadas a cabo ao nível intermunicipal, nomeadamente através das Comunidas Intermunicipais, numa lógica aproveitamento recursos. Para dotar o relatório final informação rigorosa e fidigna, os executores do relatório dispõem enumeras técnicas trabalho, entre as quais se stacam: Análise da informação solicitada à entida; Análise da informação própria; Cruzamento informações anteriores; Entrevistas; Simulação; Amostra. Sempre com a preocupação avaliar, à data, a implementação do Plano, os auditores internos vem elaborar um relatório completo, objectivo, claro, conciso e oportuno. A conclusão sobre o resultado da auditoria/avaliação ao Plano ve conter uma opinião global. Para tanto, verão estar expressa no relatório as scobertas, ficiências e CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 24

25 recomendações relativas às situações encontradas durante a auditoria. No relatório, equiparam-se em importância as não conformidas com o Plano e as recomendações necessárias às alterações das não conformidas diagnosticadas. O processo monitorização tem necessariamente uma natureza dinâmica, sendo que os relatórios anuais vem sempre incidir sobre a última das realidas e não se focarem, ad eternum, no ponto partida em que começou a ser implementado o Plano. CÂMARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-NOVO Página 25