PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E DE INFRAÇÕES CONEXAS DA COMUNIDADE INTERMUNICIPAL DA LEZÍRIA DO TEJO

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1 PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E DE INFRAÇÕES CONEXAS DA COMUNIDADE INTERMUNICIPAL DA LEZÍRIA DO TEJO

2 EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E DE INFRAÇÕES CONEXAS DA COMUNIDADE INTERMUNICIPAL DA LEZÍRIA DO TEJO (CIMLT) EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS 1. O de Prevenção da Corrupção (CPC), criado pela Lei n.º 54/2008, de 4 de setembro, é uma entidade administrativa independente, que funciona junto do Tribunal de Contas, e desenvolve uma atividade de âmbito nacional no domínio da prevenção da corrupção e infrações conexas. No âmbito da sua atividade, o CPC aprovou uma Recomendação, em 1 de julho de 2009, sobre Planos de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas, nos termos da qual «Os órgãos máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou patrimónios públicos, seja qual for a sua natureza, devem, no prazo de 90 dias, elaborar planos de gestão de riscos e infrações conexas.» Tais planos devem conter, nomeadamente, os seguintes elementos: a), relativamente a cada área ou departamento, riscos de corrupção e infrações conexas; b) Com base na identificação riscos, identificação das medidas adotadas que previnam a sua ocorrência (por exemplo, mecanismos de controlo interno, segregação de funções, definição prévia de critérios gerais e abstratos, designadamente na concessão de benefícios públicos e no recurso a especialistass externos, nomeação de júris diferencia para cada concurso, programação de ações de formação adequada, etc.); c) Definição e identificação vários responsáveis envolvi na gestão do plano, sob a direção do órgão dirigente máximo; d) Elaboração anual de um relatório sobre a execução do plano. A Recomendação surge na sequência da deliberação de 4 de março de 2009 em que o CPC deliberou, através da aplicação de um questionário aos Serviços e Organismos da Administração Central, Regional e Local, direta ou indireta, incluindo o setor empresarial local, proceder ao levantamento riscos de corrupção e infrações conexas nas áreas da contratação pública e da concessão de benefícios públicos. O referido inquérito, bem comoo o respetivo Relatório-Síntese, são instrumentos fundamentais para a elaboração de um Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 2

3 EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS Como tal, a Associação Nacional de Municípios Portugueses, em estreita colaboração com o de Prevenção a Corrupção, elaborou um Plano-Tipo do qual consta a identificação de vários riscos em abstrato naturalmente associa à gestão, e de medidas destinadas a preveni-los, plano esse que foi adaptado à realidade da CIMLT, resultando no trabalho que agora se submete a aprovação. 2. A gestão do risco é uma atividade que assume um caráter transversal, constituindo uma das grandes preocupações diversos Esta e das organizações de âmbito global, regional e local. Revela-se um requisito essencial ao funcionamento das organizações e Esta de Direito Democrático, sendo fundamental nas relações que se estabelecem entre os cidadãos e a Administração, no desenvolvimento das economias e no normal funcionamento das instituições. Trata-se, assim, de uma atividade que tem por objetivo salvaguardar aspetos indispensáveis na tomada de decisões, e que estas se revelem conformes com a legislação vigente, com os procedimentos em vigor e com as obrigações contratuais a que as instituições estão vinculadas. É certo que muitas vezes a legislação vigente não propicia, de forma fácil, a tomada de decisões sem riscos. Com efeito, a legislação a aplicar é muitas vezes burocratizante, complexa, vasta e desarticulada, existindo uma excessiva regulamentação, muitos procedimentos e subprocedimentos, o que obstaculiza a criatividade, impede uma correta gestão meios materiais e recursoss humanos e potencia o risco do cometimento de irregularidades. A gestão do risco é um processoo de análise metódica riscos inerentes às atividades de prossecução das atribuições e competências das instituições, tendo por objetivo a defesa e proteção de cada interveniente nos diversos processos, salvaguardando-se, assim, o interesse coletivo. É uma atividade que envolve a gestão, stricto sensu, a identificação de riscos imanentes a qualquer atividade, a sua análise metódica, e, por fim, a propositura de medidas que possam obstaculizar eventuais comportamentos desviantes. O elemento essencial é, pois, a ideia de risco, que podemos definir como a possibilidade eventual de determinado evento poder ocorrer, gerando um resultado irregular. A probabilidade de acontecer uma situação adversa, um problema ou um dano, e o nível da importância que esses acontecimentos têm nos resulta de determinada atividade, determina o grau de risco. Elemento essencial para a determinação daquela probabilidade é a caracterização serviços, que deve integrar os critérios de avaliação da ocorrência de determinado risco. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 3

4 EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS A gestão do risco é uma responsabilidade de to os trabalhadores das instituições, quer membros órgãos, quer do pessoal com funções dirigentes, quer do mais simples funcionário. É também certo que os riscos podem ser gradua em função da probabilidade da sua ocorrência e da gravidade das suas consequências, devendo estabelecer-se, para cada tipo de risco, a respetiva quantificação. São vários os fatores que levam a que uma atividade tenha um maior um menor risco. No entanto, os mais importantes são inegavelmente: A competência da gestão, uma vez que uma menor competência da atividade gestionária envolve, necessariamente, um maior risco; A idoneidade gestores e decisores, com um comprometimento ético e um comportamento rigoroso, que levará a um menor risco; A qualidade do sistema de controlo interno e a sua eficácia. Quanto menor a eficácia, maior o risco. O controlo interno é uma componente essencial da gestão do risco, funcionando como salvaguarda da retidão da tomada de decisões, uma vez que previne e deteta situações anormais. Os serviços públicos são estruturas em que também se verificam riscos de gestão, de todo o tipo, e particularmente riscos de corrupção e infrações conexas. Como sabemos, a corrupção constitui-se como um obstáculo fundamental ao normal funcionamento das instituições. A aceção mais corrente da palavra corrupção reporta-se à apropriação ilegítima da coisa pública, entendendo-se como o uso ilegal poderes da Administração Pública ou de organismos equipara, com o objetivo de serem obtidas vantagens. A corrupção pode apresentar-see nas mais diversas formas, desde a pequena corrupção até à grande corrupção nos mais altos níveis do Estado e das Organizações Internacionais. Ao nível das suas consequências sempre extremamente negativas, produzem efeitos essencialmente na qualidade da democracia e do desenvolvimento económico e social. No que respeita à Administração Pública em geral e muito particularmente à Administração Autárquica, uma das tendências mais fortes da vida das últimas décadas é, sem dúvida, a abertura desta à participação cidadãos, o que passa, designadamente, pela necessidade de garantir de forma efetiva o direito à informação administra. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 4

5 EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS Com efeito, exige-se hoje não só que a Administração procure a realização interesses públicos, tomando as decisões mais adequadas e eficientes para a realização harmónica interesses envolvi, mas que o faça de forma clara, transparente, para que tais decisõess possam ser sindicáveis pelos cidadãos. A Constituição da República Portuguesa garante, no artigo 268.º, o direito que assiste a to os cidadãos de serem informa pela Administração, sempre que o requeiram, sobre o andamento processos em que sejam diretamente interessa, bem como o de conhecer as resoluções definitivas que sobre eles forem tomadas e ainda o direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal e à intimidade das pessoas. A regra é, pois, a liberdade de acesso aos arquivos administrativos, sendo os registos um património de to que, por isso mesmo, devem estar abertos à comunidade. A matéria do acesso aos documentos administrativos e à informação é, de facto, um desígnio de cidadania e simultaneamente um instrumento de modernização serviços públicos. Sempre que se discutem os principais problemas da Administração Pública contemporânea, a transparência na tomada das decisões é um assuntos de maior destaque e relevância. O escrutínio eleitoral é obviamente indispensável, deve mesmo ser espelho da nossa vivência democrática, mas importa também que, permanentemente, os cidadãos se interessem pela vida pública, acompanhem e colaborem com a Administração Pública nas suas iniciativas, participem nas instâncias próprias, expressem os seus objetivos, intervenham na tomada das grandes opções políticas que irão, afinal, influenciar o seu destino coletivo e acedam, de forma livre, aos arquivos administrativos. A disponibilização da informaçãoo e o princípio do arquivo aberto constituem-se, assim, como uma das formas mais fundamentais de controlo da administração por parte administra, uma vez que por tal via existe a possibilidade de todas as medidas serem analisadas e sindicadas. Tendo em atenção as considerações antecedentes, a Comunidade da Lezíria do Tejo, consciente de que a corrupção e os riscos conexos são um sério obstáculo ao normal funcionamento das instituições, Revelando-se como uma ameaça à democracia; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 5

6 EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS Prejudicando a seriedade das relações entre a Administração Pública e os cidadãos; Obstando ao desejável desenvolvimento das economias e ao normal funcionamento merca. Apresenta o seu PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO, INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS, adaptando-o à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que veio estabelecer o novo Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovando o Estatuto das Entidades Intermunicipais, estabelecendo novos órgãos para a CIMLT. Este Plano é apresentado de acordo com a seguinte estrutura: I. Compromisso ético. II. Organograma e responsáveis. III. das áreas e atividades, riscos de corrupção e infrações conexas, da qualificação da frequência riscos, das medidas e responsáveis, sendo consideradas as seguintes áreas: a) Contratação Pública; b) Recursos Humanos; c) Gestão Financeira. IV. Controlo e monitorização do Plano. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 6

7 I. COMPROMISSO ÉTICO I. COMPROMISSO ÉTICO Para além das normas legais aplicáveis, as relações que se estabelecem entre os membros órgãos, os funcionários e demais colaboradores da CIMLT, bem como no seu contacto com as populações, assentam, nomeadamente, num conjunto de princípios e valores, cujo conteúdo está, em parte, já vertido na Carta Ética da Administração Pública. A saber: Integridade, procurando as melhores soluções para o interesse público que se pretende atingir; Comportamento profissional; Consideração ética nas ações; Responsabilidade social; Não exercício de atividades externas que possam interferir com o desempenho das suas funções no CIMLT ou criar situações de conflitos de interesses; Promoção, em tempo útil, do debate necessário à tomada de decisões; Respeito absoluto pelo quadro legal vigente e cumprimento das orientações internas e das disposições regulamentares; Manutenção da mais estrita isenção e objetividade; Transparência na tomada de decisões e na difusão da informação; Publicitação das deliberações municipais e das decisões membros órgãos; Igualdade no tratamento e não discriminação; Declaração de qualquer presente ou benefício que possam influenciar a imparcialidade com que exercem as suas funções. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 7

8 II. ORGANOGRAMA E IDENTIFICAÇÃO DE RESPONSÁVEIS II. ORGANOGRAMA E IDENTIFICAÇÃO DE RESPONSÁVEIS Assembleia Estratégico para o Desenvolvimento Gabinete de Gestão de Programas e Projetos Contratualiza Secretariado Divisão Administrativa e Financeira Divisão de Planeamento e Gestão Estratégica LABRUÍDO Serviços Financeiros Serviços Administrativos e Jurídicos Serviço de Recursos Humanos Serviço de Informática Serviço de Planeamento, Desenvolvimento e Cooperação Serviço de Inovação e Modernização CIMLT Plano de Prevenção de Riscos degestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 8

9 II. ORGANOGRAMA E IDENTIFICAÇÃO DE RESPONSÁVEIS A CIMLT não possui chefias intermédias sendo os diversos serviços supervisiona pelo Secretariado. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 9

10 CONTRATAÇÃO PÚBLICA 1.Planeamento da Contratação TODAS TODAS - Inexistência, ou existência deficiente, de um sistema estruturado de avaliação das necessidades; - Implementação de sistema estruturado de avaliação das necessidades; - Tratamento deficiente das estimativas de custos; - Planeamento deficiente procedimentos, obstando a que sejam assegura prazos razoáveis; - Indefinição das responsabilidades de cada um intervenientes no processo, nas diversas fases; - Inexistência ou existência deficiente de estu adequa para efeitos de elaboração projetos; - Inexistência de cabimentação prévia da despesa. - Ausência de mecanismos de publicitação - Montagem de base de da com informação relevante sobre aquisições anteriores; - Aprovação de instruções/procedimentos escritos que regulem os procedimentos de planeamento, com todas as fases do concurso e seus possíveis incidentes; - Definição prévia das responsabilidades de cada um intervenientes, nos processos de aquisição de bens e serviços e nas empreitadas; - Consagração de critérios internos que determinem e delimitem a realização e dimensão estu necessários; - Verificação prévia da cabimentação da despesa - Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 10

11 2. Procedimentos Pré-contratuais TODAS TODAS - Seleção e contratação especialistas externos por ajuste direto; - Inexistência ou existência deficiente de um sistema de controlo interno, destinado a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais; - Fundamentação insuficiente do recurso ao ajuste direto, quando baseado em critérios materiais; - Não fixação, no caderno de encargos, das especificações técnicas, tendo em conta a natureza das prestações objeto do contrato a celebrar; - Cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos incompletas e/ou com especificação de marcas ou denominações comerciais; - Carácter subjetivo critérios de avaliação das propostas, com inserção de da não quantificáveis nem comparáveis; - Enunciação deficiente e insuficiente critérios de adjudicação e fatores e eventuais subfactores de avaliação das propostas, quando exigíveis; - Assunção do procedimento do concurso público como procedimento regra para a contratação de especialistas externos; - Implementação de um sistema de controlo interno que garanta: - Que a entidade que autorizou a abertura do procedimento dispõe de competência para o efeito; - Que o procedimento escolhido se encontra em conformidade com os preceitos legais; - Que no caso em que se adote o ajuste direto com base em critérios materiais os mesmos são rigorosamente justifica baseandoem da objetivos e devidamente se documenta; - Que, caso o procedimento esteja sujeito a publicação de anúncio, este é publicado nos termos da lei e com as menções indispensáveis constantes modelos aplicáveis; - Que o conteúdo do programa de procedimento ou do convite à apresentação de propostas está em consonância com os preceitos legais; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 11

12 - Controlo deficiente prazos; - Admissão nos procedimentos de entidades com impedimentos; - Não audição concorrentes sobre o relatório preliminar/decisão de adjudicação. - Ausência de mecanismos de publicitação - Que as especificações técnicas fixadas no caderno de encargos se adequam à natureza das prestações objeto do contrato a celebrar; - Que os requisitos fixa não determinam o afastamento de grande parte potenciais concorrentes, mediante a imposição de condições inusuais ou demasiado exigentes e/ou restritivas; - Que as cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos são claras, completas e não discriminatórias; - Que é garantida a prestação atempada esclarecimentos, ti por pertinentes, aos potenciais concorrentes que os solicitem, assegurando-se que tais respostas são amplamente divulgadas e partilhadas por to os interessa; - Que o modelo de avaliação das propostas tem um carácter objetivo e baseiam-se em da quantificáveis e comparáveis; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 12

13 - Ausência de mecanismos de publicitação - Que os critérios de adjudicação, fatores e subfactores de avaliação das propostas vêm enuncia de uma forma clara e suficientemente pormenorizada no respetivo programa do procedimento ou do convite; - Que a escolha critérios, fatores e subfactores de avaliação das propostas, assim como a sua ponderação relativa, adequam-se à natureza e aos objetivos específicos de cada aquisição em concreto; - Que os referi critérios e o modelo de avaliação são defini no caderno de encargos e portanto delimita antes de conheci os concorrentes; - Que as propostas foram apresentadas dentro do prazo fixado; - Que não se verificam situações de impedimento na composição do júris de procedimento ; - Que os concorrentes não estão impedi de participar nos procedimentos; - Que o preço das propostas é avaliado por referência a parâmetros objetivos, os quais permitem aferir da respetiva razoabilidade; - Que os concorrentes foram devidamente ouvi sobre o relatório preliminar e a decisão de adjudicação; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 13

14 - Ausência de mecanismos de publicitação - Que os concorrentes preteri foram notifica nos termos legais sobre a decisão de adjudicação. - Não designação mesmos elementos, de forma reiterada, para os júris; - Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei da Acesso aos Documentos Administrativos; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 14

15 3. Celebração e execução do contrato DAF SAJ - Participação mesmos intervenientes na negociação e redação contratos; - Inexistência de declaração, nos casos em que a negociação/redação contratos é confiada a gabinetes externos especializa, em que estes comprovem que não têm quaisquer relações profissionais com as entidades adjudicatárias ou empresas do mesmo consórcio ou grupo económico; - Inexistência de comprovação de que a responsabilidade profissional está devidamente coberta por seguro profissional, nos casos em que a negociação/redação contratos é confiada a gabinetes externos especializa; - Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso; - Implementação da segregação de funções; - Exigência aos gabinetes especializa externos que participem na redação e/ou negociação contratos que declarem, por escrito que eles (ou as sociedades a que pertencem), não têm quaisquer interesses ou relações profissionais com as adjudicatárias ou empresas do mesmo consórcio ou grupo económico e que comprovem que a sua responsabilidade profissional está devidamente coberta por seguro profissional; - Implementação de um sistema de controlo interno que garanta: - Que as cláusulas contratuais são legais; - Que existe uma correspondência entree as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do respetivo concurso; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 15

16 - Existência de ambiguidades, lacunas e omissões no clausulado; - Não verificação ou verificação deficiente das cláusulas contratuais que prevejam ou regulem os suprimentos erros e omissões; - Fundamentação insuficiente ou incorreta para a natureza imprevista trabalhos; - Fundamentação insuficiente ou incorreta para a circunstância desses trabalhos não poderem ser técnica ou economicamente separáveis do objeto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra; - Fundamentação insuficiente ou incorreta, no caso das aquisições de serviços, de que os serviços a mais resultam de uma circunstância imprevista ; - Que o seu clausulado é claro e rigoroso, não existindo erros, ambiguidades, lacunas ou omissões que possam implicar, designadamente, o agravamento custos contratuais ou o adiamento prazos de execução; - Que prevejam e regulem com rigor as situações de eventual falta de licenças ou autorizações fundamentais para a execução do contrato; - Que no caso da aquisição de bens, o prazo estabelecido para a vigência do contrato (incluindo as suas eventuais prorrogações) não excede os 3 anos, salvo nas situações legalmente previstas. - Que prevejam e regulem com o devido rigor o eventual suprimento de erros e omissões; - Verificação da garantia, no caso das empreitadas, de que a execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões não excede os limites quantitativos estabeleci na lei; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 16

17 - Verificação da circunstância de que tais trabalhos respeitam a obras novas e foram observa os pressupostos legalmente previstos para a sua existência, designadamente a natureza imprevista ; - Fundamentação insuficiente ou incorreta, no caso das aquisições de serviços, de que os serviços a mais não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objeto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objeto contratual; - Que esses trabalhos não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objeto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra; - Exigência de comprovação da circunstância, juntando a respetiva documentação; - Verificação da condição serviços a mais ser justificada pela ocorrência de uma circunstância imprevista ; - Que esses serviços a mais não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objeto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objeto contratual; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 17

18 - Fundamentação insuficiente ou incorreta, no caso das aquisições de serviços, de que os serviços a mais não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objeto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objeto contratual; - Inexistência de controlo relativamente à execução do contrato de aquisições de bens tendo-se em conta que o prazo de vigência acrescido de eventuais prorrogações não ultrapassa o limite legal estabelecido; - Não verificação da boa e atempada execução contratos por parte fornecedores/prestadores; - Não acompanhamento e avaliação regulares do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade ou qualidade estabeleci no contrato; - Inexistência de um controlo rigoroso custos do contrato tendo por pressuposto os valores orçamenta; - Inexistência ou programação deficiente da calendarização trabalhos; - Exigência de comprovação da circunstância, juntando a respetiva documentação. - Verificação da garantia, no caso das empreitadas, de que a execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões não excede os limites quantitativos estabeleci na lei; - Implementação de normas internas que garantam a boa e atempada execução contratos por parte fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros, mediante: - Fiscalização regular do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade e/ou qualidade estabeleci nos contratos e documentos anexos. - Controlo rigoroso custos do contrato, garantindo a sua concordância com os valores orçamenta; - Calendarização sistemática; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 18

19 - Inexistência de advertências logo que são detetadas situações irregulares ou derrapagens nos custos e nos prazos; - Inexistência de inspeção ou de ato que certifique as quantidades e a qualidade bens e serviços, antes da emissão da ordem de pagamento; - Inexistência de medição trabalhos e de vistoria da obra; - Inspeção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade bens e serviços adquiri efetuada somente por um funcionário. - Ausência de mecanismos de publicitação - Envio de advertências, em devido tempo, ao fornecedor/prestador de serviços/empreiteiro, logo que se detetem situações irregulares e/ou derrapagem de custos e de prazos contratuais. - Atos prévios de inspeção e certificação da quantidade e da qualidade bens e serviços adquiri, assim como a medição trabalhos e a vistoria da obra, relativamente à emissão da ordem de pagamento; - Exigência da presença de dois funcionários na inspeção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade bens e serviços adquiri; - Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 19

20 4. Outras questões TODAS TODAS - Existência de conflitos de interesses que ponham em causa a transparência procedimentos; - Obtenção de declarações de interesses priva funcionários; - Existência de situações de conluio entre os concorrentes e de eventual corrupção funcionários; - Existência de favoritismo injustificado; - Não existência de uma avaliação à posteriori do nível de qualidade e do preço bens e serviços adquiri e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros; - Segregação de funções; - Avaliação à posteriori do nível de qualidade e do preço bens e serviços adquiri e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de serviços/empreiteiros; - Publicitação documentos com os resulta das análises levadas a efeito; - Não existência de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades; - Ausência de mecanismos de publicitação - Implementação de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades; - Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos. CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 20

21 RECURSOS HUMANOS DAF SRH - Utilização de critérios de recrutamento com uma excessiva margem de discricionariedade ou que, reportando-se ao uso de conceitos indetermina, não permitam que o recrutamento do pessoal seja levado a cabo dentro de princípios de equidade; - Utilização de critérios preferenciais pouco objetivos; - Intervenção no procedimento de seleção ou no procedimento de avaliação do pessoal de elementos com relações de proximidade, relações familiares ou de parentesco com os candidatos ou com os avalia; - Ausência ou deficiente fundamentação atos de seleção de pessoal; - Elenco objetivo de critérios de seleção de candidatos que permita que a fundamentação das decisões de contratar seja facilmente percetível e sindicável; - Exigência de entrega de uma declaração de impedimento, que deverá ser expressa, sob a forma escrita, e apensa ao procedimento em causa; - Sensibilizar os intervenientes decisores no âmbito procedimentos de recrutamento e seleção, de avaliação, ou outros atos de gestão de pessoal, para a necessidade de fundamentação das suas decisões; e Júri - Ausência de mecanismos que obriguem à rotatividade elementos integrantes júris; - Criação de regras gerais de rotatividade elementos que compõem os júris de concurso, de forma a assegurar que as decisões ou as propostas de decisão não fiquem, por regra, concentradas nos mesmos trabalhadores, dirigentes, ou eleitos; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 21

22 - Utilização de critérios de avaliação trabalhadores pouco objetivos, que comportem uma excessiva margem de discricionariedade ou que, reportando-se ao uso de conceitos indetermina, possam permitir que a avaliação trabalhadores não seja levada a cabo dentro de princípios de equidade; - Utilização de elenco subjetivo de critérios de avaliação, não permitindo que a fundamentação das decisões finais de avaliação sejam facilmente percetíveis e sindicáveis; - Elenco objetivo de critérios de seleção de candidatos que permita que a fundamentação das decisões de contratar seja facilmente percetível e sindicável; e Comissão de - Ausência ou deficiente fundamentação resulta das decisões de avaliação; - Utilização excessiva de mecanismos excecionais de promoção na carreira; - Elenco objetivo de critérios de seleção de candidatos que permita que a fundamentação das decisões de contratar seja facilmente percetível e sindicável; Coordenação de Avaliação - Não intervenção no processo de avaliação de órgão colegial; - Utilização excessiva do recurso a trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes serviços; - As decisões tomadas sem intervenção de órgão colegial devem ser devidamente fundamentadas; - Elaborar orientações no sentido da não utilização do trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes serviços; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 22

23 - Utilização da contratação a termo ou das prestações de serviços como mecanismo para satisfação de necessidades permanentes do serviço; - Não disponibilização, aos interessa, de mecanismos de acesso facilitado e célere a informação procedimental relativa aos procedimentos de seleção ou de avaliação de pessoal, por parte interessa. - Não disponibilização, aos interessa, de mecanismos de acesso facilitado e célere a informação procedimental relativa aos procedimentos de seleção ou de avaliação de pessoal, por parte interessa. - Elaborar orientações no sentido da não utilização da contratação a termo resolutivo como meio de suprir necessidades permanentes serviços; - Nomeação de um responsável ou gestor do procedimento e identificação do respetivo contato dentro serviços; - Disponibilização, em local visível e acessível ao público, do organograma do serviço/unidade orgânica, bem como da identificação respetivos dirigentes e trabalhadores; - Disponibilização, em local visível e acessível ao público, de um organograma, meios de reação ou reclamação que o requerente tem disponíveis, prazos de decisão e identificação da entidade decisora; - Informação visível relativa à existência do livro de reclamações no serviço; Secretariado - Elaboração de um relatório anual das reclamações apresentadas por tipo, frequência e resultado da decisão; CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 23

24 - Não disponibilização, aos interessa, de mecanismos de acesso facilitado e célere a informação procedimental relativa aos procedimentos de seleção ou de avaliação de pessoal, por parte interessa. - Ausência de mecanismos de publicitação - Levantamento anual das reclamações, recursos hierárquicos ou ações judiciais interpostas, em que o reclamante ou recorrente alega, com sucesso, a ausência ou a deficiente fundamentação das decisões da Administração; - Disponibilização de formulários-tipo relativos aos pedi de informação procedimental bem como de formulários-tipo relativos à apresentação de reclamações, que facilitem a utilização deste tipo de instrumento por parte do particular; - Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos. Secretariado CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 24

25 E INFRACÇÕES CONEXAS, DA QUALIFICAÇÃO DA FREQUÊNCIA DOS RISCOS, DAS MEDIDAS E DOS RESPONSÁVEIS GESTÃO FINANCEIRA GESTÃO FINANCEIRA DAF SF - Realização e pagamento de trabalhos a mais antes de a respetiva despesa ter sido devidamente autorizada - Pagamento de despesas após decisão de recusa do visto; - Pagamento de revisões de preços nas empreitadas sem que a respetiva despesa seja autorizada previamente pela entidade com competência para o efeito; - Pagamentos honorários a projetistas relativamente a situações não previstas contratualmente; - Deficiente controlo interno na área do aprovisionamento quanto à execução concursos, gestão de stocks, receção e armazenagem de bens e produtos; - Deficiências ao nível da inventariação e avaliação bens. - Deficiente controlo compromissos assumi e das dotações orçamentais disponíveis; - Assunção de despesas sem prévio cabimento na respetiva dotação orçamental; - Não inscrição de receitas provenientes de juros das instituições de crédito; - Despesas objeto de inadequada classificação económica; - Procedimentos efetivos e documenta; - Uso eficiente e económico recursos, avaliando a otimização mesmos para obter o cumprimento objetivos; - Arquitetar procedimentos com normas e regulamentos bem defini; - Contabilidade Interna com imputação por centros de custos correspondentes à unidade orgânica de menor grau, se possível; - Definir corretamente planos e objetivos; - Estruturas organizativas sólidas portadoras de informação; Secretariado CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 25

26 E INFRACÇÕES CONEXAS, DA QUALIFICAÇÃO DA FREQUÊNCIA DOS RISCOS, DAS MEDIDAS E DOS RESPONSÁVEIS GESTÃO FINANCEIRA - Erros de soma e de transposição de sal nos mapas de prestação de contas; - Omissões na prestação de contas do movimento de operações de tesouraria; - Erros processuais em atividades que saem fora do âmbito normal do controlo interno da CIMLT; - Impossibilidade de controlo sobre a execução orçamental por deficiência das aplicações informáticas; - Ausência de mecanismos de publicitação - Segregação de funções, evitando que sejam atribuídas à mesma pessoa duas ou mais funções; - Maior responsabilização pelo cumprimento das normas financeiras; - Considerar padrões rigorosos de desempenho e responsabilização pelos trabalhadores; - Limites de responsabilidade bem defini; - Informatização integrada procedimentos de controlo interno e contabilidade; - Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, de toda a informação de carácter administrativo, nos termos do estabelecido na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos. Secretariado Intermunicip al CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 26

27 IV. CONTROLOO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO IV. CONTROLO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO Após a implementação do Plano, o Secretariado procede a um rigoroso controlo de validação, no sentido de verificar a conformidade factual entre as normas do Plano e a aplicação das mesmas. Assim, devem ser cria méto e defini procedimentos pelos responsáveis, que contribuam para assegurar o desenvolvimento e controlo das atividades de forma adequada e eficiente, de modo a permitir a salvaguarda ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, garantindo a exatidão registos contabilísticoss e os procedimentos de controlo a utilizar para atingir os objetivos defini. A noção de controlo e monitorização do Plano remete para a definição lata de auditoria. A palavra auditor tem a sua origem no latim auditirus Aquele que tem a virtude de ouvir e rever as contas. A auditoria gravita sobre a noção de exame e análise que conduz à emissão de uma opinião, mormente em parecer ou relatório. É uma função de avaliação exercida independentemente, para avaliar e examinar a atividade da organização e a prossecução do Plano, numa ótica de prestação de um serviço à própria organização. Na fase de implementação do Plano, o Secretariado tem como objetivo de monitorização periódica a emissão de um relatório anual onde é feita a auditoria/avaliação interna do Plano. Aprovado em reunião do, na sua reunião de 30 de janeiro de CIMLT Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Incluindo os de Corrupção e de Infrações Conexas 27