JMJ PANAMÁ 2019 Instrução para a inscrição dos peregrinos

Transcrição

1 JMJ PANAMÁ 2019 Instrução para a inscrição dos peregrinos Bem vindos ao sistema de inscrição da JMJ Panamá 2019! Antes de começar o processo de inscrição, pedimos que leia atentamente as instruções a seguir: 1. Observação preliminar A inscrição dos peregrinos se realizará por grupos; cada grupo será coordenado e representado por um responsável e um vice responsável, necessariamente maiores de idade. Está prevista, à parte, uma inscrição individual específica somente para bispos e voluntários (ver a seção específica para tal finalidade na página de inscrições ou O grupo de idade indicado para participar na JMJ é de anos 1. A custódia de cada um dos menores de idade será confiada a uma pessoa que seja maior de idade, considerada suficientemente madura e responsável, com a autorização escrita pelos pais ou pelo tutor legal do menor de idade (cada adulto responsável poderá ter sob custódia um máximo de 10 participantes menores de idade). O documento de autorização dos pais ou do tutor legal está disponível na segunda fase de inscrição (o responsável dos menores de idade terão que levar consigo esta autorização durante todos os eventos principais da JMJ). 2. Início do processo de Inscrição No início do processo de inscrição, o responsável do grupo terá que escolher entre 2 tipos de inscrição, com base no número de peregrinos e exigências de organização deste grupo: A. Como grupo individual (para grupos pequenos, de até 150 peregrinos, com as mesmas datas de chegada e partida e mesma modalidade de estadia em Panamá, ou seja, que não necessitam se subdividir em subgrupos). B. Como macro-grupo (para grupos de até 5000 peregrinos, que sucessivamente terão que ser divididos em subgrupos de um máximo de 150 pessoas com as mesmas modalidades de estadia no Panamá e mesmas datas de chegada e partida). Uma vez iniciado o processo de inscrição, a eleição inicial entre uma das duas opções disponíveis não poderá ser modificada. 1 As Conferências Episcopais e os Movimentos, Associações e Comunidades podem inscrever um grupo de idade diferente para os jovens que participem na JMJ no âmbito da sua organização.

2 O processo de inscrição se desenvolve em duas fases: Fase 1 (caracterizada por um formulário de cor azul) e a Fase 2 (formulário verde no interior da área reservada). 3. Fase 1 (formulário azul) Os dois tipos de inscrição (macro-grupo / grupo individual) facilitam a inscrição de grupos grandes organizados, grupos pequenos espontâneos ou peregrinos individuais. De qualquer maneira, é preferível que os grupos pequenos ou os peregrinos individuais se unam a grupos já organizados, como paroquial, diocesano ou similar. Todas as organizações Conferências Episcopais, Movimentos, Associações e Comunidades, Dioceses e Paróquias e também os grupos independentes deverão utilizar esta primeira fase da inscrição para declarar sua intenção de participar na JMJ e indicar o número previsto de participantes, de forma que o Comitê Organizador Local (COL) do Panamá possa preparar adequadamente tanto as estruturas de acolhida como as sedes dos eventos. Ademais, está prevista a inscrição de grupos internacionais com peregrinos provenientes de diversas nações que desejam participar juntos na JMJ. A. Para os grupos individuais (ver ponto 2) o formulário azul da Fase 1 é mais breve. De fato, serão solicitados unicamente os dados de descrição do grupo para obter uma conta de usuário no sistema de inscrição. Não será pedido nesta fase a realização de nenhuma forma de pagamento. 2

3 B. Para os macro-grupos (ver ponto 2) o formulário azul da Fase 1 é maior, dividido em 4 seções. De qualquer maneira, será pedido nesta primeira fase somente alguns dados gerais, necessários para gerar a conta do usuário e começar a preparar a acolhida. Não será pedido nesta fase a realização de nenhuma forma de pagamento. Importante: tendo claro que a entrega da conta e as comunicações sucessivas se realizarão por , é fundamental que o responsável do grupo introduza corretamente seu (não Eletrônico Certificado) e que logo depois confira seu , comprovando que as mensagens recebidas não foram arquivadas na caixa de Spam. Tendo completado o formulário da Fase 1, o responsável receberá as instruções para confirmar sua solicitação para ativar a conta de usuário e criar uma senha de acesso. 3

4 Além disso, depois de que sua ficha tenha sido validada pelo COL do Panamá (tal validação necessitará um tempo máximo de 3 dias úteis), o responsável do grupo receberá por e- mail um link para entrar em sua área reservada e iniciar a segunda fase da inscrição. 4. Fase 2 Funções da área reservada. A. Se o grupo se registrou como grupo individual, desde a sua própria área reservada o responsável poderá continuar com a segunda fase de inscrição. Deverá, de fato, abrir o formulário verde, no qual poderá confirmar os dados introduzidos inicialmente e adicionar outro tipo de informação mais específica para completar a inscrição do grupo (Ver ponto 5). Na área reservada o responsável poderá também visualizar seu código de grupo, que a partir desse momento terá que utilizar e citar em qualquer comunicação com a JMJ e o incluir também no conceito das transferências bancárias e/ou pagamentos. B. Se o grupo tiver sido inscrito como macro-grupo, o responsável terá à sua disposição uma área reservada geral, na qual terá, em primeiro lugar, que subdividir os peregrinos em subgrupos, cada um até no máximo 150 pessoas e com um responsável em cada grupo. Cada subgrupo se caracteriza por ter as mesmas modalidades de participação na JMJ (mesmas datas de chegada e saída do Panamá e mesmo pacote do peregrino ). 4

5 O responsável do macro-grupo terá sempre à disposição duas possibilidades: - Gerar um ou mais subgrupos a gerenciar por sua mesma conta de usuário; - Gerar um ou mais subgrupos com uma conta de usuário independente. No primeiro caso, será o mesmo responsável geral o que gerenciará e completará a segunda fase de inscrição do subgrupo (completar o respectivo formulário verde, controlar como avançam as inscrições, realizar o pagamento, etc.) No segundo caso, o responsável geral terá que indicar o nome, sobrenome e endereço de e- mail do responsável do subgrupo, a quem será enviado uma conta de usuário para entrar na área reservada da Fase 2 e gerenciar a inscrição desse subgrupo de forma autônoma (completar o respectivo formulário verde, controlar como avançam as inscrições, realizar o pagamento, etc.). O responsável geral do macro-grupo poderá proceder na ativação dos subgrupos em diferentes ocasiões, à medida que tenha conhecimento dos dados necessários. De qualquer forma, quem gerencie a inscrição do subgrupo, deverá entrar na área reservada da Fase 2 (idêntica à de um grupo individual) e abrir o correspondente formulário verde, onde poderá confirmar os dados introduzidos inicialmente, assim como adicionar outras informações mais detalhadas, necessárias para completar a inscrição do subgrupo (ver ponto 5). Além disso, na área reservada o responsável poderá ver o código do subgrupo que, a partir desse momento, terá que utilizar e citar em qualquer comunicação com a JMJ e/ou incluir também no conceito das transferências bancárias e/ou pagamento. Observação: O número total de participantes indicado pelo responsável do macro-grupo (ou do grupo individual) na Fase 1 de inscrição deve ser o mais preciso possível, mas em qualquer caso é indicativo. Por tanto, se no momento da Fase 2 verifica-se a presença de um número menor de peregrinos com respeito à estimativa inicial, é possível ativar um número menor de subgrupos e/ou introduzir em cada subgrupo um número inferior de peregrinos. 5

6 5. Fase 2 Completando o formulário verde O formulário verde a completar para finalizar a segunda fase da inscrição é igual para todos: seja o responsável de um grupo individual, o responsável do macro-grupo de pertença, ou o responsável de um subgrupo com uma conta de usuário independente. Será possível completar diretamente na área reservada da Fase 2, clicando em Modifica ficha. O responsável 2 terá que introduzir todas as informações requeridas para preparar a acolhida do grupo no Panamá (são nove seções para completar, mas é possível salvar as diferentes seções como rascunho, enquanto se aguarda obter todos os dados necessários para completar o formulário). continuar a inscrição como grupo internacional. Também nesta segunda fase, é possível Para facilitar a organização, serão solicitados alguns dados específicos referentes aos sacerdotes, pessoas com deficiência e os peregrinos com necessidade de visto para o ingresso no Panamá. Por cada menor de idade presente no grupo, o responsável deverá baixar a partir do sistema um formulário de autorização, que deve ser assinado pelos pais ou tutores legais do menor. O responsável deverá também escolher o pacote do peregrino (link) mais adequado às exigências do grupo (com ou sem alojamento, com ou sem comidas, etc.) e proceder com o pagamento mediante uma transferência bancária ou com cartão de crédito, segundo as indicações que serão especificadas no procedimento de inscrição. Por decisão do COL do Panamá, aos grupos que efetuarem o pagamento em uma única parcela antes de 31 de julho de 2018, será aplicado automaticamente 10% de desconto. 2 Através de uma solicitação do responsável na área reservada, o COL poderá emitir uma segunda conta de usuário de emergência no nome do vice responsável. 6

7 Além do valor, será solicitada uma doação por pessoa de 10 Euros (ou 12 dólares) ao Fundo de solidariedade, para permitir que os jovens dos países com maior dificuldade econômica participem da JMJ. Depois de haver completado todos os dados do formulário e haver realizado o pagamento dos pacotes do peregrino, o responsável poderá imprimir um voucher (comprovante) que terá que apresentar no momento da sua chegada à JMJ. Quando o grupo tiver completado o pagamento total dos pacotes do peregrino, sua inscrição será considerada completada; por tanto, caso haja uma eventual solicitação de modificação dos dados introduzidos, estes deverão ser efetuados através de um procedimento específico de "reabertura" do formulário dentro da área reservada. O COL do Panamá fará o possível para assignar cada grupo individual ou subgrupo à uma única sede de catequese e, no caso de haver sido solicitado alojamento, um único alojamento ou vários na mesma zona. EXEMPLOS DE INSCRIÇÃO: A. Pequenos grupos (menos de 150 pessoas) independentes de outros grupos. Esta modalidade de inscrição pode ser utilizada livremente por diferentes organizadores: não somente grupos independentes, mas também, por exemplo, conferências episcopais ou movimentos e associações com uma única delegação de até 150 peregrinos. Se os participantes têm as mesmas preferências de "pacote do peregrino" e as mesmas datas de chegada e de partida do Panamá, o responsável escolherá a inscrição de grupo individual e completará o formulário azul da Fase 1 simplificado. Depois, poderá proceder diretamente à inscrição da fase 2, preenchendo o formulário verde presente na sua área reservada. B. Grandes grupos (mais de 150 pessoas) Exemplo 1: Em maio de 2018, o representante da Diocese X deseja indicar que cerca de pessoas de sua diocese têm a intenção de ir à JMJ, se organizando através de grupos paroquiais. Portanto, escolherá a opção de inscrição de macro grupos e preencherá o formulário azul da Fase 1. O responsável da diocese terá que recolher nesse momento apenas algumas informações mínimas em relação a tais grupos paroquiais (nome, sobrenome e do responsável). Em seguida, na área reservada para ele, poderá gerar para cada um desses grupos uma conta de usuário de subgrupo, que permitirá que cada responsável de subgrupo possa efetuar de forma 7

8 autônoma a inscrição da Fase 2 (formulário verde), respeitando o limite máximo de 150 peregrinos. O responsável do macro grupo também poderá decidir assumir a responsabilidade de um ou mais subgrupos, gerando-os com sua mesma conta de usuário. Caso se trate de grupos da mesma diocese, é aconselhável em qualquer caso dar aos subgrupos nomes que estejam associados entre si (por exemplo: Diocese X01, Diocese X02, etc.) Exemplo 2: Uma conferência episcopal grande, que prevê a participação de pessoas de seu país, indicará 4 responsáveis gerais. Cada um deles, escolherá a inscrição de 1 macrogrupo de pessoas e completará o formulário azul da Fase 1 (preferivelmente dando aos grupos nomes que estejam associados entre si, por exemplo: CEF 01, CEF 02, CEF 03 E CEF 04). Cada macro grupo terá que se dividir depois em subgrupos (por exemplo: pertencentes a diversas dioceses ou associações leigas). O responsável de cada macro grupo poderá tanto atuar como está indicado nos parágrafos anteriores: recolher algumas informações mínimas em relação a tais grupos (nome, sobrenome e do responsável) e ativar para cada um deles um procedimento autônomo com o qual fará a inscrição efetiva na Fase 2 (formulário verde), respeitando o limite máximo de 150 peregrinos. Ou poderá também decidir assumir a responsabilidade de um ou mais subgrupos, gerando-os com sua mesma conta de usuário. No caso de que tenham diferentes subgrupos provenientes da mesma diocese, se aconselha utilizar nomes que estejam associados entre si (por exemplo: Diocese X 01, Diocese X 02). Exemplo 3: O responsável de um movimento, associação ou comunidade deseja indicar a participação de, por exemplo, peregrinos de diferentes países: para esse fim, escolherá a inscrição de um macro grupo e preencherá o formulário azul da Fase 1, selecionando no campo País, a opção Internacional. Como nos casos anteriores, depois terá que determinar os responsáveis dos diferentes subgrupos e ativar para cada um deles a conta para proceder à Fase 2 da inscrição, mantendo o limite de 150 participantes em cada um deles. Poderá também decidir assumir a responsabilidade de um ou mais subgrupos, gerando-os com sua mesma conta de usuário. Cada subgrupo poderá escolher livremente uma composição nacional ou internacional através do campo País no formulário verde da Fase 2. Também neste caso, se desejar identificar os subgrupos como pertencentes ao mesmo movimento ou associação, convém que se utilizem nomes que estejam associados entre si (por exemplo. FIAC 01, FIAC 02, etc.). 8

9 Observação: Para participar das catequeses, cada subgrupo internacional terá que indicar a língua comum da maioria dos participantes; do mesmo modo, sabendo que será possível selecionar uma única data de chegada e partida, o subgrupo terá que indicar a data válida para a maioria dos participantes (é oportuno que as chegadas e partidas do subgrupo sejam as mais homogêneas possíveis). Evidentemente, os movimentos, associações e comunidades internacionais poderão decidir que seus grupos participem no marco da organização do respectivo país, diocese ou paróquia. 9