JMJ CRACÓVIA 2016 INSTRUÇÕES PARA A INSCRIÇÃO DOS PEREGRINOS 1

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1 JMJ CRACÓVIA 2016 INSTRUÇÕES PARA A INSCRIÇÃO DOS PEREGRINOS 1 Bem-vindos ao sistema de inscrição na JMJ Cracóvia 2016! Antes de começar o processo de inscrição, pedimos que leia atentamente todas as instruções. Observação preliminar: A inscrição dos peregrinos se realizará por grupos; cada grupo será coordenado e representado por um responsável e um vice responsável, necessariamente maiores de idade. Está prevista, uma específica inscrição individual somente para os bispos e os voluntários (consulte a seção especial na homepage). O grupo de idade recomendado para participar na JMJ é de anos; os menores de idade terão que estar a cargo do responsável do grupo, com a prévia autorização dos pais ou tutores legais. O procedimento de inscrição dos grupos de peregrinos se desenvolvem em duas fases: Fase I e Fase II Fase 1 Na primeira fase de inscrição, será possível incluir em cada grupo entre 1 e participantes (o chamado macrogrupo ). 1 Para inscrever-se: ou através da pagina oficial da JMJ:

2 O responsável pelo grupo terá que preencher, em todas as quatro partes, o formulário de cor azul disponível no site. Para que os grupos possam se inscrever com antecedência, será necessário para esta primeira fase apenas alguns dados gerais: proveniência do grupo, nome e endereço do responsável, número previsto de participantes, idioma, etc.; não se pedirá nenhum tipo de contribuição. Todas as organizações desde as conferencias episcopais, os movimentos, associações e comunidades, as dioceses e paróquias terão que utilizar esta primeira fase para anunciar sua intenção de participar na JMJ e indicar a modo orientativo o número total de peregrinos, para que o Comitê Organizador Local (COL) de Cracóvia possa preparar em modo adequado tanto as estruturas de acolhida como as outras necessarias Poderão se inscrever não apenas grandes grupos organizados, como também pequenos grupos espontâneos ou de peregrinos individuais, entretanto, utilizando o mesmo formulário de inscrição; é preferível que os grupos muito pequenos ou os peregrinos individuais se inscrevam e grupos que já estão organizados a nível paroquial, diocesano ou outro. Além disso, está prevista a inscrição de grupos internacionais, com peregrinos provenientes de diversas nações que desejam participar juntos na JMJ. Ao final desta primeira fase de inscrição, se entregará uma conta, com a qual o responsável ou o vice responsável do grupo poderão acessar a uma área reservada para completar ou modificar os dados já introduzidos, poderá, inclusive, iniciar uma segunda fase de inscrição, depois de sua ficha ter sido validada pelo COL (esta validação necessitará de um tempo máximo de 3 dias).

3 Importante: sabendo-se que a entrega da conta e as sucessivas comunicações se realizaram pelo , é fundamental que o responsável introduza corretamente o seu e que em seguida, haja um controle de seu , identificando que as mensagens recebidas não estejam indo para o Spam. Fase 2 Se o grupo inscrito na primeira fase não passar de 150 participantes, o responsável poderá, por meio da própria área restrita, decidir se para a segunda fase de inscrição quer continuar como grupo único, confirmando ou modificando os dados introduzidos inicialmente e colocando informações mais específicas. Do contrário, o responsável terá que dividir os peregrinos em diferentes subgrupos, cada um composto por não mais que 150 pessoas e com seu próprio responsável e vice responsável. Para efetuar esta operação, terá que disponibilizar o nome completo e do responsável e vice responsável de cada um dos subgrupos (somente um dos subgrupos poderá ter o mesmo responsável ou vice responsável indicado na Fase 1). A ativação dos subgrupos poderá ser realizada também, em diferentes momentos conforme vão se obtendo os dados necessários. A cada subgrupo será atribuída uma conta, para acessar a sua própria área restrita, e um código restrito, que terá que ser usado como referências em todas as comunicações com o COL de Cracóvia e o Conselho Pontifício para os Leigos (CPL), inclusive o objeto de transferência e os pagamentos. Os formulários (de cor verde) com a solicitação de mais dados específicos, que devem ser completados na segunda fase de inscrição, poderá ser informado diretamente pelo responsável do subgrupo ou o responsável do macrogrupo a que pertença, acessando a sua área restrita. O responsável terá que escolher também o KIT DO PEREGRINO mais

4 adequado às necessidades do subgrupo (com ou sem alojamento, com ou sem alimentação, etc) e ficará encarregado de pagar a respectiva contribuição mediante transferência bancaria ou cartão de crédito, conforme as indicações propostas durante o processo. Se pedirá, ainda, uma contribuição de 10 euros por pessoa para o Fundo da Solidariedade, que permitirá que jovens de países mais desfavorecidos possam participar na JMJ. Nesta segunda fase é possível também efetuar a inscrição como grupo internacional. Cada subgrupo terá que se caracterizar pela mesma modalidade de participação na JMJ (mesmas datas de chegada e partida, escolha de um único kit do peregrino e mesma língua para a catequese). Para facilitar a organização e acolhida, serão pedidos alguns dados específicos referentes aos sacerdotes, as pessoas com deficiência e aos peregrinos que necessitam de visto para a entrada na Polônia. A cada menor de idade, o responsável terá que baixar do sistema um formulário de autorização, que deverão ser assinados pelos pais ou tutores legais. Depois de completar a inscrição e efetuado o pagamento dos kits do peregrino, o responsável (ou vice responsável) poderá imprimir um recibo que deverá ser apresentado na sua chegada a Cracóvia no ponto de acesso do check-in; assim, receberá o kit do peregrino que deverão ser distribuídos entre os membros do grupo, junto a toda documentação e material necessários para a participação da JMJ. OBS: O número total de participantes indicados pelo responsável do macrogrupo na Fase 1 de inscrição tem que ser o mais exato possível, no entanto, será sempre orientativo. Sendo assim, se no momento da Fase 2 seja comprovado que há um número inferior de peregrinos de acordo com o cálculo inicial, é possível ativar um menor número de subgrupos e/ou introduzir em cada subgrupo um número inferior de peregrinos. Por outro lado, quando o subgrupo tenha efetuado o pagamento do kit do peregrino, sua inscrição será considerada concluída, por isso, eventuais

5 solicitações de modificações terão que seguir um procedimento estabelecido de reabertura da ficha. EXEMPLOS DE INSCRIÇÕES A. Grandes grupos (mais de 150 pessoas) Exemplo 1: No mês de setembro de 2015, o representante da Diocese X preencherá o formulário da Fase 1 (azul) para demonstrar que, por exemplo, pessoas de sua Diocese têm intenção de ir a JMJ, organizando-se em grupos paroquiais. O responsável da Diocese terá que recolher neste momento algumas informações mínimas em relação aos tais grupos (nome completo e do responsável ou vice responsável). Em seguida, mediante a uma área restrita designada para ele, poderá ativar para cada um deles um processo autônomo com o qual poderá efetuar a inscrição efetiva da Fase 2 (formulário verde), respeitando o limite máximo de 150 peregrinos. Exemplo 2: uma conferência episcopal, que prevê a participação de pessoas de seu país, indicará 4 responsáveis que procederão com a inscrição de 4 macrogrupos de pessoas cada um (preferivelmente dando aos grupos nomes que estejam vinculados entre si, como por exemplo. CEF 01, CEF 02, CEF 03, CEF 04). Cada macrogrupo terá que dividir-se depois em subgrupos aos quais pertençam as diversas Dioceses. O responsável de cada macrogrupo terá que atuar como está indicado no parágrafo precedente, ou seja, terá que recolher algumas informações mínimas em relação aos tais grupos (nome completo e do responsável ou vice responsável) e ativar para cada um deles o procedimento autônomo com o qual fará a inscrição efetiva da Fase 2 (formulário verde), respeitando o limite máximo de 150 peregrinos. No caso de haver diferentes subgrupos provenientes da mesma Diocese, se aconselha utilizar nomes facilmente vinculados entre si (por exemplo: Diocese de Milão 01, Diocese de Milão 02, etc.).

6 Exemplo 3: O responsável por algum movimento, associação ou comunidade internacional poderá indicar a participação de (por exemplo) peregrinos de diferentes países, indicando a sua conformação internacional. Depois terá que determinar o responsável e o vice responsável dos diferentes subgrupos e ativar para cada um deles a conta para proceder a Fase 2 da inscrição, mantendo o limite de 150 peregrinos em cada um deles. Cada subgrupo poderá escolher livremente uma composição nacional ou internacional. Também, neste caso, se deseja identificar os subgrupos como pertencentes ao mesmo movimento ou associação, convém que se utilizem nomes que estejam associados entre si (por exemplo: FIAC 01, FIAC 02, FIAC 03, etc.). OBS: Para participar das catequeses, cada subgrupo internacional terá que indicar o idioma comum da maioria dos participantes; do mesmo modo, o subgrupo terá que indicar a mesma data de chegada e partida válida para a maioria dos participantes (é oportuno que as chegadas e as partidas do subgrupo sejam o mais homogêneo possível). B Pequenos grupos (menos de 150 pessoas) O responsável inscreve o grupo na Fase 1, os participantes têm a mesma preferência do kit do peregrino e as mesmas datas de chegada e partida, o responsável pode continuar com a segunda fase de inscrição mantendo um único grupo. De outro modo, terá que subdividir, de qualquer forma, o macrogrupo inicial em subgrupos mais pequenos, agrupando-os segundo as datas de chegada e partida, preferencias do kit do peregrino e língua para a catequese, procedendo de acordo com os parágrafos precedentes.