DECLARAÇÃO DE TRABALHO DA AUDITORIA CONTRATADA PELO RECIPIENTE DOS RECURSOS DA USAID GERIDOS PELA ORGANIZAÇÃO OESTE AFRICANA DA SAÚDE (OOAS)

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1 DECLARAÇÃO DE TRABALHO DA AUDITORIA CONTRATADA PELO RECIPIENTE DOS RECURSOS DA USAID GERIDOS PELA ORGANIZAÇÃO OESTE AFRICANA DA SAÚDE (OOAS) AUDITORIA DOS RECURSOS DA USAID GERIDOS PELA ORGANIZAÇÃO OESTE AFRICANA DA SAÚDE AO ABRIGO DO ACORDO Nº AID-624-A RELATIVO AO PROJECTO LEADERSHIP CAPACITY STRENGTHENING (CAPS) PARA O PERÍODO (03 de fevereiro de 2015 a 31 de dezembro de 2017) I. TÍTULO Auditoria da Declaração de Responsabilização do Fundo dos Recursos da USAID geridos pela Organização Oeste Africana da Saúde (OOAS) ao abrigo do Projecto Leadership Capacity Strengthening (CAPS) (Acordo Cooperativo Nº: AID-624-A ) para o período de 03 de fevereiro de 2015 a 31 de dezembro de II. CONTEXTO A 03 de fevereiro de 2015, a USAID aprovou um acordo cooperativo: Projecto Leadership Capacity Strengthening (CAPS) (AID-624-A ) com um custo total estimado em USD$7,433, Esta quantia será financiada por USAID/Escritório Regional da Saúde (ERS) para a África Ocidental por um período de quatro anos terminando a 31 de janeiro de A OOAS concorda em despender a quantia de USD$ 335, como participação no financiamento (não federal) para a actividade total em termos de nível de esforço do tempo do pessoal. O objectivo do Projecto é reforçar a capacidade da OOAS de ser a principal instituição de saúde da região para harmonização de políticas e advocacia, através da promoção de parcerias público-privadas para a saúde e identificação, partilha e apoio à intensificação das boas práticas em saúde na África Ocidental. Espera-se que os objectivos do Projecto sejam realizados através de quatro resultados intercalares, nomeadamente: Resultado 1: Aumento do apoio da OOAS aos países membros para intensificar as práticas baseadas em evidência 1

2 Resultado 2: Operacionalização das estratégias de comunicação e advocacia da OOAS Resultado 3: Expansão do papel da OOAS em parcerias público-privadas, doadores regionais Resultado 4: Operacionalização de Política e Estratégia Regional dos Sistemas de Informação Sanitária (SIS) Em termos de histórico, USAID/WA/RHO foi o primeiro parceiro técnico e financeiro da OOAS desde a sua criação. USAID/WA concedeu três subvenções consecutivas à OOAS e todas foram implementadas com sucesso. III. OBJECTIVOS DA AUDITORIA O objectivo deste engajamento é realizar uma auditoria financeira dos recursos da USAID/África Ocidental geridos pela Organização Oeste Africana da Saúde (OOAS) ao abrigo do Projecto Leadership Capacity Strengthening (CAPS) (Acordo Cooperativo Nº: AID-624-A ) para o período de 03 de fevereiro de 2015 a 31 de dezembro de 2017) anualmente em conformidade com as Normas de Auditoria do Governo Americano (2011/2007) revisão emitida pelo Escritório de Responsabilização do Governo Americano e o Escritório do Inspector Geral da USAID Directrizes de Auditorias Financeiras Contratadas por Beneficiários Estrangeiros (Directrizes). Isso significa que três relatórios de auditoria separados serão preparados como se segue: 1. Auditoria para o período de 03 de fevereiro de 2015 a 31 de dezembro de Auditoria para o período de 01 de janeiro de 2016 a 31 de dezembro de Auditoria para o período de 01 de janeiro de 2017 a 31 de dezembro de A Declaração de Responsabilidade do Fundo é uma declaração financeira básica a ser auditada que apresenta as receitas da OOAS, as despesas efectuadas, saldo em dinheiro dos fundos fornecidos pela USAID e produtos, se aplicável, adquiridos directamente pela USAID para uso pela OOAS. Todos os valores em moeda da declaração de responsabilidade do fundo, a programação de partilha de custo e as constatações do relatório, se houver, devem ser declarados em dólares americanos. Os auditores devem indicar a (s) taxa (s) de câmbio usada (s) nas notas da Declaração De Responsabilidade do Fundo. 2

3 Uma auditoria financeira dos fundos fornecidos pela USAID deve ser feita em conformidade com a revisão das Normas de Auditoria do Governo Americano (2011/2007), ou outras normas aprovadas se aplicável, e de acordo incluem tais testes de registos de contabilidade conforme considerados necessários mediante as circunstâncias. Os objectivos específicos da auditoria dos fundos da USAID são: Expressar uma opinião sobre se a declaração de responsabilidade do fundo para os programas financiados pela USAID apresenta literalmente, em todos os aspectos relevantes, receitas recebidas, custos incorridos e produtos directamente adquiridos pela USAID para o período auditado em conformidade com os termos dos acordos e princípios de contabilidade geralmente aceitos ou outras bases de contabilidade abrangentes (incluindo a base de recepção e desembolso de dinheiro e modificações na base de caixa). Avaliar o controlo interno da OOAS relativo aos programas financiados pela USAID, avaliar o risco de controlo e identificar deficiências significativas incluindo fragilidades materiais. Esta avaliação deve incluir o controlo interno relativo as contribuições de repartição de custos necessárias. Realizar testes para determinar se a OOAS cumpriu, em todos os aspectos relevantes, os termos do contrato (incluindo as contribuições de repartição de custos/contrapartida, se aplicável) e as leis e regulamentos aplicáveis relacionados aos programas financiados pela USAID. Todas as instâncias materiais de não conformidade e todos os actos ilegais ocorridos ou que são susceptíveis de terem ocorrido devem ser identificados. Tais testes devem incluir os requisitos de conformidade relacionados às contribuições necessárias de repartição de custos, se aplicável. Realizar uma auditoria das taxas indirectas de custos se o recipiente tiver sido autorizado a cobrar custos indirectos à USAID usando taxas provisórias e a USAID ainda não tenha negociado taxas definitivas com o recipiente. Determinar se o recipiente tomou medidas correctivas adequadas com base nas recomendações do relatório de auditoria anterior. Os auditores devem conceber etapas e procedimentos de auditoria em conformidade com as Normas de Auditoria do Governo Americano de modo a fornecer garantias razoáveis 3

4 de detecção de situações ou transacções nas quais ocorreram fraude ou actos ilegais ou são susceptíveis de ocorrer. Se tais evidências existirem, os auditores devem contactar o escritório do Inspector-geral Regional da USAID em Pretória (RIG/Pretoria) e devem ter o devido cuidado profissional em perseguir indícios de possíveis fraudes e actos ilegais, de modo a não interferir na potencial auditoria futura das declarações financeiras de objectivo geral. IV. ÂMBITO DA AUDITORIA O auditor deve usar as seguintes etapas como base para preparação de programas de auditoria. Não são totalmente inclusivos ou restritivos por natureza e não dispensam o uso do exercício do devido cuidado profissional e discernimento por parte do auditor. As etapas devem ser modificadas de modo a encaixarem-se nas condições locais e procedimentos, implementação e concepção de programas específicos e disposições do contrato que podem variar de um programa para outro. Quaisquer limitações no âmbito do trabalho devem ser comunicadas o mais rapidamente possível ao RIG/Pretoria. A. Etapas pré-auditoria O auditor deve rever os documentos aplicáveis considerados necessários para realizar a auditoria conforme estabelecido nas Directrizes do Escritório do Inspector Geral para as Auditorias Financeiras Contratadas por Beneficiários Estrangeiros. Esses documentos incluem: 1. Acordo entre USAID/WA e OOAS; 2. Sub-acordos entre OOAS e outras entidades de implementação, conforme aplicável; 3. Contratos e subcontratos com terceiros, se algum; 4. Orçamentos, cartas de implementação e procedimentos escritos aprovados pela USAID/WA; 4

5 5. Sistema Automático de Directivas da USAID, Capítulo 636 Progressos de Programa Financiado ; 6. Circular OMB A-122 Princípios de Custo de Organizações Sem Fins Lucrativos (2 CFR Parte 230); 7. Disposições Padrão Obrigatórias para Beneficiários Não-Governamentais e Não Americanos (Sistema Automático de Directivas da USAID, Capítulo 303 Referências Internas Obrigatórias); 8. Anexo de Disposições Padrão do Acordo com Governos Estrangeiros (Sistema Automático de Directivas da USAID, Capítulo 350); 9. Todos os relatórios financeiros e de progresso do programa; e gráficos de contas, organogramas; descrições de sistemas contabilísticos; políticas e procedimentos de aquisição e recepção, procedimentos de armazenamento e distribuição de materiais, conforme necessário para concluir com êxito o trabalho necessário; 10. Quaisquer auditorias anteriores que se relacionam directamente com os objectivos da auditoria. B. Declaração de Responsabilidade do Fundo O auditor deve examinar a declaração de responsabilidade do fundo para programas da USAID, incluindo os valores orçamentados por categoria e principais itens; as receitas recebidas da USAID para o período coberto pela auditoria; as despesas comunicadas pela OOAS como tendo sido feitas durante esse período; e os produtos, se houver, adquiridos directamente pela USAID para uso da OOAS. A declaração de responsabilidade do fundo deve incluir todos os fundos de assistência da USAID identificados por cada programa ou acordo específico. As receitas recebidas da USAID menos os custos incorridos, depois de considerar quaisquer itens de reconciliação, devem ser conciliados com o saldo de dinheiro em caixa ou em contas bancárias. A declaração de responsabilidade do fundo não deve incluir as contribuições de repartição de custos ou de contrapartida fornecidas pelos próprios fundos da OOAS ou em espécie. No entanto, um cronograma contribuições por repartição de custos ou contrapartida separado deve ser incluído e revisado para determinar se as contribuições de repartição de custos/contrapartidas foram fornecidas e contabilizadas de acordo com os termos do contrato. 5

6 Os auditores podem preparar ou ajudar a OOAS na preparação da declaração de responsabilidade do fundo a partir dos livros e registos mantidos pelo recipiente, mas a OOAS deve aceitar a responsabilidade pela precisão da declaração antes do início da auditoria. A opinião na declaração de responsabilidade do fundo deve estar em conformidade com a Declaração sobre Norma de Auditoria (DNA) Nº: 62 (AU623). A declaração de responsabilidade do fundo deve identificar separadamente as receitas e custos imputáveis a cada acordo específico da USAID. A auditoria deve avaliar as medidas de implementação e realizações do programa para determinar se custos específicos incorridos são permissíveis, alocáveis e razoáveis ao abrigo dos termos do contrato e os princípios de custo aplicáveis, e para identificar áreas onde ocorreram actos fraudulentos e ilegais ou é plausível que tenham ocorrido como resultado de controlo interno inadequado. No mínimo os auditores devem: 1. Rever os custos directos e indirectos facturados a e reembolsados por USAID e os custos incorridos mas aguardando reembolso por parte da USAID, identificando e quantificando quaisquer custos questionados. Todos os custos que não são justificados com documentação adequada ou que não estão de acordo com os termos do contrato devem ser comunicados como questionados. Os custos questionados que aguardam reembolso por parte da USAID devem ser identificados nas notas à declaração de responsabilidade do fundo como não reembolsados pela USAID. Os custos questionados devem ser apresentados na declaração de responsabilidade do fundo em duas categorias separadas. Custos não elegíveis que são explicitamente questionados porque não são razoáveis, proibidos pelos acordos ou leis e regulamentos aplicáveis, ou não relacionados ao programa. Além disso, se a OOAS for obrigada a colocar os fundos da USAID numa conta a juros, mas não o fez, então o juro imputado que teria sido ganho também é classificado como um custo não elegível. Os custos não justificados que não são justificados com documentação adequada ou não tiveram aprovações ou autorizações prévias necessárias. Todos os custos materiais questionados resultantes de casos de não conformidade com os termos do contrato e as leis e regulamentos aplicáveis devem ser incluídos como constatações no relatório sobre conformidade. Além disso, as notas à declaração de responsabilidade do fundo devem descrever resumidamente os custos questionados materiais e imateriais e devem ser comparadas com quaisquer conclusões correspondentes no relatório sobre conformidade. 6

7 2. Rever os registos gerais e do programa para determinar se os custos incorridos foram registados corretamente. Reconciliar os custos directos facturados e reembolsados pela USAID ao programa e aos registos gerais. 3. Rever os procedimentos usados no controlo de fundos incluindo a canalização às instituições financeiras contratadas ou outras entidades de implementação. Rever as contas bancárias e os controlos das referidas contas bancárias. Realizar a confirmação positiva dos saldos se necessário. 4. Determinar se os adiantamentos de fundos foram justificados com documentação incluindo reconciliações de fundos adiantados, desembolsados e disponíveis. Os auditores devem garantir que todos os fundos recebidos pela OOAS da parte da USAID são adequadamente registados nos registos de contabilidade da OOAS e que os referidos registos foram periodicamente reconciliados com as informações fornecidas pela USAID. 5. Determinar se a receita do programa foi adicionada aos fundos utilizados para promover os objectivos elegíveis do projecto ou programa, financiar a participação não federal do projecto ou programa, ou deduzida dos custos do programa, de acordo com os regulamentos da USAID, outras diretrizes de implementação ou termos e condições da concessão. 6. Rever os procedimentos de aquisição para determinar se práticas comerciais sólidas incluindo a concorrência foram usadas, se foram obtidos preços razoáveis e se foram estabelecidos controlos adequados sobre as qualidades e quantidades recebidas. 7. Rever os encargos salariais directos para determinar se as taxas salariais foram razoáveis para aquela posição, de acordo com as aprovadas pela USAID quando a aprovação da agência é necessária, e também justificadas de registos apropriados da folha de pagamento. Verificar se foram pagas horas extras ao programa e se a prática é permitida ao abrigo dos termos do contrato. Determinar se os subsídios e benefícios adicionais recebidos pelos funcionários estavam em conformidade com os contratos e as leis e os regulamentos aplicáveis. Os auditores devem questionar encargos salariais inadmissíveis na declaração de responsabilidade do fundo. 8. Rever despesas de viagens e transportes para determinar se são justificadas adequadamente. As despesas de viagens que não são justificadas com documentação adequada ou não estejam em conformidade com os acordos e regulamentos devem ser questionadas na declaração de responsabilidade do fundo. 7

8 9. Rever os produtos (exemplo: suprimentos, materiais, veículos, equipamentos, produtos alimentares, ferramentas, etc.) adquiridos pela OOAS ou adquiridos directamente pela USAID para uso da OOAS. Os auditores devem determinar se os produtos existem ou foram utilizados para os fins a que se destinavam, em conformidade com os termos dos acordos, e se existem procedimentos de controlo e se foram colocados em operação para salvaguardar adequadamente os produtos. Como parte dos procedimentos para determinar se os produtos foram utilizados para os fins pretendidos, os auditores devem realizar revisões de uso final para uma amostra apropriada de todos os produtos com base na avaliação de risco de controlo. As revisões de uso final podem incluir visitas ao local para verificar se os produtos existem ou se foram utilizados para os fins a que se destinavam, em conformidade com os termos dos acordos. O custo de todos os produtos cuja existência ou uso adequado, em conformidade com os termos dos acordos, não pode ser verificado deve ser questionado na declaração de responsabilidade do fundo. (O auditor deve determinar o custo dos produtos com base na documentação de apoio disponível do recipiente ou da USAID, conforme apropriado). 10. Rever a assistência técnica e os serviços adquiridos pela OOAS. Os auditores devem determinar se a assistência técnica e os serviços foram utilizados para os fins pretendidos, em conformidade com os termos dos acordos. O custo da assistência técnica e dos serviços não usados adequadamente em conformidade com os termos dos acordos devem ser questionados na declaração de responsabilidade do fundo. a. Além dos procedimentos de auditoria acima, se a assistência técnica e os serviços forem contratados pelo recipiente de um prestador não americano, os auditores devem executar etapas adicionais de auditoria na assistência técnica e nos serviços, a menos que a OOAS tenha contratado separadamente uma auditoria desses custos. Ao testar a conformidade com os termos do contrato e as leis e regulamentos aplicáveis, os auditores não devem considerar apenas acordos entre a OOAS e a USAID, mas também acordos entre a OOAS e prestadores não americanos, se houver, fornecendo assistência técnica e serviços. Os acordos entre a OOAS e os prestadores não americanos devem ser auditados usando as mesmas etapas de auditoria descritas nos outros parágrafos desta secção, incluindo todos os testes necessários para determinar especificamente que os custos incorridos são permitidos, alocáveis, razoáveis e justificados ao abrigo dos termos do contrato. b. Se a assistência técnica e os serviços foram contratados pela OOAS de um prestador americano, os auditores ainda são responsáveis por determinar se a 8

9 assistência técnica e os serviços foram utilizados para os fins pretendidos, em conformidade com os termos dos acordos. No entanto, os auditores não são responsáveis pela execução de etapas adicionais de auditoria para os custos incorridos no âmbito dos acordos de assistência técnica e serviços, uma vez que a USAID ou uma autoridade competente da agência do Governo Americano é responsável pela contratação das auditorias desses custos. 11. Quando os custos indirectos são cobrados da USAID usando taxas provisórias, rever o método de alocação para determinar que o conjunto de custos indirectos e a base de distribuição incluam apenas itens permitidos de acordo com os termos e regulamentos do contrato. Os auditores devem estar cientes de que os custos não permitidos como encargos aos acordos da USAID (por exemplo, angariação de fundos) devem ser alocados sua quota-parte de custos indirectos se representarem actividades que (1) incluam os salários de pessoal, (2) ocupem espaço e (3) beneficiem dos custos indirectos da organização. As taxas de custo indirecto devem ser calculadas após todos os ajustes terem sido feitos ao conjunto e à base. Quando os custos indirectos são cobrados à USAID usando taxas pré-determinadas ou fixas, verifique se as taxas correctas são aplicadas de acordo com o contrato com a USAID. 12. Rever os adiantamentos não liquidados ao beneficiário e os reembolsos pendentes por parte da USAID ao realizar auditorias finais de encerramento. Garantir que o beneficiário devolveu numerários excedentes à USAID. Garantir também que todos os activos (inventários, activos fixos, produtos, etc.) adquiridos com fundos do programa foram escoados em conformidade com os termos dos acordos. Os auditores devem apresentar, em anexo à declaração de responsabilidade do fundo, os saldos e os detalhes dos inventários finais de bens não excedentes adquiridos ao abrigo dos acordos. O referido inventário deve indicar que itens foram intitulados ao Governo Americano e quais foram intitulados a outras entidades. Estes procedimentos de auditoria de liquidação devem ser realizados para qualquer concessão que expira durante o período auditado. Uma Declaração de Responsabilidade do Fundo ilustrativo é incluída na secção VI das Directrizes de Auditorias Financeiras Contratadas por Beneficiários Estrangeiros da USAID. Este exemplo ilustra como comunicar os resultados de uma auditoria única que cobre mais de um acordo da USAID. Se apenas um acordo da USAID é coberto pela auditoria, os mesmos princípios de comunicação se aplicam. Geralmente, o auditor deve seguir este exemplo ao preparar os relatórios para USAID. 9

10 Os auditores geralmente devem expressar uma opinião única sobre uma declaração de responsabilidade do fundo que inclua mais de um acordo com a USAID. Os auditores não devem expressar opiniões separadas sobre declarações de responsabilidade de fundo de cada acordo ou programa a menos que sejam especificamente solicitados a fazê-lo pela missão da USAID. C. Contribuições de Repartição de Custos/Contrapartidas O Acordo Cooperativo entre USAID/WA e OOAS requer contribuições do recipiente. O Acordo estabelece um orçamento para a duração do projecto para tais contribuições e o Auditor deve rever as contribuições para determinar se foram fornecidas pela OOAS em conformidade com os termos do acordo. Os auditores vão rever o cronograma de contribuições por repartição de custos/contrapartida para determinar se o cronograma é apresentado correctamente de acordo com a base de contabilidade usada pelo recipiente para preparar o cronograma. Os auditores devem questionar todas as contribuições de repartição de custos/contrapartidas que são custos não elegíveis ou não insustentáveis. Além disso, para auditorias de acordos que apresentam um orçamento de contribuição por repartição de custos/contrapartida anualmente e para auditorias de encerramento de concessões que apresentam orçamentos de repartição de custos/contrapartida com base na duração do projecto, os auditores irão rever cronograma do orçamento de contribuições por repartição de custos/contrapartida para determinar se as contribuições por repartição de custos/contrapartida foram fornecidas pelo recipiente em conformidade com os termos do acordo. A maioria dos acordos estabelece um orçamento para a duração do projecto para tais contribuições; no entanto, alguns acordos podem estabelecer orçamentos anuais para essas contribuições. A revisão do cronograma de repartição de custos deve ser abordada de forma diferente, dependendo se o orçamento de contribuição de repartição de custos/contrapartida é um orçamento para a duração do projecto ou um orçamento anual. Em ambos os casos, a revisão consiste principalmente em inquéritos do recipiente e procedimentos analíticos aplicados a dados financeiros que suportam o cronograma de contribuições por repartição de custos/contrapartida. Os auditores podem preparar ou ajudar o recipiente a preparar o cronograma de contribuições de repartição de custos/contrapartida a partir dos livros e registos mantidos pelo recipiente. No entanto, o recipiente deve assumir a responsabilidade pela precisão do cronograma antes do início da revisão. D. Controlos internos 10

11 Os auditores devem obter um entendimento suficiente da OOAS e do seu ambiente analisando e avaliando a estrutura de controlo interno da organização, concepção de políticas e procedimentos de controlo relevantes e então determinar se os mesmos foram colocados em operação. O relatório sobre controlos internos deve identificar as categorias significativas da estrutura de controlo interno; quaisquer condições reportáveis que são deficiências significativas na concepção ou operação da estrutura de controlo interno; e quaisquer condições reportáveis consideradas como fraquezas materiais. Pequenas deficiências devem ser comunicadas numa carta separada à organização conforme adequado. As condições reportáveis incluindo fraquezas materiais devem ser apresentados no relatório como constatações. Os principais controlos internos a serem avaliados incluem mas não se limitam à adequação dos sistemas contabilidade e de informação, procedimentos e práticas de aquisição, controlos de contas bancárias e controlos para assegurar que os encargos para o projecto sejam adequados e sustentados. O auditor deve: 1. Obter um entendimento suficiente da estrutura de controlo interno para planear a auditoria e determinar a natureza, o momento e a extensão dos testes a serem realizados. Centrar a avaliação no ambiente de controlo, o sistema de contabilidade e os procedimentos de controlo. A ênfase deve ser colocada nas políticas e os procedimentos que dizem respeito à capacidade da organização de registar, processar, resumir e comunicar dados financeiros consistentes com as asserções contidas na declaração de responsabilidade do fundo e garantir a conformidade com os termos do acordo e leis e regulamentos aplicáveis. Outros procedimentos e políticas no entanto podem ser relevantes se fizerem parte de dados que o auditor utiliza na aplicação de procedimentos de auditoria. Isto pode incluir, por exemplo, políticas e procedimentos que estão ligados a dados não financeiros que o auditor utiliza em procedimentos analíticos. Especificamente, mas não limitado a sistemas de controlo para: a. Garantir que os encargos do programa são adequados e sustentados. b. Gerir dinheiro vivo e em contas bancárias. c. Adquirir bens e serviços. d. Gerir funções de inventário e recebimento. e. Gerir funções do pessoal tais como registo de presença, salários e benefícios. 11

12 f. Gerir e dispor de produtos (exemplo: suprimentos, materiais, veículos, equipamentos, produtos alimentares, ferramentas, etc.) comprados pelo recipiente ou directamente por USAID. g. Garantir conformidade com os termos do acordo e as leis e os regulamentos aplicáveis que colectivamente têm um impacto significativo sobre a declaração de responsabilidade do fundo. Os resultados dessa avaliação devem estar contidos na secção da documentação de auditoria descrita nos parágrafos 4.18 a 4.20.k destas Directrizes e apresentadas no relatório de conformidade. 2. Avaliar o risco inerente e controlo do risco, e determinar o risco de detecção que é a eficácia das políticas e procedimentos da estrutura de controlo interno da entidade na prevenção ou detecção de distorções relevantes na declaração de responsabilidade do fundo. No cumprimento do requisito de auditoria relacionado ao entendimento do controlo interno e à avaliação do nível de risco do controlo, o auditor deve seguir, no mínimo, as orientações contidas no AICPA SAS. Nº 109 (AU 314), intitulado Entendendo a Entidade e seu Ambiente e Avaliando os Riscos Relevantes de Distorção, 115 (AU 325), intitulado Comunicando Assuntos Relativos ao Controlo Interno Identificados numa Auditoria, e 74 (AU801) intitulado Considerações de Auditoria de Conformidade em Auditorias de Entidades Governamentais e Recipientes da Assistência Financeira Governamental. E. Conformidade com os termos do acordo e as leis e os regulamentos aplicáveis A auditoria deve determinar a conformidade com os termos do acordo e as leis e regulamentos aplicáveis relacionados aos programas da USAID, no mínimo, seguir as orientações contidas no AICPA SAS. 74 (AU801) intitulado Considerações de Auditoria de Conformidade em Auditorias de Entidades Governamentais e Recipientes da Assistência Financeira Governamental. O relatório do auditor sobre a conformidade deve estabelecer como conclusões todas as instâncias relevantes de não conformidade, definidas como instâncias que podem ter um efeito directo e relevante na declaração de responsabilidade do fundo. As instâncias irrelevantes de inconformidade devem ser incluídas numa carta de administração separada para o recipiente e mencionadas no relatório sobre conformidade. O relatório do auditor deve incluir todas as conclusões que uma fraude ou acto ilegal tenha ocorrido ou é susceptível de ter ocorrido. Ao denunciar fraudes, actos ilegais ou outras inconformidades, os auditores devem colocar suas constatações na perspectiva 12

13 correcta. Para dar ao leitor uma base para julgar a prevalência e as consequências dessas condições, as instâncias identificadas devem estar relacionadas ao universo ou ao número de casos examinados e são quantificadas em termos de dólares americanos, se apropriado. Ao apresentar fraude, actos ilegais ou outro incumprimento consumados, os auditores devem seguir os padrões de relatório contidos no Capítulo 5 das Normas De Auditoria Do Governo Americano. Se os auditores concluírem que existem evidências suficientes de fraude ou actos ilegais, devem contactar o RIG/Pretoria e exercer o devido cuidado profissional na busca de indícios de possíveis fraudes e actos ilegais para evitar interferir com possíveis futuras investigações ou procedimentos legais. Ao planear e realizar testes de conformidade, os auditores devem: 1. Identificar os termos do acordo e as leis e regulamentos pertinentes e determinar quais deles, se não observado, poderiam ter um efeito directo e material sobre a declaração de responsabilidade do fundo. Os auditores devem: a. Listar todas as disposições padrão e específicas do programa contidas nos acordos que, cumulativamente, se não observadas, poderiam ter um efeito directo e material sobre a declaração de responsabilidade do fundo. b. Avaliar o risco inerente e de controlo de que a inconformidade material poderia ocorrer para cada um dos requisitos de conformidade listados no parágrafo 1.a acima. c. Determinar a natureza, o momento e a extensão das etapas e dos procedimentos da auditoria para testar erros, fraudes e actos ilegais que forneçam uma garantia razoável de detectar casos intencionais e não intencionais de inconformidade com os termos do acordo e leis e regulamentos aplicáveis que poderiam ter um efeito material sobre a declaração de responsabilidade do fundo. Isto deve basear-se na avaliação de risco descrita no parágrafo 1.b acima. d. Preparar um documento de resumo único na documentação de auditoria que identifique cada um dos requisitos de conformidade específicos incluídos na revisão, os resultados das avaliações de risco inerentes, de controlo e (detecção) para cada requisito de conformidade, as etapas de auditoria usadas para testar a conformidade com cada um dos requisitos com base na avaliação de riscos, e os resultados dos testes de conformidade para cada requisito. O documento de resumo deve ser 13

14 indexado à documentação de auditoria detalhada que sustente os factos e as conclusões contidas no documento de resumo. 2. Determinar se os pagamentos foram feitos em conformidade com os termos do acordo e as leis e os regulamentos aplicáveis. 3. Determinar se os fundos foram despendidos para fins não autorizados ou em inconformidade com os termos do acordo aplicáveis. Se for o caso, os auditores devem questionar esses custos na declaração de responsabilidade do fundo. 4. Identificar quaisquer custos considerados inapropriados, classificando e explicando porquê esses custos são questionados. 5. Determinar se os produtos, se alguns, adquiridos pela OOAS ou adquiridos directamente pela USAID para uso da OOAS, existem ou foram usados para os fins pretendidos em conformidade com os termos dos acordos. Se não, o custo de tais produtos deve ser questionado. 6. Determinar se a assistência técnica e os serviços adquiridos pela OOAS foram utilizados para os fins pretendidos, em conformidade com os termos dos acordos. Se não, o custo de tal assistência técnica e os serviços deve ser questionado. 7. Determinar se a quantia da contribuição por repartição de custo/contrapartida foi calculada e justificada conforme os requisitos dos acordos ou dos princípios de custo aplicáveis. 8. Determinar se a contribuição por repartição de custo/contrapartida foi fornecida em conformidade com os termos dos acordos e quantificar quaisquer deficiências. 9. Determinar se os beneficiários dos serviços e benefícios eram elegíveis para os receber. 10. Determinar se os relatórios financeiros da OOAS (incluindo os do estado das contribuições por repartição de custos/contrapartida) e pedidos de adiantamentos e reembolso contêm informações que são justificadas pelos livros e registos. 11. Determinar se a OOAS depositou adiantamentos de fundos da USAID em contas a juros e se o recipiente devolveu à USAID quaisquer juros provenientes de tais 14

15 adiantamentos com a excepção de até $250 por ano que a OOAS deve reter para despesas administrativas. Se a OOAS deveria colocar os fundos da USAID numa conta a juros e não o fez então o auditos deve determinar a quantia de juros perdidos pela OOAS e essa quantia deve ser classificada como custos não elegíveis. F. Seguimento das recomendações da auditoria anterior Os auditores devem rever o estado das medidas tomadas sobre s constatações e recomendações das auditorias anteriores, se alguma, dos programas financiados pela USAID. Parágrafo 4.09 do das Normas de Auditoria do Governo Americano declara que: Os auditores devem avaliar se a entidade auditada tomou medidas correctivas apropriadas para abordar as conclusões e recomendações de trabalhos anteriores que poderiam ter um efeito material sobre as declarações financeiras. Ao planear a auditoria, os auditores devem solicitar que a administração da entidade auditada identifique auditorias anteriores, compromissos de certificação, revisões financeiras e outros estudos que estejam directamente relacionados aos objectivos da auditoria, incluindo se as recomendações relacionadas foram implementadas. Os auditores devem usar essas informações na avaliação de riscos e na determinação da natureza, do momento e da extensão do trabalho actual de auditoria, incluindo a determinação da medida em que o teste da implementação das acções correctivas é aplicável aos objectivos actuais da auditoria. Os auditores devem descrever o âmbito do seu trabalho sobre as recomendações da auditoria anterior na secção de resumo do relatório de auditoria. Os auditores devem consultar o relatório de auditoria mais recente contratado pelo recipiente ou pela agência para a mesma concessão (para uma auditoria de seguimento) ou outras concessões da USAID (para uma auditoria inicial). Quando não foi tomada medida correctiva e a deficiência permanece sem solução para o período de auditoria actual, os auditores precisam descrever brevemente a constatação anterior e o estado e mostrar a referência da página onde está incluída no relatório actual. Se não houver constatações e recomendações anteriores, os auditores devem incluir uma nota para esse efeito nesta secção do relatório de auditoria. G Declarações financeiras de objectivo geral 15

16 Os auditores devem examinar as declarações financeiras de objectivo geral do recipiente a nível da organização se uma taxa de custo indirecto precisa ser auditada ou se a missão solícita especificamente que as declarações financeiras de objectivo geral sejam auditadas. A auditoria deve ser realizada de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitos do Instituto Americano de Contabilistas Públicos Certificados (AICPA), normas de auditoria que tenham sido prescritas pelas leis do país ou adoptadas por uma associação de auditores públicos no país, ou normas de auditoria promulgadas pela Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores ou pelo Comité de Práticas Internacionais de Auditoria da Federação Internacional de Contabilistas. O objectivo desta auditoria é expressar uma opinião sobre se essas declarações apresentam, de forma justa, em todos os aspectos relevantes, a posição financeira do recipiente no final do ano e os resultados de suas operações e fluxo de caixa para o exercício findo em conformidade com os princípios de contabilidade geralmente aceitos. H. Taxas de custo indirecto Os auditores devem determinar as taxas reais de custo indirecto para o ano se o recipiente tiver usado taxas provisórias para cobrar os custos indirectos à USAID. A auditoria das taxas de custo indirecto deve incluir testes para determinar se: a. A distribuição ou base de alocação inclui todos os custos que beneficiaram de actividades indirectas. b. A distribuição ou base de alocação está em conformidade com o Acordo de Taxa de Custo Indirecto Negociado regente da USAID, se aplicável. c. O conjunto de custos indirectos inclui somente os custos autorizados pelos acordos da USAID e os princípios de custo aplicáveis. d. As taxas de custo indirecto obtidas pela divisão do conjunto de custos indirectos pela base são calculadas com precisão. Os custos incluídos neste cálculo reconciliam-se com as despesas totais apresentadas nas declarações financeiras de objectivo geral auditadas do recipiente. I. Outras responsabilidades da auditoria Os auditores devem realizar as seguintes etapas: 1. Realizar conferências de entrada e saída com a OOAS. USAID/WA e RIG/Pretoria devem ser notificados destas conferências de modo a que representantes da USAID possam estar presentes, caso se considere necessário. 16

17 2. Durante as etapas de planeamento de uma auditoria, comunicar informações à OOAS relativas à natureza e extensão dos testes e relatórios planeados em conformidade com leis e regulamentos e controlo interno sobre relatórios financeiros. Essa comunicação deve declarar que os auditores não planeiam fornecer opiniões sobre a conformidade com leis e regulamentos e controlo interno sobre relatórios financeiros. Esta comunicação deve ser em forma de uma carta de compromisso. 3. Instituir procedimentos de controlo da qualidade para assegurar que evidências suficientes e apropriadas sejam obtidas por meio de inspecções, observações, inquéritos e confirmações, para fornecer uma base razoável para uma opinião sobre as declarações financeiras ao abrigo da auditoria. Embora os auditores possam usar seus procedimentos padrão para garantir o controlo da qualidade, esses procedimentos devem, no mínimo, garantir que: a. Os relatórios de auditoria e a documentação de auditoria sejam revistos por um auditor, preferencialmente no nível do parceiro, que não esteve envolvido na auditoria. Essa revisão deve ser documentada. b. Todos os valores e quantias monetárias que envolvem cálculos são pagos e verificados. c. Todas as declarações factuais, números, conclusões e quantias monetárias são indexadas para suportar a documentação de auditoria. 4. O auditor deve verificar, antes de preparar sua proposta para o trabalho de auditoria (ou se isso não for possível, na primeira oportunidade durante o trabalho em si), se a OOAS assegurou que as auditorias de seus sub-recipientes, se houver, foram realizadas para garantir a responsabilidade pelos fundos da USAID transmitidos aos sub-recipientes. Se os requisitos de auditoria do sub-recipiente não forem cumpridos, os auditores devem notificar imediatamente a USAID/WA e o RIG/Pretoria e considerar se podem eles mesmos auditar custos do sub-recipiente. Se, após consulta à USAID/WA e RIG/Pretoria, os auditores concluírem que existe uma restrição ao âmbito da auditoria e a restrição não puder ser removida, então os auditores devem considerar modificar sua opinião e quaisquer custos que não tenham sido auditados como exigido devem ser questionados como custos não suportados. 5. Obter uma carta de representação da administração, de acordo com o AICPA SAS Nº 85 (AU333), assinada pela Administração da OOAS. V. RELATÓRIOS DE AUDITORIA 17

18 O recipiente deve enviar à USAID/WA uma cópia em formato de documento portátil (PDF) do relatório de auditoria em inglês e uma cópia em PDF do relatório em francês, se considerado apropriado. A USAID/WA encaminhará o relatório ao RIG/Pretoria para processamento. O formato e o conteúdo dos relatórios de auditoria devem seguir estritamente os relatórios ilustrativos no Capítulo 7 das Diretrizes de Auditoria Contratada do Recipiente (RCA). O relatório de auditoria deve especificar os números correctos das concessões para cada concessão abrangida pela auditoria. O relatório deve conter: A. A página do título, índice, carta de entrega e resumo que inclui: (1) uma secção de contexto com uma descrição geral dos programas da USAID auditados, o período coberto, os objectivos do programa, uma secção sobre o seguimento das recomendações da auditoria anterior e se as contribuições de repartição de custos/contrapartida eram necessárias durante o período auditado; e se a OOAS tem uma taxa de custo indirecto provisório autorizada pela USAID; (2) os objectivos e âmbito da auditoria financeira, e uma explicação clara dos procedimentos executados e das limitações do âmbito, se existem; (3) um breve resumo dos resultados da auditoria na declaração de responsabilidade do fundo, custos questionáveis, controlo interno, conformidade com os termos do acordo e as leis e os regulamentos aplicáveis, taxas de custo indireto, se houver, estado das recomendações da auditoria anterior (4) um breve resumo dos resultados da revisão das contribuições de repartição de custos/contrapartida, e (5) um breve resumo dos comentários da Administração da OOAS sobre as suas opiniões relativamente aos resultados e conclusões da revisão e auditoria. A seguir um contorno do formato do relatório a ser usado: I. Carta de entrega e resumo A. Contexto: B. Objectivos e Âmbito da auditoria C. Resumo dos resultados da auditoria (financeiro, controlo interno e conformidade) D. Resumo das contribuições por repartição de custos/contrapartida E. Sinopse dos comentários da administração II. Secção financeira A. Relatório do auditor independente B. Declarações de Responsabilidade do Fundo 18

19 C. Notas de Declaração de Responsabilidade do Fundo D. Relatório sobre a revisão do cronograma da contribuição por repartição de custo/contrapartida III. Estrutura de controlo interno A. Relatório do auditor independente B. Conclusões IV. Conformidade com os termos do acordo e as leis aplicáveis A. Relatório do auditor independente B. Conclusões Apêndice I: Comentários da administração (comentários literais recebidos da OOAS sobre o projecto de relatório de auditoria) O relatório deve conter: A. A página do título, índice, carta de entrega e resumo que inclui: (1) uma secção de contexto com uma descrição geral dos programas da USAID auditados, o período coberto, os objectivos do programa, uma secção sobre o seguimento das recomendações da auditoria anterior e se as contribuições de repartição de custos/contrapartida eram necessárias durante o período auditado; e se a OOAS tem uma taxa de custo indirecto provisório autorizada pela USAID; (2) os objectivos e âmbito da auditoria financeira, e uma explicação clara dos procedimentos executados e das limitações do âmbito, se existem; (3) um breve resumo dos resultados da auditoria na declaração de responsabilidade do fundo, custos questionáveis, controlo interno, conformidade com os termos do acordo e as leis e os regulamentos aplicáveis, taxas de custo indireto, se houver, estado das recomendações da auditoria anterior (4) um breve resumo dos resultados da revisão das contribuições de repartição de custos/contrapartida, e (5) um breve resumo dos comentários da Administração da OOAS sobre as suas opiniões relativamente aos resultados e conclusões da revisão e auditoria. B. O relatório do auditor sobre a declaração de responsabilidade do fundo, identificando quaisquer custos relevantes questionados que não sejam totalmente apoiados com registos adequados ou que não sejam elegíveis nos termos dos acordos. O relatório deve estar em conformidade com as normas de comunicação no Capítulo 5 das Normas de Auditoria do Governo Americano e deve incluir: 19

20 1. A opinião do auditor sobre se a declaração de responsabilidade do fundo apresenta justamente, em todos os aspectos relevantes, receitas do programa, custos incorridos e produtos adquiridos directamente pela USAID para o ano então findo em conformidade com os termos dos acordos e em conformidade com princípios de contabilidade geralmente aceitos ou outras bases de contabilidade. Esta opinião deve declarar claramente que a auditoria foi realizada em conformidade com as Normas de Auditoria do Governo Americano ou normas alternativas específicas se aplicáveis (ver parágrafo 2.9.d das Directrizes). Quaisquer desvios destas normas, tais como o incumprimento dos requisitos de formação profissional contínua e revisões externas de controlo da qualidade, devem ser revelados (ver Exemplo 7.1.A das Diretrizes). 2. A declaração de responsabilidade do fundo identificando as receitas do programa, os custos incorridos, e os produtos e assistência técnica adquiridos directamente pela USAID/WA para o ano fiscal. A declaração também deve identificar custos questionados considerados não elegíveis para reembolso e sem suporte, se os houver, incluindo o custo de quaisquer produtos adquiridos diretamente pela USAID/WA cuja existência ou uso adequado em conformidade com os acordos não pode ser verificado. Todos os custos materiais questionados resultantes de casos de não conformidade com os termos do contrato e as leis e regulamentos aplicáveis devem ser incluídos como constatações no relatório sobre conformidade. Além disso, as notas à declaração de responsabilidade do fundo devem descrever resumidamente os custos questionados materiais e imateriais e devem ser comparadas com quaisquer conclusões correspondentes no relatório sobre conformidade (ver Exemplo 6.1 das Directrizes). Todos os custos questionados nas notas à declaração de responsabilidade do fundo devem ser apresentados em dólares americanos. O equivalente em dólares americanos deve ser calculado à taxa de câmbio aplicável no momento em que a moeda local foi desembolsada à OOAS pela USAID/WA. 3. Notas à declaração de responsabilidade do fundo, incluindo um resumo das políticas contabilísticas significativas, explicação dos itens mais importantes das declarações, as taxas de câmbio durante o período de auditoria e as restrições de moeda estrangeira, se houver. C. O relatório do auditor sobre controlo interno. O relatório do auditor deve incluir no mínimo: 20

21 1. O âmbito do trabalho do auditor na obtenção de entendimento do controlo interno e na avaliação do risco de controlo, e 2. As deficiências significativas incluindo a identificação de fraquezas relevantes no controlo interno da OOAS. Deficiências significativas devem ser descritas numa secção separada. 3. As constatações contidas nos relatórios sobre controlo interno e conformidade relacionados aos programas financiados pela USAID devem incluir uma descrição da condição (o que é) e critérios (o que deveria ser). A causa (por que aconteceu) e o efeito (que danos foram causados por não cumprir com os critérios) devem ser incluídos nos resultados. Além disso, os resultados devem conter uma recomendação prática que corrija a causa e a condição, conforme aplicável. Reconhece-se que as fraquezas e o incumprimento de controlos internos relevantes encontrados pelos auditores podem nem sempre ter todos esses elementos plenamente desenvolvidos, dado o âmbito e os objetivos da auditoria específica. No entanto, os auditores devem identificar pelo menos a condição, os critérios e o possível efeito para permitir à administração determinar o efeito e a causa. Isso ajudará a administração a tomar medidas correctivas adequadas e oportunas. Este relatório deve ser preparado em conformidade com as Declarações sobre Normas de Auditoria (SAS) Nº 60 e as normas de comunicação no Capítulo 5 das Normas de Auditoria do Governo Americano. VI. INSPECÇÃO E ACEITAÇÃO DO TRABALHO E RELATÓRIO DE AUDITORIA RIG/Pretoria é responsável por garantir que o trabalho realizado ao abrigo desta declaração de trabalho esta em conformidade com as Normas de Auditoria do Governo Americano e as Directrizes de Auditorias Financeiras Contratadas por Beneficiários Estrangeiros. Para alcançar este objectivo, o RIG/Pretoria realizará revisões documentais em cada relatório final de auditoria e realizará revisões de controlo de qualidade da documentação de auditoria de uma amostra seleccionada de relatórios finais de auditoria recebidos dos auditores independentes. 21

22 Para revisões de controlo de qualidade, a firma de auditoria deve assegurar que todos os registos de auditoria relacionados aos acordos da USAID estejam disponíveis para permitir que os auditores do RIG/Pretoria completem e apoiem sua revisão. Nenhum custo de auditoria pode ser cobrado a um contrato da USAID se as auditorias não forem realizadas de acordo com as Diretrizes. VII. RELAÇÕES E RESPONSABILIDADES O cliente para este contrato é a OOAS e a OOAS deve garantir que todos os registos estejam disponíveis para os auditores independentes, todos os lançamentos e ajustes de contabilidade são feitos, e todas as outras medidas necessárias são tomadas para permitir que os auditores completem seu trabalho. A USAID/WA assegura que os acordos de auditoria entre a OOAS e auditores independentes contenham uma declaração padrão de trabalho contendo todos os requisitos das Directrizes RCA. Consequentemente, a OOAS deve enviar todos os possíveis contratos de auditoria à USAID/WA para aprovação antes da finalização. VIII. TERMOS DE EXECUÇÃO A data de vigência deste contrato e declaração de trabalho será a data em que for assinado pelo responsável da OOAS. A auditoria deve ter início assim que possível após a assinatura do contrato de auditoria. A OOAS deve submeter relatórios de auditoria à USAID/WA, que encaminhará relatórios finais, assinados, electrónicos ou impressos ao RIG/Pretoria para revisão e publicação. 22