EDITAL MF ATA: Aulas 05 a 08

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1 EDITAL MF ATA: Aulas 05 a 08 ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: arquivos correntes e intermediário; protocolos; classificação e ordenação de documentos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. A política nacional de arquivos e a legislação arquivística. 4._Conservação e preservação de documentos. 5._Documentos digitais.

2 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

3 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: O Brasil, país federativo, possui uma ampla e complexa rede de arquivos, decorrentes do exercício da função executiva, legislativa e judiciária do Estado brasileiro, tanto a nível federal quanto estadual e municipal gerada a partir do processo de colonização do território brasileiro até os dias atuais.

4 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: A partir da lei nº (Lei de Arquivos), é criado CONARQ, instalado em 1994, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, com a finalidade de definir a política nacional de arquivos, públicos e privados, do país e integrar ações por meio do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

5 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: Em razão das funções normativas atribuídas ao Conselho, no que se refere tanto aos arquivos públicos quanto aos privados, a sua representatividade está assegurada não apenas na esfera governamental como também entre diversos segmentos da sociedade civil. Presidido pelo Diretor-Geral do Arq. Nac

6 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras.

7 ARQUIVOLOGIA Política nacional de Arquivos Púb/Priv: Ao Arquivo Nacional, órgão central do SINAR, compete implementar a política nacional de arquivos por meio da gestão, do recolhimento, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativas, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. (Decreto n o 6.061, de 2007)

8 GESTÃO de DOCUMENTOS Decreto 4073/02 - PNAPP: CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional e central do SINAR, criado Lei 8.159, -... Ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - cabe exercer as competências estabelecidas no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de (Decreto n o 6.061, de 2007).

9 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso a docs de arquivos; II - promover inter-relacionameto de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;

10 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete ao CONARQ: III - propor ao Min. da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da PNAPP; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e acesso a arquivos públicos; V - estimular programas de gestão e de preservação de docs públicos de âmbito federal, estadual, do DF e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;

11 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete ao CONARQ: VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da PNAPP; VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos PE, PL e PJ da União, dos Estados, do DF e nos PE e PL dos Municípios; VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

12 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete ao CONARQ: IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, -art. 12 -Lei 8.159; X - propor ao PR, por intermédio do Min da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições do SINAR;

13 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete ao CONARQ: XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;

14 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete ao CONARQ: XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de Políticas Nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

15 GESTÃO de DOCUMENTOS membros conselheiros do CONARQ: I - Diretor-Geral do Arq. Nac, que o presidirá; II 2 representantes do PE Federal; III 2 representantes do PJ Federal; IV 2 representantes do PL Federal; V 1 representante do Arquivo Nacional;

16 GESTÃO de DOCUMENTOS membros conselheiros do CONARQ: VI 2 representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; VII 2 representantes Arqs Públicos Municip; VIII 1 representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX 1 representante de associações de arquivistas;

17 GESTÃO de DOCUMENTOS membros conselheiros do CONARQ: X 3 representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. 1o Cada Conselheiro terá um suplente.

18 GESTÃO de DOCUMENTOS membros conselheiros do CONARQ: 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do STF e pelos Presidentes da CD e do SF, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo PR, a partir de listas apresentadas pelo Ministro da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.

19 GESTÃO de DOCUMENTOS Membros conselheiros do CONARQ: O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução. O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.

20 GESTÃO de DOCUMENTOS CONARQ: O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.

21 GESTÃO de DOCUMENTOS CONARQ: Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário. É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.

22 GESTÃO de DOCUMENTOS CONARQ: A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Ministro de Estado da Justiça.

23 GESTÃO de DOCUMENTOS SINAR: Tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Tem como órgão central o CONARQ.

24 GESTÃO de DOCUMENTOS SINAR: Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

25 GESTÃO de DOCUMENTOS SINAR: Integram o SINAR: V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

26 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos docs na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos docs de valor permanente;

27 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete aos integrantes do SINAR: V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da PNAPP; VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

28 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete aos integrantes do SINAR: IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

29 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete aos integrantes do SINAR: XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

30 GESTÃO de DOCUMENTOS Compete aos integrantes do SINAR: Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

31 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo Indentifique, entre as opções a seguir, quem elabora a política arquivística brasileira. a) O Sistema Nacional de Arquivos. b) O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos c) O Sistema de Serviços Gerais d) O Conselho Nacional de Arquivos e) O Arquivo Nacional.

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33 ARQUIVOLOGIA Documentos Digitais: O que esta era digital nos apresenta agora é o chamado "mundo virtual", na sua capacidade sem igual de podermos processar a informação, organizá-la, fragmentá-la, reconstruí-la, encontrá-la, comunicá-la e disseminá-la.

34 ARQUIVOLOGIA Sists Informatizados Gestã Arquivistic Docs SIGAD: É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

35 ARQUIVOLOGIA Sists Informatizados Gestã Arquivistic Docs SIGAD: O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

36 CESPE TJ-AL - Analista Judiciário - Arquivologia O conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos que é processado por computador denomina-se gestão arquivística de documentos. SIGAD

37 CESPE TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa A gestão de docs contribui para funções arquivísticas, de modo que a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental. b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados. c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio arquivístico do país seja descartada. d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente. e) as políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente

38 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo Acerca dos documentos digitais, assinale a opção correta. a) Os documentos digitais devem ter um número de protocolo específico. b) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria. c) Os documentos digitais, por sua natureza e facilidade de acesso, não precisam ser classificados. d) Os documentos digitais não devem ser eliminados. e) Os documentos digitais devem ser contemplados nos programas de gestão de documentos

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40 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: - Preservação (Políticas) - Conservação (Manter) - Restauro (Recuperação).

41 Enf ARQUIVOLOGIA PRESERVAÇÃO CONSERVAÇÃO RESTAURAÇÃO Impedir que o doc se O. degrade, o objetivo é mantê-lo em seu estado original. Conjunto de técnicas e métodos que visam conservar os docs de arquivos e as informações neles contidas. Interromper o processo de deterioração do doc, impedir o aumento de danos. Conjunto de ações que interrompem o processo d degradação de documentos de arquivos.ex:higienizaçã o, pequenos reparos e acondicionamento. Recuperar o doc degradado, reaver seus estado físico e suas informações. Intervenções diretas no doc alterando sua estrutura.

42 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: A conservação no universo digital devese ter a preocupação com: a escolha inicial da tecnologia a ser adotada, a utilização de tecnologia apropriada na reprodução de docs e a proteção da informação digital enquanto esta tiver importância para a instituição e para o usuário. O gerenciamento da preservação de imagens digitais em arquivos inclui a geração, a organização, a armazenagem, o acesso e a contínua manutenção da integridade intelectual.

43 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: A viabilidade dos arquivos de imagem digital depende muito mais da expectativa de vida dos sistemas de acesso. Os meios de armazenagem digital devem ser manuseados e conservados com cuidados próprios, como ambientes climatizados, pois assim sobreviverão, provavelmente, por mais tempo do que os próprios sistemas de recuperação e interpretação dos dados neles armazenados.

44 ESAF ANA - Analista Administrativo - Arquivologia A obsolescência de hardware e software é resolvida com a) migração b) reformatação. c) dublin core. d) EAD e) MARC

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46 ARQUIVOLOGIA Fatores Ambientais : Os fatores ambientais são os mais importantes na conservação de documentos. Eles são responsáveis pelas reações químicas altamente nocivas ao papel, além de favorecerem a presença de outros agentes igualmente responsáveis pela destruição de documentos.

47 ARQUIVOLOGIA Fatores Ambientais : Clima tropical, com insolação intensa e umidade relativa elevada. Edifícios herdados ou mal planejados. Manutenção precária ou inexistente (goteiras, infiltrações, janelas quebradas, frestas, limpeza). Sistema de ar condicionado em mau funcionamento, inoperantes ou inexistentes.

48 ARQUIVOLOGIA Fatores Ambientais : Problemas que ocorrem devido às más condições prediais. Arquivos perto de cozinha, lanchonete, banheiro ou poço de elevador. Instalações elétricas aparentes e com danos e revestimento de pisos sem manutenção. Recomenda-se: manutenção predial periódica na parte hidráulica, elétrica e civil.

49 ARQUIVOLOGIA Fatores de Degradação: Agentes Físicos: Iluminação, Temperatura e Umidade Relativa. Agentes Químicos: Poluição atmosférica. Agentes Biológicos: Fungos, Insetos e Roedores. Agentes Humanos: Manuseio.

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51 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: Poeira estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais.

52 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: O PÓ não modifica apenas a estética dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papéis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosféricos, observamos a ação destrutiva. As pequenas partículas possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é apenas superficial, mas também no interior da fibra, que é absorvida por meio de ligações químicas.

53 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: LUMINOSIDADE, A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque não só acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. Provocam amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce.

54 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: LUMINOSIDADE,... É recomendável, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que não recebam diretamente a incidência da luz solar e que documentos históricos ou com grande prazo de guarda sejam armazenados em locais com pouca incidência de luz artificial, visando sua maior durabilidade.

55 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: Os Objetos Metálicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser evitados por provocar a oxidação do papel. Quando necessária a juntada de folhas para formar um processo ou documento, é indicada a utilização de clipes ou colchetes plásticos. Colas e fitas adesivas também devem ser evitadas, por provocar manchas irreversíveis no doc, produto de sua alta acidez. Na restauração de docs, existem colas e fitas adesivas com qualidade arquivística (sem acidez) adequadas a tarefa

56 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: O desequilíbrio da Temperatura e da Umidade Relativa provoca no acervo uma dinâmica de contração e alongamento dos elementos que compõem o papel, além de favorecer a proliferação de agentes biológicos, tais como: fungos, bactérias, insetos e roedores. A umidade também afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradação ácida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biológicos. Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos ali depositados.

57 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: Objetos Metálicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser evitados por provocar a oxidação do papel. Quando necessária a juntada de folhas para formar um processo ou doc, é indicada a utilização de clipes ou colchetes plásticos. Colas e fitas adesivas também devem ser evitadas, por provocar manchas irreversíveis no documento, produto de sua alta acidez. Na restauração de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade arquivística (sem acidez) adequadas a esta tarefa.

58 ESAF MF - Assistente Técnico Administrativo Indique o que acelera o desaparecimento das tintas dos documentos e enfraquece o papel. a) A poeira. b) A luz c) O material metálico colocado nos documentos. d) A temperatura alta. e) A umidade baixa.

59 ESAF CVM - Analista - Arquivologia - Acerca da conservação de acervos documentais, assinale a opção correta. a) A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento b) O ar seco é importante para não enfraquecer o papel. c) A umidade deve ser mantida em altos níveis na área de armazenamento d) A temperatura não deve sofrer grandes variações, devendo ser mantida acima de 40 graus na área de armazenamento e) O excesso de poeira e gases não compromete a integridade dos documentos.

60 ESAF ANA - Analista Administrativo - Arquivologia Sobre a preservação dos documentos de arquivo, é correto afirmar, exceto: a) o ar seco é um fator de enfraquecimento do papel. b) a umidade favorece o aparecimento de determinados insetos, que se alimentam da celulose do papel. c) a luz solar ou a artificial não causa grandes danos aos documentos d) o material a ser empregado nos depósitos de documentos de arquivo não deve ser inflamável e) o calor constante destrói as fibras do papel, sendo ideal uma temperatura entre 20 e 22 graus

61 ESAF ANA - Analista Administrativo - Arquivologia A avaliação de documentos arquivísticos no Brasil é feita a partir da aplicação da (do) a) avaliação funcional. b) valor dos documentos de arquivo c) arquivística integrada d) macroavaliação. e) arquivologia pós-custodial

62 No Brasil, a avaliação de documentos arquivísticos é determinada pelo valor. A teoria de Valor, como é chamada, aborda o vínculo entre a função avaliação arquivística e a noção de valor e é estudada por vários autores da literatura contemporânea da área. Para Cook (1999), Couture (2002) e Menne- Haritz (1994), o valor é um conceito central para a avaliação arquivística, pois esta consiste em determinar o valor dos arquivos. Avaliação: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. (Dicionário Br de Terminologia Arquivística)

63 32- Prova: CESPE TRE-ES - Técnico Judiciário - Área Administrativa - Básicos Os documentos de arquivo devem ser classificados de acordo com um plano de classificação ou código de classificação 33- Prova: CESPE TRE-ES - Técnico Judiciário - Área Administrativa - Básicos O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.

64 Arquivamento: Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. Ordenação: Disposição dos documentos de uma série, a partir do elemento convencionado para sua recuperação

65 34- Prova: CESPE TRE-ES - Técnico Judiciário - Área Administrativa - Básicos A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente 35- Prova: CESPE TRE-ES - Técnico Judiciário - Área Administrativa - Básicos Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.

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67 Revisão

68 LEMBRE-SE: 1) Todo documento será criado na fase corrente; 2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores; 3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, ser eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);

69 LEMBRE-SE:... 4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, ser eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados; 6) A eliminação poderá ocorrer em duas fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira fase (permanente).

70 ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU Produzidos / Recebidos. Relação com Atividade Não Compra Acervo Doação / Compra / Permuta Não Produzidos Coleção Temática Criação Artística Civilização Material da Comunidade Tridimencionais Evitar cópias (P. Unicidade) Muitas Cópias Exclusividade Caráter Funcional Caráter Cultural

71 ...GESTÃO... Corrente Intermediária Permanente Uso Frequente Uso não Frequente Uso exporádico Valor Administrativo - Primário Ou Local Ou Central Prazo Determinado Enquanto Vigorar Código de CLASSIFICAÇÃO Central Aguarda Destinação Final (Eliminar ou Recolher Valor Secundário (Histórico / Cultural) ARRANJO

72 ...GESTÃO..... Corrente Intermediária Permanente Protocolo Expedição Arquivamento Consulta Empréstimo Destinação.. Arquivamento Consulta Empréstimo. ARranjo DEscrição COnservação REferência

73 ...GESTÃO... Produção Evitar: Não-Essenciais Duplicidade Utilização (Tramitação/ Uso) REcebe Registra (Autuação) CLAssifica-Diagnóstc DISistribui Movimenta (tramitação/expedição) (Controle) Destinação (Avaliação) TT (Avaliação) Lista de Eliminação

74 ARQUIVOLOGIA Conservação e Preservação de docs: - Preservação (Políticas) - Conservação (Manter) - Restauro (Recuperação).