Augusta Höehr. TCC em Arquivologia A CONTRIBUIÇÃO DO ARQUIVISTA NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS

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1 1 Augusta Höehr TCC em Arquivologia A CONTRIBUIÇÃO DO ARQUIVISTA NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS Universidade Federal do Rio Grande do Sul JULHO 2017

2 2 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAÇÃO COMISSÃO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA TCC EM ARQUIVOLOGIA A CONTRIBUIÇÃO DO ARQUIVISTA NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS Augusta Höehr TCC apresentado à Comissão de Graduação em Arquivologia como requisito para a conclusão do Curso. Orientador: Prof. Rafael Port da Rocha JULHO 2017

3 3 AUGUSTA HÖEHR A CONTRIBUIÇÃO DO ARQUIVISTA NA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Arquivologia da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. BANCA EXAMINADORA: Orientador: Prof. Dr. Rafael Port da Rocha Universidade Federal do Rio Grande do Sul Prof. Dr. Jorge Eduardo Enriquez Vivar Universidade Federal do Rio Grande do Sul Prof.ª Dra. Maria do Rocio Fontoura Teixeira Universidade Federal do Rio Grande do Sul

4 4 AGRADECIMENTOS A Universidade Federal do Rio Grande do Sul por propiciar ensino de qualidade e gratuito. A minha família e meus amigos que sempre incentivaram a minha graduação. Ao meu professor orientador, que confiou em minha capacidade. A todos os professores do curso que contribuíram imensamente com seus conhecimentos e me permitiram chegar até aqui. Aos colegas de curso, com quem dividi a longa caminhada da graduação, em especial à Gisele Knabah Albuquerque e Mayra Christina de Moraes Alvez. A minha grande inspiradora para a escolha do curso de Arquivologia, a Arquivista e Administradora Aline Medianeira Ramiro Vedoin Höehr.

5 5 RESUMO Esse trabalho tem por objetivo investigar o arquivista na implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a partir da articulação entre a metodologia de implantação do SEI e da metodologia para implantação de um sistema de gestão documental apresentada pelo e-arq Brasil. Analisa a metodologia para implantação de um sistema de gestão documental do e-arq Brasil no contexto da implantação do SEI em uma instituição. A analisa a metodologia de implantação do SEI pela ótica de como seria a atuação do arquivista na implantação do SEI em uma instituição. Apresenta um roteiro para implantação do SEI em que a metodologia do SEI é complementada com os aspectos técnicos de gestão documental da metodologia do E-ARQ Brasil. Conclui que as duas metodologias se complementam e que o roteiro leva a implantação de um sistema de gestão documental, automatizado através do SEI. PALAVRAS CHAVE: Metodologia. Gestão documental. Gestão de Processos. e- ARQ Brasil.

6 6 ABSTRACT This work investigates the archivist in the implementation of the Sistema Eletrônico de Informações (SEI) linking the methodology of implementation of the SEI and the methodology for implementing a document management system presented by e- ARQ Brazil. It analyzes the e-arq Brazil methodology for implementing a document management system in the context of the implementation of the SEI in an institution. A analyzes the methodology of implementation of the SEI from the perspective of how the archivist would act in the implementation of the SEI in an institution. It presents a roadmap for the implementation of SEI in which the SEI methodology is complemented with the technical aspects of document management of the E-ARQ Brazil. It concludes that the two methodologies complement each other and that the roadmap leads to the implementation of a document management system, automated through the SEI. KEYWORDS: Methodology. Document management. Processes management. e- ARQ Brazil.

7 7 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Metodologia de implantação do SEI Quadro 1: Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais Quadro 2: Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos Quadro 3: Passos da metodologia de implantação de gestão de documentos Quadro 4: Resoluções para gestão e preservação de documentos arquivísticos Quadro 5 - Avaliação do SEI conforme os requisitos de funcionalidade do e-arq Brasil Quadro 6: Metodologia Quadro 7: Metodologias de implantação do SEI e do e-arq Brasil Quadro 8: Resultados de cada etapa de implantação, segundo e-arq Brasil Quadro 9: Roteiro para implantação do SEI considerando as metodologias do SEI e do e-arq Brasil

8 8 LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS BPM - Business Process Management CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos CPD - Centro de Processamento de Dados ERP - Enterprise Resource Planning GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ICA - International Council on Archives LAI - Lei de Acesso à Informação PEN - Processo Eletrônico Nacional SEI -Sistema Eletrônico de Informações SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos TI - Tecnologia da Informação TRF4 - Tribunal Regional Federal da 4ª Região

9 9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO GERENCIAMENTO DE DOCUMENTO ELETRÔNICO Documento Arquivístico Digital Gestão Documental Implementação de um programa de gestão documental E-ARQ Brasil e Metodologia de Implantação de um programa de gestão documental Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) Sistema Eletrônico de Informações - SEI Metodologia de Implantação do SEI Considerações do Arquivo Nacional acerca do SEI Implantação de Sistemas de TI Gerenciamento de Processos de Negócio METODOLOGIA DO TRABALHO RELAÇÕES ENTRE OS MÉTODOS DE IMPLANTAÇÃO DO E-ARQ BRASIL E SEI Implantação de um sistema de gestão de processos em uma instituição com base na metodologia do e-arq Brasil Implantação de um sistema de gestão de processos em uma instituição com base na metodologia do SEI CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 69

10 10 1 INTRODUÇÃO A informatização das tarefas humanas para a realização de atividades administrativas remete a década de 1960, mas é somente por volta do ano 2000 que vem sendo utilizada no serviço público brasileiro com expressividade. A partir dessa nova maneira de administrar, surgiu a necessidade de implantar mecanismos na segurança das informações, visando garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos eletrônicos. Buscando atender a racionalização nas operações, maior controle sobre as informações, transparência administrativa, eficiência, agilidade e segurança, os órgãos públicos vêm optando pela informatização dos processos administrativos, visando objetividade no atendimento à população e posterior divulgação dos atos administrativos, exceto aqueles de caráter sigiloso, conforme exige a Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei nº de 18 de novembro de 2011). Nesse cenário, o aplicativo SEI (Sistema Eletrônico de Informações), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da Quarta Região (TRF4), tem sido implantado em diversos órgãos públicos, em todo o Brasil, para atendimento de suas atividades administrativas (TRF4, 2014). Nesse sistema, os procedimentos administrativos são registrados e documentados em meio digital. A união da gestão documental e as ferramentas da tecnologia da informação, permite economia de recursos e, principalmente, de tempo no desenvolvimento das atividades desempenhadas pelos órgãos públicos, resultando uma qualidade superior no atendimento às demandas e, ao mesmo tempo, não deixando de atender aos critérios arquivísticos essenciais dos documentos. Diante desse panorama, a atuação do arquivista deve ir além da custódia e do controle de acesso dos documentos, fazendo-se necessária sua participação nas decisões administrativas antes e durante a produção dos documentos, garantindo a criação e implantação de sistemas informatizados de gestão de documentos que atendam às necessidades da instituição sem deixar de atender aos critérios arquivísticos. O e-arq Brasil, que apresenta requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), enfatiza que o sucesso da implementação de um SIGAD dependerá da implantação prévia de um programa de

11 11 Gestão Arquivística de Documentos (CONARQ, 2011). Para tal, apresenta também uma metodologia para a implantação de um programa de gestão arquivística de documentos (CONARQ, 2011). Essa pesquisa tem por objetivo geral investigar a atuação do arquivista na implantação do Sistema Eletrônico de Informações a partir da articulação entre a metodologia de implantação proposta pelo SEI e da metodologia para implantação de um sistema de gestão documental apresentada pelo e-arq Brasil. Os objetivos específicos são: Investigar a gestão arquivística de documentos; Investigar a metodologia para implantação de um programa de gestão arquivística de documentos apresentada pelo e-arq Brasil; Investigar a metodologia de implantação de sistema de TI proposta para o ambiente SEI; Relacionar a metodologia do e-arq Brasil para implantação de um programa de gestão documental com a proposta para implantação do ambiente SEI; Identificar contribuições da metodologia do e-arq Brasil para a metodologia de implantação do SEI; Propor um roteiro para implantação do SEI considerando as metodologias do SEI e do e-arq Brasil. A escolha da metodologia de implantação do SEI se deu pelo fato de que o sistema tem sido implantado em instituições públicas e seus desenvolvedores disponibilizam, juntamente com o software, toda sua documentação e a metodologia de implantação. Já o e-arq Brasil é voltado para avaliar se um sistema de gestão de documentos é um SIGAD e, também, apresenta os passos para a implantação de um sistema de gestão documental, que segue outras normas como a ISO A metodologia de implantação de um sistema de gestão documental do e-arq Brasil foi escolhida, pois os passos apresentados estão relacionados à implantação de um sistema de gestão arquivística, associado ao uso de um SIGAD. O trabalho traz, primeiramente, definições do que é documento arquivístico digital, gestão documental e implementação de um programa de gestão documental. Seguindo, são mostradas as particularidades do e-arq Brasil e sua metodologia de

12 12 implantação do programa de gestão, GED e SIGAD, além do SEI, sua metodologia de implantação e as considerações do Arquivo Nacional acerca dele. Além disso, são feitas exposições sobre a implantação de sistemas de TI, incluindo as definições de gerenciamento de processos de negócio. Por fim, são apresentadas as relações entre os métodos de implantação do e-arq Brasil e SEI, bem como as sugestões para o método de implantação do SEI com base nas metodologias do programa de gestão do e-arq Brasil e do próprio SEI.

13 13 2 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTO ELETRÔNICO Esse capítulo apresenta documento arquivístico digital, gestão documental, e caracteriza e relaciona sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) com Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Apresenta também o SEI e sua metodologia de implantação, assim como o e-arq Brasil e a sua metodologia para implantação de um sistema de gestão documental. 2.1 Documento Arquivístico Digital Ao longo da evolução humana, o registro de dados, sejam eles em diferentes formas e suportes, contribuiu para uma dinâmica troca de experiências, fatos e descobertas. Basicamente, tais registros podem ser enquadrados como documentos e, mais recentemente, como informação. De início, tais documentos se apresentavam apenas em forma física e, com o advento da microinformática, tais documentos físicos passaram a ser substituídos, em grande escala, por documentos digitais. Sendo assim, se faz necessária uma discussão sobre a natureza de documentos e arquivos digitais, onde o entendimento do impacto das tecnologias informáticas no universo arquivístico em geral, compreende tanto as inovações estruturais que impõe à arquivística, quanto suas possibilidades de interferência. De acordo com o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), documento arquivístico pode ser entendido como "todo documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade". Ainda, refere-se ao documento digital como "a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional.". Desta forma, documento arquivístico digital é aquele "documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos." Conforme Bellotto (2002) e o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), tal como os documentos arquivísticos convencionais, os documentos arquivísticos digitais,

14 14 também, apresentam qualidades e princípios, quais sejam, organicidade, unicidade, confiabilidade/fidedignidade, autenticidade, acessibilidade, proveniência e indivisibilidade. Organicidade (CONARQ, 2011) pode ser entendida como as relações que o documento arquivístico mantém com os outros documentos do órgão/entidade, as quais refletem suas funções e atividades. Estão conectados por um elo materializado no plano de classificação, contextualizando-os no conjunto ao qual pertencem. Já a unicidade, o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence. Com relação à confiabilidade, é aquele documento que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta, estando relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de seu conteúdo, sendo necessária sua completeza e procedimentos de produção bem controlados (CONARQ, 2011). A autenticidade refere-se ao que o documento é o que diz ser, ou seja, que é livre de adulterações. Um documento autêntico é, então, aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade quando da sua produção (CONARQ, 2011). A acessibilidade está relacionada ao documento arquivístico que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. A proveniência é o princípio segundo o qual os documentos de uma pessoa e/ou instituição não são misturados à documentos de origem diversa (CONARQ, 2011). Por fim, a indivisibilidade está relacionada à integridade arquivística, ou seja, é a característica pela qual um fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido (BELLOTTO, 2002). 2.2 Gestão Documental No decorrer das atividades de uma instituição, seja ela pública ou privada, a produção de documentos que registram suas políticas, funções, procedimentos e decisões, independentemente do suporte em que se apresentam, constituem-se em documentos arquivísticos.

15 15 Tais documentos conferem à essas entidades a capacidade de conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações; apoio e documentação da elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão; possibilidade de continuidade das atividades em caso de sinistro; fornecimento de evidência em caso de litígio; proteção dos interesses da instituição e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; garantia e documentação das atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica e; sustentação da memória corporativa e coletiva. Schellenberg (2007) na sua monumental obra Arquivos Modernos: princípios e técnicas, definiu arquivos como: os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente (SCHELLENBERG, 2007, p. 41) De acordo com o e-arq Brasil, para essa competência, "os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a sua preservação." (CONARQ, 2011) Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional (ARQUIVO NACIONAL, 2005), gestão documental é o conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos. Este conceito surgiu nos anos 40, quando Estados Unidos e Canadá sentiram a necessidade de lidar com grandes massas documentais da administração pública e, visando a racionalidade, passaram a intervir no ciclo de produção, utilização, conservação e destinação desses documentos. Os procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais elencados no e-arq Brasil (CONARQ, 2011) estão expostos no quadro abaixo, e são os seguintes:

16 16 Quadro 1 - Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais Captura Avaliação, temporalidade e destinação Pesquisa, localização e apresentação dos documentos Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e Declarar um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística. Os objetivos são: identificar o documento como documento arquivístico e; demonstrar a relação orgânica dos documentos. Registro Formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. O objetivo é demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, assim como facilitar sua recuperação. Classificação Analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. É feita a partir de um plano de classificação. Indexação Atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Atribuição de Os documentos também devem ser analisados com restrição de relação às precauções de segurança. A atribuição de acesso restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade. Arquivamento Colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade, utilizando métodos adequados, de forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados. Processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação. Funções de recuperação e acesso aos documentos e às informações neles contidas. A recuperação inclui pesquisa, localização e apresentação dos documentos. Controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de

17 17 cópias de segurança Armazenamento Preservação documentos, perfis de usuários e características de acesso aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. Deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento da sua produção, para garantir sua preservação no longo prazo. Devem ser asseguradas as características dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de produção e preservação que garantam sua perenidade. Essas estratégias são estabelecidas por uma política de preservação. As estratégias de preservação de documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base em sua capacidade de manter as características desses documentos e na avaliação custo-benefício. Fonte: e-arq Brasil (CONARQ, 2011) Dentre as vantagens de um programa de gestão de documentos estão a simplificação e a racionalização dos procedimentos, facilitando a análise do fluxo documental nas fases corrente e intermediária, a agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões, proporcionando maior qualidade e produtividade do serviço público, além do controle e a transparência nas ações do governo, a aplicação de um programa de gestão do conhecimento, onde as informações importantes estão organizadas e preservadas; redução da massa documental acumulada e otimização do espaço físico e; ainda, garantia do controle de todos os documentos em qualquer idade, visando à racionalização e eficiência Para um entendimento mais aprofundado sobre o que é a gestão arquivística de documentos ou "gestão documental", se faz necessário compreender o caminho pelo qual os documentos passam, isto é, a teoria das três idades. A primeira fase, a corrente, é aquela onde os documentos que estão tramitando ou que foram arquivados, mas ainda são objeto de consultas frequentes, são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor. A fase intermediária é aquela na qual onde os documentos não são mais de uso corrente, mas que ainda conservam algum interesse administrativo e, por isso, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo

18 18 permanente. Por fim, a fase permanente, onde estão alocados os documentos que devem ser definitivamente preservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo. A passagem dos documentos entre as fases é definida por um processo de avaliação, onde é levado em conta a frequência de uso dos documentos e a identificação de seu valor primário (utilidade administrativa imediata) e secundário (valor atribuído aos documentos em função de sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, tais como provas judiciais e administrativas, e pesquisas acadêmicas). observa: Ainda sobre arquivos corrente, intermediário e permanente Lopes (2004) Arquivo corrente: é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pelo recebimento, registros, distribuição, expedição e arquivamento de documentos. Arquivo intermediário: neste momento os documentos não estão mais em uso corrente, seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. Arquivo permanente: no momento em que os documentos perdem seu valor administrativo, aumenta a sua importância histórica, e não se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histórico, pois os documentos que hoje são administrativos amanhã serão históricos, mas a qualquer momento poderão tornar-se novamente administrativos por vários motivos. Sua função é a de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou históricas (LOPES, 2004, p.118). Segundo Schellenberg (2007), o ponto central para que tenhamos uma gestão de documentos eficiente é dispensar atenção a eles desde sua criação: Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados (SCHELLENBERG, 2007, p.68). Ainda, conforme o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), os instrumentos fundamentais para a gestão arquivística de documentos são o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividadesmeio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, instrumentos estes aprovados, previamente, pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Além de

19 19 aprovar e publicar tais instrumentos, regulamentando a classificação e avaliação de documentos, o CONARQ regulamentou, igualmente, em suas resoluções, os procedimentos de eliminação, transferência e recolhimento de documentos. Sendo assim, as instituições devem estabelecer, documentar, instituir e manter políticas, procedimentos e práticas para a gestão arquivística de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo CONARQ, quais sejam, definir a política arquivística; designar responsabilidades; planejar e implantar o programa de gestão. O quadro 2 resume os principais instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos. Conforme o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), tais instrumentos são necessários para apoiar os procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos. Quadro 2 - Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos Plano de classificação e código de classificação Tabela de temporalidade e destinação Manual de gestão arquivística de documentos Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos. Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido (CONARQ, 2005, p. 132). Instrumento arquivístico que determina prazos de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos. Deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante à produção, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo com as normas e a legislação vigente. Deve contemplar todos os tipos de documentos necessários à condução das atividades do órgão ou entidade, independentemente do suporte, incluindo atividadesmeio e atividades-fim. É a definição das categorias de usuários e das permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos. Fonte: e-arq Brasil (CONARQ, 2011) Ainda de acordo com o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), há outros instrumentos que não são específicos da gestão arquivística de documentos, mas que podem dar apoio às operações de gestão: relatório de análise do contexto jurídicoadministrativo do órgão ou entidade; relatório dos riscos que envolvem as atividades

20 20 desenvolvidas pelo órgão ou entidade; plano de contingência e plano de prevenção contra desastres; estrutura organizacional e delegação de competências do órgão ou entidade; registro dos funcionários e das permissões de acesso aos sistemas do órgão ou entidade. Com o incremento da tecnologia no século XX, o crescimento de documentos produzidos em formato digital impulsionou a implementação de programas de gestão arquivística de documentos eletrônicos. Importante salientar que, pelo fato de o documento digital apresentar especificidades que podem comprometer sua autenticidade, devido à sua suscetibilidade de degradação física, obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos, bem como intervenções não autorizadas, é somente com procedimentos de gestão arquivística que a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais está assegurada. Tanto para a gestão documental de documentos convencionais, quanto para documentos em formato eletrônico, uma série de exigências devem ser cumpridas, em relação ao documento arquivístico e ao seu próprio funcionamento. De acordo com o e-arq Brasil, O documento arquivístico deve: refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada; conter os metadados necessários para documentar a ação; ser capaz de apoiar as atividades; prestar contas das atividades realizadas. O programa de gestão arquivística de documentos deve: contemplar o ciclo de vida dos documentos; garantir a acessibilidade dos documentos; manter os documentos em ambiente seguro; reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação; implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário; garantir as seguintes qualidades do documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. (CONARQ, 2011, p. 21). Quanto a legislação vigente no Brasil, a Gestão de documentos está prevista na Constituição Federal nos artigos a seguir: Art. 5º. Inciso XXXIII todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade. Art. 216, 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação governamental, quanto as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, também prevê a gestão documental:

21 21 Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Recentemente a Lei de acesso a informação Lei nº /2011 que regula o acesso a informação e revoga dispositivos quanto a sigilo de outras Leis, passou a ser mais um motivo para que os órgãos públicos façam gestão documental. Para fornecer informação de maneira ágil e transparente os documentos que as contem precisam estar organizados e de fácil acesso. Art. 6º. Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade;... Art. 7º. O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter......ii - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; Implementação de um programa de gestão documental É sabido que a existência de grandes volumes de documentos dificulta o rápido acesso às informações, bem como o controle de seus fluxos. Assim, se faz necessário o uso de uma ferramenta que coordene a criação, a alteração, a distribuição e o arquivo das informações cruciais para o negócio da organização. Conforme Ferreira (2010), "a implementação de soluções de gestão documental contribui para aumentos de produtividade e eficiência nas organizações." Ainda, expõe que "a gestão de processos e conteúdos associados é essencial para o bom desempenho de uma organização e é também um reflexo da sua organização interna." Citando Joaquim (2010), o mesmo autor refere que: As soluções de gestão documental contribuem para o aumento da

22 22 produtividade, fornecendo aplicações que permitem pesquisar e consultar de forma rápida qualquer documento que exista na organização. No entanto, os benefícios da introdução de sistemas de gestão documental nas organizações não se esgotam na pesquisa e consulta de documentação. Os verdadeiros benefícios da implementação de sistemas de gestão documental surgem quando estes se integram nos processos das organizações. (FERREIRA, 2010, p. 1). Conforme Rondinelli (2002), a concepção sobre as bases teóricas e práticas que permeiam um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos, ou mais precisamente, de um sistema eletrônico de gerenciamento arquivísticos de documentos eletrônicos, apresenta variações dentro dos estudos desenvolvidos pela comunidade arquivística internacional. Entretanto, há um consenso no que se refere à importância da implantação desse tipo de controle documental. A comunidade arquivística internacional reconhece o sistema de gerenciamento arquivístico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criação e a manutenção de documentos eletrônicos confiáveis [...] (RONDINELLI, 2002, p. 64) Rondinelli (2002) situa o surgimento da gestão documental como um marco histórico para a Arquivologia. Nesse sentido, Rondinelli explica o surgimento da gestão de documentos: O período que se segue ao fim da II Guerra Mundial aparece como o quarto momento significativo na trajetória dos arquivos e da arquivologia. O grande aumento do volume de documentos produzidos pelas instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. Nesse sentido, comissões governamentais foram instaladas nos EUA e no Canadá, e como resultado, vemos surgir o conceito de gestão de documentos (RONDINELLI, 2002, p.41). De acordo com os estudos do Conselho Internacional de Arquivos - ICA - "para implementar qualquer estratégia é necessário um conjunto de ferramentas e métodos", sendo que, "no contexto dos documentos de arquivo eletrônicos, isso significa manuais, modelos de requisitos e normas." (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005). Ainda conforme o ICA: o nosso objetivo é fornecer apoio prático a todos quantos pretendam promover a integração de arquivos em sistemas, a preservação e a disponibilização de documentos de arquivo eletrônicos. Para tanto, não reclamamos ter desenvolvido novas investigações; baseamo-nos, antes, num largo conjunto de normas, modelos de requisitos, manuais, orientações técnicas e outras publicações que se recomendam aos leitores.( CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 7). Os sistemas de arquivo, segundo o CONSELHO INTERNACIONAL DE

23 23 ARQUIVOS (2005), devem garantir a manutenção e a preservação de documentos de arquivo autênticos, fidedignos e acessíveis ao longo do tempo. Para que os sistemas respondam a estes requisitos, é imprescindível implementar funções adequadas de gestão de documentos de arquivo de forma continuada ao longo de todo o ciclo de vida documental. Para tanto, um programa de preservação a longo prazo destinado a documentos de arquivo eletrônicos deve ser solidamente arraigado em princípios arquivísticos. Conforme consta nos estudos do CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005), a "Norma ISO enumera as áreas de preocupação comum e estabelece uma agenda para ações comuns entre arquivistas e outros profissionais de informação responsáveis pela gestão documental." Cabe salientar que o CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005) confere à tal Norma "um excelente alicerce para a criação e manutenção de documentos de arquivo com qualidade", uma vez que a mesma serve como uma estrutura reconhecida, internacionalmente, para desenvolver um programa de gestão de documentos de arquivo, podendo servir como embasamento para promover a construção de sistemas de arquivo, pois pode ser implementada em vários ambientes. Nas questões de implementação de um programa de gestão documental, o CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005) refere que "é aconselhado um processo em três etapas com o objetivo de alertar as chefias para a importância da gestão de todos os documentos de arquivo." Para isso, os arquivistas devem: 1. Ajudar as chefias a perceber a ligação entre as atividades que desenvolvem, a documentação que conservam e o sistema de arquivo; 2. Explicar-lhes o papel dos arquivistas e de outros profissionais responsáveis pela gestão de documentos, bem como as competências e possibilidades de apoio que a profissão tem para oferecer; e 3. Incorporar a gestão de documentos de arquivo, em todo o seu ciclo de vida, no trabalho das organizações. (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005), 2005, p. 18). Sendo assim, de acordo com o CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005) "serão conseguidos melhores resultados se os arquivistas forem vistos como recursos capazes de apoiar os dirigentes a cumprir a sua missão em vez de auditores em busca de conformidade." O objetivo pode ser atingido através do trabalho em conjunto com dirigentes da organização, bem como através do apoio a gestores de programas específicos na resolução de problemas arquivísticos que

24 24 podem, posteriormente, servir de estímulo a outras mudanças organizacionais. O CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (2005) diz, ainda, que as políticas as quais representam o conjunto de normas de uma organização, fornecem a base para o envolvimento dos arquivistas na produção e gestão de documentos de arquivo correntes, mas a implementação situa-se ao nível do próprio sistema de arquivo. A Norma ISO inclui uma vasta lista de questões de políticas e de sugestões de requisitos que os arquivistas podem utilizar como base da sua cooperação com outros profissionais de informação para a promoção de boas práticas de gestão documental, necessárias para a produção e preservação de documentos de arquivo com qualidade. No quadro definido pela Norma ISO 15489, os arquivistas devem focar a sua atenção numa série de questões extensíveis a todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, como sejam: o desenvolvimento de novos sistemas de forma a identificar os que produzirão documentos de arquivo de preservação a longo prazo e assegurar que garantem a sua preservação e acessibilidade; a operacionalidade do sistema que deve ser monitorizado pelo arquivista, por forma a garantir que todas as componentes do documento de arquivo (por ex. os próprios documentos, a metainformação relacionada e a documentação sobre a operação do sistema) são corretamente mantidas e que as alterações eventualmente introduzidas no sistema não põem em causa a qualidade dos documentos de arquivo nele contidos; as decisões relativas à modificação, atualização, migração ou outras alterações do sistema (por ex., a mudança de plataformas de hardware ou software) que podem afetar a autenticidade e integridade dos documentos de arquivo, a capacidade do sistema em garantir a sua preservação e a capacidade da organização produtora ou do arquivo facultarem, a longo prazo, o acesso aos documentos; e as decisões de descontinuidade dos sistemas ou de remoção dos documentos de arquivo desses sistemas. (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 20). 2.4 E-ARQ Brasil e Metodologia de Implantação de um programa de gestão documental O e-arq Brasil (CONARQ, 2011) compreende um conjunto de requisitos específicos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, com a finalidade de garantir a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade de tais documentos. Pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais, uma vez que estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Tais requisitos regem a todos

25 25 os que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivísticos. Portanto, o e-arq Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a destinação final, sendo que todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, após ser desenvolvido em conformidade com os requisitos do e- ARQ Brasil, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos. Para a implantação de um sistema de gestão documental, é necessária a utilização de uma metodologia. O e-arq Brasil, que é um modelo de requisitos para sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) apresenta, também, uma metodologia para implantação de gestão de documentos. De acordo com a metodologia do programa de gestão arquivística do e-arq Brasil (CONARQ, 2011), são necessários oito passos, não lineares, a serem desenvolvidos conforme as necessidades da instituição. Ainda, estabelece ciclos de aplicação, sendo que algumas tarefas devem ser repetidas periodicamente. Tal metodologia sugere os seguintes passos: Levantamento Preliminar; Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos; Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos; Avaliação dos sistemas existentes; Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos; Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos; Monitoramento e ajuste. Inicialmente, deve-se fazer um Levantamento Preliminar, onde serão identificados atos normativos, legislação, regimento e regulamento, com o objetivo de identificar a missão, a estrutura organizacional e o contexto jurídico-administrativo no qual a instituição atua. Ainda, implica em uma apreciação geral das práticas de

26 26 gestão documental, elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação. Em seguida, é feita a Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos, onde serão identificadas, documentadas e classificadas cada função e atividade, além dos fluxos de trabalho e documentos produzidos. O objetivo dessa etapa é desenvolver um modelo conceitual sobre o que a instituição faz e como faz, demonstrando com os documentos se relacionam com a missão e atividades. O terceiro passo, consiste na Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos, onde será observada a forma documental que melhor satisfaça cada função ou atividade, bem como assegurar que somente os documentos de fato necessários sejam produzidos. A quarta, Avaliação dos sistemas existentes, trata-se da identificação e avaliação do sistema de gestão documental e outros sistemas de informação/comunicação existentes na instituição, para identificar as lacunas entre as exigências para a produção e manutenção de documentos e o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação existentes. A quinta, Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos, consiste em determinar as estratégias que levem ao cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos, objetivando avaliar o potencial de cada estratégia em alcançar o resultado desejado e o risco em caso de falha. O sexto passo, Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos, é o momento de projetar um sistema de gestão arquivística de documentos, utilizando-se dos dados levantados nas fases anteriores, redesenhando os sistemas já existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos. A sétima, Implementação do sistema de gestão arquivística de documentos, consiste na execução do projeto, através da introdução do sistema aos profissionais que irão utilizá-lo. A oitava e última fase, Monitoramento e ajuste, é a fase onde são reunidos os resultados, de forma sistemática, do desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos, objetivando avaliar a atuação do sistema, detectar falhas e fazer

27 27 ajustes. Semelhante à proposta do e-arq Brasil e visando os mesmos objetivos, a Norma ISO 15489, define as seguintes sete etapas: Investigação preliminar; Análise funcional; Identificação dos requisitos dos documentos de arquivo; Avaliação arquivística; Avaliação dos sistemas existentes; Estratégias para a gestão de documentos de arquivo e desenho de sistemas de arquivos; Garantir a preservação a curto prazo. O quadro abaixo relaciona, resumidamente, os passos descritos na metodologia do programa de gestão arquivística de documentos do e-arq Brasil. Quadro 3 - Passos da metodologia de implantação de gestão de documentos Etapa Definição Objetivos Levantamento Identificar e registrar atos Gerar o conhecimento necessário preliminar normativos, legislação, regimento e sobre a missão, a estrutura regulamento. organizacional e o contexto jurídico-administrativo no qual o órgão ou entidade opera, de forma que se possam identificar as exigências para produzir e manter documentos. Análise das funções, Identificar, documentar e classificar Desenvolver um modelo das atividades cada função e atividade, bem como conceitual sobre o que o órgão desenvolvidas e dos em identificar e documentar os fluxos ou entidade faz e como faz, documentos produzidos de trabalho e os documentos demonstrando como os produzidos. documentos se relacionam com sua missão e suas atividades. O modelo subsidiará a definição dos procedimentos de produção, captura, controle, armazenamento, acesso e destinação dos documentos. Identificação das Identificar que documentos devem Assegurar que somente os exigências a serem ser produzidos, determinar a forma documentos de fato necessários cumpridas para a documental que melhor satisfaça sejam produzidos, que sua produção de cada função ou atividade produção seja obrigatória e que documentos desempenhada e definir quem está sejam feitos de forma completa e autorizado a produzir cada correta. documento. Devem tomar por base a

28 28 Avaliação dos sistemas existentes Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos legislação vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivístico. Identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade. Determinar as estratégias (padrões, procedimentos, práticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos. Projetar um sistema de gestão arquivística de documentos que incorpore as estratégias selecionadas no passo anterior, atenda às exigências identificadas e documentadas no passo C e corrija quaisquer deficiências identificadas, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos. Identificar as lacunas entre as exigências para a produção e manutenção de documentos e o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação existentes. Isso fornecerá a base para o desenvolvimento de novos sistemas ou para alterações nos sistemas vigentes de forma a atender às exigências identificadas e acordadas nos passos anteriores. Avaliar o potencial de cada estratégia em alcançar o resultado desejado e o risco em caso de falha. Planejar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, processos e práticas correntes; Determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para melhorar a gestão dos documentos arquivísticos no órgão ou entidade; Adaptar ou adotar soluções tecnológicas, considerando, na medida do possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os efeitos da

29 29 Implementação do Execução do projeto por meio de: sistema de gestão treinamento de pessoal; introdução arquivística de do sistema de gestão arquivística de documentos documentos ou adaptação do já existente; integração do sistema de gestão arquivística de documentos com os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes. Monitoramento e ajuste Recolher, de forma sistemática, informação sobre o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos. obsolescência tecnológica. Avaliar o desempenho do sistema, detectar possíveis deficiências e fazer os ajustes necessários. Fonte: e-arq Brasil (2011) 2.5 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Contudo, para assegurar que os documentos arquivísticos digitais fossem confiáveis e autênticos e pudessem ser preservados com essas características, foi essencial que tais sistemas incorporassem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais. Nesse sentido, é importante entender quem norteia tais sistemas, bem como estabelecer a diferença entre gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Conforme o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD - "é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador." É desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivísticos, podendo ser um software particular, vários softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. Seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.

30 30 Um SIGAD abrange documentos arquivísticos convencionais e digitais, sendo suas ações básicas o registro das referências dos documentos convencionais, podendo incluir imagens digitalizadas, bem como a captura, armazenamento e promoção do acesso aos documentos digitais. Ainda de acordo com o e-arq Brasil (CONARQ, 2011), as características arquivísticas importantes de um SIGAD compreendem "a captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos e de todos os componentes digitais do documento arquivístico". Além disso, um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso aos documentos arquivísticos. Em relação ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED - o e-arq Brasil refere-se ao: "conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras." (CONARQ, 2011). Com base nestas definições é possível considerar que um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, levando em conta que os documentos possuem uma interrelação e refletem as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos. Portanto, um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade. O e-arq Brasil compreende um conjunto de requisitos funcionais específicos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo SIGAD e pelos próprios documentos, com a finalidade de garantir a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade de tais documentos. Pode ser usado como ferramenta guia para o desenvolvimento de SIGADs, uma vez que estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente da plataforma tecnológica

31 31 em que for desenvolvido e/ou implantado. As resoluções nº 20 e nº 25 do CONARQ indicam que tais requisitos regem a todos os que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivísticos. Portanto, o e-arq Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a destinação final, sendo que todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, após ser desenvolvido em conformidade com os requisitos do e- ARQ Brasil, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos. 2.6 Sistema Eletrônico de Informações - SEI Criado e desenvolvido pelos funcionários do Tribunal Regional Federal da 4ª Região, o Sistema Eletrônico de Informações - SEI - é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos que permite a produção e trâmite de processos no próprio sistema, a atuação simultânea de várias unidades sobre o mesmo processo, além de dispor de assinatura digital e editor de texto próprio para a produção dos documentos. Foi criado com o objetivo de gerenciar eletronicamente, de forma íntegra, o conhecimento e a produção documental institucional, eliminando, assim, a tramitação de procedimentos em meio físico, além de promover a agilidade dos processos de trabalho, valorizar a integração das decisões administrativas, favorecer a gestão dos recursos humanos e, primordialmente, dar transparência às ações administrativas do TRF4. Desenvolvido para plataforma web, pode ser acessado pela maioria dos navegadores de internet, em equipamentos com sistemas operacionais variados e, ainda, possibilitando o acesso remoto dos usuários. Segundo Cardoso (2016), O SEI é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos que permite a produção e trâmite de processos, dentro do próprio sistema, e atuação de várias unidades sobre um processo simultaneamente; possui também editor de texto próprio e assinatura digital para a produção de documentos.

32 32 Segundo documentação do SEI, o sistema possui como características a portabilidade, o acesso remoto, o acesso de usuários externos, o controle de nível de acesso, a tramitação em múltiplas unidades e o sistema intuitivo. Com relação às suas funcionalidades, gerencia a criação, o trâmite e o acesso de processos e documentos restritos e sigilosos, permite a tramitação simultânea de processo eletrônico em múltiplas unidades e desempenha funcionalidades específicas como controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo. Considerado um software de governo, passou a ser um produto do projeto Processo Eletrônico Nacional, conhecido como PEN, através de um acordo de cooperação técnica, quando foi cedido, gratuitamente, a todos os órgãos interessados na sua implantação. Cabe salientar que o PEN é uma iniciativa conjunta de entes, órgãos e entidades públicas de diversas esferas, para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico que permite a criação e o trâmite de documentos e processos eletrônicos. Assim, o SEI está sendo compartilhado com o setor público, de forma gratuita e colaborativa, mediante acordo de cooperação com o TRF4, criador e proprietário do SEI. Após a adoção do SEI pela equipe do PEN, se fez necessária a adequação do sistema às especificidades dos órgãos integrantes do projeto e, de acordo com o TRF4 (2016), até março do corrente ano, o SEI foi implantado em mais de 133 instituições. Importante mencionar que, de acordo com o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), criado pelo Decreto nº 4.915, em 12 de dezembro de 2003, o Arquivo Nacional atuou colaborativamente com a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, criando o Grupo de Trabalho SEI Avaliação, com o objetivo de analisar a conformidade do sistema com o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil. Em análise prévia, o SEI foi considerado um software de governo e, por não ter atendido certos requisitos básicos, não foi estimado como um SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão

33 33 Arquivística de Documentos), no entanto, ressaltou-se o atendimento a requisitos básicos comuns a um GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Sua inserção na realidade dos órgãos públicos brasileiros ocorreu devido a sua transformação em produto do PEN e, ainda, pela publicação do Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do processo administrativo eletrônico pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e funcional. Tal decreto torna obrigatório o uso do meio eletrônico para gestão e tramitação de processos administrativos nas instituições públicas no Brasil Metodologia de Implantação do SEI De acordo com o manual de metodologia de implantação do SEI (TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA QUARTA REGIÃO, 2015), o sistema é uma ferramenta que dá suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos. Sua utilização contribui para a redução do tempo de realização das atividades, uma vez que permite a atuação simultânea de várias unidades em um mesmo processo, embora fisicamente distantes. Mostra-se um recurso flexível para ser adaptado à realidade de órgãos e instituições de diferentes áreas da Administração Pública, independente dos processos e fluxos de trabalho já definidos por estas. Na sequência, são expostos os aspectos relacionados à metodologia de implantação do SEI. De início, encontram-se as diretrizes para a implantação, que visam às definições estratégicas da instituição, constituindo-se uma etapa gerencial. As etapas posteriores dizem respeito a aspectos organizacionais, a processos de trabalho, a pessoas envolvidas no projeto, a infraestrutura e tecnologia, à comunicação, a aspectos legais da implantação e ao próprio plano de implantação. Em suma, a metodologia está estruturada em seções dispostas da seguinte forma, conforme o manual de metodologia de implantação do SEI (TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA QUARTA REGIÃO, 2015): Diretrizes: apresenta as principais premissas para o início da implantação, envolvendo o apoio institucional; a estratégia de convencimento da alta

34 34 administração; o alinhamento com a missão, os valores e a visão da instituição; orçamento previsto e; modelo de implantação. Aspectos Organizacionais: aborda os aspectos relacionados a cultura organizacional e ao uso do papel, bem como as mudanças que envolvem essa transição. Expõe as ferramentas e as etapas que compõem a mudança, sugerindo ações para tal. Processos: recomenda as ações relacionadas à melhoria dos fluxos de trabalho da instituição, fazendo a análise dos processos já existentes. Os passos envolvem delimitação do escopo; diagnóstico e mapeamento de processos de negócio; otimização dos processos de negócio; revisão dos procedimentos de gestão documental da instituição e; controle. Pessoas: sugere que a participação de todos no processo de mudança é fundamental para o sucesso do projeto e que o modelo de gestão de pessoas atualmente adotado é a "gestão por competências". Define as equipes de trabalho; modelo de governança do SEI na organização; treinamento e desenvolvimento; treinamentos indicados para uso do SEI e; sensibilização. Infraestrutura e Tecnologia: enfoca a preparação e disponibilização da infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI) necessária para o devido funcionamento da solução SEI. Comunicação: aborda assuntos relacionados tanto à comunicação interna, quanto a externa à instituição. Aspectos Legais: apresenta as normativas que devem ser consideradas quando da adoção do SEI na organização. Dentre estas estão os acordos de cooperação técnica para cessão do direito de uso do SEI; normativo para instituição do SEI; adequação às normas existentes (portarias de protocolo, resoluções do CONARQ, certificação digital, digitalização, lei de acesso à informação, documentos sigilosos).

35 35 Plano de Implantação: aborda a questão da implantação do projeto pelos profissionais técnicos, seguindo as etapas de implantação do piloto; configuração e parametrização do SEI; migração dos dados, guiados pelo cronograma de implantação. Figura 1- Metodologia de implantação do SEI Fonte: TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA QUARTA REGIÃO (2015) A metodologia do programa de implantação do SEI (TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA QUARTA REGIÃO, 2015) envolve todos os personagens que irão utilizar o sistema, mas principalmente na sua fase inicial de implantação e em todas as outras, demanda grande esforço da alta administração, que deve ser a equipe