RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DA CAPACIDADE ORGANIZACIONAL DAS ASSOCIAÇÕES JUVENIS

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1 REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE MINISTÉRIO DA JUVENTUDE E DESPORTOS DIRECÇÃO DE ESTUDOS PROJECTOS E PLANIFICAÇÃO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DA CAPACIDADE ORGANIZACIONAL DAS ASSOCIAÇÕES JUVENIS Maputo Maio de 2010

2 FICHA TÉCNICA Coordenação: Direcção de Estudos, Projectos e Planificação Autor: MINISTÉRIO DA JUVENTUDE E DESPORTOS Assistência Técnica: Celmira da Silva (Directora de Estudos Projectos e Planificação), Carla Silveira (Assessora Técnica Multissectorial do Programa Geração Biz) Recolha de Dados: Arão Cumbane (DEPP), Carlos Moreira (DEPP), Elton Macuacua (DNAJ), Ruth Cangela (DNAJ),Tobias Mauoco (DEPP) Análise e Organização de Dados: Carla Silveira, Carlos Moreira e Tobias Mauoco Redação: Carlos Moreira e Tobias Mauoco Colaboradores: Ivan Roberto Pereira Ernesto e Octávio Zandamela Revisão Linguística: Alfredo Matine Apoio Administrativo: Juliana Lucas Frederico. Apoio Financeiro: MJD e FNUAP (Projecto MOZ 07/P05)

3 ÍNDICE ESTUDO OCAT CAPITULO I: Sumário Executivo Contextualização Objectivo Geral Objectivos Específicos Limites da Pesquisa Justificação do Estudo Desenho da Amostra Metodologias CAPÍTULO II: Conceitos-Chave CAPÍTULO III: Analise Global OCAT Governação Práticas de Funcionamento Práticas Administrativas Recursos Humanos Recursos Financeiros Serviços Oferecidos Relações Externas Sustentabilidade...29 CAPITULO IV: Análise OCAT por Província Cidade de Maputo Província de Maputo Província de Gaza Província de Inhambane Província de Sofala Província de Tete Província de Manica Província da Zambézia Província do Niassa Província de Nampula Província de Cabo Delgado...71 CAPITULO V: Considerações Finais...77 ANEXOS...81

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5 AGRADECIMENTOS ESTUDO OCAT É com muita satisfação que expressamos aqui o nosso profundo agradecimento a todos aqueles cujo contributo directa ou indirectamente permitiu que este estudo fosse realizado. Gostaríamos também de endereçar agradecimentos especiais aos Chefes e Técnicos dos Departamentos dos Assuntos da Juventude, representantes das Direcções Provinciais da Juventude e Desportos, pelo seu envolvimento e parceira para realização do trabalho de campo, e a todas as associações juvenis envolvidas neste estudo. Endereçamos igualmente agradecimentos especiais ao Programa Geração Biz que disponibilizou os recursos financeiros que sem os quais não teria sido possível a realização e edicão deste documento. ACRÓNIMOS BR - Boletim da República DPJD Direcção Provincial da Juventudes Desportos DEPP Direcção de Estudos, Projectos e Planificação FNUAP - Fundo das Nações Unidas para a População MJD Ministério da Juventude e Desportos, M& E Monitoring and Evaluation OCAT Organizacional Capacity Assessment Tool ONG Organização não-governamental SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats

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7 Capítulo 1 Sumário Executivo

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9 CAPITULO 1: SUMÁRIO EXECUTIVO 1.1. Contextualização No quadro do Decreto Presidencial nº 12/2000 de 28 de Junho, que define as atribuições e competências do Ministério da Juventude e Desportos e no âmbito do cumprimento de um dos objectivos plasmados no Plano Quinquenal do Governo , que é o de promover o associativismo juvenil. Neste contexto, o Ministério da Juventude e Desportos (MJD) através da Direcção de Estudos, Projectos e Planificação (DEPP), realizou de Maio a Agosto de 2009, um estudo dirigido às Associações Juvenis, em todo o país, com vista a proceder a validação de um instrumento que pudesse servir de base para estabelecer um quadro sobre o ponto de situação de gestão das Associações Juvenis. Para o efeito, o instrumento utilizado para a pesquisa foi o guião OCAT 1, elaborado no sentido de aferir o nível de gestão das associações juvenis. O instrumento de avaliação (OCAT) é constituído por um guião de perguntas que enfocam 8 grandes temas nomeadamente: a) Governação; b) Práticas de Funcionamento; c) Práticas Administrativas; d) Recursos Humanos; e) Recursos Financeiros; f) Serviços Oferecidos; g) Relações Externas; e h) Sustentabilidade. Estas áreas auxiliam a identificar e entender o nível organizacional das associações juvenis. As entrevistas foram conduzidas pelos técnicos do MJD, e das Direcções Provinciais da Juventude e Desportos. Foram entrevistadas 33 associações juvenis, sendo 3 em cada província. A aplicação do instrumento OCAT foi uma forma de se aprofundar a análise SWOT do movimento associativo juvenil em Moçambique. Do original em Inglês O - organizational; C capacity; A assessemente; T tool. Do original em Inglês Strengths, trengt s Weaknesses, Opportunities and Threats (Vantagens,Fraquezas, Oportunidades e Ameaças).

10 O relatório compreende cinco capítulos fulcrais a saber: Capítulo 1: Sumário Executivo Capítulo 2: Conceitos Chave Capítulo 3: Análise quantitativa e qualitativa global dos dados do estudo; Capítulo 4: Análise específica dos dados por província; Capitulo 5: Considerações Finais Objectivo Geral a) Auxiliar o processo de avaliação e gestão da capacidade organizacional das Associações Juvenis, fornecendo elementos importantes para a sua estruturação, fortalecimento e desenvolvimento das suas actividades Objectivos Específicos a) Aferir o nível de gestão e capacidade organizacional das associações juvenis; b) Servir de base para melhorar o desenho de sistemas e processos de intervenção junto das Associações Juvenis; e c) Avaliar e validar o guião OCAT como instrumento a adoptar para avaliação das associações juvenis. 10

11 2. Limites da Pesquisa Na leitura do relatório devem ser tomadas em consideração as premissas que influenciaram o processo de condução do estudo e interpretação dos resultados: A análise dos dados produzidos pela pesquisa OCAT, teve em consideração a diversidade e especificidade das associações entrevistadas. Neste sentido, qualquer tentativa de interpretar os resultados com base numa perspectiva simplista está condenada a ser irrealista, falaciosa e omissa. Na verdade, partimos do pressuposto que cada associação é diferente da outra, e, terminada a pesquisa e produção do relatório, pode-se concluir, que por um lado, cada associação juvenil é um caso, e por outro, que existem características comuns a todas elas. O movimento associativo juvenil em Moçambique é um fenómeno emergente. Pelo que a análise dos resultados foi feita tendo em conta este aspecto. Este estudo não é representativo tendo em conta o número das associações juvenis existentes no pais. Contudo, pode ser considerado um instrumento útil, do ponto de vista ilustrativo e indicativo, no que concerne ao nível de desenvolvimento e de capacidade organizacional das associações. O estudo não constitui uma pesquisa estatística. No entanto, houve sempre a preocupação de estimar e quantificar algumas variáveis de análise, de forma a obtermos uma interpretação não somente qualitativa, mas também quantitativa. Daí o recurso ao uso de percentagens na análise dos resultados, e utilização do software SPSS versão 14 para auxiliar na análise quantitativa dos dados. 3. Justificação do Estudo o O associativismo juvenil é tido como a forma mais 11

12 efectiva de organização e fonte de aprendizagem participativa dos jovens e constitui a pedra angular no atendimento e gestão da problemática da juventude. O estudo sobre a Avaliação da Capacidade Organizacional das Associações Juvenis em Moçambique, permitiu compreender o estágio actual do associativismo juvenil e identificou os pontos fortes e fracos das mesmas no concernente a sua gestão organizacional. O mesmo foi concebido com o intuito de avaliar a situação da juventude no país, para permitir melhor caracterização dos problemas dos jovens e consequentemente do seu nível de participação na elaboração, implementação e avaliação das políticas sectoriais. A pesquisa em apreço permitiu ainda fazer uma radiografia das associações juvenis e serviu de alicerce para elaboração de planos e estratégias concretas para as associações. A avaliação da capacidade organizacional das associações juvenis permitiu, entre outras coisas, a recolha de dados fiáveis e relevantes para o MJD, que podem culminar com a tomada de decisões de redefinição das estratégias de implementação, bem como o reajustamento das próprias políticas, a planificação a curto, médio e longo prazos; e Identificar e divulgar boas práticas 4. Desenho da Amostra Foram entrevistadas 33 Associações Juvenis, sendo 3 em cada Província. A selecção baseou-se na localização geográfica e no nível de desenvolvimento das mesmas. Neste contexto, foram entrevistadas associações da zona urbana, peri-urbana e rural. 12

13 A intenção era de cobrir maior número possível de associações juvenis ao nível das capitais provinciais e dos distritos, mas por razões de ordem financeira não foi possível. 5. Metodologias A realização do estudo compreendeu as seguintes etapas: 1ª Etapa Revisão da literatura sobre instrumentos de pesquisa com ONGs; tradução de instrumento; elaboração de um instrumento de aplicação e recolha de dados; realização do estudo piloto e análise do Instrumento de Avaliação (Guião OCAT). 2ª Etapa - Formação/Capacitação dos técnicos de nível central e provincial para a condução das entrevistas. 3ª Etapa - Condução de entrevistas estruturadas ao movimento associativo; 4ª Etapa Analise e interpretação dos dados com recurso ao SPSS. 13

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15 Capítulo 2 Conceitos-Chave 15

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17 CAPÍTULO 2. CONCEITOS-CHAVE a) OCAT: Organization, Capacity, Assessment, Tool. (instrumento de avaliação da capacidade organizacional). b) Governação: para efeitos de análise neste estudo, entende-se por governação a liderança ou a direcção da organização, como processo de conduzir um grupo de pessoas, transformando-as numa equipe que gera resultados. É a habilidade de motivar e influenciar os liderados, de forma ética e positiva para que contribuam voluntariamente e com entusiasmo a fim de alcançarem os objectivos da organização. c) Práticas de Funcionamento - são mecanismos criados para planificar e coordenar as actividades facilitando os processos da organização. As práticas de funcionamento revelam a cultura da estrutura organizacional da associação. d) Práticas Administrativas é o conjunto de regras de gestão diária da organização e estão ligadas às práticas de funcionamento da associação. e) Recursos Humanos é o capital humano que compõe uma determinada organização. f) Recursos Financeiros Os recursos financeiros são essenciais para pagar os serviços necessários para a condução dos bons negócios na organização. São constituídos por dados e relatórios das transacções financeiras e informes sobre o status financeiro. Envolve ainda fluxo de caixa, diversidade de base de recursos e planeamento contínuo para encontrar os recursos necessários. g) Serviços Oferecidos é um conjunto de todos produtos oferecidos pela organização à comunidade. h) Relações Externas é a interacção entre as organizações e outros parceiros. i) Sustentabilidade O termo sustentável provém do latim sustentare (sustentar; defender; favorecer, apoiar; conservar, cuidar). É a habilidade de sustentar ou suportar uma ou mais condições. 17

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19 Capítulo 3 Análise Global ocat 19

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21 CAPITULO 3. ANÁLISE GLOBAL OCAT Neste capitulo, faz-se a apresentação dos dados recolhidos nas 33 associações entrevistadas. Os blocos de análise respeitaram a mesma sequência apresentada no guião OCAT a saber: Governação; Práticas de Funcionamento; Práticas Aministrativas; Recursos Humanos; Recursos Finaceiros; Serviços Oferecidos; Relações Externas; e Sustentabilidade Governação Em relação a este ponto, conclui-se que mais de 60% das associações juvenis apresenta um nível satisfatório de governação necessitando de investir em esforços para sua manutenção. Cerca de 40%, necessita de maior investimento em áreas ligadas à: Aspectos organizacionais e de coordenação ligados a própria forma de condução da organização, pela equipe directiva de forma a garantir a sua responsabilidade e credibilidade; Investimento e promoção de advocacia, participando e assumindo um papel proactivo na formulação de políticas, busca de fundos, relações públicas, lobby/marketing; Desenvolver canais apropriados para receber opiniões e sugestões dos parceiros; Implementar e desenvolver planos de forma conjunta pelos gestores, equipe e outros membros; Buscar fundos financeiros e/ou incentivo a partir do Governo 3 ; Efectivar o seu registo e legalização de acordo com a legislação em vigor no país 4 ; Algumas afirmaram a rmaram não n o terem tido apoio por parte do governo, go erno, re erindo-se referindo-se simplesmente ao apoio nanceiro. financeiro. o No entanto, no cômputo geral, é necessário que se refira, que todas as associações beneficiaram de apoio técnico/incentivo do Governo \ No tocante ao estatuto legal, todas as associações entrevistadas afirmaram estarem legalizadas pois já têm o reconhecimento local, isto é, o visto do Sua Excia Governador da Província, mas a equipe de pesquisa só considerou legais aquelas que já foram publicadas no BR. 21

22 Outros aspectos não menos importantes têm haver com a falta de instalações próprias por parte das organizações juvenis dificultando assim o seu próprio funcionamento. Recomendações A maioria das associações entrevistadas revela um nível de governação participativo e aberto a todos membros, todavia, há necessidade de melhorar as áreas ligadas a liderança juvenil e ao associativismo juvenil: Há necessidade de capacitações em matérias ligadas a relações públicas, lobby/marketing, advocacia, elaboração, gestão de projectos, empreendedorismo e monitoria e avaliação. As Direcções Provinciais da Juventude e Desportos devem prestar apoio técnico e metodológico para o reconhecimento jurídico das associações juvenis; As associações juvenis devem envidar esforços no sentido de erguerem suas próprias instalações com base em recursos locais trabalhando em parceria com outras organizações Práticas de Funcionamento Relativamente ao funcionamento, 50% do total das associações Juvenis inquiridas apresentou um nível de organização satisfatório enquanto que, a outra metade revela fragilidades necessitando de um investimento nas áreas de coordenação e funcionamento da organização, com destaque para os seguintes pontos: Definição clara das linhas de autoridade e responsabilidade na adopção de procedimentos adequados para acompanhar o comprometimento da organização; Existência de avaliações periódicas que asseguram o desenvolvimento da organização; Práticas de gestão que integram a realização de avaliações periódicas que asseguram o desenvolvimento da organização e que incorporem sugestões e indicações dos associados no processo de planificação; 22

23 Elaboração e discussão de um plano de implementação que possa reflectir o plano estratégico5 (sendo necessário uma planificação estratégica como pré-requesito); Recomendações Capacitar as associações juvenis em matérias ligadas à planificação e planos estratégicos; As práticas de gestão devem reflectir o que está instituído nos seus estatutos; O processo de recrutamento e uso de recursos planificados devem reflectir o princípio da transparência e de gestão Práticas Administrativas Com relação às práticas administrativas, 50% das associações juvenis entrevistadas encontra se numa situação aceitável, enquanto que os restantes 50% necessita de um investimento em áreas tais como: Elaboração e adopção de Manual de procedimentos administrativos 6 ; A maioria das associações entrevistadas não têm manual de procedimentos administrativos, mapa avaliativo dos investimentos e riscos; Necessidade de formar ou capacitar pessoal para gestão do sistema de informação, registo, recolha, análise, produção de relatório e divulgação das informações. Do total das associações entrevistadas, 47% é que faz relatórios e inventário com regularidade. A maioria das associações entrevistadas não possuem plano estratégico, recorrendo apenas aos planos anuais. A maioria das organizações inquiridas não n o possue o manual de procedimentos administrativos. administrati os. 23

24 O estudo mostra que menos de 50% das organizações entrevistadas é que possui sistemas de recolha dos relatórios e gestão de formação. 25% das associações é que tem pessoal treinado para gerir o sistema de informação. No que tange aos relatórios programáticos, o estudo mostra que apenas 44% das associações entrevistadas é que possui relatórios com um formato flexível e que responde adequadamente as necessidades dos associados. Recomendações Deve-se elaborar relatórios e inventário de bens com regularidade bem como relatórios anuais que incluam uma revisão da prática de gestão; e As associações juvenis devem ter registo na Autoridade Tributaria através de solicitação de NUIT 3.4. Recursos Humanos No tocante a gestão dos Recursos Humanos 50% das associações inquiridas situa-se num nível satisfatório, necessitando apenas de manutenção, enquanto que a outra metade apresenta lacunas no que concerne a: Política de saúde e de segurança no local de trabalho; Plano de desenvolvimento dos recursos humanos; Oportunidades de integração de habilidades adquiridas pelos associados nas formações no ambiente de trabalho. Recomendações Incluir o processo de avaliação dos membros de equipe baseados no desempenho, bem como realizar promoções baseadas no desempenho da equipe; 24

25 Os Recursos Humanos devem contar com supervisões regulares, bem como realizar reuniões regulares com os funcionários e direcção; Há que estabelecer uma política de saúde e de segurança no local de trabalho, assim como as políticas de benefícios implementadas devem ser documentadas; Deve haver a diversidade cultural, política e sócioeconómica na composição do quadro de direcção e funcionários; Necessidade de adoptar um plano de desenvolvimento de recursos humanos que compreende formações do quadro de direcção e funcionários baseados nas capacidades, necessidades e objectivos estratégicos com existência de oportunidade para integrar as habilidades adquiridas pelos associados nas formações no ambiente de trabalho; e As DPJD s devem apoiar as associações na elaboração e gestão de projectos Recursos Financeiros No tocante aos recursos financeiros, constata-se que 60% das associações inquiridas encontra-se numa situação aceitável, necessitando apenas de manutenção. Cerca de 40% precisa de investimento em áreas como: Categorias financeiras para separar os fundos dos projectos; Sistema de controlo de stock seguido de Procurement; Realização de auditorias internas e externas de forma regular; e Elaboração de relatórios financeiros. 25

26 Recomendações ESTUDO OCAT As associações devem adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparentes, recorrendo ao uso de instrumentos legais e manuais de procedimentos financeiros e contabilísticos; Deve-se melhorar o planeamento financeiro, isto é, é preciso que os orçamentos anuais sejam integrados no plano anual; É necessário descentralizar a gestão dos recursos financeiros, através da criação de um departamento financeiro específico; Há necessidade de adoptar uma cultura de prestação de contas e elaborar relatórios anuais de execução financeira; É importante a realização de auditorias internas e externas,; Deve ser prática usual publicar os relatórios anuais, e submetê-los ao conselho fiscal, assim como as associações devem ter a capacidade de expandir para novos contratos com vista a diversificação de fontes de financiamento e uso de fundos múltiplos; Há necessidade de realização de cursos de capacitação às associações em matéria de gestão financeira Serviços Oferecidos No âmbito dos serviços oferecidos, 70% das associações entrevistadas têm um nível de oferta de serviços satisfatório. Enquanto que nas restantes 30% prevalecem dificuldades, sobretudo nas seguintes áreas: Capacidade técnica especializada; Défice na capacidade de adaptar os programas e serviços 26

27 oferecidos às mudanças e necessidades dos seus associados; Inexistência de indicadores de processo e de resultados estabelecidos relacionados por cada um dos objectivos de programa; Falta de dados de linha de base e impacto analisados regularmente; Não utilização das avaliações dos resultados de impacto para fazer os ajustes necessários ao programa da Associação; e Carência de programas de marketing para divulgação e visibilidade dos programas desenvolvidos pela Associação tendo em conta a visão e missão da organização. Recomendações No âmbito dos serviços oferecidos é de recomendar o seguinte: As associações devem incluir os associados, colaboradores e os seus beneficiários em geral na definição das prioridades programáticas; As associações devem efectuar planos de desenvolvimento de indicadores por cada um dos objectivos do seu programa que lhes permitam medir os resultados obtidos; É necessário que as associações façam estudo de impacto e apliquem os resultados para fazer ajustes necessários, e divulgarem boas práticas; e As associações juvenis devem desenvolver estratégias de marketing social, de forma a divulgar mais os serviços oferecidos e as condições de oferta dos mesmos. 27

28 3.7. Relações Externas No que concerne a este assunto, o aferimento de dados mostra que 50% das associações inquiridas situa-se num nível satisfatório. Os outros 50% apresenta algumas deficiências que precisam de um investimento em áreas tais como: Formação de um quadro de relações públicas 7, incluindo a integração em redes de parceiros e desenvolvimento de advocacy para promover diálogo com o executivo e legisladores; Promoção de credibilidade e transparência das suas acções junto dos doadores ampliando a possibilidade de apoio; Implementação da relação entre as associações e outros sectores para a capacitação técnica especializada, material e recursos humanos; e Desenvolvimento de estratégia de trabalho com a media. Recomendações É necessário um maior trabalho no que tange à angariação de mais parcerias e melhoria de imagem; As associações devem ter um papel de promoção e integração de redes, capazes de promover diálogo com executivo e manter trocas de experiência; As associações devem fazer advocacia e lobby no sentido de integrarem suas actividades nos planos do Governo; Devem primar por contactos com doadores de forma a aumentarem a sua credibilidade e capacidade de diálogo, através do desenvolvimento de um quadro consistente de relações públicas; Das associações inquiridas apenas possuem um quadro de relações p blicas, públicas, sendo necessário um trabalho trabal o 28 específico nesta área.

29 Devem pôr em prática estratégias de trabalho com media, e atrair atenção dela; e Devem privilegiar uma parceria positiva e dinâmica com a comunidade onde estas estão inseridas Sustentabilidade No que tange a sustentabilidade, a avaliação de dados mostra que em média 60% das associações entrevistadas situa-se num nível satisfatório. Porém, 40% apresenta algumas deficiências que precisam de um investimento em áreas como: Desenvolvimento de meios para cobertura de taxas de serviço e os mecanismos de cobertura dos custos; Estratégias de captação de recursos; Elaboração de um plano de diversificação dos recursos como uma acção planificada; e Implementação de estratégias programáticas de autosustentabilidade. Recomendações É necessário que as associações criem planos financeiros para aceder aos recursos adicionais; As associações precisam de desenhar uma estratégia de captação de recursos; No programa anual das associações deve haver estratégias de auto-sustentabilidade e diminuir a dependência externa; e As associações juvenis devem garantir a todos os níveis a transferência de habilidades e capacidades para a comunidade onde elas encontram-se inseridas. 29

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31 Capítulo 4 Análise Ocat por Província 31

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33 CAPÍTULO 4. ANÁLISE OCAT POR PROVÍNCIA. O presente capítulo faz uma análise do associativismo juvenil por província. As constatações e recomendações apresentadas neste relatório tendem a ser comuns para todas as associações, embora existam especificidades que diferenciam uma da outra. 4.1 Cidade de Maputo Nesta província o estudo abarcou uma amostra de três associações juvenis Governação Em termos de Governação constatou-se que as associações da Cidade de Maputo apresentam um nível satisfatório contudo, estas necessitam de implementar e desenvolver planos de forma conjunta por forma a promover formações em áreas de liderança juvenil. Tendo em conta estas constatações recomenda-se o seguinte: Os planos devem ser implementados e desenvolvidos de forma conjunta; A direcção da organização deve desempenhar um papel chave na formulação de estratégias e busca de fundos; A direcção da organização deve ser credível e responsável; A associação deve fazer advocacia junto da comunidade. 33

34 4.1.2 Práticas de Funcionamento ESTUDO OCAT Em relação a este iten constatou-se que os planos anuais das associações juvenis não têm estreita ligação com o plano estratégico da província por um lado, por outro não fazem avaliações periódicas que asseguram o desenvolvimento da organização. Como resultado destas constatações recomenda-se: Formação em áreas ligadas à planificação e elaboração do plano estratégico; As associações juvenis devem fazer avaliações periódicas que assegurem o desenvolvimento da organização; No que concerne à contratação e selecção do pessoal de direcção, as associações juvenis devem elaborar os termos de referência e guiaram-se pelos mesmos Práticas Administrativas Relativamente às práticas administrativas constatou-se que as associações juvenis não têm manual de procedimentos administrativos. Face a estas constatações, recomenda-se As associações devem possuir manual de procedimentos administrativos; Necessidade de capacitar os membros nas áreas de gestão, sistema de informação, recolha e análise de dados; e Os relatórios e inventários de bens sejam realizados com regularidade. 34

35 Recursos Humanos ESTUDO OCAT As associações juvenis da Cidade de Maputo carecem de uma política de saúde e de segurança no local de trabalho e pacotes remunerativos que possam incentivar os associados; Diante destas constatações recomenda-se: As associações juvenis devem obedecer a padronização e recolha de taxas e impostos regulares; As associações juvenis devem criar oportunidades para integrar as habilidades adquiridas pelos associados no ambiente de trabalho; As associações juvenis devem elaborar políticas de saúde e segurança no local de trabalho; As associações devem criar condições de modo a incentivar os seus associados Recursos Financeiros No que concerne a gestão de recursos financeiros, as associações da Cidade de Maputo precisam de adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparentes, recorrendo ao uso de instrumentos legais e manuais de procedimento financeiro e contabilístico. Tendo em conta esta realidade recomenda-se: A realização de auditorias e elaboração dos relatórios financeiros; A criação de uma estratégia para diversificação das fontes financiadoras; Que as associações juvenis tenham um sistema de controlo de estoque. 35

36 Serviços Oferecidos ESTUDO OCAT Relativamente aos serviços oferecidos nas associações juvenis da Cidade de Maputo, constatou-se a: Não utilização das avaliações dos resultados de impacto para fazer os ajustes necessários ao programa da Associação; Carência de estratégia de marketing com vista a divulgação e visibilidade dos programas desenvolvidos tendo em conta a visão e missão da organização. Face a estas constatações recomenda-se que: As associações juvenis devem incluir os associados, colaboradores e os seus beneficiários na definição das prioridades programáticas; As associações devem desenvolver estratégias de marketing social por forma a divulgarem mais os serviços oferecidos e as condições de oferta dos mesmos; e Terem capacidades técnicas especializadas Relações Externas As organizações desta província são vistas como associações meritórias pelas comunidades e autoridades locais, parceiros nacionais e outras organizações não governamentais, todavia: Há necessidade de se desenvolver um trabalho de fundo na angariação de parceiros, implementação de planos com vista a melhoria da imagem; As associações juvenis devem ter um papel de promoção e integração de redes das ONGs; 36

37 As associações devem ser capazes de promover diálogo com executivo e manter trocas de experiência; Devem trabalhar em coordenação com os media de modo a difundir suas realizações; e Privilegiar uma parceria positiva e dinâmica com a comunidade onde estão inseridas Sustentabilidade Relativamente a sustentabilidade das associações juvenis da Cidade de Maputo, constatou-se que: As associações não possuem estratégias de captação de recursos; As associações juvenis não têm plano de diversificação dos recursos; e As associações não criam estratégias programáticas de auto-sustentabilidade. Face a estas constatações recomenda-se que: As associações devem desenvolver actividades que possam sustentar os seus programas; De igual modo, devem desenvolver estratégias programáticas de auto-sustentabilidade; As associações devem estar integradas em redes das ONG s, Devem também criar parcerias com ONG s nacionais e internacionais, instituições de ensino, entidades governamentais, institutos de pesquisa, sector privado; e Criarem um plano financeiro que as permita aceder a recursos adicionais. 37

38 5. Província de Maputo Nesta provincia o estudo abarcou uma amostra de três associações juvenis Governação As associações entrevistadas nesta província revelam um nível de governação participativo, inclusivo e aberto a todos membros. Deste modo recomenda se que: Há necessidade de se promover formações nas áreas de liderança juvenil, advocacia, marketing, elaboração e gestão de projectos Práticas de Funcionamento Em relação às práticas de funcionamento constatou-se que as associações juvenis da Provincia de Maputo não fazem a planificação das suas actividades. Face a esta constatação recomenda-se: A necessidade de uma capacitação em metodologias de planificação e elaboração do plano estratégico Práticas Administrativas Todas as associações entrevistadas nesta província não têm manual de procedimentos administrativos. Face a esta constatação recomenda-se: A capacitação dos associados em matéria de contabilidade e gestão. 38

39 Recursos Humanos ESTUDO OCAT No que concerne aos recursos humanos constatou-se que as associações juvenis da Provincia de Maputo não têm plano de desenvolvimento dos recursos humanos e Política de saúde e segurança no local de trabalho. É de realçar que uma das associações entrevistadas nesta província paga subsidio regularmente aos seus associados. Face a estas constatações recomenda-se: Necessidade de formações especializadas em gestão de recursos humanos; Recursos Financeiros No que tange aos Recursos Financeiros das associações juvenis da Província de Maputo constatou-se que não fazem auditorias e não possuem uma estratégia para diversificação das fontes financiadoras. Face a esta constatação recomenda-se: As associações devem adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparentes com recurso a manuais de procedimentos financeiros e contabilísticos; A realização de auditorias internas e externas com regularidade; As associações juvenis devem criar uma estratégia para diversificação das fontes de financiamento; Devem ter um sistema de controlo de estoque. 39

40 5.1.6 Serviços Oferecidos ESTUDO OCAT No que concerne aos serviços oferecidos nas associações juvenis da Provincia de Maputo constatou-se que: Inexistência de capacidade técnica especializada; Défice na capacidade de adaptar os programas e serviços oferecidos às mudanças e necessidades dos seus associados; Falta de programas de marketing para divulgação e visibilidade dos programas desenvolvidos pela Associação. Face a estas constatações recomenda-se que: As associações juvenis devem incluir os associados, colaboradores e os seus beneficiários na definição das prioridades programáticas; Devem ainda desenvolver estratégias de marketing social por forma a divulgar mais os serviços oferecidos e as condições de oferta dos mesmos; e Criar capacidades técnicas especializadas Relações Externas Relativamente às Relações externas nas associações juvenis da Provincia de Maputo constatou-se que: A relação existente entre as associações juvenis da província de Maputo e os órgãos de informação é fraca; e Não fazem parte das redes das ONGs. Face a estas constatações recomenda-se que: É necessário que se desenvolva um trabalho de angariação de parceiros com vista a promoção da sua imagem externa; 40

41 Devem ser capazes de promover diálogo com executivo e manter trocas de experiência; Devem pôr em prática estratégias de trabalho com media de modo a divulgar as suas actividades; e Privilegiarem uma parceria positiva e dinâmica com a comunidade onde elas estão inserida Sustentabilidade Com relação a sustentabilidade das associações juvenis da Província de Maputo, constatou-se que: As associações não possuem estratégias de captação de recursos; Não tem plano de diversificação dos recursos; e Não criam estratégias de auto-sustentabilidade. Face a estas constatações, recomenda-se que As associações devem desenvolver actividades que possam sustentar os seus programas; Devem ainda desenvolver estratégias programáticas de auto-sustentabilidade; As associações devem integrarem-se em redes das ONGs; Devem criar parcerias com ONGs nacionais e internacionais, instituições de ensino, entidades governamentais, institutos de pesquisa, sector privado; e Criar um plano financeiro que permita aceder recursos adicionais. 41

42 6. Província de Gaza Duma forma geral as três associações juvenis inquiridas nesta província apresentam um nível satisfatório em termos da sua capacidade de gestão organizacional Governação Em relação a este ponto, conclui-se que as associações juvenis apresentam um nível satisfatório de governação todavia recomenda-se: Que se desenvolvam canais apropriados para receber opiniões e sugestões dos parceiros; e Se registe e legalize as associações juvenis; Práticas de Funcionamento No que tange às práticas de funcionamento constatou-se que as três associações juvenis inquiridas demonstraram fragilidades no concernente a matérias ligadas a planificação, dai que se recomenda: Necessidade de capacitação das associações juvenis em matérias ligadas à planificação e elaboração do plano estratégico; De igual forma recomenda-se às associações juvenis para fazerem monitoria e avaliação das suas actividades ou projectos por si concebidos. As associações devem regerem-se de acordo com os seus estatutos Práticas Administrativas Constatou-se que as associações juvenis entrevistadas da província de Gaza não têm manual de procedimentos 42

43 administrativos. ESTUDO OCAT Face a esta constação recomenda-se : Capacitação na área de contabilidade e gestão; Formação na área de gestão e tratamento da informação; Recursos Humanos As associações inquiridas não têm uma política de Saúde e segurança no local de trabalho. Diante desta constatação recomenda-se: A DPJD de Gaza deve apoiar técnica e metodologicamente as associações juvenis na elaboração da política de saúde e de segurança no local de trabalho; As associações juvenis devem obedecer a padronização e recolha de taxas e impostos regulares Recursos Financeiros As associações juvenis não seguem mecanismos de gestão financeira adequada: Face a esta constatação recomenda-se: As associações devem adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparentes, através de manuais de procedimento financeiro e contabilístico; Realização de auditorias internas e externas com regularidade; 43

44 As associações juvenis devem ter um sistema de controlo de estoque Serviços Oferecidos Duma forma geral as associações juvenis não têm envolvidos os colaboradores e os beneficiários na definição de parceiros. Diante desta constatação recomenda-se: No âmbito de definição das prioridades programática, deve-se abranger os associados colaboradores e os beneficiários; As associações devem ter um instrumento que as permita medir os resultados por si obtidos; As associações devem desenvolver estratégias de marketing social, de forma a divulgar os seus serviços Relações Externas No que respeita às relações externas contata-se que as associações trabalham de forma isolada e não fazem troca de experiência. Face a esta constatação recomenda-se: Que se desenvolva trabalho conducente à angariação de mais parcerias de modo a melhorar sua imagem; As associações devem estar integradas em redes das ONGs por forma a facilitar troca de experiência; Devem fazer advocacia e lobby junto do Governo de modo a integrar suas actividades nos planos; 44

45 Reforçar relações com os media para garantir a difusão de suas actividades e realizações; Desenvolverem acções coordenadas com a comunidade onde estão inseridas Sustentabilidade Na prossecução do presente trabalho constatou-se que as actividades desenvolvidas pelas associações não garante a sustentabilidade das mesmas e não estão integradas em redes das ONG s, deste modo recomenda-se: As associações devem desenvolver actividades que possam sustentar os seus programas; As associações juvenis devem criar parcerias com ONG s internacionais e nacionais, instituições de ensino, de pesquisa e entidades governamentais. Devem ainda desenvolver um plano financeiro que permita aceder a recursos adicionais. 7. Província de Inhambane Tal como noutras províncias, nesta também foram inquiridas três associações juvenis tendo constatado que elas apresentam um nível satisfatório em termos de capacidade de gestão organizacional, no entanto, existem alguns aspectos a melhorar em cada área designadamente: Governação As associações entrevistadas duma forma geral ainda não 45

46 têm seus estatutos publicados no BR, mas sim o visto do Governo provincial, neste sentido recomenda-se a DPJD de Inhambane para monitorar o processo de registo e legalização das mesmas; Promoção de formações e/ou capacitações nas áreas de liderança juvenil, associativismo juvenil, advocacia, marketing, elaboração e gestão de projectos Práticas de Funcionamento O trabalho realizado nesta província permitiu constatar que as três associações juvenis demonstraram fragilidades no concernente a matérias ligadas a planificação, dai que se recomenda: Necessidade de capacitação das associações juvenis em matérias ligadas à planificação e elaboração do plano estratégico; De igual forma recomenda-se às associações juvenis para fazerem monitoria e avaliação das suas actividades ou projectos por si concebidos Práticas Administrativas No tocante às práticas administrativas, constatou-se que todas as associações entrevistadas nesta província não têm manual de procedimentos administrativos. Neste contexto recomenda-se: 46

47 Necessidade premente duma capacitação na área de contabilidade e gestão; Cumprimento da ética e deontologia profissional, com realce para os mecanismos oficiais de emissão e expedição de correspondências formais, tais como: notas e ofícios; Formação na área de gestão e tratamento da informação Recursos Humanos Com relação aos Recursos Humanos, constatou-se que todas as associações juvenis inquiridas nesta província não possuem plano de desenvolvimento dos recursos humanos, nesta conformidade, recomenda-se que: A DPJD de Inhambane deve prestar apoio técnico às associações Juvenis na elaboração do plano dos Recursos Humanos; Se elabore e se actualize os termos de referência de gestão dos recursos humanos, com destaque para contratação e promoção; As associações devem organizar a contabilidade de modo a facilitar a divisão de subsídios pelos associados. A DPJD de Inhambane deve apoiar técnica e metodologicamente às associações juvenis na elaboração da política de saúde e de segurança no local de trabalho Recursos Financeiros Uma contabilidade organizada permite entre outras coisas a execução orçamental de forma transparente e eficiente 47

48 e pode ser preponderante na atracção de mais recursos financeiros para organização. O trabalho realizado permitiu perceber que a contabilidade das associações de uma forma geral apresenta fragilidades, dai que se recomenda: As associações devem adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparente; Necessidade de realização de auditorias internas e externas; As associações juvenis devem ter um sistema de controlo de estoque Serviços Oferecidos Duma forma geral as associações juvenis não têm envolvido os colaboradores e os beneficiários na definição de parceiros. Diante desta constatação recomenda-se: No âmbito de definição das prioridades programática, deve-se abranger não somente os associados como também, os colaboradores e os beneficiários. As associações devem ter um instrumento que as permita medir os resultados por si obtidos; As associações devem ainda desenvolver estratégias de marketing social, de forma a divulgar os seus serviços Relações Externas Relativamente às Relações Externas das associações juvenis desta Província constatou-se haver um fraco dialogo com outras organizações. Face a esta constatação recomenda-se 48

49 Que se desenvolva um trabalho com vista angariação de mais parcerias e implementar planos de melhoria de sua imagem; As associações juvenis devem ainda promover o diálogo com executivo e privilegiar a troca de experiências; As associações devem também persuadir o Governo para integrar as suas actividades nos seus planos; As associações devem trabalhar em coordenação com os media de modo a garantir a difusão das suas actividades e realizações; e Desenvolver acções que criem impacto na comunidade onde estão inseridas Sustentabilidade O trabalho realizado permitiu constatar que as actividades desenvolvidas pelas associações não garantem a sustentabilidade das mesmas e não estão integradas em redes das ONG s, deste modo recomenda-se: As associações precisam de desenvolver actividades que possam sustentar os seus programas; As associações juvenis precisam de desenvolver estratégias programáticas de auto-sustentabilidade e serem integradas em redes das ONGs; e, Criarem parcerias com ONG s nacionais, internacionais, instituições de ensino, entidades governamentais, institutos de pesquisa e sector privado. 8. Província de Sofala Governação 49

50 As associações entrevistadas nesta província revelam um nível de governação participativo, inclusivo e aberto a todos membros. Todavia, constatou-se haver necessidade de se promover reciclagem em áreas ligadas a liderança juvenil e associativismo juvenil Práticas de Funcionamento Com relação às práticas de funcionamento, duma forma geral as associações desta província apresentam um nível satisfatório, contudo, verifica-se um défice no que diz respeito a planificação, monitoria e avaliação. Assim, recomendou-se: A DPJD de Sofala deve capacitar as associações juvenis em matérias ligadas à planificação, monitoria, avaliação; e, Consciencializá-las sobre gestão e igualdade de direitos dos associados, bem como desenhar políticas e procedimentos adequados para associação Práticas Administrativas No que diz respeito a este tópico foram verificados factores endógenos que podem estorvar e/ou abrandar o ritmo de desenvolvimento das associações, como sejam, encaminhamento, tratamento e arquivo dos documentos, deste modo, recomenda-se: As associações devem ter um modelo adequado de tratamento e arquivo dos documentos; Que se faça uma formação na área de gestão e tratamento da informação; Deve-se elaborar relatório de actividades com colaboração 50

51 de pelo menos um técnico da DPJD de Sofala Recursos Humanos De modo a estimular os associados no que respeita aos pacotes de incentivo, torna-se pertinente pôr em prática o que está estipulado nos estatutos; A DPJD de Sofala deve apoiar técnica e metodologicamente às associações juvenis na elaboração da política de saúde e de segurança no local de trabalho; Os recursos humanos devem reflectir a equidade de direitos e acesso conforme os seus estatutos Recursos Financeiros No que diz respeito aos recursos financeiros, constatou-se que as associações não fazem procurment; não realizam regularmente auditorias e não elaboram relatórios financeiros. As associações juvenis não têm uma estratégia de diversificação das fontes financiadoras. Nesta ordem de ideias recomenda-se: As associações devem adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparentes, recorrendo ao uso de instrumentos legais, tais como: manuais de procedimento financeiro e contabilístico; A realização de auditorias internas e externas; As associações juvenis devem criar uma estratégia para diversificação das fontes financiadoras de modo a reduzir a dependência financeira; e, Criar um sistema de controlo de estoque. 51

52 8.1.6 Serviços Oferecidos No âmbito de definição de prioridades programáticas não há coordenação entre as partes envolvidas. Face a esta constatação recomenda-se: As associações devem incluir os associados, colaboradores e os seus beneficiários na definição de prioridades programáticas; Por forma a medir os resultados obtidos, as associações devem incluir nos seus planos indicadores de avaliação; As associações devem desenvolver estratégias de marketing social, de forma a divulgar os serviços por si oferecidos Relações Externas Relativamente a este ponto constatou-se que as associações juvenis não desenvolvem actividades conducentes à promoção da sua imagem e não criam parceria com os órgãos de informação. Deste modo recomenda-se: Que se desenvolva um trabalho no sentido de angariar mais parcerias e implementar planos que possam melhorar a imagem externa da associação; As associações juvenis devem ainda promover o diálogo com executivo e privilegiar a troca de experiências; 52

53 As associações devem também persuadir o Governo para integrar as suas actividades nos seus planos; Que as associações desenvolvam acções que criem impacto na comunidade onde estão inseridas; As associações juvenis devem assinar memorandos de entendimento com o sector privado a fim de garantir sua capacitação técnica e especializada Sustentabilidade No que concerne a sustentabilidade das associações juvenis constatou-se que não concebem estratégias de auto-sustentabilidade. Deste modo recomenda-se: As associações devem desenvolver actividades que possam sustentar os programas nacionais, internacionais, instituições de ensino, de pesquisa e entidades governamentais. As associações juvenis devem desenvolver um plano financeiro que permita aceder a recursos adicionais. 9. Província de Tete As associações juvenis da Província de Tete apresentam um nível satisfatório de capacidade de gestão organizacional. No entanto, existem algumas adversidades que perigam o sucesso das mesmas, tais como: falta de instalações próprias; de material de trabalho. 53

54 9.1.1 Governação ESTUDO OCAT As associações entrevistadas duma forma geral ainda não têm seus estatutos publicados no BR, neste sentido recomenda-se: A DPJD de Tete deve monitorar o processo de registo e legalização das associações; e, Promover formações e/ou capacitações nas áreas de liderança juvenil, associativismo juvenil, advocacia, marketing, elaboração e gestão de projectos Práticas de Funcionamento As três associações juvenis inquiridas demonstraram fragilidades no concernente a matérias ligadas a planificação, dai que se recomenda: Necessidade de capacitação em matérias ligadas à planificação, gestão e elaboração do plano estratégico; Às associações juvenis devem fazer monitoria e avaliação das suas actividades ou projectos por si concebidos Práticas Administrativas No tocante às práticas administrativas, constatou-se que todas as associações entrevistadas nesta província não têm manual de procedimentos administrativos. Neste contexto recomenda-se: Necessidade premente duma capacitação na área de contabilidade e gestão; Cumprimento escrupuloso da ética e deontologia profissional intra e inter organizacional, com realce para os mecanismos oficiais de emissão e expedição de correspondências formais; e 54

55 Formação na área de gestão e tratamento da informação Recursos Humanos Com relação aos Recursos Humanos, constatou-se que todas as associações juvenis inquiridas não têm plano de desenvolvimento dos recursos humanos. Nesta conformidade, recomenda-se que: A DPJD de Inhambane deve prestar apoio técnico às associações Juvenis na elaboração do plano dos Recursos Humanos; Se elabore e se actualizem os termos de referência na gestão dos recursos humanos, com destaque para contratação e promoção; As associações devem organizar a sua contabilidade de modo a facilitar a divisão de subsídios pelos associados. A DPJD de Inhambane deve apoiar tecnicamente às associações juvenis na elaboração da política de saúde e de segurança no local de trabalho Recursos Financeiros O trabalho de campo permitiu a equipa perceber que a contabilidade das associações de uma forma geral apresenta fragilidades, dai que se recomenda: As associações devem adoptar mecanismos de gestão financeira mais transparentes; Necessidade de realização de auditorias internas e externas; 55

56 As associações juvenis devem ter um sistema de controlo de estoque Serviços Oferecidos No âmbito de definição das prioridades programática, devese abranger não somente os associados como também, os colaboradores e os beneficiários. As associações devem ter um instrumento que as permita medir os resultados por si obtidos; As associações devem desenvolver estratégias de marketing social de forma a divulgar os serviços por si oferecidos Relações Externas Relativamente a este ponto constatou-se que as associações juvenis não desenvolvem actividades conducentes à promoção da sua imagem e não criam parceria com os órgãos de informação. Deste modo recomenda-se: Que se desenvolva um trabalho com vista a angariação de mais parcerias e implementar planos que possam melhorar a sua imagem; Estas devem ainda promover o diálogo com executivo e privilegiar a troca de experiência; As associações devem também persuadir o Governo para integrar as suas actividades nos seus planos; Devem trabalhar em coordenação com os media de modo a garantir a difusão das suas actividades e realizações; 56