Capacitação de professores

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1 Microsoft PowerPoint 97 Módulo de consulta Capacitação de professores Novembro/08

2 RESERVADOS TODOS OS DIREITOS Elaboração do material e treinamento Adriana de Freitas Suporte permanente: adf2000@ig.com.br

3 Sumário Microsoft PowerPoint 97 SUMÁRIO... 3 POWERPOINT COMO INICIAR O POWERPOINT ASSISTENTE DE AUTO CONTEÚDO... 8 MODELO... 9 APRESENTAÇÃO EM BRANCO... 9 TELA PARA ESCOLHA DE LAYOUT... 9 TELA PRINCIPAL FORMATANDO O TEXTO SELEÇÃO DE TEXTO ESPAÇAMENTO ENTRE AS LINHAS ALINHAMENTO MARCADOR MARGENS DE RECUO TRABALHANDO COM FIGURAS DESENHOS A PARTIR DA BARRA DE DESENHOS SELEÇÃO DE FIGURAS ALTERAÇÃO DE TAMANHO DE UMA FIGURA MOVIMENTAÇÃO DA FIGURA APLICAÇÃO DE COR DE FUNDO À FIGURA APLICAÇÃO DE SOMBRA À FIGURA CÓPIA E APLICAÇÃO DE ESTILO ÀS FIGURAS AGRUPAMENTO DE FIGURAS DESAGRUPAMENTO DE FIGURAS REAGRUPAMENTO DE FIGURAS AUTOFORMAS LINHAS CONECTORES FORMAS BÁSICAS FLUXOGRAMA ESTRELAS E FAIXAS TEXTO EXPLICATIVO BOTÕES DE AÇÃO ROTAÇÃO DE FIGURAS ALTERNÂNCIA DA FIGURA ENTRE O SENTIDO VERTICAL/HORIZONTAL ALTERAÇÃO DO FORMATO DA FIGURA COMO POSICIONAR AS FIGURAS TRABALHANDO COM FIGURAS E SÍMBOLOS USO DO MS-WORDART INSERIR PLANILHA DO EXCEL APLICAÇÃO DE MODELOS AOS SLIDES ESQUEMA DE CORES DO SLIDE TRABALHANDO COM VISUALIZAÇÃO DE TELA VISUALIZAÇÃO CLASSIFICAR SLIDES A VISUALIZAÇÃO ANOTAÇÃO Elaborado por Adriana de Freitas 3

4 TRABALHANDO COM O ZOOM DE SUA APRESENTAÇÃO TRABALHANDO COM GRÁFICOS O MODELO GRÁFICO COMO VISUALIZAR UM GRÁFICO INSERÇÃO DE DADOS NA PLANILHA SELECIONANDO DADOS DA PLANILHA COMO SE MOVIMENTAR EM UMA PLANILHA COMO APAGAR DADOS DAS CÉLULAS COMO FORMATAR TEXTOS E NÚMEROS COMO ALTERAR O TAMANHO DAS LINHAS E COLUNAS COMO ALTERAR O ESTILO DO GRÁFICO COMO INSERIR TÍTULO DE GRÁFICO E DOS EIXOS COMO ALTERAR OS PADRÕES DE CORES E BORDAS DOS GRÁFICOS COMO ALTERAR A POSIÇÃO DA LEGENDA COMO ALTERAR A ESCALA DOS EIXOS ROTAÇÃO DO GRÁFICO TRIDIMENSIONAIS TRABALHANDO COM ORGANOGRAMAS COMO ALTERAR OS BOXES ( OU CAIXAS) COMO FORMATAR O TEXTO DAS CAIXAS COMO MUDAR O ESTILO DO ORGANOGRAMA RETORNANDO AO MENU SLIDE TRABALHANDO COM FLUXOGRAMAS COMO ALTERAR OS ATRIBUTOS DOS FLUXOGRAMA A MONTAGEM FINAL DE SUA APRESENTAÇÃO INSERÇÃO DOS EFEITOS DE ANIMAÇÃO OS ESTILOS DE TRANSIÇÃO DE TELA VISUALIZAR A APRESENTAÇÃO TEMPORIZAÇÃO DE SLIDES COMO IMPRIMIR SUA APRESENTAÇÃO RECURSOS ESPECIAIS DO POWERPOINT O SLIDE MESTRE Como inserir a numeração de Página Como Inserir Data e Hora no Slide IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS GUIAS COMO VISUALIZAR AS BARRAS DE FERRAMENTAS COMO VISUALIZAR AS RÉGUAS ANOTAÇÕES COMO CRIAR A ANOTAÇÃO MARCA D ÁGUA BOTÕES DE AÇÃO OCULTAR SLIDES ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O WORD Elaborado por Adriana de Freitas 4

5 MODELOS PERSONALIZADOS AUTO APRESENTAÇÃO Elaborado por Adriana de Freitas 5

6 PowerPoint97 O PowerPoint97 é um pacote de elementos gráficos de apresentação completo que fornece tudo que é necessário para a produção de uma apresentação com aparência profissional: manipulação de texto, organização em tópicos, desenhos, elementos gráficos, Clip-Art e assim por diante. Oferece, também, amplo suporte ao apresentador e recursos para ajudar você a criar apresentações realmente eficazes. No mercado de trabalho atual notamos a tendência de se dar maior valor ao produto bem apresentado, sendo lógico que a qualidade é indispensável, porém a apresentação tem indiscutível parcela de responsabilidade na divulgação de um produto. Visando a necessidade de apresentações rápidas muitas das vezes para seus usuários: alunos, gerentes, secretárias, vendedores, professores, enfim, profissionais que não possuem uma formação em produção gráfica ou visual. Um trabalho produzido ou importado para o PowePoint97 possui, acima de tudo, estilo e classe. Existem algumas regras para uma ótima apresentação: Para produzir profissionalmente uma apresentação grande ou pequena, verifique o sistema iluminação e se no decorrer da palestra as luzes estarão acesas. Algumas cores praticamente desaparecem num ambiente claro, em contra partida destacam-se excepcionalmente em ambientes escuros. As informações sobre o ambiente o levarão a uma correta definição das cores que você usará na apresentação. A transparência ainda é bastante empregada em apresentações. Com o apoio de impressoras coloridas o resultado será bem melhor, a impressora poderá ser: jato de tinta, laser colorida por toner ou filme ou laser com transferência térmica, estas são as que oferecem melhores resultados. Os sistemas de proteção avançam e as transparências e slides ainda continuam sendo bastante empregados em apresentações, pela facilidade de manuseio, transporte e também pela confiabilidade. O monitor de seu microcomputador é um excelente sistema de projeção para reuniões desktop - aquelas em que os participantes ficam ao redor de uma mesa. Para utilizar-se de televisores como sistema de projeção você poderá adquirir uma placa de vídeo como a Vídeo Blaster e conectá-la em seu microcomputador. Feito isto basta conectar o cabo na parte posterior do seu televisor onde encontra-se a abreviação RGB. Alguns televisores aceitam essa conexão sem a placa. Ao criar sua apresentação faça-o com o microcomputador já conectado ao televisor. Isso para evitar problemas com as cores, pois, os televisores projetam só cores simultâneas e algumas placas de vídeo para computador podem projetar cores simultaneamente. Elaborado por Adriana de Freitas 6

7 Data-Show, esse sistema de projeção - assim como o Kodak-Show, permite a projeção em ambientes de tamanho elevado. O uso desses equipamentos é bastante simples. Basta conectá-los à saída de vídeo do seu microcomputador. É necessário um retro projetor para que se amplie a imagem. O canhão é utilizado em ambientes de grandes proporções. É similar ao Data-Show, mas com a vantagem de não ser necessário o uso de retro projetor. O Público Alvo tem que ser conhecido, pelo menos superficialmente. O conhecimento de público que assistirá a apresentação facilita a aplicação ou não da linguagem adequada. A aplicação de gráficos sofisticados, passará desapercebida e poderá desinteressar uma platéia de operários de uma fábrica. O emprego das cores também se torna uma tarefa simples desde que se conheça o público alvo: elas poderão ser sóbrias, agressivas ou alegres. Faça um planejamento de sua apresentação. Esse processo agiliza a produção, pois quando sentamos à frente do computador para criar a apresentação, o trabalho já está direcionado. É comum o usuário ficar perdido à frente do computador na hora de produzir apresentações, justamente pela falta de planejamento. Elaborado por Adriana de Freitas 7

8 Como Iniciar o Powerpoint97 Microsoft PowerPoint 97 Esta é a primeira caixa que o Powerpoint97 apresenta e vem com as seguintes opções: Assistente de Auto Conteúdo O Auto Conteúdo é uma ajuda que tem a finalidade de auxiliar você na criação de seus Slides. Elaborado por Adriana de Freitas 8

9 Modelo Esta opção exibe na caixa de exemplos todos os estilos de modelos que o PowerPoint97 possui para serem aplicados aos Slides. Essa opção é muito utilizada para criação de apresentações devido a seus vários estilos que podem ser aproveitados alterando, se for o caso, alguns detalhes poupando tempo para escolha de cor e layout de tela. Nessa tela você deve clicar cada uma das opções relacionadas na guia Estruturas de Apresentação, e quando concluir a escolha, deve ser clicado o botão OK, aparecerá a tela para escolha de layout. Apresentação em branco É utilizada quando o usuário preferir formatar seu próprio estilo. Abre uma tela de trabalho com fundo branco. Tela para escolha de Layout Nesse ponto deve ser escolhido o estilo do gráfico que será criado. Elaborado por Adriana de Freitas 9

10 A opção desejada deve ser clicada e a tela principal do PowerPoint97 ficará disponível para o trabalho. Para incluir nova tela de Slide deve clicar no Menu Inserir Opção Novo Slide ou ainda selecionar o conjunto de teclas <Ctrl> + <M> simultaneamente. Também pode-se incluir novo Slide, clicando o botão Novo Slide na Barra de Status ou ainda pelo ícone Inserir Novo Slide na Barra de Ferramentas. Elaborado por Adriana de Freitas 10

11 Tela Principal Nesta tela o PowerPoint permite que possa ser trabalhado o conteúdo dos slides e também disponibiliza as visualizações necessárias para a apresentação. Na área apontada estão os botões que permitem modificar a visualização do arquivo das diversas maneiras. Vejamos as possibilidades de trabalho: Modo Slides mostra somente uma folha de slide por vez. Modo Estrutura de Tópicos permite visualizar somente o conteúdo digitado em formato de tópicos. Modo classificação de slides os slides aparecem em miniaturas para que seja possível alterar a ordem e também verificar o conteúdo de uma forma geral. Modo de anotações área reservada para as observações do apresentador que podem ser impressas a parte. Apresentação de slides permite que sejam exibidos os slides na tela simulando a apresentação propriamente dita. Elaborado por Adriana de Freitas 11

12 Formatando o Texto Seleção de Texto Localize o primeiro Slide (na barra de rolamento à direita, clique na seta para cima até chegar no primeiro slide). Digite o título e subtítulo conforme a apresentação abaixo: Após a digitação do Slide de Título, vamos trabalhar com sua formatação. Antes de ser dada qualquer ordem ao PowerPoint97, você deve limitar a área aonde a ação deve ser executada. A esse procedimento damos o nome Selecionar, vamos em seguida aprender como marcar o texto. Para selecionar palavra, dar dois cliques sobre a palavra. Para selecionar blocos de texto, posicionar o mouse à esquerda do ponto aonde iniciar a seleção, clicar o botão esquerdo do mouse, e arrastar clicado até o ponto desejado. Elaborado por Adriana de Freitas 12

13 Alterando os atributos de fonte: Microsoft PowerPoint 97 Para alterar a fonte, escolha no menu Formatar a opção Fontes. Escolha aqui a (s) fonte(s) que você usará em sua apresentação. Altere o tamanho da fonte, use no mínimo o tamanho 18. Cuidado com as cores que possuem muita mistura com branco, essas podem não ser aplicadas, devido à tela de fundo que também possui a cor branca. Espaçamento entre as linhas O espaçamento entre as linhas em uma apresentação é muito importante. Não deve ser esquecido o fato de que em uma apresentação, os participantes sempre estarão a uma distância razoável da tela. Entre inserir mais texto e aumentar o número de slides, sem dúvida o usuário deve escolher a segunda opção. A opção Espaçamento de Linhas se encontra no menu Formatar e permite escolher a medida de espaçamento desejado. Elaborado por Adriana de Freitas 13

14 Alinhamento Os alinhamentos do POWERPOINT97 seguem a linha dos estilos utilizados nos processadores de texto: Marcador Você poderá trocar o estilo dos marcadores conforme a sua necessidade. Para trocar o símbolo é necessário se posicionar no parágrafo que contém o marcador e acessar o menu Formatar opção Marcador. Se desejar trocar os marcadores de mais que um parágrafo, selecionar o bloco desejado. Margens de Recuo Na barra de ferramentas estão disponíveis os ícones que representam as Margens de Recuo. Essas margens executam a mesma ação que a tecla <TAB>. A cada vez que for clicada, a margem recuará um nível. O PowerPoint97 permite recuar quatro níveis. Desejando retornar à margem normal, clicar o ícone de setas. Elaborado por Adriana de Freitas 14

15 Trabalhando com figuras Desenhos a partir da Barra de Desenhos Para que o aluno utilize um dos desenhos na Barra de Desenhos, o usuário deve clicar a figura desejada e soltar. Deve ser clicado o botão esquerdo do mouse e arrastado clicado para formar o desenho desejado. EXEMPLO: Seleção de Figuras Da mesma forma que um texto sempre será selecionado antes de ser solicitada qualquer alteração para o mesmo, as figuras também precisam ser selecionadas para serem alteradas ou complementadas. Observe que o elemento selecionado fica cercado por 8 (oito) pontos. Para selecionar vários elementos basta manter a tecla <Shift> pressionada enquanto clica - se sobre os elementos desejados, ao concluir um desenho a figura sempre se apresentará selecionada. Para cancelar a seleção clicar em qualquer ponto do Slide. Desejando selecionar novamente a figura, posicionar o cursor do mouse dentro da mesma e dar um clique. As marcas da seleção, reaparecerão. Elaborado por Adriana de Freitas 15

16 Alteração de Tamanho de uma Figura É muito simples alterar o tamanho de uma figura, se o tamanho desenhado não está adequado; é menor ou maior que o desejado, a alteração pode ser feita rapidamente. O cursor do mouse deve ser posicionado em qualquer um dos pontos de seleção de figura. O cursor tem seu estilo alterado para uma pequena linha com uma seta em cada ponta. Quando conseguir esse símbolo, clicar o botão esquerdo do mouse e arrastar clicado até o ponto desejado. A melhor posição para aumentar ou diminuir figuras é na perpendicular, que permite a alteração simultaneamente nas posições horizontal e vertical. Movimentação da Figura Para movimentar uma figura, basta dar um clique com o botão esquerdo do mouse, manter o botão clicado e arrastar a mesma. Aplicação de Cor de Fundo à Figura Após concluir os desenhos, o PowerPoint97 permite inserir cor de fundo ou alterar uma cor já aplicada. No menu Formatar escolha a opção Cores de Slide. Escolha o opção Personalizado. Na opção Segundo plano, aplique uma cor de fundo para a figura, dê um duplo sobre ele: Com o auxílio do mouse, arraste o cursor e defina a nova cor. Após isto, basta clicar em OK. Elaborado por Adriana de Freitas 16

17 Esta opção é utilizada para: Texto e linhas, Sombras, Texto do título, Preenchimentos, Destaques, Destaques e Hiperlinks, Destaques e Hiperlink visitado. Aplicação de Sombra à Figura O PowerPoint97 permite não só aplicar cor de fundo à figura, como também uma sombra em torno dela. 1. Escolha no menu Formatar a opção Esquema de cores de slides..., Personalizado. 2. Com o auxílio do mouse, arraste o cursor e defina a nova cor da sombra. 3. Após isto, basta clicar em OK. Cópia e Aplicação de Estilo às Figuras É comum a necessidade de se repetir estilos aplicados às figuras de um arquivo. Nessas situações não é necessário repetir todos os passos, aplicando cor, bordas, etc. Rapidamente é possível copiar o estilo aplicado a uma determinada figura e aplicá-la a outra. Elaborado por Adriana de Freitas 17

18 A principio é necessário ter as duas figuras desenhadas: a que possui o estilo e a que deve imitá-lo. Como fazer: 1. Selecionar a figura que possui estilo desejado. 2. Clicar o ícone Pincel (o cursor do mouse se transforma em pincel). 3. Selecionar a figura que receberá o estilo anterior. 4. Clicar o cursor e arrastar sobre a figura. Agrupamento de Figuras O recurso de agrupamento de figuras é muito útil nas situações em que o usuário deve executar comandos idênticos para todas ou algumas figuras disponíveis na tela. Ao invés de executar os passos, selecionando figura por figura, é possível agrupálas e agilizar o trabalho, executando de uma só vez todas as ações necessárias. O menu Editar possui opção Selecionar Tudo que seleciona todos os elementos da tela. É necessário porém, atentar para o detalhe de que as limitações de tela (título e corpo de texto) também são consideradas pelo PowerPoint97 como elementos e, portanto, também serão selecionadas. Se for aplicada uma cor de fundo, um estilo de linha, etc., também serão aplicadas aos elementos da tela que se transformaram num único grupo. Para evitar que isso aconteça, também é possível selecionar apenas as figuras que se deseja agrupar, deixando outras de fora do agrupamento. Para fazer este tipo de seleção, devem ser mantidas pressionadas as teclas CTRL + SHIFT, enquanto com o botão esquerdo do mouse, vão sendo clicadas todas as figuras desejadas. Após verificar se todas estão selecionadas acessar o menu Desenhar opção Agrupar. Repare que as figuras perdem sua própria seleção e passam a ter uma única circundando todas as figuras selecionadas. Elaborado por Adriana de Freitas 18

19 Exemplo : Desagrupamento de Figuras Para desagrupar as figuras: Selecionar as figuras. Acessar o menu Desenhar opção Desagrupar. Reagrupamento de figuras O PowerPoint97 sempre manterá na memória o último desagrupamento que foi feito. Caso o usuário se arrependa de ter desagrupado as figuras, acessar o menu Desenhar, opção Reagrupar. Elaborado por Adriana de Freitas 19

20 AutoFormas O menu de Auto Formas possui ferramentas de produção que transformam o software de apresentação num software de ilustração. Não tão poderoso quando o Corel Draw, mas o suficiente para aproveitar a criatividade do usuário. Utilize as Auto Formas para criar: Linhas Conectores Formas Básicas Elaborado por Adriana de Freitas 20

21 Fluxograma Estrelas e faixas Texto explicativo Elaborado por Adriana de Freitas 21

22 Botões de ação Rotação de Figuras Para rotacionar figuras existe duas formas: 1ª forma Selecione a figura. Escolha o comando Girar/Inverter no menu Desenhar. Outra Forma: Selecionar a figura. Clicar a Figura Girar Livremente na Barra de Desenhos Geométricos. Posicionar-se num dos pontos de seleção da figura e fazer a rotação. Elaborado por Adriana de Freitas 22

23 Alternância da Figura entre o Sentido Vertical/Horizontal A opção Girar/Inverter do menu Desenhar não só permite rotacionar a figura, como também alterar a sua posição. Uma figura pode ficar voltada para a esquerda, enquanto outra é voltada para a direita. Dependendo da maneira como esse recurso é aplicado, pode causar a sensação de uma figura em frente a um espelho. Alteração do Formato da Figura Qualquer desenho feito a partir do ícone AutoFormas, na Barra de Figuras Geométricas pode ser alterado a qualquer momento que for necessário. A opção Alterar AutoForma do menu Desenhar altera o formato da figura, mantendo todos os critérios estabelecidos pelo usuário. 1. Selecionar a figura a ser alterada. 2. Acessar a opção Alterar AutoForma do menu Desenhar. 3. Escolher a nova figura e clicar OK. Como Posicionar as Figuras É possível desenhar no PowerPoint97 diversas figuras de forma sobreposta. Quando digitamos um texto e em seguida é colocada uma borda sobre ele, se uma cor de fundo é aplicada à figura geométrica, o texto automaticamente fica por trás e, portanto, não visível. Elaborado por Adriana de Freitas 23

24 Para passá-lo para frente da figura geométrica: 1. Selecionar a figura. 2. Acessar opção Enviar para Trás do comando Ordem no menu Desenhar. Outra forma seria selecionar o texto e escolher a opção Trazer para Frente. O resultado seria o mesmo. A diferença está na facilidade maior em selecionar a figura que está posicionada na frente. Nesse caso, por exemplo, seria selecionada a área que possui o texto, não o texto em si, que não estaria se apresentando de forma visível na tela. O exemplo acima se refere apenas a duas figuras mas é possível alternar um maior número de figuras. Com três figuras o usuário pode passar a figura da frente para uma posição intermediária, entre as outras duas. Nesse caso, deve ser selecionada a figura da frente e clicada a opção Recuar. Essa opção leva a figura apenas um nível para trás. Invertendo a situação e desejando trazer a última figura para um nível intermediário, ou seja, entre as outras duas, selecionar a figura e em seguida clicar opção Avançar. Trabalhando com figuras e símbolos O PowerPoint97 possui uma vasta biblioteca de símbolos e figuras. Para acessá-la, deve ser clicado o menu Inserir, opção Clip-Art. Os símbolos são divididos por categorias. Para acessar cada uma delas basta um clique sobre a desejada. Para acessar qualquer um dos símbolos, basta dar um clique sobre ele e clicar OK. Elaborado por Adriana de Freitas 24

25 O manuseio de símbolos é semelhante ao de figuras geométricas sendo permitidos os mesmos recursos e efeitos. Para inserir figuras e símbolos: Escolha o lugar que você quer inserir a figura ou o símbolo. Escolha no menu Inserir o comando Figura e escolha a opção Clip Art. Escolha a categoria e o símbolo. Clique em Inserir. Uso do MS-WordArt O MS-WordArt é um pequeno aplicativo que acompanha o MS-Office, tendo como principal característica aplicar efeitos de cores, texturas, formatos em textos nele digitados. Normalmente é a partir dele que se cria a principal chamada de uma apresentação, por exemplo, o título dela (isso se o assunto permitir). Se o assunto a ser abordado é muito sério, muito formal, então não convém utilizar o WordArt, porém se for mais descontraído, poderá ser usado. Procedimento: Na barra de ferramentas Desenho, existe um botão Inserir WordArt ou você poderá acionar o comando no menu. Elaborado por Adriana de Freitas 25

26 Será então apresentada a Caixa de Diálogo WordArt Gallery, como demonstrado abaixo: Escolha qualquer um dos modelos expostos e clique em OK. Será apresentada então a Caixa de diálogo Editar texto da WordArt. Depois de digitado o texto no WordArt estará pronto o objeto para destacar a frase. Quando o WordArt estiver selecionado, automaticamente aparecerá a barra de ferramentas do WordArt. Elaborado por Adriana de Freitas 26

27 A barra contém todos os recursos para a alteração do WordArt e adaptá-lo à necessidade do usuário. A função de cada botão seguindo da esquerda para a direita está descrita abaixo: 1. Insere um novo WordArt 2. Modifica o texto do WordArt existente 3. Volta à galeria para a escolha de um novo formato ao WordArt existente 4. Modifica as cores linhas e outras estruturas do objeto 5. Sugere outros formatos para o texto 6. Gira o objeto 7. Estica as letras minúsculas para ficarem na mesma altura das maiúsculas 8. Muda a orientação das letras 9. Define o alinhamento do texto 10. Define o espaçamento entre os caracteres Inserir Planilha do Excel97 Aplicação de Modelos aos Slides Se no momento da abertura dos slides não foi escolhido nenhum modelo para o slide e mais tarde o usuário perceber que seria adequado escolher um estilo de fundo de tela, pode acessar a opção Modelo posicionada à direita da Barra de Status. Os modelos são estilos de fundo de tela que aplicados aos Slides que permitem uma apresentação profissional, de alto nível. Não é necessário estar posicionado no Slide Mestre para aplicar Modelos, pois um vez que um Modelo é escolhido para um determinado Slide, automaticamente o PowerPoint97 o assume para todo o arquivo. Se o usuário tiver a intenção de aplicar ao seu arquivo um dos Modelos da biblioteca do PowerPoint97, é conveniente escolher antes de iniciar o trabalho, evitando assim preparar formatações que serão substituídas quando da aplicação do Modelo. Elaborado por Adriana de Freitas 27

28 Esquema de Cores do Slide Microsoft PowerPoint 97 Como foi explicado acima, quando um modelo é aplicado a um SLIDE, é assumido para todo o arquivo. Há, porém, determinadas situações em que o usuário deseja alterar as cores de apenas alguns Slides constantes do arquivo. Para alterar o esquema de cores: Escolha o Slide que você quer mudar o Estilo de Cores. Escolha o comando Esquema de Cores do menu Formatar. Nessa tela o usuário possui as seguintes opções: Botão Alterar Cor - Permite alterar a cor de fundo não só de figuras, como também da tela. Botão Alterar Cores do Esquema - Permite estabelecer nível de luminosidade à cor e estilo de sombreamento. Botão Escolher Esquema - Permite escolher um esquema de cores compatíveis para o slide atual ou anotações, ou para o Slide Mestre ou as anotações mestras, cor de fundo do slide, cor do texto e das linhas. Botão Aplicar- Aplica o estilo definido apenas ao slide corrente. Botão Aplicar a Todos - Aplica o novo estilo a todo arquivo. Trabalhando com Visualização de tela O Powerpoint97 possui diferentes formas de visualização que facilitam muito o trabalho do usuário dependendo do estilo de trabalho que está sendo executado no momento. Elaborado por Adriana de Freitas 28

29 O estilo de visualização Estrutura de Tópicos exibe os slides na forma de um relatório. Para visualizar o seu Slide em Estrutura de Tópicos: No menu Exibir escolha ESTRUTURA DE TÓPICOS. Esse estilo de visualização relaciona todos os slides constantes no arquivo, não exibindo, porém, arquivos de gráficos, figuras geométricas ou símbolos. Nesses casos, só o título do Slide é apresentado, ao lado do ícone. Visualização Classificar Slides Esse estilo de visualização tem como finalidade principal auxiliar o usuário na visualização geral do arquivo, sendo inclusive permitida a impressão e a duplicação, utilizado para dar movimento às figuras. Essa forma de visualização dos slides em miniaturas permite que os slides, sejam movimentados para outras posições e copiados. Como Fazer para duplicar um slide: Selecione o slide desejado. Escolha no menu Editar a opção Duplicar. Elaborado por Adriana de Freitas 29

30 Se quiser, pressione as teclas <CTRL> + <2> Outro ponto desse estilo, é no momento de definir os estilos de slides show para cada um dos slides. Estando diversos slides disponíveis ao mesmo tempo, a definição é muito mais rápida. A alteração da posição dos slides é facilitada também por esse estilo, mas somente no sentido anti-horário. A visualização Anotação Para que suas idéias, assim como as sementes, possam germinar, é preciso dar tempo ao tempo. A visualização do estilo Anotações permite ao usuário inserir notas nos slides. Repare no exemplo acima que o slide fica separado das notas. Para inserir o texto o procedimento é idêntico ao do trabalho no slide. A ferramenta, deve ser clicada e em seguida clicar onde será iniciada a digitação. O PowerPoint97 permite a impressão nesse estilo, porém, no momento do slide show as notas não serão exibidas. Essas notas são muito importantes para o usuário e também para quem está seguindo a apresentação, pois supõe-se que os participantes devam ter um guia para se posicionarem melhor diante da apresentação. Trabalhando com o ZOOM de sua apresentação A opção ZOOM, também constante no menu Exibir, permite ao usuário escolher uma forma maior ou menor de visualização. Escolha o(s) Slide(s) que você quer aumentar ou diminuir o ZOOM. Escolha no Menu Editar o Comando Zoom. Elaborado por Adriana de Freitas 30

31 Escolha a opção de ZOOM e escolha OK. Desejando ampliar uma parte específica da tela, posicione-se primeiramente e em seguida acesse a opção. Trabalhando com Gráficos O Modelo Gráfico O Powerpoint97 além de permitir facilmente a importação de gráficos preparados em outras linguagens, permite ao usuário criar os seus gráficos, possuindo um módulo especial para esse recurso. Para acessar o menu Gráfico, possui duas maneiras: Primeira: Escolha o slide que você quer inserir o gráfico. Clique no botão Inserir Gráfico na Barra de ferramenta Padrão Segunda: Na escolha de um novo arquivo, escolha o layout Gráficos. Elaborado por Adriana de Freitas 31

32 A seguir, é solicitado que o usuário dê duplo clique sobre o gráfico e o módulo é acessado, disponibilizando uma planilha. Como visualizar um gráfico Para visualizar o gráfico na frente da planilha dê um clique sobre o gráfico. Para visualizar o gráfico, o usuário deve dar um clique no gráfico, e a planilha desaparecerá. Inserção de Dados na Planilha A operação para inserir dados na planilha do PowerPoint97, é semelhante ao de qualquer outra planilha: O usuário deve se posicionar na célula desejada, com o mouse ou as setas de direção. Deve ser digitado o conteúdo desejado. Deve ser pressionada a tecla <ENTER> ou dar um clique com o botão esquerdo do mouse. Na segunda opção, o clique pode ser dado no próximo endereço a ser preenchido, agilizando assim o trabalho de mudar de célula. Elaborado por Adriana de Freitas 32

33 Selecionando dados da planilha Para selecionar uma coluna: Dê um clique na parte superior da coluna, onde estão as letras de identificação. Para selecionar uma linha: Dê um clique à esquerda da tabela, onde estão os números de identificação de linhas. Para selecionar toda a tabela: Dê um clique no primeiro campo cinza à esquerda da letra A. Para selecionar blocos: Posiciona-se na célula onde a seleção deve iniciar, clicar o botão esquerdo do mouse e arrastar clicado até o ponto desejado. Como se movimentar em uma planilha É muito simples movimentar-se na planilha, para isso devem ser utilizadas as seguintes teclas: TAB - Rola janela a janela na horizontal. PG DN- Rola uma janela abaixo. PG UP - Rola uma janela acima. SETAS - Posiciona-se na célula seguinte. HOME - Posiciona-se na célula A1. Como apagar dados das células 1. Selecionar a célula que deve ser apagada. 2. Pressionar a tecla <DEL> ou acessar o menu Editar opção Limpar. OBS: Para alterar apenas uma parte da célula deve ser pressionada a tecla <F2>. Essa tecla de função abre uma caixa de diálogo, exibindo o conteúdo da célula, e permite ao usuário a alteração do item desejado. Elaborado por Adriana de Freitas 33

34 Como Formatar textos e números Microsoft PowerPoint 97 Para formatar o texto das células deve ser acessado o menu Formatar; esse menu contém as opções para formatação de letra, tamanho, cor, estilo e alinhamento. Os números devem ser digitados normalmente, sem ponto ou vírgula, ou casas decimais. Quando a digitação é concluída, selecionar o bloco desejado e acessar a opção Número do menu Formatar. Os estilos de formatação de número do PowerPoint97 também seguem os critérios de formatação de planilhas. Como alterar o tamanho das Linhas e Colunas A largura das colunas pode ser alterada de duas maneiras: 1º opção: Posicionar o cursor do mouse na linha divisória da coluna, no ponto onde estão as letras de identificação, neste momento o cursor irá se transformar numa cruz de malta e quando estiver neste formato, clicar o botão esquerdo do mouse e arrastar clicado até o ponto desejado. 2º opção: Selecione as células que terão sua largura alterada, Acesse o menu Formatar, escolha a opção Largura da Coluna, Digite a medida da largura, Pressione OK. Elaborado por Adriana de Freitas 34

35 Como alterar o estilo do gráfico Quando o usuário está digitando os dados de sua planilha, o gráfico do Powerpoint97 muda automaticamente e exibe o resultado alterado. Se o padrão não é desejado pelo usuário, poderá ser substituído por outro padrão. Para alterar o estilo de gráfico No menu Gráfico escolha o comando Tipo de gráfico. Escolha o estilo de gráfico. Pressione OK. Como inserir título de gráfico e dos Eixos O usuário poderá colocar títulos no gráfico, no eixo X, no eixo Y e no eixo Z do gráfico do Powerpoint97. Para fazer este procedimento: Escolha o comando Opção de gráfico no menu Gráfico. Dê um nome para o título do gráfico, para os eixos X,Y,Z e pressione OK. Elaborado por Adriana de Freitas 35

36 Como alterar os padrões de cores e bordas dos gráficos Os padrões de cores de fundo e de borda dos gráficos poderão ser alterados com os seguintes procedimentos: Dê dois cliques no gráfico, vai aparecer a seguinte tela: Modifique o estilo, a cor de fundo e a espessura da borda. Pressione OK. Essa opção também pode ser utilizada para alterar os padrões da legenda. Nesse caso, ao invés de selecionar o gráfico, é a legenda que deve ser selecionada. Como Alterar a Posição da Legenda São duas maneiras para alterar a posição da legenda em relação do gráfico: 1ª Opção: Clique com o botão esquerdo do mouse dentro da legenda e arraste a mesma com o botão clicado até o ponto desejado. Elaborado por Adriana de Freitas 36

37 2ª Opção: Escolha no menu Formatar o comando Opção legenda selecionada, escolha o item Posicionamento e escolher a posição desejada. Como Alterar a Escala dos Eixos Para alterar a escala de valores siga estes passos: 1. Selecione o eixo desejado. 2. Escolha o comando Eixo selecionado no Menu Formatar ou pressione as teclas <CTRL> + <1> 3. Selecione a opção Legenda. 4. Nessa opção, é possível o usuário definir o valor mínimo desejado e o valor máximo. Normalmente utilizamos esse recurso para alterar apenas o valor mínimo. A escala de espaçamento entre os valores do eixo também pode ser alterada. Na parte inferior da tela está a opção que permite inverter a escala do eixo. Elaborado por Adriana de Freitas 37

38 ROTAÇÃO DO GRÁFICO TRIDIMENSIONAIS Para rotacionar o gráfico tridimensional, basta seguir estes passos: Selecione o gráfico que deseja Rotacionar. Escolha o comando Exibição 3D no menu Gráfico. Escolha o tipo de rotação. Escolha Aplicar e em OK. Nessa caixa podem ser escolhidos, entre outros comandos, profundidade do tridimensional e espaçamento entre uma coluna e outra. As opções disponíveis nessa caixa de diálogo dependem do estilo de gráfico escolhido, pois há algumas opções específicas para determinados gráficos. Trabalhando com Organogramas No Menu Arquivo comando Novo, poderá ser escolhido como formato de Layout. Inserir o Layout através do menu Formatar pelo comando Layout de Slide. Elaborado por Adriana de Freitas 38

39 Quando o Organograma é disponibilizado ao usuário, surge na parte superior da tela uma nova Barra de Ferramentas que agiliza o trabalho. Como alterar os Boxes ( ou caixas) Selecione o. Acesse o menu Caixa. Neste menu você poderá modificar as seguintes opções: Cor da borda, Sombra da borda, Estilo da borda, Estilo de linha da borda. Elaborado por Adriana de Freitas 39

40 Como Formatar o Texto das Caixas Selecione o texto que você quer formatar. Escolha o comando Fonte. Neste menu você tem os seguintes opções: Escolher a fonte, A cor da letra, alinhamento do texto (à esquerda, à direita e centralizado). Como mudar o estilo do organograma Selecione o Organograma. Selecione o menu Estilo. Escolha o estilo do seu organograma. Retornando ao Menu Slide Escolha no Menu Arquivo o Comando Fechar e Retornar a Apresentação. O PowerPoint97 irá lhe perguntar se o gráfico deve ser incorporado ao slide ou não, responda Sim, se o organograma estiver OK. Elaborado por Adriana de Freitas 40

41 Trabalhando com Fluxogramas Os Fluxogramas são elementos de apresentação que não somente podem ajudar na montagem de uma apresentação, como também em folhetos de apresentação. Como Acessar os Fluxogramas: Escolha na Barra de ferramentas Desenho, a barra Autoformas o comando FLUXOGRAMA. Existem alguns modelos de fluxogramas já preparados na biblioteca. Se encontrar um estilo que o melhor se adapta: Selecione-o. No menu Editar, escolha COPIAR. Se deseja todos os arquivos da categoria inseridos ao slide corrente, acessar o menu Inserir, opção Slide do Arquivo. Todos os Estilos disponíveis de fluxograma entram no arquivo. Elaborado por Adriana de Freitas 41

42 Como alterar os atributos dos fluxograma Selecione o fluxograma Exemplo: Utilize a Barra de ferramenta Desenhos para alterar os atributos do Fluxograma. O procedimento de trabalho com as tabelas e o acesso às mesmas, são idênticos aos do fluxograma. A biblioteca de tabelas inclui diversos estilos e permitem ao usuário escolher o que melhor se adapta à sua necessidade. Time Line Esse recurso é muito utilizado nas áreas que trabalham com cronogramas de prazos a serem cumpridos, tais como as áreas de orçamento e planejamento. Os procedimentos de trabalho e acesso são idênticos aos itens anteriores. Elaborado por Adriana de Freitas 42

43 A Montagem final de sua apresentação Inserção dos efeitos de animação Os efeitos de animação interferem na apresentação de cada objeto que compõe o slide. Para a aplicação desta opção, recomenda-se estar no modo de exibição Normal; assim fica mais fácil selecionar cada objeto para determinar os efeitos. Deve-se acionar o comando: Apresentações Predefinir ou Personalizar animação Na segunda opção aparecerá a tela a seguir: Neste caso o usuário define em que objeto será inserido o efeito e através do botão Visualizar pode ter uma idéia de como ficará o resultado. Elaborado por Adriana de Freitas 43

44 Os Estilos de Transição de Tela Microsoft PowerPoint 97 Vamos montar a nossa apresentação, passo a passo: Mude o estilo de visualização para o modo Classificação de Slides. No Menu Apresentação, escolha o comando Transição de slides. Nesta tela pode ser alterada os seguintes tópicos: Escolha dos efeitos, Velocidade dos efeitos, Avanço automático ou manual, Escolha de som. Após escolhida as opções, clique em Aplicar a todos. Visualizar a Apresentação No menu Exibir escolha o comando Apresentação de slides ou no menu Apresentação escolha o comando Apresentação de Slides. Temporização de slides Os slides podem ser apresentados na seqüência determinada e com o auxílio de avanço e retrocesso manual ou automático. Para deixar os slides sendo apresentados com intervalos de tempo determinados será preciso utilizar o seguinte comando: Apresentações Testar Intervalos Elaborado por Adriana de Freitas 44

45 No momento em que o comando é acionado, começa a contagem de tempo e ao final a mensagem de confirmação para registar os intervalos. Depois de executado uma vez, não será mais necessário clicar para mudar as páginas dos slides. Como imprimir sua apresentação No menu Arquivo escolha o comando Imprimir. Nesta opção você poderá escolher o estilo de apresentação que deseja imprimir: Slides, Anotações, Folhetos, Modo de Tópicos. Na caixa imprimir possuem os seguintes itens: Cópias: Número de cópias desejadas para o arquivo. Todo: Todo o arquivo. Slide Corrente: O Slide ativo no momento. Slides: Permite escolher os slides desejados. Imprimir para Arquivo: Gera uma cópia para arquivo, que será impressa mais tarde, diretamente pelo sistema. Imprimir Slides Ocultos: Imprime os slides ocultos. Preto e Branco: Transforma todo o fundo de tela colorido em preto e branco. Ajustar ao Tamanho do Papel: Prepara uma escala de tamanho ideal para o slide, com relação ao tamanho do papel utilizado. Preto e Branco Intenso: Transforma qualquer parte colorida do slide em preto e branco. Elaborado por Adriana de Freitas 45

46 Recursos Especiais do Powerpoint97 O Slide Mestre O Slide Mestre do menu Exibir Mestre é um estilo de visualização de tela que permite ao usuário criar a máscara dos slides de seu arquivo. A aplicação de um modelo a uma apresentação modifica totalmente seu visual. Os modelos possuem Mestres próprios, fontes de letras, alinhamentos, etc. Não é possível aplicar um modelo a um único slide. Cada arquivo deve possuir sua própria máscara. O Slide Mestre permite definir parâmetros de texto, como Tipo de Letra, Tamanho, Cor e Estilo e de desenhos como Bordas, Figuras de Fundo, etc. Para exibir o Slide Mestre: Escolha no Menu Exibir o comando MESTRE. Escolha a opção Slide Mestre. A tela do Slide Mestre: Para alterar um dos níveis de margens de recuos permitidos, o usuário deve selecioná-lo e em seguida escolher os parâmetros desejados. O Slide Mestre deve ser preparado em primeiro lugar. Em seguida vai ser criado o arquivo, a partir da abertura de novos slides. Conforme os slides vão sendo abertos e digitados, todos os parâmetros escolhidos no Mestre vão sendo respeitados. Elaborado por Adriana de Freitas 46

47 Como inserir a numeração de Página Microsoft PowerPoint 97 O recurso numeração de página é solicitado a partir do Slide Mestre. 1. Escolha o comando Cabeçalho e Rodapé no menu Exibir. 2. Se você quiser que a numeração saia a todos. Será exibido na tela o símbolo cerquilha, mas na impressão os números serão inseridos seqüencialmente. Como Inserir Data e Hora no Slide No menu Inserir escolha Número de Data de hora. Escolha o botão Aplicar a todos. Elaborado por Adriana de Freitas 47

48 Da mesma forma que a numeração de página, para inserir Data e Hora ao Slide o usuário deve se posicionar no Slide Mestre e com a figura apontador ativada acessar o menu Inserir opção Data ou opção Hora de acordo com o item desejado. Os símbolos serão inseridos no Slide Mestre e no momento da impressão será inserida a data ou a hora do sistema. Importação de Arquivos Você pode importar arquivos e figuras de outra linguagem. A importação está subdividida por itens: ClipArt - Insere uma imagem da biblioteca de Clip-Art no slide. Figura - Insere uma figura de um arquivo gráfico no slide. Tabela do Microsoft Word - Insere tabela do Word no slide. Microsoft Graph - Insere um gráfico no slide. Objeto - Insere uma equação, gráfico desenho ou outro objeto no slide. A importação deve ser solicitada a partir do Menu Inserir. De acordo com o tipo de arquivo solicitado para importação, é aberta uma Caixa de Diálogo que exibe as opções disponíveis. EXEMPLO: Inserir um arquivo: No menu Inserir, escolha a opção Arquivo. Elaborado por Adriana de Freitas 48

49 Guias As linhas Guias têm a finalidade de orientar o usuário no posicionamento de suas figuras nos slides do arquivo. Quando essa opção é clicada, surgem na tela uma linha horizontal e um vertical. No ponto de interseção entre as duas linhas, quando é dado um clique com botão esquerdo do mouse é exibido o número 0. Clicando o botão esquerdo e arrastando - o clicado até chegar ao tamanho desejado, o usuário tem a medida na qual se posicionou. Esse recurso é um grande auxiliar quando em diversos slides devem ser colocadas figuras, permitindo uma padronização no posicionamento das mesmas. Como visualizar as Barras de Ferramentas No menu Exibir escolha Barras de ferramentas. Escolha a barra que deseja visualizar. Elaborado por Adriana de Freitas 49

50 Se você quiser criar barras novas ou modificar as barras que existem, clique em PERSONALIZAR. Como visualizar as Réguas No menu Exibir escolha o comando Régua. Normalmente a exibição da régua é necessária quando se está trabalhando com as margens de recuo na forma de texto. Anotações Anotações são aqueles comentários que não se podem esquecer numa apresentação na hora de falar. Quando se está apresentando há de existir uma cópia da apresentação na mesa ou no púlpito, à medida que se vai passando pelos slides, viram-se as páginas impressas deles. As anotações têm de vir com palavras-chave ou textos curtos, para que o palestrante possa orientar-se rapidamente. Como criar a anotação Para inserir uma anotação (jamais será exibida na apresentação), deve-se proceder da seguinte forma: 1. Posicionar-se no slide desejado. 2. Executar o comando Exibir/ Anotações. 3. Clicar no local da tela onde aparece Clique para adicionar um texto. 4. Aumente o percentual de visualização. 5. Digite o texto desejado. Elaborado por Adriana de Freitas 50

51 Marca d água Marca d água é o efeito de uma nuança existente comumente nas cédulas de dinheiro e em alguns documentos oficiais. Pode-se criar esse efeito também nos objetos do PowerPoint, para isso se deve proceder da seguinte forma: Insira um Clip-Art da galeria no slide. Ajuste a posição e o tamanho do mesmo. Exiba a barra de ferramentas de Figura. No segundo botão Controle de imagem, escolha a opção Marca d água. Mude a ordem do objeto para Enviar para trás. Se você executar esta operação estando no Slide Mestre, teremos a figura no fundo de todos os slides. Botões de Ação Encontrados na barra de desenho, os botões de ação podem proporcionar à sua apresentação uma certa sofisticação e alternativas para alongar ou diminuir o assunto na exposição. É simples utilizá-los, porém as funções podem já estar determinadas por causa do tipo de botão escolhido ou serão escolhidas pelo usuário. Por exemplo, utilizando um botão Home você já terá a função de ir para o primeiro Slide. Elaborado por Adriana de Freitas 51

52 No caso da utilização de botões sem funções, você é que vai indicar qual a ação que será executada. Assim que o botão é desenhado aparecerá a seguinte tela: Você pode escolher entre executar algum programa, emitir som ou na opção Hyperlink com:, escolher uma ação. Você poderá vincular mais de uma apresentação através do botão de ação com a opção Outra apresentação do PowerPoint, inclusive determinar quais slides serão exibidos e em qual ordem. Ocultar Slides Numa apresentação você poderá fazer uma montagem para vários públicos com o mesmo assunto, porém algumas páginas deverão aparecer para um tipo de ouvinte e outras não. Com a opção Ocultar Slides, você terá como adaptar a apresentação às necessidades antes de exibir ao público. Elaborado por Adriana de Freitas 52

53 Execute os passos: 1. Acione o comando Exibir/Classificação de Slides. 2. Clicar no Slide que deseja esconder. 3. Execute o comando Apresentações/ Ocultar Slide. 4. Aparecerá um símbolo com um traço abaixo da miniatura indicando que a mesma está oculta. Para reexibir, basta realizar o processo inverso. Envio de documentos para o Word É possível enviar o arquivo gravado no PowerPoint para o Word a título de orientação para a apresentação oficial. Neste momento, você deve estar: Mas... para quê?. Porque, desta maneira, podemos obter miniaturas impressas com espaços ao lado para possíveis anotações e acompanhamento do roteiro. O comando utilizado para esta operação é: Arquivo Enviar para Microsoft Word... Podemos escolher vários formatos de exportação para adequar à nossa necessidade. Elaborado por Adriana de Freitas 53

54 Modelos personalizados Microsoft PowerPoint 97 Esta é uma operação para aquelas pessoas que têm um dom de criação muito grande ou para empresas que padronizam suas apresentações. Tem de ser levado em consideração o seguinte: De preferência comece a partir de uma apresentação em branco; Vá até o Mestre; Especifique o tipo de fontes, cores, alinhamentos e objetos de desenho que serão incorporados ao Modelo; Defina a cor e o efeito para o segundo plano, marca d água, etc. Quando estiver pronto, volte ao modo Slide e salve como (tipo do arquivo: Modelo de apresentação, pasta: Estruturas de apresentação). Auto apresentação Existem apresentações do PowerPoint que não necessitam do aplicativo aberto para serem executadas, na maioria das vezes estas apresentações são enviadas por e- mail e basta dar um duplo clique no ícone para que os slides sejam demonstrados. Quando você quiser fazer uma apresentação deste tipo, basta modificar um pequeno item no modo de gravação do arquivo. Na Caixa de diálogo Salva como, você deve alterar o campo Salvar arquivo como tipo: para Apresentação do PowerPoint. O arquivo será gravado com a extensão PPS (PowerPoint Show). Elaborado por Adriana de Freitas 54