Palavras-chave: Política de indexação. Indexação. Bibliotecas universitárias. Recuperação da Informação

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1 A POLÍTICA DE INDEXAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS DO BRASIL COM DESTAQUE NA REGIÃO SUDESTE JESUS. R.C. Biblioteconomia. Departamento de Ciência da Informação. Faculdade de Filosofia e Ciências - UNESP Campus de Marília. Bolsista de Iniciação Científica PIBIC/CNPq. Endereço: Avenida Doutor Hércules Galetti nº382, Jardim Califórnia, Marília-SP CEP: Rafaelacristina88@gmail.com. GT3: Organização da informação e do conhecimento no século XXI Resumo: O artigo apresenta conceitos sobre indexação, política de indexação e sua prática pelo profissional indexador, considerando sua necessidade dentro das bibliotecas. Para isso foi realizado estudo metodológico do processo de indexação nas bibliotecas averiguando a existência de suas políticas. A metodologia utiliza aplicação de questionário contendo vinte questões referentes à prática de indexação na instituição, posteriormente, é feita uma coleta de dados mediante entrevistas gravadas com o profissional responsável pela tarefa, questionando-o sobre sua atuação no processo de indexação seguida de observação participante com protocolo verbal da tarefa de catalogação/indexação de assuntos de um livro. Analisando as respostas do questionário, respondido por sete bibliotecas universitárias, quatro dessas bibliotecas foram selecionadas para a observação participante considerando-se que o critério foi a existência de um manual de indexação/catalogação de assuntos. Com as respostas obtidas nas coletas de dados, fez-se uma análise sobre a importância de um manual para indexação nas bibliotecas. Palavras-chave: Política de indexação. Indexação. Bibliotecas universitárias. Recuperação da Informação Abstract: The article presents concepts of indexing, indexing policy and practice by the index professional, considering their need within the libraries. To this was accomplished methodological study of the indexing process in ascertaining the existence of libraries their policies. The methodology uses a questionnaire containing twenty questions regarding the practice of indexing the institution, later, a collection of data is done through recorded interviews with the professional responsible for the task, questioning him about his performance in the next indexing process of participant observation with verbal protocol cataloging task / subject indexing a book. Analyzing the answers of the questionnaire was answered by seven university libraries, four of these libraries were selected for the participant observation considering that the criterion was the existence of a manual indexing / cataloging issues. With the responses obtained in the data collection, there was an analysis of the importance of a manual for indexing in libraries. Keywords: Indexing policy. Indexing. University libraries. Information Retrieval.

2 1 INTRODUÇÃO No artigo enfatiza-se a política de indexação nas bibliotecas universitárias públicas e particulares, também [...] demonstrar a importância do estabelecimento de uma política de indexação para o sistema de recuperação da informação. (FUJITA, 2012) A política de indexação representa um conjunto de normas ou procedimentos realizados pelo indexador, facilitando o esclarecimento aos sistemas de informações e aos usuários, recuperando assim, de forma mais visível a informação registrada. Esses procedimentos estão ligados à facilidade de acesso, identificação e recuperação da informação em Unidades de Informação e de bibliotecas, de maneira a representar um determinado conteúdo para um melhor acesso sob formas temáticas. A indexação desempenha importante função ao possibilitar a análise de assunto para a representação do conteúdo documentário e, consequentemente, a recuperação deste em catálogos ou bases de dados. (FUJITA, 2012) A política de indexação deve se enquadrar na contextualização administrativa de bibliotecas, permitindo o alcance dos objetivos de recuperação do sistema de informação. 2 OBJETIVOS A seguir, serão apresentados importantes pontos que definem os objetivos do projeto Política de Indexação para bibliotecas, segundo Fujita (2010): Realizar estudo teórico sobre a indexação como processo e política de indexação em Organização e Representação do Conhecimento e sua contextualização em ambientes de serviços de informação que produzem bases de dados e de bibliotecas visando o aperfeiçoamento da recuperação por assunto em catálogos on-line; Realizar estudo teórico e de observação sobre metodologias e experiências de elaboração de política de indexação e manuais de indexação;

3 Formar equipes de catalogadores de bibliotecas para elaborar, implantar e avaliar política de indexação utilizando metodologia de pesquisa-ação; Sistematizar proposta teórica e metodológica para elaboração de política de indexação em bibliotecas. 3 REFERENCIAL TEÓRICO Nesse capítulo do referencial teórico, vamos abordar algumas definições e conceitos sobre a Indexação e política de indexação. Sua importância e funções e práticas das quais são desempenhadas às Unidades de informação e bibliotecas. A indexação é uma forma temática de representação, no qual deve facilitar o acesso e a recuperação da informação. A indexação deve proporcionar a identificação de conceitos mais pertinentes ao conteúdo do documento produzindo uma correspondência precisa com o assunto pesquisado em índices. Dessa maneira, pode-se considerar a indexação como a parte mais importante dentro de um sistema de recuperação da informação. É a partir da realização desse processo que os resultados da questão de busca do usuário estarão condicionados. (FUJITA 2003; RUBI 2002, p. 67) Como destaca Rodrigues (2012) o processo de indexação abrange a representação temática dos assuntos dos documentos, para posteriormente, viabilizar a recuperação do seu conteúdo. O tratamento temático em bibliotecas segundo Fujita (2009): [...] diz respeito ao assunto tratado no documento, ou seja, compreende a análise documentária como área teórica e metodológica que abrange as atividades de classificação, elaboração de resumos, indexação e catalogação de assunto, considerando as diferentes finalidades de recuperação da informação. Para Lancaster (2004, p.9) apud Santos (2011, p.18) Uma indexação de assuntos eficiente implica que se tome uma decisão não somente quanto ao que é tratado num documento, mas também por que ele se reveste de provável interesse para determinado grupo de usuário.

4 No tratamento da informação, utiliza-se também a leitura em análise documentária, uma vez que se analisa e identifica-se o assunto do documento a ser tratado. Destaca Fujita (1998, p.21): A análise documentária é operacionalmente um tratamento documentário de conteúdo com finalidade de elaborar representações condensadas do que está contido em textos. Essas representações condensadas são resumos e índices, sendo que esses últimos caracterizam-se mais como pistas do conteúdo. Todo conjunto de procedimentos para a elaboração de índices de assunto, seja com palavras ou símbolos alfa numérico, estão inseridas no que se denomina indexação. Contextualizada a análise documentária em indexação, enfatiza a importância de representar um determinado item, estando ele presente no conteúdo especificado. Diante disso, Fujita (2013, p.44) destaca sobre a representação do conhecimento contido em conteúdos documentários: [...] é o objetivo principal da indexação, entendido de modo mais amplo. Em âmbito mais específico e considerando-se as perspectivas teóricas da indexação conceitual, a representação por conceitos assume função preponderante entre o significado do conteúdo documentário e o termo que o representa. Devem-se destacar também os dois procedimentos que segundo Amaro (1988, p.125) consiste na realização da análise documentária: a) Análise do conteúdo de textos, tendo como objetivos a identificação de conteúdos significativos dos documentos; b) Prestação dos conteúdos significativos dos documentos, através da condensação em linguagem natural (resumo) ou da representação através de uma linguagem artificial (indexação). A prática da indexação vai se enquadrar nas formas de organização dentro do sistema de informação, entre outras maneiras pode-se citar a classificação e a catalogação de livros, todos, porém com mesmo objetivo, tornar mais acessível e com mais facilidade o acesso à informação. Com enfoque na indexação, sua prática é de extrema importância, quando se trata da disponibilização informacional, seus procedimentos realizados no tratamento da informação possibilitam maiores estratégias de buscas. O profissional indexador capacitado a realizar a prática de indexação, deve enquadrar nos procedimentos realizados no sistema de informação, o entendimento do

5 documento, abordando os principais pontos apresentados no conteúdo, realizando uma análise de conceitual, especificando de forma sucinta o assunto pesquisado pelo usuário. Santos (2011, p.22) ainda firma que: [...] o trabalho do indexador deve ser orientado pelas diretrizes contidas no manual de indexação, a qualidade de sua elaboração refletirá na qualidade da indexação realizada pelo indexador e, por conseguinte, na qualidade da recuperação da informação pelo usuário. 3.1 Política de indexação A política de indexação vai tratar dos procedimentos utilizados, e tomadas de decisões, de acordo com Carneiro (1985,p. 221) a política de indexação: [...] deve servir como um guia para tomada de decisões, deve levar em conta os seguintes fatores: características e objetivos da organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; identificação dos usuários, para atendimento de suas necessidades de informação e recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperação de informações. A indexação tem importantes funções nos sistemas de informação, pois como destaca Fujita (1999), [...] parte mais importante porque condiciona os resultados de uma estratégia de busca, produzindo uma correspondência precisa com o assunto pesquisado em índices. Uma vez que se trata das funcionalidades representativas aos catálogos de uma biblioteca, a política de indexação atua de forma clara e sucinta, porém Fujita (2012) esclarece que: A política de indexação não deve ser vista como uma lista de procedimentos a serem seguidos, e sim um conjunto de decisões que esclareçam os interesses e objetivos de um sistema de informação e, particularmente, do sistema de recuperação da informação. A política decide não só sobre a consistência dos procedimentos de indexação em relação aos efeitos que se necessita obter na recuperação, mas, principalmente, sobre a delimitação de cobertura temática em níveis qualitativos e quantitativos tendo em vista os domínios de assuntos e as demandas dos usuários.

6 A política de indexação aborda a tomada de decisões realizada pelo indexador, sendo considerada como parte da administração de um centro de informação, apresentando critérios significativos para a recuperação da informação. Para a elaboração de uma política de indexação, segundo Carneiro (1985, p.231) deve ser levando em conta os seguintes fundamentos: Cobertura de assuntos: assuntos centrais e periféricos cobertos pelo sistema; Seleção e aquisição dos documentos-fonte: extensão da cobertura do sistema em áreas de assunto de seu interesse e a qualidade dos documentos, incluídos no sistema; Processo de indexação: - Nível de exaustividade: todos os assuntos apresentados nos documentos são identificados durante a indexação e traduzido sem uma linguagem documentária; - Nível de especificidade: somente os assuntos realmente tratados no documento são identificados, de maneira específica; -Escolha da linguagem: a linguagem de indexação afeta o desempenho de um sistema de recuperação de informação tanto na estratégia de busca (estabelece a precisão com que o técnico de busca pode descrever os interesses do usuário) quanto na indexação (estabelece a precisão com que o indexador pode descrever o assunto do documento). Portanto, a partir de estudos do sistema, deve-se optar entre linguagem livre ou linguagem controlada e linguagem pré-coordenada ou pós-coordenada; - Capacidade de revocação e precisão do sistema: exaustividade, revocação e precisão estão relacionadas. Quanto mais exaustivamente um sistema indexa seus documentos, maior será a revocação (número de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional, a precisão será menor; Estratégia de busca: deve-se decidir entre a busca delegada ou não; Tempo de resposta do sistema; Forma de saída: é o formato em que os resultados da busca são apresentados. Tem grande influência sobre a tolerância do usuário quanto à precisão dos resultados. Deve-se verificar qual a preferência do usuário quanto à apresentação dos resultados; Avaliação do sistema: determinará até que ponto o sistema satisfaz as necessidades dos usuários. A política de indexação como destaca Rubi (2008, p. 154) apud Santos (2011, p. 19) deve:

7 [...] indicar e detalhar todos os procedimentos que devem ser realizados durante o processo de indexação, quais sejam: análise, síntese e representação. A descrição dos procedimentos permitirá que um padrão mínimo seja seguido por todas as bibliotecas que cooperam com o catálogo, auxiliando os bibliotecários e atuando também como um instrumento de formação em serviço. (RUBI, 2008, p. 154). Ainda no contexto da política de indexação, é válido destacar sua importância em aspectos de um sistema de informação, pois diante disso que se auxilia na recuperação da informação registrada e para a organização do conhecimento, proporcionando melhoria na prática do profissional ao selecionar termos e elaborar tesauros e vocabulários controlados. METODOLOGIA No desenvolvimento da pesquisa, os métodos utilizados se consistem na aplicação de questionários pela plataforma Survey Monkey, no qual por ela foi coletados dados que se relacionam aos procedimentos de indexação de assuntos, sua especificidade nos sistemas informacionais, a existência de manuais de indexação tal como uma política regulamentada na instituição. Foi utilizada também como metodologia na pesquisa, a coleta de dados com aplicação da observação participante, que é constituída por uma entrevista gravada com o catalogador/indexador da instituição para discutir a prática de indexação a partir da execução da política de indexação com base no questionário respondido, na documentação e na observação. RESULTADOS E DISCUSSÕES A indexação como forma de tratar a informação de maneira mais específica, é essencial e extremamente importante, tratando-se de uma unidade informacional e bibliotecas, pois dessa maneira atenderá à demanda solucionando e tornando mais eficaz a recuperação da informação pelo usuário. A pesquisa realizada apresentou um questionário composto por vinte questões, nas quais são subdivididas em cinco categorias para análise, com enfoque maior nas questões que se trata da indexação tal como sua política. Obteve como resultado sete

8 respostas ao questionário enviado pela plataforma Survey Monkey, no qual quatro, das sete bibliotecas utilizam manual para indexação/catalogação de assuntos, a biblioteca da Unicamp, utiliza um manual para catalogação de assuntos, no qual dentro desse manual há um subcapítulo que introduz para os procedimentos de indexação utilizados dentro da unidade, sendo assim, a profissional afirma a necessidade de um manual específico para a indexação, e uma politica de indexação regulamentada. A outra biblioteca que afirmou a utilização de manual de indexação foi a biblioteca da UNESP de Botucatu, no qual lá existe o manual para a indexação de forma padronizada, auxiliando assim melhor manuseio na base de dados da Universidade, possibilitando ao profissional uma padronização informacional dos recursos. Posteriormente, foi realizada a observação participante das duas bibliotecas universitárias, no qual foram analisados os procedimentos metodológicos utilizados na indexação e a existência da política dentro da unidade, mostrando a realidade e a necessidade da mesma. A biblioteca que também afirmou a utilização de manual, porém de catalogação foi a biblioteca da Universidade Santa Cecília. A biblioteca dispõe de um manual bem simples de catalogação, no qual é utilizado sempre que necessário pela profissional da Unidade. No caso da indexação, a profissional esclarece que é feita de forma oral. Há um consenso entre as profissionais da unidade, e realizam a tarefa com acordos e padrões desenvolvidos pelas mesmas. Já a biblioteca da USP de Piracicaba, utiliza um manual de indexação de assuntos, que se encontra disponível online, para a consulta dos profissionais, sempre que necessário. Foi constatado também que durante a prática da indexação, é usado pelos profissionais como um auxílio, o programa do Vocabulário Controlado (SIBIX) integrado ao Dedalus que permite a transferência automática dos assuntos. Com base em toda a coleta de dados realizada e apresentada na pesquisa, mostra-se a tabulação dos dados que foram obtidos e analisados e em seguida, a comparação dos dados coletados entre as unidades em destaque. CONSIDERAÇÕES FINAIS Durante o desenvolvimento da pesquisa, foi possível averiguar a quantidade de bibliotecas na região Sudeste, segundo o levantamento realizado, acessando também as bibliotecas virtuais das universidades selecionadas, notando-se que não é existente a

9 aplicação da política de indexação, pois no site das bibliotecas não apresenta o manual da mesma. Com a aplicação do questionário pela plataforma Survey Monkey e as respostas das bibliotecas, foi possível observar que grande parte das bibliotecas universitárias não utilizam um manual para procedimentos de catalogação/indexação de assuntos. A padronização é realizada de forma oral, ou seja, os profissionais discutem entre eles como deve ser feita a indexação dentro da biblioteca, e assim dão continuidade ao procedimento. As bibliotecas universitárias que apresentaram a utilização do manual tiveram mais destaque na pesquisa devido à existência do mesmo, devendo ser analisada de forma metodológica e a existência de política de indexação dentro da unidade. Diante desse propósito, foram feitas as coletas de dados e a observação participante com os profissionais responsáveis pela tarefa. De acordo com essas análises, coletas e observações sobre as práticas de catalogação/indexação de assuntos, foram notáveis e destacadas a necessidade e a essencialidade da utilização de manuais para seguirem e colaborar de forma muito mais positiva e consistente na recuperação da informação, pois os profissionais destacaram as vantagens do manual tal como sua política regulamentada. Dessa forma, conclui-se que nas bibliotecas universitárias da região Sudeste, é raro a existência de uma política de indexação, pois até agora, nas visitas realizadas, percebe-se minimamente a utilização de um manual de indexação/catalogação de assuntos, entretanto, a transparência da necessidade de uma padronização dentro da unidade de informação. A atuação do profissional indexador não é exata, pois o profissional da informação não atua somente na indexação dentro da unidade de informacional e sim em todas as tarefas necessárias, sendo elas, catalogação, classificação e outras funções gerenciais. É relevante apontar a vantagem de uma política regulamentada, tal como um manual para as práticas profissionais na representação da informação. Propõe uma padronização e rumo a ser seguido pelos grupos atuantes dentro da biblioteca, facilitando assim a recuperação da informação pelo usuário.

10 REFERÊNCIAS FUJITA, M. S. L. Política de indexação para bibliotecas. Marília: UNESP; CNPq, (Resumo Projeto de Pesquisa). Não paginado. CARNEIRO,M.V. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, v.14, n. 2, p , set PREDASOLI, R. M. Política de indexação para bibliotecas Relatório (Bolsa do Conselho Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico CNPq)- Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, RODRIGUES, T. A. Política de indexação para bibliotecas Relatório (Bolsa do Conselho Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico CNPq)- Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, GUIM, V. L. R. Política de indexação para bibliotecas Relatório (Bolsa do Conselho Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico CNPq)- Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 12676: métodos para análise de documentos: determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. Rio de Janeiro, p. 1-4, FUJITA, M. S. L.(org.) A indexação de livros. A percepção de catalogadores e usuários de bibliotecas universitárias. São Paulo: Cultura acadêmica, FUJITA, M. S. L.A representação documentária no processo de indexação com o modelo de leitura documentária para textos científicos e livros: uma abordagem cognitiva com protocolo verbal. Ponto de Acesso, Salvador, V.7, n.1,p , abril FUJITA, M. S. L; RUBI, M.P. O ensino de procedimentos de política de indexação na perspectiva do conhecimento organizacional: uma proposta de programa para a educação à distância do bibliotecário. Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p , jan./abr AMARO, R.K.O.F. Análise documentária: Guia básico de leitura. Revista Brasileira de Biblioteconomia. e Doc., São Paulo,jan./jun RUBI, M. P.; FUJITA, M. S. L. Elementos de política de indexação em manuais de indexação de sistemas de informação especializados. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p , jan./jun., Disponível em: < Acesso em: 20 jun.2014.