POLÍTICA DE INDEXAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: ESTUDO DIAGNÓSTICO NA REGIÃO SUL E SUDESTE

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1 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: ESTUDO DIAGNÓSTICO NA REGIÃO SUL E SUDESTE CRUZ, M. C. A. Curso de Biblioteconomia; Departamento de Ciência da Informação; Unesp Marília. Suporte financeiro: CNPq. Contato Endereço: R. Santo Antonio, 448, aprt. 55. Centro. CEP: Marília SP. Telefones: (14) / (14) maria.andradeecruz@gmail.com GT 1: Organização e Representação da Informação Modalidade de trabalho: Pôster ou Comunicação Oral Resumo: A política de indexação tem a função de sistematização dos procedimentos realizados para a representação temática dos documentos. Para contribuir com estudos na elaboração de políticas de indexação selecionamos doze bibliotecas universitárias do Sul e Sudeste brasileiros para identificar procedimentos adotados na indexação e se utilizam de política de indexação. Através de questionários estabeleceu um diagnóstico. Constatou-se necessidade no aperfeiçoamento do conhecimento prévio do bibliotecário e no adquirido diariamente, pois sete a cada doze bibliotecas não oferecem treinamentos. Obtivemos respostas favoráveis na prática de indexação, porém cinco a cada doze bibliotecas não possuem política regulamentada de indexação. Precisam aprimorar seus métodos na qualidade da indexação, pois os resultados são similarmente negativos no grau de especificidade. Sete não possuem indicação sobre o número de termos. Conclui-se pela necessidade de aprimoramento da política de indexação e investimentos na capacitação profissional, visando a compreensão da importância de um instrumento norteador das decisões. Palavras-chave:Política de indexação; Indexação; Bibliotecas Universitárias.

2 1 INTRODUÇÃO A política de indexação procura promover a definição de diretrizes para que possa haver uma forma padronizada de trabalhar com as informações contidas nos documentos e representá-las de forma clara para que seja possível a sua recuperação. Este tratamento no âmbito de organização da informação pode ocorrer de forma a representar o conteúdo físico e temático do documento. A indexação, de acordo com Fujita (2012), tem como principal justificativa a necessidade de recuperação da informação. Desta forma, buscamos realizar investigação no sistema de recuperação da informação em unidades de informação tais como as bibliotecas universitárias. De acordo com estudos realizados, verificam-se dificuldades dos profissionais bibliotecários em sistematizar os processos que a indexação determina fazendo com que seja difícil recuperar o documento. a Rubi (2009, p. 92) aponta consequências enfrentadas pela instituição quando há [...] inexistência na biblioteca de parâmetros que possam guiar o bibliotecário no momento da execução da indexação em seus processos básicos análise, síntese e representação abre uma lacuna que permite ao bibliotecário a adoção de critérios subjetivos de trabalho, gerando, certamente, disparidades nos resultados produzidos que afetarão diretamente a recuperação temática dos documentos. A partir da afirmação sobre as consequências da não implementação de um guia de parâmetros, como em manuais de indexação para os bibliotecários, serão mostrado os resultados analisados a partir do diagnóstico obtido da aplicação de questionários em bibliotecas universitárias localizadas Sul e no Sudeste do Brasil. Como objetivo geral procurou-se contribuir para estudos teórico e metodológico na elaboração de políticas de indexação voltados para ambientes de serviços de informação visando colaborar para o aprimoramento das técnicas de recuperação por assuntos inseridos em Organização e Representação da Informação. Como objetivo específico, identificar os procedimentos adotados por essas instituições no momento da indexação e o uso de manual de indexação com política de indexação.

3 2 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO O tratamento temático, do qual a indexação tem como um dos objetivos primordiais, busca extrair do documento os principais termos que melhor os descrevem e caracterizam. Na elaboração de uma política de indexação para catalogação de assuntos é fundamental estabelecer diretrizes para tomadas de decisões e auxiliar no uso de procedimentos da indexação. Rubi (2004) nos diz que a elaboração de uma política de indexação é uma decisão administrativa e contribui como um norteador para o bibliotecário para que o trabalho seja realizado de form racional e objetiva, declarando-a fundamental em um sistema de recuperação da informação. Ainda nas palavras de Rubi (2004, p. 20), a política de indexação [...] não deve ser vista como uma lista de procedimentos a serem seguidos, e sim uma filosofia que reflete os interesses e objetivos da biblioteca. Isso nos leva a refletir sobre a indexação não somente do ponto de vista do processo, da operação técnica, mas sim da biblioteca como uma organização, pois a tarefa da indexação só terá sentido uma vez norteada e respaldada por essa filosofia. Dessa maneira, estaremos inserindo a indexação no contexto administrativo da biblioteca e não relegando-a a um contexto meramente de cunho técnico, sendo assim valorizada. Analisamos assim, que ao estabelecer uma política de indexação, a biblioteca não está somente estabelecendo uma lista de procedimentos técnicos, está fazendo mais do que isso, está propondo uma filosofia de organização que busca transparecer os interesses e objetivos da biblioteca. Ao estabelecer uma política, Carneiro (1985) ressalta que deve-se ficar atento às etapas, conhecer as demandas por dados, métodos, processos, teorias sobre a área, etc. Na visão de Carneiro (1985, p. 221) uma política de indexação: [...] deve servir como um guia para tomada de decisões, deve levar em conta os seguintes fatores: características e objetivos da organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; identificação dos usuários, para atendimento de suas necessidades de informação e recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperação da informação.

4 Observamos que são vários procedimentos que Carneiro (1985) descreve para que haja um sistema eficaz de recuperação da informação. Outro ponto essencial a ser discutido, é sobre a estratégia de busca que elaborada para que o usuário possa realizar uma busca dinâmica na base de dados. Para Lancaster (1968) o maior desafio é encontrar uma estratégia que seja útil na hora de se realizar a busca pela informação, podendo utilizar um único termo para recuperar o documento ou mesmo a combinação de vários se assim for preciso. O que é desejado é que haja precisão desses termos para a revocação desses documentos.a revocação mede a quantidade de documentos relevantes recuperados em busca (NUNES, 2004, p.60). A identificação dos usuários é um pré-requisito na hora da implantação do sistema de recuperação da informação, pois como a finalidade do sistema é atender a demanda da busca realizada pelos usuários, é mais que indispensável conhecer e estudar os interesses gerais desses usuários. Além do mais, os conhecimentos das áreas de maior interesse dos usuários serão como diretrizes para seleção de documentos a serem indexados, e juntamente poderá ser ligado à construção de um vocabulário controlado (LANCASTER, 1968). Segundo Carneiro (1985) existem vários fatores importantes e decisivos que interferem no resultado de um sistema de recuperação da informação como cobertura de assuntos, seleção e aquisição dos documentos-fonte e os processos de indexação (como os critérios de especificidade e exaustividade, a escolha da linguagem e capacidade de revocação e precisão do sistema). 3 METODOLOGIA A pesquisa realizada em 2014 e que contribuiu para a criação desse artigo, foi realizada por coleta de dados com a aplicação de questionários a fim de estabelecer um diagnóstico geral das atividades realizadas em relação à tomada de decisões na catalogação de assuntos nas bibliotecas do Sul e do Sudeste brasileiro. A pesquisa é classificada como de campo, pois de acordo com Santos (2011), possui técnicas de observação, aplicação dos questionários e de observação participante

5 baseada na técnica do protocolo verbal. A análise dos dados coletados é classificada como de cunho aplicado com análise qualitativa. Para a aplicação dos questionários foi necessária uma consulta nas páginas oficiais das instituições, pois determinou-se como critérios a existência de catálogos online e acervo acima de exemplares. Destacamos que para a coleta de dados, as bibliotecas deveriam ser públicas e/ou universitárias. Para a obtenção das informações referente as bibliotecas, foi realizada uma pesquisa no site da Federação Brasileira de Associação de Bibliotecários (FEBAB). Nesse mesmo site, está disponível na Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias (CBBU) uma base de dados chamada Base BIBES que contém os dados das bibliotecas universitárias públicas e/ou universitárias do Brasil. Porém, para essa pesquisa foram necessárias apenas bibliotecas pertencentes às regiões Sul e Sudeste. Para obter um alcance maior dos resultados, optamos por nos comunicar com as bibliotecas selecionadas através de correio eletrônico. Obtivemos participação de 12 (doze) bibliotecas universitárias. O questionário enviado continha cinco categorias que apresentavam vinte perguntas sobre os dados gerais da instituição, a prática da indexação ou catalogação de assuntos, qualidades da indexação, ferramentas para a indexação ou catalogação de assuntos e a avaliação da indexação ou catalogação de assuntos. 4 DISCUSSÃO DOS RESULTADOS COM A APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO No questionário, solicita um breve histórico da instituição e as áreas de assunto cobertas pela coleção. A terceira pergunta busca especificar quantidade de profissionais da biblioteca e formação que é exigida. Observa-se que o número de profissionais dedicados a indexação varia de um bibliotecário a até oito bibliotecários responsáveis por essa tarefa. Logo após, questionamos sobre o número de profissionais dedicados a tarefas de indexação ou catalogação de assuntos. Na quinta pergunta buscamos saber se os indexadores/catalogadores recebem cursos específicos para a realização do tratamento temático e constatou-se que cinco a cada doze bibliotecas buscam os cursos de

6 treinamento. A última questão dessa categoria é sobre a formação contínua dos indexadores/catalogadores. Consta-se que oito a cada doze instituições afirmam que são responsáveis pela indexação e catalogação e não recebem formação contínua. Na sétima questão da categoria nº 2, Pratica de Indexação na Catalogação de Assuntos, observamos que oito a cada doze bibliotecas realizam a indexação de documentos/catalogação de assuntos a partir de registros copiados de algum catálogo ou banco de dados. Fizemos um adendo (questão 7.1) e questionamos quais catálogos utilizavam. Foram citados os catálogos da Rede Bibliodata, da Biblioteca Nacional, da Rede Pergamum, do WORLDCAT/OCLC (Online Computer Library Center), o catálogo da Universityof Oxford,da LC (Library ofcongress), o SIBIX (Banco de dados referente ao Vocabulário Controlado da USP), Acervus (UNICAMP) e o catálogo coletivo REBIUN. A oitava questão referente a disposição de uma política de indexação regulamentada de procedimentos para a indexação/catalogação de assuntos, sete bibliotecas responderam positivamente e cinco responderam negativamente. O mesmo resultado foi apresentado na questão sobre a disposição de um manual de procedimentos para a indexação/catalogação de assuntos. Sobre o processo de indexação por intermédio de auxilio tecnológico, sete responderam que utilizavam essa estratégia. Ao lista-las, as bibliotecas responderam que utilizam auxílio da Rede Bibliodata e dosenado Federal, foi dito também ser utilizado software próprios, citando softwares como Sophia Biblioteca e a Rede Pergamum Biblioteca Nacional. Na categoria nº 3 do questionário, analisamos a Qualidade da indexação abordando pontos como especificidade e exaustividade, tempo destinado a indexação, número de termos utilizados por documento, normalização de procedimentos e a documentação da tomada de decisões. Começando essa categoria encontra-se a décima primeira questão, referente ao grau de especificidade na indexação ou na catalogação de assuntos nas bibliotecas. Observa-se um maior número de instituições que afirmaram não possuir um grau para especificidade da indexação. A seguir questionamos se as instituições estabelecem número de termos ou de assuntos por documento e o tempo dedicado a tal tarefa. Oito bibliotecas negam possuir uma indicação sobre o número de termos ou assuntos por documentos e apenas uma biblioteca afirma possuir uma indicação de tempo para o processo. Na décima quarta

7 questão, discutimos se as bibliotecas seguem alguma norma nacional ou internacional para a indexação/catalogação de assuntos. Uma das bibliotecas afirmou utilizar a norma padrão do Bibliodata, outra disse que para a catalogação é utilizado a AACR2 e que para a indexação utiliza-se um vocabulário unificado (utilizado por um grupo de bibliotecas contidas em um sistema). As outras três afirmaram seguir normas como a AACR2, CDD, Tabela de Cutter, Biblioteca Nacional e o MARC 2. Em seguida, perguntamos se todas essas informações estão contidas em algum documento, como em uma política de indexação, manual de serviços ou em um roteiro de procedimentos, obtivemos o resultado de que oito bibliotecas comportam essas informações em documentos, sendo que uma delas não informou que tipo de documento utiliza.quatro delas usam manuais de serviços, duas bibliotecas a política de indexação, uma realiza a publicação na área técnica do sistema. Na categoria nº 4, Ferramentas para a Indexação ou Catalogação de Assuntos, buscamos saber se é feita a validação/correção automática de termos/assuntos. Constatase que sete bibliotecas realizam esse processo e as outras cinco instituições não. Perguntamos também se utilizam termos de linguagem natural e verificou-se que metade das bibliotecas utiliza. Na décima oitava pergunta sobre a participação dessas instituições compatibilidade/interoperabilidade de vocabulários controlados, apenas uma instituição confirmou participação nesses projetos, relatando cooperar com a Rede Bibliodata. Na categoria nº 5 Avaliação da Indexação ou Catalogação de Assuntos, as duas últimas perguntas são em relação aos procedimentos de avaliação periódica da prática de indexação e se existem os relatórios publicados dessa avaliação. Na décima nona questão, a maioria das bibliotecas afirmam não realizar qualquer tipo de avaliação e verifica-se que quatro delas afirmam fazer. E sobre relatórios publicados das avaliações da prática de indexação/catalogação de assuntos, teve como resposta geral que nenhuma das instituições as publica. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS A política de indexação é elaborada pela seção administrativa da biblioteca que procura, estabelecer diretrizes para tomadas de decisões de indexação de forma

8 padronizada para que seja possível satisfazer as necessidades do usuário em relação a um retorno desejado de dados recuperados. Vimos a importância da política de indexação em ambientes de informação, como a biblioteca, onde a funcionalidade do sistema de recuperação é crucial. A padronização dos procedimentos de indexação, possibilita melhores resultados na recuperação da informação e permite melhor visibilidade do usuário em relação a biblioteca. Ressaltamos que é na formalização das políticas e de manuais de procedimentos que transparecem os interesses e os objetivos da biblioteca, auxiliando os bibliotecários terem segurança de seu trabalho com mais clareza a respeito dos procedimentos. Seguindo uma pré-determinada ordem de procedimentos para que seja possível a padronização do sistema de indexação. Utilizamos a aplicação de questionário para estabelecer um diagnóstico geral das atividades realizadas em relação a tomada de decisões na catalogação de assuntos nas bibliotecas do Sul e do Sudeste brasileiro. Podemos observar que é necessário o aprimoramento do conhecimento prévio do profissional, pois os resultados apontam que não possui treinamento para que o conhecimento seja ampliado. Questão significativa pois revela ao profissional a importância de um manual de procedimentos para a instituição, juntamente com o aprimoramento do processo. Apontamos também números favoráveis em relação a Prática de Indexação, onde as bibliotecas analisadas responderam positivamente as questões colocadas. Porém, destaca-se ainda um número relevante de bibliotecas que precisam rever a aplicação de seus métodos na prática de indexação, para que busquem aprimoramento no processo e adotem o registro dos procedimentos em um manual para a disposição de política de indexação regulamentada. Apesar da maioria das bibliotecas possuírem respostas positivas sobre a presença de manuais de procedimentos e política de indexação, as questões referentes a qualidade da indexação não foram satisfatórias. Apresentaram-se falhas como falta de referência do tempo dedicado ao processo, não possuem grau de especificidade na indexação ou mesmo indicação sobre o número de termos, etapa fundamental para obter controle e atender a demanda que a instituição carece. Portanto, nota-se a necessidade de aprimoramento por parte das bibliotecas analisadas em política de indexação para que acompanhem o processo como guia para

9 as tomadas de decisões e que percebam seus benefíciosno êxito das buscas dos seus usuários. Finalmente, a avaliação da indexação é fundamental para que sempre possa ser feito acompanhamento os resultados pela própria instituição e que sejam realizadasas mudanças necessárias ao sistema.

10 REFERÊNCIAS ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 10520:Apresentação de citações de documentos. Rio de Janeiro, ABNT. NBR 12676:métodos para análise de documentos- determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. Rio de Janeiro, p CARNEIRO, M. V. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v. 14, n. 2, p , set FOSKETT, A. C. A abordagem temática da informação. Tradução de Antonio Agenor Briquet de Lemos. São Paulo: Polígono, GIL LEIVA, I.; FUJITA, M. S. L. (Ed.)Política de indexação. São Paulo: Cultura Acadêmica; Marília: Oficina Universitária, LANCASTER, F. W. Information retrieval systems: characteristics, testing and evaluation. 2nd ed. New York: John Wiley, NUNES, C. O. Algumas considerações acerca da ausência de políticas de indexação em bibliotecas brasileiras. Biblos, Rio Grande, 16, p , RUBI, M. P. A política de indexação na perspectiva do conhecimento organizacional f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, RUBI, M. P. Os princípios da política de indexação na análise de assunto para catalogação: especificidade, exaustividade, revocação e precisão na perspectiva dos catalogadores e usuários. In: FUJITA, M. S. L. (Org.) A indexação de livros: a percepção de catalogadores e usuários de bibliotecas universitárias: um estudo de observação do contexto sociocognitivo com protocolos verbais. São Paulo: Cultura Acadêmica, SANTOS, L. B. P. Política de indexação para bibliotecas: relatório. Marília: Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Bolsa do Conselho Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico CNPq.