Salvador, 23 de novembro de RELATÓRIO DE AUDITORIA - IFBA EXERCÍCIO : 2012 AÇÃO PAINT/2012 : 17 RELATÓRIO Nº : 010/2012

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1 1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIENCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA U N I DADE DE AUDIT ORIA INT ERNA RELATÓRIO DE AUDITORIA - IFBA EXERCÍCIO : 2012 AÇÃO PAINT/2012 : 17 UNIDADE : Campus Simões Filho RELATÓRIO Nº : 010/2012 Senhora Coordenadora, Em atendimento à Ação nº 17 - PAINT/2012, concernente à Análise da atuação dos fiscais de contrato, apresentamos os resultados observados por ocasião dos trabalhos realizados junto ao Campus Simões Filho. I Escopo do Trabalho Os trabalhos de Auditoria foram realizados a partir do exame da planilha Relação de Empresas Prestadoras de Serviços de Caráter Continuado, encaminhada a esta Unidade por meio do Ofício nº 00014/2012-DEPAD, em atendimento à Solicitação de Auditoria - S.A. nº. 39/2012, tendo como objetivo a análise do controle interno do campus no que refere: - À forma de designação dos fiscais de contrato; - À observância ao Princípio da Segregação das Funções; - Ao quantitativo de contrato por fiscal; - À tempestividade das publicações; - Ao acompanhamento de contratos existente. II Metodologia O trabalho foi deflagrado com a emissão da Solicitação de Auditoria - S.A. nº. 39/2012, em 04/04/2012, solicitando o preenchimento da planilha anexada, intitulada Relação de Empresas Prestadoras de Serviços de Caráter Continuado, conforme modelo abaixo, prontamente atendido pelo Ofício nº /2012-DEPAD. Relação de Empresas Prestadoras de Serviços de Caráter Continuado Campus Simões Filho DESIGNAÇÃO DO FISCAL DE ITEM N º. DO Nº. DO PROCESSO EMPRESA CONTRATADA OBJETO DO VALOR ANUAL DO NOME DO FISCAL DE Nº DA PORTARIA DATA DE DESIGNAÇÃO

2 2 Após analisar, de forma comparativa, as informações dispostas nas planilhas enviadas pelos campi deste instituto, foi constatada a necessidade de complementação das informações encaminhadas. Nesse sentido, foi emitida a S.A. nº. 169/2012 em 20/09/2012, reiterada pela S.A. nº 210/2012 em 05/11/2012, ambas não atendidas. Não havendo manifestação por parte do campus no que concerne a solicitação de complementação da planilha, procedeu-se a análise, apenas, das informações enviadas anteriormente, da seguinte forma: 1. Verificar, por meio das publicações dos Extratos de Contratos e dos Termos Aditivos no DOU de 01/01 a 04/04/2012, quanto à existência de contratos que não foram inseridos na planilha em questão. 2. Analisar a tempestividade das publicações e a fidedignidade do objeto e/ou da empresa contratada. 3. Comparar os objetos dos contratos no intuito de verificar duplicidade ou incompatibilidade. 4. Verificar se a designação dos fiscais de contrato ocorreu de maneira formal e específica. 5. Levantar a forma de designação dos fiscais de contrato, a fim de constatar designações gerais. 6. Verificar se foi observado o Princípio da Segregação de Funções, analisando dados funcionais dos servidores que atuam como fiscais de contrato, no intuito de verificar atribuições e/ou funções incompatíveis. 7. Analisar o quantitativo de contrato por fiscal de modo a garantir o efetivo acompanhamento contratual e a otimização da utilização dos recursos públicos. III - Resultados observados/constatações ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE AUDITORIA 1. Não houve manifestação por parte desse campus no que refere ao teor da Solicitação de Auditoria S.A. nº. 169/2012, reiterada pela S.A. nº. 210/2012, comprometendo, parcialmente, o trabalho desta Unidade de Auditoria Interna, conforme item do Acórdão TCU 194/2007 Segunda Câmara: 9.6. determinar (...) que: In omissis acompanhe e providencie o atendimento tempestivo das solicitações e recomendações efetuadas pela auditoria interna AUDINT

3 RELAÇÃO DAS EMPRESAS CONTIDAS NA PLANILHA 3 2. Existência de 02 (dois) contratos com o mesmo objeto Serviço de Limpeza e Conservação com valores distintos, sendo ambos celebrados com a empresa Locrhon (Contratos nº. 13/2009 e nº. 02/2011). 3. O Contrato nº. 02/2011, executado com a empresa Locrhon, se repete na planilha, com objetos e números de processos distintos. 4. Envio de informações referentes à relação de empresas prestadoras de serviços de caráter continuado incompleta, tendo em vista a presunção de existência de contratos executados nesse campus atinente às atividades rotineiras e que não fizeram parte da planilha enviada, a exemplo do fornecimento de energia elétrica, água canalizada, telefonia fixa, telefonia móvel, serviço de publicação no DOU, envio de correspondências e malotes, dentre outros. DESIGNAÇÃO DOS FISCAIS DE 5. Por meio da mesma Portaria (nº. 8/2010), os servidores D.S.B.J. e A.S.A. foram designados para atuar como fiscal de 01(um) e 05 (cinco) contratos, respectivamente, contrariando o disposto no art. 67 da Lei nº /1993 e na Relação nº. 16/2009 do TCU, abaixo transcrito: Art. 67 da Lei nº /1993: A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. (grifo nosso) RELAÇÃO nº. 16/2009 Gabinete do Ministro Walton Alencar Rodrigues: [...] cumpra a exigência do art.67 da Lei n.º 8.666/93 que exige a designação formal de um fiscal por contrato e não a designação de um único servidor, através de uma portaria geral para todos os contratos do ano. (grifo nosso) SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES 6. O servidor D.S.B.J., designado para fiscal de contrato do Campus Simões Filho, exerce suas atribuições de Diretor do Departamento de Administração/DEPAD. Cumpri-nos alertar que se devem verificar as atribuições exercidas por esse servidor na unidade de sua lotação, no intuito de evitar a desobediência ao Princípio da Segregação de Funções. Instrução Normativa n.º 01, de 06 de abril de 2001 Capítulo VII, Seção VIII, Item 3 (omissis):

4 4 IV. segregação de funções - a estrutura das unidades/entidades deve prever a separação entre as funções de autorização/aprovação de operações, execução, controle e contabilização, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio. QUANTITATIVO DE POR FISCAL 7. Os servidores D.S.B. e A.S.A. possuem um elevado quantitativo de contratos a fiscalizar, o que compromete a efetividade e eficácia do seu desempenho como fiscal de contratos, conforme se depreende do Acórdão do TCU a seguir: Acórdão TCU nº. 2831/2011 Plenário avalie o quantitativo de contratos fiscalizados por cada servidor, com vistas a garantir efetiva fiscalização contratual e a mitigar riscos dessa atividade (...). V Recomendações 1- Que passe a promover o atendimento às S.A. oriundas desta Unidade de Auditoria Interna, de modo a não prejudicar o trabalho desenvolvido pelo setor. 2- Que justifique a existência de 03 (três) contratos com a mesma numeração. 3- Que justifique a existência de 02 (dois) contratos que trata do mesmo objeto. 4- Que designe atribuição de gestor de contrato para servidor lotado no Setor de Compras do campus, no intuito deste acompanhar, administrativamente, os contratos executados na unidade e tratar das questões relativas à vigência, prorrogação, aditamento, controle da atuação dos fiscais de contrato, comunicação tempestiva para abertura de nova licitação, dentre outras, a fim de estabelecer controle interno mais eficaz no que concerne aos acompanhamentos contratuais. 5- Que designe seus fiscais de contrato formalmente e por instrumento contratual. 6- Que passe a observar o Princípio da Segregação de Funções quando proceder à designação dos fiscais de contrato. 7- Que reduza o quantitativo de contratos fiscalizados pelos servidores D.S.B.J. e A.S.A., enviando a esta Unidade de Auditoria Interna as novas designações e respectivas Portarias.

5 5 Diante do exposto, submetemos à consideração da Sra. Coordenadora da Auditoria Interna IFBA. Sheila Simone Kosminsky Weber Auditora / Gerente da Auditoria Interna Matrícula De Acordo, Marlene Pereira Vilas Boas Coordenadora de Auditoria Interna Matrícula