MANUAL INTERNO DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

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1 MANUAL INTERNO DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS Responsável pela elaboração: Douglas Carlesso FRAIBURGO / SC FEVEREIRO 2016

2 1 APRESENTAÇÃO Este manual de Gestão e Fiscalização de contratos tem o objetivo de orientar os gestores e fiscais dos contratos nos procedimentos administrativos de rotina, gestão e fiscalização dos contratos celebrados entre particulares e o Instituto Federal Catarinense Campus Fraiburgo. Possui também como finalidade propiciar uma visão global das atividades e instruir no sentido de regulamentar, orientar e facilitar a atuação dos gestores e fiscais. Este manual tem o intuito de transferir maior clareza e balizamento para as rotinas, atuando como referencial para o Instituto Federal Catarinense Câmpus Fraiburgo, garantindo maior segurança, celeridade e transparência em seus contratos. 2 DEFINIÇÕES FISCAL DE CONTRATO: servidor, que, preferencialmente, detenha conhecimento técnico do assunto, indicado pela área demandante dos serviços e designado pelo Departamento de Administração e Planejamento para ser encarregado do acompanhamento, fiscalização e pela conferência dos serviços prestados pela contratada, desde o início até o término da vigência do contrato; FISCALIZAÇÃO: conforme o art. 58, III combinado com o art. 67 da Lei 8.666/93, a Administração tem o dever-poder de nomear um agente da Administração Pública para fiscalizar e acompanhar toda a execução contratual, anotando em livros próprios todos os acontecimentos, falhas e ocorrências que poderão existir. Este é o tema do presente trabalho, e será desenvolvido em detalhes adiante; GLOSA: eventual cancelamento, parcial ou total, de valores ou parcelas indevidas; PREPOSTO: pessoa indicada para representar a Contratada na execução do contrato, sem que exista a pessoalidade e a subordinação direta;

3 PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS: detalha os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços; REAJUSTE: decorre da variação efetiva do custo de produção, conforme preceituado no inciso XI do art. 40 da Lei 8.666, de 1993, podendo ser registrado por simples apostila. Somente pode ocorrer mediante previsão no edital e contrato, decorridos, no mínimo, 12 (doze) meses da data da proposta ou assinatura contratual; REPACTUAÇÃO: é o processo de negociação que visa garantir a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro do contrato em face da variação dos custos dos serviços continuados, devendo estar previsto no instrumento convocatório com data vinculada à apresentação das propostas ou do acordo ou à convenção coletiva que vincula o orçamento, no caso da primeira repactuação ou da última repactuação, no caso de repactuação sucessiva; REVISÃO: instrumento previsto na alínea d do inciso II do art. 65 da Lei 8.666, de 1993, cuja finalidade é recompor o equilíbrio econômico-financeiro do contrato ante a ocorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis com consequências incalculáveis. Deve ser formalizado por termo aditivo; TERMO ADITIVO: instrumento de alteração que ocorre em função de acréscimos ou supressões de prazo de execução ou quantidades do objeto contratual; UNIDADE DE MEDIDA: é o parâmetro de medição adotado para possibilitar a quantificação dos serviços e a aferição dos resultados; VIGÊNCIA: período de execução do contrato; APLICAÇÕES DE SANÇÕES: trata-se da possibilidade da Administração, direta e unilateralmente, portanto sem precisar recorrer ao Poder Judiciário, impor sanções ao contratado por descumprimento parcial ou integral do contrato administrativo, mas desde que assegurando a defesa prévia do contratado. As sanções são a

4 advertência (art. 87, I), a multa (art. 87, II), a suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 anos (art. 87, III), e, por fim, a declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade (art. 87, IV); TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO: termo circunstanciado que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais e o recebe em definitivo; TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO: documento assinado pelo Instituto Federal Catarinense Campus Fraiburgo em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado, que formaliza a entrega em caráter provisório da obra ou material; SERVIÇOS CONTINUADOS: aqueles necessários à Administração do IFC Campus Fraiburgo para o desempenho de suas atividades, cuja interrupção pode comprometer a continuidade de seu funcionamento, e que tenham contratação por mais de um exercício financeiro; SEFIP.RE: arquivo que o Sistema de Cadastro e Folha de Pagamento de Pessoal (CFPP) gera mensalmente para cada Órgão (EMPRESA) que possua funcionários do vínculo celetista, sem vínculo empregatício ou serviço temporário, e que contribuem mensalmente para o Regime Geral da Previdência Social; REMUNERAÇÃO: é o salário-base percebido pelo profissional em contrapartida pelos serviços prestados com os adicionais cabíveis, tais como hora extra, adicional de insalubridade, de periculosidade, de tempo de serviço, de risco de vida e outros que se fizerem necessários; PRODUTIVIDADE: é a capacidade de realização de determinado volume de tarefas, em função de uma determinada rotina de execução de serviços, considerando os recursos humanos, materiais e tecnológicos disponibilizados, o nível de qualidade

5 exigido e as condições do local de prestação do serviço; GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL: é o documento hábil para o recolhimento das contribuições sociais a ser utilizado pela empresa, contribuinte individual, facultativo, funcionário doméstico e segurado especial. 3 FISCAL DO CONTRATO O fiscal do contrato é o agente, representante da Administração Pública, nomeado por Portaria, especialmente designado para fiscalizar a execução contratual para o fim a que se destina. A fiscalização é exercida necessariamente por um representante da Administração, especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidará pontualmente de cada contrato. A lei estabelece o dever de nomear um fiscal específico para cada contrato. O fiscal do contrato deve fazer de tudo que estiver ao seu alcance a fim de não gerar insegurança jurídica para a administração Pública. Para isso, deve solicitar à contratada que apresente as comprovações referentes aos pagamentos das obrigações trabalhistas e previdenciárias efetuadas no mês a que se refere à fatura recebida. Estes documentos serão analisados pelo contador do Campus Fraiburgo com emissão de parecer. Na fiscalização, um representante da Administração cuidará pontualmente de cada contrato. Fiscalizar a execução de um contrato não é apenas uma atividade formal, implica a garantia de que o serviço será prestado conforme previsto. Deve o fiscal ser integro, honesto e responsável. Deve sempre buscar a otimização dos recursos, mantendo a qualidade nos serviços prestados. O fiscal em caso de dúvidas em cláusulas contratuais deve buscar informações junto ao Gestor de Contratos. Se a dúvida for de cunho jurídico, deve o gestor buscar apoio junto à Procuradoria Federal do Instituto Federal Catarinense. 3.1 Atribuições do fiscal do contrato. O fiscal, tão logo, receba sua nomeação para o desempenho da referida função, deverá buscar conhecimentos sobre como, quando, de que maneira, poderá exercer

6 a função, e quais os seus limites. Ter conhecimento prévio de sua competência e atuação (art. 67 da Lei 8.666/93); O fiscal deverá possuir em suas mãos a cópia de todo o processo licitatório, principalmente do termo de referência e/ou projeto básico e proposta vencedora, a partir de onde poderá vigiar/sindicar/atestar toda a atividade exercida; Ter pleno conhecimento dos termos contratuais que fiscalizará, principalmente de suas cláusulas, assim como das condições constantes do edital e seus anexos, com vistas a identificar as obrigações in concreto tanto da administração contratante quanto da contratada; Exigir da contratada o fiel cumprimento de todas as condições contratuais assumidas, constantes das cláusulas e demais condições do Edital da Licitação e seus anexos, planilhas, cronogramas, etc; Solicitar à contratada a indicação de preposto; Conhecer e reunir-se com o preposto da contratada (arts. 38 e 109 da Lei 8.666/93) com a finalidade de definir e estabelecer as estratégias da execução do objeto, bem como traçar metas de controle, fiscalização e acompanhamento do contrato; Manter contato regular com o preposto da contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do contrato; Observar a vedação de que familiar de agente público preste serviços no órgão ou entidade em que este exerça cargo em comissão ou função de confiança, observado o disposto no Decreto 7.203, de 04 de junho de Solicitar a declaração do anexo VII. Elaborar planilha resumo de todo o contrato administrativo, contendo todos os funcionários terceirizados que prestam serviço no Campus Fraiburgo. A planilha deve conter: nome do empregado, número de CPF, função exercida, salário, adicionais,

7 gratificações, benefícios (vale-transporte, auxilio alimentação) e sua quantidade, horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências, horas extras, e outras informações que sejam importantes para a melhor fiscalização do contrato. Sugestão de modelo de relatório consta no anexo V. Exigir, para os contratos de prestação de serviços, a utilização de equipamentos de proteção individual (EPI s), e que a Contratada tome as medidas necessárias para o pronto atendimento de seus funcionários acidentados ou com mal súbito. Esta solicitação deverá ser encaminhada ao Técnico de Segurança do Trabalho do Campus para providências; Proibir, nos locais onde serão executados os serviços, a permanência de materiais, equipamentos e pessoas estranhas ao objeto do contrato; Disponibilizar toda a infraestrutura necessária, assim como definido no contrato e dentro dos prazos estabelecidos; Comunicar à gestão de contratos a necessidade de alterações do quantitativo do objeto ou modificação da forma de sua execução, em razão do fato superveniente ou de outro qualquer, que possa comprometer a aderência contratual e seu efetivo resultado; Recusar serviço ou fornecimento irregular, não aceitando material diverso daquele que se encontra especificado no edital e seus anexos, assim como observar, para o correto recebimento, a hipótese de outro oferecido em proposta e com qualidade superior ao especificado e aceito pela Administração; No edital, podem ser exigidas amostras do material a receber, mas, mesmo em tais casos, não se torna fácil obter plena certeza quanto às garantias de qualidade. Por isso, o fiscal deve estar atento e relatar qualquer descompasso, e, ao final, se perceber as discrepâncias, devolver toda a mercadoria e, verificar junto ao Gestor do contrato as devidas sanções administrativas;

8 Impedir que empresas subcontratadas venham a executar serviços e/ou efetuar a entrega de material quando não expressamente autorizadas para tal, salvo, nos casos em que haja previsão contratual; A subcontratação é facultada pelo art. 72 da Lei de Licitações e Contratos (Lei 8.666/93). No entanto, é vedado ao contratado transferir ou ceder a terceiros as tarefas que lhe incumbiriam, sob pena de fraudar a licitação. O que se permite é que a Administração, em casos específicos, avalie a necessidade e conveniência da subcontratação, desde que devidamente autorizado pelo instrumento editalício e contratual; Verificar junto ao gestor de contratos as devidas sanções administrativas. Um dos erros mais graves por parte da fiscalização é não informar por escrito, as pequenas falhas ou insatisfações ocorridas durante a execução do contrato. Conforme modelo do Anexo IV. Exigir que a contratada mantenha seus bens devidamente identificados, de forma a não serem confundidos com os bens patrimoniais do Campus Fraiburgo; Solicitar que a contratada mantenha seus funcionários devidamente identificados, por intermédio de uniformes e crachás padronizados (contendo nome completo, fotografia recente e número de RG), quando em trânsito nas dependências do IFC Campus Fraiburgo; Todos os materiais e equipamentos fornecidos pelas empresas contratadas devem obedecer as especificações constantes no contrato; Verificar mensalmente se o número de funcionários disponibilizados coincide com o número contratado, conforme planilha encaminhada pela empresa terceirizada; Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha mensal;

9 Na ocorrência de faltas ao trabalho, não pagamento de vale-transporte por parte da contratada aos funcionários e nos demais casos específicos, os valores correspondentes deverão ser glosados na nota fiscal. A glosa deve ser identificada pelo fiscal do contrato, calculada pelo contador e o formulário encaminhado pelo gestor de contratos; Verificar se os direitos dos funcionários previstos na Convenção Coletiva de Trabalho estão sendo respeitados pela empresa contratada, solicitar parecer da Contabilidade do Campus para melhor conferência; Realizar a medição dos serviços efetivamente realizados (sistema SIASG SICON Cronograma de Contratos), de acordo com a descrição e valores definido nas especificações do contrato e parecer Contábil; Preencher o formulário mensal de fiscalização de contratos, informando eventuais ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, conforme anexo II. Informar ao gestor de contratos eventuais atrasos nos prazos de entrega ou execução do objeto; Informar ao gestor de contratos se é favorável ou não pela prorrogação contratual, conforme anexo I. Receber a documentação encaminhada pela contratada referente a solicitação de repactuação / reajuste de valores / revisão / planilha de custos e formação de preços e encaminhar ao Gestor de Contratos para providências; Outras atribuições que sejam necessárias na execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no contrato, exercendo rigoroso controle dos serviços a serem realizados; Conferir toda a documentação que acompanha a nota fiscal de prestação de serviços

10 contínuos através do formulário próprio do anexo VI, e realizar os encaminhamentos necessários; O fiscal deverá carimbar e assinar a nota fiscal de serviços. 4 DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A NOTA FISCAL DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS CONTINUADOS. COMPETÊNCIA: FISCAL DE CONTRATO Para que o fiscal certifique os serviços prestados, alguns documentos devem ser entregues para fins de comprovação. As cópias dos documentos, que devem ser exigidos referente ao mês de prestação dos serviços, será descrito a seguir. Nota fiscal com as seguintes informações: descrição do serviço, competência da nota, n da Licitação e n do Contrato. Havendo necessidade de devolução da nota fiscal ou qualquer outro documento manter uma cópia no processo, justificando o motivo da devolução; Planilha contendo as seguintes informações: nomes completos dos empregados, funções exercidas, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, férias, licenças, faltas e ocorrências (nº de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato); Cópia da folha de pagamento dos empregados (depósito bancário); Cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP). Estes documentos serão conferidos pelo contador; Cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet. Estes documentos serão conferidos pelo contador;

11 Cópia da Relação de Trabalhadores constantes do arquivo SEFIP (RE). Os valores dos documentos serão conferidos pelo contador. O fiscal conferirá a quantidade de funcionários da RE com a relação de funcionários mensais; Cópia da Guia de Recolhimento rescisório do FGTS, quando houver rescisão sem justa causa. Os valores serão conferidos pelo contador. Cabe ao fiscal verificar o encaminhamento da Guia; Cópia do Termo de Rescisão, quando houver rescisão do contrato de trabalho. O fiscal verificará se o termo de rescisão foi encaminhado. Cabe ao contador a conferência das verbas rescisórias; Cópia da Guia de Previdência Social (GPS) com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela Internet. Cabe ao fiscal verificar se a guia foi encaminhada. O contador conferirá os valores e a autenticidade da guia; Cópia do comprovante de recolhimento do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza ISS, exceto se o órgão ou entidade efetivar a devida retenção. O fiscal deve anotar se consta ou não o comprovante. A análise será feita pelo contador; Cópia da Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) (sempre que expire o prazo de validade). Apenas anotar se consta ou não as cópias do comprovante; Cópia da folha ponto dos empregados: em caso de faltas injustificadas do empregado, deve a fatura conter o respectivo desconto; Comprovante do fornecimento de vale-transporte aos empregados de acordo com os dias efetivamente trabalhados (onde houver cartão deve ser apresentado cópia do cartão e comprovante da recarga do mesmo pela empresa);

12 Comprovante de pagamento do auxílio-alimentação aos empregados; Comprovante dos recibos de pagamento de autônomos RPA ou cópia dos demais documentos se o empregado substituto tiver vínculo empregatício com a empresa (nos casos de substituição do empregado); Observação: O fiscal devera juntar toda a documentação exigida antes de encaminhar ao contador, que ficará responsável pela análise da documentação que seja de sua atribuição. 5 REUNIÃO COM PREPOSTO PARA INÍCIO DE VIGÊNCIA DO CONTRATO COMPETÊNCIA: FISCAL DO CONTRATO Realizar reunião com o preposto designado pela empresa, esclarecendo todos os detalhes, tais como: forma de execução e controle; modo de recebimento e pagamento do objeto; situações que implicam no atraso do pagamento; toda a documentação que é necessária para apresentação da nota fiscal; informar que toda a comunicação entre a fiscalização e a contratada será formalizada por escrito, dentre outros. A reunião deverá ser registrada em Ata e arquivada no processo de contratação. 6 NO CASO DE IRREGULARIDADES E FALHAS NA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS, QUAL PROCEDIMENTO DEVE SER ADOTADO? COMPETÊNCIA: FISCAL DO CONTRATO Todas as reclamações referentes ao contrato devem ser feitas por escrito e com protocolo, conforme anexo IV. Exemplo: se todas as vezes que a Administração Pública sentiu-se lesada na execução do contrato comunicar a contratada por escrito da sua insatisfação, será razoável que ao final de algumas notificações poderá ser realizada a rescisão contratual, com aplicação de sanções. Sugerir a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigações e encaminhar ao Gestor de Contratos para providências.

13 7 COMO SOLICITAR A ALTERAÇÃO DE FUNCIONÁRIO TERCEIRIZADO? COMPETÊNCIA: FISCAL DO CONTRATO Solicitar, quando for o caso, a alteração do empregado terceirizado utilizando o formulário de substituição de funcionário, conforme o anexo III. 8 ROTINAS DE HORAS EXTRAS E COMPENSAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS TERCEIRIZADOS. COMPETÊNCIA: FISCAL DO CONTRATO Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. A empresa deve repassar planilha com a compensação de horários de seus funcionários. Evitar negociação de folgas ou compensação do serviço, essa conduta é exclusiva do empregador. 9 PARA QUEM DEVE SER REALIZADA AS SOLICITAÇÕES DE SERVIÇOS? COMPETÊNCIA: PREPOSTO DA EMPRESA Todas as solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados. Em qualquer destes casos, deve ser informado ao fiscal de contratos que entrará em contato com o preposto da empresa.

14 10 QUANDO HOUVER RESCISÃO CONTRATUAL DE ALGUM FUNCIONÁRIO DA EMPRESA TERCEIRIZADA, O QUE FAZER? COMPETÊNCIA: FISCAL DO CONTRATO Quando houver rescisão contratual de algum empregado da empresa contratada, deve ser verificado o pagamento das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços (solicitar cópia do Termo de Rescisão e Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS quando da rescisão sem justa causa). Os documentos serão recolhidos pelo fiscal do contrato e encaminhado ao contador do Campus para análise e parecer quanto aos valores pagos. 11 PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA DO TRABALHO. COMPETÊNCIA: FISCAL DO CONTRATO E O TÉCNICO DE SEGURANÇA DO TRABALHO. O fiscal deverá solicitar ao Técnico em Segurança do Trabalho do Campus as devidas providências que são de sua responsabilidade. O Técnico em Segurança do Trabalho deverá encaminhar ao fiscal do contrato possíveis irregularidades que serão repassadas à empresa para providências. 12 CONTADOR DO IFC - CAMPUS FRAIBURGO O controle das obrigações trabalhistas e previdenciárias deve ser realizado pelo fiscal de contratos e os documentos encaminhados ao contador para análise e parecer destas verbas e encargos. Quanto às obrigações previdenciárias, a fiscalização deve ser efetiva em vista do que dispõe o 2º do art. 71 da Lei nº 8.666/93, onde a Administração Pública responde solidariamente com o contratado pelos encargos previdenciários resultantes da execução do contrato, ou seja, o valor do débito com a Previdência Social pode ser cobrado tanto da contratada como do contratante. Qualquer um dos dois pode ser chamado a arcar com a despesa.

15 Já para os encargos trabalhistas, por conta da edição da Súmula nº 331 do Tribunal Superior do Trabalho, a Administração Pública possui responsabilidade subsidiária pelo adimplemento das verbas trabalhistas sonegadas por parte das empresas prestadoras de serviços. Neste caso, é uma responsabilidade complementar, ou seja, se a empresa contratada não puder pagar as verbas trabalhistas, o judiciário buscará do Poder Público ressarcimento de tais verbas, pois o trabalhador não pode ser lesado. Portanto, o controle e a fiscalização exercidos pelo fiscal do contrato e a conferência dos valores pelo contador é fundamental para a prevenção de ações trabalhistas por parte dos funcionários da contratada Atribuições do contador: Conferência das verbas rescisórias no caso de rescisão contratual dos funcionários das empresas terceirizadas. Os documentos serão encaminhados pelo fiscal de contratos; Verificar se os salários foram pagos no prazo previsto e de acordo com o salário vigente na Convenção Coletiva de Trabalho; No ato da admissão dos funcionários de solicitar ao fiscal de contrato a carteira de trabalho de cada funcionário contratado pela empresa para prestação dos serviços, de forma a conferir o seguinte: _ se a função registrada na carteira é compatível com a exercida; _ se a remuneração não está abaixo da apresentada na planilha de custo e formação de preços, em desacordo com o determinado na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente para a categoria ou não devidamente segmentada em salário-base, adicionais e gratificações; Verificar se acompanhado das férias, foram pagos os salários e as gratificações correspondentes; Verificar as obrigações previdenciárias e trabalhistas GFIP/SEFIP, guias de

16 recolhimento do FGTS e INSS; Conferir os depósitos de FGTS, solicitando os comprovantes de depósito às empresas de cada 04 (quatro) meses; Conferir a nota fiscal. (Retenções de ISS, Impostos Federais, Previdenciários, etc). Emitir parecer com relação aos dados informados, conforme modelo do anexo IX. 13 GESTÃO DE CONTRATOS Na gestão de contratos, cuida-se, por exemplo, do reequilíbrio econômico-financeiro (emissão de parecer), de incidentes relativos a pagamentos, de questões ligadas à documentação, etc. É um serviço administrativo propriamente dito. A área de gestão, então, terá uma visão macro, fará um gerenciamento geral. O gestor deverá adotar as providências necessárias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato. As decisões e providências que ultrapassarem a sua competência deverão ser encaminhadas ao superior hierárquico, em tempo hábil, para a adoção das medidas convenientes Atribuições do Gestor de Contratos: Solicitar a indicação do fiscal e do seu substituto ao Diretor de Administração e Planejamento do Campus. As indicações devem conter nome completo, CPF, matrícula SIAPE, telefone, e lotação; Controlar, analisar e executar as atividades referentes à administração de contratos, instruindo, quando for o caso, quanto à prorrogação, repactuação, revisão, reajuste de preço, acréscimo, supressão, por meio de termos aditivos ou apostilamentos; Nas prorrogações, quando houver interesse da administração, deve-se enviar 03 (três) meses antes do fim da vigência, ofício à empresa solicitando manifestação quanto ao interesse de prorrogação do contrato;

17 Acompanhar a correlação entre o objeto do contrato e os valores pactuados, a fim de que se mantenha o equilíbrio econômico-financeiro (repactuação) da relação contratual. Observar a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho CCT; A empresa que é a responsável por solicitar à Administração o equilíbrio econômicofinanceiro; Encaminhar à Procuradoria Federal junto ao Instituto Federal Catarinense, a solicitação de equilíbrio econômico-financeiro e demais documentos, tomando por base o previsto na IN SLTI MPOG e suas atualizações, para análise e parecer quanto a repactuação dos valores; Elaborar as alterações contratuais, providenciar assinaturas e publicação na imprensa oficial e arquivar no processo todos os documentos relativos a estas alterações; Buscar, quando necessário, junto ao mercado e/ou órgãos da Administração os valores pagos pelos serviços e bens similares (estimativa de preços); Cadastrar os contratos, termos aditivos, apostilamentos e demais informações que sejam de sua atribuição, no Sistema SIASG/SICON, para publicação na imprensa oficial; Manter sob sua guarda uma via dos contratos e seus termos aditivos devidamente arquivados, em ordem cronológica; Armazenar em pasta eletrônica cópia do termo contratual e todos os seus aditivos, apostilamentos e planilha de custos e formação de preços atualizada; Arquivar no processo todos os documentos relativos à execução contratual, em ordem cronológica; numerar as folhas e rubricá-las; registrar no processo os fatos ocorridos a fim de documentá-los; Solicitar emissão da certificação orçamentária ou nota de empenho junto ao setor financeiro do Campus Fraiburgo;

18 Promover o controle das garantias apresentadas pelas empresas contratadas; Emitir, quando solicitado, atestado de capacidade técnica, com base nas informações dos fiscais de contrato; Adotar providências ou aplicar penalidades à contratada, com base nas informações encaminhadas pelo fiscal do contrato; Emitir pareceres, decisões administrativas e relatórios como forma de auxiliar a Administração na tomada de decisões; Deverá ser observada a data base da categoria, pois, independente da empresa ter solicitado a repactuação e essa ter sido analisada ou não pela contratante, é dever da empresa contratada pagar os salários dos seus funcionários conforme o disposto em CCT vigente; Preencher o formulário referente a glosa de valores encaminhado pelo fiscal do contrato e contador, conforme o anexo XI. Ratificar toda a documentação que acompanha a nota fiscal, na qual é encaminhada pelo fiscal do contrato e contador referente a prestação de serviços contínuos; O Gestor do Contrato deverá carimbar, informar a data e assinar a nota fiscal referente aos serviços prestados; O Gestor deverá emitir o formulário padrão atestando a realização dos serviços efetivamente realizados e encaminhar toda a documentação com a nota fiscal para pagamento, conforme modelo do anexo X.

19 14 FLUXOGRAMA CONTRATOS / NOTAS FISCAIS.

20

21 FORMULÁRIOS FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

22 ANEXO I

23 ANEXO II

24 ANEXO III

25 ANEXO IV

26 ANEXO V

27 ANEXO VI

28

29

30 ANEXO VII

31 ANEXO VIII

32 FORMULÁRIOS CONTADOR

33 ANEXO IX

34

35

36 FORMULÁRIOS GESTÃO DE CONTRATOS DEMAIS MODELOS, COMO TERMOS ADITIVOS, PARECERES E PENALIZAÇÕES NÃO CONSTAM NESTE MANUAL, APENAS COM O GESTOR DE CONTRATOS.

37 ANEXO X

38 ANEXO XI