REGULAMENTO GERAL - EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno -

Transcrição

1 REGULAMENTO GERAL - EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno - CONTRATO ORGANIZAÇÃO ADMISSÃO E ÂMBITO Artigo 1º - Contrato e Organização 1. A Feira é organizada pela VIAGENS ABREU S.A., também designada neste regulamento por Organização. 2. As normas do presente regulamento, as condições gerais, bem como os aditamentos específicos da Feira são aceites pelos expositores e são aplicáveis às relações estabelecidas entre aqueles (staff e entidades representantes) e Organização da Feira EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno. Este regulamento e aditamentos fazem parte integrante das condições de locação e prestação de serviços entre a Organização e os Expositores. 3. Se quaisquer imprevistos ou casos de força maior impedirem a realização da Feira, atrasarem a sua abertura, provocarem alterações no seu horário ou obrigarem a alterações das condições gerais, os Expositores não poderão reclamar qualquer indemnização. Em caso de não realização da Feira os Expositores só terão direito ao reembolso das quantias já pagas. 4. A Organização tomará as medidas que entender adequadas para a execução das normas estabelecidas. Artigo 2º - Condições de Admissão 1. Poderão apenas participar na EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno, entidades nacionais ou estrangeiras, agentes ou operadores oficiais, desde que as entidades representadas tenham estreita ligação com o âmbito específico da Feira EXPO ABREU e os produtos/serviços apresentados se enquadrem no sector específico do evento e da Organização, Viagens Abreu, S.A. 2. A aceitação da participação pertence à Organização, que poderá recusar ou anular livremente qualquer inscrição que, de acordo com os seus critérios, não se ajuste ao âmbito ou aos objectivos da Feira ou que, por qualquer motivo, possa ser prejudicial ou inconveniente. 3. Os Expositores e os participantes não podem ceder, subalugar ou transferir, total ou parcialmente, o espaço que lhes pertence ou qualquer direito ou responsabilidade assumidos perante a Organização, sem prévia autorização, dada por escrito, passada pela última. 4. É igualmente proibido expor material de outras entidades que não sejam apresentados ou representadas pelo titular do stand, salvo o exposto no nº4 e nº5 do artigo A não observância do disposto nos pontos do Artigo 2º, bem como de alguma das obrigações previstas no presente regulamento, pode levar ao cancelamento da participação e implicar o encerramento do stand. 6. Compete à Organização estabelecer e fazer cumprir as condições de entradas no recinto e as regras destinadas a assegurar o bom funcionamento e a segurança do evento. 7. Os Expositores que pretendam inserir informação no Jornal EXPO ABREU, deverão solicitá-lo previamente dentro das datas pré-estabelecidas, sendo o espaço do Jornal reservado somente a Participantes presentes na Feira. Artigo 3º - Inscrição e Atribuição de Espaços 1. A inscrição na Feira deve ser formalizada através da Ficha de Inscrição Online, onde devem ser devidamente preenchidos todos os campos. O seu preenchimento completo e correcto constitui formalidade obrigatória para a participação na Feira de Viagens EXPO ABREU, só podendo ser expostos os produtos/serviços ou promovidas as actividades, que se enquadrem no âmbito da feira. 2. O preenchimento da Ficha de Inscrição obriga o Expositor ao cumprimento das instruções ali constantes. O não cumprimento dos procedimentos devidos isenta automaticamente a Organização de qualquer responsabilidade por prejuízos que possam advir para o Expositor. 3. O processo de inscrição deverá ser formalizado com o respectivo pagamento até à data limite definida pela Organização da EXPO ABREU (30 de Setembro de 2015), data a partir da qual poderá não ser possível a sua aceitação. 4. A inscrição na Feira traduz-se na aceitação integral das cláusulas do presente regulamento bem como de eventuais aditamentos. 5. A inscrição apenas se considera efectuada e a participação confirmada após a factura respectiva ser processada por parte da Organização e enviada ao Expositor. 6. A Organização reserva-se o direito de decisão na atribuição do espaço e do local solicitado por cada um dos inscritos, tendo em conta na sua atribuição os seguintes factores: Arrumação por sectores de actividade; Número de módulos ou área solicitada; Data de recepção e registo da ficha de inscrição; Historial como Expositor; Outras considerações de ordem económica e/ou técnica. Artigo 4º - Âmbito, Local, Horários e Duração 1. Constitui âmbito geral, de todas as Feiras EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno, a apresentação de produtos e/ou serviços que se relacionem com o sector de actividade/objecto da Feira em causa Serviços de Agências de Viagens e Lazer. 2. A Feira realiza-se nas instalações da FIL (Parque das Nações Lisboa Portugal), Pavilhão A Feira terá lugar nos dias 7 e 8 de Novembro, podendo, no entanto e em caso extremo, sofrer alterações se a Organização julgar mais conveniente, sem que haja lugar a qualquer tipo de indemnização. 4. Para efeitos de montagem de stand, o Expositor poderá fazê-lo dias 5 e 6 de Novembro, entre as 8h e as 20h. 5. Para efeitos de desmontagem, reservou-se o dia 9 de Novembro entre as 8h e as 20h. 6. O funcionamento da Feira decorrerá no dia 7de Novembro, entre as 11h e as 20h e dia 8 de Novembro, entre as 11h e as 18h. 1

2 Artigo 5º - Localização 1. Após a planificação estrutural da planta da Feira, a Organização estará em condições de informar os Expositores da sua respectiva localização. No entanto, a planta apenas estará disponível para consulta/solicitação 5 dias antes do evento. 2. Em benefício geral da Feira, a Organização poderá, sem aviso prévio, redistribuir os sectores ou os stands, desde que respeitadas as dimensões e características estabelecidas na Inscrição, salvo nas excepções definidas no nº3 do artigo 5, podendo assim alterar a localização, área ou disposição do stand concedido. 3. Quando, em harmonia com o disposto no número anterior, for reduzida a área atribuída a um expositor, este terá direito à restituição do valor proporcionalmente referente à área que lhe tiver sido retirada; ou quando, por conveniência do arranjo geral da Feira, houver necessidade de aumentar o espaço atribuído a um Expositor, este só pagará a diferença se com isso concordar. CUSTOS DE PARTICIPAÇÃO CANCELAMENTO Artigo 6º - Custos de Participação 1. Os custos de participação são fixados na respectiva documentação específica da Feira, constante na Ficha de Inscrição, sendo fixados em função de: Espaço a ocupar Configuração/Frentes do stand Decoração executada pela Organização Outros parâmetros decididos pela própria Organização 2. Os custos relativos ao stand e a outros serviços técnicos adicionais, requisitados pelo Expositor que não se encontrem definidos ou descritos nas condições da inscrição, serão imputados e cobrados ao Expositor, após a solicitação e confirmação dos mesmos. Artigo 7º - Cancelamento 1. A falta de pagamento da inscrição até à data limite do prazo fixado (30 de Setembro de 2015) confere à Organização o direito de excluir o Expositor, sem direito a qualquer indemnização. 2. O pagamento uma vez efectuado, não será restituído mesmo que o inscrito, por razões não imputáveis à Organização, não chegue a ocupar o respectivo stand, com excepção do previsto nos termos do nº 2 do artigo 2º deste regulamento. 3. O cancelamento da participação por vontade própria do expositor, incorrerá no pagamento de uma verba apresentada pela Organização, principalmente se o Jornal EXPO ABREU 2015 estiver em produção ou, numa fase mais avançada, na posse da rede de lojas Abreu. Por tal, será apresentada uma contrapartida referente ao cancelamento, que será equacionada mediante o trabalho elaborado até à data pela Organização. PRODUTOS / SERVIÇOS EXPOSTOS VENDAS PUBLICIDADE Artigo 8º - Produtos/Serviços Expostos e Vendas 1. As entidades expositoras só poderão exibir publicidade ou executar actividades promocionais dentro da área dos seus stands, não podendo utilizar os corredores ou outras áreas de uso comum. 2. Não é permitida a apresentação de serviços nem a distribuição de produtos que sejam susceptíveis de causar prejuízos a outros expositores, visitantes ou de deteriorar o pavimento e/ou construções existentes. 3. Os produtos expostos não poderão ser retirados durante o período de duração do certame, salvo casos excepcionais, os quais carecem sempre de autorização expressa da Organização. 4. É absolutamente proibida a exposição, distribuição de brindes e publicidade, directa ou indirecta, de quaisquer produtos e/ou serviços de empresas não participantes na Feira. O Expositor poderá no entanto solicitar à Organização a representação de produtos/serviços terceiros, desde que sejam imprescindíveis à apresentação da sua própria oferta, excluindo completamente toda e qualquer menção promocional ou de agradecimento de terceiros. 5. Quando o Expositor representar um Grupo ou Associação Empresarial, poderá apresentar produtos/serviços de outras empresas, desde que mencionado e acordado na inscrição. 6. A Organização pode, em qualquer altura, impedir ou mandar retirar dos stands materiais que julgue não estarem em conformidade com os pressupostos definidos, impróprios, deficientes, perigosos, incómodos ou incompatíveis com os objectivos e/ou com o Âmbito da Feira. 7. É expressamente proibida a cobrança de entrada por parte do Expositor, para a visita à Feira, ao stand ou espaço atribuído. 8. Nenhum dos produtos ou equipamentos expostos pode ser reproduzido, desenhado ou fotografado sem autorização dos respectivos Expositores, com excepção dos fotógrafos oficiais da feira ou da Organização. A entidade autorizada pelo Expositor só poderá operar depois de devidamente credenciada pela Organização, pedido feito com a antecedência mínima de 48 horas relativamente à data da inauguração da Feira, por escrito. 9. A Organização poderá mandar reproduzir, fotografar ou filmar os stands e utilizar as respectivas reproduções para fins exclusivamente relacionados com a sua actividade, inclusivamente a produção de material promocional. 10. Os Expositores comprometem-se inequivocamente a respeitar todas as normas do presente Regulamento Geral da Feira EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno. MONTAGEM REALIZAÇÃO DESMONTAGEM DE STANDS Artigo 9º - Montagem e Desmontagem 1. Os serviços de Montagem e Desmontagem das estruturas base (módulos) ficam a cargo da FIL e decorrerão dentro das datas e nos horários referidos no Artigo 4º. 2

3 2. Os trabalhos de montagem e decoração dos stands só podem ter início com a apresentação da liquidação integral dos montantes devidos pelo Expositor e deverão decorrer dentro das datas e nos horários referidos no Artigo 4º 3. Se o espaço reservado ao Expositor não for ocupado antes da inauguração da Feira, sem que haja justificação ou aviso prévio, a Organização terá direito a dispor do mesmo, cancelando a participação do Expositor, sem direito a qualquer indemnização, imputando ao Expositor todos os custos decorrentes da preparação do espaço do stand. 4. Os trabalhos de decoração dos stands devem estar terminados com a antecedência necessária e antes da abertura da exposição. A não observância desta norma poderá implicar a não abertura do stand. 5. Os horários dos períodos de montagem e desmontagem são fixados pela FIL e constam no Artigo 4º. Os respectivos trabalhos fora do horário estabelecido carecem de autorização expressa da Organização e implicam o pagamento de uma taxa de prolongamento, cujos custos estão definidos pela FIL e serão imputados à Organização que os cobrará ao Expositor. 6. A Organização declina toda e qualquer responsabilidade no que respeita à construção / exibição / montagem / iluminação / decoração ou utilização de quaisquer elementos de exposição, materiais, stands e instalações que sejam feitas de forma independente e directamente pelos expositores. 7. No interior dos pavilhões, é expressamente proibido a ocupação temporária ou permanente dos corredores, áreas de acesso e portas de acesso, a fim de não obstruir a circulação de pessoas e meios de socorro. O acesso nos termos referidos será permitido quando for o único meio de acesso ao stand, no decurso de acção de reposição ou de manutenção pontual. 8. Durante todo o período de realização da Feira, deverá permanecer no stand pelo menos um funcionário do Expositor, credenciado e tecnicamente habilitado a responder e prestar informações sobre os produtos/serviços expostos. 9. Não é permitido o encerramento das actividades nos stands, antes do término do horário de realização da feira, inclusive no último dia. 10. A desmontagem dos stands e saída do material exposto devem estar rigorosamente concluídos nos prazos fixados pelos serviços da FIL. A falta de observância deste prazo autoriza a remoção dos materiais pela FIL, dando-lhes esta o destino que entender, não podendo a FIL nem a Organização ser responsabilizadas pelos eventuais danos causados e dá motivo à cobrança de todos os encargos resultantes das medidas tomadas para a remoção daqueles materiais, imputando-os ao Expositor. 11. Em caso de infracção às normas regulamentares sobre montagem, desmontagem, decoração de stands e de carácter técnico, a Organização considera-se autorizada a efectuar os procedimentos necessários à sua regularização, que podem incluir o encerramento do stand. Os encargos respectivos serão imputados e cobrados ao Expositor. DIMENSÃO CONFIGURAÇÃO DE STANDS Artigo 10º - Dimensão e Configuração de Stands Único - Na Feira EXPO ABREU 2015 Mercado de Viagens de Inverno a medida padrão (Módulo) é 12 m 2, 24 m 2. Cada Expositor poderá ocupar um módulo ou múltiplos deste. Excepcionalmente, são possíveis outras modalidades de participação, segundo condições especiais a acordar com a Organização e conforme opções constantes na Ficha de Inscrição. Para Hotelaria Portuguesa e após análise da possibilidade e viabilidade pela Organização, as medidas padrão (Módulo) são 2 m 2 e 9 m 2. NORMAS TÉCNICAS Artigo 11º - Serviços Gerais 1. Constitui responsabilidade da Organização/FIL: A iluminação geral dos Pavilhões e dos espaços de circulação; A vigilância geral do recinto; A limpeza geral da área exposicional e arruamentos; A manutenção e limpeza das casas de banho dos pavilhões. Artigo 12º - Energia eléctrica 1. Todos os trabalhos de instalação eléctrica ficam submetidos à fiscalização dos serviços da FIL, não se responsabilizando a Organização pela ligação à rede geral dos aparelhos que não correspondam às informações prestadas. Os danos causados por estas ligações na rede geral, ou no ponto específico, são da exclusiva responsabilidade dos Expositores. 2. Os Expositores deverão tomar as medidas adequadas para garantir o fácil acesso dos funcionários credenciados da Organização/FIL, ao ponto de ligação da sua instalação eléctrica, como às infra-estruturas fixas de fornecimento de energia. 3. Os danos infligidos às infra-estruturas eléctricas não pertencentes ao Expositor serão da sua responsabilidade, devendo este proceder ao pagamento imediato dos custos inerentes à sua reparação, após apresentação dos respectivos comprovativos. 4. A Organização declina toda a responsabilidade por acidentes, perdas ou danos motivados por: - Cortes de energia eléctrica ocorrida na rede pública de distribuição de energia eléctrica da EDP; - Variações de tensão originadas na rede da EDP, incluindo fenómenos de sobre tensão de origem atmosférica ou outra. Artigo 13º - Serviços de Construção e Decoração 1. Qualquer utilização extraordinária da estrutura dos pavilhões carece de autorização da Organização/FIL, só podendo ser executada por concessionários de decoração devidamente credenciados ou pelos serviços de decoração fornecidos pela Organização. Os pedidos deverão ser feitos até 30 dias (de calendário) de antecedência em relação à data da realização da Feira, devendo ser acompanhados com o projecto de decoração, projecção, suspensão e pesos a suspender ou outros, para verificação e avaliação da viabilidade da mesma, pelos Serviços Técnicos da FIL. 2. A decoração e iluminação interior dos stands e a arrumação interior estão a cargo do Expositor, ficando contudo sob a fiscalização da Organização. 3

4 3. Na montagem e decoração dos seus stands os expositores deverão garantir as determinações a seguir mencionadas: - Os Stands não podem ultrapassar a área atribuída; - Têm obrigatoriamente de ser submetidos á aprovação da Organização e da FIL, todos os projectos de Stands que, não sejam montados pela FIL e que ultrapassem a altura de 3,00m; 4. A instalação eléctrica nos stands montados pelo expositor, está a cargo do mesmo, devendo obedecer às Regras Gerais de Segurança. 5. Devem ser rigorosamente respeitadas as instalações da FIL, nomeadamente acesso a bocas-de-incêndio, extintores, altifalantes, sinalização geral, entre outros. 6. Na decoração e estrutura dos stands não poderão ser utilizados cartazes luminosos de luz intermitente, de flash ou animados de movimento que prejudiquem outros stands. 7. A Organização pode autorizar a alteração de dimensões das tabuletas e dísticos que não obedeçam às medidas fixadas no anteprojecto, bem como a decoração que não tenha sido efectuada de acordo com este. 8. Não é permitida a publicidade (estática ou dinâmica) fora dos stands, nem em qualquer parte do recinto, salvo nas zonas habilitadas para tal efeito, autorizadas previamente pela Organização e segundo as tarifas estipuladas. 9. Não é permitido aos Expositores a aplicação de colas ou outros materiais fixantes que danifiquem o pavimento, paredes, painéis, estrutura ou tectos. 10. O piso, paredes, pilares, vigas e tecto do Pavilhão não poderão, em hipótese alguma, ser demarcados, pintados, furados ou escavados. É também proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do stand ou de produtos expostos à estrutura, telhado, coberturas ou colunas do pavilhão, nem perfurar e/ou pintar qualquer desses elementos. Artigo 14º - Limpeza 1. A limpeza geral do espaço de exposição, constitui encargo para Organização, seja por recurso à contratação dos serviços dos concessionários da FIL, seja por recurso a outros meios, sendo da responsabilidade do Expositor a remoção de lixos diários provenientes da actividade exercida, do interior dos stands. 2. O Expositor é responsável pela limpeza dos seus stands e deverá manter o espaço limpo durante o horário de funcionamento da Feira, executar operações gerais de limpeza diária antes da abertura da Feira ao público, colocar o lixo nos depósitos indicados e após o encerramento da Feira, deixar o espaço respectivo nas mesmas condições de limpeza em que o mesmo lhe foi cedido, o que inclui painéis, perfis, paredes, tecto e chão. Caso tal não se verifique, a FIL procederá à limpeza extraordinária necessária e requisitada, sendo o respectivo custo imputado directamente ao Expositor. 3. No caso de danos registados à estrutura do stand, serão aplicadas as condições do nº6 do Artigo 22. Artigo 15º - Segurança, Protecção Contra Incêndios e Serviços de Socorro 1. Nas áreas sinalizadas e determinadas para saídas de emergência, é expressamente proibido armazenar qualquer tipo de material, não sendo permitido, sob qualquer forma, obstruir total ou parcialmente as saídas de emergência ou impedir a visibilidade e o acesso a extintores, torneiras de incêndio e pontos de água. 2. Todos os stands que possuam ambientes fechados deverão prever saídas de emergência. 3. Todos os stands com área igual ou superior a 24 m 2 deverão dispor de extintores de incêndio nas seguintes quantidades: 1 Extintor em stands com área de 24 m 2 a 96 m 2. 2 Extintores em stands com área superior a 96 m Salvo autorização prévia da Organização, não é permitido ao Expositor: Realizar demonstrações com a utilização de qualquer tipo de aparelhos ou equipamentos a fogo aberto; Apresentar equipamentos que emitam raios ionizantes ou radioactivos; O depósito e/ou a utilização de recipientes e/ou garrafas que contenham gases líquidos ou produtos e substâncias, combustíveis / explosivas / corrosivas / inflamáveis / magnetizantes, no interior de todo o edifício; 5. No caso de utilização de luz laser pelo Expositor, a energia do feixe não poderá ultrapassar os 2,5mW/m 2. Para potências superiores, o feixe laser deverá ser completamente blindado. 6. No interior dos edifícios e dos stands, só é permitida a exposição de veículos a motor com o depósito de combustível vazio e fechado à chave e a bateria desligada. 7. Os custos dos serviços de Socorro são suportados pela Organização e serão assegurados pela presença de elementos das forças respectivas. Artigo 16º - Outros serviços e Informações Técnicas Único - A requisição das ligações de água e esgoto, electricidade e telecomunicações deve obrigatoriamente ser requisitada com a antecedência prévia de 30 dias à data de início do evento. É indispensável que a indicação da potência da energia eléctrica utilizada nos stands seja compatível com a disponibilizada pela FIL. Artigo 17º - Infracções Único - Em caso de infracção às normas regulamentares sobre construção e decoração de stands, bem como sobre segurança e protecção contra incêndios, a Organização poderá tomar as providências que entender adequadas, designadamente ordenar o encerramento do stand. OPERAÇÕES ALFANDEGÁRIAS TRANSITÁRIO OFICIAL Artigo 18º - Operações Alfandegárias e Transitário 1. A importação temporária de materiais promocionais e de exposição é regulamentada pelas Leis Nacionais em vigor e a observância das mesmas, da estrita responsabilidade dos Expositores. É da responsabilidade exclusiva do Expositor cumprir as exigências legais relativas aos procedimentos para remessa de mercadorias, equipamentos, produtos, utensílios e material diverso. 4

5 2. No tocante aos assuntos somente respeitantes ao certame, no que respeita ao transporte de produtos e sua chegada ao recinto da FIL ou ao Transitário Oficial ABREU CARGA, os expositores deverão cumprir o estabelecido na Ficha de Inscrição, no que respeita a prazos e condições do envio da carga, devendo a mesma apresentar os seguintes dados: - Nome do Expositor, Remetente, Nome da Feira; - Destinatário: Morada dos armazéns da Abreu Carga ou Nome do Representante na FIL; - Nos espaços próprios, discriminar os dados referentes ao manifesto de carga, género, denominação e quantidades dos materiais constantes nas embalagens. 3. A movimentação ou reposição de materiais dentro do recinto da Feira será coordenado entre os Serviços Técnicos da FIL, a Organização e o Expositor, contando para isso com uma área designada para arrumos e armazenamento e equipas de profissionais treinados, dispondo de equipamentos especiais, para uma maior segurança nos procedimentos. 4. Todo o material, conteúdo de embalagens, produtos ou objectos promocionais ou de exposição, são da total responsabilidade dos Representantes e Expositores, declinando a Organização toda e qualquer responsabilidade sobre os mesmos. A Organização sugere ainda a realização de seguros que cubram o transporte, armazenamento e exposição dos materiais e produtos expostos. 5. A não observação destas instruções isenta a Organização de qualquer responsabilidade pela interdição, apreensão ou atraso nas entregas das cargas destinadas à Feira. As empresas que decidirem contratar outro transitário ou que adoptem procedimentos de transporte alternativos, consignando as mercadorias a terceiros, poderão fazê-lo sob sua única e exclusiva responsabilidade. CARTÕES ACESSOS ACREDITAÇÕES ALOJAMENTO Artigo 19º - Acessos e Cartões Considerações Gerais 1. A entrada, circulação e permanência nas instalações da FIL, apenas é permitida mediante o uso de forma visível de um Cartão de Acreditação emitido pela Organização. 2. Todos os cartões de entrada e permanência são pessoais e intransmissíveis, pelo que a infracção a este preceito ditará a apreensão dos referidos cartões, sem direito para o Expositor de ser indemnizado pelo cancelamento da sua validade ou de lhe serem fornecidos novos cartões. 3. Durante todo o período de funcionamento, não será efectuada credenciação de profissionais sendo obrigatório a abertura da feira com os expositores e representantes devidamente identificados e creditados. Artigo 20º - Acreditação 1. Cartões de Acreditação de Expositor, Montagem e Desmontagem de Stand: Os expositores têm direito a requisitar Cartões de Acreditação, destinados ao pessoal que presta serviço nos stands durante o período de realização da feira, em quantidade proporcional ao número de Representantes pré-definido na Ficha de Inscrição. Os expositores devem indicar na Ficha de Inscrição, o nome de todos os Representantes presentes em todos os dias do evento, na montagem e desmontagem dos mesmos, sendo obrigatório o uso visível dos Cartões de Acreditação, sempre que o utente se encontre nas instalações da FIL. - Ao solicitar as credenciais, o Expositor deverá relacionar as pessoas em cujos nomes deverão ser emitidas, mencionando o nome completo e o cargo de cada uma delas. Acreditações: Dia 6 Novembro de 2015 das 14h00 às 19h00. Local: Pavilhão 3 - FIL As informações referentes aos nomes para Acreditação na feira, deverão ser enviados até dia 26 de Outubro de Artigo 21º - Acesso 1. O acesso dos participantes às instalações da FIL só será permitido durante os períodos de Feira, Montagem e Desmontagem de Stands. 2. O Acesso ao Parque Estacionamento coberto é feito através do interior do edifício, ficando o custo de estacionamento a cargo do Expositor. RESPONSABILIDADES SEGUROS Artigo 22º - Responsabilidades 1. A Organização contrata directamente à FIL os Serviços Gerais de Vigilância durante os períodos de montagem, funcionamento e desmontagem dos stands. Contudo, os Expositores devem assegurar a guarda dos seus materiais durante todo o período da Feira e providenciar a celebração de um contrato de seguro específico para a sua participação na feira, o qual deve abranger as situações de furto e roubo. É vedado aos expositores permitir a permanência do seu pessoal nos stands após a hora do encerramento diário da Feira. 2. Embora sejam tomadas pela Organização as precauções normalmente necessárias para a protecção dos materiais expostos, compete aos Expositores a vigilância dos seus próprios stands, sendo da sua inteira responsabilidade a segurança dos materiais e produtos expostos. 3. Quaisquer danos ou prejuízos que possam advir aos Expositores, ao seu pessoal ou aos produtos expostos, seja qual for a sua natureza ou factos que lhe deram origem, nomeadamente incêndio, vandalismo ou furto, são da exclusiva responsabilidade do Expositor ou participante. 4. Os Expositores e participantes instalados no recinto da Feira são responsáveis pelos danos ou prejuízos que causem, directa ou indirectamente, no recinto, nos stands ou nos produtos de outros Expositores. 5. O Expositor deve declarar à Organização no momento em que tenha acesso ao espaço que lhe for reservado, os danos já existentes nesse espaço, a fim de não ser por eles posteriormente responsabilizado, nomeadamente o estado de conservação e limpeza dos painéis e estrutura do stand à altura da montagem. 6. Todo e qualquer dano verificado na estrutura do stand, bem como necessidade de limpeza posterior, são da inteira responsabilidade de cada Expositor. Na eventualidade de tal acontecer serão aplicados os seguintes valores unitários: - Placas danificadas = 50 (IVA não incluído) 5

6 - Placas por limpar = 30 (IVA não incluído) - Perfis e travessas de alumínio por limpar = 15 (IVA não incluído) 7. A Organização não se responsabiliza por danos ou prejuízos causados a pessoas, materiais ou produtos expostos ou armazenados, decorrentes de actos de roubo, incêndio, explosão, granizo, água, humidade, raio, vento, tempestade, acidentes, desordem, sabotagem, vandalismo, convulsão civil, golpe de estado, deficiências ou interrupções no fornecimento de: energia eléctrica, água, ar condicionado, serviços de comunicação de dados ou internet, outros sinistros de qualquer espécie, cataclismos ou desastres naturais, qualquer que seja a origem e fonte. 8. A Organização sugere aos Expositores que mantenham sempre um responsável no stand e que acompanhem todas as actividades de transporte, armazenamento e reposição de materiais e produtos próprios. Artigo 23º - Seguros e Responsabilidade Civil 1. Os Expositores são os únicos responsáveis por qualquer dano sofrido pelos seus funcionários ou visitantes durante a permanência no seu stand, bem como por danos a bens pessoais ou materiais de terceiros. Os Expositores são também responsáveis por lesões pessoais ocorridas dentro ou fora dos seus stands causados pelo seu staff e/ou danos a quaisquer bens materiais por eles utilizados ou sob sua responsabilidade. 2. Os seguros dos produtos e materiais expostos são da responsabilidade dos respectivos Expositores, bem como quaisquer danos e prejuízos causados no recinto e/ou nos stands dos outros Expositores e a terceiros, incluindo visitantes da Feira. 3. A ausência de apólices ou a ineficácia destas na cobertura dos riscos acima, implicará a responsabilidade total da empresa expositora perante a Organização, a FIL e terceiros, de ressarcir ou indemnizar e recompor todos os danos causados, independentemente de tais serem permanentes ou temporários. 4. A Organização activa durante o evento, um seguro de responsabilidade civil próprio, recomendando vivamente aos Expositores, que providenciem os seus próprios seguros específicos de Responsabilidade Civil que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a acreditação, armazenamento, montagem, realização e desmontagem do evento. Artigo 24º - Sugestões e Reclamações Único - Na eventualidade de pretender fazer alguma Sugestão ou Reclamação, o Expositor efectuá-la por escrito em documento oficial, apresentando-a à Organização, no prazo máximo de 20 dias a contar do horário de encerramento da Feira. JORNAL EXPO ABREU Artigo 25º - Jornal EXPO Abreu 1. A Organização é responsável pela elaboração do Jornal EXPO ABREU, respeitante a cada Feira EXPO ABREU Mercado de Viagens de Inverno 2015, cuja participação será objecto de um contrato específico com cada Expositor, onde constarão as respectivas condições. 2. O Expositor deverá ter seleccionado os formatos pretendidos, previamente na Ficha de Inscrição ou solicitar este serviço até 31 de Agosto de 2015, procedendo ao envio das imagens e material a constar no Jornal EXPO ABREU para: mundo.abreu@viagensabreu.pt Formatos de envio para: Página: 230x297 mm. Área de Bleed: 3 mm Anuncios: pdfs de alta resolução Imagens: Jpeg ou Tif a 300 dpis 3. O Jornal EXPO ABREU será distribuído no mês anterior à realização da Feira e é composto pela oferta de produtos/serviços dos Expositores presentes na Feira. 4. A Organização declina qualquer responsabilidade por deficiente ou tardio envio de informação, reflectida na publicidade impressa no Jornal, sendo responsabilidade de cada Expositor enviar os dados para inserção dentro do prazo estipulado no formato pré-estabelecido. OUTRAS OBRIGAÇÕES Artigo 26º - Outras Obrigações 1. O stand deverá permanecer aberto durante as horas de funcionamento da Feira, devendo ser assegurada a presença permanente de um Representante do Expositor junto ao mesmo. 2. São proibidas ao Expositor e constituem objecto de sanções que podem ir até ao encerramento do stand: A distribuição de publicações e/ou material de propaganda fora dos respectivos stands. Toda a publicidade susceptível de por qualquer forma prejudicar ou incomodar os expositores ou visitantes. A colocação de letreiros ou objectos que ultrapassem os limites do stand, salvo com devida autorização da Organização. A propaganda de outros produtos que não os apresentados e/ou de outra actividade industrial e/ou comercial que não a sua ou que não se enquadre no âmbito do evento. 3. Devem constituir objecto de autorização expressa da Organização: A realização de testes ou concursos. A instalação de aparelhos sonoros nos stands, os quais não devem ultrapassar os 60 Db. 4. Sempre que o entender, Organização poderá organizar ou autorizar visitas colectivas ao certame (ou outras manifestações), as quais serão efectuadas sob a sua responsabilidade. 5. O Expositor é responsável por todos os danos ou prejuízos causados pelas suas estruturas, equipamentos, artigos em exposição ou actividades no seu stand, e pelas acções dos seus subcontratados, quando estes causem prejuízos a visitantes, a outros expositores e/ou à imagem da Feira e da FIL. 6

7 DECORAÇÃO 1. O Expositor deverá ter seleccionado o número de paredes e painéis a decorar, previamente na Ficha Inscrição ou solicitar este serviço com a máxima brevidade. O balcão, incluído em qualquer tipologia de stand construído pela FIL, não inclui decoração. Para tal, deverá solicitar ao coordenador da feira este serviço extra, que será custeado e imputado ao Expositor. 2. Enviar em Arte Final, os ficheiros gráficos (Segundo os moldes apresentados na Ficha de Inscrição) até 2 de Outubro de 2015 para: mundo.abreu@viagensabreu.pt; de modo a ser providenciado este serviço. Imagens que pretende utilizar, prontas a imprimir (Artes Finais), nos seguintes moldes: Imagens em alta resolução a 72 dpi com 4x3m (parede) ou 3x1m (cada painel) ou 5 vezes mais pequenas a 300 dpi com 80x60 cm (parede) ou 60x20cm (cada painel) As imagens devem estar devidamente identificadas com referência ao respectivo painel ou parede - Obrigatório Imagens superiores a 9 Mb, deverão ser enviadas em formato ZIP. Outros formatos (RAR ) não serão aceites. Envio por CD, (Exclusivamente: mundo.abreu@viagensabreu.pt) via You Send It ou We Transfer 3. Muito Importante É necessário que nos informe qual será o conteúdo preciso para a placa de identificação (NOME) do Stand. Alterações terão um custo de 75. De forma a evitar tal transtorno, solicitamos que nos informe o nome definitivo da testeira. 4. Caso pretenda enviar material de promoção a ser utilizado na EXPO Abreu mesmo deve chegar devidamente identificado à Abreu Carga até dia 26 de Outubro de 2015: 5. Caso não chegue até esta data deve enviá-lo devidamente identificado directamente para o Pavilhão 3 da FIL ao cuidado de Viagens Abreu, até dia 6 de Novembro de 2015: 6. Caso necessite de material de apoio audiovisual extra ou outros serviços extra para o evento, o mesmo deve ser solicitado, directamente à AIP/FIL, através de correio electrónico, ao cuidado de Sra. Maria José Pires: mjpires@aip.pt ALOJAMENTO E TRANSFERES 1. A possibilidade dos expositores ficarem alojados é opcional, sendo que devem indicar a sua escolha directamente na Ficha de Inscrição. Cada stand tipo (12 m 2 ) inclui 3 noites de alojamento em regime APA, no Hotel Vip Executive Arts 4 estrelas. 2. Os expositores que, na ficha de inscrição, optarem por requisitar alojamento e transferes, deverão respeitar os prazos estipulados pela Organização para enviar informações de nomes e voos (26 de Outubro de 2015). 3. O atraso no envio das informações ou a falta delas, não será da responsabilidade da Organização. Cabe ao expositor entrar em contacto com a Organização e enviar correctamente a informação de voos e nomes, para tratamento de dados. 4. No caso dos expositores que requisitarem alojamento, que não esteja incluído no valor do stand tipo, ou noites extras fora do pacote, serão taxados de acordo com a tarifa do hotel escolhido para ser o anfitrião da feira. O pagamento da acomodação é feito directamente no balcão do hotel, não sendo imputado qualquer custo à Organização na gestão da reserva. 5. No caso de No Show, nas noites extra, a Organização irá imputar esse custo directamente ao expositor. 6. A Organização reserva-se no direito de, consoante as condições de cada expositor, recusar a oferta de alojamento. DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 27º - Disposições Finais Único - Em caso de litígio quanto à interpretação ou execução deste regulamento ou de outros documentos que o constituam, bem como a factos relativos à participação dos Expositores na Feira de Viagens EXPO Abreu, as partes estipulam como competente o foro da Comarca de Lisboa, com expressa renúncia a qualquer outro. Calendarização DATA LIMITE TAREFAS ITENS 31/08/2015 Envio de ficheiros gráficos Jornal EXPO ABREU Imagens e textos (editável) 30/09/2015 Pagamento de Inscrição Ficha Inscrição + Pagamento 2/10/2015 Envio de ficheiros gráficos - Stand Arte Final Imagens (psd-pps-cdr-zip) 26/10/2015 Envio Material Promocional Abreu Carga devidamente identificado 26/10/2015 Confirmação Alojamento e Representantes Alojamento e Acreditação 05/11/ /11/2015 Montagem de Stands FIL Pavilhão 3 - das 08:00 às 20:00 06/11/2015 Acreditação FIL Entrada do Pav. 3-14:00 às 19:00 07/11/ /11/2015 Realização EXPO ABREU 2015 FIL Pavilhão 3 - das 11:00 às 20:00 FIL Pavilhão 3 - das 11:00 às 18:00 09/11/2015 Desmontagem de Stands FIL Pavilhão 3 das 08:00 às 20:00 7