Manual de Usuário do Webmail UnB Destinado aos usuários de da Universidade de Brasília MODO DINÂMICO

Transcrição

1 Destinado aos usuários de da Universidade de Brasília MODO DINÂMICO Elaboração: Marcus Vinicius da Silva Jorge SA/SRS/CPD/UnB Universidade de Brasília Brasília / 2014

2 Resumo A ferramenta disponibilizada pelo Centro de Informática da UnB para uso do institucional do domínio unb.br é o Webmail UnB. Sua interface web é acessada através do link O Webmail UnB utiliza o software livre IMP/HORDE - ferramenta open source em constante desenvolvimento pela comunidade de software livre da internet. Seu acesso é feito através de uma conexão segura, tipo HTTPS, que o torna mais prático e seguro quando da comunicação entre o computador do usuário e o servidor de e- mail da UnB. Estas informações passam por um canal criptografado de 256 bits, impedindo que outras pessoas tenham acesso às informações visualizadas pelo usuário após o seu login no sistema. A interface web permite que o usuário de da UnB tenha acesso a todas as operações possíveis relacionadas ao seu da UnB, como por exemplo: envio e recebimento de ; a leitura das mensagens; a criação de pastas particulares para armazenamento de mensagens específicas; o cadastro de s como contatos (address book) e/ou a criação de uma lista com vários contatos; a troca da senha do diretamente na interface web; a criação de filtros de mensagens por assunto, do remetente, corpo da mensagem e outros; o redirecionamento das mensagens recebidas para outro qualquer e demais funcionalidades que podem, a qualquer momento e a cargo do próprio usuário, serem otimizadas a sua maneira. Por ser uma ferramenta baseada em software livre, o Webmail UnB é melhor visualizado através dos navegadores Google Chrome versão 15.0 e acima ou Mozilla Firefox versão 7 ou acima; e pode ser acessado por qualquer mídia eletrônica (desktop, notebook, tablets, smartphones, etc...), com acesso a um navegador internet que permita uma conexão do tipo HTTPS. O presente manual tem como base apresentar as funcionalidades mais importantes e usuais da interface do modo dinâmico do Webmail UnB para visualização e administração do institucional do domínio unb.br usado pelos colaboradores da Universidade de Brasília. Palavras-chave: Webmail UnB Modo Dinâmico - Software Livre - HTTPS

3 SUMÁRIO 1 ACESSO AO CAIXA DE ENTRADA ACESSANDO UM ESPECÍFICO RESPONDENDO E ENCAMINHANDO S CRIANDO UMA MENSAGEM ELETRÔNICA PARA ENVIO ADICIONANDO CONTATOS DENTRO DO WEBMAIL UNB CRIANDO FILTROS DE PREFERÊNCIAS PARA O CORREIO ELETRÔNICO MOVENDO MENSAGENS DENTRO DO WEBMAIL UNB EXCLUINDO MENSAGENS DENTRO DO WEBMAIL UNB ALTERAR A SENHA DE DENTRO DO WEBMAIL UNB VERIFICAR O ESPAÇO EM USO DO SEU (QUOTA DE DISCO) EFETUANDO BACKUP DAS PASTAS DO WEBMAIL UNB PARA O SEU COMPUTADOR EFETUANDO BACKUP E/OU EXPORTANDO/IMPORTANDO SUA LISTA DE CONTATOS CONSIDERAÇÕES FINAIS... 22

4 1 Acesso ao Para acessar o Webmail UnB, acesse o navegador internet e digite a URL: Observação: Ao acessar esta página pela primeira vez ou quando o navegador internet sofrer atualização, aparecerá uma mensagem informando que o certificado de segurança do site não é válido e/ou confiável, porém o usuário deverá clicar no botão de aceite do certificado (clicando na opção: Continuar neste site ou Continuar mesmo assim) para que a tela de login do Webmail UnB seja visualizada. Conforme a tela mostrada acima, os campos a serem preenchidos pelo usuário são: Nome do usuário: Digitar o seu (sem Senha: Digitar a senha do seu da UnB Modo: Marcar o modo Dinâmico Idioma: Marcar o idioma de sua preferência Clicar no botão Conectar para obter acesso ao da UnB:

5 2 Caixa de Entrada Após efetuar o logon na sua conta de institucional da UnB com sucesso, o usuário irá visualizar sua Caixa de Entrada de s onde as mensagens contidas nesta pasta serão visualizadas no lado direito da tela e as demais pastas e opções do UnB Webmail serão mostradas na coluna à esquerda da pasta Entrada conforme figura elencada no item 4 deste manual. 3 Acessando um específico Para visualizar um específico, basta clicar com o mouse no campo Assunto da mensagem que a mesma será mostrada no canto inferior direito da tela (abaixo da caixa de entrada). Ou então clique duas vezes seguidas com o mouse na mensagem específica para que a mesma seja visualizada em uma janela separada do Horde UnB. 4 Respondendo e encaminhando s Para responder a um recebido, clique ou marque o desejado e em seguida clique no botão Responder. Clicando no triângulo invertido ao lado do botão Responder (conforme figura) aparecerá as opções: Para o Remetente e Para Todos. Ao clicar em uma das opções, abrirá uma 2ª janela com a mensagem original para que o usuário complete-a com o seu texto de retorno e depois envie o para o remetente clicando no botão: Enviar. Por default, a mensagem será enviada no formato original que a mesma foi recebida no Webmail UnB; se o usuário desejar enviar a mensagem somente em formato texto, basta desmarcar a opção: Editar em HTML e se quiser receber uma confirmação de leitura de que a mensagem foi recebida na mbox do destinatário, marque a 5

6 caixa Recibo de Leitura logo acima e a direita da tela. 5 Criando uma mensagem eletrônica para envio Para enviar uma mensagem eletrônica, clique em Nova Mensagem, localizado no canto superior esquerdo da tela principal do UnB Webmail. 6

7 Em seguida irá aparecer uma nova janela onde o usuário deverá elaborar sua mensagem eletrônica para envio a seu destino final conforme mostra a próxima figura. Digite o(s) (s) do(s) destinatário(s) da mensagem Digite o Assunto da mensagem a ser enviada Digite neste campo todo o texto de que trata esta mensagem eletrônica 6 - Adicionando contatos dentro do Webmail UnB Na barra lateral à esquerda, clique no ícone Contatos. Para adicionar um novo contato, clique no ícone Novo Contato. Preencha principalmente as informações da Aba Pessoal e na Aba Comunicações e depois clique no botão Adicionar. 7

8 Não esqueça de colocar o do contato neste campo! 6.1 Para criar um grupo de contatos Adicione vários contatos conforme descrito anteriormente. Após isso, dentro da aba Meus Contatos, clique no ícone Exibir onde serão visualizados todos os contatos já criados. Marque as caixas de diálogo que estão à esquerda do nome dos contatos que deseja adicionar em um grupo específico, depois clique na caixa de diálogo à direita e marque Contatos de fulano de tal e depois clique em Adicionar, será aberta uma nova caixa de diálogo onde deve ser digitado o nome do grupo de contato a ser criado e depois clique no botão ok. Após este processo, toda vez que quiser enviar um para um grupo específico de contatos já criados, basta adicionar no campo Para da nova mensagem o nome do grupo de contatos criado que o UnB Webmail enviará uma cópia da mensagem para todos os membros deste grupo específico. 8

9 7 Criando Filtros de O sistema de da UnB oferece a opção de criação de filtros para suas mensagens, onde, por exemplo, o usuário pode definir que um determinado endereço de ou assunto da mensagem seja redirecionado para uma pasta específica ou marcado para exclusão de forma automática. Para criar um filtro redirecionando uma mensagem para uma pasta qualquer, primeiro é necessário criar uma pasta particular para onde esta mensagem deverá ser redirecionada automaticamente após a criação do filtro. Clique na coluna do lado esquerdo do UnB Webmail em Opções de Pastas e logo após em Nova Pasta onde aparecerá uma caixa de diálogo onde deve ser digitado o nome da nova pasta a ser criada dentro do Webmail do usuário. Observação: Ao criar nomes de pastas, contatos ou grupos de contatos e outras funcionalidades, evite colocar caracteres em branco para separar as palavras, procure usar o sinal de underline: _ para fazer esta separação. Exemplo: Ao invés de Msgs do Curso XXX digite Msgs_do_Curso_XXX Aparecerá uma janela conforme a seguir: 9

10 Uma vez a pasta criada, vamos para os Filtros. Clique em Filtros, em seguida clique no botão: Nova Regra. A seguir, aparecerá uma tela conforme a abaixo. No campo Nome da Regra, digite o nome que você quer dar a esta regra específica. 10

11 Depois no primeiro bloco de comandos, coloque o campo que você quer filtrar: Para, Assunto, De, Remetente, etc... e escreva a sentença a ser filtrada. Em Faça isto clique a opção desejada, a qual a regra será aplicada, como por exemplo: Entregar na pasta..., Excluir mensagem completamente, Redirecionar para..., etc... Após a configuração clique no botão Gravar Observação: Os novos filtros serão aplicados somente para as novas mensagens a serem recebidas na sua mbox. O Webmail UnB vem com cinco filtros pré-programados que podem ser ativados pelo usuário a qualquer momento, são eles: Quando este filtro estiver ativado, todos os endereços de gravados neste filtro 11

12 terão sumariamente suas mensagens recebidas na mbox do usuário do Webmail UnB. Quando ativado, deve ser configurada uma data de início e uma de fim, o assunto da mensagem de retorno que será enviada pelo Webmail UnB e no campo Razão deverá conter a explanação do usuário do porquê esta mensagem automática de retorno lhe foi enviada. Segue instruções de como criar/configurar um filtro de férias por um determinado período de tempo e como configurar a mensagem de resposta a ser enviada aos seus contatos: - Clique em Filtros e depois em Férias - Na aba Configurações Básicas, preencha a data completa de início e fim do período que você deseja enviar uma mensagem eletrônica de retorno para seus contatos informando das suas férias. Preencha também o campo Assunto da mensagem de férias: e no campo Razão: digite o texto que você deseja enviar aos seus contatos que lhe enviaram mensagens durante este período. 12

13 - Na aba Configurações avançadas, preencha o campo: * Meus endereços de e- mail: com o seu endereço de da UnB seguido Marque o ítem Não enviar respostas para mensagens spam ou de listas?. E o mais importante: preencha o campo Número de dias entre as respostas de férias: com o número total de dias que você quer que esta mensagem seja enviada; Exemplo: Se no campo Início das férias: você assinalou a data de 10/03/2014 e no campo Fim das férias: assinalou a data de 30/03/2014, o valor a ser inserido no campo Número de dias entre as respostas de férias: será igual a 20 e após tudo isso clique no botão Gravar e Habilitar conforme lhe será apresentada a tela de resposta a seguir: Quando este filtro estiver ativado, todos os endereços de gravados neste filtro terão sumariamente suas mensagens: - Excluídas completamente ou redirecionadas para uma pasta específica sem que o usuário do Webmail seja informado. Na atual versão do UnB Webmail, este filtro não está totalmente operacional e indicamos fazerem suas regras de filtro de spam usando o filtro de Lista Negra. 13

14 Quando ativado, fará com que as mensagens recebidas nesta mbox sejam redirecionadas automaticamente para o descrito no campo Address(es) to forward to. Se a opção Manter uma cópia das mensagens nesta conta? estiver marcada, as mensagens recebidas serão redirecionadas para o assinalado e uma cópia destas mesmas mensagens também ficarão salvas também no do próprio usuário. NOTA: Deixar esta opção marcada poderá fazer com que a quota de espaço em disco do usuário acabe por estourar se o mesmo não fizer limpezas esporádicas em sua mbox. 8 Preferências para o Correio Eletrônico 8.1 Criando uma assinatura de Clique em Preferências Informações Pessoais e edite sua assinatura de conforme a tela a seguir: 14

15 9 Movendo mensagens dentro do Webmail UnB Para enviar uma mensagem que esteja na pasta Entrada para outra pasta qualquer, basta marcar a mensagem com o mouse e arrastá-la para a pasta de destino. Para enviar uma cópia da mensagem mantendo a original na mesma pasta, basta marcar a mensagem com o mouse e em conjunto, apertar a tecla Control ou Ctrl do teclado e arrastá-la para a pasta de destino. Desta forma, a mensagem original continua na pasta de origem e uma cópia da mesma estará armazenada também na nova pasta. 15

16 10 Excluindo mensagens dentro do Webmail UnB Para excluir uma mensagem, marque-a com o mouse e clique no botão excluir ou na tecla delete do teclado. Para excluir várias mensagens ao mesmo tempo, aperte a tecla Control ou Shift / e em conjunto, marque com o mouse todas as mensagens que deseja excluir e depois clique no botão excluir ou na tecla Delete do teclado do seu equipamento. Para excluir todas as mensagens contidas na mesma pasta, marque com o mouse o nome da pasta na coluna à esquerda do Webmail UnB com o botão do lado direito do mouse e clique na opção Esvaziar Pasta. O Webmail UnB abrirá um aviso na tela perguntando se você realmente quer executar esta ação ou não, para confirmar clique em Ok ou em Cancelar para abortar a ação de exclusão conforme mostra a figura abaixo: 16

17 11 Alterar a senha de dentro do Webmail UnB Na coluna do lado esquerdo do Webmail UnB, clique na opção Senha. Você deve digitar a sua senha atual no campo Senha antiga: e digitar nos campos: Senha nova: e Confirme a senha nova: a nova senha que você irá usar para acessar seu da UnB e clique no botão Modifique sua senha para sincronizar seu com a nova senha recém informada. Observação: - Periodicamente, procure efetuar a mudança da sua senha de e procure diversificá-la acrescentando caracteres especiais, números e letras em caixa alta e baixa para dificultar que outros descubram a nova senha e NUNCA deixe estes dados gravados no navegador internet que você usa para abrir seus s. Lembre-se que o seu login e senha de são de sua inteira responsabilidade e em hipótese alguma estes dados devem ser compartilhados com outras pessoas. 17

18 12 Verificar o espaço em uso do seu (Quota de disco) 13 Efetuando backup das pastas do Webmail UnB para o seu computador Este processo de backup ou cópia de segurança das mensagens contidas no UnB Webmail deve ser realizado pasta por pasta, não sendo possível copiar todas as pastas ao mesmo tempo. Além disso, todas as mensagens contidas em uma determinada pasta serão exportadas para o computador do usuário na forma de um arquivo único que terá a extensão.mbox e que somente poderá ser visualizado novamente de forma correta, inclusive com todos os seus anexos, se este mesmo arquivo for restaurado, ou seja, importado novamente para dentro de uma pasta no Webmail UnB. Para exportar uma pasta do Webmail UnB, marque a pasta com o botão direito do mouse e clique em Exportar Descompactado. O Webmail UnB abrirá a seguinte caixa de diálogo com o texto: Todas as mensagens nesta pasta serão baixadas em um único arquivo MBOX. Isso pode levar algum tempo. Certeza que deseja continuar?. Clique em OK e aí o seu navegador internet pedirá que você entre com uma ação de download onde deverá ser informado o caminho ou pasta onde este arquivo.mbox será exportado para dentro do seu computador. 18

19 Para executar a operação reversa, ou seja, importar um arquivo.mbox do seu computador para dentro do Webmail UnB marque a pasta para onde as mensagens serão importadas e com o botão direito do mouse clique em Importar. O Webmail UnB abrirá uma caixa de diálogo solicitando que lhe seja informado o nome do arquivo a ser importado ou clicando em Selecionar arquivo abrirá a árvore do Windows Explorer, por exemplo, para ser marcado o arquivo a ser importado. Após selecionar o arquivo, clique em OK que o Webmail iniciará o processo de importação das mensagens para a pasta já especificada. Observação: - Quanto maior for o tamanho da pasta a ser exportada ou importada maior será o tempo de processamento para efetuar esta operação e qualquer oscilação na conexão internet poderá abortar esta transferência. 14 Efetuando backup e/ou exportando/importando sua lista de contatos Para manter uma cópia da sua Lista de Contatos de s contidos no Webmail UnB para um arquivo numa determinada pasta dentro do seu computador pessoal clique em Contatos Exibir Todos e marque na primeira caixa de diálogo no canto esquerdo da tela para marcar todos os contatos de uma vez só e depois clique em Exportar. Na próxima tela Exportar Contatos não altere as marcações defaults conforme segue e clique no botão: Exportar novamente conforme segue a figura abaixo: 19

20 Ao clicar no botão Exportar o Windows abrirá uma nova janela onde você deverá dar um nome a este arquivo e qual a pasta de destino onde o mesmo será gravado dentro do seu computador conforme segue a ilustração: Clique no botão Salvar do Windows e está finalizado o processo de exportação e backup dos dados dos seus contatos gravados no Webmail UnB. Para fazer o inverso, ou seja, importar a lista de contatos salva no seu computador, clique em Contatos Importar/Exportar e ao clicar no botão Escolher arquivo aparecerá uma nova janela do Windows onde você deverá mapear e assinalar o nome do arquivo dos seus contatos a ser importado para o Webmail UnB e clicar em Abrir conforme a figura abaixo: Após anexar o nome do arquivo a ser exportado, clique no botão Próxima. 20

21 Na próxima tela, Importar, Passo 2 não altere nenhum parâmetro e clique novamente no botão: Próxima conforme figura abaixo: Na próxima tela, Importar, Passo 3 não altere nenhum parâmetro e clique novamente no botão: Próxima conforme figura abaixo: Neste momento, se tudo deu certo, o Webmail UnB lhe abriu o texto: Arquivo importado com sucesso e basta você clicar novamente em Contatos Exibir que todos os seus contatos serão visualizados conforme mostra a última figura: 21

22 15 Considerações Finais Todos os comandos e telas elencados neste Manual foram testados na atual versão do Webmail UnB em produção desde o ano de 2012 e foram executados através do navegador Google Chrome na sua Versão em um computador Desktop Core I7 com sistema Operacional Windows 7 Professional de 64 Bits. Podem ocorrer variações de visualização destes de acordo com o navegador e o sistema operacional usado pelo equipamento de front end do usuário do Webmail UnB. Alguns módulos internos do Webmail UnB e opções não informadas neste Manual podem não estar totalmente operacionais, por essa razão nos preocupamos em apresentar todas as funções usualmente mais importantes dentro de uma suíte colaborativa voltada especificamente para o uso do correio eletrônico. Este manual foi criado para facilitar a vida dos usuários do institucional da Universidade de Brasília do domínio unb.br no que diz respeito ao melhor uso possível de uma ferramenta web de administração da sua conta de correio eletrônico a fim de facilitar as tarefas diárias dos colaboradores desta Instituição de Ensino Federal. Qualquer dúvida a respeito deste Manual e do sistema de correio eletrônico administrado pelo Centro de Informática da UnB, críticas e sugestões podem ser enviadas para o suporte@unb.br. 22