TDR PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE PROJETOS

Transcrição

1 BANCO INTERAMERICANO DE DESENVOLVIMENTO REPRESENTAÇÃO NO BRASIL TDR PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE PROJETOS JULHO / 2016 Página 1 de 9

2 1. TERMINOLOGIA, DEFINIÇÕES, SIGLAS E CONCEITOS BÁSICOS ARPA BID Consultor(a) Consultor(a) Contratado(a) Contratante FUNBIO UC UGP Projeto Programa) TDR (ou Áreas Protegidas da Amazônia Banco Interamericano de Desenvolvimento Empresa (ou Consórcio) componente da lista curta e convidada para apresentar proposta Empresa (ou Consórcio) selecionada e convidada a negociar um contrato FUNBIO - Fundo Brasileiro para a Biodiversidade Fundo Brasileiro para a Biodiversidade Unidade de Conservação Unidade de Gerenciamento do Projeto Programa de Capacitação em Gestão de Projetos Termos de Referência 2. OBJETIVO Criado em 2002 pelo Governo Federal, o programa Arpa é a maior iniciativa de proteção de florestas tropicais do mundo. A principal meta é a conservação e uso sustentável de 60 milhões de hectares 15% da região amazônica até O Funbio é o gestor dos recursos financeiros, realiza as atividades de aquisições e contratações para as Unidades de Conservação (UCs), e faz a gestão do Fundo de Transição (FT). A iniciativa foi dividida em três fases, a primeira teve início em 2003 e terminou em 2010 com um aporte total de US$ 55,2 milhões, que resultou no apoio a criação de 46 UCs em mais de 24 milhões de hectares. A segunda teve início em 2010, aportou US$ 54,2 milhões e está previsto para terminar em Para a terceira fase que vai durar de 25 anos foi criado o Fundo de Transição, que conta com uma doação total de US$ 123 milhões, e tem o objetivo de alavancar novos recursos, na medida em que recursos governamentais são elevados gradativamente até a cobertura integral dos custos das UCs. Até 2039, o Arpa espera que o governo assuma 100% o financiamento dos 60 milhões de hectares. O presente Termo de Referência (TDR) visa o fornecimento de informações às Consultoras componentes da lista curta visando a apresentação de propostas e a futura assinatura do contrato com a Consultora selecionada para a execução do Programa de Capacitação em Gestão de Projetos, para capacitar parte da sua equipe em gestão de projetos, permitindo uma gestão mais eficiente, eficaz e efetiva dos recursos dos projetos e permitindo alcançar maior qualidade nos resultados. 3. METAS E ALCANCE O serviço prestado deverá ser estruturado de forma a capacitar 40 funcionários do Funbio, divididos em duas (2) turmas, presencialmente, na temática de Gestão de Projetos. O projeto será realizado contemplando uma fase de entendimento e planejamento, composta por: - Reuniões no Funbio, com previsão de 24 horas de trabalho; - Doze (12) encontros de treinamento, com 6 horas de duração, para cada uma das duas turmas, Página 2 de 9

3 totalizando 144 horas de trabalho; - Encontros para coaching gerencial, com total de 60 horas, destinados a gerentes de projeto e coordenadores. 4. FASES E METODOLOGIA 4.1 Fases Entendimento e planejamento A consultoria deverá realizar 24h de atividades com a equipe do Funbio para o entendimento sobre como a organização funciona, sua estrutura, cargos e funções relacionadas aos projetos, os tipos de projetos que são executados, as regras específicas, processos, política, metodologias, ferramentas e sistemas utilizados, principais dificuldades, incluindo pontos fortes e gaps de competência da equipe. Com base neste entendimento, a consultoria fará a proposta mais especifica sobre o conteúdo de cada encontro, a metodologia que utilizará no programa, nomes dos instrutores e cronograma para atender ao projeto Encontros de Capacitação a Consultoria deverá planejar, organizar e executar 144h de capacitação, divididas em 24 encontros: 12 encontros de cada turma, com 6 horas de duração, no período de doze meses a Atividades de Transferência Durante o encontro o instrutor informará aos participantes qual será a atividade de transferência para a prática. Os participantes terão até o próximo encontro para realizar a atividade de transferência, como forma de incorporar o conteúdo no seu dia a dia de trabalho. A atividade de transferência é uma oportunidade de colocar em prática o conteúdo trabalho e é de responsabilidade dos participantes Coaching de Gerentes de Projeto e Coordenadores 60 horas de coaching para coordenadores e gerentes. 4.2 Metodologia do Programa Educativo: A consultoria deverá planejar a formação utilizando como metodologia: 1. Andragogia; 2. Construção conjunta e participativa de conteúdo; 3. Gamification (jogos cases, dinâmicas); 4. Sugerindo atividades de preparação e transferência; 5. Avaliações constantes 5. LOCALIZAÇÃO E ÁREA ABRANGIDA PELOS SERVIÇOS A capacitação em Gestão de Projetos será realizada na sede do Funbio, no Rio de Janeiro e será voltada para funcionários do Funbio envolvidos com gestão de projetos. O tipo de serviço a ser contratado requer apenas trabalho de escritório, não sendo necessária nenhuma visita aos projetos. Página 3 de 9

4 6. ESCOPO DOS SERVIÇOS Contratação de consultoria pessoa jurídica para capacitar parcela da equipe do Funbio, de 36 a 40 funcionários do Funbio, na temática de Gestão de Projetos, com foco nos temas abaixo relacionados. A preparação dos serviços é de responsabilidade e gestão da consultoria contratada. O Programa deverá incluir os seguintes conteúdos: 6.1 FUNÇÕES DO GP, ANALISTA E ASSISTENTE DE PROJETOS, CONTROLE FINANCEIRO (proposta de 1 encontro). Conteúdos: funções e atividades ligadas aos Projetos do Funbio, limites de cada função. Desenvolvimento de competências comportamentais, tais como corresponsabilidade, engajamento, negociações, tomada de decisão, empoeiramento, sentimento de dono. 6.2 CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS, METODOLOGIAS FUNBIO (Proposta de 2 encontros) Conteúdo técnico: Projeto e portfólio de projetos, entendimento do ciclo de gestão de projeto - início ao fim; quadro lógico; lógica de intervenção; planilha de orçamentação; planejamento de atividades (MS-Project); governança - contrato e regras do projeto entre outros; encerramento de projetos. PMBOK. 6.3 DESENHO DE PROJETOS / EAP / MATRIZ LÓGICA / CRONOGRAMA FÍSICO- FINANCEIRO (Proposta de 1 encontro). Conteúdo técnico: entendimento de contexto e interesses, definição de objetivos e escopo, entregas programadas, metodologias e formatos dos projetos, orçamentação, quadro lógico, cronogramas físicos e financeiro. 6.4 MONITORAMENTO DE PROJETOS (Proposta de 1 encontro) Conteúdo técnico: a lógica da interação; dos projetos como ponto de partida para o monitoramento; monitoramento físico-financeiro; monitoramento de desempenho; monitoramento de impactos; insumos para o monitoramento institucional do Funbio; Planos de monitoramento. 6.5 GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES (Proposta de 1 encontro) Conteúdo técnico: Comunicação e escuta ativa; Plano de comunicação, objetivos, públicos, canais e mensagens; Matriz de comunicação; Detalhamento do processo de comunicação; Cronograma de comunicações; Monitoramento de resultados. 6.6 GERENCIAMENTO DE STAKEHOLDERS (Proposta de 1 encontro) Conteúdo técnico: Identificar partes interessadas e análise de influências; respostas a questionamentos e interesses das partes; engajamento; identificação de barreiras de sucesso e ações preventivas; estratégias de comunicação, limites e gerenciamento de expectativas; descrição de entradas, ferramentas técnicas e saídas do gerenciamento de stakeholders. 6.7 GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES (Proposta de 1 encontro) Conteúdo técnico: Fluxos e procedimentos de aquisições dos parceiros e do Funbio, Modalidades de Contratação, Gestão de Contratos, Responsabilidades do Comprador e do Gerente de Projetos, Responsabilidades com os clientes finais e com os fornecedores, relações continuadas. Principais Red Flags. 6.8 GERENCIAMENTO DE TEMPO NO PROJETO (Proposta de 1 encontro) Conteúdo técnico e comportamental: Cronograma Físico e Estimativa de Tempo de Projeto, Incorporação de Tempo de Terceiros para Tomada de Decisão e Andamentos; caminho crítico; Priorização de Atividades; Como gerenciar o tempo pessoal. 6.9 GERENCIAMENTO DE CUSTO NO PROJETO / INVESTIMENTO (Proposta de 2 encontros) Conteúdo técnico: Planilha de orçamentação, HH, Relatórios financeiros, análises de execução; Proposta de Orçamento e Controle de Execução Financeira, Cérebro (Sistema de Página 4 de 9

5 Gestão Financeira Funbio); Timesheet (Monica); Indicadores Financeiros: Planejado, Realizado (MONICA). Planejamento financeiro (investimento inicial, empréstimos, financiamento, ponto de equilíbrio); 6.10 GERENCIAMENTO DE RISCOS (Proposta de 1 encontro) Conteúdo técnico: Como Planejar o gerenciamento de riscos, matriz de riscos, identificar riscos, descrever os riscos, análise de riscos, técnicas de priorização em função de probabilidade e consequências; Contenção, Contingencia, Mitigação, Controle; Plano de riscos. P-32 /2014 e PO-09/2013. O conteúdo poderá ser modificado pelo proponente, que tem a liberdade de incorporar novos elementos e até mesmo, com a devida justificativa, excluir algum elemento acima proposto. Essas alterações deverão ser acordadas e aprovadas pelo Funbio. Os encontros serão distribuídos de acordo com a disponibilidade comum entre o contratante e o contratado e serão apresentadas em um calendário, após a reunião de kick-off e a fase de entendimento. Os participantes serão divididos em duas turmas, de acordo com as atividades que desempenham nos projetos. Cada turma terá um calendário de treinamento específico. Os encontros da turma 1 e turma 2 não deverão ser realizados no mesmo dia, como forma de possibilitar que participantes que tenham problemas de agenda possam participar do treinamento junto com a outra turma. Os encontros da turma 1 e da turma 2 não deverão ocorrer no mesmo dia, possibilitando que participantes de uma turma que não tenham disponibilidade de agenda, possam participar do encontro com a outra turma. Todo o conteúdo exposto deverá fazer parte de uma apostila que será entregue aos participantes. Cabe a empresa contratada preparar o conteúdo desta apostila, que poderá ser entregue ao FUNBIO em formato digital para impressão, reprodução, encadernação e distribuição. A consultoria contratada deverá, na fase de entendimento e planejamento, conhecer os projetos, técnicas, ferramentas e sistemas disponíveis no Funbio para melhor adequar o conteúdo do curso as necessidades profissionais dos participantes do programa. O conteúdo programático detalhado e a metodologia do curso de capacitação deverão ser apresentados na proposta a ser enviada, junto com a proposta financeira, para análise do Funbio. 7. INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS E ESTUDOS EXISTENTES 7.1 Dados Básicos e Estudos Disponíveis De forma que as propostas possam incorporar o contexto no qual o Funbio se encontra inserido, aconselha-se que o site institucional seja consultado ( Além de informações institucionais, o site possui publicações que poderão subsidiar uma melhor compreensão da atuação do Funbio na área socioambiental. O Funbio também possui planilhas, sistemas e documentos de procedimentos que devem fazer parte do conteúdo dos treinamentos e poderão ser pesquisados no site e posteriormente, fornecidos e esclarecidos em detalhes para a consultoria contratada. Página 5 de 9

6 8. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS / LEGISLAÇÃO 8.1 Relatórios e Produtos (a) Plano de Trabalho e Cronograma Geral do Projeto com conteúdo programático e metodologia a ser utilizada, ambos de forma detalhada, contendo todas as atividades (entendimento, capacitação e avaliações), datas propostas, presença e número de horas que serão utilizadas em cada etapa proposta; (b) Versão Preliminar de Materiais (apresentações, apostilas, dinâmicas, avaliações etc.) a serem utilizados durante a capacitação; (c) Avaliação reação, impacto e avaliação final do Programa. Devem ser apresentados ao fim de cada encontro a copilação das avaliações de reação e impacto. Ao final do programa a consultoria deverá apresentar um relatório final com todo material utilizado, lista de presença de cada atividade, avaliações desenvolvidas e analise final, por parte da consultoria sobre o Programa. 8.2 Forma de Apresentação Todos os produtos poderão ser entregues apenas em formato digital. Deverão ser enviados para o do ponto focal do projeto e gravados em mídia digital (uma cópia), a ser entregue no endereço da sede do Funbio. Os formatos dos arquivos podem ser escolhidos pelo contratado, mediante prévia aprovação do ponto focal do presente TDR. Os cursos devem ser ministrados usando mídias visuais (como Power Point), devendo haver dinâmicas participativas e ações de transferência planejadas. 9. CRONOGRAMA FÍSICO DE EXECUÇÃO SUGERIDO Os trabalhos deverão ser desenvolvidos num prazo de 12 (doze) meses, contado a partir da assinatura do contrato, devendo começar a ser executada em Setembro / Outubro de Atividades Aprovação do Projeto e Contrato Apresentação do Plano de Trabalho Meses Reuniões de Entendimento Apresentação de versões Preliminares dos Materiais Ações de Preparação Encontros de Capacitação Atividades de Transferência Coaching Avaliações de Reação Avaliação de Impacto Reunião final de Avaliação Apresentação do Relatório Final Ressalta-se que o cronograma acima é uma sugestão, que deverá ser adaptado de acordo com o Plano de Trabalho a ser elaborado pelo contratado e aprovado pelo contratante. Página 6 de 9

7 10. HABILITAÇÃO DA CONSULTORIA, EXPERIENCIA E QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE TÉCNICA NECESSÁRIA A prestadora de serviço deverá comprovar, através da proposta, de portfólio ou atestados, experiência mínima de 5 (cinco) anos ou realização de programas de capacitação em gestão de projetos, semelhantes ao objeto desta especificação. A prestadora de serviços deverá apresentar uma proposta que responda integralmente a este termo de referência, incluindo objetivo, atividades, metodologia (item 4.2), e demonstração de previa experiência, portfólio de projetos já desenvolvidos e de clientes, exemplos de materiais desenvolvidos em projetos anteriores semelhantes, a fim de comprovar o expertise para a execução deste TDR Equipe Chave A Equipe Chave deverá ser composta por um ou mais profissionais alocados na cidade do Rio de Janeiro, RJ, que atendam aos requisitos de qualificação: (a) Instrutor Pleno (b) Contato Comercial ou Gerente de Projetos Educacionais Instrutor Pleno - A prestadora de serviço deverá apresentar um instrutor pleno, com a seguinte qualificação, comprovada através de currículo anexo a proposta: Formação Acadêmica: Pós-graduação ou Mestrado ou Doutorado em uma das seguintes áreas (Administração, Engenharia, Gestão, Educação); PMI e/ou curso de Especialização em Gestão de Projetos Desejável possuir conhecimento na área socioambiental, especialmente em gestão de projetos socioambientais. Experiência Profissional: Ter experiência profissional comprovada de pelo menos 5 anos, como instrutor / professor de adultos, na facilitação de capacitações e aulas de Gestão de Projetos; Ter experiência profissional comprovada de pelo menos 5 anos com elaboração de Programas de Educação Corporativa ou para jovens e adultos nos conteúdos apresentados neste TDR; Ter experiência profissional comprovada como instrutor de temas comportamentais (softskills). Desejável ter artigos, livros ou publicações na área de gestão de projetos; Desejável experiência profissional comprovada na área socioambiental, especialmente gestão de projetos socioambientais Contato Comercial ou Gerente de Projetos Educacionais - A prestadora de serviço deverá apresentar um contato comercial para negociação da proposta, atendimento a contratante e demais questões referentes a assinatura do contrato e controle do escopo dos serviços. Página 7 de 9

8 10.2 Equipe de Apoio - Caso o contratado considere necessário, poderão constituir a equipe profissionais que auxiliem nas atividades e produtos requisitados. Todavia, o Funbio não será responsável por arcar com essas despesas, devendo todos os custos necessários para a realização dos trabalhos solicitados estarem contemplados no orçamento enviado na proposta ao Funbio. 11. SUBCONTRATAÇÃO Não será permitida subcontratação, cabendo ao contratado e sua equipe prestar os serviços de acordo com os itens estabelecidos e aprovados no Plano de Trabalho. 12. INSUMOS FORNECIDOS PELO CONTRATANTE O Funbio poderá fornecer dados e informações referentes à sua área de atuação para que o contratado possa compreender melhor o contexto no qual o Funbio se encontra inserido e assim elaborar os materiais da capacitação levando em consideração tais particularidades. O Funbio fornecerá suas próprias instalações e equipamentos para a realização da capacitação. Os materiais poderão ser impressos no próprio escritório do Funbio, mediante prévia aprovação do ponto focal deste TDR. O Funbio possui o material básico para a execução dos encontros (projetores, Flip Chart, Computadores, Mesas, Cadeiras), além de um espaço adequado e acesso à internet. 13. INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS EXIGIDOS DA CONSULTORA O contratado deverá possuir computador ou laptop próprio e softwares para desenvolver os trabalhos requisitados, assim como acesso facilitado à internet, pois esse será o meio mais utilizado de comunicação entre o contratado e o ponto focal do TDR. Os demais insumos deverão ser arcados pelo contratado, devendo todos os custos necessários para a realização dos trabalhos solicitados (horas de consultores, deslocamentos, logística, materiais específicos, impostos) estarem contemplados no orçamento enviado na proposta ao Funbio. 14. LOCAL DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Todas as atividades de reunião e capacitação ocorrerão na sede do Funbio, Rua Voluntários da Pátria, nº 286, 5º andar, Botafogo, Rio de Janeiro, RJ. Nas salas de reunião e capacitação. O contratado deverá possuir local próprio de trabalho próprio para elaboração do material, podendo o Funbio reservar uma de suas salas para eventuais necessidades do contratado ou para reuniões de alinhamento. As aulas serão na sede do Funbio 15. METODO DE SELEÇÃO Página 8 de 9

9 Este processo será conduzido através da modalidade seleção de consultoria de pessoa jurídica, ou seja, as empresas devem enviar uma proposta técnica, seu portfólio de projetos, demostrando que conseguem cumprir todos os requisitos para atendimento deste TDR. O Funbio fará analise de melhor proposta, atendidas todas as condições da especificação e solicitará proposta financeira. 16. ENDEREÇO DO CONTRATANTE FUNBIO - Rua Voluntários da Pátria, nº 286, 5º andar, Botafogo, Rio de Janeiro, RJ. Página 9 de 9