Comunicação Administrativa. Trabalho realizado por: Tânia Leão nº 19

Transcrição

1 Comunicação Administrativa Trabalho realizado por: Tânia Leão nº 19

2 A comunicação Administrativa v Processa dentro da organização e viabiliza o sistema organizacional e comunicacional; v É fundamental para o processamento das informações no âmbito das funções administrativas internas e externas em relação a diversos públicos. v Acontece, por meio do processo comunicativo e envolve os fluxos (descendentes, ascendentes, horizontais, circulares e transversais) e das redes formal e informal em toda a produção comunicativa emitida e recebida.

3 As principais comunicações de carácter Administrativo v Pedidos de informação; v Ofícios e Circulares; v Avisos e Notificações; v Requerimentos; v Petições e Memoriais; v Declarações e Certidões; v Procurações e Protocolos; v Anúncios e Editais; v Concursos v Admissões v Adjudicações, v Arrematações; v Constituição de Sociedade e Estatuto; v Leilões e Hastas Publicas;

4 O vocabulário das comunicações administrativas As comunicações v Aviso v Edital v Anúncio v Certidão v Certificado v Declaração v Comunicado v Convocatória v Oficio v Minuta v Escritura v Memorial v Protocolo v Informação v Requerimento v Esclarecimento

5 Ofícios e Circulares v São comunicações oficiais de carácter administrativo e tem habitualmente a estrutura de carta comercial pedido de informação e envio de elementos informativos, ou então das circulares alterações ou modificações, iniciativas ocasionais, etc.

6 Aviso e Notificação v De carácter oficial e muitas vezes compulsório, estas comunicações são actos processuais com que se dá conhecimento público de um facto (aviso nos jornais), ou se chama alguém a comparecer num organismo público (directa ou pelo correio aviso-postal, carta registada, etc.).

7 Memoriais, petições e requerimentos v O requerimento, a petição, o memorial ou a exposição são basicamente solicitações dirigidas a uma entidade ou organismo oficial e formuladas por escrito de acordo com as normas ou as disposições legais.

8 v No requerimento, o pretendente expõe uma pretensão a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ou regulamento correspondente; v Na petição, formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos com que o faz; v No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto.

9 Reclamações e Contestações v Como o próprio nome indica, as reclamações e contestações são recursos interpostos a decisões ou despachos oficiais (das Finanças, dos Tribunais, etc.). A sua estrutura e o seu vocabulário são os do requerimento, acrescidos dos elementos correspondentes á situação contestada.

10 Atestados, certidões, certificações e declarações Em que circunstancias se passam declarações? v Ocorre com frequência, dentro ou fora da empresa, a necessidade de comprovar uma situação, um estado, um facto ou uma qualidade, bem como fazer transcrever, reproduzir ou certificar o conteúdo de um original arquivado numa repartição pública.

11 v Essa necessidade dá origem á emissão de documentos com força provatória, a que se dá o nome de declarações, certidões, certificados ou atestados. São feitos sobre indivíduos, firmas, associações, etc., para efeitos vários: v Atribuição de subsídios; v Efeitos fiscais; v Contagem de anos de serviço; v Fins militares; v Justificação de faltas; v Habilitações á herança

12 Procurações e protocolos Procuração v Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou negocio que se pretende que o procurador realize. E constituída basicamente por 2 partes: v Identificação do representante e do representado; v Objecto e âmbito da procuração.

13 Protocolo Protocolo esta palavra tem varias excepções, que se destacam: v A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em determinadas situações (socioprofissional e administrativas); v A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma audiência, ou onde uma empresa regista entregas de correspondência; v A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia internacional.

14 Anúncios e Editais v O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber ou dá conhecimento de algo ao público. v Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o nome, respectivamente, de edital ou de édito. v A sua redacção é a que encontramos habitualmente na empresa diária, diferindo o vocabulário conforme as entidades emissoras (ministérios, cartórios, câmaras, empresas, etc.).

15 Leilões e hastas públicas v Um leilão é uma venda pública em que os objectos são entregues a quem fizer a oferta mais elevada, correspondendo portanto a arrematação ao maior lanço. v Quando um leilão decorre por efeito de mandado judicial, pode também tomar o nome de hasta pública. v A redacção é a dos anúncios na empresa, ou a dos convites enviados pelo correio.

16 v Data, Hora e Local; Como se redigem v Objecto de leilão (direito a arrendamento, bens moveis e imóveis, etc.); v Descrição dos artigos a leiloar; v Responsável pelo leilão.

17 Concursos, Admissões e Adjunções v Quando um organismo público pretende fazer uma aquisição (ou uma venda), admitir pessoal, entregar um serviço ou estabelecer um contrato, abre normalmente concurso e regulamenta as condições ao seu acesso. v Fim do prazo estabelecido, faz a selecção das candidaturas e comunica oficialmente a admissão (de pessoas) ou a adjudicação (entrega de empreitadas, de fornecimentos, etc.).

18 v Entidade, organismo ou empresa promotora; v Finalidades e objecto do concurso; v Condições do Mesmo ou Local onde poderão ser obtidas; v Data limite da Proposta ou da candidatura. Elementos do Anúncio

19 Abreviaturas, Siglas e Códigos A abreviação toma três forma: v Abreviatura, quando uma palavra é representada por meio de uma ou algumas das suas letras; v Sigla, que se apresenta como uma unidade constituída pelas letras iniciais das palavras que formam um nome próprio; v Acrónimo, que é a redução de um grupo de palavras ás iniciais, ou a junção da sílaba inicial de uma série de palavras para formar um vocábulo.

20 Algumas Abreviaturas v Adm. Administração v Embaix. Embaixador v Ger.ª - Gerência v Nac. Nacional v Secr. Secretaria v Serv. Serviço v Sr.(a) Senhor (a) v P.S Post-Scriptum v R.S.F.F Responda, se faz favor v Ex.ª - Excelência v M.º - Meritíssimo v Ex. mo(s) Sr. Excelentíssimo (s) Senhor (es) v V. Ex.ª - Vossa Excelência v E.D Espera deferimento v A p.p a pronto pagamento v Pg. Pago, pagar, pagamento v Depós. Depósito

21 Impressos e Minutas v A necessidade de normalizar, rendibilizar e dinamizar os serviços, qualquer organismo ou empresa se serve cada vez mais de impressos e minutas, esquematizados e formatados de acordo com as normas internacionais ou com as necessidades pontuais de informação. v Além dos elementos identificativos, apresentam, de forma organizada e graficamente estudada para permitir uma rápida leitura, os dados fundamentais ou texto normalizado de uma comunicação.

22 Siglas v A.I.P Associação Industrial Portuguesa v CEE Comunidade Económica Europeia v FITEI Federação Internacional do Trabalho e Emprego v P.L.V Publicidade no Local de Venda v ONU Organização das Nações Unidas v OCDE - Organização de Cooperação e Desenvolvimento Europeu

23 Trabalho Como se entra no mercado de trabalho? v Normalmente através de um anúncio, quer colocado pela ou organismo, quer pelo candidato a emprego.

24 Currículo Vitae É a apresentação resumida e esquematizada da identificação e do percurso pessoal e profissional do candidato a um lugar. Deve considerar quatro aspectos: velementos Biográficos nome, filiação, data lugar de nascimento, estado civil, B.I, residência e telefone. vhabilitações Académicas, profissionais e outras como a carta de condução e domínio de línguas estrangeiras.

25 v Experiência profissional funções ou cargos exercidos, empresa ou organismos empregadores e duração da actividade. v Referências nomes de pessoas e/ou firmas que podem fornecer informações de carácter pessoal ou profissional.

26 Fim