As reuniões e o secretariado das reuniões
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- Francisco Antunes Marroquim
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1 Escola Secundaria de Paços de Ferreira As reuniões e o secretariado das reuniões Trabalho realizado por: Tânia Leão n.º19
2 Reuniões As reuniões permitem a um grupo de pessoas com um interesse ou objectivo comum aproveitar eficazmente as capacidades e ideias dos participantes.
3 Finalidades As reuniões podem ter fins diversos como por exemplo: ü Apresentar resultados; ü Resolver problemas; ü Tomar decisões; ü Dar ou conhecer informação.
4 Tipos e espécies Reuniões quanto á periodicidade são: diárias e pontuais; Reuniões quanto ao âmbito são: de grupo restrito e de plenário; Reuniões quanto á natureza são: privadas e publicas;
5 Reuniões quanto aos objectivos são: Assembleias gerais; Reuniões de administração; Reuniões de conselho Fiscal; Reuniões de direcção; Reuniões de negócios;
6 Assembleia Gerais Uma assembleia é um conjunto de pessoas que, reunidas em nome próprio, prio, ou actuando como representantes de outrem, tem competências legal para discutir os problemas.
7 Qualquer associação ou sociedade prevê nos seus Estatutos a forma de actuação da Assembleia geral, que deve reunir: ü Periodicamente üpontualmente
8 A ordem de trabalhos Dá-se este nome ao conjunto dos assuntos indicadores sequencialmente na convocatória para serem objecto de discussão. As propostas apresentadas tomam o nome de: ü Moções; üpropostas; ürequerimentos.
9 Grupo, Interacção e Debate Um grupo reunido tem capacidade criativa que é essencial saber utilizar. É um trabalho de grupo com o objectivo de resolver um problema concreto, depois de apreciados pelos participantes os aspectos relevantes com ele relacionados.
10 Compete ao director/moderador/ coordenador: - definir o problema - dar início à discussão - estimular, dirigir e manter a disciplina - certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido - fazer as súmulas necessárias - elaborar a síntese final
11 O assunto O critério a seguir é o objectivo com que se faz a reunião, o que se pretende conseguir. A exposição deve ser feita de forma breve, agradável, clara e directa, para despertar a atenção e a suscitar o interesse.
12 As circunstancias O local, a hora, o ambiente da sala e a disposição dos interlocutores na sala, etc., constituem factores que podem prejudicar seriamente a comunicação quando não devidamente considerados.
13 Planeamento e Organização ü Agenda e organização de Trabalhos; ü Comunicação/convoca ão/convocação; ão; ü Elaboração da convocatória; ü Preparação do Local de trabalho ü Suportes Logísticos.
14 Agenda e Ordem de Trabalhos Quando se comunica a realização de uma reunião, os assuntos a tratar são apresentados de forma esquematizada ordenada e sequencial não só para possibilitar que cada participante conheça antecipadamente o teor da reunião e se possa preparar para nela contribuir activamente, mas também para facilitar o processamento dos trabalhos e permitir distribuir/controlar o tempo previsto para a reunião.
15 Comunicação e Elaboração da Convocatória O anúncio da reunião pode ser formal ou informal, publicado na imprensa, veiculado no sistema de comunicações internas ou enviado pelo correio. A convocatória é elaborada a partir dos elementos necessários para a sua divulgação.
16 Preparação do Local de Trabalho O local onde a reunião vai ter lugar deve ser preparado com antecedência, sendo necessário verificar: ü se háh lugares em numero suficiente e se a disposição é adequada ao tipo de reunião; ü se é ou não preciso instalar equipamentos de suporte; ü se a sala encontra as condições de utilização.
17 Suportes Logísticos Os suportes logísticos a providenciar dependem naturalmente do tipo de reunião e dos assuntos a tratar, bem como de local onde a reunião vai ter lugar. Elabora-se a lista dos suportes logísticos necessários, a apresentar, solicitar ou providenciar, conforme o caso. Antes da reunião, todo o equipamento deve ser verificado.
18 O Secretario das Reuniões Dada a importância de que se revestem as reuniões, o trabalho de Secretariado a elas referente deve ser cuidadosamente organizado, nomeadamente no que respeita: - à documentação - à tomada de notas - à elaboração das actas
19 Documentação A documentação necessária a uma reunião depende necessariamente das finalidades com que esta é realizada e do teor da Agenda/Ordem dos Trabalhos.
20 Tomada de Notas A tomada de notas é essencial no trabalho de Secretariado, especialmente na preparação das reuniões e no seu decurso. Deve ser feita de forma clara, esquematizada e sem frases.
21 Actas Os assuntos tratados numa reunião ou assembleia são registados em livro ou dossier próprio, podendo as decisões tomadas ser dadas a conhecer através de comunicados internos ou publicados na imprensa.
22 Elementos a constar na acta: ü Natureza da reunião ü Dia, mês, ano e local da sua realização ü Hora de início e encerramento ü Identificação do presidente da reunião ü Membros presentes e ausentes
23 ü Enumerações sequencial dos assuntos abordados (agendados ou não) e das propostas, alterações e/ou decisões tomadas em relação a cada um; ü Em caso de votação, o resultado respectivo, e a declaração de voto, quando solicitada
24 Normas, Estruturação e Redacção da Carta Qualquer acta deve apresentar de forma organizada os problemas abordados, as soluções propostas e as deliberações tomadas. Uma acta formal tem três partes: - introdução - apresentação dos assuntos abordados e das deliberações tomadas - encerramento
25 Fim
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